Conceptos básicos de Excel
Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La
hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de
otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botón de
Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos. Elementos de
una hoja de cálculo:
1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números.
Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una
columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila,
como por ejemplo, A1.
3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras.
Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.
5) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda
seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente
para insertar funciones.
6) Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se
encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando
acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de una cruz
negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y
rellenar rápidamente datos en una planilla.
7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con
el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el
color, y otras acciones que veremos más adelante.
8) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3
hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.
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Otros conceptos básicos
- Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de
un “rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango
formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En
cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y
B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos
funciones, comprenderemos mejor este concepto.
- Alineación predeterminada de texto y números: de forma
predeterminada,los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los números
a la derecha. Excelreconoce como números a los números enteros, decimales,
fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.
Operaciones de cálculo en
Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con
los valores que tenemos introducidos en la hoja de cálculo. Para que Excel
identifiqueque estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe
comenzar con elsigno = (igual). Para relacionar en una fórmula los distintos
valores que vamos autilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los
operadores básicos de Excel son: + SUMA - RESTA *
MULTIPLICACIÓN / DIVISIÓN
En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2.
El resultado será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar
esos valores, el resultado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula
utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se
modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos
valores. Por ejemplo,si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes
y los utilizamos en una fórmula para calcular la suma, podemos escribir
=A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el
resultado se ajustará automáticamentea los valores que encuentre en las celdas
a las que se hace referencia en la fórmula.
Cálculos combinados Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar
diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la
fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio
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matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de
=3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis
en lafórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que
se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es
4, queresulta de:
Orden de prioridad El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los
cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es: 1º) Cálculos entre
paréntesis 2º) Multiplicación y división 3º) Suma y resta
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