Un manual es un
libro o folleto en el cual se recogen los aspectos básicos, esenciales de una materia. La
palabra, como tal, proviene del latín manuālis, que significa ‘que se puede tomar con la mano’, o ‘que se lleva
con la mano’. Así, los manuales nos permiten comprender mejor el funcionamiento de algo, o acceder, de
manera ordenada y concisa, al conocimiento algún tema o materia. Existen, por ejemplo, manuales para el
estudio de las matemáticas, la literatura, la historia, o la geografía. Hay, asimismo, manuales técnicos, que
permiten comprender el funcionamiento de diferentes aparatos o dispositivos electrónicos. Del mismo modo,
hay manuales empleados para describir y explicar el funcionamiento de una empresa u organización (manual
de procedimientos, de organización, de calidad, etc.), así como otro tipo de manuales, también relacionados
con el campo organizacional, como los manuales de identidad corporativa, de convivencia o administrativos,
entre otros. La palabra manual también funcionar como adjetivo para designar aquello que es manejable o
que se ejecuta con las manos, que exige habilidad con las manos o que es fácil de hacer o de entender, entre
otras cosas. Como objetivos y beneficios es de fijar políticas, definir funciones, determinar y delimitar
responsabilidades, permitir ahorro de tiempo, evitar desperdicios, reducir los costos, facilitar la selección de
personal, construir una base, servir base de adiestramiento, comprender el plan de la empresa. Los manuales
tienen normas y procedimientos que se utilizan dentro de la organización para realizar por secuencia lógica
cada una de las actividades, unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar duplicaciones. Las normas y
procedimientos ayudan a tener actividades que integran los procesos, se complementan con diagramas de
flujo, formularios, reportes que se usan en cada uno de los procedimientos que se realizan en la institución.
Todo manual debe contener información detallando cada una de las actividades que realiza cada responsable
que trabaja en un departamento; es decir, paso a paso lo que debe realizar y quien es el responsable de cada
tarea. Todo proceso exige llevar el seguimiento de las acciones a través de serie de formatos, documentos,
mensajes, comunicados entre otros. El índice de un manual posee Identificación Este documento debe
incorporar la siguiente información: Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración,
revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo
lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma.
Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal. Índice o contenido Relación de los capítulos
y páginas correspondientes que forman parte del documento. Prólogo y/o introducción Exposición sobre el
documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede
incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual. Objetivos de los
procedimientos Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Áreas de
aplicación y/o alcance de los procedimientos Esfera de acción que cubren los procedimientos. Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
Políticas o normas de operación En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de
acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimientos. Concepto Palabras o términos de carácter técnico que se
emplean en el procedimiento. Formulario de impresos Formas impresas que se utilizan en un procedimiento,
las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. Diagramas de flujo Representación
gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Glosario de términos Lista de conceptos de
carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos,
que sirven de apoyo para su uso o consulta .Para finalizar La importancia de los manuales radica en que ellos
explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.
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manuales-herramientas-comunicacion-mipymes-1ra
.American Institute of Certified Public Accountants. (2008). Audit Sampling Task Force. New York: American
Institute of Certified Public Accountants.
Ayaviri García, D. (2010). Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles. Buenos Aires: N-DAG.
