MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
a. DEFINICION
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el
cual se crea para obtener una información:
Detallada,
Ordenada
Sistemática, e
Integral.
Que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Manual: Es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma
minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para
realizar una determinada actividad.
Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.
Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión
del proceso”.
No aplicación de los manuales de procedimientos
Confusión en las responsabilidades
No habrá normas establecidas
No hay un control eficaz de las actividades
No hay un procedimiento establecido.
Importancia de los manuales de procedimientos
Describe la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o
actividades concatenadas, señalando quien, como, cuando, donde y para
que han de realizarse.
La finalidad de describir procedimientos, es la de uniformar y documentar
las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y orientar
a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.
Objetivo
Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema
en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la
identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.
Precisar la secuencialogica de los pasos de los que
se compone cada uno de los procedimientos
Presentar una vision integral de como opera una
organizacion
precisar la responsabilidad operativa del personal
en cada area de trabajo
describir graficamente los flujos de las
operaciones
Servir como medio de integracion y orientacion
para el personal de nuevo ingreso
El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos fundamentales:
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las
actividades periódicas.
Reducir los errores operativos al máximo posible.
Reducir el período de adiestramiento de los nuevos empleados.
Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos trabajos.
Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones
demasiado rápidas.
Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
(Auditoria sistémica).
Elementos que integran el manual
Portada
Índice
Introducción
Objetivo del manual
Marco jurídico
Denominación del procedimiento
Propósito
Alcance
Políticas
Descripción del procedimiento
Diagrama de flujo
anexos
Diseño
Logotipo de la organización
Denominación
Procedimiento
Fecha
Página No X de Y
Sustituye
Número de operación
Responsable (s)
Descripción
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización
Clave de la forma
Los manuales son de gran utilidad ya que :
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa
Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe
hacer y como se debe hacer
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la
empresa
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad
Son una base para el mejoramiento de sistemas
Reducen costos al incrementar la eficiencia
Diagrama de proceso
La representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un
procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
Una mayor simplificación del trabajo.
Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las
operaciones para una mejor circulación física.
Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
Una mejor distribución de la planta.
SECUENCIA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Para la elaboración de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en
forma ordenada la siguiente secuencia.
Escoger el procedimiento que se va a realizar.
Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse.
Analizar el trabajo.
Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
Establecer el procedimiento factible.
Presentar la proposición.
Obtener la aprobación.
Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
Implantar el nuevo procedimiento.
Observar el procedimiento implantado.
Preparar una guía de adelantos logrados.
Llevar registros adecuados de realización.
