GERENCIA DE PROYECTOS

U2 Identificando los grupos de interés

S4 Recopilación de requisitos y gestión de beneficios

 S4| Recopilación de requisitos y
gestión de beneficios

ÍNDICE

recopilación de los requisitos

►La 3

►¿Qué es la recopilación de requisitos? 3

►Recopilación y gestión de requisitos efectivos 4

►¿Qué herramientas se pueden utilizar para reunir los requisitos? 7
manejo del equipo
►El 8

►Superar los impedimentos y los obstáculos 8

►Apoyar el desempeño del equipo 10

►Sobre la gestión de conflictos 11

►Promover el desempeño del equipo 13

►Referencias 14
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gestión de beneficios

LA RECOPILACIÓN DE LOS REQUISITOS

Imagine que está tomando la iniciativa en un nuevo proyecto de TI que implica la

construcción de un centro de llamadas desde la red a los servidores. El centro de
llamadas en sí albergará cientos de puestos de trabajo y cerrará la brecha entre el
cliente y el producto.

Ya tiene la instalación, solo necesita algunos recursos para que suceda. Esto puede
verse como escritorios, computadoras, una arquitectura de red, una pila de servidores
y un armario, además de puntos finales como computadoras o estaciones de tra-
bajo. ¿Qué miembros del equipo necesitará? ¿Cuánto tiempo tardará? ¿Cómo será
el presupuesto?

Precisamente, la recopilación de requisitos aborda estas necesidades y responde

a estas preguntas. Entonces, hablemos de la recopilación de requisitos: ¿qué es?
¿Cómo funciona? ¿Por qué es tan importante para el éxito del proyecto?

¿QUÉ ES LA RECOPILACIÓN DE REQUISITOS?

La recopilación de requisitos, realizada principalmente durante las reuniones de las

partes interesadas, es el proceso exploratorio de investigar y documentar los requi-
sitos del proyecto. Más del 70 por ciento de los proyectos fallan debido a la falta de
recopilación de requisitos. Ese no es un número pequeño.

La recopilación y gestión de requisitos verdaderamente eficaz se inicia desde el

principio del proyecto y debe responder a las siguientes preguntas:
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► ¿Cuánto tiempo durará el cronograma del proyecto?

► ¿Quién participará en el proyecto?

► ¿Cuáles son los riesgos para el proceso de recopilación de requisitos?

► ¿Cuál es nuestro objetivo final para comprender los requisitos de nuestro proyecto?

Suena bastante simple, pero es increíblemente importante.

¿Por qué es tan importante la recopilación

de requisitos?

Recuerda el último proyecto que gestionaste. ¿Cuáles fueron los riesgos que salieron
a la luz? ¿Hubo algún problema de alcance o contratiempos presupuestarios? ¿Cuáles
fueron los impactos de esas deficiencias en el proyecto en su conjunto?

Plazos, alcance, sobrecostos. Si no se identifican de forma adecuada y desde el

principio estos requisitos, todos esos elementos se verán afectados. Los problemas
de diseño del producto se verán afectados y se producirán retrasos en el desarrollo.
En última instancia, su producto no se configurará para un éxito óptimo, ya que enfren-
tará un presupuesto excesivo.

RECOPILACIÓN Y GESTIÓN DE
REQUISITOS EFECTIVOS

Entonces, ¿cómo reúne los requisitos

de la manera más efectiva y manejable
posible? Normalmente, la recopilación de
requisitos se compone de unos pocos
pasos discretos.

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Nombrar y asignar Obtener requisitos

y entrevista
Lo primero es lo primero: ¿quién será
la persona que les diga a todos que eres A continuación, habrá que entrevistar a
el director del proyecto? Asegúrate de todas las partes interesadas que se iden-
que esa persona comprenda por qué este tificaron, con preguntas como:
rol es tan importante: todos deben acudir
al director del proyecto con todas sus ► ¿Qué hay en su lista de deseos para
actualizaciones, ya que actuará como el esta actualización de producto?
centro de conocimiento para el progreso
del proyecto. ► ¿Cuál es su objetivo final para este
proyecto?
También hay que identificar quiénes serán
las partes interesadas clave. Estas serán las ► ¿Qué le gustaría que hiciera este pro-
personas que intercambien ideas, analicen, ducto que no hace ya?
aprueben o nieguen las actualizaciones
del proyecto. Por lo general, están com- ► ¿Qué fue lo que hizo que se interesara
puestos por clientes, líderes de equipo, por este producto en primer lugar?
gerentes de departamento, miembros de
la junta, socios comerciales o fabricantes. ► ¿Qué cambios lo convencerían de
Tendrán la mayor participación en el pro- recomendar este producto a otras
greso del proyecto en general. personas?

► ¿Qué herramientas necesitaría para

que este proyecto tenga éxito?

► ¿Cuáles son las preocupaciones que

tiene para este proceso de proyecto?

Reunir y documentar

Hay que escribir absolutamente todo.

Escribe hasta que no puedas escribir más.
Registre cada una de las respuestas y crea
un repositorio de fácil acceso al que otros
(aprobados) puedan acceder si necesitan
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hacer referencia a la información recopilada ► ¿Qué miembros del equipo estarán

durante la fase de recopilación de requisitos. disponibles?

Esta documentación no solo será útil al ► ¿Qué miembros del equipo se espe-
final del proyecto cuando se reflexione sobre cializan en los tipos de problemas que
los objetivos y actualizaciones logrados, las abordará el proyecto?
funciones agregadas y los errores corre-
gidos, sino que también actuará para ayudar ► ¿Cuáles son los riesgos para el pro-
a administrar las expectativas de las partes ceso de recopilación de requisitos?
interesadas y mantener a los miembros del
equipo enfocados y encaminados. Definir todas las suposiciones y docu-
mentar todos los riesgos que puedan
afectar sus requisitos. Hay que comprender
Enumerar todos los las suposiciones generalmente se dividen
supuestos y requisitos en tres categorías: tiempo, presupuesto y
alcance. Pueden ir desde asumir PTO, días
festivos y días de enfermedad, hasta asumir
Este es el meollo del proceso. Una vez que las partes interesadas proporcionarán
que se han documentado los objetivos y comentarios de manera oportuna.
expectativas de todos, se puede crear un
plan de gestión de requisitos que sea pro- ► ¿Cuál es nuestro objetivo final para
cesable, medible y cuantificable. comprender los requisitos de nuestro
proyecto?
Durante esta fase se responde a:
► ¿Cuál es la meta basada en el tiempo,
¿Cuánto tiempo durará el la meta presupuestaria y la meta del
cronograma del proyecto? alcance?

Trazar la línea de tiempo y luego poner ► ¿Será para competir en el mercado

en ella sus requisitos. Esto ayudará en más directamente con un competidor?
caso de que algunos requisitos dependan
de otros. ► ¿Será para resolver un problema de
un cliente o para corregir un error?
► ¿Quién participará en el proyecto?
Al responder a todas las preguntas ante-
► ¿Serán todos los equipos de diseño riores de manera clara y concisa, tendrá
y desarrollo, o solo unos pocos de un mapa completo de sus requisitos listo
cada uno? para presentar a las partes interesadas.

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Monitorear el progreso

Una vez que se ha obtenido la aprobación de las partes interesadas sobre los requi-
sitos presentados, se implementarán en el cronograma y el proceso del proyecto. En
este punto, conviene asegurarse de tener un método implementado para monitorear
y rastrear todos sus requisitos en todos los equipos para asegurar que los factores
desencadenantes del riesgo permanezcan bajos.

Estos datos se pueden usar para informar el progreso del proyecto a las partes
interesadas, dar retroalimentación a los gerentes de departamento y asegurarse de
que el proyecto esté bien encaminado desde el punto de vista del tiempo, el alcance
y el presupuesto.

¿QUÉ HERRAMIENTAS SE PUEDEN UTILIZAR

PARA REUNIR LOS REQUISITOS?

Al final del proyecto, la capacidad de comprender cuánto tiempo les tomaría en

analizar y comprender el éxito o el fracaso este.
depende totalmente de las herramientas
que se utilicen para documentar todo. También sería beneficioso descargar
una plantilla de recopilación de requisitos
Entonces, incluso antes de comenzar, para obtener una ventaja en el proceso
se querrá un repositorio para toda su de su proyecto. Esto ayudará a todos a
documentación. Quizás este sea un sis- alinearse con los requisitos comerciales,
tema de intercambio de archivos en el que los requisitos del usuario y los requisitos
varios usuarios pueden acceder a todos del sistema.
los documentos desde el mismo servidor.
O la herramienta que necesita implica Cualesquiera que sean las herramientas,
un sistema de seguimiento del tiempo hay que estar seguros de poder acceder
que puede usar para analizar el tiempo que a ellas desde múltiples ubicaciones, en
cada miembro del equipo dedicó a ciertas diferentes computadoras, sin importar
áreas de proyectos anteriores para dónde esté estacionada cada persona
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gestión de beneficios

involucrada. Se buscará que sea lo más fácil posible para que todos se comuniquen,
envíen actualizaciones y brinden comentarios en todos los canales.

EL MANEJO DEL EQUIPO

Cuando hablamos de promover la correcta dirección y el crecimiento de un equipo

de proyecto, nos referimos al desarrollo de actividades o procesos que faciliten la
interacción entre los miembros del grupo y permitan el desarrollo efectivo y eficiente
de las tareas por completar; sin embargo, esta tarea no siempre es sencilla debido a la
gran variedad de interesados que componen el proyecto y a su diversidad, por lo que
debemos seguir una serie de tareas que mencionaremos a continuación para facilitar
su gestión y promover su participación.

SUPERAR LOS IMPEDIMENTOS Y

LOS OBSTÁCULOS

Nosotros, como directores de proyectos, estamos básicamente llamados a per-

mitir y ayudar al equipo a que se superen los diferentes impedimentos, obstáculos y
bloqueos que aparecen dentro de un proyecto, y es que nosotros tendremos a lo largo
del proyecto diferentes problemas que solucionar como si de muros se tratase. De
esta manera, tendremos que tomar decisiones a fin de poder superar estos bloqueos
o impedimentos, ya sea atravesándolos, o tal vez ocupando otra estrategia como
rodear estos obstáculos. De esta manera, vamos a lograr que el equipo siga traba-
jando de manera constante, lo que resulta ser la finalidad del proceso.

Para estudiar esta tarea, vamos a tomar en cuenta el siguiente escenario.

Supongamos que vamos a trabajar dentro una universidad en un proyecto especí-

fico de acuerdo con las siguientes características:
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gestión de beneficios

Esta universidad ha tenido un crecimiento Las obligaciones que tendremos que

significativo, ya que ha pasado en los últi- realizar como directores de proyectos
mos años de 6000 estudiantes a 13 000 serán varias, inicialmente tendremos que
estudiantes, gracias a que la universidad identificar los desafíos y el camino del
presenta dos tipos de estudio. Un sistema proyecto. Eso significa identificar los pro-
de estudio de manera presencial y el otro blemas y los impedimentos que el equipo
a través de una plataforma en línea con un tiene para continuar con su proyecto, con
sistema de gestión de aprendizaje (learning la ruta de trabajo establecida.
management system –LMS).
Adicionalmente, tendremos que deter-
Sin embargo, este LMS está quedando minar las prioridades que despejen el
obsoleto debido al incremento acelerado en camino dentro de estos desafíos, por lo
el número de estudiantes, por lo que es que es indispensable que estos procesos
necesario crear un nuevo LMS que permita se encuentren ya identificados. Después de
a los estudiantes ingresar a la plataforma y, esta tarea, vamos a priorizarlos, que es jus-
a su vez, a los profesores cargar las califica- tamente a lo que se refiere esta obligación.
ciones y los recursos para los estudiantes.
Una vez que ya hemos hecho la prio-
La directora de tecnología, patrocina- rización, tendremos que establecer
dora (sponsor) de este proyecto, ha venido soluciones para los impedimentos
hablando desde hace tiempo sobre la que iremos solventando y, finalmente,
construcción de este sistema. A través tendremos que mantener el camino des-
de diferentes reuniones que ella ha tenido pejado para el equipo.
con la dirección de la universidad, te ha
seleccionado para dirigir este proyecto de Los proyectos, en cualquier contexto o
implementación de este LMS. Es por eso que entorno, encontrarán problemas o desafíos,
tendrás que realizar diferentes actividades a esto es algo que va a ocurrir siempre y es
fin de superar los diferentes impedimentos nuestro deber como directores encontrar
que se presenten para la implementación la solución y ayudar a que estos problemas
de este sistema. sean resueltos y garantizar así que el equipo
continúe trabajando de manera constante.
Considera que este proyecto tiene Tendremos que utilizar herramientas, téc-
como visión incrementar el número de nicas, liderazgos y recursos para conseguir
cursos online para aumentar su número los resultados deseados, a través de las
de estudiantes, lo que significa que vamos diferentes decisiones que tomaremos a lo
a trabajar en función de este escenario. largo del proyecto.

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APOYAR EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO

Como directores de proyectos somos los encargados de apoyar al equipo para

que su desempeño aumente; por lo tanto, es muy importante que prestemos atención
y apoyemos al equipo para que puedan realizar su trabajo y, sobre todo, validar el
momento en el que el equipo siente ese apoyo por parte del director, ya que va a
sentirse motivado y, en consecuencia, su desempeño será mucho mejor.

Para poder entender esa tarea, vamos a ver el

siguiente escenario

Una empresa inmobiliaria va a lanzar un esta tarea, la cual estará compuesta por
nuevo programa de membresías. Este pro- cinco obligaciones, a saber: adaptar
grama se basa en que, a través de cuotas el desempeño del equipo a los KPI,
mensuales, los miembros del equipo apoyar el crecimiento de nuestro equipo,
tengan acceso a los contratistas, es decir seleccionar un sistema adecuado de retro-
que, a través de este pago mensual, los alimentación, comprobar las mejoras en el
miembros de esta membresía van a tener rendimiento y apoyar en la asignación de
acceso a electricistas, plomeros, cons- tareas. Estas serán las cinco obligaciones
tructores, entre otros. que trabajaremos para poder desarrollar
esta tarea que nos ha sido encomendada.
Tú vas a ser el director de este proyecto,
de la implementación y del desarrollo de Es importante recordar que cuando
este programa de membresías, por lo que un equipo se forma, en primer lugar, no
vas a tener en tu equipo a 10 personas, está seguro de qué es lo que pasa, cómo
entre las que se encontrarán individuos va a funcionar la sinergia entre ellos, el
dedicados al desarrollo de software, para cómo funciona. Esto se debe a que el pro-
hacer la página web, el control de las yecto está en una etapa reciente de su
membresías, y también personas refe- formación. En este punto, la coordinación
rentes al tema inmobiliario. es algo vaga y, por tanto, las personas
todavía están perdidas. Sin embargo,
El patrocinador busca que el equipo conforme se van asignando tareas, van
conozca la importancia del proyecto y, de apareciendo nuevas cosas que hacer y
esta manera, es como nosotros vamos a el equipo comenzará a desarrollar dife-
aprender y comprender cómo funciona rentes trabajos.
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Es necesario que aumente la cooperación

Nosotros tenemos diferentes personas que van a cooperar, pero que no están tra-
bajando de manera directa, es decir, que colaborarán de forma asincrónica con el
desarrollo del proyecto, para esto es necesario que existan normas que se establecen
para lograr una eficiente colaboración. Esto significa que cuando un equipo llega a
tener un alto desempeño es porque tanto el equipo como proyecto tienen un fin.

SOBRE LA GESTIÓN DE CONFLICTOS

Como directores de proyectos o como miembros del equipo, lo que tenemos que
hacer es apoyar a que los conflictos que surjan dentro de un proyecto sean solu-
cionados de la mejor manera posible. Para esto, es indispensable reducir y mitigar
estos escenarios conflictivos, a fin de tener un equipo de trabajo que sea armonioso y
funcional en aras de ser más efectivos.

Para comprender mejor este concepto, vamos a

analizar el siguiente escenario

Una empresa de transporte marítimo o, mejor dicho, está en una etapa en la cual
posee una flota de tres buques que es posible que el proyecto fracase.
transportan víveres, agua y enseres a
las islas Galápagos. Cuatro años atrás, Primero que todo hay que recordar
habían lanzado el proyecto Poseidón para que este proyecto en sí se basa en el
ofrecer una solución de seguimiento y transporte de víveres y enseres desde
localización de la flota. Norte América hasta las islas Galápagos,
que se encuentran a 1000 kilómetros. Es
El proyecto tiene actualmente un año de una vía de transporte muy usual y, como
retraso, y presenta un sobrecosto de 200 mil se encuentra a 1000 kilómetros dentro
dólares. El proyecto Poseidón aún no está en del Océano Pacífico, se requiere mucho
funcionamiento y tiene muchas posibilidades transporte constantemente.
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Tiene este año de retraso y estos 200 mil dólares de sobrecosto, es por esto que tú
tendrás que apoyar y decidir si este proyecto continúa o no.

Uno de los interesados clave de este proyecto es el director financiero. Esta per-
sona no está muy de acuerdo con continuar con el proyecto, debido a que, al formar
parte justamente del del Comité de Dirección de Proyecto, quiere que el proyecto se
cierre porque está por encima de presupuesto y ya lleva un año de retraso, lo cual
tiene mucho sentido. Sin embargo, por el otro lado, tenemos al patrocinador (sponsor)
que está seguro, confía en su equipo y cree que puede encontrar una solución dentro
de un de un tiempo no muy lejano.

Bajo este escenario, el director de proyecto tendrá que decidir si se salvará este
proyecto o si deberá cerrarse. De esta manera, el director tendrá que negociar y,
además, gestionar estos conflictos entre las partes interesadas, para poder llegar a un
puerto seguro.

Y entonces, ¿qué se recomendaría realizar en una situación similar?

Para esto, vamos a tener en consideración las cinco obligaciones o deberes que
tenemos que realizar para esta gestión:

En primer lugar, tendremos que investigar el conflicto, conocer de qué se trata,

cuáles son los orígenes, qué es lo que está pasando y cómo está afectando estos
conflictos dentro del proyecto.

En segundo lugar, tendremos que descifrar el origen y la fase del conflicto, entender
cómo se origina, en qué fase está, qué tan complejo resulta resolverlo y descifrar sus
motivaciones de resolución. Como este conflicto afecta no solo a estas dos partes
interesadas, sino a todo el proyecto, analizando todo el contexto, podremos imple-
mentar soluciones. Pero, además, es necesario hacer seguimiento de estas propuestas
planteadas durante su ejecución para ver si realmente estos conflictos que están
apareciendo, que se generan dentro de un proyecto, se están resolviendo de
manera adecuada.

Vale la pena tomar en cuenta lo siguiente: el conflicto es inevitable, es algo común

que vamos a tener todos los días y en todos los proyectos, e incluso en nuestras vidas.

Como es algo que sucederá siempre, tenemos que considerar que los factores de
estrés en el trabajo, los desacuerdos sobre la dirección del proyecto, las personalidades
12
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que existen en el proyecto, entre otros, pueden ser detonantes que será necesario
identificar para mitigar su ocurrencia en la medida de lo posible.

PROMOVER EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO

Esta tarea se basa en promover el Sin embargo, en los últimos tres meses,
desempeño del equipo a través de la apli- 21 instalaciones han tenido fallos y han
cación de la inteligencia emocional, que presentado algún desperfecto. El jefe de
ha cobrado relevancia desde hace algún ingeniería sospecha que los problemas
tiempo debido a su gran influencia dentro son el resultado de las instalaciones
de los equipos y en la forma como las defectuosas; por su parte, el jefe de insta-
personas se refieren otras personas. La laciones cree que la causa es un fallo del
inteligencia emocional tiene dos compo- diseño realizado por ingeniería.
nentes fundamentales para su correcta
implementación: Por otro lado, el Departamento de
Atención al Cliente ha recibido varias
En primer lugar, hay que reconocer quejas, en especial, existe una queja
nuestros sentimientos; en segundo lugar, bastante grave. Un cliente afirma que los
entender los sentimientos de nuestros paneles solares se han dañado y no fun-
compañeros de trabajo para, de esta cionan, lo que ha causado daños en su
manera, generar empatía, que es lo que propiedad. Además, en la aplicación que
la inteligencia emocional busca principal- tiene la empresa, este cliente ha dejado
mente desarrollar. reseñas, con calificaciones de cero, en
las que indica que los paneles son de
Supongamos que estamos trabajando muy mala calidad. Esto está afectando
en una empresa de energía dedicada, negativamente la imagen corporativa y su
fundamentalmente, a la fabricación y a reputación.
la instalación de paneles solares residen-
ciales. Esta empresa ha logrado un gran Ante esto, el director de la empresa
crecimiento en los últimos cinco años y, necesita que se encuentre la causa del
sobre todo, ha tenido un gran historial en fallo, porque hay problemas serios y está
temas de fabricación e instalación, por su en juego la buena reputación que ha
baja tendencia a las quejas de los usuarios. tenido la empresa.

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gestión de beneficios

Además, esto ha afectado el rendi- reputación y a evitar que existan estos

miento de los equipos y el director de la conflictos, tendremos que aplicar tres
empresa necesita que estos vuelvan a ser obligaciones fundamentales.
funcionales, como había sido anterior-
mente, para lograr salvar la reputación de La primera será evaluar el com-
la empresa trabajando en conjunto y, de portamiento mediante indicadores de
esta manera, no tener más reseñas nega- personalidad.
tivas que pueden afectar la reputación y la
solvencia de la entidad. En segundo lugar, deberemos analizar
los indicadores de personalidad y ajustarlos
Como vemos, las discusiones internas a las necesidades emocionales de los inte-
son eventos que pueden ocurrir o que resados claves del proyecto, esto es muy
suceden comúnmente en diferentes orga- importante porque no basta solo evaluar.
nizaciones.
Y, finalmente, tendremos que apoyar el
Por lo tanto, para poder resolver este crecimiento y el desarrollo del equipo y de
problema y, sobre todo, poder ayudar las personas interesadas e involucradas
a la empresa de energía a mejorar su para evitar que esto ocurra nuevamente.

REFERENCIAS

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[2.a ed.]. Bogotá: Editorial Alfaomega.

Córdoba Padilla, M. (2011). Formulación y evaluación de proyectos.

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