REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,

CIENCIA Y TECNOLOGÍA.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ.
NÚCLEO: CARICUAO - CATEDRA: ANÁLISIS PROCEDIMENTAL.
SECCIÓN “A”.

ORGANIGRAMAS

FACILITADOR:
EULOGIO CABEZAS
PARTICIPANTES:
SILVA, ALEXANDRA CI. 14.934.205.

CARACAS, MAYO DE 2020.

1
 INDICE

Introducción 3

Organigramas 4

Concepto de organigrama 4

Clasificación de los organigramas 5

Diseño 7

Procedimiento para su elaboración o actualización 11

Criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector privado 13

Criterios generales para su preparación 15

Criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector público 15

Mecanismos de información 17

Difusión 18

Conclusión 19

Referencias bibliográficas 20

2
 INTRODUCCIÓN

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa, el cual permite

obtener una idea uniforme acerca de una organización.

El Organigrama tiene doble finalidad: Desempeña un papel informativo, que permite que los
integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan sus características
generales. Como instrumento para análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia
de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Debido a que todas las organizaciones cuentan por lo menos con un organigrama general, es
sorprendente percibir la gran diferencia de criterios y enfoques considerados en su preparación.
Ello pone de manifiesto la importancia de contar con una base de información homogénea y
especifica, que permita dar unidad y cohesión a este tipo de recursos.

3
 ORGANIGRAMAS

Estructura Organizacional

La estructura organizacional se refiere a una división ordenada y sistemática de sus unidades

de trabajo con base en el objeto de su creación y funciones. Su representación gráfica también se
conoce como organigrama, que es el método más sencillo de expresar la estructura, jerarquía e
interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles.

Concepto de Organigrama

El organigrama se describe como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas

para análisis teóricos y la acción practica.
Existes diferentes tipos de conceptos, los cuales están relacionados. Estas definiciones, arrancan
de las concepciones de Henri Fayol donde un autor lo define de la siguiente manera:

"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de

una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales
de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva."

El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una institución o de sus

departamentos, en la que se muestra la constitución de las unidades administrativas que la
integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría.

4
 UTILIDAD

• Proporciona una imagen formal de la organización.

• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y
coordinación.
• Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
• Constituye una fuente autorizada de consulta.

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

1. Por su naturaleza.
2. Por su ámbito.
3. Por su contenido.
4. Por su presentación.

Por su naturaleza

Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en

forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macro administrativos: Contienen información de más de una organización.

Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. El término meso administrativo es utilizado normalmente en el
sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

5
 Por su ámbito

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado

nivel jerárquico, según su magnitud y características.

En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en

tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Por su contenido

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una

organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia, son equivalentes a los generales.

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las

unidades y sus interrelaciones. Es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades de puestos y el número de plazas

existentes o necesarias de cada unidad consignada. Pueden incluir los nombres de las personas
que ocupan las plazas.

Por su presentación

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los más
utilizados en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de
organización.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el

extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de

graficación. Generalmente se utilizan en organización con un alto número de unidades.

6
 De bloque: Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un
mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio
permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.

DISEÑO

Forma: Como regla general debe usarse un solo tipo de fi gura para simbolizar cada
elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos
aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades.

Dimensión: Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones

semejantes.

Colocación de las unidades: Las unidades deben ubicarse en la gráfica según se explica a

continuación.

En diferente nivel jerárquico: Las unidades deben ordenarse en el organigrama de acuerdo con

los diferentes niveles jerárquicos de la organización, los cuales varían según su naturaleza,
enfoque (procesos, funciones o ambos y proyectos), sector, giro industrial y ámbito de actuación.

Sector público. Por lo general, en la administración central estos niveles son:

Primer nivel Secretario

Segundo nivel Subsecretario

Tercer nivel Oficial mayor

Cuarto nivel Coordinación general

Quinto nivel Dirección general

Sexto nivel Dirección de área

Séptimo nivel Subdirección de área

Octavo nivel Departamento

7
 Noveno nivel Oficina

Décimo nivel Sección

Undécimo nivel Mesa

Niveles de desconcentración Órganos desconcentrados

En la administración paraestatal:

Órgano de gobierno Asamblea general

Órgano de gobierno Consejo de administración

Primer nivel Dirección general o presidente o vocal

Segundo nivel Subdirección general, dirección divisional, o

gerencia general

Tercer nivel Dirección o gerencia divisional o

dirección de área

Cuarto nivel Departamento

Quinto nivel Oficina

Sexto nivel Sección

Séptimo nivel Mesa

Niveles de desconcentración Órganos desconcentrados

Sector privado. Los niveles de uso generalizados en este sector son:

8
 Órgano de gobierno Asamblea  de accionista

Órgano de gobierno Consejo de administración

Primer nivel Dirección general

Segundo nivel Subdirección general, dirección divisional, o

gerencia general

Tercer nivel Dirección o gerencia divisional o

dirección de área

Cuarto nivel Departamento

Quinto nivel Oficina

Niveles de desconcentración Órganos desconcentrados

En el mismo nivel jerárquico:

Secuencia de unidades. Deben presentarse primero las unidades sustantivas, y después las

adjetivas o de apoyo.

Secuencia de actividades. Cuando las unidades administrativas se distribuyen conforme al

procedimiento general de trabajo de la organización o en relación con los procedimientos
particulares establecidos para atender todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las
prioridades establecidas.

Según la cobertura de funciones. Cuando, además de los criterios citados, para el acomodo en la

gráfica se considera la posible sustitución de órganos.

9
 Líneas de conexión

Se emplean líneas para mostrar los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades
que integran la estructura organizacional. A continuación se brindan criterios específicos para
uniformar su presentación.

Relación lineal: En ella, la autoridad y la responsabilidad se transmiten mediante una sola línea,
lo cual permite establecer la relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen
en la gráfica de la organización.

Recomendaciones:

• Utilizar en las líneas que interconectan las figuras rectangulares un trazo más grueso que
el que se emplea para dibujar estas últimas.
• Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se
rompe con el principio de autoridad-responsabilidad y se crea la impresión de una
estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
• Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una
sola línea.
• Eliminar todos los trazos y tramos injustificados.
• Es conveniente mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el
organigrama. No deben adelgazarse las líneas a medida que desciende el nivel jerárquico.

10
 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
ORGANIGRAMAS

• Autorización para realizar el estudio: Esta autorización debe emanar del titular de una
organización, apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del
órgano administrativo.
• Integración del equipo de trabajo: La elaboración de organigramas requiere personal
compenetrado con la materia, por lo que es conveniente seleccionar al equipo que se
asignará a este efecto. Para afinar detalles y lograr una buena coordinación del trabajo
puede capacitarse a personal de apoyo en las siguientes áreas específicas:
• Presentación personal y forma de solicitar la información.
• Alternativas para concentrar avances.
• Mecanismos de supervisión y coordinación.
• Revisión y depuración de propuestas.

• Determinación del programa de trabajo: Es necesario que la planeación de actividades

para elaborar organigramas se cree un documento rector que sirva como marco de
actuación, el cual debe contener exposición de motivos, naturaleza, propósito,
responsables, acciones, alcance, etc. Asimismo, es necesario que cuente con una gráfica
de Gantt, una red, o ambas, para el seguimiento y control de las acciones.
• Captación de información: Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con
los encargados de funciones, procesos, proyectos o sistemas que se revisan, con los
líderes técnicos de las unidades, con el personal operativo y con los usuarios de los
servicios, las áreas o ambos, que interactúan con las unidades sujetas a examen.

La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:

• Los órganos que integran dichas áreas.

• El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.
• Las relaciones que guardan entre ellos.
• La naturaleza de estas relaciones.

11
 • Las funciones que realizan y, en su caso, los puestos y el número de plazas que los
integran.
• Los procesos que llevan a cabo.
• Los proyectos que desarrollan.
• El alcance de sus acciones.
• Las estrategias que aplican.
• Los beneficios que se espera obtener.

Clasificación y registro de la información

El trabajo de clasificación y registro debe capturarse en formatos que permitan un manejo ágil
y que podrían ordenarse en carpetas como documentos fuente. Su procesamiento considera el
apoyo informático, en específico paquetería desarrollada para diseño gráfico, bases de datos,
carpetas y bibliotecas.

Es necesario examinar críticamente los datos que se obtengan con el fin de detectar posibles
contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.

Diseño del organigrama: En esta etapa se debe integrar el documento con las opciones de
estructuras específicas.

12
 CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS EN EL
SECTOR PRIVADO

Origen: La mayoría de las organizaciones privadas revisan más o menos periódicamente su

estructura y métodos de trabajo, para poder realizar ajustes, que son desde simples variaciones en
la distribución de cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa.

Mecánica: Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y del tipo de

respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su implementación.
Los cambios de esta naturaleza pueden agruparse como se expone a continuación.

Básicos: Implican ajustes mínimos a operaciones, actividades, funciones, procesos o

proyectos, los cuales pueden producir cambios en el organigrama no más allá de nivel
departamental o de oficina. Sólo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que
incluya la referencia de la estructura organizacional que se desea cambiar, así como las ventajas
que esto reportará a la organización.

De alcance medio: Implican variantes funcionales y estructurales que afectan hasta el nivel

gerencial de la organización. En este caso se aplica el procedimiento general para elaborar o
actualizar organigramas.

De alcance total: Son decisiones que cambian por completo la estructura de una organización
y que varían de acuerdo con los recursos técnicos y económicos que se destinen a ese fin. Una
modificación estructural de esta magnitud lleva consigo la ejecución de un análisis
organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento específico para la elaboración de
organigramas, también tiene que considerar la integración de variables de operación y estrategia
de mayor alcance.

En términos generales, las variables complementarias del procedimiento específico que deben
considerarse son las siguientes:

1. Diagnóstico de la situación de la organización.

13
 2. Análisis y proyecciones financieras.
3. Estudio del mercado.
4. Ventajas competitivas esperadas.

Responsables:

De cambios básicos: Personal del área que formula la propuesta.

De alcance medio: Personal del área afectada, de las otras áreas relacionadas con ésta y
técnicos internos especializados en la materia. (Pueden ser consultores externos)

De alcance total: Personal de todas las áreas de la organización, apoyados en un cuerpo

técnico y de decisión altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores
externos.

Soporte de decisiones: Las organizaciones privadas funcionan con estricto apego a sus

normas internas, por lo que cualquier modificación a sus estructuras generalmente parte de un
proceso de análisis muy preciso, el cual se basa en los motivos siguientes:

• Actualización o cambio del objeto de la organización.

• Nuevas estrategias corporativas, funcionales, de negocios o globales.
• Integración de nuevos socios.
• Aumento del capital.
• Reestructuración de la forma de operar con motivo de la creación, desaparición, fusión o
re adscripción de unidades administrativas.
• Requerimientos de sus grupos de interés.
• Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
• Cumplimiento de normas de gestión de la calidad.
• Relaciones con el entorno a nivel nacional, internacional, multinacional, global o
trasnacional.

14
 CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN

• Precisión: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades

administrativas y sus interrelaciones.
• Sencillez: Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se
recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco
clara.
• Uniformidad: Para facilitar su interpretación se recomienda homogeneizar las líneas y fi
guras que se utilicen en su diseño.
• Presentación: su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su
preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
• Vigencia: Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado; es
recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la
unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.

CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS EN EL

SECTOR PÚBLICO

Origen: Por lo general, en este ámbito, los cambios de estructura organizacional se derivan de

una propuesta que puede partir de:

• El Ejecutivo Federal.
• El titular de la institución.
• La autoridad administrativa de la institución.
• Una unidad o área de trabajo.
• Demandas de servicio de los clientes o usuarios.
• Una dependencia globalizadora (institución pública que tiene la facultad de dictar
lineamientos de carácter normativo para la administración pública federal).
• La dependencia responsable del manejo de los recursos económicos del país.

15
 • Una cabeza de sector (la secretaría de Estado responsable de coordinar a las entidades
paraestatales agrupadas en su sector).

Mecánica: El procedimiento para modificar estructuras organizacionales en este sector es

muy claro, ya que por su naturaleza jurídica y funcionamiento normalmente se apega a las fases
siguientes:

• Determinación del cambio específico que se desea realizar.

• Justificación técnica y económica.
• Fundamento legal.
• Presentación de la propuesta a las autoridades de la institución.
• Análisis y ajuste de la propuesta.
• Integración del documento final.
• Autorización del titular de la institución.
• Presentación al órgano de gobierno.
• Envío de la propuesta al poder legislativo para autorizar la modificación del reglamento
interior.
• Envío de los ajustes a la plantilla de personal para que la secretaría o ministerio que
maneje la hacienda y crédito público autorice las partidas destinadas a ese renglón.
• Aprobación de la estructura, la cual puede contener observaciones previas a su
implementación.
• Puesta en práctica de los cambios a la estructura, al reglamento, al presupuesto, al
programa operativo anual y a la plantilla de personal.

Responsables:

Órgano de gobierno: Autoriza la propuesta de cambio en la institución.

Titular de la institución: Gira instrucciones para que se modifiquen la normatividad y la

estructura.

Funcionario designado: Persona a la que se encomienda el manejo y seguimiento de los

cambios propuestos.

16
 Responsable del área administrativa: Funcionario que realiza los cambios en la plantilla de
personal, y la asignación de recursos para ese efecto.

Responsable del área jurídica: Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas

que inciden en el funcionamiento de la institución.

Responsable de la unidad o áreas afectadas: Reestructura las unidades administrativas y sus

funciones procesos y/o proyectos. En caso de existir, una unidad de mejoramiento administrativo
podría brindar soporte técnico al resto de los encargados de los cambios estructurales.

MECANISMOS DE INFORMACIÓN

Los mecanismos de información son instrumentos de apoyo que se establecen para

fortalecer el flujo de información hacia las tareas y funcionarios responsables del proceso de
toma de decisiones de análisis de estructuras.

Acervo documental

Organigramas que forma parte de un archivo escrito, los cuales están firmados por los
responsables de su elaboración y autorización, que constituyen los documentos fuente de
consulta.

A través de medios electromagnéticos

Organigramas cuyo resguardo se efectúa en:

• Discos duros

• Discos ópticos

• Discos flexibles

• Cintas

17
 Interacción

Es el proceso por medio del cual se accede a información técnica disponible, en función de la
forma en que se salvaguardo en dispositivos para su recuperación, consulta y/o actualización, el
cual se ejecuta desde:

• Directorios, subdirectorios y archivos

• Bases de datos

• Módulos de información codificados

• Programas específicos

DIFUSIÓN

Las modificaciones a la estructura organizativa debe realizarse con la participación de las

unidades administrativas involucradas, por lo que es conveniente la celebración de conferencias,
seminarios, foros de decisión, entre otros, para motivar y capacitar al personal que colaborará en
su desarrollo.

Uno de los medios más efectivos que permite crear un clima de confianza y colaboración para
el cambio son las reuniones de sensibilización, a través de las cuales se comunica al personal los
objetivos que se pretenden alcanzar y los beneficios que se pueden obtener.

La transmisión de cambios debe llevarse a cabo también por medio de boletines, tableros de
comunicación y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta
toda la institución.

18
 CONCLUSION

El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una

virtud dual, el mismo tiene sus ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de
una organización. También tiene sus desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no
a lo que es en realidad.

El organigrama muestra los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización. En

cuanto a los tipos de organigramas, los verticales son los más utilizados, mientras que los de tipo
escalar y circular son los menos conocidos.

Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quién y
tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integra la organización.

Debido a que muchos administradores olvidad actualizar los organigramas, no muestran la

organización como realmente es; por ello se descuida el dinamismo de la organización lo cual
hace que un organigrama sea obsoleto.
La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección.

19
 REFERENCAS BIBLIOGRAFICAS

[Link]

[Link]
[Link]

[Link]

20