MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA
INDICE
I. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 2
II. BASE LEGAL ...................................................................................................................................... 2
III. ALCANCE ........................................................................................................................................... 3
IV. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................ 4
V. DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................. 4
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS ................................................................................................ 6
6.1. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DEL
ENCARGO............................................................................................................................................... 6
6.2. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN DEL ENCARGO .................................. 7
6.3. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL ENCARGO ............ 7
6.4. DE LOS COMPROBANTES DE PAGO Y RETENCIONES ................................................. 9
6.5. DE LA CANCELACIÓN O SUSPENSIÓN D E L ENCARGO: .................................. 10
6.6. DE LAS PROHIBICIONES. ................................................................................................ 11
VII. DISPOSICIONES FINALES ....................................................................................................... 11
VIII. ANEXOS ......................................................................................................................................... 12
DIRECTIVA DE ENCARGO INTERNO 2020 1
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DIRECTIVA GENERAL QUE NORMA LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL
OTORGAMIENTO, UTILIZACIÓN Y RENDICIÓN DE FONDOS BAJO
LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS, PARA LOS FUNCIONARIOS Y
SERVIDORES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CALCA
DIRECTIVA N.° 002-2020-MPC
I. OBJETIVO
Establecer las disposiciones para regular la solicitud, autorización, utilización
y rendición de cuentas del fondo otorgado a los servidores civiles de la
entidad bajo la modalidad de encargo interno, a fin de contribuir para el
buen funcionamiento de la gestión administrativa y financiera.
II. BASE LEGAL
➢ Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública; y su
Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM.
➢ Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del sector
Público, y sus modificatorias.
➢ Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, y sus modificatorias.
➢ Ley Nº 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de
Justicia y Derechos Humanos, y sus modificatorias.
➢ Ley Nº 30225, “Ley de Contrataciones del estado”; y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo Nº 350-2015-EF.
➢ Decreto Supremo Nº 012-2007-PCM, que prohíbe la adquisición de
cualquier tipo de bebidas de contenido alcohólico por parte de las
entidades del Estado, con cargo a recursos públicos.
➢ Decreto Supremo Nº 304-2012-EF, que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto.
➢ Decreto Supremo Nº 126-2017-EF, que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de
Tesorería.
DIRECTIVA DE ENCARGO INTERNO 2020 2
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➢ Resolución de Contraloría 320-2006-CG que aprueba las Normas de
Control Interno.
➢ Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, que a p r u e b a l a
Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, y sus modificatorias.
➢ Resolución Directoral Nº 021-2009-EF/77.15, que dicta disposiciones
referentes al uso de la modalidad del "Encargo" con fondos públicos a
que se refieren los artículos 62º y 63º y disposiciones conexas de la
Directiva de Tesorería Nº 001- 2007-EF/77.15.
➢ Resolución Di rectoral Nº 036-201 0-EF/77.15, que dicta disposiciones en
materia de procedimiento y registros relacionados con adquisiciones
de bienes y servicios y establecen plazos y montos límites para
operaciones de Encargos, y sus modificatorias.
➢ Resolución Directoral N.º 001-2011-EF/77.15, a l a D irectiva de Tesorería
y sus modificatorias, respecto al cierre de operaciones del Año Fiscal
anterior, del Gasto Devengado y Girado y uso de la Caja Chica, entre
otras, y su modificatoria.
➢ Resolución Directoral Nº 040-2011-EF/52.03, que modifica la Resolución
Directoral Nº 005-2001-EF/52.03, mediante la cual se establecieron
disposiciones en el Proceso de Programación de Pagos de las Unidades
Ejecutoras y Municipalidades para su registro en el SIAF – SP. que dicta
disposiciones complementarias
➢ Resolución Directoral Nº 050-2012-EF/52.03, que dicta disposiciones
adicionales y modificatorias a la Directiva de Tesorería Nº 001-207-
EF-77.15 aprobada por Resolución Directora! Nº 002-2007-EF/77.15.
➢ Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT que aprueba el
Reglamento de Comprobantes de Pago, y sus modificatorias.
➢ Resolución de Superintendencia Nº 037-2002-SUNAT, que aprueba el
Régimen de retenciones del IGV aplicable a los proveedores y
designación de gentes de Retención, y sus modificatorias.
III. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente directiva, son de aplicación y
estricto cumplimiento para los servidores de la Municipalidad Provincial de
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Calca, entendiéndose como servidores civiles a aquellos servidores
contratados bajo los regímenes de la Ley del Servicio Civil y el Decreto
Legislativo Nº 276, así como los servidores civiles bajo el ámbito del Decreto
Legislativo Nº 1057.
IV. RESPONSABILIDADES
4.1. La Oficina General de Administración es la responsable de Supervisar y
hacer cumplir las disposiciones de la presente directiva.
4.2. La Unidad de Contabilidad será la encargada de brindar asistencia
técnica y asesoramiento en el cumplimiento de la presente directiva.
4.3. Los servidores públicos de la Municipalidad Provincial de Calca que
reciben fondos otorgados bajo la modalidad de encargo, en adelante el
responsable del encargo, y aquellos que intervienen en su tramitación,
son responsables del cumplimiento de las disposiciones de la presente
directiva.
4.4. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva
generará responsabilidad administrativa, civil y/o penal a las que
hubiere lugar, de acuerdo a lo previsto en la legislación vigente.
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. El encargo consiste en la entrega de dinero al solicitante a través
de giro bancario o, excepcionalmente, mediante cheque, para el pago
de obligaciones que, por naturaleza de determinadas funciones o
características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el
cumplimiento de los objetivos institucionales, no pueden ser
efectuadas a través de otros procedimientos establecidos por la
Oficina General de Administración. Para efectos de la presente
directiva, cuando se haga mención del término "encargo", se
entenderá como los "fondos otorgados bajo la modalidad de encargos
internos".
5.2. Todas las rendiciones de cuentas del encargo, deberán cumplir con
los procedimientos de adquisición, aplicables siendo de exclusiva
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competencia y responsabilidad del que recibe el encargo y de su jefe
inmediato.
5.3. La utilización del encargo será para fines distintos a los que se
tienen establecidos en el fondo fijo para caja chica y viáticos; y se
podrá otorgar en los siguientes casos:
5.3.1. Actividades institucionales no programadas tales como:
eventos talleres, entre otros.
5.3.2. Contingencias derivadas de situaciones de emergencias
declaradas por mandato legal.
5.3.3. Adquisiciones de bienes y/o servicios, previo informe de la
Oficina de Abastecimiento que justifique las restricciones o
ventajas de contratarlos en el mercado local.
5.4. El encargo se autorizará mediante Resolución de la Oficina General
de Administración, estableciéndose en cada caso lo siguiente:
5.4.1. El nombre del responsable del encargo
5.4.2. Número de cuenta bancaria a realizarse el depósito del
encargo.
5.4.3. La descripción del objeto materia del encargo.
5.4.4. Los conceptos del encargo, clasificados por específicas de
gasto, fuentes de financiamiento y los importes máximos por
específica de gasto.
5.4.5. El tiempo que tomará el desarrollo de la actividad materia del
encargo.
5.5. El monto máximo del encargo no deberá exceder de ocho (08)
Unidades Impositivas Tributarias (UIT).
5.6. El encargo solo podrá ser otorgado hasta el 31 de diciembre de cada
año fiscal.
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VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
6.1. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN DEL ENCARGO.
6.1.1. La solicitud del encargo (Anexo Nº 01) será emitida por el
responsable del Órgano, Unidad Orgánica, Consejo, Comisión o
Programa, la misma que deberá ser remitida a la Oficina General
de Administración, debidamente firmada, adjuntando el reporte
presupuestal impreso del Sistema de Planeamiento y
Presupuesto (SPP), con cinco (05) días hábiles de anticipación al
otorgamiento del encargo.
6.1.2. La Oficina General de Administración asignará la atención de la
solicitud del encargo a la Oficina de Abastecimiento.
6.1.3. La Oficina de Abastecimiento revisará la solicitud del encargo, y
de encontrarlo conforme, emitirá un informe técnico para otorgar el
encargo, el cual deberá ser remitido formalmente a la Oficina
General de Administración. En caso de no encontrarlo conforme,
devolverá el expediente al solicitante del encargo.
6.1.4. La Oficina de Administración solicitará a la Oficina de Planeamiento,
Presupuesto para su certificación presupuestaria (CCP) a través
del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector
Público (SIAF-SP) mediante documento, la misma que será
remitida a la Oficina de Administración.
6.1.5. La Oficina General de Administración emitirá la Resolución que
autoriza el otorgamiento del encargo, notificará la citada resolución
al solicitante del encargo y remitirá el expediente a la Unidad de
Contabilidad.
6.1.6. La Unidad de Contabilidad registrará el compromiso, devengado en
el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector
Público (SIAF-SP) y remitirá a la unidad de tesorería.
6.1.7. La Unidad de Tesorería registrará el giro y pago correspondiente
en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector
Publico (SIAF-SP).
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6.2. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN DEL ENCARGO
6.2.1. El responsable del encargo recabará el dinero de su cuenta bancaria
o hará efectivo el cobro del cheque, según corresponda.
6.2.2. El responsable del encargo solicitará de forma previa al desarrollo
de la actividad, un mínimo de dos (02) cotizaciones de los
proveedores de la zona. Cuando por razones geográficas o
competencia de mercado, no exista posibilidad encontrar las
cotizaciones requeridas, el jefe inmediato autorizará la
excepcionalidad por correo electrónico o mediante documento;
dicha autorización deberá presentarse adjunto a la rendición del
encargo.
6.2.3. El responsable del encargo utilizará el dinero única y
exclusivamente para atender la actividad materia del encargo, de
acuerdo a la Resolución emitida por la Oficina General de
Administración.
6.3. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL
ENCARGO
6.3.1. El responsable del encargo presentará a su jefe inmediato un
informe detallado sobre las acciones realizadas durante el
desarrollo de la actividad materia del encargo, así como la
rendición de cuentas del encargo que constará de la siguiente
documentación:
[Link]. Formato de Rendición de Cuentas por Encargos
Otorgados" (Anexo Nº 02), debidamente firmado,
adjuntando los comprobantes de pago con sus respectivas
cotizaciones, en caso de corresponder.
[Link]. Recibo de caja o Boucher del depósito, debidamente
visado, donde se demuestra la devolución del saldo no
ejecutado, en caso de corresponder. La devolución se
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podrá realizar en coordinación con la oficina de tesorería
través de un T6.
[Link]. En caso excepcional, se presentará la Declaración Jurada,
debidamente firmada (Anexo Nº 03), para sustentar gastos,
cuando se trate de zonas rurales, donde no sea posible
obtener comprobantes de pago de conformidad a lo
establecido por la SUNAT. El monto de la Declaración
Jurada no deberá exceder el diez por ciento (3%) de una
Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente.
[Link]. La rendición de encargos será hasta el límite de las
específicas de gasto afectadas presupuestalmente por la
oficina de planificación y presupuesto.
6.3.2. El jefe inmediato del responsable del encargo firmará el Formato
de "Rendición de Cuentas por Encargos Otorgados”, visará los
comprobantes de pago y la Declaración Jurada, de corresponder.
6.3.3. El solicitante del encargo remitirá formalmente con un informe la
rendición de cuentas a la Oficina General de Administración, en
un plazo que no exceda los tres (03) días hábiles de finalizado el
desarrollo de la actividad materia del encargo ejecutadas en el
interior del país. En caso la actividad se ejecutó al exterior del
país, se remitirá la rendición de cuentas en un plazo que no
exceda los diez (10) días hábiles.
6.3.4. La Oficina General de Administración derivará la rendición a la
Unidad de Contabilidad para su revisión adecuada.
6.3.5. La Unidad de Contabilidad revisará la rendición de cuentas del
encargo en un plazo de dos (02) días hábiles. En caso de
detectar observaciones devolverá formalmente al solicitante del
encargo, a fin de levantar las observaciones en un plazo no
mayor de dos (02) días hábiles, bajo responsabilidad.
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6.3.6. La Unidad de Contabilidad, de encontrar conforme la rendición de
cuentas, registrará la rendición en el Sistema Integrado
de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) y
remitirá la documentación a tesorería para su archivamiento.
6.4. DE LOS COMPROBANTES DE PAGO Y RETENCIONES
6.4.1. Los comprobantes de pago (facturas, recibos por honorarios,
boletas de venta, tickets o cintas emitidas por máquinas
registradoras), deberán reunir las características y requisitos
establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago,
aprobado por Resolución de Superintendencia Nº 007-99-SUNAT,
y sus modificatorias, debiendo ser emitidos a nombre de la
Municipalidad Provincial de Calca.
6.4.2. No se aceptará para la rendición de cuenta del encargo, la
presentación de comprobantes de pago ilegibles, con borrones
y/o signos de enmendaduras, mutilados adulterados y/o
falsificados.
6.4.3. Cuando los gastos por prestación de servicios sean
sustentados con recibos por honorarios electrónicos y superen
los S/ 1,500.00 (Un milquinientos con 00/100 Soles), el
responsable del encargo estará obligado a retener el ocho por
ciento (8%) por concepto de impuesto a la Renta de cuarta
categoría, salvo que el proveedor acredite la respectiva constancia
de "Autorización de Suspensión de Retenciones", debiendo
verificar que la fecha de la autorización es previa a la emisión del
recibo por honorarios electrónico, teniendo en consideración, que
la autorización surte efecto a partir del día calendario siguiente de
haber sido autorizada la suspensión.
6.4.4. Cuando los gastos por compra de bienes gravados con Impuesto
General a las Ventas (IGV), superen el importe de los S/ 700.00
(Setecientos con 00/100 Soles), el responsable del encargo estará
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obligado a efectuar la retención del tres por ciento (3%) sobre el
importe total de lo facturado, salvo en el caso de que el proveedor
sea un agente de retención, buen contribuyente o agente de
percepción, según su respectiva ficha RUC obtenida de la página
web de la SUNAT.
6.4.5. Cuando correspondan las retenciones mencionadas en los
numerales 6.4.3 y 6.4.4, el responsable del encargo deberá
pagar al proveedor solamente el importe neto. El importe
retenido deberá ser depositado en la cuenta corriente del Banco
de la Nación. Nº 00-000-281778-RDR• MINJUS. El responsable
del encargo deberá remitir la factura o recibo por honorario
electrónico, donde se consignó la fecha de pago, y el Boucher del
depósito de las retenciones escaneados a la Oficina Financiera,
mediante correo electrónico, en un plazo de un (01) día hábil de
efectuado el depósito; con el propósito de que la Oficina Financiera
realice el pago respectivo ante la SUNAT y genere el comprobante
de retención electrónico correspondiente, el cual podrá ser
visualizado por el proveedor a través de su CLAVE SOL de la
SUNAT.
6.4.6. El monto mínimo y porcentaje de detracción por los gastos de
prestación de servicios gravados con el Impuesto General a las
Ventas {IGV), se aplicarán de acuerdo a lo normado por la SUNAT
para lo cual, el responsable del encargo deberá solicitar el número
de la cuenta de detracciones abierta en el Banco de la Nación por
el proveedor, a fin de depositarlo utilizando el formato de “Deposito
de detracciones” de dicho Banco. La Unidad de Contabilidad
capacitará y absolverá las consultas sobre el sistema de
detracciones.
6.5. DE LA CANCELACIÓN O SUSPENSIÓN D E L ENCARGO:
En caso de cancelación o suspensión del encargo otorgado, el solicitante
del encargo, deberá comunicar las causales mediante documento
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debidamente justificado a la Oficina General de Administración, quien
derivará a la Unidad de Contabilidad para que efectúe la anulación del
encargo en las fases registradas en el Sistema Integrado de
Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP).
6.6. DE LAS PROHIBICIONES.
Estará prohibido el desembolso de encargo cuando:
6.6.1. El servidor público que no haya efectuado las rendiciones de
cuenta de encargos anteriormente otorgados.
6.6.2. Los responsables de las Unidades Orgánicas, consejos,
comisiones y programas de la Municipalidad Provincial de Calca,
soliciten dos (02) o más encargos que sean otorgados para una
misma actividad o a un mismo servidor público, y que deban ser
ejecutados en forma paralela o simultánea.
6.6.3. La persona sugerida como responsable del encargo, no cuente
con vínculo laboral (CAS o D.L. 276) en el Ministerio de Justicia y
Derechos Humanos.
VII. DISPOSICIONES FINALES
7.1. En caso de que el responsable del encargo no cumpla con la
rendición de cuentas del encargo y de los saldos no ejecutados, la
Unidad de Contabilidad informará a la Oficina General de
Administración a fin de que adopte las acciones de su competencia
para que se apliquen las medidas disciplinarias y acciones legales
previstas en la normativa vigente.
7.2. En el caso que los responsables de los órganos unidades orgánicas,
consejos, comisiones y programas DE no cumplan con remitir
oportunamente la rendición de cuentas del encargo, la Oficina
Financiera informará a la Oficina General de Administración a fin de
que adopte las acciones de su competencia para que se apliquen
las medidas disciplinarias y acciones legales previstas en la
normativa vigente.
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7.3 En caso de que el responsable del encargo presente en la rendición de
cuentas documentos adulterados o falsificados incurre en falta grave.
La Unidad de Contabilidad presentará a la Oficina General de
Administración dichos documentos mediante informe, a fin de que sean
remitidos a la Oficina General de Recursos Humanos y derivados a la
Secretaría Técnica de los Órganos Instructores del Procedimiento
Administrativo Disciplinario, para inicio del deslinde de
responsabilidades ante la presunta falta.
VIII. ANEXOS
Anexo Nº 01: Solicitud de Encargo.
Anexo Nº 02: Rendición de Cuentas por Encargos Otorgados.
Anexo Nº 03: Declaración Jurada.
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Anexo Nº 01
SOLICITUD DE ENCARGO
Solicitud Nº: ----
Jefe de la Oficina General de Administración
………………………………………………………………………………………………
Solicito se otorgue fondos bajo la modalidad de encargo Interno, con la finalidad
de realizar lo siguiente (sustentar debidamente el requerimiento):………………….
Por un monto total de S/……………………………………………………………
Periodo del desarrollo de la actividad materia del encargo:
…………………………………………………………………………………………
A c a r g o de (Colocar nombre del Ó r g a n o , Unidad Orgánica, Comisión
o Programa):………………………….………..……………..……………………….
Responsable del encargo:…………………………………………………………………………………………...
Correo electrónico:…………………………………………………………………....
META FUENTE DE DETALLE CLASIFICADOR TOTAL
FINANCIAMIENTO DE GASTO DE GASTO
Los gastos incurridos serán rendidos, con los documentos correspondientes, en
un máximo de tres (03) días hábiles de culminada la actividad, materia del
encargo a nivel nacional, o diez (1 O) días calendario cuando se trate de una
actividad desarrollada en el exterior.
…………………………….. ……………………….
Firma del responsable del Firma del Jefe
Encargo Inmediato
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M UN IC IP A LID A D P R O V IN C IA L D E C A LC A
RENDICION DE FONDOS DE ENCARGOS INTERNOS
Nº Día / Mes / Año
RESPONSABLE :....................................................................................................
PROGRAMA :.....................................................................................................
M E TA :.....................................................................................................
1 2 3 4 5
Nº DOCUMENTO DETALLE DEL GASTO IMPORTE Partidas
Fecha Clase Nº S/. Específicas
TOTAL 0.00
OBSERVACIONES :
[Link]. Nº : Importe recibido : S/.
SIAF Nº :
TOTAL POR ESPECIFICA Importe presente rendición : S/.
23 27 1199 Fondos no utilizados : S/. 0.00
23 199 199
6 7
Firma del Encargado del Fondo Firma del Jefe Imediato superior
8 9
Firma Unidad de Contabilidad Firma Oficina General de Administracion
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ANEXO N.º 03
DECLARACION JURADA
Yo;…………………………………………………………………….Identificado
con DNI N°…………, domiciliado en………………………………………………...
declaro bajo juramento que los gastos realizados a través de la actividad
materia del encargo que se detallan a continuación, han sido efectuados en
asuntos oficiales, no habiendo podido recabar los comprobantes de pago que lo
sustentan, en concordancia con lo establecido en el artículo 71º de la Directiva
de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 y las disposiciones adicionales señaladas en
el artículo 10º de la Resolución Directoral Nº 050-2012-EF/52.03.
Unidad Orgánica, Comisión o Programa:………………………………………….
Resolución N°…………………………………………………………………………….
Motivo por el que se solicitó el fondo bajo la modalidad de
encargo:………………………………………………………………………………………………………………………………….
Período del desarrollo de la actividad materia del
encargo:………………………………………………………….………………………
Lugar de desarrollo de la actividad materia del encargo:…………………………………………………..
Según el siguiente cuadro:
Ítem Fecha Concepto Monto de Importe S/
ENCARGO
Total
Importe máximo por Declaración Jurada es de diez por ciento (3%) de la Unidad
Impositiva Tributaria, según disposiciones legales vigentes.
Calca,……………………………………………..
…………………………………………..
Firma del responsable del encargo
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