PLANEACIÓN

Es determinar lo que se busca lograr en el grupo social, es definir las condiciones

del futuro y lo que se requiere para conseguirlo, es mitigar los riesgos, visibilizar
los esfuerzos, hacer elección de decisiones para el futuro, es la base del proceso y
es el inicio. Históricamente, como se ha revisado anteriormente, la planeación
estuvo presente en casi todos los momentos. Desde la prehistoria, el ser humano
ha utilizado la planeación, así fuera en menor grado y especialidad. Dividir el
trabajo o trabajar en equipo, permitía pensar en características de esta función
administrativa. En la etapa de producción agrícola, se hizo necesario pensar en
estrategias que pudiesen controlar el crecimiento demográfico. En la Revolución
Industrial la planeación fue fundamental para programar esquemas de producción
en serie y en el siglo XX y XXI, con el rápido avance de las tecnologías se hizo
necesario el estudio de esta función administrativa.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
A través de la planeación se plantea el rumbo hacia donde se dirige la
organización, por eso la planeación es el punto de partida del proceso
administrativo. De esta forma, gran parte del éxito de cualquier empresa depende
de la planeación. Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿qué
queremos?, ¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? De esta forma,
con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan recursos se reducen
costos y se incrementa la productividad al establecer claramente los resultados
por alcanzar.
VENTAJAS
• Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y
recursos se dirijan hacia su consecución.
• Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden
presentar en el futuro.
• Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del entorno y
las debilidades se convierten en fortalezas.
• Establece la base para efectuar el control.

TIPOS DE PLANEACIÓN
De acuerdo con el nivel jerárquico y el periodo que comprenda:
Estratégica. Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a la
planeación general; generalmente es a mediano y a largo plazo, y a partir de ésta
se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la empresa.
Táctica o funcional. Comprende los planes que se elaboran en cada una de las
areas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.
Operativa. Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y, como su nombre lo
indica, se realiza en los niveles operativos.

ELEMENTOS DEL PLAN ESTRATEGICO

FILOSOFIA
Son el conjunto de valores, prácticas y creencias que son la razón de ser de la
organización y representan su compromiso ante la sociedad. La filosofía
organizacional es imprescindible para darle sentido y finalidad a todas las
acciones de la empresa.
Para formularla debe considerarse la pregunta: ¿Qué temas, valores y
prioridades filosóficas son importantes para el futuro de la organización? La
filosofía comprende:
Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de
los integrantes de la empresa.
Valores. Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los
individuos en la empresa. Los valores deben compartirse y practicarse por todos
los miembros de la empresa.
Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad. Un ejemplo de
filosofía organizacional es Grupo Bimbo: “Nuestros principios y valores son los que
nos dan la personalidad, la forma de ser. Los valores sólo se entienden en
conjunto como un complemento integral.
En el centro de todos, como principio fundamental, está la persona, origen y fin de
nuestra acción.” Ejemplos de los valores de dicha filosofía organizacional son:
 Efectividad “Lograr que las cosas sucedan: Resultados. Servir bien es
nuestra razón de ser”.
 Trabajo en equipo “Ágiles, activos, entusiastas, con los tenis puestos.
Compartir, aprender de todos”.
 Confianza “Base sobre la que se construye todo. Contar con el otro para la
tarea común”.
 Calidad “Nuestra empresa debe ser creadora, eficiente, productiva y con un
altísimo ideal de calidad y servicio”.
MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN. La misión de una empresa es su razón de ser, es el propósito o motivo
por el cual existe. La misión es de carácter permanente. Las siguientes tres
preguntas son básicas para definir la misión: ¿Quiénes somos? ¿A qué nos
dedicamos?
También responde a las preguntas: ¿Para qué y por qué existe la empresa? ¿Cuál
es su propósito? ¿A quién sirve? ¿A qué se dedica la organización? ¿En qué
negocio se está? ¿Cuál es el valor Agregado? ¿Cuáles son o deberían ser los
productos principales, presentes y futuros? ¿Cuál es la ventaja competitiva?
Los siguientes son los requisitos que debe reunir una misión:
• Amplia. Dentro de una línea con expansión pero lo suficientemente específica y
bien definida para que sea fácil de entender y lograr.
• Motivadora. Inspiradora y alcanzable.
• Permanente. Orientada a inspirar a la empresa durante todo su ciclo de vida.
• Congruente. Consistente con lo que se hace y se desea.
VISIÓN. La visión es el enunciado del estado deseado en el futuro para la
organización. Provee dirección y forja el futuro de la empresa estimulando
acciones concretas en el presente. La visión debe reunir las siguientes
características: Breve, Fácil de captar y recordar e inspiradora.
Asimismo, la visión fija el rumbo de la institución, plantea retos, sirve como punto
de consenso, estimula la creatividad y coordina esfuerzos. Para formularla se
deben responder las siguientes preguntas: ¿Qué se nota como clave para el
futuro? ¿Qué contribución única se debe de hacer en el futuro? ¿Cuál es la
oportunidad de crecimiento? ¿En qué negocios no deberíamos estar? ¿Quiénes
son o deberían ser nuestros clientes? ¿Cuáles son o deberían ser nuestras
divisiones? ¿Qué es probable que cambie en nuestra organización dentro de tres
o cinco años?.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Son los resultados específicos que se desea alcanzar, medibles y cuantificables a
un tiempo, para lograr la misión.
Determinación de objetivos: Indica resultados y fines.
Los objetivos deben reunir las siguientes características:
• Establecerse a un tiempo específico.
• Determinarse cuantitativamente.
• Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.
Un ejemplo de un objetivo correctamente definido es: “Lograr una utilidad neta de
15 millones de pesos durante los dos próximos años”.
En ocasiones, existe cierta discrepancia en cuanto a la diferencia entre objetivos y
metas. Esta situación proviene a partir de que la terminología ha sido traducida del
inglés. Sin embargo, es conveniente aclarar que las metas, en esencia, son lo
mismo que los objetivos tácticos o departamentales, ya que las metas, por lo
regular, se determinan a corto plazo.
POLÍTICAS
Las políticas son lineamientos que auxilian el logro de objetivos y facilitan la toma
de decisiones. La diferencia que existe entre una política y una regla es que las
reglas son mandatos precisos que deben acatarse; mientras las políticas son
flexibles. Ejemplo:
Regla: Los empleados de mostrador deben ser del sexo masculino.
Política: Los edecanes serán mayores de 25 años.
En conclusión, las reglas son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que
deben cumplirse; su no cumplimiento se sanciona. Tanto las políticas como las
reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal.
Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:
• Establecerse por escrito y redactarse claramente y con precisión.
• Difundirse en los niveles en donde se vaya a aplicar.
• Actualizarse periódicamente.
• Servir de sustento a la filosofía, misión y visión organizacional, y ser flexible.

ESTRATEGIAS
Son los cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos para lograr los objetivos.
Diseño de estrategias: a través de las estrategias se plantea el cómo lograr
específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas
estrategias como objetivos se planteen en una organización.
A manera de ejemplo, para el objetivo “incrementar las ventas a 1 millón de
dólares anuales” se podrían plantear las siguientes estrategias de mercadotecnia.
Diseñar una campaña publicitaria para radio y televisión durante todos los meses
del año:
• Radio. Transmitir un comercial con jingle de la marca en las tres principales
estaciones de radio juvenil y en los cuatro programas de mayor rating con una
frecuencia de seis cápsulas por programa y 30 segundos de duración del mensaje.
• Televisión. Incluir dos comerciales diarios de 30 segundos durante el programa
de mayor audiencia juvenil por tres meses a fin de lograr la penetración en el
mercado.
Obviamente en el plan táctico deberán incluirse y detallarse todas las estrategias
de difusión con la finalidad de que se pueda elaborar el programa y calcular el
presupuesto correspondiente.
Al diseñar estrategias es conveniente recordar que:
• Cada decisión implica un riesgo, por lo que las estrategias deberán evaluarse
cuidadosamente.
• Para cada objetivo deben establecerse las estrategias correspondientes.
• Los errores son inevitables cuando se permite que personas poco capacitadas y
con escasa visión tomen decisiones y participen en el proceso.
• Las decisiones deben basarse en un proceso lógico, en datos estadísticos y
numéricos y preferentemente utilizar alguna técnica cualitativa o cuantitativa.
• La participación y compromiso de los directivos en la implantación de las
estrategias es indispensable para que los miembros de la organización confíen y
acepten el plan.
• Las estrategias deben relacionarse con la misión, visión y objetivos de la
empresa, es decir, ser consistentes.
• Las estrategias deben facilitar la creación de ventajas competitivas.

PROGRAMAS
En ellos se detallan el conjunto de actividades, responsables y tiempos necesarios
para llevar a cabo las estrategias.
Elaboración de los programas
Un programa establece la secuencia de las actividades para lograr los objetivos.
Las técnicas que se pueden utilizar para elaborar un programa son múltiples,
aunque los métodos PERT (Program Evaluation Review Technique) y el CPM
(Critical Path Method), conocido como el Método de Ruta Crítica, son los más
aconsejables. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad
de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia, a la
determinación de las fechas de iniciación y terminación de cada actividad.
Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta los siguientes
liineamientos:
• Ordenar en una secuencia cronológica las actividades.
• Interrelacionar las actividades. Es decir: determinar qué actividad debe realizarse
antes de otra; cuáles actividades pueden efectuarse simultáneamente y, por
último, qué actividades deben llevarse a cabo.
• Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios. Designar a los responsables.
• En su formulación deben participar tanto el responsable del programa, como
aquellos que intervendrán en la ejecución.

PRESUPUESTOS.
Son indispensables al planear, ya que a través de éstos se proyectan, en forma
cuantificada, los recursos que requiere la organización para cumplir con sus
objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de
utilización y asignación de los recursos, a la vez que permite controlar las
actividades de la organización en términos financieros. para elaborar un plan
estratégico es indispensable contar con sistemas de información oportunos y
actualizados, ya que a través de éstos es posible efectuar un análisis del entorno,
de las fortalezas y las debilidades, de los riesgos presentes y futuros que podrían
afectar el logro de los objetivos. La filosofía, la misión, los objetivos y las políticas
estratégicas deben establecerse con un conocimiento pleno de todos los factores
que influyen en la situación de la organización mediante el sistema de inteligencia
o sistema de información.
Los presupuestos implican una estimación del capital, de los costos, de los
ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Los
presupuestos se calculan de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de los
resultados obtenidos con anterioridad en la empresa. En su elaboración deben
participar los responsables de las áreas funcionales, los departamentos y/o
secciones involucradas.
Un sistema presupuestal integral debe incluir:
• Presupuestos de operación. Abarcan presupuestos de ventas, producción,
compras, mano de obra y gastos diversos.
• Presupuestos de capital. Comprenden los presupuestos de inversiones
capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y
equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento.
• Presupuesto financiero. Incluye: balance, estados de resultados, de origen y de
aplicación de recursos, y de flujo de caja

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN
Las técnicas de administración pueden ser cuantitativas cuando se aplican
métodos matemáticos o estadísticos, y cualitativas cuando se aplican métodos no
matemáticos como el criterio y/o la experiencia. Las herramientas de planeación
pueden ser generales, cuando apoyan la planeación y la toma de decisiones a
nivel general o corporativo, y funcionales o específicas cuando se utilizan en cada
área de la organización.

Las técnicas de planeación más usuales son:

1. Análisis FODA. El análisis FODA consiste en detectar fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que pueden afectar el logro de los planes.
• Fortalezas. Son puntos fuertes y características de la organización que facilitan
el logro de los objetivos.
• Oportunidades. Son factores del entorno externo que propician el logro de los
objetivos.
• Debilidades. Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de los
objetivos.
• Amenazas. Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden
el logro de los objetivos.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en
oportunidades. También es conocido como DOFA o SWOT (por sus siglas en
inglés). Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones
estadísticas, económicas y financieras.
2. Gráfica de Gantt. Conocida como gráfica de barras. En esta gráfica se anotan
las actividades y los responsables y mediante una barra o línea se señalan las
fechas de inicio y terminación de cada actividad; conforme avanza el proyecto se
señala con una línea de distinto color el progreso real de las actividades de tal
forma que es posible comparar lo realizado en relación con lo planeado.