Ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos
En esta línea, el beneficio más obvio de la adopción de una metodología es que
permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que debemos
tomar, eliminando las subjetividades que son inherentes a todo proceso, pese a la
incertidumbre, presión, riesgos, limitación de recursos y presupuesto fijado.
Además, el lenguaje común que ofrece la metodología permite:
Intercambiar personas, experiencias o mejores prácticas
Mejorar la comunicación
Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del
proyecto, simplificando los procesos de gestión y reduciendo la burocracia
Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y predecible
Aportar herramientas que faciliten la toma de decisiones informadas
Mejorar el rendimiento de los equipos humanos
Motivar a las personas al comprobar que gran parte del éxito de los
proyectos está en sus manos
Metodología aplicable a la gestión de proyectos
Cascada (“Waterfall”)
Es el marco tradicional, el cual consiste en acordar inicialmente el objetivo del
proyecto y planificar este de forma completa. Esta técnica consiste en dividir el
proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta
conseguir los objetivos marcados en cada fase o todo el proyecto.
Los procesos (secuencias y solapados) en que se divide el proyecto según
este método son:
Fases de la gestión de proyectos en cascada
A diferencia de las metodologías ágiles como Scrum la de gestión de proyectos en
cascada, tiene un cronograma planificado de una vez. Todas las funciones se
planifican por adelantado y el proyecto avanza paso a paso en un calendario
predecible.
En tanto la gestión ágil es flexible, iterativa y se trabajan ciclos que pueden variar.
Agile tiene la ventaja de proporcionar software más rápidamente, pero tiene
dificultades para definir los plazos para la finalización del proyecto.
Las fases de la gestión de proyectos en cascada pueden resumirse de la siguiente
forma:
-Planificación y diseño.
Al finalizar la planificación de un proyecto en cascada, los requisitos del proyecto
deben estar claros y expuestos en un documento de requisitos comunicable a todo
el equipo.
Para lograr esto, además de tener ya en claro los objetivos, el equipo de trabajo
recopilará archivos, acudirá al historial de proyectos, desglosará las actividades
con base en el diseño del producto (con las funciones requeridas por el cliente) y
definirá un cronograma.
-Aprobación del cliente.
En una reunión se presentará al cliente la propuesta de diseño, y de rechazarse, el
proyecto vuelve a la fase 0, y se considera terminado el anterior, aunque de haber
iniciado bien, esto no debería suceder. En caso de que el cliente apruebe el
diseño y especificaciones del producto, se pasa a la siguiente etapa, sin volver a
consultar al cliente.
-Producción.
El proceso de creación debe finalizar con un producto funcional. Los encargados
de la generación del producto, se basan en todo lo definido en las etapas
anteriores.
-Control de calidad.
El producto funcional se somete a una serie de pruebas y controles de calidad,
que responden a ciertos parámetros y KPIs que deberán evidenciar que el
producto cumple con las expectativas y parámetros que se definieron en la
planificación.
Si surgen problemas graves, es posible que su proyecto deba volver a la fase uno
para una reevaluación.
-Lanzamiento.
Una vez que el producto superó los requisitos de los evaluadores, está listo para
ser entregado y lanzado, definitivamente. El cliente, al utilizarlo, puede llegar a
reportar algunas fallas o elementos desactualizados, por lo que el equipo sigue en
contacto con el proceso, aunque si las fallas son graves, en la gestión de
proyectos en cascada, se deberá comenzar desde cero.
Cada una de estas fases pertenecen a una secuencia con lógica Terminado para
Comenzar. Esto significa que la actividad siguiente no puede comenzar, hasta que
se haya completado la actividad anterior.
CUÁNDO USAR LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN CASCADA
Estas son algunas situaciones ideales si te preguntas cuando usar la gestión de
proyectos en cascada.
Es un muy buen sistema para manejar proyectos donde conoces todos los
requisitos al comienzo del proyecto, el cliente tiene seguridad sobre lo que quiere,
o quizás se esté basando en un proyecto previo o sus funciones son específicas
desde el momento inicial.
Por ejemplo, un enfoque iterativo al estilo Scrum, no podría ejecutarse en la
carrera espacial. El equipo no podría ejecutar lanzamientos de cohetes, con base
en la prueba y el error. Deberían tener los pasos ya finalizados y analizados antes
de cada lanzamiento.
Los equipos de cascada solo prosperan en situaciones en las que conoce todos
los requisitos desde el principio.
Algunas empresas prefieren proyectar con un cronograma estructurado y
predecible, para poder hacer proyecciones certeras en sus porfolios y programas
generales. Además, son efectivos en proyectos donde el cliente no está dispuesto
a pasar por un proceso que lo involucre en cada iteración.
La gestión de proyectos en cascada, conlleva más facilidad, ya que su lógica es
más sencilla, el progreso es más evidente, ya que es fácil comprender cuándo y
cómo un proyecto pasará a la siguiente fase.
