El examen preliminar
Estos se definen como el estudio realizado por al auditor de manera previa a
la auditoria, en el cual se buscará obtener toda la información pertinente sobre la
organización. Dentro de los datos recopilados en estos estudios se encuentran el
contexto en el que se desenvuelve la empresa, sus características y las restricciones
que esta posee para operar. Todos los datos obtenidos por medio de
este estudio sirven para entender su situación tanto económica como política y le
permite a la empresa o al encargado, poder hacer estimaciones sobre su
desenvolvimiento.
La misma evaluación es importante puesto que permite encontrar las zonas débiles de
la compañía y con ello, optimizar los procesos o buscar de arreglar las cosas
necesarias para cumplir legalmente.
Preparación de los papeles de trabajo:
Los papeles de trabajo representan los elementos de prueba de la realización del
trabajo de auditoría. Constituyen, además, la base para la preparación del informe de
auditoría y para la evaluación del desempeño del equipo de trabajo.
Representan la prueba material del trabajo realizado por el auditor y un medio de
enlace entre los registros contables de la entidad que se examina y los informes
emitidos por el auditor. Además, en ellos se deja constancia de la profundidad de las
pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoyó la opinión. Constituyen la
evidencia de la calidad profesional del trabajo del auditor.
Algunos papeles son elaborados por el auditor y otros son proporcionados
directamente por sus clientes o por terceras personas (estado de cuentas corrientes,
confirmaciones, cartas, etc.), pero al constituir pruebas o elementos de comprobación y
fundamento de la opinión, vienen a incorporarse al conjunto de evidencias que
conforman lo que generalmente se conoce como papeles de trabajo.
Deberán ser completos en todo caso y no requerir explicaciones adicionales
posteriormente. En tal sentido, deben mostrar como mínimo lo siguiente:
•El alcance del trabajo.
•Las informaciones y hechos concretos.
•Las fuentes de dónde se obtuvo la información.
•Las conclusiones a que se llegaron.
Los papeles de trabajo representan una historia permanente de la labor realizada por el
auditor y sirven de base para sus conclusiones e informes. Su aporte brindará al auditor
un registro de carácter permanente y disponible acerca del trabajo efectuado en el
curso de la auditoría. De igual manera, en el caso de una auditoría recurrente, los
papeles de trabajo serán un punto de partida para los trabajos en períodos posteriores.
Es decir, los papeles de trabajo de una auditoría sirven como base o punto de partida y
una guía para la siguiente auditoría, además sirven como una fuente de datos de
referencia en las discusiones sobre asuntos comerciales con el cliente.
A nivel global, los papeles de trabajo están sujetos a revisión por parte de las entidades
de control y supervisión, las cuales pueden afectar la auditoría realizada dependiendo
de la normativa de cada jurisdicción.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
• Identificación de la auditoría.
• El proyecto de auditoría.
• Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado.
• Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.
• Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.
• Anotaciones sobre información relevante.
• Ajustes realizados durante su ejecución.
• Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.
• Reporte de posibles irregularidades.
Cuestionarios
Son instrumentos, que se emplean para obtener la información deseada en forma
homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica, con el propósito de que
muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para
que en conjunto brinden un perfil completo de la organización.
La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de
presentación. En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su
preparación, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas
en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta, esto es,
necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede
incluirse un instructivo de llenado.
Tipo de cuestionario:
La forma o tipo de cuestionario depende tanto de los objetivos que persiga la
investigación, como de los informantes:
Cuestionarios abiertos. Son aquellos en los que se pregunta al sujeto algo y se
le deja en libertad de responder como quiera. Este tipo de cuestionario es muy
útil y proporciona mucha información, pero requiere más tiempo por parte del
informante y es más difícil de analizar y codificar por parte del investigador.
Cuestionarios cerrados. Están estructurados de tal manera que al informante se
le ofrecen sólo determinadas alternativas de respuesta. Es más fácil de codificar
y contestar.
Ventajas y Desventajas de su uso
Principales ventajas
Bajo coste
Los cuestionarios son una de las maneras más económicas para recopilar datos.
Además, con las nuevas tecnologías es muy fácil realizar cuestionarios online, que
ayudan a tener un gran alcance y un bajo coste por ello.
Resultados rápidos
Si haces la recopilación de los datos mediante un cuestionario online podrás tener
resultados al instante, sin necesidad de cálculos o análisis. En tan solo un clic tendrás
todo lo que necesites saber sobre los resultados obtenidos.
Principales desventajas
Deshonestidad
El problema de los cuestionarios online, al igual que en la versión tradicional, es la
deshonestidad. Los que son encuestados pueden dar respuestas falsas y no dar
realmente lo que se espera de ellos.
Errores en la interpretación
Otro problema que suele existir en los cuestionarios (sobre todo en los online) es
que cada uno puede tener diferentes interpretaciones de las preguntas. Por lo que es
aconsejable que cada pregunta esté bien explicada y que no exista posibilidad de una
mala interpretación.
Entrevista
Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas
orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más
empleado y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto
que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Componentes de una buena entrevista:
1. Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. Para ello se
recomienda, con base en su conocimiento, preparar previamente una guía de
entrevista que contenga la información que se desea obtener, para que al término
de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades
predeterminadas.
2. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema
de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las áreas o unidades a auditar.
3. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado esté debidamente
preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios
para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
4. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelación a la hora convenida al
área de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada.
Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos:
a. Concentrarse de manera relajada.
b. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y
consecuente.
c. Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no
sea tan obvia.
d. No hacer preguntas irrelevantes.
e. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurarse de no presionar la
entrevista.
g. Evitar la confianza en su memoria.
h. Dejar “abierta la puerta”.
