SGP-01.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Enero 2019. V01
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la elaboración, identificación, revisión, actualización, aprobación distribución, acceso,
recuperación, almacenamiento, preservación, tiempo de retención y disposición de documentos y registros de origen
interno y de origen externo, que conforman el Sistema de Gestión Integral de Transportes Técnicos Petroleros SAS.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros internos y externos que componen el Sistema de
Gestión Integral desde su elaboración e identificación hasta la disposición final de los mismos cuando se cataloguen
como obsoletos o cumplan su respectivo tiempo de retención.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Los términos y definiciones de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
- Actividad. Proceso o conjunto de procesos emprendido por la organización que desarrollan o soportan uno o
más productos y servicios.
- Información documentada. Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la
contiene.
Nota 1. Puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.
Nota 2. Puede hacer referencia a 1) el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados, 2) la información
para que la organización opere (documentación), 3) la evidencia de los resultados alcanzados (registros)
Nota3. Este es uno de los términos comunes del anexo SL
- Documento. Información y el medio en el que está contenida
- Procedimiento. Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
- Verificación. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos
especificados.
- HSEQ. Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad.
- SG. Sistema de Gestión
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Información
No. Actividad Responsable Punto de Control
documentada asociada
Solicitud Documento o Registro.
SGF-02. Registro de
Solicitar elaboración, modificación o eliminación Líder del
1 Gestión de Información
de información documentada interna. Proceso
Documentada
Solicitar inclusión de información documentada
de origen externo.
Trámite de Documento o Registro. Líder del
SGF-02. Registro de
Proceso, Coord.
2 Gestión de Información
Elaboración, modificación o eliminación de Sistemas de
Documentada
información documentada solicitada. Gestión
Revisión y Aprobación.
Líder del
SGF-02. Registro de
Proceso, Coord.
3 Revisión y aprobación del cambio de la Gestión de Información
Sistemas de
información documentada interna o inclusión de Documentada
Gestión
esta externa. Si se aprueba, se realizan los
ajustes pertinentes (si es necesario) y se pasa a
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Información
No. Actividad Responsable Punto de Control
documentada asociada
la siguiente actividad, de lo contrario se deja
registro del motivo por el cual no se aprueba el
cambio en el formato correspondiente y finaliza el
procedimiento.
Control de la Información Documentada.
El responsable del Sistema de Gestión debe Coord. SGF-01. Listado Maestro
4 definir y establecer el control de la información Sistemas de de Información
documentada tanto en el documento (si aplica) Gestión Documentada
como en el Listado Maestro de Información
Documentada.
Comunicar Documento o Registro.
Coord. SGF-01. Listado Maestro
5 Emitir, divulgar y distribuir la información Sistemas de de Información
documentada a las partes interesadas indicando Gestión Documentada
las especificaciones de su control
Almacenar Información Documentada.
Disponer de acuerdo con especificaciones, la Coord. Acta de Eliminación de
6 información documentada obsoleta que se Sistemas de Información
genere por el cambio aprobado o por Gestión Documentada
cumplimiento de términos de acuerdo a
características de la información.
5. INFORMACIÓN ADICIONAL DEL PROCEDIMIENTO
- El responsable de la aprobación es el Gerente General
- El responsable de la revisión es el líder del proceso al que corresponda el documento.
- Quien elabora el documento, no podrá revisar y/o aprobar el mismo.
- Corresponde al Responsable del Sistema de Gestión HSEQ, asegurar el trámite de las solicitudes de gestión de
la información documentada.
- La información documentada vigente se distribuirá al personal definido en el listado maestro de la información
documentada, quien realizará la custodia adecuada de la misma y la suministrará según las necesidades a las
personas autorizadas, en el momento y lugar que se necesite.
- Para aprobar la información documentada, es necesario tener en cuenta la normatividad aplicable, la
simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor), y las oportunidades de mejora para el proceso al
que está asociado el documento.
- Para los casos en que sea necesario publicar la información documentada en páginas web, es responsabilidad
del Responsable del Sistema de Gestión, que ésta sea vigente.
- La información documentada de origen interno y externo se debe identificar en el Listado Maestro de la
información documentada respectivamente, como Internos o Externos.
5.1 Estructura general de la documentación
La información documentada que compone el Sistema de Gestión de Transportes Técnicos Petroleros SAS., se
clasifica en los siguientes niveles:
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Nivel 1 – Lineamiento. Documentos que establecen los estándares
representativos y generales, y cuya aplicación se hace extensible a toda la
organización. Pueden ser Políticas, Objetivos, Valores Corporativos,
Organigrama, Mapa de Procesos, etc.
Nivel 2 – Manuales. Documento que describe los Sistemas de Gestión
implementados en Transportes Técnicos Petroleros SAS.
Nivel 3 – Procedimientos. Documento que establece los criterios, métodos y
recursos para llevar a cabo una actividad o proceso de forma eficaz y
controlada
Nivel 3 – Planes. Documento que establece actividades y recursos
específicos destinados a conseguir una meta específica o el cumplimiento de
objetivos
Nivel 3 – Programas. Documento que establece actividades y recursos
generales destinados a conseguir una meta específica o el cumplimiento de
objetivos
Nivel 4 – Guías e Instructivos. Documento que describe detalladamente la realización de una actividad.
Nivel 5 – Formatos y Registros. Documento donde se registra la información requerida de la realización de una
actividad.
5.2 Identificación de Documentos
Los documentos se identifican con nombre, código, fecha de aprobación y versión, teniendo en cuenta la definición
de los procesos y la estructura de la documentación descrita en el numeral anterior.
El usuario de cualquier documento debe verificar que va a usar la versión vigente.
El código se compone de la inicial del tipo de documento seguido por las iniciales del proceso al que pertenece y un
número consecutivo separado por un guion, ubicados en el pie de página del documento como se muestra a
continuación:
Donde:
SG = Proceso o Sistema de Gestión al que pertenece
P = Tipo de documento
01 = Número consecutivo del documento
Enero 2019 = mes y año en el que se aprobó emisión de la versión del documento
V01 = Número de la Versión del Documento
La codificación del documento, de acuerdo al proceso y tipo de documento se realiza de acuerdo a la siguiente
información:
Tipo Proceso Sigla Tipo de Documento Sigla
Estratégico Planeación Estratégica PE Manuales M
Estratégico Sistemas de Gestión SG Procedimientos P
Misional Gestión Comercial GC Planes L
Misional Gestión de Operaciones OP Programas R
Apoyo Gestión Administrativa y Financiera AF Guías / Instructivos G
Apoyo Gestión del Talento Humano TH Formatos F
Apoyo Gestión de Provisiones GP
Apoyo Gestión de Tecnologías de la Información GT
En el encabezado se registra el nombre del documento, el logo de la empresa, la fecha de emisión y la versión
correspondiente:
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5.3 Revisión y Aprobación de la Información Documentada
Una vez identificado el documento, debe ser revisado por la persona con el conocimiento para verificar su
pertinencia, y aprobado por el responsable del Proceso al cual pertenece dicho documento, registrándolo en el
formato de registro de gestión de información documentada o en el mismo documento si aplica.
Para esto se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
Práctica Forma
Coherencia Estructura
Pertinencia Contenido
Aplicabilidad Redacción
Disponibilidad de Recursos Uso de elementos que faciliten su comprensión y aplicación
Proceso Revisión Aprobación
Planeación Estratégica Gerencia / Experto Gerente General
Sistemas de Gestión Líder del Proceso / Experto Gerente General
Gestión Comercial Líder del Proceso / Experto Gerente General
Gestión de Operaciones Líder del Proceso / Experto Gerente General
Gestión Administrativa y Financiera Líder del Proceso / Experto Gerente General
Gestión del Talento Humano Líder del Proceso / Experto Gerente General
Gestión de Provisiones Líder del Proceso / Experto Gerente General
Gestión de Tecnologías de la Información Líder del Proceso / Experto Gerente General
5.4 Control y Distribución de la Información Documentada
La información documentada se puede crear, modificar o eliminar como resultado de una acción correctiva,
preventiva o de mejora, cambios en procesos o actividades, cambios administrativos, necesidades específicas o
actualizaciones periódicas. Para esto, el usuario debe informar al responsable del Sistema de Gestión acerca de los
cambios propuestos y las razones para realizar dicho cambio en el documento, mediante el diligenciamiento del
formato de Registro de Gestión de Información Documentada, e incluirlos en el Listado Maestro de Información
Documentada.
Para la información identificada como Manuales, Procedimientos, Planes, Programas y Guías, se debe incluir el
cuadro de control en la última página del documento como se muestra a continuación:
Control del documento
Elaboró Revisó Aprobó Descripción cambio Versión
Nombre Nombre Nombre
Versión 01. Elaboración del Documento
Cargo Cargo Cargo
Toda impresión y/o copia magnética de cualquier documento, que no se encuentre identificado en el Listado Maestro
de Información Documentada, se considera “Copia No Controlada”.
Cuando se modifica o elimina un documento, éste se considera como “Obsoleto” y puede ser reutilizado o dispuesto
como papel reciclable, siempre y cuando no contenga información confidencial o privada de la organización o de las
personas que laboran para o en nombre de la organización (si se encuentra este caso se debe destruir).
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Cuando se considere necesario mantener copia impresa de algún documento desactualizado, a manera de
información, se debe identificar con el sello o leyenda “Obsoleto”. En el caso de encontrarse dicha documentación
en medio magnético debe estar en una carpeta separada identificada como “Obsoleto”.
Los documentos de origen externo también se controlan incluyendo la información correspondiente a cada uno de
ellos en el Formato Listado Maestro de Información Documentada.
La Información Documentada de origen externo puede ser:
- Legalización de interés para el desarrollo de las actividades propias de la organización.
- Normas técnicas y/o reglamentación de interés para el desarrollo de las actividades propias de la organización.
- Manuales, hojas de seguridad, catálogos, etc., de partes interesadas externas.
Es responsabilidad del dueño de cada Proceso el control, mantenimiento y actualización de los Documentos de
Origen Externo.
5.5 Control de Registros
Los registros son un tipo especial de documentos que proporcionan evidencia de la ejecución de una actividad o
proceso, y cuya información puede influir en la toma de decisiones o acciones que aporten a la implementación,
mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión. Se pueden asociar con el diligenciamiento de formatos pre-
establecidos o estandarizados, diseñados de acuerdo a las necesidades específicas de recolección de datos o
información según lineamientos internos o de una entidad externa que los solicite.
Es necesario que los registros, ya sea en medio físico (impreso o diligenciados manualmente) como en medio
magnético (CD, DVD, Discos Duros, Servidor, etc.) cuenten con los siguientes requisitos:
- Deben permanecer libres de tachones o enmendaduras
- Se deben diligenciar todos los campos que se encuentren en el formato
- Cuando algún campo no aplique a la información que se está consignando, se debe marcar con las letras “NA” en
el espacio respetivo.
- Cuando no se cuente con la información requerida por algún campo, se debe marcar una línea en el mismo.
- Los registros generados por las partes interesadas externas se deben mantener en la forma establecida por ellos.
Es responsabilidad de cada área y empleado de Transportes Técnicos Petroleros SAS., velar por la confidencialidad,
disponibilidad e integridad de la información generada en la realización de sus actividades cotidianas.
El almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final de los registros se contempla
en el Listado Maestro de Información Documentada.
5.6 Protección de Información Documentada
Con el fin de prevenir daños a la Información Documentada generada en medio físico, se debe realizar una copia de
seguridad (digitalización) de los mismos de acuerdo a lo establecido en el Listado Maestro de Información
Documentada en cuanto a lugar y tiempo de retención.
Una Copia de Seguridad, es un duplicado de la información más importante generada por las diferentes áreas de la
organización, con el fin de prevenir su pérdida y asegurar que esté disponible en caso de desastre o cualquier
contingencia, como daño en discos duros o eliminación accidental de la información o bien un caso de desastre
físico.
5.6.1 Digitalizar
Digitalización es el proceso mediante el cual un documento de papel o en cualquier otro formato análogo es
transformado a un formato digital.
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Los documentos digitalizados deben ser guardados en unidades externas de almacenamiento y debidamente
identificados tanto interna como externamente.
Normas de Copias de Seguridad en medio magnético
- La Copia de Seguridad de la información se realizará en cada Ordenador Permanentemente y en el Servidor o
Discos Externos Mensualmente, por parte del responsable de la información a guardar.
- Las copias de seguridad se guardarán en carpetas magnéticas identificadas de acuerdo con lo establecido en la
Guía de Manejo de la Información.
- Los registros físicos identificados como críticos se escanearán mensualmente en archivos de máximo 20 páginas
en formato PDF e identificados de acuerdo con lo establecido en la Guía de Manejo de la Información.
- Mantener actualizado el antivirus en todos los equipos de cómputo propiedad de la organización.
- El estado de los dispositivos externos (Discos Duros Externos) deben ser revisados semestralmente para revisar
operatividad o deterioro por algún motivo externo.
- Los usuarios deberán respaldar diariamente la información crítica que se encuentra a su cargo en los
computadores asignados para cada área de trabajo.
- En lo posible NO se deben utilizar dispositivos de almacenamiento de USB externos o personales en los
computadores.
- En caso de detección de virus o fallas en los medios de almacenamiento se debe informar inmediatamente al
responsable de seguridad de la información para realizar los procedimientos pertinentes a restaurar las fallas por
el personal competente.
Identificación de la Información en Medio Magnético
Para la identificación de la información en medio magnético, se debe tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Carpeta Principal – Proceso Dueño de la
Carpeta Subcarpetas Información – Archivo
Información
“PE” (Planeación Estratégica)
“SG” (Sistemas de Gestión) Código, nombre y/o fecha
“GC” (Gestión Comercial) “C” (Confidencial) Nombre contenido del archivo (no mayor a 10
“OP” (Gestión de Operaciones) “R” (Reservada) de Subcarpeta caracteres. Para la fecha se
“AF” (Gestión Administrativa y Financiera) “I” (Interna) (mínimo una debe indicar solo los dígitos
“TH” (Gestión de Talento Humano) “P” (Pública) palabra) del día, mes y año, sin
“GP” (Gestión de Provisiones) espacios o puntos)
“GT” (Gestión de Tecnologías de la Información)
Ejemplos:
Carpeta Principal –
Carpeta Subcarpetas Información – Archivo
Proceso
PE I Lineamientos Política GI 0119 (Política de Gestión Integral enero 2019)
SG R Registros / Auditorías Informe WTF 19 (Informe de Auditoría Weatherford 2019)
GC C Licitaciones / Parex Propuesta 19
OP I Equipos TUL601 0619
Exógena Yop. 310319 (Informe Exógena Yopal
AF R Informes
31/03/2019)
TH C Personal / Paco Idarraga Manejo Def 19
5.7 Recuperación de la Información Documentada
Las actividades para realizar la recuperación de la información es la siguiente:
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No. Observaciones Responsable Registros
SGF-01. Listado maestro
Se identifica la información para recuperar y se revisa su Líderes Procesos,
Información Documentada
1 ubicación y estado en el listado maestro de Información Director Sistemas de
Listado de copias de seguridad.
Documentada o en el listado de copias de seguridad. Gestión
Bitácora Backup
En caso de encontrar la información en el listado maestro de
Información Documentada y ésta se encuentre en medio
físico, se solicita copia de la misma al responsable.
Si la información no se encuentra en medio físico se debe
solicitar al responsable del sistema de gestión de la Bitácora Backup.
información, la búsqueda y recuperación de la información por Líderes Procesos, Acta de pérdida de información.
2 medio de las copias de seguridad en el Servidor y externas. Coordinador SGF-04. Acciones de Mejora
Finalmente realizar la restauración de los archivos Sistemas de Gestión SGF-05. Seguimiento Planes de
correspondientes en el equipo del usuario. Acción
En caso de no encontrarse en ningún estado la información
solicitada, se debe realizar un acta indicando la información,
los motivos de pérdida y las acciones correctivas
relacionadas.
Líderes Procesos, SGF-04. Acciones de Mejora
3 Registrar las acciones realizadas Coordinador SGF-05. Seguimiento Planes de
Sistemas de Gestión Acción
Los procedimientos y planes de acción para el caso de una posible falla, o desastre en el área donde se guarda la
información se encuentran descritos en el Plan de Recuperación,
Cuando ocurra una contingencia, es esencial que se conozca al detalle el motivo que la originó y el daño producido,
lo que permitirá recuperar en el menor tiempo posible el proceso perdido.
Las actividades a realizar en un Plan de Recuperación se pueden clasificar en tres etapas:
- Actividades Previas a la falla o desastre
- Actividades Durante la falla o desastre
- Actividades Después de la falla o desastre
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