Profesor: Michel Montes.

ICCAP, Santiago de Chile

PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas dentro de una
organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de
forma correcta, rápida y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación,

organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan
alcanzar las metas u objetivos propuestos. La fase mecánica (planificación y
organización) y la fase dinámica (dirección y control).

Importancia del proceso administrativo

Cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso.
El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una
empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.
La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los
recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite
controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.
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Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros
de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización
de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas
funciones son menos técnicas y más administrativas.

Características del proceso administrativo

 Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y
utilización de los recursos.
 Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
 Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser
aplicado de manera efectiva y simple.
 Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por
la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el
control).
 El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y
repetitivas.
 Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
 Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
 Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Fases del proceso administrativo

1. PLANEACIÓN
La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de una
empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que deberá cumplir la
empresa y los métodos a llevar a cabo.
La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser
complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus
objetivos.
En la planeación, se debe desarrollar un plan que contenga las diferentes actividades
futuras que se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
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Actividades de la planeación
 Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un tiempo
determinado.
 Pronosticar.
 Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a
cabo.
 Accionar frente a problemas futuros.

Función de planeación

La primera función del proceso administrativo es la planeación, esta función consiste en

definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el
fin de poder alcanzar los fines propuestos.

La planificación administrativa, es un proceso de selección de objetivos, alternativas,

recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un país, institución o
empresa de que se trate.

Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa,

aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos
negativos. La planificación en síntesis es un proceso de proyección al futuro.

La planificación comprende en la práctica desde el nivel de ideas, pasando por el diseño

de objetivos, metas, estrategias, políticas y programas, hasta los procedimientos.

Por lo dicho podemos aseverar que constituye una toma de decisiones, ya que incluye la
elección de una entre varias alternativas.

Los planes se distinguen en proyectos, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos,

reglas, programas y presupuesto.

Un plan, consiste en la estructuración de una serie de pasos con el fin de cumplir un

objetivo o bien de alcanzar metas; el proceso de planificación resulta sencillo siempre y
cuando se tengan claros los objetivos que la organización desea obtener, ya que una vez
aclarada la meta, se pueden establecer los procesos a seguir.
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ICCAP, Santiago de Chile

Este es uno de los principios más conocidos en la estructura organizativa, y es que para
establecer un plan, ha de existir previamente un motivo, es decir, debe existir un fin a
cumplir.

¿Cuáles son los tipos de planes?

 Proyectos, propósitos o misiones.

Considerado uno de los planes más básicos que se pueden constituir o bien como uno de
los más genéricos, ya que el mismo corresponde con la función general que debe de llevar
a cabo la empresa.

Muchos consideran que los proyectos surgen desde el momento que se crea la
organización, de hecho, especialistas alegan que la creación de aquella se corresponde
con el proyecto.

Por ejemplo, una empresa manufacturera, tiene por proyecto la creación y fabricación de
telas.

 Objetivos.

Estos son procesos o bien, planes que se conducen a la ejecución de ciertas actividades,
éstos más que todo hacen referencia a la actividad de la empresa en sí, muchos consideran
que este se reduce solamente a la ejecución de acciones en pro de un resultado mercantil
específico, tal es el caso, de una empresa que confecciona zapatos, el objetivo de ésta
sería confeccionar cierta cantidad de zapatos y gomas al mes.

 Estrategias.

Esta viene siendo considerada como un sub-plan, ya que la misma amerita de la existencia
y el trazado de objetivos, con el fin de poder establecer acciones personalizadas o
específicas para cada uno de aquellos.

Por ejemplo, si una empresa tiene por objetivo vender 10 millones de calzados, una de las
estrategias a implementar es la búsqueda de personal apto para la fabricación de los
mismos.

 Políticas.

Estas refieren al conjunto de acciones encaminadas a la estructura de la organización, es

decir, implican el trazado de una serie de conductas a llevar a cabo, con el fin de poder
establecer toda la estructura de la pirámide organizativa.
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Ejemplo de estos tipos de planificación, son los reglamentos internos de las

corporaciones donde se establecen las normas de comportamientos generalizados; es
decir, las políticas se establecen con el fin de regular la conducta humana, a fin de
establecerle modelos o patrones a seguir y fijar prohibiciones en el actuar humano.

 Procedimientos.

Como su denominación lo indica, los procedimientos se establecen con el fin de fijar

pasos o instrucciones de una respectiva operación. Por ejemplo, los procedimientos que
debe llevar a cabo el personal al ingresar al plan, la colocación del uniforme, el marcado
con tarjeta en la entrada.

 Reglas.

Algunos expertos consideran que las reglas, son los planes micro pero que engloban
acciones macro; se consideran como planes rígidos y que se establecen en el caso de toma
de decisiones. Por ejemplo, son reglas las conductas negativas que un personal pueda
tener y que le acarreen el despido.

 Programas.

Estos son los planes más amplios, muchos alegan que estos aluden a un compendio de
normas, reglas, objetivos y propósitos establecidos, en realidad, el programa se
corresponde con el conjunto de planes que puedan existir o bien establecerse entorno a
una corporación.

 Presupuestos.

Es un plan como consecuencia de otro, es decir, en este se evalúan los resultados

alcanzados por el plan, los cuales deben ser óptimos, si los pasos preestablecidos se
cumplieron en la misma secuencia y de la forma que fueron dictaminados.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA PLANEACIÓN

TÉCNICA
Es un conjunto de saberes prácticos o procedimientos para obtener el resultado deseado.
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ICCAP, Santiago de Chile

HERRAMIENTA

Recurso que se utiliza para realizar una actividad o un trabajo.

Existen tantas técnicas, así como formas diversas de planes, pero las más utilizadas son
los manuales, diagramas de proceso, diagrama de Gantt, diagrama de carga y punto de
equilibrio.

Antes de hablar de cada uno de ellos veamos el concepto de pronósticos.

PRONÓSTICOS

Son predicciones de futuros, dos de las predicciones más comunes son los ingresos
futuros y los nuevos adelantos tecnológicos. Sin embargo cualquier componente del
entorno general y especifico de la organización puede ser sujeto a pronósticos.

Cuentan con dos rangos cualitativos y cuantitativos.

Cualitativas. Utilizan el juicio de conocedores se usa cuando los datos son difíciles de
conseguir.
Cuantitativas. Aplican un conjunto de reglas matemáticas para predecir datos futuros.

Conozcamos ahora los diferentes tipos de manuales utilizados en las compañías:

Manuales de políticas
Manuales departamentales
Manuales del empleado o bienvenida
Manuales de organización
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Manuales de procedimientos
Manuales diversos

DIAGRAMA DE PROCESO
Los sistemas de simplificación del trabajo los basaron en estudios de movimientos, fueron
inicialmente usados en las labores del taller porque en ellas es más clara su aplicación.
Las preguntas “qué, quién, dónde, cuándo, cómo, cuánto y por qué” pueden ayudar a
encontrar cambios y mejoras factibles, de gran valor.
No debemos dar nada por hecho, ya que cada paso debe ser preguntado e investigado

DIAGRAMA DE GANTT
Es una herramienta de la planeación que le permite al usuario modelar la planificación de
las tareas necesarias para la realización de un proyecto.
Consiste en una matriz de doble entrada en la cual se anotan las diferentes actividades a
seguir del proyecto, además de las columnas donde se especifica el tiempo.
Por la forma en que se construye, indica el inicio y el fin de cada tarea.

COMPARACIÓN EXTERNA (BENCHMARKING)

Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y servicios del producto
que sea posible, a efecto de usarlos como mejora de los productos y servicios de la
organización.

DIAGRAMA DE CARGA
Este funciona exactamente igual que el diagrama de Gantt, solo que ente incluimos
simbología que indica algún retardo o anomalía.
Las barras gruesas indican la tarea que se pretende señalar y las líneas delgadas el
porcentaje realizado.
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PUNTO DE EQUILIBRIO
Es el punto de actividad de una organización en la cual los ingresos totales son iguales a
los costos totales. Es decir no existe utilidad ni perdida.
Podemos ver a partir de cuando la empresa podrá generar utilidades, así como conocer la
viabilidad de un proyecto, y si nuestra demanda supera nuestro punto de equilibrio.
La función de estas técnicas y herramientas es realizar un análisis interno y externo para
entender el entorno en el que se están desenvolviendo las estrategias de la organización.

2. ORGANIZACIÓN
Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las
metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada actividad entre los diferentes grupos
de trabajo que componen una empresa.
Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectuales de cada trabajador y de los
recursos que posee la empresa. La finalidad de la organización es asignar un objetivo a
cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de gastos y con un
grado de satisfacción máximo en cada empleado.

Actividades de la organización
 Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto
indicado.
 Subdividir cada tarea en unidades operativas.
 Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.
 Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.

Función de organización

La segunda función del proceso administrativo es la organización, ésta es la relación que

se establece entre los recursos humanos y los recursos económicos que dispone la empresa
para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.

Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos)

para alcanzar la producción.
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En una forma más práctica implica la implementación de una estructura de funciones, vía
la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa y
de cada una de sus partes; Este agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a
uno de los miembros de la empresa, la delegación de autoridad para ejecutarlas, la
provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de
información y de autoridad dentro de la estructura orgánica, constituye la función de
organización.

Lógicamente hay empresas en que el propietario hace todo, ejecuta todas las funciones,
no hay delegación de autoridad.
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TECNICAS DE LA ORGANIZACIÓN
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3. EJECUCIÓN
Para la ejecución es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar decisiones,
instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se busca dar el primer
paso en las actividades designadas a los grupos de trabajo para que sigan realizando esas
actividades de manera periódica y eficaz.
Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su funcionamiento.

Actividades de la ejecución
 Ofrecer un carácter motivador al personal.
 Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente.
 Estar atento a las necesidades de cada trabajador.
 Mantener una comunicación estable entre todos los sectores.
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Función de Dirección – Ejecución

Comprende la mística de la subordinación y no de sometimiento. Los subordinados son

debidamente orientados y el superior tiene una continua responsabilidad para hacerles
conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de
sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y confianza. Para esto el superior
hará uso de sus métodos específicos, con la tónica de liderazgo.

En otras palabras la función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización

contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, por
que ellos quieren lograrlo; la ejecución significa realizar las actividades establecidas en
el plan, bajo la dirección de una autoridad suprema.

Consiste también en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos.
En síntesis significa poner en acción o actuar (dirigir el recurso humano)

La gestión significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para

tomar decisiones extendiéndolas las ordenes e instrumentos, el director sabrá elegir la
ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia

4. CONTROL
La función de control tiene el papel de garantizar que la empresa esté encaminada hacia
el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no
garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.
El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de
forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve
para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.

Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes

modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.

Actividades de control
 Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.
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 Evaluar y analizar los resultados obtenidos.

 Iniciar las acciones de corrección correspondientes.

Función de Control
El control es la cuarta función del proceso administrativo, éste consiste en la evaluación
y corrección de las actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo
que se realiza va de acorde a los planes.
Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las
desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de
cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el
presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y
comprobar el objetivo trazado.
En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados
con lo que se planeo previamente.

Es importante señalar el papel que juega en cada uno de las funciones administrativas la
coordinación, a la cual muchos la consideran como una función separada del
administrador. Sin embrago lo más exacto, es considerarla como la esencia de la
administración, ya que el logro de la armonía en los esfuerzos individuales encaminados
hacia la consecución de las metas del grupo, es el propósito de la Administración.