5.
Sistema de control por
áreas de responsabilidad
Ingeniería En Gestión Empresarial
Instrumentos de presupuestación
Unidad 5 . Sistema de control por áreas de responsabilidad
Integrantes :
1. Nolasco González Merylan
2. López Góngora Brenda Isabel
3. Hernández Rufino Deysi Yaneth
4. Martínez Márquez Maritza
5. Francisco Reyes Zimrry Tamar
6. Cruz Bautista Diana Elena
7. Lavarreda Pineda Rodrigo
8. Manzo Galindo Nilze Noemi
Minatitlán. Ver.02 Mayo 2022
Tipos de control.
5.1
5.1.1 Sistemas de control administrativo.
Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad.
5.2
Identificación y evaluación de los centros por área de responsabilidad.
5.3.1 Centros de costos estándar.
5 5.3
5.3.2
5.3.3
Centros de ingresos.
Centros de gastos discrecionales.
5.3.4 Centro de utilidades.
5.3.5 Centro de inversiones.
Estándares contra los que se evalúan las diferentes áreas de
responsabilidad
5.4
5.4.1 Identificación en cada centro
Interno Administrativo
Obtener y usar
Salvaguardar los bienes eficientemente de acuerdo
Mision: de la empresa. con la estrategia de la
Control interno empresa.
Es un sistema que tiene como fin Se fundamenta en la
Se fundamenta en las
salvaguardar los activos de la Fundamento normas de auditoría.
búsqueda del objetivo
estratégico de la empresa.
empresa y el correcto registro
contable. Políticas de control Diagnóstico, comunicación y
Herramientas interno motivación para el uso
Control administrativo para cuidar los recursos. efectivo de los recursos.
“Los empleados son una “Los empleados son
Es un sistema que intenta
Idea amenaza para los responsables y cuidan los
diagnosticar, evaluar y corregir recursos de la empresa”. recursos de la empresa”.
las diferentes áreas de la
empresa hasta que ésta sea Tipo de acciones: Correctivas/punitivas Preventivas/correctivas
capaz de utilizar sus recursos
para cumplir con su misión
corporativa.
Importancia
Se pueden definir como los procesos que nos permiten
Nos ofrece información
asegurar que las acciones se ajusten a las actividades ya
acerca de la situación de
planificadas previamente. Gracias a este sistema de
los planes de acción,
control la empresa puede mantener un camino correcto.
esto es de gran valor a la
hora de volver a iniciar el
proceso de planeación.
Ayuda a reducir costos y
Factores ahorrar tiempo, ya que si
conseguimos evitar
Cantidad Tiempo Costo Calidad errores reducimos gastos
Se refiere al de recursos y tiempo.
Este factor se basa Control sobre las Se utiliza como conjunto de
en el volumen, fechas que han sido indicador de la características de un
cuando este es establecidas para eficacia producto o
elevado. conseguir objetivos. administrativa. funciones de la
organización.
Este sistema de control administrativo tiene como objetivo la
Control de búsqueda de la eficiencia de la producción, reducción de costos,
mejora del producto o servicio, reducir tiempos de producción o
producción de otro tipo de procesos, realizando la aplicación de gráficas y
análisis de estadísticos.
Cuando hablamos del sistema de control de calidad, no nos
estamos refiriendo solamente a la calidad del producto en sí,
Control de sino las posibles correcciones que se puedan realizar, para ello
se realizan inspecciones, el control de rechazos, etc. En este
calidad sistema de control de calidad también entra las posibles
modificaciones que son aceptables en el producto o servicio.
Sistema de El sistema de control de inventarios es una de las mejores
maneras de optimizar las existencias de productos, materia
control de prima, etc., evitando la acumulación innecesaria de ciertas
inventarios unidades y evaluando la falta o carencia de otras en almacén.
Proceso de control de compras se encargar de verificar
adecuadamente a los proveedores, evaluar la mercancía que nos llega
Control de de ellos, tanto en cantidad como en calidad, determinar los pedidos y
la posible compra futura, comprobar los precios de mercado, este
compras sistema de control se inicia desde que se realiza el pedido hasta que
se recibe.
El estudio y control de la mercadotecnia es un factor clave para
Control de obtener los análisis e informes necesarios, para ver como se comporta
mercadotecnia el mercado y evaluar si las metas se están cumpliendo o no, este
sistema de control administrativo se encarga del área de ventas,
productos, publicidad, distribución.
Para saber si los objetivos se van a cumplir toda empresa necesita
Análisis y unos futuros pronósticos acompañados de unos presupuestos de
ventas, estos son primordiales para el establecimiento de este control.
control de La aplicación de este sistema administrativo de control sirve para
ventas medir la actuación de la fuerza de ventas comparándolas con las
ventas pronosticadas y adoptar las medidas necesarias para corregir
ciertos puntos.
Control de El control de las finanzas es la base de la economía de la empresa, gracias a este
podemos designar recursos a los departamentos, analizar el rendimiento de estos
finanzas recursos y su distribución, ver donde invertir mas recursos y donde debemos
reducirlos.
Este sistema de control empresarial quizás sea uno de los mas importantes y
claves de la empresa ya que estamos hablando del factor humano y una empresa
Control de recursos no funciona si este factor no está bien controlado. Este tipo de control evalúa la
manera en que se contrata el personal, con vista puesta en el cumplimiento de
humanos objetivos, evaluando el reclutamiento y selección minuciosa, así también, estará
pendiente de los sueldos, la motivación de la plantilla, higiene, seguridad del
personal y otras prestaciones.
Las técnicas de control administrativo es el conjunto de métodos utilizados en una
compañía para supervisar el proceso automático de la actividad del personal. Lo
Técnicas de control que es el control de trabajo a nivel individual, pienso que queda mas claro así.
administrativo Existen muchas técnicas de control administrativo pero dos características básicas
en esas técnicas que son la planificación y el control, pongamos un ejemplo, las
reglas de administración se planean con el fin de controlar, es corto pero creo que
se entiende.
Este sistema permite que de forma continua se generen
reportes sobre los resultados de la gestión de los
diferentes responsables de área, y en su caso, aplicar las
medidas precautorias o correctivas convenientes.
Asimismo, este sistema es un excelente medio para
aplicar la administración por excepción , a fin de lograr
mayor eficiencia y efectividad de los recursos que se
manejan.
El sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad
requiere una estructura organizacional muy bien definida,
en la que el responsable de cada área conozca
perfectamente sus funciones, sus responsabilidades, su
alcance de control y el tipo de decisiones sobre las cuales
tiene injerencia.
Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad.
b) Ayuda a aplicar la administración
a) Facilita la correcta evaluación por excepción. Permite a cada
de la actuación de los ejecutivos administrador comparar entre su
de la empresa. Proporciona presupuesto y lo que realmente
información y señala las áreas que obtuvo para atender las variaciones
lograron su objetivo, las que lo significativas, en especial, detectar
superaron, etc. Siempre hay un qué actividades o procesos no
responsable a cargo de cada área. agregan valor y deben ser eliminados.
d) Motiva a utilizar la
c) Sustituye la presentación administración por objetivos o por
tradicional de los resultados, lo resultados, ya que separa el
que favorece una mejor objetivo principal de la empresaen
delimitación de responsabilidades. subobjetivos destinados a cada
área, señalando a cada ejecutivo
las pautas para lograrlo.
5.3 Identificación y evaluación de los centros por área de
responsabilidad.
Al frente de éstas está un responsable de los gastos e ingresos en que se La contabilidad por áreas de
incurran. responsabilidad es un sistema de
información que tiene como objetivo dar
Las áreas o centros de responsabilidad que se pueden generar en una a conocer a quien corresponda la
organización son de diversos tipos y números. Por ejemplo, en los niveles
actuación de las diferentes áreas o
altos, una división o dirección de alguna función pueden ser un área de
responsabilidad; a niveles bajos, un taller de mantenimiento o un grupo unidades de la organización, a través de
tecnológico de producción que se dedica a fabricar determinadas piezas un análisis de sus procesos y actividades.
para un producto.
El número de áreas de responsabilidad depende de la
estructura de la compañía; habrá tantas áreas de
responsabilidad como sea necesario para mantener un buen
sistema de control administrativo. Cuanto más elevada se
encuentre un área dentro del organigrama de la empresa,
mayor será su radio de acción y, por lo tanto, su
responsabilidad.
El sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad
requiere dividir la empresa en centros de responsabilidad.
Los centros por área de responsabilidad son los siguientes:
o Centros de costos estándar.
o Centros de ingresos.
o Centros de gastos discrecionales.
o Centro de utilidades.
o Centro de inversiones.
Para ello, es necesario que exista una estructura organizacional muy
bien definida, en la que el encargado de cada división, gerencia,
jefatura, etc., conozca perfectamente sus funciones, sus
responsabilidades, su alcance de control y el tipo de decisiones sobre
las cuales tiene injerencia, de tal forma que para todas las acciones
de la empresa exista un encargado de área que dé cuenta de las
problemáticas que existan en su jurisdicción, sea capaz de informar de
los problemas existentes o potenciales, y tenga a su cargo el buen
funcionamiento del área en cuestión.
La esencia de cualquier área de responsabilidad radica en la
relación de los resultados respecto de los insumos.
Toda área o centro recibe insumos; por ejemplo, materiales y
mano de obra.
Dichos insumos son procesados con la ayuda de ciertos activos,
lo que da por resultado bienes o servicios tangibles o
intangibles, los cuales pueden ser insumos para otras áreas y
así sucesivamente, hasta llegar al consumidor final.
El punto medular para detectar
la productividad de las áreas es la
relación insumos-resultados;
debe tratarse de traducirla en
términos monetarios para tener
un común denominador que
permita comparar dicha
relación.
El objetivo es verificar si los insumos se utilizan con eficiencia
y efectividad. Para saber si un área de responsabilidad emplea
correctamente los recursos, se aplica el análisis de eficiencia a
través del enfoque de costeo basado en actividades y el análisis
de herramientas. Por otro lado, la efectividad de dicha área se
medirá analizando en qué medida los resultados que se
generan concuerdan con los objetivos estratégicos de la
compañía
La eficiencia con que se maneja un área depende de
la relación de sus insumos y resultados, que puede
ser medida comparando lo que agrega valor
respecto a lo que no lo hace. La manera en que se
realiza esta comparación depende de la naturaleza
del área de responsabilidad de que se trate. No es
igual analizar un centro de costos, que un centro de
utilidades; deben considerarse los matices de las
diferentes áreas y elaborar el estudio basado en
actividades con el cual se medirá la eficiencia de
dicha unidad.
5.3.1 Centro de costos estándar
El encargado es responsable del uso eficiente de los recursos, ya sea para llevar a
cabo un determinado proceso productivo o para prestar un servicio interno.
Son áreas en las que se lleva a cabo un
determinado proceso productivo o que Su característica principal es que, aunque realiza erogaciones, no proporciona a la
prestan un servicio interno y no empresa ningún tipo de ingreso, pero que son necesarios para la operación del
negocio.
proporcionan a la empresa ningún tipo
de ingreso, pero que son necesarios para Son aquellos centros cuyos costos son medibles y comparables mediante el uso de
la operación del negocio. estándares (por ejemplo, el caso de los departamentos de producción).
Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados que
se determinan multiplicando su cantidad física por el costo unitario estándar de
cada producto obtenido, respecto a lo esperado. Se detectan así las variaciones del
área de producción, ya sean bienes o servicios, lo que se produce en la empresa y en
el área específica.
Generalmente, el director de producción es evaluado y controlado en función de su
manejo eficiente de los estándares bajo el enfoque de costeo basado en actividades.
Este sistema de control debe incluir, además de mediciones cuantificables en
términos monetarios, una serie de indicadores no financieros, tales como normas de
calidad, uso de la capacidad instalada, porcentaje de mermas y productos
defectuosos, rotación de personal, moral del grupo, etcétera.
5.3.2 Centros de ingresos
Concepto
Un centro de ingresos es aquel cuya función principal es la de obtener ingresos por ventas de
productos o servicios de la compañía, y cuyo desempeño está ligado a la capacidad de dicho centro
de cumplir con su cometido.
Los departamentos de ventas o de marketing son las formas mas comunes de centros de ingresos de las
pequeñas o grandes empresas
Ejemplos
Los departamentos de venta por teléfono de las líneas aéreas.
Una tienda comercial puede considerar que cada uno de los departamentos que están
dentro de la tienda sea un centro de ingreso tal como zapatos de hombre, zapatos de mujer,
ropa de hombre, ropa de mujer, joyería, accesorios, etc.
Características
❑ Este centro supone establecer un presupuesto de ingresos de ventas y de gastos de venta, de tal manera que
periódicamente se pueda comparar lo presupuestado y se justifiquen las diferencias.
❑ Este tipo de centro, aunque tiene costos, son muy bajos en comparación con el beneficio que obtienen.
Responsabilidad gerencial
✓ El gerente en el centro de ingresos es responsable
principalmente del nivel de ingresos de la
empresa; es por ello que puede establecer los
precios.
✓ El equipo de gestión es responsable de vender los
bienes o servicios que la empresa produce a un
costo específico. El equipo establece un precio de
venta basado en los costos de producción más un
margen de ganancia.
✓ Su objetivo es cumplir o superar los objetivos de
ingresos, manteniendo los márgenes de beneficio
acordados.
5.3.3 ¿Qué son los gastos discrecionales?
Los costos discrecionales a menudo se definen como gastos innecesarios o, en otras palabras,
deseos más que necesidades. Esto significa que una empresa o una familia aún puede funcionar
incluso si se detiene todo el gasto discrecional de los consumidores.
Se dividen en dos:
• No discrecionales: se consideran obligatorios (Estas áreas son
las administrativas: contraloría, relaciones industriales,
departamento legal, investigación y desarrollo, finanzas, etc.
• Discrecionales: suelen ser costos asociados con la promoción o
el fortalecimiento de la posición de mercado de una empresa.
Beneficios de centros de costos discrecionales
En tiempos económicos difíciles, puede ser
necesario que las empresas reduzcan
ciertos gastos en respuesta a la
disminución de los ingresos. Por eso es
una buena idea realizar un seguimiento de
los gastos discrecionales por separado de
los esenciales para que sea fácil ver cómo
se pueden reducir los costos
5.3.4 Centro de utilidades
Es el área responsable del manejo de los costos y de obtener ingresos, así
como dar cuenta de los márgenes de utilidad que genera la división.
❖ Los centros de costos estándares, de gastos
discrecionales y de ingresos miden básicamente un
subconjunto de la utilidad de la organización a que
pertenecen. Es necesario mantener la
independencia de actuación de cada uno de los
subconjuntos, para que no haya interferencia.
❖ Sin embargo, cuando se quiere tener una visión
completa de la actuación es necesario
descentralizar , de tal forma que una persona sea
responsable de ingresos y costos; es decir, el control
se ejercerá tanto en lo referente al manejo del área
productiva como al área de mercados.
El encargado de un centro de utilidades es
responsable tanto del manejo de los costos
como de obtener ingresos.
➢ Un ejemplo de ello sería la gerencia general
de una unidad de negocio, cuyo responsable
debe dar cuenta no sólo de los ingresos que
obtuvo, sino del uso de los recursos para
obtenerlos y, en última instancia, los
márgenes de utilidad que genera la división.
• Un centro de utilidades permite medir los insumos y resultados, y las relaciones entre
ellos, lo que permite que la utilidad sea una medida integral de la actuación pues evalúa
uso de recursos, mercados y la interacción entre ellos.
• Del mismo modo, existen indicadores no financieros tales como la participación de
mercado del centro de utilidad y el valor agregado a los clientes (tanto internos como
externos).
Ventajas de los centros de utilidad
➢ Mejora la calidad de las decisiones.
➢ Acelera la velocidad de las decisiones.
➢ La gerencia es liberada de las decisiones cotidianas.
➢ Excelente campo de entrenamiento.
➢ Se acentúa la conciencia sobre las utilidades.
➢ Rentabilidad de las áreas de la compañía.
➢ Mejora el desempeño.
¿Que es un centro de inversión?
Concepto
Los centros de inversión son centros de responsabilidad
sobre los gastos, ingresos e inversiones, y son evaluados
en función de la rentabilidad obtenida.
Ventajas Desventajas
• Advertencia oportuna. • Puede ser fuente de decisiones no funcionales, que
• Evaluación del desempeño. se ponen de manifiesto al establecer las políticas de
• Facilitar la toma de decisiones adquisición y venta de bienes del activo fijo.
• Permite relativizar las cifras obtenidas (análisis • No resuelve el problema del valor histórico de los
de beneficio en una determinada unidad) activos (inversión).
• Es una excelente estratégica contra la • Obliga a decidir sobre el nivel de renta residual.
centralización . • Los responsables suelen compatibilizar su utilización
• Eficiencia en la asignación de los recursos con el ROI y tienden a elegir este.
Evaluación de los centros de inversión
• Se puede determinar la rentabilidad o retorno de la inversión
ROI, es decir, utilizar el valor relativo o tasa de rentabilidad que
representa el beneficio de la unidad sobre el capital invertido.
• O bien, utilizar el ingreso residual
RI (Residual Income), que se calcula tomando el beneficio neto y
restándole el costo de capital utilizado o costo de oportunidad de
los accionistas; es decir, es la rentabilidad “exigida” por los
accionistas según su aportación realizada.
• Los centros de inversión son centros de
responsabilidad sobre los gastos, ingresos e
inversiones, y son evaluados en función de la
rentabilidad obtenida.
• Los centros de inversión tienen como objetivo
analizar el beneficio obtenido por un centro de
beneficio, comparándolo con la valoración de los
recursos delegados en el responsable de la unidad, con
el fin de valorar la rentabilidad obtenida por la
misma.
• La rentabilidad hace referencia a los beneficios que
se han obtenido o se pueden obtener de una inversión.
• Ingresos y gastos
5.4.
5.4.1 Identificación en cada centro
Para evaluar las diferentes áreas de responsabilidad, debe hacerse una comparación
entre los informes de desempeño, esto permite distinguir las fallas y proponer las
acciones correctivas.
Es importante tomar en cuenta la asimilación entre los presupuestos contra lo que
se gastó, de acuerdo a los principales tipos de centros de responsabilidad: centro de
costos estándar, centro de ingresos, centro de gastos discrecionales, centro de
utilidades y centro de inversiones.
Centros de costos estándar:
Parte del principio de que se pueden medir los resultados multiplicando su cantidad física por
el costo unitario estándar de cada producto obtenido. Así se detectan las variaciones del área de
producción, ya sean bienes o servicios, lo que se produce en la empresa y en el área específica.
Este sistema de control debe incluir, además de mediciones cuantificables en términos
monetarios, una serie de indicadores no financieros , tales como normas de calidad , uso de la
capacidad instalada , porcentaje de mermas y productos defectuosos , rotación de personal,
moral del grupo, etcétera.
Centros de gastos discrecionales
Algunas áreas de la organización no pueden ser medidas como centros de costos estándares o de
ingresos, pues su misión principal es servir a la línea.
Claro está que a todos ellos se les asigna un presupuesto de gastos , el cual se compara
periódicamente con lo que se logró. Pero su efectividad y eficiencia no pueden ser traducidas en
términos monetarios.
Lo esencial para evaluar al responsable es la calidad del servicio prestado .
Centros de ingresos:
Trata de medir la captación de mercado, expresada en términos de ventas, lo cual puede ser
comparado con lo que cuesta lograr esas ventas. Este centro supone establecer un presupuesto de
ingresos de ventas y de gastos de venta , de tal manera que periódicamente se pueda comparar lo
presupuestado y se justifiquen las diferencias;
Centros de utilidad:
Los centros de costos estándares, de gastos discrecionales y de ingresos miden
básicamente un subconjunto de la utilidad de la organización a que pertenecen. Es
necesario mantener la independencia de actuación de cada uno de los subconjuntos, para
que no haya interferencia.
Lo importante aquí es que un centro de utilidades permite medir los insumos y
resultados, y las relaciones entre ellos, lo que permite que la utilidad sea una medida
integral de la actuación pues evalúa uso de recursos, mercados y la interacción entre
ellos.
Centros de inversiones :
Lo que se mide en este último es la forma como se han manejado los activos o recursos
asignados a un área o división de la compañía.
Indicadores para medir cada uno de los centros de responsabilidad.
Centro de costos Centro de ingresos Centro de utilidades Centro de inversiones
Sobre costos, ingresos e
Controles Sobre costos Sobre ingresos Sobre costos e ingresos
inversiones
Los centros de costos y de ingresos
mas:
• Indicadores relacionados con las
ventas.
• Margen de contribución.
Los centros de utilidades mas:
• Margen de utilidad de operación.
• Ventas pronosticadas vs. • Tasa de rendimiento sobre
• EBITDA. (es un indicador
Evaluación del • Estándares vs. Real. Ventas reales. activos.
contable de la rentabilidad de
desempeño (financiero) • Presupuesto vs. Real. • Volumen de ventas en • Tasa de rendimiento sobre
una empresa. Se calcula como
términos reales. el capital
ingresos menos gastos,
• Valor económico agregado.
excluyendo los gastos
financieros (impuestos,
intereses, depreciaciones y
amortizaciones de la empresa).
• Satisfacción del cliente Los centros de costos y de ingresos Los centros de utilidades mas:
• Participación de mercado.
(interno o externo) mas: • Satisfacción de grupos
Evaluación del • Índices de satisfacción de
• Calidad del servicio. • Participación de mercado. involucrados.
desempeño (no financiero) clientes.
• Calidad de producción. • Valor agregado percibido por el • Indicadores de
• Lealtad de los clientes.
• Innovación. cliente. responsabilidad social.
