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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

“MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON BASE

A NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD, PARA LAS
PEQUEÑAS EMPRESAS DEDICADAS A LA VENTA DE REPUESTOS
AUTOMOTRICES EN LA ZONA METROPILITANA DE SAN SALVADOR”

TRABAJO DE GRADUACIÓN PRESENTADO POR:

ALICIA AURORA HERNÁNDEZ RODRÍGUEZ

GRISELDA ESMERALDA IRAHETA VÁSQUEZ
ELDAI MONTIEL BURUCA

PARA OPTAR AL GRADO DE

LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA

MARZO 2004

CIUDAD UNIVERSITARIA, SAN SALVADOR, EL SALVADOR, CENTROAMERICA

 UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Rectora : Dra. María Isabel Rodríguez

Secretaría : Lic. Lidia Margarita Muñoz Vela

Decano de la Facultad de

Ciencias Económicas : Lic. José Emilio Recinos Fuentes

Secretario de la Facultad de : Lic. Dilma Yolanda Vásquez de Del Cid

Ciencias Económicas :

Asesores : Lic. José Félix Larín

Lic. Santiago René Hernández

Tribunal Examinador : Lic. José Félix Larín

Lic. Leonardo Vinicio Barrios

MARZO de 2004.

San Salvador, El Salvador, Centroamérica

 ii

AGRADECIMIENTOS

A Dios Todopoderoso, a mi madre Maria Dolores Rodríguez, a mi padre Salomón

Hernández (De grata recordación), a mis hijos Karen, Jorge y Heitzel, a mi esposo, a

mis hermanos Juan Pablo, Martina del Carmen, Raúl Efraín, Morís Salomón y José

Angel, a mis compañeras de tesis Eldaí y Griselda. A todas mis amistades y a mis

maestros que me brindaron su apoyo.

A todos muchas gracias.

Alicia Aurora Hernández Rodríguez de Gómez

A Dios Todopoderoso, a mis padres Argelia Milagro Vásquez y Eusebio Mario Iraheta

por su sacrificio y apoyo incondicional, a mis hermanos Lisseth, Cristian, Yesenia y

Mario. A mis sobrinos Ernesto, Michelle y Francisco y demás familia, a mis compañeras

de tesis Eldaí y Aurora. A todos mis amigos en general y a mis maestros que me

brindaron su apoyo.

A todos que el señor les bendiga.

Griselda Esmeralda Iraheta Vásquez

A Dios Todopoderoso, a mis padres Enelda Rosa Buruca y Horacio Prudencio por su

sacrificio y apoyo incondicional, a mis hermanas y a mi hermano. A todos mis sobrinos

y demás familia, a mis compañeras de tesis Griselda y Aurora, a todas mis amistades en

general y a mis maestros que me brindaron su apoyo.

A todos que el señor les bendiga.

Eldaí Montiel Buruca

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INDICE

PAGINA
RESUMEN i
INTRODUCCIÓN iii
CAPITULO I

1. MARCO TEÓRICO 1
1.1. CONTABILIDAD 2
1.1.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD 2
1.1.2 CONTABILIDAD GENERAL 2
1.2. ESTADOS FINANCIEROS 3
1.2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. 4
1.2.2 ESTADOS FINANCIEROS PRINCIPALES O BÁSICOS 4
1.3. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS 5
1.3.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE ESTABLECEN LA BASE PARA
CUANTIFICAR LAS OPERACIONES DEL ENTE ECONÓMICO Y SU
PRESENTACIÓN. 6
1.3.1.1 VALOR HISTÓRICO ORIGINAL. 6
1.3.1.2 NEGOCIO EN MARCHA 6
1.3.1.3 DUALIDAD ECONÓMICA 7
1.3.2 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE SE REFIEREN A LA
INFORMACIÓN. 7
1.3.2.1 REVELACIÓN SUFICIENTE 7
1.3.3 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE SE REFIEREN A LOS REQUISITOS
GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA. 8
1.3.3.1 IMPORTANCIA RELATIVA. 8
1.3.3.2 CONSISTENCIA. 8
1.4. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC). 9
1.4.1 ALCANCE DE LAS NORMAS. 9
1.4.2 OBJETIVO DE LAS NORMAS. 9
1.4.3 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD: UNA BUENA
INVERSIÓN. 9
1.4.4 ESTRATEGIA PARA ADOPTAR LA NORMA INTERNACIONAL. 10
1.4.5 JUSTIFICACIÓN DE LAS NIC. 11
1.4.6 BENEFICIOS DE LAS NIC. 13
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1.4.7 PROCESO DE CONVERSIÓN. 13

1.4.8 VIGENCIA DE LAS NIC’S EN EL SALVADOR. 14
1.5. CICLOS DEL PROCESO CONTABLE. 16
1.5.1 CICLO DE ESTADOS FINANCIEROS. 16
1.5.1.1 NATURALEZA Y FUNCIONES. 16
1.5.1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO. 18
1.5.1.3 RIESGO AL NO APLICAR NIC’S. 18
1.5.1.4 PRINCIPALES PRÁCTICAS INADECUADAS EN LA PRESENTACIÓN
DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES. 20
1.5.1.5 NORMA APLICABLE A ESTE CICLO: (NIC 1) PRESENTACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS. 21
1.5.2 CICLO DE INGRESOS. 25
1.5.2.1 NATURALEZA Y FUNCIONES. 25
1.5.2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO. 26
1.5.2.3 RIESGO AL NO APLICAR NIC’S. 30
1.5.2.4 PRINCIPALES PRÁCTICAS INADECUADAS EN LA PRESENTACIÓN DE
ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES. 31
1.5.2.5 NIC APLICABLE A ESTE CICLO: (NIC 18) INGRESOS. 32
1.5.3 CICLO DE INVENTARIOS. 36
1.5.3.1 INVENTARIOS. 36
1.5.3.2 COSTOS DEL INVENTARIO. 36
1.5.3.3 RIESGO AL NO APLICAR NIC’S. 37
1.5.3.4 PRINCIPALES PRÁCTICAS INADECUADAS EN LA PRESENTACIÓN
DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES. 37
1.5.5 NORMA APLICABLE A ESTE CICLO: (NIC 2) INVENTARIOS. 38
1.6. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. 40
1.6.1 POLÍTICAS. 40
1.6.2 PROCEDIMIENTOS. 40
1.6.3 CONTROL. 41
1.6.3.1 MÉTODOS DE CONTROL. 41
1.7. CONTROL INTERNO. 42
1.7.1 CONCEPTO. 42
1.7.2 ANÁLISIS. 42
1.7.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL. 44
1.7.4 LA RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL INTERNO. 45
1.8. CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE. 45
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1.8.1 EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. 46

1.8.2 EL CONTROL INTERNO CONTABLE. 47
1.9. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. 47
1.9.1 MANUALES. 48
1.9.2 OBJETIVOS DEL MANUAL. 48
CAPITULO II
2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN. 49
2.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN. 49
2.1.1 GENERAL. 49
2.1.2 ESPECÍFICOS. 50
2.2. DISEÑO METODOLÓGICO. 50
2.2.1. TIPO DE ESTUDIO. 51
2.2.2 ÁREA GEOGRÁFICA DE ESTUDIO. 51
2.3 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. 51
2.3.1 DELIMITACIÓN TEÓRICA. 51
2.3.2 DELIMITACIÓN TEMPORAL 52
2.3.3 DELIMITACIÓN ESPACIAL. 52
2.3.4. UNIDADES DE ANÁLISIS. 52
2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA. 52
2.4.1. POBLACIÓN. 52
2.4.2. MUESTRA. 53
2.5 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN. 54
2.5.1 TÉCNICA DOCUMENTAL. 55
2.5.2 TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DE CAMPO. 55
2.5.3 INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS. 55

CAPITULO III
3. ANÁLISIS DE LAS SITUACIONES ENCONTRADAS. 56
3.1 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
EN LA INVESTIGACIÓN. 56
3.1.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 56
3.1.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS 59
3.1.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS 61
3.1.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE
CONTABILIDAD 62
3.2 DIAGNÓSTICO 64
 vi

3.2.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 64

3.2.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS 65
3.2.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS 66
3.2.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD 66
3.3 RESULTADOS CUANTITATIVOS 67
3.3.1 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 67

CAPITULO IV
4.1 CONSIDERACIONES GENERALES 83
4.1.1 INFORMES FINANCIEROS 83
4.1.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 84
4.1.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 86
4.1.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 88
4.2 CONSIDERACIONES RELATIVAS A LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS 90
4.2.1 INFORMES FINANCIEROS 90
4.2.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 92
4.2.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 93
4.2.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 94
4.3 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 96
4.3.1 INFORMES FINANCIEROS 96
4.3.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 97
4.3.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 98
4.3.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 98
4.4 RIESGOS INHERENTES 99
4.4.1 INFORMES FINANCIEROS 99
4.4.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 100
4.4.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 102
4.4.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 103
4.5 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 103
4.5.1 INFORMES FINANCIEROS 103
4.5.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 105
4.5.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 108
4.5.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 109
4.6 CONTROLES DE PROCEDIMIENTO 111
4.6.1 INFORMES FINANCIEROS 111
 vii

4.6.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 112

4.6.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 113
4.6.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 113
4.7 POLÍTICAS 114
4.7.1 INFORMES FINANCIEROS 114
4.7.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 114
4.7.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 115
4.7.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 116
4.8 INFORMACIÓN A REVELAR 116
4.8.1 INFORMACIÓN FINANCIERA 116
4.8.2 INFORMACIÓN A REVELAR DENTRO DEL CUERPO DEL ESTADO DE
RESULTADOS O EN LAS NOTAS 118
4.8.3 INGRESOS 121
4.8.4 INVENTARIOS 122
4.9 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 125
4.9.1 INFORMES FINANCIEROS 125
4.9.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR 132
4.9.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS 144
4.9.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR 154

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 164

5.1 CONCLUSIONES 164
5.1.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 164
5.1.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS 165
5.1.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS 165
5.1.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD 165
5.2 RECOMENDACIONES 166
5.2.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 166
5.2.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS 166
5.2.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS 166
5.2.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD 167

BIBLIOGRAFIA 168
ANEXOS
ENCUESTA 169
 viii

RESUMEN

El aumento de las importaciones de vehículos automotores ha incrementado el nivel de

trabajo a los talleres de mecánica automotriz y consecuentemente la venta de repuestos o
partes para los vehículos, generando un crecimiento de las pequeñas empresas dedicadas
a la venta de repuestos, transformándolas de microempresas a pequeñas empresas.

Este proceso de transformación y crecimiento de estos pequeños negocios que

generalmente eran manejados por sus propietarios a pequeñas empresas, se evidencia en
las dificultades de control de las operaciones, así como el control administrativo y
contable que afronta este tipo de empresa. Las dificultades señaladas obligan a la
aplicación de nuevas políticas y procedimientos contables para una adecuada
distribución de los costos e ingresos entre los períodos contables.

Los empresarios, generalmente dedicados a las operaciones "comerciales" comienzan a

comprender, y a asignarle, mayor importancia a las actividades de administración por su
incidencia en las políticas económicas y comerciales, y también comienzan a darle
crédito a la contabilidad por su importante apoyo a la administración. La calidad en los
procesos de información y más los de carácter contable, juega un papel decisivo en la
competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones tomadas se basan en
los resultados o productos de esos procesos.

El contador no puede renunciar a sus responsabilidad profesional y, por otra parte, es

imposible dictar reglas que cubran todas las circunstancias posibles, la tensión entre
estos extremos crea controversia y ansiedad; el problema está en dictaminar cuánta
uniformidad y rigidez se puede establecer mediante las Normas Internacionales de
Contabilidad, y qué tanta flexibilidad puede dejarse al juicio personal.

Es evidentemente imposible relevar al contador de su responsabilidad profesional

estableciendo reglas detalladas de conducta, ya que la responsabilidad profesional es una
de las cualidades que las normas mismas deben salvaguardar, por lo que éstas deben ser
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cuidadosamente definidas y clasificadas para que sirvan como la guía más clara y útil al
contador en el desarrollo de su trabajo diario.

El presente trabajo esta diseñado con un enfoque moderno del contador : El Capital:
Representado por bienes de cambio (Inventarios) y, la inversión necesaria (dinero) para
adquirir el conjunto de medios de producción; así como la presentación de sus estados
financieros; y específicamente en la observancia de las Normas Internacionales de
Contabilidad en la elaboración de un documento que sirva de guía para su aplicación en
concordancia con los procedimientos contables, que será de gran ayuda al contador
público de las ventas de repuestos automotrices. Los objetivos principales del trabajo
están orientados a lo siguiente:

a. Formular una guía práctica de políticas y procedimientos para la presentación de

los estados financieros con propósitos de información general, con el fin de
asegurar la comparabilidad de los mismos, tanto con respecto a los estados
publicados por la misma empresa en períodos anterior, como con respecto a los
de otras empresas diferentes, así como determinar su estructura, a la vez cumplir
con los requisitos mínimos sobre el contenido de los estados a publicar por las
empresas.
b. Presentar una guía práctica para el tratamiento contable de los ingresos que
surgen de ciertos tipos de transacciones y otros eventos en el curso de las
actividades de la empresa y que adoptan una gran variedad de nombres, tales
como ventas, comisiones, intereses, etc. y que generan incrementos en los
beneficios económicos, producidos a lo largo del período contable, en forma de
entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los
pasivos que dan como resultado aumentos en el patrimonio neto.
c. Diseñar una guía práctica para el tratamiento contable de los inventarios, dentro
del sistema de medición del costo histórico, así como para la determinación del
costo que debe acumularse a un activo, y el subsecuente reconocimiento como
 x

gasto del período, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe
en libros al valor neto realizable.
 INTRODUCCIÓN

En los países del mundo, la Contaduría se ha desarrollado más en los lugares donde las
empresas privadas alcanzan su máximo desarrollo, es decir, los sistemas de libre
empresa, eso hace que cada una de ellas se vuelvan competitivas, mejorando los medios
de producción, distribución y consumo de bienes y servicios, por tanto es necesario
contar con herramientas que proporcionan medios de información prácticos, confiables
y seguros que permitan a las empresas enfrentarse al desarrollo económico y social del
país. La herramienta principal es la Contabilidad.

En la actualidad las empresas viven en un ambiente cambiante, un factor importante es

la globalización de los mercados, situación que requiere nuevos ambientes de
producción, avances tecnológicos y búsqueda de nuevas estrategias, con el objeto de
ayudar a una mejor competitividad.

Dentro de las herramientas técnicas y metodológicas que la contabilidad proporciona, un

sistema de información permite recolectar, registrar, transformar y transmitir datos que a
través de informes contables, se pueden convertir en información oportuna, referente y
continua para los distintos niveles jerárquicos de la organización y terceras personas
interesadas en las acciones de la empresa; mejor dicho, los usuarios de la información
financiera.

El logro de la mejor rentabilidad, de la eficiencia, de la complejidad en general es

consecuencia de un efectivo conocimiento de la empresa para lo cual es importante un
diseño y rediseño administrativo; por lo que es importante a su vez disponer de
información contable, útil y confiable.

En la pequeña empresa dedicada a la venta de repuestos automotrices se ha observado la

carencia de políticas y procedimientos para la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados
financieros, lo cual genera la presentación inadecuada de la información en los estados
financieros.

La falta de políticas y procedimientos en este tipo de empresa se puede procesar asientos

o registros contables que son inaceptables y el presentar incorrectamente saldos de
cuentas. También, pueden no efectuarse asientos contables fundamentales o llevarse a
cabo de manera incompleta o afectar contablemente períodos que no corresponden;
pueden omitirse elementos de datos indispensables; utilizarse métodos o procedimientos
no razonables. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente por omisión
de asientos contables, codificaciones incorrectas, asientos duplicados o por cortes
impropios

Considerando que en el país no existe suficiente bibliografía especializada sobre el

tratamiento contable de empresas dedicadas a la venta de repuestos, se ha elaborado el
presente trabajo para profundizar en el aspecto técnico, como un aporte en la materia.

Se considera de utilidad social debido a que la aplicación de las normas dará validez y
profesionalismo a su trabajo, por lo que se pretende diseñar procedimientos y políticas
que permitan recolectar, registrar, transformar y transmitir datos que a través de
informes contables, se puedan convertir en información oportuna, referente y continua
para la empresa y los usuarios de la información financiera.

El trabajo se puede describir brevemente de la manera siguiente:

CAPITULO I: El marco teórico contiene generalidades sobre aspectos normativos de la

contabilidad y el marco referencial de los ciclos contables, con enfoque a las Normas
Internacionales de Contabilidad que constituyen la base teórica del trabajo de
investigación desarrollado y los conceptos concernientes al tema en estudio, los cuales
son aplicados en la ejecución y forman parte del trabajo final; contiene la parte teórica
referente a políticas y procedimientos en las que se enmarca la presentación de los
estados financieros, además contiene el uso de manuales.
 iii

CAPITULO II: Presenta un panorama detallado de la metodología utilizada durante la

investigación, se determinan los objetivos en donde se define el área de estudio y los
resultados que se espera obtener, así como la puntualización de propósitos específicos
considerados ejes problemáticos en el desarrollo del trabajo, la metodología de la
investigación define las técnicas, métodos e instrumentos que se han de utilizar en la
recolección de la información necesaria para sustentar el trabajo.

CAPITULO III: Como complemento se presentan un análisis de los resultados

obtenidos, la tabulación de los mismos y el diagnóstico de las situaciones encontradas.

CAPÍTULO IV: En esta parte del trabajo se describe las consideraciones generales por
área de estudio; seguidamente se presenta una breve separación de funciones que es
necesaria para la aplicación de las políticas y procedimientos, que constituye la base
para la elaboración del manual, se concluye con la presentación del manual de políticas
y procedimientos en las diferentes áreas con enfoque de capital. Los procedimientos
detallan los lineamientos técnicos y legales para desarrollar la contabilidad tomando en
cuenta las Normas de Internacionales de Contabilidad;. Al terminar el trabajo se
obtendrá procedimientos que podrán ser aplicados por los contadores de las empresas
dedicadas a la compraventa de repuestos automotrices.

CAPITULO V: Se plantea las principales conclusiones y recomendaciones que merecen

destacarse y que su puesta en práctica posibilitaría a los contadores de las empresas a
superar en alguna medida las deficiencias y limitantes detectadas en la etapa de
investigación.
 1

CAPITULO I

1. MARCO TEÓRICO

El Contador Público, por estar inmerso en los diferentes aspectos económicos de un país,
debe tener un carácter dinámico y por lo tanto estará acorde a los cambios y a las
nuevas necesidades de las empresas. En la actualidad las empresas viven en un
ambiente cambiante, un factor importante es la globalización de los mercados, situación
que requiere nuevos ambientes de producción, avances tecnológicos y búsqueda de
nuevas estrategias, con el objetivo de ayudar a una mejor competitividad.

En los países del mundo, la Contaduría se ha desarrollado más en los lugares donde las
empresas privadas alcanzan su máximo desarrollo, es decir, los sistemas de libre
empresa, eso hace que cada una de ellas se vuelvan competitivas, mejorando los medios
de producción, distribución y consumo de bienes y servicios, por tanto es necesario
contar con herramientas que proporcionan medios de información prácticos, confiables
y seguros que permitan a las empresas enfrentarse al desarrollo económico y social del
país. La herramienta principal es la Contabilidad.

Es responsable de suministrar información económica y financiera de las entidades

donde labora, entregando dictámenes basados de conformidad con los resultados de la
realidad. En otras palabras, el Contador debe presentar los informes al público, haciendo
referencia en la importancia de mantener la "Fe Pública" que la sociedad ha establecido
en su actuación, efectuando un trabajo libre e imparcial, sin ocultar o distorsionar la
información que puedan inducir a proporcionar datos equívocos y erróneos.

Dentro de las herramientas técnicas y metodológicas que la contabilidad proporciona, un

sistema de información permite recolectar, registrar, transformar y transmitir datos que a
través de informes contables, se pueden convertir en información oportuna, referente y
continua para los distintos niveles jerárquicos de la organización y terceras personas
 2

interesadas en las acciones de la empresa; mejor dicho, los usuarios de la información

financiera.

En la pequeña empresa dedicada a la venta de repuestos automotrices se ha observado la

falta de políticas y procedimientos para la realización de las operaciones y la
presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados
financieros.

1.1. CONTABILIDAD
1.1.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD

El concepto de contabilidad que actualmente se tiene va de acuerdo con la nueva

tecnología que emplean las empresas; aquella responde a las necesidades de los negocios
(en los tiempos modernos), proporcionándoles todo los medios necesarios para obtener
directrices administrativas que conduzcan al negocio a un constante ritmo de progreso.

Por lo anterior, se dice “ La contabilidad es la técnica que ayuda a registrar, en

términos monetarios, todas las operaciones contables que realiza la empresa,
proporcionando, además los medios para implantar un control que permita obtener una
información veraz y oportuna a través de los Estados Financieros, así como una correcta
interpretación de los mismos”

“Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir, de manera significativa y en

términos monetarios, las transacciones y acontecimientos que son, al menos en parte, de
índole financiera y, de interpretar los resultados consecuentes”.

1.1.2 CONTABILIDAD GENERAL

Es la expresión más amplia de la contabilidad, pues comprende todos los principios y

normas que son de aplicación para el cumplimiento de los fines que persigue la
contabilidad sin referirse a una determinada rama de especialización.
 3

“Técnica administrativa mediante la cual se procura la información y el control

necesario para dirigir el funcionamiento de toda empresa”

1.2. ESTADOS FINANCIEROS

Estado Financiero es un documento fundamentalmente numérico, en cuyos valores se

consigna el resultado de haberse conjugado los factores de la producción por una
empresa, así como de haber aplicado las políticas y medidas administrativas dictadas por
los directivos de la misma, y en cuya formulación y estimación de valores, intervienen
las convenciones contables y juicios personales de quien los formula, a una fecha o por
un período determinado.

Se pretende que con el concepto expuesto, se pueda comprender mejor a que se hace
referencia cuando se habla de estados financieros, ya que se ha procurado incluir los
elementos tanto objetivos como subjetivos que por su importancia afectan en cierto
grado la información contenida en los mismos.

No obstante lo dicho, debe recordarse que "los estados financieros, no bastan por si solos
para llegar a una conclusión adecuada con respecto a la situación de una empresa,
debido a que algunos elementos influyen decisivamente sobre la situación indicada y su
productividad no figuren en el cuerpo de aquellos y otros factores que no son tasables en
dinero, tales como: capacidad de la administración, localización de la empresa con
respecto a las fuentes de abastecimiento de materias primas y mano de obra, eficiencia
de los transportes, condiciones del mercado en que opere, condiciones de la rama
industrial a que pertenezcan, problemas técnicos, industriales y régimen fiscal.

Por último es preciso indicar una limitación que los estados financieros tienen, ya que en
virtud a que muestran cifras en dinero y debido a que éste no tiene un valor estático,
supuesto que es variable de un día a otro, es necesario considerar que las cifras en ellos
mostradas no representan valores absolutos.
 4

1.2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

a. Estados Financieros Pro forma.

b. Estados Financieros Principales o Básicos.
c. Estados Financieros Secundarios o Accesorios.

1.2.2 ESTADOS FINANCIEROS PRINCIPALES O BÁSICOS

Son aquellos que por la abundancia de cifras informativas e importancia de las mismas,
permiten al lector una apreciación global de la Situación Financiera y Productividad de
la empresa que los originó. Su división es la siguiente:

a. Estado de Situación Financiera.

b. Estado de Resultados de Operación.
c. Estado de Flujos de Efectivo.
d. Estado de Cambio en el Patrimonio
e. Notas explicativas en los Estados Financieros

Los Estados Financieros son informes resumidos y condensados de las transacciones

contables que se pueden obtener en cualquier punto en el tiempo y el espacio, según los
objetivos que persigue el sistema de información financiera. Entre ellos se tienen:

a. Presentar la cuantía de recursos versus. obligaciones y los ingresos versus egresos.

b. Comparar con las proyecciones realizadas en los presupuestos con las cifras
obtenidas durante la gestión.

c. Determinar las desviaciones existentes entre los planes y programas trazados al

inicio del periodo.

d. Conocer las fuentes y usos de los flujos de fondos y confrontar con las estimaciones
de los programas de caja.
 5

e. Establecer mecanismos de control de las deudas de la empresa para evitar problemas

de insolvencia o mora para las obligaciones.

f. Contribuir a la formación de estadísticas de los aspectos más relevantes de la

compañía.

g. Permitir el análisis de tendencias o calcular índices financieros.

h. Constituir la principal fuente de datos para evaluar la gestión de la administración.

1.3. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Los principios de contabilidad son reglas generales adoptadas por la profesión contable
como guías para usarse al registrar e informar sobre los asuntos y las actividades de un
negocio a sus accionistas, inversionistas, acreedores y otras personas de afuera.

El ejercicio de la contaduría pública implica un alto sentido de la ética, gran capacidad

técnica y gran anhelo de servir a la sociedad, teniendo como mira principal la
manifestación de la verdad en todas las actividades contables; de ahí que para los
contadores públicos sean un motivo de interés, de estudio y aún de controversias, los
términos de “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”

Los principios de contabilidad han evolucionado, y siguen evolucionando, a partir de la

reflexión combinada de los miembros de la profesión contable, quienes estaban y están,
por lo pronto influenciados por las necesidades de los gerentes de negocios, las distintas
dependencias gubernamentales, los accionistas e inversionistas y el público en general.

El agregado de estas influencias dio, y da nacimiento a las teorías de contabilidad;

algunas de ellas fueron, y son aceptadas y otras rechazadas.

En congresos, conferencias, en artículos, cátedras, por todos los medios se ha estudiado

y discutido tan delicado tema, por ser, precisamente el apoyo técnico y moral que tiene
el contador en las diversas actividades propias de su profesión.
 6

El término “Principios de Contabilidad” no fue dado al azar, sino después de someter

a serios estudios los vocablos, leyes, convencionalismos, doctrinas, axiomas y
principios; inclinándose por este último, por las siguientes razones:

“La necesidad de dar a conocer la existencia de varios métodos de contabilidad y

obligar a que las sociedades mercantiles informaran sobre las leyes que se tomaran en la
formación de sus estados financieros, estaban formados o no, de acuerdo a los métodos
aceptados, y además debieran hacer notar si eran afines a las buenas prácticas de la
contabilidad”.

1.3.1 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE ESTABLECEN LA BASE PARA

CUANTIFICAR LAS OPERACIONES DEL ENTE ECONÓMICO Y SU
PRESENTACIÓN.
1.3.1.1 VALOR HISTÓRICO ORIGINAL.

Este principio establece que los bienes y derechos deben valuarse a su costo de
adquisición o fabricación. Sin embargo, admite que "estas cifras deben modificarse en
caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando
métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de
la información contable"

1.3.1.2 NEGOCIO EN MARCHA

Este principio presupone la permanencia del negocio en el mercado, con excepción de

las entidades en liquidación.

La entidad se presume en existencia permanente, salvo o especificación en contrario. Por

lo tanto las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos, o
modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. Cuando las cifras representen
valores estimados de liquidación, esto deberá especificarse claramente y solamente serán
aceptables para información general cuando la entidad esté en liquidación.
 7

Se concluye que el principio de la contabilidad debe ser aplicado a los negocios que se
encuentren en situaciones normales, entendiendo por tal normalidad cierto equilibrio
entre el Activo Circulante y el Pasivo Circulante; así como la solvencia que debe haber
entre el resto del activo con las obligaciones a largo plazo.

1.3.1.3 DUALIDAD ECONÓMICA

Este principio manifiesta que cada recurso que dispone la entidad fue generado por
terceros, quienes poseen derecho - e intereses- sobre los bienes de la entidad. A su vez,
los recursos constituyen una especificación de los derechos que sobre ellos existen.

Esta dualidad se constituye de:

a. Los recursos de los que dispone la entidad para la realización de sus fines y,
b. Las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son la especificación de los derechos
que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto.

1.3.2 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE SE REFIEREN A LA INFORMACIÓN

1.3.2.1 REVELACIÓN SUFICIENTE

Este principio se refiere al hecho de que los estados financieros deben contener de
manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y
la situación financiera de la entidad.

Bajo este principio se postula que los estados financieros y sus notas y demás
explicaciones complementarias deben revelar amplia y completamente todos los datos
pertinentes de naturaleza material relativos a la posición financiera y a los resultados de
operación de la empresa para los cuales se prepararon.
 8

1.3.3 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE SE REFIEREN A LOS REQUISITOS

GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

1.3.3.1 IMPORTANCIA RELATIVA

Este principio postula que en la elaboración de información financiera se debe equilibrar

el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la
información.

El principio de contabilidad de importancia relativa, por su característica conceptual,

tiene una estrecha relación con los demás principios que constituyen la doctrina contable
y abarca tanto el conjunto de los datos que entran al sistema, como la información
resultante de su operación.

La importancia relativa tiene una extensa gama de posibilidades de interpretación, según

sea la naturaleza del caso que se presente o las circunstancias particulares en las que se
toma la decisión de procesar o comunicar la información. Por lo anterior, no es posible
definir con exactitud los parámetros de su aplicación.

1.3.3.2 CONSISTENCIA

Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de

cuantificación que permanezcan en el tiempo. La información contable debe ser
obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de
cuantificación, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad,
conocer su evolución y, mediante la comparación con estados de otras entidades
económicas, conocer su posición relativa.

Este principio establece que los principios y reglas con los cuales se obtuvo la
información contable permanezcan en el tiempo para facilitar su comparabilidad.
Asimismo, establece que cuando exista algún cambio, éste se justifique y se anote el
efecto que produce en las cifras contables.
 9

1.4. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC)1

Las Normas Internacionales de Contabilidad son regulaciones de alta calidad, que

exigen seguir prácticas contables apropiadas para cada circunstancia económica en
particular y son aceptables para los usuarios y elaboradores de los estados financieros.

El comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) es un organismo

independiente, de carácter privado, cuyo objetivo es conseguir la uniformidad en los
principios contables para la información financiera en el mundo

1.4.1 ALCANCE DE LAS NORMAS

En cada Norma Internacional de Contabilidad se expresará claramente cualquier tipo de

limitación, si la hubiese, respecto de su aplicabilidad. Las Normas, que no serán
aplicables a partidas de escasa importancia relativa, tendrán vigencia desde la fecha que
se indique en las mismas, careciendo de efecto retroactivo a menos que se indique lo
contrario.

1.4.2 OBJETIVO DE LAS NORMAS

Los miembros del IASC creen que la adopción, en sus respectivos países, de las Normas
Internacionales de Contabilidad, junto con la información sobre el cumplimiento de las
mismas, tendrá con el tiempo un impacto significativo. Se mejorará la calidad de los
estados financieros y se ganará en cuanto al grado de comparabilidad. La credibilidad y,
consecuentemente, la utilidad de los estados financieros, resultará acrecentada en todo el
mundo.

1.4.3 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD: UNA BUENA

INVERSIÓN

Información confiable y más transparente crea confianza y atrae inversores.

1
Normas Internacionales de Contabilidad - 2000
 10

La adhesión a principios contables aceptados internacionalmente es tan sólo una de las

muchas herramientas que pueden reducir riesgos y redituar beneficios financieros y
económicos. Aún más importante que la información difundida es lo que revela su
contenido. Se puede esperar que los bancos mejoren la gestión actual de sus actividades
crediticias si disponen de información más precisa y de mejor difusión. Los fenómenos
de contagio financiero global del pasado han sido precipitados por crisis bancarias. La
aplicación de principios contables aceptados internacionalmente puede tener un impacto
positivo en los bancos, resultando en una mejor contabilidad de la base de capital y en
un cumplimiento más cuidadoso de los principios de Basilea.

Rediseñar un sistema contable nacional para que se ajuste a las normas de la Junta
Internacional de Normas Contables supone un gasto importante para muchos países,
pero atraer inversiones es un beneficio obvio. Atraer préstamos es otro. Además hay una
cuestión de acceso a los mercados internacionales de capital. Una firma podrá
eventualmente emitir acciones en cualquier lugar del mundo si se adhiere a normas
contables internacionales.

1.4.4 ESTRATEGIA PARA ADOPTAR LA NORMA INTERNACIONAL

Primero es necesario hacer un diagnóstico de las regulaciones y de la legislación en el

país: el código impositivo, las leyes comerciales, regulaciones de bolsa de valores,
regulaciones bancarias. Se debe determinar el impacto que tendrá la adopción de normas
internacionales en las operaciones de todos esos sistemas. Es necesario determinar el
costo de ajustar las regulaciones que se puedan tener que cambiar. Desde luego, esto
puede ser costoso y difícil, los beneficios justifican el hacerlo.

Países pequeños podrían carecer de los recursos necesarios para implementar algunas de
las reformas. En países más grandes se da otro tipo de problema: los sectores interesados
son más poderosos y eso hace más costoso superar la oposición a las reformas.
 11

Cambiar los métodos de contabilidad tiene impacto en impuestos y dividendos. Son

necesarias nuevas leyes y regulaciones que se ocupen de esto. Se requerirán cambios en
los sistemas regulatorios e impositivos. Es una tarea integral. Cambios parciales no
darían resultado.

Cuando se examina un estado financiero, se observa que se han asumido muchos

planteamientos. Los números no reflejan necesariamente toda la información. De
manera que hay que ir más allá de los números para detectar las premisas que se hicieron
al prepararlos. Existen muchos más aspectos que pueden tener impacto en los resultados
pero que no se ven reflejados necesariamente en el estado financiero, como eventos
futuros en proceso de planificación.

La situación financiera es una parte muy pequeña de toda la información (financiera)

que puede ser necesario conocer. Existen diferentes opciones permisibles aun dentro de
un principio contable determinado. Es necesario saber qué opciones se aplicaron. La
norma internacional también tiene sus propias opciones.

Esta es la razón por la necesidad de facilitar información, no sólo sobre los estados
financieros, sino también sobre la metodología utilizada en la configuración de esos
estados financieros.

1.4.5 JUSTIFICACIÓN DE LAS NIC

Recientemente han aparecido en algunos medios de comunicación diversos comentarios

en contra de la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) en la
preparación de información financiera. En particular, se ha llegado al extremo de decir
que los ajustes generados por la vigencia de la NIC 12 (modificada) van a producir
pérdidas a las empresas.

Lamentablemente, eso no es posible porque la contabilidad no crea ganancias ni

pérdidas sólo las reconoce como si fuera una fotografía de la situación económica y
financiera de las empresas. De fotos distorsionadas hoy es posible obtener imágenes que
 12

reflejan mejor la realidad de lo que se podía lograr en tiempos pasados. De la misma

manera, la contabilidad está siendo mejorada con la aplicación de nuevas normas
desarrolladas por expertos internacionales que identifican con mayor precisión las
transacciones o hechos económicos y su mejor registro contable.

La aplicación de la NIC 12 obliga a reconocer el impuesto diferido por el excedente de

reevaluación. La crítica es que dicho impuesto diferido recién tendría efectos en caso de
venderse el bien revaluado, lo cual puede tardar muchos años. Según estos críticos, se
estaría afectando indebidamente el patrimonio de la empresa.

Frente a esta crítica cabe preguntarse si la totalidad del excedente de revaluación le

pertenece a los accionistas. A ellos les corresponde el excedente de revaluación neto, es
decir deducidas las obligaciones tributarias que se deriven por la disposición del mayor
valor de los activos que le dieron origen.

Por consiguiente lo que la NIC 12 pretende es reconocer el derecho de los accionistas

sobre el excedente neto de los efectos presentes o futuros por la disposición o
depreciación de los activos que le dieron origen. Presentar la información de otra manera
sería "inflar" injustificadamente esa partida.

En ese sentido comentarios de que se va a perjudicar al patrimonio de las empresas y a

los indicadores financieros por aplicación de las NIC. Una de las cualidades de la
contabilidad es su neutralidad pues no tiene interés en perjudicar ni beneficiar a nadie y
sólo busca la información financiera transparente. Quienes buscan alterar esa situación
olvidan que en ella se sustenta la confianza de los inversionistas, entidades financieras,
acreedores, trabajadores y usuarios en general de dicha información financiera.

Finalmente, los empresarios deben tener la seguridad de que los contadores públicos, no
tienen ningún ánimo de generar problemas a las empresas. Al contrario, se sienten parte
 13

de ellas y trabajan para ellas. El interés al exigir el cumplimiento de las NIC es

proporcionar información correcta para tomar las mejores decisiones que permitan el
éxito de las empresas.

1.4.6 BENEFICIOS DE LAS NIC

Los beneficios a obtener del proceso de adaptación a NIC’S son en suma:

a. Mejora potencial de la credibilidad y de las relaciones con los usuarios de los

estados financieros y con el mercado, en la medida en que se agilice y aumente la
transparencia en la información financiera, excediendo las expectativas de los
usuarios y siendo recompensado por ello.

b. Mejora de la calidad de la información financiera y no financiera, consiguiendo

así una información más útil y fiable para la gestión de la empresa y para el
reporte a terceros.

c. Integración de los procesos y sistemas de información de gestión y de reporte

financiero, siendo capaz de gestionar e informar de manera más clara, con más
frecuencia y más puntual.

d. Más tiempo para enfocarse al negocio, al saber que los procesos y las normas
internas de reporte financiero se encuentran actualizadas.

1.4.7 PROCESO DE CONVERSIÓN

El proceso de conversión a Normas Internacionales de Contabilidad no es un mero

ejercicio mecánico de redenominación de los estados financieros de un grupo de
sociedades. No es sólo un cambio de principios contables. Supone una transformación
profunda e integral de los procesos de generación de información financiera de la
empresa que puede afectar tanto a sus componentes internos como a su habilidad para
desenvolverse en el mercado en que opera y a su imagen exterior.
 14

En el proceso de adaptación tendrán que participar prácticamente la totalidad de los

departamentos de su empresa, ya que los cambios incidirán en:

a. La contabilidad y la información
b. La comunicación financiera
c. Los contratos que incluyan magnitudes contables
d. Los indicadores de gestión
e. La formación
f. Los sistemas de información

Es probable que la adaptación a las Normas Internacionales de Contabilidad exija

asimismo que los departamentos de operaciones recojan y analicen información
adicional que no se utilizaba previamente en los procesos de generación de información
financiera. Por tanto, es importante que todos los departamentos sean conscientes del
proceso de adaptación y entiendan la importancia y el alcance de un cambio fundamental
en la forma en que su empresa medirá sus resultados y se presentará al mundo exterior.

En consecuencia, debe abordarse como un proceso global de conversión, con la

necesaria involucración continuada de la Dirección.

Aparte de la necesidad de cumplimiento, este cambio conlleva una oportunidad. Es el

momento de redefinir la visión de la empresa en relación con la comunicación de
información financiera y no financiera. Es el momento de alinear la información
financiera externa y la información de gestión interna y de establecer medidas e
indicadores de desarrollo consistentes entre sí.

1.4.8 VIGENCIA DE LAS NIC’S EN EL SALVADOR

Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria

 15

COMUNICA

Ante la entrada en vigencia en El Salvador, de la aplicación de las Normas

Internacionales de Contabilidad.

CONSIDERANDO

I. Que durante el año 2001 se realizaron por parte de las diferentes gremiales y
educativas, una serie de cursos para facilitar el conocimiento y aplicabilidad de
las Normas Internacionales de Contabilidad, concluyéndose por parte de los
participantes y las asociaciones gremiales auspiciadoras la necesidad de mayor
capacitación para la correcta aplicación contable y adecuación de los controles
internos y los sistemas de información.
II. Que es necesario potenciar la promoción y divulgación de dichas normas, por
parte de los gremios y entes involucrados, para lograr una participación más
efectiva, de los contadores de las empresas e instituciones de los diferentes
sectores de la economía nacional, en los eventos de capacitación sobre la
aplicación e interpretación de las NIC’s a través del proceso de la educación
continuada, para una mejor y adecuada interpretación y aplicación de la
normativa contable internacional.

III. Que los profesionales del ramo han manifestado la necesidad de definir los
procesos y mecanismos específicos en lo que concierne al impacto tributario, así
como las estrategias de implementación en el ámbito empresarial y financiero,
para que estas Normas constituyan una opción práctica para el bienestar
económico, financiero y fiscal de El Salvador.
 16

IV. Que sectores importantes de la economía nacional, tales como la Banca, las
Empresas de Seguros, Administradoras de Fondo de Pensiones, se encuentran
realizando estudios de adaptación y uniformidad ante la aplicación de las NIC’s.

V. Por tanto, con base a los considerandos y lo establecido en el artículo 36 literal j)

de la Ley Reguladora del Ejercicio de la Contaduría, este Consejo:

ACUERDA

A. Ratificar la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad, que tiene

amplia aplicación y reconocimiento internacional, y mediante los cuales se puede
lograr el objetivo de compatibilizar los registros e informes contables, en armonía
con las tendencias contables mundiales.

B. Ampliar el plazo de obligatoriedad para la entrada en vigencia de la Normas

Internacionales de Contabilidad, hasta el ejercicio económico que comienza el 1º
de enero de 2004.

C. En armonía con lo anterior en los Estados financieros del ejercicio 2002 se

deberán incluir las notas explicativas que indiquen la diferencias existentes entre
la práctica de las normas contables actuales, con la aplicación de las Normas
Internacionales de Contabilidad. Para el ejercicio de 2003, se deberán incluir en
los Estados Financieros las notas explicativas pertinentes, que muestren de forma
cuantitativa los efectos originados en las diferencias antes identificadas.2

1.5. CICLOS DEL PROCESO CONTABLE

1.5.1 CICLO DE ESTADOS FINANCIEROS

1.5.1.1 NATURALEZA Y FUNCIONES

2
Acuerdo del Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria, 01-01-2002
 17

Se diferencia fundamentalmente este ciclo de los demás, en que no procesa

transacciones, sino que recoge información contable y operativa y la analiza, evalúa,
resumen, concilia, ajusta y reclasifica, con el objeto de suministrarla a la Dirección y a
terceros. Se tiene entonces, que la finalidad de este ciclo es informar a la Dirección de la
empresa en sus organismos esenciales como asambleas de accionistas, juntas directivas,
consejos, comités, funcionarios y a terceros interesados o vinculados como organismos
gubernamentales, prestamistas o acreedores, etc. la situación de la empresa y el resultado
provenientes del proceso de transacciones.

Contablemente este ciclo recibe asientos primarios o de diario provenientes de los otros
cuatro ciclos, que son los que procesan transacciones. Las diversas cuentas del mayor
general deben evaluarse y analizarse en este ciclo y conciliarse con la información que
recibe de los otros ciclos. Este paso es indispensable efectuarlo, sobre todo cuando el
proceso de análisis y evaluación no se completa en las funciones que desarrollan los
ciclos que procesan transacciones.

Particularidades del ciclo de Informe Financiero. Características de este ciclo son las
siguientes:

a. Funciones especiales: Pases al mayor general, datos para notas e información

suplementaria, elaboración de asientos de diario (cuando no se hace en otros ciclos),
consolidaciones, conversión de datos en monedas diferentes a la de curso legal,
elaboración de informes, archivo de datos financieros.

b. Asientos Contables: Valuaciones (si no se hacen en otros ciclos), eliminaciones

y reclasificaciones.

c. Documentos y formas: Asientos de diario, estados financieros e informes

diversos.

d. Informes generales u ordinarios: Balances de comprobación, balances generales

y estados de resultados, informes de responsabilidades, informes de resultados por
 18

dependencias o secciones, estados de movimiento de efectivo, estado de cambios en

la situación financiera y declaraciones de renta y patrimonio.

1.5.1.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Autorización. Los asientos de diario y ajustes contables deben autorizarse conforme a

los criterios de la Dirección de la empresa, también crearse y mantenerse procedimientos
de proceso acordes con el juicio de la Dirección.

Procesamiento de transacciones. Únicamente deben aprobarse los asientos de diario

que se ajustan a los criterios de la Dirección e igualmente, estos asientos deben
elaborarse con exactitud y oportunamente; los datos que se considere exponer deben ser
oportunos, además de resumirse e informarse con exactitud; todos los asientos de diario
aprobados deben pasarse con exactitud a las cuentas del mayor general; los saldos del
libro mayor reportarse y utilizarse oportunamente; las conversiones y consolidaciones de
informes financieros deben hacerse correcta y oportunamente.

Clasificación. Los asientos de diario deben resumirse y clasificar las transacciones

económicas conforme a un plan establecido por la Dirección; los informes deben
prepararse correcta y oportunamente, sobre bases uniformes o consistentes, de manera
que presenten razonablemente la información que pretenden hacer conocer.

1.5.1.3 RIESGO AL NO APLICAR NIC’S

A. Los riesgos que se pueden correr en esta función, incluyen los dos primeros
enunciados para la función de Autorización, o sea, el procesar asientos o registros
contables que son inaceptables y el presentar incorrectamente saldos de cuentas.
También, pueden no efectuarse asientos contables fundamentales o llevarse a
cabo de manera incompleta o afectar contablemente períodos que no
corresponden; pueden omitirse elementos de datos indispensables; utilizarse
métodos o procedimientos no razonables.
 19

B. Los saldos de las cuentas pueden estar errados debido a uno o más de los
siguientes aspectos:

a. Omisión de asientos aprobados,

b. Asientos no autorizados;

c. Efectuar asientos a cuentas que no corresponden,

d. Afectar períodos contables distintos.

C. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente por uno o más de los
siguientes motivos:

a. Omisión de saldos del mayor general,

b. Errores aritméticos,
c. Tipo de cambios o tasas de conversión incorrectos, y
d. Omisión de asientos de eliminación y clasificaciones inadecuadas.

D. Pueden no estar disponibles oportunamente los estados financieros; presentarse

éstos incorrectamente por omisión de asientos contables, codificaciones
incorrectas, asientos duplicados o por cortes impropios. También puede
debilitarse el control interno al no cumplir con este objetivo.

E. Los estados financieros publicados o entregados al público y demás interesados,

pueden no estar preparados de conformidad con principios de contabilidad
aplicados de manera consistente; la información presentada puede ser demasiado
resumida o lacónica; pueden presentarse excesivos detalles; los informes
fundamentales pueden prepararse inexactos; la empresa puede exponerse a
acciones ejecutorias o sanciones por organismos reguladores o que ejercen
inspección y vigilancia.
 20

1.5.1.4 PRINCIPALES PRÁCTICAS INADECUADAS EN LA PRESENTACIÓN DE

ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES

Las prácticas inadecuadas en que se pueden incurrir en este ciclo, entre otras son:

Omisión de acompañar los estados financieros con notas explicatorias relativas a las
políticas contables empleadas, contingencias, transacciones con empresas subordinadas,
métodos de valuación utilizados, compromisos, convenios, obligaciones y demás que a
buen criterio se considere necesarias de hacer. Igualmente, no revelar cambios en los
principios y las prácticas contables de un ejercicio a otro y los efectos producidos sobre
las cifras.

Son prácticas inadecuadas, también involucrar partidas en cuentas que no corresponden

o se ajustan a su naturaleza, incluir valores significativos de diferente naturaleza bajo un
mismo título o cuenta; no presentar por separado valores actuales considerables respecto
de los valores históricos; no separar en el activo y pasivo los derechos y obligaciones
exigibles en partes corriente y no corriente; hacer compensaciones de saldos deudores y
acreedores originados por operaciones diferentes; no formular estados financieros
consolidados conforme a las normas existentes; no revelar bases de valuación de
inversiones, inventarios, activos fijos; datos concernientes a pignoraciones; gravámenes,
contingencias y el monto de las inversiones en futuros planes o proyectos.

A. INFLUENCIA DE LA NORMA LEGAL EN LA CONTABILIDAD

Es importante reconocer que en nuestro medio, la norma legal ejerce gran influencia en
la dirección y manejo de la contabilidad, unas veces acogiendo principios de
contabilidad generalmente aceptados y en otros casos, creando prácticas que se apartan
de tales principios o no son razonables, pero de forzoso cumplimiento.

B. ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES NECESARIOS

 21

Para cumplir con una adecuada presentación de la situación financiera se requiere

producir al menos los siguientes estados e informes:

a. Balance General,
b. Estado de Ganancias y Pérdidas,
c. Estado de flujo de Efectivo
d. Estado de Cambios en la Situación Financiera,
e. Notas a los Estados Financieros.

C. INEXACTITUD EN LA CONTABILIDAD

El término “inexactitud de los datos contables” ha sobresalido en el texto de

disposiciones legales, especialmente de carácter impositivo, pero no revestido de un
alcance y significado preciso, creando por lo tanto incertidumbre en la práctica.

A este respecto es importante considerar que la inexactitud contable puede provenir de

hechos con figurativos de irregularidades, esto es, originados en negligencia o dolo,
como también en aspectos que son propios a la misma naturaleza de la contabilidad (ser
razonable), tales como los estimativos y provisiones o su determinación como
deducciones, cálculos, etc.

De acuerdo con los anteriores considerandos y un sentido de equidad, el término de

“inexactitud” debe estudiarse en dos campos. En un ámbito estrictamente contable o sea
aquellas inexactitudes que se puedan dar por la misma naturaleza de la contabilidad, y en
otro campo, desde el punto de vista de aquellas inexactitudes que se puedan presentar en
la rendición de la información tributaria, que desde luego tendrán un ámbito de
ocurrencia más amplio que el contable.

1.5.1.5 NORMA APLICABLE A ESTE CICLO: (NIC 1) PRESENTACIÓN DE

ESTADOS FINANCIEROS.
 22

La NIC 1 revisada actualiza los requisitos de las normas reemplazadas, en consonancia

con lo establecido en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los
Estados Financieros del IASC. Además, ha sido diseñada para mejorar la calidad de los
estados financieros, presentados según las Normas Internacionales de Contabilidad,
mediante las siguientes medidas:

a. asegurar que, en los estados financieros donde se afirme cumplir con las NIC, se
respetan cada una de las Normas aplicables, incluyendo los requisitos sobre
presentación y revelación;

b. asegurar que las divergencias respecto de las NIC quedan restringidas a casos
extremadamente raros (cuando se den serán debidamente seguidos, y se darán guías
suplementarias si fueran apropiadas);

c. suministrar una guía de la estructura de los estados financieros, donde se incluyan los
requisitos mínimos para cada estado importante, para la descripción de los criterios
contables y para las notas (se incluye un apéndice ilustrativo), y

d. establecer (a partir del Marco Conceptual) los requisitos prácticos sobre asuntos tales
como la materialidad, empresa en funcionamiento, selección de criterios contables
cuando no exista una Norma, consistencia y presentación de información
comparativa.

OBJETIVO

El objetivo de esta Norma es establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con propósitos de información general con el fin de asegurar la
comparabilidad de los mismos, tanto con respecto a los estados publicados por la misma
empresa en periodos anteriores, como con respecto a los de otras empresas diferentes.
 23

Para alcanzar dicho objetivo, la norma establece, en primer lugar, consideraciones

generales para la presentación de los estados financieros y, a continuación, ofrece guías
para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos mínimos sobre el contenido
de los estados a publicar por las empresas. Tanto el reconocimiento como la medición y
presentación de las transacciones y sucesos particulares, se abordan en otras Normas
Internacionales de Contabilidad.

ALCANCE

a. Esta Norma será de aplicación para la presentación de todo tipo de estados

financieros, con propósitos de información general, que sean elaborados y
presentados conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad.

b. Los estados financieros con propósitos de información general son aquellos que
pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir
informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Son estados
financieros con propósitos de información general los que se presentan de forma
separada, o dentro de otro documento de carácter público, tal como el informe anual
o un folleto o prospecto de información bursátil. Esta Norma no es de aplicación a la
información intermedia que se presente de forma abreviada o condensada. Las reglas
fijadas en esta Norma se aplican igualmente a los estados financieros de un
empresario individual o a los consolidados de un grupo de empresas. Sin embargo,
esto no excluye la posibilidad de presentación de estados financieros consolidados,
que cumplan con las Normas Internacionales de Contabilidad, en el mismo
documento que contiene los estados individuales de la empresa controladora, si ello
es contemplado por las normas nacionales, siempre que las bases de preparación de
cada uno de los tipos de estados financieros queden claramente establecidos en la
nota sobre políticas contables utilizadas.

c. Esta Norma es de aplicación para todos los tipos de empresas, incluyendo los bancos
 24

y las compañías de seguros. Los requisitos adicionales de la información a

suministrar por bancos y otros establecimientos financieros similares, siempre
consistentes con los establecidos en esta Norma, están fijados en la NIC 30,
Información a Revelar en los Estados Financieros de Bancos e Instituciones
Financieras Similares.

d. Esta Norma utiliza terminología propia de las empresas con ánimo de lucro. Las
empresas públicas con ánimo de lucro pueden, por tanto, aplicar los requisitos
establecidos en la Norma. Sin embargo, las empresas que no persigan finalidad
lucrativa, como sucede con muchas empresas del gobierno o pertenecientes a
cualquier tipo de administración pública, pueden tener necesidad de modificar las
descripciones utilizadas para ciertas partidas de los estados financieros, e incluso de
cambiar los propios estados financieros. Tales empresas podrán optar, asimismo, por
incluir en la presentación de los estados financieros los componentes adicionales que
precisen.

FINALIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros constituyen una representación financiera estructurada de la

situación financiera y de las transacciones llevadas a cabo por la empresa. El objetivo de
los estados financieros, con propósitos de información general, es suministrar
información acerca de la situación y desempeño financieros, así como de los flujos de
efectivo, que sea útil a un amplio espectro de usuarios al tomar sus decisiones
económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión que
los administradores han hecho de los recursos que se les han confiado. Para cumplir este
objetivo, los estados financieros suministran información acerca de los siguientes
elementos de la empresa:

a. activos;
b. pasivos;
 25

c. patrimonio neto;
d. ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las pérdidas y ganancias, y
e. flujos de efectivo.

Esta información, junto con la contenida en las notas a los estados financieros, ayuda a
los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros, particularmente en lo que se refiere
a la distribución temporal y grado de certidumbre de la generación de efectivo y otros
medios líquidos equivalentes.

1.5.2 CICLO DE INGRESOS

1.5.2.1 NATURALEZA Y FUNCIONES

El ciclo de ingreso comprende aquellas funciones que implican el intercambio de

productos y/o servicios con los clientes por efectivo. A manera enunciativa este ciclo
abarca rubros de balance como cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o
provisiones para cuentas dudosas, acumulaciones para gastos de ventas e impuestos
sobre ventas provenientes de sistemas de ingresos. Del estado de resultados, encierra
rubros de ventas, costos de ventas por aspectos de su determinación, impuestos sobre las
ventas e ingresos financieros producidos por los sistemas de ingresos, provisiones por
cuentas dudosas. Es importante destacar qué cuentas de efectivo (tesorería) son
afectadas por el ciclo de ingreso.

En las empresas industriales y comerciales, el rubro o cuenta fundamental del ciclo de

ingreso lo constituye “Cuentas y Efectos por Cobrar”, mientras que comparando este
ciclo con el mismo de las instituciones financieras, el rubro principal lo constituye
“Préstamos y Descuentos” y otros en menor grado como “Inversiones” y “Servicios”.

Particularidades del ciclo de ingreso. Las características o atributos principales de este

ciclo son:
 26

a. Funciones especiales: Cuentas a cobrar, concesión de créditos, entrada de

pedidos, despachos y embarques, facturación, ingreso del efectivo, costo de ventas,
gestiones de cobro, registro de comisiones, garantías, etc.

b. Asientos contables: Ventas, costo de ventas, ingresos a caja, devoluciones y

rebajas, descuentos por pronto pago, provisiones para cuentas dudosas, castigo y
recuperaciones de deudas dudosas, comisiones, obligaciones por impuestos,
acumulaciones de gastos e ingresos extraordinarios.

c. Documentos y formas: Se destacan pedidos a clientes, órdenes de ventas,

órdenes de embarque, facturas de ventas, avisos de remesas, formas para ajustes y
conocimientos de embarque.

d. Bases de datos: Algunos de carácter estático o de referencia son los archivos

maestros de clientes y de crédito, catálogos de productos y listas de precios. De
índole dinámica o de saldos, se tienen los archivos de órdenes pendientes, detalles y
características de las cuentas a cobrar y archivos de análisis históricos de ventas.

e. Enlaces con otros ciclos: Las conexiones de este ciclo hacia los demás están
dadas: Con el de Tesorería, por el aspecto de los ingresos a caja; con el ciclo de
Transformación, por los embarques; con el ciclo financiero, en lo que concierne a
resúmenes de actividades (asientos contables, etc.).

1.5.2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos principales a obtener en es ciclo son los siguientes:

a. Autorización. Debe autorizarse acorde con los criterios de la Dirección de la

empresa, los clientes, el precio, y demás condiciones de las mercancías y servicios
que han de proporcionarse; ajustes a los rubros de ingresos, costo de ventas, cuentas
de clientes, distribuciones de cuentas. Igualmente, deben crearse y mantenerse
 27

procedimientos de proceso para el ciclo, autorizados acorde con criterios de la

Dirección.

b. Procesamiento de transacciones. Deben aprobarse únicamente aquellas solicitudes o

pedidos de clientes por mercancías y servicios, que se ajusten a los criterios de la
Dirección de la empresa; antes de proporcionarse las mercancías y servicios debe
exigirse que las solicitudes o pedidos estén debidamente aprobados; cada pedido
autorizado debe embarcarse o despacharse exacta y oportunamente.

Solamente deben producir facturación, los embarques efectuados y los servicios

prestados; las facturaciones deben prepararse exacta y oportunamente; para evitar la
distracción de efectivo, de procederse prontamente a la rendición de cuentas de los
dineros recibidos.

Deben clasificarse, resumirse e informarse exacta y oportunamente: las

facturaciones, los costos de las mercancías y servicios vendidos, erogaciones por
ventas, el efectivo recibido, los ajustes a ingresos, cuentas de clientes, distribuciones
de costos y de cuentas. Además, deben aplicarse correctamente las facturas, cobros y
ajuste pertinentes.

c. Clasificación. Los asientos contables de ingreso deben clasificar y resumir las

actividades económicas, conforme a planes de la Dirección de la empresa; por cada
período contable, deben elaborarse los asientos contables para facturación, costo de
mercancías, servicios vendidos, erogaciones por ventas, efectivo recibido y ajustes
del caso.

d. Verificación y evaluación. De manera regular o atendiendo las circunstancias, deben

verificarse y evaluarse los saldos registrados en cuentas y efectos a cobrar y partidas
relacionadas.
e. Protección física. El acceso al efectivo y documentos o medios representativos del
mismo, únicamente debe permitirse conforme a los controles y requisitos
 28

establecidos por la Dirección. Igualmente, el paso o acceso a los registros y

documentos de embarque, facturación, cobro de efectivo, cuentas a cobrar, locales
físicos y procedimientos de proceso, solamente debe permitirse conforme a criterios
de la Gerencia o Dirección.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares,
etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones
dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las
transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden
clasificar como sigue:

a. Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de

las transacciones;

b. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las

transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:

Bases de referencia
Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito.
Catálogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinámicas
Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir.
Auxiliares de clientes.
Estadísticas de ventas.
Diarios de ventas.
 29

Enlaces con otros ciclos

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con
otros ciclos:

a. Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería.

b. Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción.
c. Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable) que se enlazan con el
ciclo de informe financiero.

CICLO DE COMPRAS

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares,
etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones
dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las
transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden
clasificar como sigue:

a. Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de

las transacciones.

b. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las

transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

c. Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:

d. Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece,

precios, etc.

e. Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago
(auxiliares) e historial de pagos efectuados.
f. Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.
 30

Enlace con otros ciclos

Puede distinguirse los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

a. Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.

b. Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de

producción.

c. Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de

informe financiero.

1.5.2.3 RIESGO AL NO APLICAR NIC’S

Las cuentas y efectos por cobrar, pueden presentarse incorrectamente por aspectos de
ajustes o reclasificaciones erróneas; pueden clasificarse erradamente cuentas a cobrar
como de dudoso recaudo o castigarse siendo cobrables; manejarse negligentemente las
mercancías devueltas, lo que puede llevar a mostrar inadecuadamente el rubro de
cuentas a cobrar.

a. Puede omitirse el reportar ventas al contado de mercancías; no detectar faltantes

de caja, por efecto de saldos inflados; los asientos de entrada a las cuentas del mayor
pueden ser incompletos; así cobros o facturaciones pueden excluirse de los
resúmenes intencionalmente o por aspectos de errores. También, los asientos a las
cuentas del mayor pueden ser inexactos; los informes pueden ser deformados con
respecto a las clasificaciones de las transacciones; de esta manera se tiene, que
productos de una línea pueden clasificarse en otra.

b. Los estados financieros pueden no estar disponibles oportunamente o presentarse

incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores: omisión de registros o
asientos contables, codificaciones incorrectas, asientos o registros contables dobles y
 31

cortes impropios. También, puede llegarse a cálculos erróneos, lo que suele resultar
en pagos en exceso o defecto.

c. Los informes pueden ser contrarios a la realidad; las decisiones pueden estar
basadas en información errónea o inexacta; errores y omisiones, en la salvaguarda
física, autorización y procesamiento de transacciones, pueden pasar inadvertidos y
por lo tanto no ser objeto de arreglos o correcciones. Igualmente, los saldos
históricos puede que no sean motivo de análisis, propiciando ello que no reflejen las
situaciones reales acordes con las condiciones existentes a una fecha determinada.

d. Los documentos pueden usarse indebidamente por personas no autorizadas; los

programas del computador pueden alterarse o los datos perderse, destruirse o
alterarse, lo que llevaría a producir información distorsionada o incapacidad para
informar.

1.5.2.4 PRINCIPALES PRÁCTICAS INADECUADAS EN LA PRESENTACIÓN DE

ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES

Antes de entrar a exponer de manera particular las posibilidades de presentación

inadecuada de este ciclo, es importante considerar que los créditos a las cuentas de
ingresos, normalmente representan parte del producto de las ventas, derivándose de aquí,
que una presentación incorrecta de los ingresos estará incidiendo directamente en una
presentación errónea también, en las cuentas por cobrar o el efectivo.

De manera semejante, la presentación incorrecta de costos y gastos, producirá

presentación incorrecta en cuentas reales relacionadas con estos conceptos.

A. CORTES IMPROPIOS DE VENTAS.

Los ingresos pueden presentarse incorrectamente, cuando las mercancías facturadas por
ventas a clientes, son descargadas de inventarios en el siguiente período o viceversa.
También, el no efectuar provisión para devoluciones, bonificaciones y rebajas a que
 32

haya lugar por aspectos de producción defectuosa, puede producir una presentación
excesiva de los ingresos.

B. CUENTAS POR COBRAR Y CORTES IMPROPIOS POR DESPACHOS Y

EMBARQUES.

También constituye presentación incorrecta, si mercancías despachadas en consignación

son registradas en cuentas por cobrar, en lugar de figurar en inventarios.

Las cuentas por cobrar estarán presentadas incorrectamente si los cargos por mercancías
embarcadas o entregadas, se registran o contabilizan en el período contable siguiente.
Igualmente, estarán las cuentas por cobrar subestimadas, si el libro de caja se mantiene
abierto después del corte y el efectivo recibido en el período posterior, es registrado con
efecto retroactivo en las cuentas de los clientes.

Constituye también presentación incorrecta de las cuentas por cobrar, la omisión de

evaluar las posibilidades de recaudo de los saldos a cobrar y de efectuar provisión para
cubrir las posibles pérdidas. Esto puede acarrear el presentar una cifra neta inflada en el
Balance General. De igual manera, por aspectos de su composición, las cuentas por
cobrar pueden presentarse inadecuadamente, al incluir saldos importantes que no
corresponden a operaciones normales del objeto del negocio (cuentas de funcionarios,
empleados, etc.); omisión de separar saldos importantes no corrientes o saldos
acreedores de consideración, no clasificarse como pasivos.

1.5.2.5 NIC APLICABLE A ESTE CICLO: (NIC 18) INGRESOS

OBJETIVO

Los ingresos son definidos, en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación

de Estados Financieros, como incrementos en los beneficios económicos, producidos a
lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los
activos, o bien como disminuciones de los pasivos, que dan como resultado aumentos
 33

del patrimonio neto y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la
empresa. El concepto de ingreso comprende tanto los ingresos en sí como las ganancias.
Los ingresos propiamente dichos surgen en el curso de las actividades ordinarias de la
empresa y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, comisiones,
intereses, dividendos y regalías. El objetivo de esta Norma es establecer el tratamiento
contable de los ingresos que surgen de ciertos tipos de transacciones y otros eventos.

La principal preocupación en la contabilización de ingresos es determinar cuándo deben

ser reconocidos. El ingreso es reconocido cuando es probable que los beneficios
económicos futuros fluyan a la empresa y estos beneficios puedan ser medidos con
fiabilidad. Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se cumplen estos
criterios para que los ingresos sean reconocidos. También provee guías prácticas para la
aplicación de estos criterios.

ALCANCE

Esta Norma debe ser aplicada al contabilizar ingresos procedentes de las siguientes
transacciones y sucesos:

a. la venta de productos;
b. la prestación de servicios, y
c. el uso, por parte de terceros, de activos de la empresa que produzcan intereses,
regalías y dividendos.

La NIC 18 Ingresos deroga la anterior NIC 18, Reconocimiento de los Ingresos,

aprobada en 1982.

El término "productos" incluye tanto los producidos por la empresa para ser vendidos,
como los adquiridos para su reventa, tales como las mercaderías de los comercios al por
menor o los terrenos u otras propiedades que se tienen para revenderlas a terceros.
 34

La prestación de servicios implica, normalmente, la ejecución, por parte de la empresa,

de un conjunto de tareas acordadas en un contrato, con una duración determinada en el
tiempo. Los servicios pueden prestarse en el transcurso de un único periodo o a lo largo
de varios periodos contables. Algunos contratos para la prestación de servicios se
relacionan directamente con contratos de construcción, por ejemplo aquéllos que
realizan los arquitectos o la gerencia de los proyectos. Los ingresos derivados de tales
contratos no son abordados en esta Norma, sino que se contabilizan de acuerdo con los
requisitos que, para los contratos de construcción, se especifican en la NIC 11, Contratos
de Construcción.

El uso, por parte de terceros, de activos de la empresa, da lugar a ingresos que adoptan la
forma de:

a. intereses - cargos por el uso de efectivo, de otros medios equivalentes al efectivo o

por el mantenimiento de deudas para con la empresa;

b. regalías - cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, tales como
patentes, marcas, derechos de autor o aplicaciones informáticas; y

c. dividendos - distribuciones de ganancias a los poseedores de participaciones en la

propiedad de las empresas, en proporción al porcentaje que supongan sobre el capital
o sobre una clase particular del mismo.

Esta Norma no trata de los ingresos procedentes de:

a. contratos de arrendamiento financiero (véase la NIC 17, Arrendamientos);

b. dividendos producto de inversiones financieras llevadas por el método de la

participación (véase la NIC 28, Contabilización de Inversiones en Empresas
Asociadas);

c. contratos de seguro realizados por compañías aseguradoras;

 35

d. cambios en el valor razonable de activos y pasivos financieros, o productos

derivados de su venta (que se tratan en la NIC 32, Instrumentos Financieros:
Presentación e Información a Revelar);

e. cambios en el valor de otros activos corrientes;

f. Incremento natural en las ganaderías, así como en otros productos agrícolas o

forestales; y

g. extracción de minerales en yacimientos.

DEFINICIONES

Los siguientes términos se emplean, en la presente Norma, con el significado que a

continuación se especifica:

a. Ingreso es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos

en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, siempre que tal entrada
dé lugar a un aumento en el patrimonio neto, que no esté relacionado con las
aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.

b. Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o

liquidado un pasivo, entre un comprador y un vendedor debidamente informados,
en una transacción libre.

c. Los ingresos comprenden solamente las entradas brutas de beneficios económicos

recibidos y por recibir, por parte de la empresa, por cuenta propia. Las cantidades
recibidas por cuenta de terceros, tales como impuestos sobre las ventas, sobre
productos o servicios o sobre el valor añadido, no constituyen entradas de
beneficios económicos para la empresa y no producen aumentos en su patrimonio
neto. Por tanto, tales entradas se excluirán de los ingresos. De la misma forma, en
 36

una relación de comisión, entre un principal y un comisionista, las entradas brutas

de beneficios económicos del comisionista incluyen importes recibidos por
cuenta del principal, que no suponen aumentos en el patrimonio neto de la
empresa. Los importes recibidos por cuenta del principal no constituirán ingresos,
que quedarán limitados en tal caso a los importes de las comisiones.

1.5.3 CICLO DE INVENTARIOS

1.5.3.1 INVENTARIOS

El inventario representa una inversión mayor en activos circulantes por parte de la

mayoría de las empresas tanto de manufacturas como las que se dedican a la
compraventa; además, es necesario en el proceso de Producción - Ventas de la empresa
para que esta opere con un mínimo de interrupciones. Debe haber un inventario de
artículos terminados disponible que represente las existencias para que la empresa pueda
satisfacer las demandas de ventas a medida que se presentan.

Son los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior
venta, como: Materia Prima, Productos en Proceso, Artículos Terminados y otros
materiales que utilicen en el empaque; envase de mercaderías y, además, cuando se
compran mercaderías con el fin de volverlas a vender, la compra se registra al costo; a
éste se le incluyen los gastos de fletes pagados por el comprador, los seguros amparando
las mercaderías en tránsito o el periodo de almacenamiento y, los derechos de
importación.

1.5.3.2 COSTOS DEL INVENTARIO

La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que

se requieren para mantener las operaciones al costo más bajo posible. En la
administración de inventarios, el primer paso consiste en identificar todos los costos
implícitos en la compra y en el mantenimiento del inventario. Los costos de inventario
 37

se dividen en tres categorías: aquellos que se asocian con el mantenimiento del

inventario, aquellos que se asocian con el pedido y la recepción de inventarios, y
aquellos que se asocian con el hecho de incurrir en faltantes de inventarios.

1.5.3.3 RIESGO AL NO APLICAR NIC’S

OPERACIÓN Y REGISTRO

a. Los niveles excesivos de inventarios pueden rebasar la capacidad de

financiamiento, esto es, producir iliquidez y llevar por lo tanto a ventas forzosas.

b. Los inventarios y las propiedades pueden ser objeto de presentaciones incorrectas

debido a ajustes o reclasificaciones incorrectos.

c. Los saldos registrados representativos de hechos históricos, pueden no estar

reflejando las evaluaciones reales a una fecha determinada, así los valores netos de
realización de los inventarios, pueden estar por debajo del costo o viceversa.

d. Determinación no correcta de cantidades físicas; errores en las labores o

actividades de rutina; cortes indebidos de compras y ventas; métodos impropios de
valuación. Teniendo en cuenta este orden de ideas, seguidamente se tratan las causas
más comunes de presentación contable inadecuada de estas ordenaciones.

1.5.3.4 PRINCIPALES PRÁCTICAS INADECUADAS EN LA PRESENTACIÓN DE

ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES

En el ciclo de transformación, son numerosas las posibilidades de presentación

incorrecta de los inventarios y por consecuencia la contabilidad, por la importancia y
significado que estos tienen económica y financieramente para la empresa.

A . FIJACIÓN Y CÁLCULO INCORRECTO DE CANTIDADES.

 38

Si no se cuenta con procedimientos adecuados o estos no son puestos en práctica para el

conteo y registro de las cantidades de los inventarios, las existencias pueden
determinarse incorrectamente

B. MÉTODOS IMPROPIOS DE VALUACIÓN.

La presentación incorrecta de los inventarios por la aplicación inadecuada de métodos de

valuación, regularmente implica cambios en los principios de contabilidad relacionados
con los inventarios.

C. PRESENTACIÓN INCORRECTA DE INVENTARIOS.

Las irregularidades que ordinariamente llevan a la presentación incorrecta de los

inventarios son el hurto, colusión y falsificación de los registros de inventarios y de la
contabilidad.

1.5.5 NORMA APLICABLE A ESTE CICLO: (NIC 2) INVENTARIOS

OBJETIVO

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios, dentro

del sistema de medición del costo histórico. Un tema fundamental en la contabilidad de
los inventarios es la cantidad de costo que debe acumularse en un activo, para diferirlo
hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una
guía práctica para la determinación de tal costo, así como para el subsecuente
reconocimiento como gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que
rebaje el valor en libros al valor neto realizable. También suministra una guía sobre las
fórmulas de costo que se usan para calcular los costos de los inventarios.

ALCANCE

La NIC 2 Inventarios debe ser aplicada, dentro de los estados financieros, preparados en
el contexto del sistema de costo histórico, para contabilizar los inventarios que no sean:
 39

a. obra en proceso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos

de servicio relacionados con ella (véase la NIC 11, Contratos de Construcción).

b. instrumentos financieros; y

c. inventarios en proceso de productos ganaderos, agrícolas o forestales, así como las

minas, siempre que sean medidos al valor neto realizable, de acuerdo con las
prácticas tradicionalmente establecidas en ciertas industrias.3

DEFINICIONES

Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a

continuación se especifica:

Inventarios son activos:

a. poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;

b. en proceso de producción de cara a tal venta, o

c. en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de

producción, o en el suministro de servicios.

Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la

operación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para
llevar a cabo la venta.

Entre los inventarios también se incluyen los bienes comprados y almacenados para
revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercancías adquiridas por un
minorista para revender a sus clientes, y también los terrenos u otros activos
inmobiliarios que se tienen para ser vendidos a terceros. También son inventarios los

3
Veáse NIC 41 Agricultura
 40

productos terminados o en curso de fabricación por la empresa, así como los materiales
y suministros para ser usados en el proceso productivo. En el caso de un suministrador
de servicios, como se describe en el párrafo 16, los inventarios estarán formados por el
costo de los servicios para los que la empresa no ha reconocido todavía el ingreso
correspondiente (véase la NIC 18, Ingresos).

1.6. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

1.6.1 POLÍTICAS

Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones
de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa
pueda seguir un camino planteado para alcanzar sus objetivos. Las políticas dadas a
conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para uniformar y coordinar a
toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta, la expresión de

una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal,
compras, crédito, ventas, etc. Al cotejar políticas, el contador tomará en cuenta la
totalidad de los elementos que incurren; por ejemplo: la evaluación de la política de
ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.

1.6.2 PROCEDIMIENTOS

Al examinar cualquier sistema o procedimiento, el contador debe tener en cuenta su

propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirva a la
empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer
operaciones. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté
proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que
se está haciendo, donde, como, cuando y por quien; cada paso individual en el proceso
debe ser estudiado y evaluado.
 41

1.6.3 CONTROL

Los controles proporcionan marcos de referencia sencillos, pero efectivos, para evaluar y
medir el funcionamiento de áreas importantes en un organismo social. Dichos controles
son principalmente útiles en la administración de una empresa y suministran
comprobaciones para detectar rápidamente áreas de peligro o bien conformar que se está
logrando lo planteado.

La revisión de un organismo en todos sus niveles es de gran importancia sin importar su

tamaño, sobre todo si se quiere evitar que se efectúen errores costosos y que se repitan
las equivocaciones ya cometidas una vez; los esfuerzos para evaluar la administración de
una empresa son notables. El fundamento para tal evaluación, las normas y las
dificultades presentan problemas y provocan diferencias de opinión. Pero uno de los
pasos esenciales e iniciales hacia la mejoría es la medición de lo logrado actualmente.
Procurar evaluar la actuación administrativa es muy recomendable; sí ayuda a detectar
zonas en las que se puede mejorar la administración o gestión.

1.6.3.1 MÉTODOS DE CONTROL

En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en

pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados
para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma
proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación
del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.

El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de

una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración
insuficientes. Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber
una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre
todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.
 42

1.7. CONTROL INTERNO

Las definiciones relativas al control interno establecidas por el Instituto Americano de

Contadores Públicos (AICPA) son de especial interés debido al trabajo de los auditores
de estados financieros, que consiste en expresar una opinión sobre la razonabilidad de
los estados financieros de su cliente. En los estándares del AICPA relativos a la práctica
de Auditoria (320.09) se encuentra la siguiente definición, misma que es coincidente con
la señalada en el boletín E-02 de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria
del Instituto Mexicano de Contadores Públicos:

"El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información financiera, promover
eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas por la
administración."4

1.7.1 CONCEPTO

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos

coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información
confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión
a su política administrativa”

1.7.2 ANÁLISIS

Plan de Organización. Es decir, el control interno es un programa que precisa el

desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y
lugares de trabajo en forma eficiente.

4
Boletín E-02 de AICPA
 43

La Contabilidad. Que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y
además, presentar periódicamente información verídica y confiable, al efecto se
implantará un sistema de registro y de contabilidad apropiado y práctico que permita
registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la
empresa.

Funciones de Empleados. Distribución en forma debida de las labores que realizan los
funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisión.

Procedimientos Coordinados. Procedimientos contables, estadísticos, físicos,

administrativos, etc. Armonizados entre sí para la mejor consecución de los objetivos
establecidos por la empresa.

Empresa Pública, Privada o Mixta. Empresa pública y organismo social integrado por
elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales cuyo objetivo natural es la
prestación de servicios a la colectividad.

Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos,

materiales, inmateriales cuyo objetivo natural es el de obtener utilidades.

Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos,

materiales, inmateriales cuyo objetivo natural es el de prestar servicios a la colectividad
y obtener utilidades.

Obtener Información Confiable. Uno de los objetivos del control interno, es la de

obtener información oportuna confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de
decisiones.

Salvaguardar sus Bienes. Otro objetivo de control interno, es el de proteger y

salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y,
tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc.
 44

Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es promover y

fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa.

Adhesión Política Administrativa. Otro objetivo del control interno es facilitar que las
reglas establecidas por la administración, se cumplan eficientemente.

1.7.3 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Estos procedimientos se pueden categorizar como pertenecientes a la:

a. Autorización apropiada de transacciones y actividades.

b. Segregación de deberes que reducen las oportunidades que permiten que

cualquier persona, en una posición ejecute y oculte errores o irregularidades en el
curso normal de sus funciones; asignando a diferentes personas la
responsabilidad de:

i. Autorizar las transacciones,

ii. Registrar las transacciones, y
iii. Custodiar los activos.

c. Utilización y diseño de documentos y libros adecuados que ayuden a asegurar la

anotación apropiada de transacciones y hechos, tales como el seguimiento del uso
correlativo de documentos de embarque prenumerados.

d. Custodia adecuada sobre el acceso al y uso de, activos y de registros, tales como
la seguridad de las instalaciones y la autorización para el acceso a los programas de
computación y a los archivos de información.

e. Revisión independiente sobre la ejecutoria y la valuación apropiada de las

cantidades anotadas, tales como:

i. Arqueos de activos tangibles,

 45

ii. Conciliaciones,
iii. Comparación de activos con los libros contables.
iv. Controles de los programas de computación,
v. Revisión Gerencial de los Informes que resumen el detalle de las cuentas del
balance, Ejemplo: Un estado de clientes por antigüedad de saldos).
vi. Revisión por el usuario de los Informes generados por PED.

1.7.4 LA RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL INTERNO

El Sistema de Control Interno puede definirse como el “conjunto de métodos y medidas

coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes comprobar
la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y
estimular la adhesión a las políticas establecidas por la administración”.

Es responsabilidad de la administración asegurar que todos los sistemas de información

de la empresa tengan un adecuado nivel de controles internos. La Auditoría Interna es la
función que asiste a la administración en la evaluación independiente de la existencia de
los controles internos y su cumplimiento.

1.8. CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE

El control administrativo incluye, mas no limita, el plan de organización y los métodos y

registros relacionados con el proceso de decidir la autorización de transacciones por
parte de la administración. Tal autorización es una función administrativa asociada
directamente con la responsabilidad por el logro de los objetivos de la organización y, a
su vez, constituye el punto de partida para establecer el control contable de las
transacciones.

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros

relacionados con la salvaguarda de activos y la confiabilidad de los registros financieros
y, consecuentemente, el diseño de éstos para proveer una razonable seguridad de:
 46

a. Que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones generales o

específicas por parte de la administración.
b. Que las transacciones son registradas atendiendo la necesidad de permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptado o cualquier otro criterio aplicable a tales estados y mantener
la contabilización de activos.

c. Que el acceso a los activos sólo sea permitido de acuerdo con autorización general o
específica de la administración.

d. Que los registros contables de los activos sean comparados, por períodos razonables
con los activos existentes y que se tomen acciones apropiadas con respecto a
cualquier diferencia.

1.8.1 EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de

organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y
métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un
medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:

a. Mantenerse informado de la situación de la empresa;

b. Coordinar sus funciones;
c. Mantener una ejecutoria eficiente;
d. Determinar si la empresa esta operando conforme a las políticas establecidas;
e. Asegurarse que se están logrando los objetivos establecidos

Para verificar el logro de estos objetivos la administración establece:

a. El control del medio ambiente o ambiente de control

b. El control de evaluación de riesgo
 47

c. El control y sus actividades

d. El control del sistema de información y comunicación
e. El control de supervisión o monitoreo

1.8.2 EL CONTROL INTERNO CONTABLE

Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge,

como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:

a. Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y

específicas de la administración;

b. Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto,

en las cuentas apropiadas, y en el período contable en que se llevan a cabo, con el
objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control
contable de los activos;

c. Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización

administrativa;

d. Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado;

investigando cualquier diferencia par adoptar la consecuente y apropiada acción
correctiva.

1.9. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

El propósito de uniformar este enfoque es, por un lado, inducir a un esfuerzo consistente
con respecto de una área operacional, contable, o administrativa y, por el otro
proporcionar una fuente de consulta para el lector. En todos los casos, el objetivo común
es encontrar los medios posibles para extender y elevar el rango de los procedimientos.
 48

1.9.1 MANUALES

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas

gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no
contables, consistentes en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos
identificados bajo el esquema o especie de libro actualizable.

1.9.2 OBJETIVOS DEL MANUAL

a. En primer lugar se describirá la naturaleza general de la actividad en particular,

haciendo énfasis en la función que sirve y a los objetivos a lograr; hasta donde sea
posible se analizará también cada actividad en términos de las etapas principales que
conforman que conformen al ciclo operativo.

b. En segundo lugar se analizará cada actividad en términos de sus principales

puntos de control; de igual manera, se identificarán estos puntos y se relacionarán
tanto como sea necesario con la estructura de los procedimientos, mismos que serán
atendidos en función a alternativas. Aquí puede haber el problema de confundir los
controles dentro de los procedimientos.

c. Como tercer paso se cubrirá cualquier tipo especial de problema que exista en el
caso de alguna actividad operativa particular y que haya sido contemplada de origen.

d. Finalmente en una cuarta etapa, la tendencia será examinar la función específica

de la actividad sujeta a contabilización.
 49

CAPITULO II

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Por la naturaleza del problema, la investigación amerita una combinación de estudio

longitudinal con transversal, el análisis de las variables se hará a través de los hechos
históricos en los que han participado los contadores de la pequeña empresa. Aurora

Durante la investigación se aplicará el método descriptivo, con el que se comprueba si

ciertas técnicas existentes son aplicables al problema de investigación y está encaminado
a caracterizar los elementos que lo forman, para dar respuesta a las interrogantes que se
presentan como parte de la solución al problema de investigación.

Basándose en la clase de estudio se concatenan los hechos pasados, la experiencia y la

aplicación de Normas Internacionales de Contabilidad, que definan un proceso ordenado
y lógico para la práctica de la contabilidad, desarrollada por los contadores de pequeñas
empresas dedicadas a la comercialización de repuestos automotrices, en función de la
normativa que rige la técnica contable. Por lo que se recomienda para efecto de la
investigación el método descriptivo.

2.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1.1 GENERAL

Diseñar un manual de políticas y procedimientos contables que contribuyan a establecer

las bases para la presentación de los estados financieros con las exigencias de las
Normas Internacionales de Contabilidad.
 50

2.1.2 ESPECÍFICOS

a. Para los estados financieros: Formular una guía práctica de políticas y

procedimientos para la presentación de los estados financieros con propósitos de
información general, con el fin de asegurar la comparabilidad de los mismos,
tanto con respecto a los estados publicados por la misma empresa en períodos
anterior, como con respecto a los de otras empresas diferentes, así como
determinar su estructura, a la vez cumplir con los requisitos mínimos sobre el
contenido de los estados a publicar por las empresas.

b. Para los ingresos: Presentar una guía práctica para el tratamiento contable de los
ingresos que surgen de ciertos tipos de transacciones y otros eventos en el curso
de las actividades de la empresa y que adoptan una gran variedad de nombres,
tales como ventas, comisiones, intereses, etc. y que generan incrementos en los
beneficios económicos, producidos a lo largo del período contable, en forma de
entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los
pasivos que dan como resultado aumentos en el patrimonio neto.

c. Para los inventarios: Diseñar una guía práctica para el tratamiento contable de los
inventarios, dentro del sistema de medición del costo histórico, así como para la
determinación del costo que debe acumularse a un activo, y el subsecuente
reconocimiento como gasto del período, incluyendo también cualquier deterioro
que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.

2.2. DISEÑO METODOLÓGICO

 51

Bajo este enfoque la investigación estará orientada a explicar él porque del

comportamiento del fenómeno a investigar; predecir la posible variabilidad que se
espera a través del análisis de los datos e información del entorno a la pequeñas
empresas de venta de repuestos automotrices.

2.2.1. TIPO DE ESTUDIO

Basándose en las características de la investigación y las perspectivas de lograr los

objetivos trazados, el estudio se realizará de acuerdo a la utilización del paradigma
positivista o hipotético - deductivo, en vista que la naturaleza del problema abarca a
todos las pequeñas empresas dedicadas a la venta de repuestos automotrices, para llevar
a situaciones particulares relacionadas con NIC’S en el desarrollo profesional de la
contabilidad.

2.2.2 ÁREA GEOGRÁFICA DE ESTUDIO

Las pequeñas empresas dedicadas a la venta de repuestos automotrices en las cuales se

desarrollarán las técnicas para determinar la factibilidad y propiedad sobre la aplicación
de políticas y procedimientos contables con base a Normas Internacionales de
Contabilidad y para efectos del presente trabajo las que desarrollan sus actividades en
los municipios de San Salvador, Soyapango y Mejicanos, los cuales se encuentran en el
departamento de San Salvador.

2.3 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

2.3.1 DELIMITACIÓN TEÓRICA

 52

Esta relacionada con las Normas Internacionales de Contabilidad y los procedimientos

aplicables en el ciclo de presentación de estados financieros (Norma 1), ciclo de ingresos
(Norma 18) y ciclo de inventarios (Norma 2).

2.3.2 DELIMITACIÓN TEMPORAL

La investigación se enmarcará partir del año 2002 que inicia la adopción y conversión
por parte de las empresas a las Normas Internacionales de Contabilidad, hasta la fecha
de finalización del presente trabajo de investigación

2.3.3 DELIMITACIÓN ESPACIAL

El universo para realizar la investigación y determinar la importancia de la aplicación de

Normas Internacionales de Contabilidad que sirven de base para generar alta calidad
transparencia y comparabilidad dentro de la información contenida en los estados
financieros y otra información a suministrar por el contador, comprende una población
de 58 pequeñas empresas dedicadas a la veta de repuestos automotrices.

2.3.4. UNIDADES DE ANÁLISIS

Las unidades de análisis a investigar serán 36 pequeñas empresas en las cuales se

desarrollarán las técnicas para determinar la factibilidad y propiedad sobre la aplicación
de políticas y procedimientos contables con base a Normas Internacionales de
Contabilidad.

2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA

2.4.1. POBLACIÓN
 53

El universo para realizar la investigación y determinar la importancia de la aplicación de

Normas internacionales de Contabilidad, comprende una población de 58 pequeñas
empresas dedicadas a la venta de repuestos automotrices y el personal involucrado será
el propietario y los contadores que laboran en este tipo de empresa, además para efectos
del cálculo de la muestra se han tomado 36 pequeñas empresas de este giro, la cual será
la población a estudiar.

2.4.2. MUESTRA

La muestra poblacional examinada fue de 36 pequeñas empresas, obtenida por medio de

la fórmula siguiente:

Cálculo de la muestra:
N = Tamaño del Universo
n = Tamaño de la Muestra
p = Nivel de Éxito
q = Nivel de Fracaso
e = Margen de error muestral
Z = Nivel de Confianza

Otros:
N = 58
n = ?
p = 05 nivel de éxito
q = 0.5 nivel de fracaso
e = 0.10%
Z² = 1.96
 54

Fórmula:

Z² PQN
n =
E² (N-1) + Z² PQ

(1.96) ² (58) (0.5) (0.5)

n =
(1.96) ² (0.5) (0.5) + (58) (0.10) ²

(1.96) ² (58) (0.25)

n =
(1.96) ² (0.25) + 57 (0.10) ²

3.8416 (14.5)
n =
3.8416 (0.25) 57 (0.01)

55.7032
n =
0.9604 + 0.57

55.7032
n =
1.5304

n = 36.3978 = 36 empresas

2.5 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

A fin de obtener información que permita efectuar un estudio y análisis adecuado de la

investigación, esta se desarrolló en dos formas:
 55

2.5.1 TÉCNICA DOCUMENTAL

Con el objeto de fundamentar la base teórica del tema, se basó en la utilización de textos
sobre políticas, procedimientos, contabilidad, especialmente lo que se refiere a la
aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad, así como también material
surgido de foros, conferencias, seminarios y convenciones nacionales relativas a los
aspectos normativos de la contabilidad.

2.5.2 TÉCNICA DE INVESTIGACIÓN DE CAMPO.

Respecto a la investigación de campo, la obtención de datos fue realizada por medio de

cuestionario, que incluían preguntas abiertas y cerradas, agrupándolas por objetivos
previamente establecidos para un mejor análisis de la investigación; las preguntas fueron
presentadas a contadores generales de las empresas localizadas para el estudio.

2.5.3 INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS

Al obtener información a través de las diferentes técnicas de recolección de datos, se

realizó una comparación en forma objetiva de los aspectos concernientes al problema de
la investigación y de esa forma discernir aquellas situaciones del área de estudio.

La información obtenida en la encuesta, ya procesada se hizo un análisis comparativo

para poder determinar sus respectivas variables que servirán de base para demostrar la
hipótesis planteada en el problema y con ello poder inferir el planteamiento de las
conclusiones y recomendaciones que puedan ayudar a las soluciones de la temática en
estudio.
 56

CAPITULO III

3. ANÁLISIS DE LAS SITUACIONES ENCONTRADAS

Al obtener información a través de las diferentes técnicas de recolección de datos, se

realizó una comparación en forma objetiva de los aspectos concernientes al problema de
la investigación y de esa forma discernir aquellas situaciones del área de estudio.

La información obtenida en la encuesta, ya procesada se hizo un análisis comparativo

para poder determinar sus respectivas variables que servirán de base para demostrar la
hipótesis planteada en el problema y con ello poder inferir el planteamiento de las
conclusiones y recomendaciones que puedan ayudar a las soluciones de la temática en
estudio.

3.1 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN

LA INVESTIGACIÓN

3.1.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

A. DECISIONES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS EN EL NEGOCIO

Al indagar sobre quien tiene el poder de decisión empresarial y consecuentemente la

responsabilidad de los resultados financieros – administrativos; el 61% de las empresas
encuestadas las decisiones financieras y administrativas son tomadas por los
propietarios, ya que ellos son los que mas conocen el mercado y generalmente han
iniciado las operaciones de sus empresas, el 25% de las empresas utilizan
administradores, en este tipo de empresa y el 14% son los contadores que toman
decisiones de este tipo, ya que los propietarios los consideran únicamente como la fuente
 57

de información, la no participación del contador o administrador en la toma de

decisiones puede ser nocivo para la empresa (Ver Gráfico 1).

B. MANEJO DE LA CONTABILIDAD

Para conocer quien tiene la responsabilidad contable que pueda reflejarse en los estados
financieros y evaluar el grado de competencia y calidad de la información generada en el
proceso contable de las operaciones, se investigó quien tiene a cargo la contabilización
de las operaciones; El 16% de los propietarios manejan la contabilidad de sus empresas
porque desconocen los aspectos contables, la contabilidad el 58% es trabajada por el
contador empleado por la empresa quien tiene la responsabilidad de procesar las
operaciones y proporcionar asesoría financiera y administrativa al propietario, el 28%
son de contadores que trabajan de forma independiente, quienes únicamente tiene la
responsabilidad de contabilizar las operaciones fuera de la empresa, el desconocimiento
contable por parte de los propietarios y la falta de asesoría por parte del contador pueden
afectar la toma de decisiones. (Ver gráfico 2)

C. FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

La información que se genera en las empresas es importante para el análisis de los

resultados por lo que se consideró primordial conocer cuales son las herramientas de
análisis financiero que arroja la contabilidad y que puedan ser de utilidad para quien
toma las decisiones en este tipo de empresa; se logró establecer que el 72% de estas
empresas se preparan al final del ejercicio únicamente estado de situación financiera y
estado de resultados, una mínima parte prepara estado de flujos de efectivo y estado de
costos, sólo 2 de las empresas encuestadas preparan todos los estados mencionados, se
considera que al no generar los estados financieros complementarios se carece de
información vital en el manejo de efectivo y los costos. (Ver gráfico 3)
 58

D. FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS SECUNDARIOS

Para obtener una evaluación sobre la administración contable en la elaboración de

estados secundarios que puedan integrar la información financiera con enfoque de
capital (ingresos, costos e inventario) para lograr un mejor análisis y toma de decisiones;
se indagó sobre la preparación de estados financieros secundarios, y se logró definir que
el 83% de este tipo de empresa solamente prepara inventarios de mercaderías para la
venta, no siempre al final del ejercicio; el 17% prepara estado de costo para lo vendido,
de la misma forma muy pocas empresas preparan un estado de movimiento de capital
contable; es de considerar que la falta de los estados secundarios, limita la toma de
decisiones. (Ver gráfico 4)

E. CUENTAS ERRADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros pueden estar errados por uno o más saldos de las cuentas de
mayor que se encuentren incorrectos para evaluar los errores más frecuentes en las
cuentas que distorsionan la información en los estados financieros se consideró indagar
sobre cuales son los errores mas frecuentes en las cuentas que componen los estados
financieros y se obtuvo que el 48% de error mas frecuente que afecta los estados
financieros es la omisión de asientos, el 25% efectúan los asientos a cuentas que no
corresponden y es necesaria una reclasificación, el 20% han afectado períodos
contables distintos y el 8% efectúan asientos no autorizados; las cuentas incorrectas
presentadas en los estados financieros muestran una situación ficticia para la empresa y
en todo caso afecta de forma negativa . (Ver gráfico 5)

F. INCORRECCIONES EN ESTADOS FINANCIEROS

La correcta presentación de los estados financieros mejora el potencial de la

credibilidad y de las relaciones con los usuarios de la información y con el mercado, en
la medida en que se agilice y aumente la transparencia en la información financiera,
 59

excediendo las expectativas de los usuarios. Los estados financieros pueden presentarse
incorrectamente por uno o más motivos, por lo que se consideró conveniente evaluar la
presentación de los estados financieros y las causas de las inexactitudes; se obtuvo que
el 44% de las incorrecciones en los estados financieros se deben a la omisión de
asientos de eliminación y clasificaciones inadecuados, el 25% los cálculos aritméticos
en segundo lugar, y el 17% en tipos de cambio o tasas de conversión incorrectos; las
incorrecciones en los estados financieros pueden perjudicar la imagen de la empresa ante
los usuarios de la información (Ver gráfico 6)

G. APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

La preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad de

manera consistente garantiza la fidelidad de la información que en ellos se presenta,
mejora la calidad de la información financiera y no financiera, consiguiendo así una
información más útil y fiable para la gestión de la empresa y para el reporte a terceros;
por lo que se investigó este tema para poner de manifiesto el grado cognoscitivo de los
contadores respecto a los principios de contabilidad y su aplicación consistente logrando
el resultado siguiente: Exactamente el 50% de los encuestados contestaron de manera
positiva o sea que tienen la certeza de que los principios de contabilidad han sido
aplicados de forma consistente, sin embargo es preocupante que un 39% no sepa si
existen consistencia esto demuestra el poco conocimiento de los principios y la poca
importancia que se da a éstos, el 11% denota inconsistencia en la aplicación de los
mismos. La falta de aplicación de principios de contabilidad puede desestabilizar la
información que se presenta en los estados financieros. (Ver gráfico 7)

3.1.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS

 60

A. DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE EFECTIVO

El buen manejo del efectivo se traduce como incrementos en los beneficios económicos,
producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor
de los activos, o bien como disminuciones de los pasivos; se indago sobre las principales
deficiencias y errores en el manejo del efectivo y las posibles implicaciones, sobre lo
cual se detectó que el 39% están deficientes en el manejo de efectivo son los cálculos
erróneos, el 31% en la omisión de ventas la contado de mercaderías, el 22% en el
manejo negligente de mercaderías devueltas, el 8% de los encestados mencionan que se
efectúan ventas sin conocimiento de la dirección de la empresa, esto no constituyen un
problema. Las deficiencias en el manejo de efectivo propicia que pueda omitirse el
reportar ventas al contado de mercancías; no detectar faltantes de caja, por efecto de
saldos inflados; los asientos de entrada a las cuentas del mayor pueden ser incompletos.
(Ver gráfico 8)

B. DEFICIENCIAS EN LA CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS

Ingreso es la entrada efectivo bruta de beneficios económicos, durante el periodo,

surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, por lo que consideró
importante investigar las principales deficiencias en la contabilización, sobre lo cual se
detectó que la omisión de registros o asientos contable constituye el 38% en la
deficiencia en la contabilización de los ingresos, el 31% indican que las codificaciones
incorrectas que son generadas por la diversidad del inventario que se tiene para la venta,
el 14% en la duplicidad de registros y los ajustes o reclasificaciones erróneas. Las
deficiencias en la contabilización del efectivo puede influir en que las facturaciones
pueden excluirse de los resúmenes intencionalmente o por aspectos de errores y que los
asientos a las cuentas del mayor pueden ser inexactos (Ver gráfico 9)
 61

3.1.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

A. DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE INVENTARIOS

El inventario representa una inversión mayor en activos circulantes por parte de la

mayoría de las empresas para que esta opere con un mínimo de interrupciones, por lo
que se considera necesario conocer las principales deficiencias en el manejo de los
inventarios que están disponibles para la venta. En cuanto en el manejo de los
inventarios se detectó que el 48% son los ajustes impropios o inadecuados a los
inventarios físicos, el 33% en la ponderación de precios que no corresponden, el 19%
los cálculos y sumas erradas o inexactas no son de relevancia. El mal manejo de los
inventarios puede producir niveles excesivos de inventarios pueden rebasar la capacidad
de financiamiento y llevar por lo tanto a ventas forzosas, además, pueden ser objeto de
presentaciones incorrectas debido a ajustes o reclasificaciones incorrectos (Ver gráfico
10)

B. DEFICIENCIAS EN LA CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que

se requieren contabilizar las operaciones al costo más bajo posible, para evaluar la
contabilización de los inventarios se indago sobre las principales deficiencias en la
contabilización de los inventarios o artículos destinados para la venta y se determino que
el dentro de las deficiencias en la contabilización de los inventarios o artículos para la
venta , el 36% se debe a la omisión de costos indirectos, el 31% a la no contabilización
de provisiones adecuadas para la protección de los inventarios, y el 19% indica
deficiencia o falta de consistencia en la aplicación de los métodos de valuación. La
deficiencia en la contabilización de los inventarios puede producir que los saldos
registrados representativos de hechos históricos, pueden no estar reflejando las
evaluaciones reales a una fecha determinada (Ver gráfico 11)
 62

3.1.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

A. ADECUACIÓN DE NORMATIVA CONTABLE

La aplicación procedimientos y políticas contables adecuadas mejora la integración de

los procesos y sistemas de información de gestión y de reporte financiero por lo que se
investigó lo adecuado de la normativa aplicada por la empresa, se logro conocer el grado
de conocimiento e importancia que los contadores dan a las políticas y procedimientos
contables, sobre lo cual se menciona lo siguiente: El 42% de los encuestados considera
que las políticas y procedimientos contables aplicados en su empresa se adecuan a la
normativa contable, un 25% cree que no son adecuadas, pero preocupa que un 33% no
haya respondido. La situación financiera es una parte muy pequeña de toda la
información (financiera) que puede ser necesario conocer. Esta es la razón por la
necesidad de facilitar información, no sólo sobre los estados financieros, sino también
sobre la metodología, políticas y procedimientos utilizados en la configuración de esos
estados financieros. (Ver gráfico 12)

B. IMPLEMENTACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

La contabilidad está siendo mejorada con la aplicación de nuevas normas desarrolladas

que identifican con mayor precisión las transacciones o hechos económicos y su mejor
registro contable, esto constituye el preámbulo de los cuestionamientos específicos al
tema de investigación, se investigó sobre el caso para conocer si el contador posee
confianza en sus conocimientos y el grado de disposición que tiene para la adopción de
Normas Internacionales de Contabilidad; se determinó que un 51% de los encuestados
considera que la implementación de Normas Internacionales de Contabilidad no
representa ninguna dificultad lo que demuestra que existe confianza en sus
conocimientos, por otra parte un 31% considera tener problemas en la implementación
de las normas, el 17% de los encuestados no supo contestar lo que pone de manifiesto
 63

que el tema no se domina, rechazar la adopción de NIC puede deteriorar la credibilidad

y de las relaciones con los usuarios de los estados financieros y disminuir la
transparencia en la información financiera (Ver gráfico 13)

C. APLICACIÓN DE NIC CON ENFOQUE DE CAPITAL

La adopción de NIC supone una transformación profunda e integral de los procesos de

generación de información financiera de la empresa por lo que se vuelve necesario
conocer la capacidad del contador referente al tema de NIC, especialmente con enfoque
de capital; se determinó que el 55% de los encuestados manifiesta no estar capacitado
para la aplicación de NIC, con enfoque de capital el 31%, dice estar capacitado en la
aplicación de NIC en lo que se refiere a Estados financieros, Ingresos e inventarios, el
14% no respondió. La falta de capacitación del contador para la aplicación de NIC
puede afectar a la empresa tanto a sus componentes internos como su habilidad para
desenvolverse en el mercado en que opera y a su imagen exterior. (Ver gráfico 14)

D. NECESIDAD DE GUÍA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

La adhesión a una guía de aplicación de políticas y procedimientos contables con base a

NIC es una herramienta que puede reducir riesgos y redituar beneficios financieros y
económicos, por lo que se indagó si los contadores consideran necesaria una guía de
aplicación que le indique la secuencia lógica y coherente de la contabilización de las
operaciones, así como la presentación de estados financieros; al respecto se determinó
que un 78% manifiesta que es necesaria una guía para la aplicación de NIC, 14% de los
encuestados dijeron que no era necesaria y únicamente el 8% no respondió; la falta de
una guía de aplicación de procedimientos puede propiciar procesar asientos o registros
contables que son inaceptables y el presentar incorrectamente saldos de cuentas. (Ver
gráfico 15)
 64

3.2 DIAGNÓSTICO

3.2.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

A. DECISIONES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS EN EL NEGOCIO

En este tipo de empresa las decisiones financieras y administrativas son tomadas por los
propietarios, ya que ellos son los que conocen el mercado y generalmente han iniciado
las operaciones de sus empresas, los contadores son considerados por los propietarios
únicamente como la fuente de información

B. MANEJO DE LA CONTABILIDAD

Muy pocos propietarios manejan la contabilidad de sus empresas porque desconocen los
aspectos contables, la contabilidad en su mayoría es trabajada por el contador empleado
por la empresa quien tiene la responsabilidad de procesar las operaciones y proporcionar
asesoría financiera y administrativa al propietario, el desconocimiento contable por parte
de los propietarios y la falta de asesoría por parte del contador pueden afectar la toma de
decisiones.

C. FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Estas empresas preparan al final del ejercicio únicamente estado de situación financiera
y estado de resultados, se considera que al no generar los estados financieros
complementarios se carece de información vital en el manejo de efectivo y los costos.

D. FORMULACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS SECUNDARIOS

Los contadores de la empresa solamente preparan inventarios de mercaderías para la

venta, no siempre al final del ejercicio; pocos preparan estado de costo de lo vendido; es
de considerar que la falta de los estados secundarios, limita la toma de decisiones.
 65

E. CUENTAS ERRADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

El error mas frecuente que afecta los estados financieros es la omisión de asientos, en
segundo lugar los asientos a cuentas que no corresponden y es necesaria una
reclasificación, las cuentas incorrectas presentadas en los estados financieros muestran
una situación ficticia para la empresa y en todo caso afecta de forma negativa .

F. INCORRECCIONES EN ESTADOS FINANCIEROS

Las incorrecciones en los estados se deben a la omisión de asientos de eliminación y

clasificaciones inadecuados y los cálculos aritméticos; las incorrecciones en los estados
financieros pueden perjudicar la imagen de la empresa ante los usuarios de la
información.
G. APLICACIÓN DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

En este tipo de empresa se tiene la certeza de que los principios de contabilidad han sido
aplicados de forma consistente, sin embargo es preocupante que un 39% no sepa si
existen consistencia, esto demuestra el poco conocimiento de los principios y la poca
importancia que se da a estos.

3.2.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS

A. DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE EFECTIVO

Las principales deficiencias en el manejo de efectivo son los cálculos erróneos y la

omisión de ventas al contado de mercaderías, propicia que pueda omitirse el reportar
ventas al contado de mercancías.

B. DEFICIENCIAS EN LA CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS

La mayor causa de la deficiencia en la contabilización de los ingresos y las

codificaciones incorrectas que son generadas por la diversidad del inventario que se
 66

tiene para la venta, las deficiencias en la contabilización del efectivo puede influir en la
facturación.

3.2.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

A. DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE INVENTARIOS

La principal deficiencia detectada en el manejo de los inventarios son los ajustes

impropios o inadecuados a los inventarios físicos y la ponderación de precios que no
corresponden, el mal manejo de los inventarios puede producir niveles excesivos de
inventarios pueden rebasar la capacidad de financiamiento y llevar por lo tanto a ventas
forzosas.

B. DEFICIENCIAS EN LA CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

Las principales deficiencias en la contabilización de los inventarios o artículos para la

venta son la omisión de costos indirectos, la deficiencia en la contabilización de los
inventarios puede producir que los saldos registrados representativos de hechos
históricos, pueden no estar reflejando las evaluaciones reales a una fecha determinada

3.2.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

A. ADECUACIÓN DE NORMATIVA CONTABLE

Preocupa que un 33% no haya respondido si las políticas y procedimientos contables se

adecuan a la normativa vigente, los contadores no están en condiciones de facilitar
información, no sólo sobre los estados financieros, sino también sobre la metodología,
políticas y procedimientos utilizados en la configuración de esos estados financieros.

B. IMPLEMENTACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

Un alto porcentaje considera tener problemas en la implementación de las normas lo que

pone de manifiesto que el tema no se domina, ignorar la normativa internacional puede
deteriorar la credibilidad y de las relaciones con los usuarios de los estados financieros
 67

C. APLICACIÓN DE NIC CON ENFOQUE DE CAPITAL

La mayoría de los encuestados no están capacitados para la aplicación de NIC, con

enfoque de capital en lo que se refiere a Estados financieros, Ingresos e inventarios, la
falta de capacitación puede afectar a la empresa tanto a sus componentes internos como
su habilidad para desenvolverse en el mercado.

D. NECESIDAD DE GUÍA DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Es necesaria una guía de aplicación que le indique la secuencia lógica y coherente de la

contabilización de las operaciones, la falta de una guía de aplicación de procedimientos
puede propiciar procesar asientos o registros contables que son inaceptables y presentar
incorrectamente saldos de cuentas.

3.3 RESULTADOS CUANTITATIVOS

3.3.1 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

La información obtenida de cada cuestionario, se tabuló agrupando la cantidad de

respuestas por cada pregunta tanto en el caso de las respuestas cerradas como de las
abiertas, obteniendo de esa manera las frecuencias en términos absolutos y luego
convirtiéndolas en términos relativos (porcentajes), posteriormente se elaboró un cuadro
para cada una de ellas.
 68

PREGUNTA N0 1

¿Quién toma las decisiones administrativas y financieras en el negocio?

Objetivo de la pregunta:
Conocer quien tiene el poder de decisión empresarial y consecuentemente la
responsabilidad los resultados financieros – administrativos.

a) Propietario
PREGUNTA 1

14% b) Administrador

25% c) Contador
61%

Análisis de los resultados:

El 61% de los encuestados indican que las decisiones financieras y administrativas

son tomadas por los propietarios, ya que ellos son los que más conocen el mercado y han
iniciado sus empresas, el 25% de estas empresas utilizan administradores, solamente el
14% son los contadores que toman decisiones de este tipo, ya que los propietarios los
consideran únicamente como la fuente de información.

PREGUNTA N0 2

¿Quién maneja la contabilidad?

 69

Objetivo de la pregunta:
Conocer quien tiene la responsabilidad contable que pueda reflejarse en los estados
financieros y evaluar el grado de competencia y calidad de la información generada en el
proceso contable de las operaciones.

a) El Propietario
PREGUNTA 2
b) Contador de la
14% Empresa
36%
c) Contador ajeno
a la empresa
50%

Análisis de los resultados:

El 14% son los propietarios los que manejan la contabilidad de sus empresas, el
50% indican que es el e la empresa quien tiene la responsabilidad de procesar las
operaciones y proporcionar asesoría financiera y administrativa al propietario; y
un 36% indican que las empresas contratan los servicios de contadores que
trabajan de forma independiente, quien únicamente tiene la responsabilidad de
contabilizar las operaciones.

PREGUNTA N0 3

¿Cuáles Estados Financieros principales se preparan al final del ejercicio?

Objetivo de la pregunta:
Conocer cuales son las herramientas de análisis financiero que arroja la contabilidad
y que puedan ser de utilidad para el quien toma las decisiones de este tipo de empresa.
 70

a) Estado de Situación
Financieros y Estado de
PREGUNTA 3 Resultados
b) Estado de Flujos de
Efectivo

8% 6%
c) Estado de Costos
14%
d) Todos los
mencionados
72%

Análisis de los resultados:

El 72% indican que son las empresas preparan al final del ejercicio únicamente
estado de situación financiera y estado de resultados, el 14% de las empresas
encuestadas, prepara estado de flujos de efectivo, el 8% prepara el estado de
costos y solo 6% de las empresas encuestadas preparan todos los estados
mencionados.

PREGUNTA N0 4

¿Cuáles estados secundarios se preparan al final del ejercicio?

Objetivo de la pregunta:
Evaluar la administración contable en la elaboración de estados secundarios que
puedan complementar la información financiera para un mejor análisis y toma de
decisiones.
 71

PREGUNTA 4
a) Inventario de
Mercaderia para la
17% 0% venta
b) Estado de costo
de lo vendido

c) Estado de
83% movimientos del
Capital Contable

Análisis de los resultados:

El 83% este tipo de empresas solamente prepara inventario de mercaderías para

la venta, el 17% solamente prepara estado de costo de lo vendido, estado de
movimiento de capital contable no se preparan.

PREGUNTA N0 5

¿Se ha detectado que los saldos de las cuentas en los estados financieros están cerrados
debido a uno o más de los siguientes aspectos?.

Objetivo de la pregunta:
Conocer y evaluar los errores más frecuentes en las cuentas que distorsionan la
información en los estados financieros.
 72

a) Omisión de
PREGUNTA 5 Asientos Aprobados

b) Asientos no
19% autorizados
8% 48%
c) Efectuar asientos
a cuentas que no
25% corresponden.
d) Afectar a periodos
contables distintos

Análisis de los resultados:

El error más frecuente que afecta los estados financieros es la omisión de

asientos lo que se indica con un 48% , el 25% son los asientos a cuentas que no
corresponden y es necesaria una reclasificación, el 19% han afectado periodos
contables distintos y el 8% a asientos no autorizados.

PREGUNTA N0 6

¿Se han presentado los estados financieros incorrectamente por uno o más de los
siguientes motivos:?

Objetivo de la pregunta:

Evaluar la presentación de los estados financieros y las causas de las inexactitudes.

 73

a) Omisión de saldos del

mayor general

PREGUNTA 6
b) Errores aritméticos
14%

17% 44%
c) Tipo de cambios o
tasas de conversión
incorrectos.

25% d) Omisión de asientos

de eliminación y
clasificaciones
inadecuadas

Análisis de los resultados:

Con respecto a las incorrecciones en los estados se detecto que el 44% deben a la
omisión de asientos de eliminación y clasificaciones inadecuadas, el 25% a los
cálculos aritméticos en segundo lugar, el 17% al tipo de cambio o tasas de
conversión incorrectos y un 14% a la omisión de saldos del mayor general.

PREGUNTA N0 7

¿Son preparados los estados financieros de conformidad con principios de contabilidad

aplicados de manera consistente?

Objetivo de la pregunta:
Poner de manifiesto el grado cognoscitivo respecto a los principios de contabilidad y
su aplicación consistente.
 74

a) Sí
PREGUNTA 7

11% b) No

50% c) No sabe
39%

Análisis de los resultados:

El 50% de los encuestados contestaron de manera positiva o sea que tienen la

certeza de que los principios de contabilidad han sido aplicados de forma
consistente, sin embargo es preocupante que un 39% no sepan si existe
consistencia, esto demuestra el poco conocimiento de los principios y la poca
importancia que se da a estos, el 11% de los encuestados fue notoria la respuesta
de inconsistencia en la aplicación de los principios.

PREGUNTA N0 8

¿Qué se ha detectado en el manejo de efectivo?

Objetivo de la pregunta:
Detectar las principales deficiencias y errores en el manejo del efectivo y las
posibles implicaciones.
 75

a) Omitirse el reportar ventas

al contado de mercancias
PREGUNTA 8
b) Manejarse
negligentemente las
31% mercancías devueltas.
39%
c) Ventas sin conocimiento
de la dirección de la
empresa.
d) Cálculos erroneos

8% 22%

Análisis de los resultados:

En cuanto a las principales deficiencias en el manejo del efectivo se detectó que

el 39% son los cálculos erróneos, el 31% es la omisión de ventar al contado de
mercaderías, el 22% es el manejo negligente de mercaderías devueltas y el 8%
indican que las deficiencias se deben a las ventas sin conocimiento de la
dirección de la empresa no constituyen un problema.

PREGUNTA N0 9

¿Qué problemas presenta la contabilización de ingresos?

Objetivo de la pregunta:
Detectar las principales deficiencias en la contabilización de los ingresos.
 76

a) Omisión de registros o
asientos contables
PREGUNTA 9
b) Asientos o registros
14% contables dobles y cortes
impropios
38%
17% c) Codificaciones incorrectas

d) Ajustes o reclasificaciones
erroneas
31%

Análisis de los resultados:

En cuanto a las causas de las deficiencias en la contabilización de los ingresos

indican que el 38% es por la omisión de registros o asientos contables, un 31%
indica que son las codificaciones incorrectas que son generadas por la diversidad
del inventario que se tiene para la venta, un 17% por la duplicidad de registros y
un 14% por ajustes o reclasificaciones erróneas.

PREGUNTA N0 10

¿Qué problemas se observan en el manejo de los inventarios?

Objetivo de la pregunta:

Conocer las principales deficiencias en el manejo de los inventarios que están

disponibles para la venta.
 77

a) Ponderación de
precios que no
PREGUNTA 10 corresponden

b) Cálculos y
33% sumas erradas o
48% inexactas

c) Ajustes
19% impropios o
inadecuados a los
inventarios fisicos

Análisis de los resultados:

Con relación a las deficiencias detectadas en el manejo de los inventarios se

observó lo siguiente: un 48% indica que son los ajustes impropios o inadecuados
a los inventarios físicos, el 33% la ponderación de precios que no corresponden y
el 19% los cálculos y sumas erradas o inexactas.

PREGUNTA N0 11

¿Qué dificultades se observan en la contabilización de los inventarios?

Objetivo de la pregunta:

Determinar las principales deficiencias en la contabilización de los inventarios o

artículos destinados para la venta.
 78

a) Dejar de acreditar a las

cuentas de inventarios
PREGUNTA 11
b)Omisión de costos
14% indirectos
31%

c) Deficiencias o falta de
consistencia en la aplicación
de los métodos de valuación.
36%
d) La no contabilizacion de
19% las provisiones adecuadas
para la proteccion de
inventarios

Análisis de los resultados:

Dentro de las principales deficiencias en la contabilización de los inventarios o

artículos para la venta están: el 36% indican que es la omisión de costos
indirectos, el 31% la no contabilización de provisiones adecuadas para la
protección de los inventarios.

PREGUNTA N0 12

¿Considera que las políticas y procedimientos contables existentes en la empresa se

adecuan a la normativa contable vigente?

Objetivo de la pregunta:

Conocer el grado de conocimiento e importancia que los contadores dan a las

políticas y procedimientos contables.
 79

a) Sí
PREGUNTA 12

b) No
33%
42%

c) No responde

25%

Análisis de los resultados:

El 42% de los encuestados considera que las políticas y procedimientos contables

aplicados en su empresa se adecuan a la normativa contable, un 25% cree que
son adecuadas, pero preocupa que un 33% no haya respondido.

PREGUNTA N0 13

¿Considera que es problemática la implementación de las Normas Internacionales de

Contabilidad en las empresas?

Objetivo de la pregunta:
Es el preámbulo de los cuestionamientos especificos al tema de investigación, con el
que se pretende conocer si el contador posee confianza en sus conocimientos y el grado
de disposición que tiene para la adopción de Normas Internacionales de Contabilidad.
 80

a) Sí
PREGUNTA 13

17% b) No
31%

c) No responde

52%

Análisis de los resultados:

Un 52% de los encuestados considera que la implementación de Normas

Internacionales de Contabilidad no representa ninguna dificultad lo que
demuestra que existe confianza en sus conocimientos, un 31% considera tener
problemas en la implementación de las normas, 17% de los encuestados no supo
contestar, lo que pone de manifiesto que el tema no se domina.

PREGUNTA N0 14

¿Se encuentra capacitado para la aplicación de las NIC`s en lo que se refiere a la

presentación de Estados Financieros, Ingresos e Inventarios?

Objetivo de la pregunta:
Determinar la capacidad del contador referente al tema de NIC, especialmente con
enfoque de capital.
 81

a) Sí
PREGUNTA 14

14% b) No
31%

c) No responde

55%

Análisis de los resultados:

El 55% de los encuestados manifiesta no estar capacitado para la aplicación de

NIC, con enfoque de capital, el 31% dice estar capacitado en la aplicación de
NIC en lo que se refiere a Estados Financieros, Ingresos e Inventarios y un 14%
no respondió.

PREGUNTA N0 15

¿Considera necesaria una guía de políticas y procedimientos contables con base a NIC`s
en su empresa?

Objetivo de la pregunta:
 82

Conocer si las pequeñas empresas disponen de un documento “guía” formal o

informal que le indique la secuencia lógica y coherente.

a) Sí
PREGUNTA 15

8% b) No
14%

c) No respondió

78%

Análisis de los resultados:

Las pequeñas empresas carecen de un documento guía que le indique la

secuencia lógica y coherente para la aplicación de políticas y procedimientos
contables, es por ello que un 78% manifiesta que es necesaria una guía para la
aplicación de NIC, un 14% de los encuestados dijeron que no era necesaria y
únicamente el 8% no respondió.
 83

CAPITULO IV

4.1CONSIDERACIONES GENERALES

4.1.1 INFORMES FINANCIEROS

A la función de información financiera corresponde la recopilación y presentación de

información sobre acontecimientos económicos. La fiabilidad de los datos registrados en
el mayor general depende de los controles internos contables existentes en los sistemas
de proceso de operaciones. Los asientos originados en la función de información
financiera corresponden normalmente a estas dos categorías:

a. Asientos de ajuste de saldos previamente registrados, con el fin de tomar en

consideración una estimación del efecto de acontecimientos futuros. Ejemplos de
estas cuentas son las provisiones para cuentas incobrables y para gastos de garantía.

b. Asientos de consolidación o combinación de cuentas a efecto de su presentación en

los estados financieros. A esta categoría pertenecen los asientos de eliminación de
los beneficios y saldos entre las empresas afiliadas y el reconocimiento del fondo de
comercio y de las participaciones minoritarias.

Uno de los objetivos generales del control interno contable es proporcionar una
razonable seguridad de que las operaciones se registran de la forma precisa para
coadyuvar a la preparación de estados financieros fiables. En la interpretación
significativa de los datos registrados en el mayor general es necesario y también
apropiado que la dirección aplique sus estimaciones y su criterio particular. Sin ello, los
controles internos contables, por muy efectivos que sean, no podrán asegurar, por sí
solos, la adecuada presentación de los estados financieros.

FUNCIONES TÍPICAS

a. Preparación de asientos de diario

 84

b. Registros en los libros de contabilidad

c. Recolección de información suplementaria para preparación de informes
d. Preparación de informes
e. Mantenimiento de los registros contables

4.1.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren
llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas
funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos
terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y
cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud de que el
ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los
recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que
puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes,

etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían
considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las
mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando
lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de
estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se
deberá efectuar para cada caso en particular.

FUNCIONES TÍPICAS

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:

a. Otorgamiento de crédito.
b. Toma de pedidos.
c. Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.
d. Facturación.
 85

e. contabilización de comisiones.
f. Contabilización de garantías.
g. Cuentas por cobrar.
h. Cobranza.
i. Ingreso del efectivo.
j. Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
k. Determinación del costo de ventas.

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de ingresos se pueden distinguir los siguientes asientos contables
comunes:

a. Ventas.
b. Costo de ventas.
c. Ingresos de caja.
d. Devoluciones y rebajas sobre ventas.
e. Descuentos por pronto pago.
f. Provisiones para cuentas de cobro dudoso
g. Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables.
h. Gastos de comisiones.
i. Creación de pasivos por el impuesto a las ventas.
j. Provisiones para gastos de garantía.

La revisión y evaluación de los controles internos contables sobre los ingresos y las
cuentas por cobrar requieren;

a. Conocimiento de los objetivos específicos, con vista al control interno contable, del
proceso de registro de las operaciones de ingresos y de cuentas por cobrar.
 86

b. Identificación de las actividades y de los procedimientos de control para procesar y

registrar dichas operaciones.

c. Determinación que los distintos controles se combinan para dar una razonable
seguridad de que se están cumpliendo los objetivos de control interno contables
establecidos por la dirección. (Cada empresa debe formular objetivos específicos
que se acomoden a sus circunstancias concretas).

El grado de control interno contable logrado por un sistema determinado depende de;

a. Las actividades reales y los procedimientos de control que estén en vigor

b. Como se ejecuten éstos
c. Cómo se segregan las responsabilidades de su cumplimiento

La evaluación y conclusión del contador de la empresa deben basarse en el conjunto de

controles, no en uno solo de los procedimientos de control. Si se logra el objetivo, no
importa que los procedimientos se denominen “controles internos contables” o
“controles administrativos”.

El proceso de las operaciones de ingresos o de cuentas por cobrar lleva consigo grandes
riesgos de pérdidas.

El empleo de equipos de proceso electrónico de datos “en línea” (on-line) para la

introducción o proceso de las operaciones puede aumentar la dificultad de identificar la
responsable y el uso de cualquier clase de PED puede hacer superfluos los informes de
las operaciones detalladas.

4.1.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

El control de las existencias es igualmente importante para las empresas no industriales,

como las distribuidoras y detallistas. En estas empresas no están presentes las funciones
 87

de producción y otras que son típicas de las operaciones fabriles. No obstante, los
objetivos de control aplicables a las funciones de planificación, custodia y registro de
existencias, y del uso del mayor general están estrechamente vinculados con los que
corresponden a las empresas transformadoras.

El control interno contable logrado por un sistema determinado depende de:

a. Las actividades reales y los procedimientos de control en vigor,

b. Cómo sean ejecutados y,
c. Cómo se distribuye la responsabilidad de su ejecución. La importancia relativa de la
existencia o ausencia de uno o más controles sobre los costos de producción y las
existencias depende de la naturaleza y complejidad de las actividades de producción
y de la interacción de otros controles.

FUNCIONES TÍPICAS

Las funciones típicas de un ciclo de producción podrían ser:

a. Contabilidad de costos
b. Control de ventas
c. Administración de inventarios

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de producción se puede distinguir los siguientes asientos contables
comunes:

a. Transferencias de inventarios
b. Aplicación del costo de ventas
c. Aplicación de gastos de ventas
d. Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos
diferidos
 88

e. Variaciones (incluyendo desperdicios)

f. Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros
costos diferidos.
g. También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de
inmuebles, maquinaria y equipo

4.1.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son
distintas de las funciones de compra, se ha considerado conveniente mostrar
separadamente dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisión del control
interno del ciclo de egresos.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren
llevar a cabo para:
a. La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
b. El pago de las adquisiciones anteriores.
c. Clasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pagó.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

a. Inventarios
b. Activos fijos
c. Servicios externos
d. Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas
cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la
recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como
parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la
adquisición de dichos recursos.
 89

Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes,

etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquéllas que podrían
considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las
mismas deberán servir tan sólo como un guía general que oriente al Auditor Interno
cuando lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de
estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se
deberá efectuar para cada caso en particular.

FUNCIONES TÍPICAS

Las funciones típicas de compras son:

a. Selección de proveedores
b. Preparación de solicitudes de compra
c. Función específica de compras
d. Recepción de mercancías y suministros
e. Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos
f. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
g. Desembolso de efectivo

ASIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de compras pueden distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
a. Compras
b. Desembolso de efectivo
c. Pagos anticipados
d. Acumulaciones de pasivos
e. Ajustes de compras

Debido a la amplia gama de circunstancias bajo las cuales operan las empresas, existen
muchas situaciones en las que es posible burlas los controles. En el campo de las
 90

compras y cuentas por pagar, las oportunidades de cometer fraudes sustanciales son
mayores en aquellas situaciones en que controles inadecuados o circunstancias poco
usuales permiten a ciertas personas introducir:

 Solicitudes no válidas
 Pedidos no autorizados
 Notas de recepción no válidos
 Facturas no válidas
 Aprobaciones no autorizadas
 Cheques no autorizados o alterados

Las operaciones fraudulentas pueden realizarse de muy diversas formas, que van desde
sistemas complejos para la creación de toda una serie de documentos justificativos falsos
hasta métodos mucho más sencillos, que consisten en aumentar meramente la cantidad
que figura en el documento que autoriza el pago.

En las situaciones en que existe convivencia con los proveedores no siempre es

necesario falsificar la documentación o los procedimientos internos. Un ejecutivo de
compras puede aprobar un pedido a un precio excesivo poniéndose de acuerdo con el
proveedor. Y el resultado puede parecer una operación normal, perfectamente
documentada. Este tipo de fraude puede ser muy difícil de descubrir en los
procedimientos normales de revisión. Pero una revisión independiente de los precios de
comprar puede poner de manifiesto esta irregularidad

4.2 CONSIDERACIONES RELATIVAS A LA PREPARACIÓN DE LOS

ESTADOS FINANCIEROS

4.2.1 INFORMES FINANCIEROS

a. La nota sobre políticas contables recoge todas las políticas significativas.

b. Las operaciones entre entidades vinculadas se identifican y se desglosan.
 91

c. Existe la adecuada correspondencia entre ingresos y gastos.

d. El activo circulante está formado únicamente por partidas destinadas a convertirse en
activo, a venderse o a consumirse dentro del año o del ciclo normal de explotación.
e. Las provisiones por desvalorización de activos se deducen del valor de los activos
correspondientes y se desglosan adecuadamente.
f. Se dotan las provisiones correspondientes por pérdidas conocidas o estimadas, en
concepto, por ejemplo, la depreciación de las inversiones o del valor de existencias,
pérdidas contractuales o garantías.
g. Declaración y desglose de las contingencias significativas
h. Declaración y explicación de los ajustes significativos surgidos en el cuarto trimestre
del ejercicio.
i. Determinación y presentación adecuada del beneficio por acción.
j. Información por sectores de actividad.
k. Comparabilidad y uniformidad.

i. Cualquier cambio en los principios contables está justificado y se considera

preferible al principio anteriormente vigente.

ii. Se han considerado aclaraciones en cuanto a:

 La modificación de las bases de estimación contable que no signifique cambio
de principios.
 Las modificaciones significativas introducidas en la clasificación y
reclasificación de cuentas.

iii. Principios de consolidación:

 Los principios aplicados en la consolidación son apropiados y se explican
adecuadamente.
 Se eliminan los saldos, operaciones, pérdidas y beneficios entre empresas
afiliadas o entre divisiones de una empresa.
 92

 Se considera razonable y apropiada cualquier modificación de la base de

valoración de los activos depreciables, etc., que resultan del proceso de
consolidación.

4.2.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

a. Los ingresos y los costos correspondientes se relacionan adecuadamente unos con

otros.
b. Los ingresos no están sobreestimados por operaciones ficticias o contingentes.
c. Los ingresos no están subestimados por operaciones no registradas o indebidamente
diferidas.
d. Se ha hecho la debida exclusión de los ingresos intercompañías.
e. Los ingresos no están sobreestimados o subestimados debido a periodificaciones
incorrectas.
f. Los métodos contables para reconocer los ingresos y las cuentas por cobrar son
aceptables y se aplican consistentemente.
g. Se han contabilizado adecuadamente las cuentas por cobrar a largo plazo con tipos
de interés distintos de los normales.
h. Se ha hecho una provisión adecuada para las cuentas de cobro dudoso, devoluciones,
rebaja y comisiones.

i. Se ha hecho el adecuado registro y explicación de:

i.Bases del reconocimiento de ingresos

ii.Ventas reconocidas por el método del porcentaje de terminación
iii.Ventas en consignación
iv.Contratos de venta a largo plazo u otros casos de facturación diferida.
v.Compromisos de venta adversos o poco usuales
vi.Ingresos clasificados por categorías: operativos, no operativos y no repetitivos.
 93

vii.Cuentas por cobrar, clasificadas por tipo: comerciales, de amortización de plazos, de

empleados, de ejecutivos, otras; y por fecha de vencimiento: corto y largo plazo.
viii.Ingresos y cuentas por cobrar de entidades vinculadas.
ix.Cuentas por cobrar pignoradas o descontadas.
x.Ingresos, clasificados por divisiones o sectores de la empresa

4.2.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

a. En la valoración de las existencias se han incluido los elementos pertinentes de los

costos de fabricación.
b. Los gastos generales aplicados a las existencias han sido correctamente segregados
de los costos del ejercicio.
c. Es apropiada la contabilización de los gastos generales absorbidos en más o menos.
d. Las existencias no han sido subvaloradas no infravaloradas como consecuencia de
periodificaciones incorrectas.
e. Se ha hecho previsión adecuada de las partidas de escaso índice de rotación,
obsoletas o deterioradas.
f. Las existencias no se han valorado por encima del valor de mercado o del valor neto
de realización.
g. Los métodos de contabilización de las existencias y de los costos de fabricación son
aceptables y han sido aplicados consistentemente.
h. El método de contabilización del costo de las existencias es compatible con las
normas de absorción plena.
i. Se han registrado correctamente las mercancías situadas en almacenes exteriores, en
tránsito o enviadas a los clientes en régimen de prueba.
j. El beneficio incluido en existencias, generado como consecuencia de transacciones
entre sociedades afiliadas, ha sido eliminado.
k. Se han registrado y desglosado correctamente:
 94

i. La base utilizada para la valoración

ii. Los métodos usados para la determinación de los costos (FIFO – es decir:
primera entrada, primera salida -; (LIFO) – o sea última entrada, primera salida
-, coste promedio, precio al por menor, etc.)
iii. Desglose de pérdidas inusitadas por amortizaciones parciales.
iv. Componentes del inventario
v. Compras a entidades afiliadas.
vi. Existencias en régimen de consignación
vii. Existencias entregadas en garantía
viii. Pagos parciales recibidos y deducidos de liquidaciones de existencias por el
sistema LIFO.
ix. Costo de reposición de existencias en su caso

4.2.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

a. Los costos se imputan correctamente como gastos, existencias, activo fijo y otras
cuentas de activo.
b. Se ha registrado correctamente el pasivo correspondiente a todas las mercancías y
servicios recibidos.
c. Las compras y los gastos no han sido sobrevalorados ni subestimados debido a
periodificaciones incorrectas.
d. Los costos no han sido sobrevalorados en virtud de operaciones simuladas o
contingentes.
e. Han sido correctamente reflejados los costos y cuentas por pagar entre afiliadas.
f. Se han registrado y desglosado adecuadamente:

i. Los compromisos de compra inusitados o desfavorables.

ii. Las cuentas por pagar, clasificadas por tipo.
iii. Las compras y las cuentas por pagar a entidades vinculadas.
iv. La dependencia de un solo proveedor o de un número limitado de ellos.
 95

v. Los costos clasificados por divisiones o sectores de la empresa.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

INFORMES FINANCIEROS

Para definir los objetivos de control es necesario conocer las distintas responsabilidades
funcionales y las metas a alcanzar en cada una de las operaciones de la empresa son
anotadas de forma acumulativa en las cuentas de mayor. Por lo general, estas
operaciones están sometidas a los controles internos contables aplicados en los sistemas
de proceso de operaciones correspondientes.

Dicha definición establece que los controles internos contables obedecen a los fines de:

a. Las operaciones se realizan conforme a una autorización general o específica de la

dirección.
b. Las operaciones se registran de forma precisa:

 Para permitir la preparación de estados financieros ajustados a los

principios de contabilidad generalmente aceptados o a cualquier otro
criterio aplicable a ellos, y

 Para mantener la salvaguarda de los activos.

c. El acceso a los activos sólo está permitido conforme a la autorización de la dirección.

d. La contabilidad de los activos se compara a intervalos razonables con los activos

existentes y se toman las medidas necesarias con respecto a cualquier diferencia que
pueda surgir.
 96

4.3 Objetivos de control interno contable

4.3.1 INFORMES FINANCIEROS

FUNCIÓN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Mayor general Todas las operaciones se acumulan, clasifican y resumen

adecuadamente en las cuentas

Asientos de cierre Todos los asientos de cierre son iniciados por personas
autorizadas para ello, y se revisan y aprueban de acuerdo
con normas y procedimientos prescritos.

Consolidación o combinación La recopilación y proceso de todos los datos necesarios

para la confección de los estados financieros consolidados
o combinados se efectúa de acuerdo con las normas y
procedimientos establecidos.

Elaboración, revisión y aprobación Todos los informes financieros, ya sean para uso interno o
público, se elaboran en base a datos apropiados, contienen
toda la información necesaria, y son revisados y aprobados
antes de su emisión.

Han sido definidos los objetivos generales del control interno contable de la función de
información financiera. Se ha indicado cómo estos objetivos se corresponden con las
diferentes responsabilidades funcionales. Estos objetivos generales proporcionan el
marco para la definición de los objetivos específicos de control interno de cada empresa
en particular.

La dirección se fía del sistema contable para que facilite datos fiables para sus informes,
tanto internos como públicos. Los objetivos del control interno contable deben reflejar
estas necesidades de información financiera. Además de las partidas de balance de
activo y pasivo, y de operaciones resumidas, los informes financieros suelen recoger otra
información (por ejemplo, gravámenes que pesan sobre el activo, compromisos por
arrendamientos, juicios pendientes de sentencia) que no es recogida en el mayor general.
 97

A la función de información financiera corresponde recopilar estos datos y decidir si su

presentación en los estados financieros es necesaria para una correcta interpretación de
los mismos.

4.3.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

FUNCIÓN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Recepción de pedidos Los pedidos de venta o de servicios sólo se aceptan si

cumplen los criterios autorizados de la dirección

Créditos Los pedidos son aprobados en forma adecuada para

aceptar el riesgo del crédito

Expedición Los productos expedidos o servicios prestados han sido

autorizados

Facturación Todos los envíos se facturan a los precios y condiciones

autorizados. Los ajustes por rebajas, descuentos y
devolución de mercancías han sido autorizados.

Cobros Todos los cobros se identifican adecuadamente, se

desarrollan totales de control y las cantidades cobradas se
depositan intactas y con prontitud.

Registros de cuentas por cobrar Las facturas, ajustes y cobros se registran adecuadamente
en las cuentas individuales de clientes

Mayor general Los ingresos, cobros y cuentas por cobrar se acumulan,

clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas.
 98

4.3.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

FUNCIÓN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Planificación de la producción y Todas las actividades de producción están autorizadas;

gestión de existencias además las existencias se mantienen en los niveles
establecidos.

Operaciones de producción Se informa adecuadamente y exactamente de todas las

actividades y costos de producción

Custodia de las existencias Todas las partidas en existencia están sujetas a sistemas de
control contable y de protección física.

Registro de existencias Todas las entradas, transferencias y retiradas de

existencias se registran adecuadamente, reflejando los
libros las cantidades realmente disponibles

Contabilidad de costos La información sobre el costo de producción y las

existencias se refleja en registros de costos apropiados,
actualizados y exactos.

Mayor general Todas las operaciones de producción y las relacionadas

con las existencias se acumulan, clasifican y resumen
adecuadamente en las cuentas

4.3.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

FUNCIÓN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Formulación de solicitudes de Todas las solicitudes de compra de mercancías y servicios

compra las inician y aprueban personas autorizadas

Compras Todos los pedidos se basan en solicitudes de compra

válidamente aprobadas y se cumplen correctamente en
cuanto a precio, cantidad, calidad y proveedor
 99

Recepción Todos los materiales y servicios recibidos concuerdan con

los precios originales.

Proceso de las facturas Todas las facturas procesadas para su pago corresponden a
mercancías y servicios recibidos y son correctas en cuanto
a condiciones, cantidades, precios y cálculos; la
distribución entre las cuentas es exacta y concuerda con la
clasificación de cuentas establecida.

Desembolsos Todos los cheques se preparan basándose en la

documentación adecuada y debidamente aprobada, se
cotejan con los justificantes correspondientes y se
aprueban debidamente, se firman y envían por correo

Cuentas por pagar Todas las facturas y desembolsos se registran rápida y

exactamente, en cuanto a beneficiario e importe.

Mayor general Todos los asientos en las cuentas por pagar, cuentas de
activo, gastos y desembolsos se acumulan, clasifican y
resumen adecuadamente en las cuentas.

4.4 RIESGOS INHERENTES

4.4.1 INFORMES FINANCIEROS

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE
Todas las operaciones se acumulan, El mayor general no cuadra.
clasifican y resumen adecuadamente Los mayores auxiliares no cuadran con el mayor general.
en las cuentas. Aplicación inconsistente de las normas y procedimientos
contables.
Errores en el mayor y en los informes financieros.
 100

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE
Todos los asientos de cierre son Asientos de diario no autorizados o incorrectos.
iniciados por personas autorizadas Inclusión o exclusión indebida de operaciones como
para ello y se revisan y aprueban de resultado de procedimientos inadecuados de
acuerdo con las normas y periodificación.
procedimientos prescritos. Información inadecuada para los asientos de diario
impidiendo su revisión y aprobación correspondientes.
Posible reflejo inadecuado del activo debido a una ineficaz
revisión del valor contable
La recopilación y proceso de todos La falta de procedimientos puede dar lugar a clasificación
los datos necesarios para la indebida de las cuentas, consolidación incorrecta de los
formulación de los estados datos, omisión de una unidad contable, retrasos
financieros consolidados o inaceptables, o carga excesiva de trabajo.
combinados se efectúa de acuerdo Omisión de datos que deberán figurar en los informes
con las normas y procedimientos financieros falta de control de los datos presentados y del
establecidos. proceso de revisión.
Información inadecuada de los datos necesarios para
informar sobre los distintos sectores de operaciones de la
empresa.
Todos los informes financieros, ya Los informes financieros no están respaldados por los
sean para uso interno o público, se asientos base registrados en las cuentas.
elaboran en base a datos apropiados, Presentación inconsistente de los datos financieros.
contienen toda la información Revisión incompleta de los datos que permite la
necesaria y son revisados y posibilidad de errores u omisiones.
aprobados antes de su emisión Emisión de los informes financieros sin la debida
aprobación.
Incumplimiento de las normas de la Bolsas de valores
sobre publicación de datos financieros.
Información indebida sobre determinados aspectos.
Perjuicio a las relaciones con los accionistas, o a la buena
fama de la empresa en los medios comerciales y
financieros.

4.4.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE
Los pedidos de venta o de servicios Aceptación de un pedido de ventas comprometiendo a la
sólo se aceptan si cumplen los empresa con unos precios desventajosos u otras
criterios autorizados de la dirección condiciones inaceptables.
Descontento o pérdida de un cliente si la empresa es
incapaz de cumplir el plan de entregas o el nivel de
calidad especificado en los pedidos
 101

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE

Los pedidos son aprobados en forma Entrega de mercancías o prestación de servicios a cliente
adecuada para aceptar el riesgo del insolvente
crédito

Las mercancías enviadas o servicios Envíos de cantidades erróneas o de productos erróneos,

prestados han sido autorizados cuyo importe puede resultar incobrable o producir
descontento o pérdida del cliente.
Envíos sin autorización (quizás a cuentas ficticias), que
generan documentación de facturación (o generan facturas
que se procesan como auténticas con manipulación
posterior de los registros).
Envíos hechos sobre la base de pedidos legítimos, pero
entregados a personas no autorizadas.
Envíos por cantidades superiores a las pedidas, desviando
las cantidades excedentes.

Todos los envíos se facturarán a los Facturación de las cantidades enviadas a precios inferiores
precios y condiciones autorizados. a los autorizados.

Los ajustes en las facturas por Facturación sin registrar en cuentas por cobrar, con
rebajas, descuentos y devoluciones substracción de la cantidad cobrada.
de mercancías han sido autorizados. Crédito por devoluciones, rebajas, garantías u otros ajustes
de ventas ficticios.

Todos los cobros se identifican Omisión del registro de los cobros.

adecuadamente, se preparan totales Ocultación o demora en el registro de las entradas de caja
de control y las cantidades cobradas
se ingresan intactas y con prontitud.

Las facturas, ajustes y cobros se Manipulación de las entradas de caja una vez registradas.
registran adecuadamente en las Imposibilidad de tomar las medidas oportunas con
cuentas individuales de clientes. relación a los saldos morosos.
Cancelación de cuentas por cobrar pendientes con
manipulación del cobro.
 102

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE
Los ingresos, cobros y cuentas por El listado detallado de ventas al contado o los asientos por
cobrar se acumulan, clasifican y ingresos, se suman por un total inferior al que corresponde
resumen adecuadamente en las en cualquier fase del proceso de resumen, para encubrir
cuentas operaciones no autorizadas.

4.4.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE
Toda actividad de producción está Actividad de producción no autorizada con el fin de realizar
autorizada y las existencias se mantienen ventas no autorizadas.
en los niveles establecidos. Mantenimiento de niveles excesivos de existencias, lo que
puede dar lugar a su obsolescencia eventual.
Niveles desajustado de existencia de componentes y piezas, lo
que causa retrasos en la producción.
Se informa correcta y exactamente de Falta de correspondencia entre costos e ingresos y registro
todas las actividades y costos de inadecuado de las existencias.
producción. Exageración de los volúmenes de producción para aumentar el
importe de las retribuciones de horas extras.
Clasificación incorrecta de la producción aceptable, como si
fuera defectuosa, con el fin de encubrir la venta no autorizada.
Subvaluación de la producción para encubrir envíos no
registrados.
Incapacidad de comparar las costas estándar con los reales.
Todas las partidas de existencias están Robos realizados por empleados o personas ajenas a la empresa.
sometidas a procedimientos eficaces de Pérdidas por exposición a otros riesgos.
control contable y de salvaguarda física.
Todas las entradas, transferencias No existe base para cotejar la utilización real con las normas.
retiradas de existencias se reflejan Imposibilidad de identificar las pérdidas de existencias por fase
adecuadamente, por tanto los registros de producción o por tipo de producto.
indican las cantidades realmente Productos devueltos son clasificados incorrectamente como
disponibles. defectuosos para encubrir su eliminación.
La información sobre el costo de Falta de información suficiente para que la dirección pueda
producción y las existencias se mantiene tomar decisiones fundadas sobre las estrategias a corto y largo
en registros de costos apropiados exactos plazo.
y actualizados. Correspondencia incorrecta entre costos e ingresos y
contabilización incorrecta de las existencias.
Imposibilidad de determinar la existencia o situación de
existencias en exceso, obsoletas o de escaso movimiento.
Inadecuada cobertura por el seguro.
 103

4.4.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVOS DEL CONTROL

EJEMPLOS DE RIESGOS INHERENTES
INTERNO CONTABLE
Todas las solicitudes de mercancías y Compras en condiciones desfavorables a proveedores no
servicios las inician y aprueban autorizados.
personas autorizadas. Las compras infringen las normas sobre
incompatibilidades o las prácticas comerciales
establecidas
Todos los pedidos de compra se Pago en exceso del precio óptimo.
basan en solicitudes válidas y Cantidades inadecuadas o superiores a las necesarias.
debidamente aprobadas y se ejecutan La calidad de los materiales o servicios recibidos es
correctamente en cuanto a precio, deficiente.
cantidad, calidad y proveedor
Todas las facturas procesadas para su Pago de materiales o servicios no recibidos
pago corresponden a mercancías y Pago basado en precios o condiciones incorrectas.
servicios recibidos y son exactas en Las cuentas no reflejan las operaciones correctamente
lo que se refiere a condiciones,
cantidades, precios y cálculos; la
distribución entre las cuentas es
correcta y concuerda con la
clasificación de cuentas establecida.
Todos los cheques se preparan Pagos incorrectos o duplicados.
basándose en documentos adecuados Alteración de los cheques.
y debidamente aprobados, se cotejan Pago de materiales o servicios no recibidos
con los datos justificativos, se
aprueban debidamente, se firman y se
envían por correo.
Todas las lecturas y pagos se Saldos incorrectos de las cuentas de caja y por pagar en el
registran pronta y exactamente en mayor general.
cuanto a su beneficio e importe.
Todos los asientos en las cuentas por Estados financieros incorrectos.
pagar, cuentas de activo, de gastos y Informes financieros internos incorrectos
de desembolsos de caja se acumulan,
clasifican y resumen adecuadamente
en las cuentas

4.5 Segregación de funciones

4.5.1 INFORMES FINANCIEROS

1. Funciones de preparación y aprobación para los asientos de diario

 104

La iniciación y la aprobación de los asientos del diario no deben recaer en la misma

persona. Algunos asientos del diario, como las provisiones para gastos de garantía, son
estimativos o subjetivos por naturaleza y, consecuentemente deben ser revisados y
aprobados por una persona independiente de la que prepara el asiento.

2. Mantenimiento del mayor general y de los mayores auxiliares

Para que la función de contabilización en el mayor general pueda servir de control sobre
el registro de las operaciones, debe estar segregada de las otras funciones que procesan
y registran las operaciones individuales en los mayores auxiliares.

3. Mantenimiento del mayor general y custodia de archivos

Los responsables de la contabilidad del mayor pueden, en principio, manipular los

saldos resumidos de las cuentas; por esta causa no deben tener acceso a los activos de la
empresa, ni tener asignada facultad alguna de autorización de pagos, ni de disposición
directa de otros tipos de activo.

4. Acceso al mayor general a personas autorizadas.

Al libro mayor no deben tener acceso otras personas que las expresamente autorizadas
para ello, debiendo asegurarse, asimismo, su protección física. La causa de que se
prohíba el acceso a las personas no autorizadas es que éstas podrían manipular los datos
registrado en el libro mayor para encubrir irregularidades. El libro mayor debe estar
debidamente protegido contra todo tipo de riesgos, como fuego, daños imprevistos o
daños intencionados. En caso de que la empresa utilice el proceso electrónico de datos
(PED)5 en la contabilidad del mayor, es conveniente tener una copia de reserva del
mismo en lugar aparte.

5. Funciones de contabilidad en el proceso electrónico de datos.

5
Procesamiento Electrónico de Datos
 105

El departamento de PED tiene la responsabilidad de procesar los datos que se le

faciliten según las normas y procedimientos autorizados. Este departamento no debe
tener la facultad de autorizar, por si, los asientos contables. La autoridad del
departamento PED debe ser tal, que no se admita la posibilidad de que se obligue al
departamento a registrar datos inapropiados o a omitir el registro de los datos correctos.
Asimismo, su autoridad debe ser tal que el departamento no pueda, por iniciativa propia,
omitir datos correctos o procesar datos indebidos, sin que esta circunstancia se descubra.

6. Preparación de la revisión y aprobación final de los informes financieros.

Las personas que intervienen en la preparación de los informes financieros no deben

estar facultadas también para hacer la revisión y dar la aprobación final a los mismos. La
falta de un procedimiento especial de revisión puede dar lugar a la publicación de
informes financieros no autorizados y a la existencia de errores u omisiones de datos en
los mismos que podrían haber sido detectados si los informes hubiesen sido revisados
por una persona independiente.

4.5.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

1. Recepción de pedidos, facturación, cuentas por cobrar y caja.

Quienes intervienen en las actividades de recepción de pedidos, créditos, envíos y
facturación no deben intervenir en:

a. El mantenimiento de registros en el mayor o en libros auxiliares, ni

b. En ninguna actividad relacionada con las entradas o salidas de caja.

Si a los responsables de las actividades de registro y contabilidad no se les excluye de la

iniciación y proceso de las operaciones, existe la posibilidad de que la documentación se
modifique para encubrir operaciones no autorizadas o de que se elaboren documentos
para apoyar otras ficticias. Si a quienes manejan las entradas y salidas de caja no se les
excluye del proceso y contabilización de las operaciones, existe la posibilidad de que se
 106

encubran apropiaciones indebidas de dinero manipulando la documentación

correspondiente o bien el registro de una operación.

2. Funciones de crédito y facturación.

Quines intervienen en la actividad de concesión de créditos deben ser excluidos no sólo

de las funciones de contabilidad y caja sino también de la de facturación. La mezcla de
las actividades de facturación de crédito elimina las ventajas de una revisión
independiente de la existencia y grado de crédito de los clientes.

3. Envío y recepción de pedidos y facturación.

Quienes intervienen en los envíos deben estar excluidos de las funciones de caja y
contabilidad, así como de cualquier intervención en los procedimientos de proceso de los
pedidos y su facturación. La mezcla de estas funciones supone la posibilidad de que
envíos no autorizados se documenten con pedidos ficticios o se encubran pasando por
alto los procedimientos de facturación habituales.

4. Registros en las cuentas por cobrar y mayor.

Los responsables de los registros de cuentas por cobrar deben ser distintos de quienes
tienen a su cargo los registros de control del mayor. La separación de estas dos
funciones es esencial para que la cuenta de control sirva realmente como “control” de
los registros de las cuentas individuales por cobrar.

5. Funciones de ingresos y cuentas por cobrar.

Los empleados responsables de las entradas de caja deben estar al margen de las
funciones operativas y contables correspondientes, tales como envíos, facturación,
proceso de facturas o notas de abono, registros de cuentas por cobrar y mayor.
 107

El principio de la separación entre las responsabilidades de custodia y las contables es

especialmente apropiado para el proceso de las entradas de caja. Al establecer las
responsabilidades de custodia, la responsabilidad del control de todas las remesas
recibida debe confiarse a un empleado que no tenga asignada ninguna tarea de proceso,
registro o manejo de efectivo. Si se prevé en este punto la preparación de una relación de
todas las remesas, se establece un medio para controlar el proceso ulterior mediante la
comparación de dichos datos con los depósitos bancarios y los asientos de entrada de
caja.

Las compañías establecen a veces cajas de seguridad, solicitando de los clientes que
hagan las remesas a un apartado postal controlado por un banco autorizado. En estos
casos, la responsabilidad inicial de custodia se asigna al banco, que deposita los cobros
en la cuenta de la compañía y da los detalles de las remesas para su registro en las
cuentas por cobrar.

6. Funciones del Procesamiento Electrónico de Datos.

Los sistemas de proceso electrónico de datos (PED) concentran las diferentes funciones
de una compañía , así como los registros contables, en un área departamental, para
cotejar los pedidos con las listas de precios autorizados, las condiciones de crédito
pueden utilizarse programas de PED, al igual que para preparar autorizaciones de envía
de facturas. Cuando se hace uso del PED para procesar operaciones de ingresos y de
cuentas por cobrar es importante que haya una separación adecuada entre la función de
proceso de datos y la autorización de las operaciones. Deben establecerse controles de
procedimiento para tener la seguridad de que, por ejemplo, la función de PED no pasa
por alto los controles de recepción de pedidos y concede una autorización de envío. Se
necesitan asimismo otros controles para tener la seguridad de que todos los datos de
operaciones (por ejemplo, los avisos de envío utilizados para preparar las facturas)
sometidos a PED son adecuadamente procesados y controlados.
 108

4.5.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

1. Planificación de las existencias, actividades y custodia de las existencias.

Los responsables de la planificación de existencias, de las actividades de la protección

de las existencias no deben mantener ni controlar la contabilidad de dichas actividades.
En la práctica, los beneficios de separar las actividades contables de las actividades de
explotación pueden entrar en conflicto con las necesidades de información del personal
de existencias. Para evitar esto y para mejorar el control, los registros de existencias de
la empresa deben proporcionar información oportuna y suficientemente detallada de la
situación de las existencias, tanto para los departamentos de operaciones como para el de
contabilidad.

Cuando el personal de operaciones tiene acceso directo a los registros contables

auxiliares, los controles que garantizan la integridad y exactitud de las cuentas del mayor
general adquieren una importancia mayor. Si los importes monetarios se obtienen y se
comunican al departamento de contabilidad en la fase inicial del proceso de los
documentos que justifican la entrada, transferencia o retirada de mercancías, las cuentas
de control pueden servir de base para asegurar la exactitud global de los registros
auxiliares.

2. Registros de existencias y el mayor general.

La separación de estas dos funciones contables es necesaria para evitar que influyan en
los asientos del mayor general los empleados que llevan estos registros auxiliares. A
menos que se mantenga esta segregación de funciones, las cuentas del mayor general no
ejercerán la función de control a través de los procedimientos de cuadre y de
 109

conciliación- un medio de descubrir los asientos o saldos erróneos o incorrectos en los

registros detallados de existencias.

3. Supervisión de los inventarios físicos y el registro de los ajustes.

La realización de inventarios físicos periódicos, o bien un programa sistemático de

recuentos cíclicos, proporciona la base para la actualización de los saldos de las
existencias y sirve también como comprobación del trabajo de los responsables de la
custodia de las existencias y de las funciones afines de expedición, compra y recepción.
Dado que los empleados responsables de estas funciones pueden tener un interés
particular en los resultados de los recuentos físicos, no deben ser responsables de
establecer las normas para los inventarios físicos o los recuentos cíclicos. Generalmente,
el jefe de contabilidad es el responsable de la planificación y observancia de los
procedimientos de realización de los inventarios físicos.

4. Funciones del Procesamiento Electrónico de Datos.

Los sistemas de proceso electrónico de datos concentran diferentes funciones así como
los registros contables de la empresa dentro de un área departamental. Cuando se utiliza
el proceso electrónico de datos para registrar las transacciones relacionadas con las
existencias, debe implantarse una adecuada división de funciones entre el proceso de
datos y la autorización de las operaciones.

Además, se necesitan controles especiales para evitar que los empleados efectúen
cambios no autorizados en el contenido de los ficheros maestros. Deben establecerse
controles de procedimiento para asegurar que todos los datos sobre las operaciones
sometidos a proceso electrónico de datos son adecuadamente preparados y controlados.
 110

4.5.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

1. Solicitudes de compra, compras y recepción y el proceso de facturas, cuentas por

pagar y mayor general.

Dado que los responsables de la formulación de solicitudes, las compras y la recepción

inician o ejecutan las actividades de compra, ellos no deberán llevar ni estar en situación
de influir la contabilidad de tales actividades, como el proceso de facturas, cuentas por
pagar o mayor general

2. Compras y actividades de solicitudes de compra y recepción.

Si la responsabilidad por la iniciación de los pedidos (preparación de solicitudes de

compra) es independiente de la responsabilidad de hacer los pedidos (compras), el
trabajo en un campo puede servir como revisión y comprobación del trabajo en el otro.
El mismo principio es aplicable a la separación de las actividades de compra de las
funciones de recepción.

3. Proceso de facturas y cuentas por pagar y el mayor general.

Los responsables de los asientos definitivos en el mayor general no deben procesar las
facturas ni llevar los registros de cuentas por pagar. Esta segregación de tareas ofrece la
oportunidad de contar con una revisión independiente de los asientos y de mantener la
integridad de las cuentas de control.

4. Preparación y aprobación de los desembolsos, y el registro de caja.

Si los que procesan o aprueban los desembolsos, controlan también los asientos
contables correspondientes a los mismos, es mayor el riesgo de que se extiendan
cheques no autorizados o cheques respaldados por documentos simulados y se registren
luego las operaciones en unas cuentas que no están sujetas a un control riguroso.
 111

5. Preparación y aprobación de los desembolsos.

Si la aprobación definitiva, la firma y el envío por correo de los cheques están a cargo de
personas independientes de la función de preparación de los desembolsos, el control
mejora. La función de aprobación definitiva y firma constituye una oportunidad para
realizar una revisión independiente del objetivo comercial de las operaciones, así como
de la corrección e idoneidad de la documentación justificativa. El envío por correo de los
cheques deberá controlarse de modo que se evite el acceso al mismo de los empleados
que puedan haber iniciado operaciones simuladas o no autorizadas

6. Registros de desembolsos en el mayor general.

La segregación de tareas entre la contabilización de los diversos desembolsos de caja y

la contabilización de los asientos en el mayor general permite realizar una revisión
independiente de las operaciones de caja, así como mantener la integridad de las cuenta
de control de mayor general.

7. Función del Proceso Electrónico de Datos.

Los sistemas de proceso electrónico de datos concentran diferentes funciones, así como
los registros contables de la empresa, dentro de un área departamental. Cuando se utiliza
el proceso electrónico de datos para procesar las operaciones de compras y cuentas por
pagar es importante que exista una segregación adecuada entre la función de proceso de
datos y la de autorización de las operaciones. Además, se precisan controles para limitar
la posibilidad de que alguien realice cambios no autorizados en los ficheros. Deberían
establecerse controles de procedimiento que proporcionen la seguridad de que todos los
datos de operaciones que se envían al proceso electrónico de datos se procesan y
controlan correctamente.
 112

4.6 Controles de procedimiento

4.6.1 INFORMES FINANCIEROS

Aunque existen amplias diferencias en los sistemas empleados en la elaboración de los

informes financieros, normalmente resulta posible hacer una evaluación general de la
adecuación de un sistema concreto; ha de sobrarse de nuevo que la importancia de
cualquiera de las características de control bajo depende del sistema que forma parte.

4.6.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

El establecimiento de controles mediante el principio de la segregación de funciones es

relativamente fácil comparado con el obtenido mediante la red general de
procedimientos, documentos y secuencias del flujo de información. En relación con las
operaciones de ingresos y de cuentas por cobrar, esta red comprenderá varias etapas de
proceso varios tipos de operaciones, la mayoría de las cuales llevan consigo una u otra
modalidad de documentación y de adhesión a los procedimientos y a las secuencias de
proceso prescritos.

La variación casi ilimitada de formato, diseño, información contenida, número de copias

y flujo de los documentos usados para procesar las operaciones de cuentas por cobrar
complica la evaluación de los controles de procedimiento. Algunas compañías, por
ejemplo, inician las operaciones de ventas cumplimentando un juego de impresos en
varias copias y con distintos fines, destinándose una o varias de estas copias a cada uno
de los departamentos implicados, para la satisfacción de sus correspondientes
necesidades.

Otras empresas utilizan un sistema diferente, en virtud del cual se generan nuevos
impresos en cada departamento implicado en el proceso de la operación. En muchas
compañías, los datos de las operaciones de ventas son introducidos en un computador en
alguna etapa del proceso, con lo cual se necesitan procedimientos de comunicación y
control muy distintos a los vigentes en las empresas que procesan los impresos
manualmente.
 113

Algunas compañías siguen un sistema de facturación anticipada, consistente en preparar

la factura de venta y enviarla tan pronto como es aprobado el pedido. El documento de
envío, frecuentemente una copia de la factura de venta, es confrontado más tarde con la
factura. Con este sistema es difícil enviar sin facturar, pero es posible facturar sin enviar.
Otras compañías sólo preparan y envían las facturas una vez que la función de
facturación recibe el aviso de que las mercancías han sido enviadas. Aquí, lo principal es
que todos los envíos sean facturados. Aunque el objetivo general de los procedimientos
de control interno contable en estos dos ejemplos sea el mismo (coordinación de los
envíos y la facturación), la diferencia en la secuencia de las actividades requiere de una
perspectiva diferente al evaluar si los procedimientos establecidos cumplen, o no dicho
objetivo.

4.6.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

Ciertas operaciones y procedimientos se llevan a cabo casi enteramente con fines de

control interno contable. Por ejemplo, “totales de control por lotes” de una serie de
operaciones procesadas por un computador se realizan exclusivamente con fines de
control interno contable. Otros controles de procedimiento se ponen en práctica por
medio de los formularios utilizados para procesar y registrar las operaciones. Los
impresos de las órdenes de producción, que requieren firmas o aprobaciones en cada
etapa del proceso de fabricación, constituyen una forma de control sobre las actividades
secuenciales. Las solicitudes de compra en varios ejemplares, algunos de los cuales se
remiten a los departamentos de planificación de la producción y de contabilidad en el
momento en que se formula la solicitud, pueden mejorar los controles de proceso y
registro.

Aunque existen amplias diferencias entre los sistemas utilizados para procesar las
operaciones relacionadas con la producción y existencias, normalmente resulta posible
hacer una evaluación general de la adecuación de un sistema concreto, dando respuesta a
preguntas similares a las que se indican seguidamente:
 114

4.6.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

A veces es más difícil determinar el grado de control conseguido mediante el conjunto

de procedimientos, documentos y el flujo de información, que determinar el control
logrado mediante la segregación de funciones. La diversidad casi ilimitada en cuanto a
forma, diseño, clase de información, número de ejemplares y flujo de los documentos
complica la evaluación de los controles de procedimiento.

Aunque existen amplias diferencias en los distintos sistemas utilizados para procesar las
compras, normalmente resulta posible hacer una evaluación general de la adecuación de
un sistema concreto dando respuesta a preguntas similares a las que se indican
seguidamente.

4.7 políticas

4.71 INFORMES FINANCIEROS

a. Todas las operaciones se acumulan, clasifican y resumen adecuadamente en las

cuentas.

b. Todos los asientos de cierre son iniciados por personas autorizadas para ello y se
revisan y aprueban de acuerdo con las normas y procedimientos prescritos.

c. La recopilación y proceso de todos los datos necesarios para la confección de los

estados financieros consolidados o combinados se efectúa de acuerdo con las normas
y procedimientos establecidos.

d. Todos los informes financieros, ya sean para uso interno o público, se elaboran en
base a datos apropiados, contienen toda la información necesaria, y son revisados y
aprobados antes de su emisión.
 115

INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

a. Los pedidos de venta o de servicios sólo se aceptan si cumplen los criterios

autorizados de la dirección

b. Los pedidos son aprobados en forma adecuada par aceptar el riesgo del crédito

c. Las mercancías enviadas o servicios prestados han sido autorizados.

d. Todos los envíos se facturan a los precios y condiciones autorizados los ajustes en las
facturas por rebajas, descuentos y devolución de mercancías han sido autorizados

e. Todos los cobros son identificados adecuadamente, se preparan totales de control y

las cantidades cobradas se ingresan en el banco intactas y con prontitud

f. Las facturas, ajustes y cobros se registran adecuadamente en las cuentas individuales

de clientes.

g. Los ingresos, cobros y cuentas por cobrar se acumulan, clasifican y resumen

adecuadamente en las cuentas

4.7.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

a. Toda actividad de producción está autorizada y las existencias se mantienen en los

niveles establecidos.

b. Se informa correcta y exactamente de todas las actividades y costos de producción.

c. Todas las partidas de existencias están sometidas a procedimientos eficaces de

control contable y de salvaguarda física.

d. Todas las entradas, transferencias y salidas de existencias se reflejan adecuadamente;

por tanto, los registros reflejan las cantidades realmente disponibles
 116

e. La información sobre el costo de producción y las existencias se mantiene en

registros de costos apropiados, actualizados y exactos.

f. Todas las operaciones relativas a la producción y las existencias se registran,

clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas.

4.7.4 COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

a. Todas las solicitudes de mercancías y servicios las inician y aprueban personas

autorizadas.

b. Todos los pedidos de compra se basan en solicitudes válidas y debidamente

aprobadas y se ejecutan correctamente en cuanto a precio, cantidad, calidad y
proveedor.

c. Todos los materiales y servicios recibidos concuerdan con los pedidos originales

d. Todas las facturas procesadas para su pago corresponden a mercancías y servicios

recibidos y son exactas en lo que se refiere a condiciones, cantidades, precios y
cálculos; la distribución entre las cuentas es correcta y concuerda con la clasificación
de cuentas establecidas.

e. Todos los cheques se preparan basándose en documentos adecuados y debidamente

aprobados, se cotejan con los datos justificativos, se aprueban debidamente, se
firman y se envían por correo.

f. Todas las facturas y pagos se registran pronta y exactamente, en cuanto a su

beneficiario e importe.

g. Todos los asientos en las cuentas por pagar, cuentas de activo, de gastos y de
desembolsos de caja se acumulan, clasifican y resumen adecuadamente en las
cuentas.
 117

4.8 Información a revelar

4.81 INFORMACIÓN FINANCIERA

Como mínimo, en el cuerpo del estado de resultados se deben incluir líneas con los
importes que correspondan a las siguientes partidas:

a. Ingresos;
b. Resultado de la operación;
c. Gastos financieros;
d. Participación en las pérdidas y ganancias de las empresas asociadas y negocios
conjuntos que se lleven contablemente por el método de la participación;
e. Gasto por el impuesto sobre las ganancias;
f. Pérdidas o ganancias por las actividades de operación;
g. Resultados extraordinarios;
h. Intereses minoritarios, y
i. Ganancia o pérdida neta del periodo.

Se deben presentar también, en el cuerpo principal del estado de resultados, líneas

adicionales con las partidas, grupos o clases de partidas y subtotales, cuando sean
exigidas por alguna Norma Internacional de Contabilidad, o bien si tal forma de
presentación es necesaria para representar fielmente la posición financiera de la
empresa.

Los efectos de las diferentes actividades, operaciones y sucesos correspondientes a la

empresa, difieren en cuando a su estabilidad, riesgo y capacidad de predicción, por lo
que cualquier información sobre los elementos que componen los resultados ayudará a
comprender el desempeño alcanzado en el periodo, así como a evaluar los posibles
beneficios a obtener en el futuro. Se incluirán partidas adicionales en el cuerpo principal
del estado de resultados, o bien se modificarán las denominaciones, o se reordenarán,
 118

cuando ello sea necesario, para explicar los elementos que han determinado este
desempeño. Los factores a considerar para tomar esta decisión incluirán, entre otros, la
importancia relativa, así como la naturaleza y función de los diferentes componentes de
los ingresos y los gastos. Por ejemplo, un banco habrá de modificar las denominaciones
de las partidas para cumplir los requisitos específicos de los párrafos 9 a 17 de la NIC
306.

4.8.2 INFORMACIÓN A REVELAR DENTRO DEL CUERPO DEL ESTADO DE

RESULTADOS O EN LAS NOTAS

La empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las
notas al mismo, un desglose de los gastos, utilizando para ello una clasificación basada
en la naturaleza de los mismos o en la función que vienen a desempeñar dentro de la
empresa.

Se aconseja a las empresas que presenten el desglose mencionado en el párrafo 77

dentro del cuerpo principal del estado de resultados.

Las partidas de gastos se subdividen al objeto de revelar por separado la gama de

componentes, relativos al desempeño financiero, que pueden diferir en cuanto a su
estabilidad, potencial de beneficios o pérdidas y capacidad de predicción. Esta
información se podrá suministrar en cualquiera de las dos formas alternativas descritas a
continuación.

La primera forma se denomina método de la naturaleza de los gastos. Los gastos se

agrupan en el estado de resultados de acuerdo con su naturaleza (por ejemplo
depreciación, compras de materiales, costos de transporte, sueldos y salarios, costos de
publicidad) y no se redistribuyen atendiendo a las diferentes funciones que se
desarrollan en el seno de la empresa. Este método resulta simple de aplicar en muchas
empresas pequeñas, puesto que no es necesario proceder a distribuir los gastos de la

6
Información a Revelar en los Estados Financieros de Bancos e Instituciones Financieras Similares.
 119

operación entre las diferentes funciones llevadas a cabo dentro de la empresa. Un

ejemplo de clasificación utilizando el método de la naturaleza de los gastos es el
siguiente:
METODO DE LA NATURALEZA DE LOS GASTOS
Ingresos X
Otros ingresos de la operación X
Variación de las existencias de productos terminados y
en proceso X
Consumos de materias primas y materiales
secundarios X
Gastos de personal X
Gastos por depreciación y amortización
Otros gastos de operación
Total gastos de operación (X)
Resultado de operación X

METODO DE FUNCION DE LOS GASTOS

Ingresos X
Costo de las ventas (X)
Margen bruto X
Otros ingresos de operación X
Gastos de distribución (X)
Gastos de administración (X)
Otros gastos de operación (X)
Resultado de operación X

La variación de los inventarios de productos terminados y en proceso durante el período,

representa un ajuste de los gastos de producción, para reflejar el hecho de que la
actividad productiva ha hecho aumentar el importe de esta partida, o bien que las ventas
 120

por encima del volumen producido han hecho disminuir el saldo de inventarios. En
algunos países, que utilizan esta forma de desglose, se presentan los aumentos de las
existencias de productos terminados y en proceso inmediatamente después de los
ingresos. No obstante, esta forma de presentación no debe implicar que tales partidas
representan ingresos.

La segunda forma se denomina como método de la función de los gastos o método del
"costo de las ventas", y consiste en clasificar los gastos de acuerdo con su función como
parte del costo de las ventas o de las actividades de distribución o administración.
Frecuentemente, este tipo de presentación suministrará, a los usuarios, información más
relevante que la ofrecida por la naturaleza de los gastos, pero hay que tener en cuenta
que la distribución de los gastos por función puede resultar arbitraria, e implicar la
realización de juicios subjetivos. Un ejemplo de clasificación que utiliza el método de
gastos por función es la siguiente:

Las empresas que clasifiquen sus gastos por función deberán presentar información
adicional sobre la naturaleza de tales gastos, donde incluirán al menos el monto de los
gastos por depreciación y amortización y los gastos de personal.

La elección de la forma concreta de desglose, ya sea el método de los gastos por

naturaleza o el de los gastos por función, depende tanto de factores históricos como del
sector industrial donde se enmarque la compañía, y también del tipo de organización
adoptado por la misma. Con el uso de uno y otro método se intenta suministrar una
indicación de los costos que puede esperarse que varíen, directa o indirectamente, con el
nivel de ventas o de producción de la empresa. Puesto que cada uno de los métodos de
presentación tiene ventajas para tipos distintos de empresas, La NIC No. 1
(Presentación de los Estados Financieros) exige una elección entre ellos, según cuál de
los dos represente más fielmente los elementos inherentes a la rentabilidad de la empresa
en cuestión. No obstante, cuando se utiliza el método del costo de las ventas, y puesto
que la información sobre la naturaleza de ciertos gastos es útil al predecir flujos de
 121

efectivo, se exige la presentación de datos adicionales sobre la naturaleza de ciertos

gastos.

Una empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las
notas, el importe de los dividendos por acción para el periodo cubierto por los estados
financieros, incluyendo tanto los acordados como los propuestos a la fecha del balance.

4.8.3 INGRESOS

La empresa debe revelar la siguiente información en sus estados financieros:

a. las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de los ingresos,

incluyendo los métodos utilizados para determinar el porcentaje de terminación
de las operaciones de prestación de servicios;

b. la cuantía de cada categoría significativa de ingresos, reconocida durante el

periodo, con indicación expresa de los ingresos procedentes de:
i. venta de bienes;
ii. prestación de servicios;
iii. intereses;
iv. regalías;
v. dividendos, y

c. el importe de los ingresos producidos por intercambios de bienes o servicios

incluidos en cada una de las categorías anteriores de ingresos.

La empresa revelará en sus estados financieros cualquier tipo de pérdidas o ganancias

contingentes, de acuerdo con la NIC 10, Contingencias y Hechos Ocurridos después de
la Fecha del Balance. Pueden aparecer pérdidas y ganancias contingentes derivadas de
partidas tales como costos de garantía, reclamaciones, multas o pérdidas posibles.
4.8.4 INVENTARIOS
 122

En los estados financieros se debe revelar la siguiente información:

a. las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios, incluyendo

la fórmula de medición de los costos que se haya utilizado;

b. el valor total en libros de los inventarios , desglosado en los importes parciales

según la clasificación que resulte apropiada para la empresa;

c. el valor en libros de los inventarios que se han medido utilizando su valor neto
realizable;

d. los importes de las reversiones, en las rebajas de valor anteriores para reflejar el
valor neto realizable, que se hayan reconocido como ingresos en el periodo, de
acuerdo con el párrafo 31;

e. las circunstancias o eventos que han producido las rebajas de valor, de acuerdo
con el referido párrafo 31, y

f. el valor en libros, si existiese, de los inventarios comprometidos como garantía

del cumplimiento de deudas.

La información acerca de los saldos pertenecientes a las diferentes clases de inventarios,

así como la variación de dichos saldos en el periodo, resultará de utilidad a los usuarios
de los estados financieros. Una clasificación común de los inventarios es la que
distingue entre mercancías, suministros para la producción, materias primas, productos
en proceso y productos terminados. Los inventarios de un suministrador de servicios
pueden ser descritos, simplemente, como productos en proceso.

Cuando el costo de los inventarios se determine utilizando la fórmula LIFO, de acuerdo

con el tratamiento alternativo permitido en el párrafo 23, los estados financieros deben
revelar la diferencia entre el saldo de los inventarios finales del balance y:
 123

g. el menor valor entre el importe calculado de acuerdo con el párrafo 21 y el valor

neto realizable, o

h. el menor valor entre el costo de reposición en la fecha de cierre y el valor neto

realizable, según cual de los dos sea aplicable.

En los estados financieros se debe dar información sobre uno de los dos siguientes
extremos:

i. el costo de los inventarios que se han reconocido como gasto durante el periodo,
o bien

j. los costos de operación, relacionados con los ingresos, reconocidos como gastos
durante el periodo, clasificados por naturaleza.

El costo de los inventarios, reconocido como gasto durante el periodo, se compone de

aquellos costos incluidos en la medición de los productos vendidos, más los costos
indirectos no distribuidos y los importes anormales de los costos de producción de los
inventarios, incurridos durante el propio periodo. Las circunstancias particulares de cada
empresa pueden exigir la inclusión de otros costos, tales como los costos de distribución.

Algunas empresas adoptan un formato diferente en la presentación del estado de

resultados, lo que produce que se consignen cantidades diferentes en lugar del costo de
los inventarios reconocidos como gasto en el periodo. Bajo tal formato diferente, la
empresa informará no obstante de la cuantía de los costos de operación, relacionados
con los ingresos, que se han reconocido como gastos durante el periodo, clasificados por
naturaleza. En este caso, la empresa informará sobre los costos reconocidos como gasto
por materias primas y otros materiales, costos de mano de obra y otros costos de
operación, junto con la variación neta del valor de los inventarios en el periodo.
 124

La cuantía, incidencia o naturaleza de una provisión, para rebajar el costo al valor neto
realizable, pueden requerir información específica, según la NIC 8, Ganancia o Pérdida
Neta del Periodo, Errores Fundamentales y Cambios en las Políticas Contables.
 125

4.9 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

4.9.1 INFORMES FINANCIEROS

CICLO DE INFORMES FINANCIEROS

FUNCIONES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

 Preparación de asientos de diario

 Autorización
 Registros en los libros de contabilidad
 Procesamiento de transacciones
 Recolección de información suplementaria para
 Clasificación
preparación de informes
 Verificación y evaluación
 Preparación de informes
 Protección física
 Mantenimiento de los registros contables

OBJETIVOS DE CONTROL.

 Únicamente deben aprobarse los asientos de diario que se ajustan a los

criterios de la Dirección e igualmente
 De manera regular, deben verificarse y evaluarse los saldos de las
cuentas por cobrar y demás rubros relacionados o que se consideren de importancia.
 El acceso a los registros contables y demás documentación financiera,
lugares físicos y procedimientos de proceso, debe permitirse conforme a los criterios de la
Dirección.

No. POLITICA
1. Todas las operaciones se acumulan, clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas.
PROCEDIMIENTOS

1.1 Manual de políticas y procedimientos contables para las personas interesadas

La empresa debe disponer de un manual de políticas y procedimientos contables que sirva de

instrumento de formación y de guía de referencia a las personas encargadas del proceso y registro de
las operaciones. El manual debe contener instrucciones prácticas sobre la contabilización tanto de las
operaciones que se repiten periódicamente como de las operaciones irregulares, o poco usuales, debe
señalar el procedimiento de revisión aprobación a seguir para estas últimas.

1.2 Procedimientos de revisión y actualización de los manuales

También debe disponer la empresa de procedimientos prescritos de distribución y custodia de los

manuales, así como de revisión y actualización de los mismos cuando ello sea necesario. Los
manuales deben ser debidamente revisados siempre que se produzca algún cambio, tal revisión debe
correr a cargo de las personas autorizadas para ello, debiendo procederse a su distribución sólo
después de haber sido revisados y aprobados por los distintos niveles de dirección.
 126

1.3 Responsabilidad de la supervisión del departamento central de contabilidad sobre los

principales registros contables y sobre las personas encargadas de esta función.

La organización de la empresa debe estructurarse de tal forma que el gerente ejerza la adecuada
supervisión sobre las personas encargadas de la contabilidad en las divisiones operativas, filiales,
etc. normalmente, estas personas dependen directamente del gerente. Aun en estos casos, las
actividades de las personas encargadas de la contabilidad deben ser coherentes con las políticas y
responsabilidades en materia de información financiera del propietario de la empresa. El gerente
debe tener en cuenta las posibles consecuencias negativas que podrían producirse si el sistema de
información financiera o el sistema de control interno contable sufrieran menoscabo como
consecuencia de una influencia excesiva por parte de los jefes de línea sobre las personas encargadas
de la contabilidad.

1.4 Personas responsables de informar por escrito del cumplimiento de las normas y
procedimientos contables establecidos por la empresa.

La empresa debe exigir a las personas responsables del cumplimiento de las normas y
procedimientos contables informes periódicos sobre el cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos. Dichos informes deben ser examinados por el nivel de organización competente o por el
mismo propietario, tomándose rápidamente las medidas adecuadas en caso de inobservancia de los
mismos.

Estos informes deben extenderse, asimismo, al cumplimiento del código de ética establecido por la
empresa. Cualquier violación del mismo debe ponerse en conocimiento del ejecutivo correspondiente
o del consejo de administración, para la adopción, en su caso, de las medidas oportunas.

1.5 Controles internos contables sobre las operaciones.

Para dar una razonable seguridad del adecuado proceso y registro de las operaciones, la función de
información financiera depende de la eficacia de los controles internos. Esta función debe, por lo
tanto, asegurarse de que los controles internos contables funcionan adecuadamente y pueden cumplir
los objetivos de control asignados.

La evaluación de los sistemas de control interno puede correr a cargo del departamento de auditoria
externa o de otras personas calificadas para ello. Los resultados obtenidos deben ser comunicados a
los niveles de dirección correspondientes o al consejo de administración.
 127

1.6 Seguro de fidelidad del personal para los empleados en puestos clave.

La finalidad principal del seguro de fidelidad del personal es asegurarse contra las pérdidas causadas
por las posibles irregularidades del personal. Esta práctica suele tener, sin embargo, otras ventajas
indirectas. Los empleados que saben que están personalmente obligados por las cláusulas del seguro
y de las consecuencias negativas de cualquier actuación improcedente por parte suya, pueden verse
estimulados a seguir más escrupulosamente las normas y procedimientos establecidos. Desde el
punto de vista del cobro del seguro, la cantidad asegurada debe estar en relación con el puesto que
ocupa la persona cubierta por el seguro. El hecho de tener un seguro de fidelidad del personal no
excusa de disponer de un adecuado sistema de control interno contable.

No. POLÍTICA
2. Todos los asientos de cierre son iniciados por personas autorizadas para ello y se revisan y aprueban de acuerdo con
las normas y procedimientos prescritos.
PROCEDIMIENTOS

2.1 Procedimientos y normas de cierre de cuentas de cada período contable.

La eficacia y exactitud del cierre de cuentas de un determinado período contable depende del grado
de sistematización de las funciones que intervienen en ello. Las instrucciones referentes al cierre
formal de las cuentas y al proceso de preparación de informes deben delimitar claramente:

 Las responsabilidades de cada persona y departamento.

 Fechas de terminación.

 Responsables de la revisión.

 Procedimiento de clasificación de las operaciones poco frecuentes

 Procedimiento de control que permita descubrir el incumplimiento de los principios

contables generalmente aceptados.

 Procedimiento de identificación de las operaciones con entidades o personas vinculadas a la

empresa.
 128

2.2 Procedimientos específicos que garantizan la inclusión en los resultados contables producidos
por los sistemas de proceso de operaciones y asientos de cierre relativos al actual período
contable.

En las cuentas de final de cada período contable han de figurar todas y únicamente las operaciones
que deban figurar al final del mismo período contable. Por ejemplo, si según las normas de las
empresas todas las ventas deben contabililizarse cuando se despachan las mercancías es necesario
crear los procedimientos adecuados que garanticen la inclusión en las cuentas de los ingresos
procedentes de las ventas de mercancías enviadas antes de la fecha de cierre, y la exclusión de las
mismas de las ventas de mercancías enviadas con posterioridad a esa fecha. Si la empresa tiene por
norma contabilizar la correspondiente partida por pagar en el momento de la recepción de los bienes
o servicios, la empresa debe crear los procedimientos adecuados que garanticen la contabilidad en la
fecha de recepción de los bienes y servicios y no en la fecha de recepción de la factura del proveedor.
He aquí algunos de los casos en que se exige la existencia de procedimientos de periodificación de
“corte” contable:
 Caja
 Ventas, devoluciones de ventas, ajustes de abonos.
 Existencias y costo de las ventas.
 Cuentas por pagar compras.
 Sucursales

2.3 Revisión, ajustes y aprobación de saldos de cuentas basados en estimaciones.

Al tiempo del cierre de cuentas del mayor general deben revisarse los saldos estimados del valor
realizable de los activos y del pasivo, de las obligaciones actuales. Ejemplo de cuentas cuyo saldo se
basa en estimaciones y que, por lo tanto, deben ser objeto de revisión, son las cuentas de provisiones
por incobrables, obsolescencia de existencias, gastos potenciales por garantías y saldos actuales de
los contratos a largo plazo. Los criterios en que se basen las recomendaciones para su ajuste deben
estar debidamente documentados a fin de que la persona que deba dar su autorización al asiento
disponga de la información necesaria para hacer una valoración sobre la racionalidad del mismo.

2.4 Revisión, aprobación y respaldo de asientos de diario.

Sólo deben prepararse asientos que son apropiados. El documento de entrada (justificante de diario)
debe contener todos los datos necesarios para que la persona competente pueda revisar y aprobar el
asiento. El empleo de hojas normalizadas de diario y el uso de número estándar de referencia
facilitan la preparación, revisión y aprobación de los asientos de carácter repetitivo.
 129

No. POLITICA
3. La recopilación y proceso de todos los datos necesarios para la formulación de los estados financieros consolidados o
combinados se efectúa de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
PROCEDIMIENTOS

3.1 Procedimientos para la recopilación de los datos necesarios para la formulación de los
informes financieros.

La existencia de procedimientos prescritos de recopilación de datos facilita la elaboración de los

informes financieros. El tipo y ámbito de los procedimientos estarán en función de las necesidades
específicas de la empresa. El empleo de formularios normalizados, con sus correspondientes
instrucciones, facilita la clasificación y agrupación de las cuentas, así como la determinación de los
saldos con otras empresas del grupo o divisiones de la empresa, operaciones poco frecuentes o
cuantitativamente muy importantes y de la inobservancia de las normas y procedimientos, y la
recopilación ordenada de todos los datos necesarios para el proceso de confección de los informes
financieros. El empleo de formularios normalizados aumenta la eficacia de la función de
consolidación o combinación de datos en los estados financieros.

La normalización de los informes puede hacerse, bien por procedimientos manuales, bien mediante
un programa especial de computador que ordene los datos en un formato normalizado. Para poder
beneficiarse de todas las ventajas que representan los informes normalizados es necesario preparar
instrucciones clara para su uso. Es precisa una planificación cuidadosa, con la suficiente antelación a
la fecha del informe, para tener la seguridad de que el conjunto de formatos de informe contempla
todas las necesidades de información. En aquellas empresas que tengan un gran número de unidades
contables puede ser conveniente la creación de listas de control que garanticen la recepción oportuna
de los informes de las distintas unidades contables.

3.2 Procedimientos para el proceso de los datos recibido.

Una vez recibidos todos los datos pertinentes, la función de consolidación o combinación debe seguir
procedimientos ideados para asegurar el proceso rápido y eficaz de los mismos. Estos procedimientos
estarán en función de la naturaleza y finalidad de los informes financieros. Por ejemplo, los
procedimientos para un informe interno sobre niveles de existencias por sección puede exigir un
simple listado de los datos entregados, o bien un listado de existencias por sección desglosados por
zonas, con totales de zona y total general por producto y zona.

En las instrucciones sobre elaboración de los estados financieros consolidados deben exponerse las
 130

políticas sobre consolidación establecidas por la empresa, las reglas sobre eliminación de las cuentas
de inversión de la empresa matriz y de los beneficios entre empresas afiliadas, y la norma sobre la
conversión de las cuentas en moneda extranjera. La enumeración de estas normas servirá de
instrumento de control en la elaboración de los estados financieros consolidados.

3.3 Procedimientos y normas a seguir en la contabilización de los asientos generados en el proceso

de consolidación.

Incluso en los supuestos más simples de consolidación, es necesario hacer determinados asientos. Por
ejemplo, la cuenta de inversión de la empresa se elimina con cargo a la cuenta de capital, resultando
a veces un saldo que se contabiliza, bien como fondo de comercio, bien como participación
minoritaria. Estos asientos deben realizarse de conformidad con las normas establecidas, estando
sujetos a revisión y aprobación.

La correcta presentación de los datos en los informes financieros internos exige, a veces, hacer
asientos especiales. Por ejemplo, para un informe financiero sobre el capital invertido en cada
división puede ser necesario un asiento en la cuenta de patrimonio de la división para reflejar la
inversión por parte de la compañía, la cual puede incluir intereses imputados. La existencia de
procedimientos prescritos facilita el control de los asientos especiales generados por el mismo
proceso de consolidación o combinación.

No. POLITICA
4. Todos los informes financieros, ya sean para uso interno o público, se elaboran en base a datos apropiados, contienen
toda la información necesaria, y son revisados y aprobados antes de su emisión.
PROCEDIMIENTOS

4.1 Procedimientos para los informes financieros para verificar que están respaldados por las
anotaciones contables y demás documentos.

Los estados financieros deben basarse en los datos registrados en la contabilidad. Los datos que no
figuren en los libros de contabilidad, tales como contratos de arrendamiento, estipulaciones de los
acuerdos de créditos, rotación de las cuentas por cobrar, número de empleados, etc., deben estar
apoyados por la correspondiente documentación preparada en las fases de recolección, ajuste y
consolidación o combinación de datos necesarios para la elaboración de los informes financieros se
sigue el procedimiento establecido al efecto por la empresa, el riesgo de que éstos se basen en datos
falsos será mínimo.
 131

4.2 Procedimientos que aseguran la inclusión en los informes financieros de todos los datos
necesarios.

Los informes financieros suelen contener una gran cantidad de información bien presentada
directamente en los estados financieros o en forma de notas o anexos. Ejemplo, de datos que suelen
figurar expresamente en los estados financieros publicados es el método de cálculo empleado en la
determinación del beneficio por acción, las relaciones con entidades vinculadas a la empresa e
información sobre los distintos sectores del negocio. Las desviaciones significativas respecto del
presupuesto pueden ser comentadas en los informes de carácter interno, si así lo establece la empresa.
Asimismo, deben establecerse procedimientos de control en la fase de elaboración de los informes
que garanticen la exactitud e inclusión de todos los datos necesarios en los informes financieros.

4.3 Procedimientos adecuados que fortalecen la uniformidad en la preparación de estados

financieros

Uno de los requisitos más importantes que deben cumplir los informes financieros es el de la
uniformidad, especialmente en los informes de carácter público. La uniformidad es también requisito
indispensable en los informes de carácter interno. Uno de los tipos de informes financieros más
corrientes de carácter interno es el estado comparativo entre los resultados reales y los resultados
presupuestados. Pues bien, para que esta comparación pueda tener algún sentido es necesario que los
datos reales y los datos del presupuesto sean uniformes. La empresa debe disponer de procedimientos
que garanticen la uniformidad de los datos presentados en los informes financieros, o alerte al lector
del informe, en caso contrario, de las posibles incongruencias.

4.4 Revisión y aprobación de informes financieros por el nivel de dirección competente.

Antes de proceder a su emisión, los informes financieros deben ser revisados en cuanto a la forma
contenido e integridad, y aprobado por una persona competente de la empresa. El gerente debe
poseer suficientes elementos de juicio y conocimientos para evaluar la adecuación del informe. En
ciertas áreas especiales, tales como impuestos, asuntos jurídicos y cumplimiento de la normativa
legal, puede ser necesario el concurso de un experto en las distintas materias. En el proceso de
revisión debe tenerse en cuenta el tratamiento dado a los acontecimientos sucedidos con
posterioridad a la elaboración del informe, pero anteriores a la revisión. Por ejemplo, si se trata de un
informe sobre la cobrabilidad de las cuentas deudoras, y se han producido cambios negativos en la
situación de un cliente importante, el gerente podría cuestionar la validez de la situación de un cliente
importante, el analista podría cuestionar la validez de la estimación inicial.
 132

Una vez revisado y encontrado conforme el informe debería ser aprobado formalmente. El nivel de
la dirección que deberá encargarse de la revisión y aprobación del informe estará en función de la
naturaleza del informe financiero. El procedimiento de revisión y aprobación debe estar claramente
definido y ha de ponerse en conocimiento de la persona competente a fin de que pueda cumplir su
finalidad, que es la de garantizar la autorización del informe y su conformidad a las normas
establecidas por la empresa.

4.5 Procedimientos para la apropiada distribución de los informes financieros.

La publicación de informes o estado financieros debe hacerse observando lo establecido en las

normas dictadas al efecto. Se hace necesaria la creación de procedimientos especiales sobre la
distribución de informes financieros, dado el carácter privado de la información y la observancia
obligada de las normas legales vigentes. Así, por ejemplo, la información financiera que podría
afectar las operaciones de crédito de una empresa puede estar sujeta a diversas normas que regulan el
momento de su publicación y la puesta en conocimiento público.

4.9.2 INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

CICLO DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

FUNCIONES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

 Otorgamiento de crédito.
 Toma de pedidos.
 Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del
servicio.
 Facturación.
 Procedimientos de autorización
 contabilización de comisiones.
 Separación de Funciones
 Contabilización de garantías.
 Documentos y registros
 Cuentas por cobrar.
 Controles de acceso
 Cobranza.
 Verificación interna independiente
 Ingreso del efectivo.
 Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
 Determinación del costo de ventas.
 133

OBJETIVOS DE CONTROL
 Todas las transacciones de ventas registradas representan eventos que han tenido lugar (no
existen transacciones de ventas ficticias)
 Todas las transacciones válidas de ventas son registradas
 Los detalles de transacciones de ventas son debidamente registrados en documentos fuente y las
ventas son debidamente contabilizadas y pasadas al mayor en lo que corresponde a monto,
período y clasificación.
 El acceso al registro auxiliar de clientes concuerda con la cuenta de control de clientes y los
saldos de las cuentas individuales están correctos.

No. POLÍTICA
1. Los pedidos de venta o de servicios sólo se aceptan si cumplen los criterios autorizados de la dirección
PROCEDIMIENTOS

1.1 Criterios para la aceptación de los pedidos de venta.

La política de aceptación de un pedido debe estar bien definida y haberse comunicado claramente al
personal de ventas y al de recepción de pedidos. Cuando se recibe un pedido pueden surgir dudas
acerca del nivel de crédito del cliente, de la existencia de mercancías y, en caso afirmativo, de si
deben emitirse instrucciones de envío a almacenes exteriores, del precio y condiciones, y de los
medios de transporte.

1.2 Procedimientos de aceptación de los pedidos con los criterios establecidos.

El grado de identificación de los criterios de la dirección varía con la naturaleza del producto que se
vende. En algunos casos (por ejemplo, una pequeña tienda de venta al por menor) es bastante fácil de
establecer; la dirección debe considerar asimismo la necesidad de fijar criterios específicos para la
venta a entidades vinculadas con la empresa o a entidades públicas.

En algunas empresas, el pedido del cliente pasa por los departamentos de ventas, crédito, tráfico y
otros que participan en las etapas previas a su cumplimentación. Es posible, pues, que pase por varias
manos antes de que se emita la orden de envío o su equivalente. En otras empresas, muchas de estas
preguntas pueden ser contestadas con los datos contenidos en la memoria de un computador, e
imprimirse la orden de envío si el traslado físico de los documentos a varios departamentos.

Deben examinarse los procedimientos aplicables a los pedidos y a su aprobación final. Esta
investigación revelará el grado de interdependencia del trabajo de los distintas personas y la eficacia
o ineficacia de los procedimientos en orden a la adecuada protección contra los errores involuntarios,
la negligencia o los fraudes.
 134

No. POLITICA
2. Los pedidos son aprobados en forma adecuada par aceptar el riesgo del crédito
PROCEDIMIENTOS

2.1 Política de crédito y su cumplimiento de condiciones

Si la política de crédito no está bien definida y claramente comunicada al personal de crédito y al de

ventas, aumentará el riesgo de pérdidas en los cobros. Este riesgo será mínimo para las compañías
que venden sólo a clientes grandes y prestigiosos. Por el contrario, pueden ser importantes para las
que venden a un gran número de clientes relativamente desconocidos.

2.2 Actividades de envío y facturación de pedidos aprobados adecuadamente.

Los procedimientos para la aceptación de un pedido deben exigir la aprobación, desde el punto de
vista de los riesgos del crédito, antes del envío de las mercancías. Deberían exigir una investigación
del crédito para los nuevos clientes., la confrontación manual o por computador de los límites de
crédito, tanto individualmente por cada pedido como en conjunto para los clientes incluidos en la
lista aprobada de clientes y la identificación de los clientes al por menor mediante una tarjeta de
crédito específica.

No. POLITICA
3. Las mercancías enviadas o servicios prestados han sido autorizados.
PROCEDIMIENTOS

3.1 Procedimientos y dispositivos de protección para que las mercancías no se expidan o se retiren
sin autorización.

Las mercancías destinadas a la venta están físicamente protegidas para impedir su movimiento sin
autorización y que su movimiento sólo se permite previa autorización. La protección física puede
lograrse con cercas, almacenes cerrados o cámaras que restrinjan el acceso sólo al personal
autorizado. La naturaleza y alcance de la protección física y la limitación de acceso depende de la
naturaleza de la mercancía.

En todas las empresas, los procedimientos deben asegurar que las mercancías sólo se envían previa
orden de envío autorizada, ya sea generada por computador o manualmente y que se registra cada
envío.
 135

Procedimientos de envío para que las mercancías sean enviadas correctamente en la cantidad
3.2 y calidad correcta.

Los procedimientos del encargado de envío deben dar la seguridad de que las cantidades de la
mercancía expedida son correctas, que la calidad de ésta es la indicada en la orden de envío y que no
se hacen envíos sin la autorización debida. Las órdenes de envío cumplimentadas que deben acreditar
que en dicho departamento se han cumplido los procedimientos prescritos, deben remitirse para la
facturación directamente a empleados que no tengan intervención en el mantenimiento de las cuentas
por cobrar.

No. POLITICA
4. Todos los envíos se facturan a los precios y condiciones autorizados los ajustes en las facturas por rebajas,
descuentos y devolución de mercancías han sido autorizados
PROCEDIMIENTOS

4.1 Control de las órdenes de envío para asegurar su facturación.

Debe haber técnicas de control que den la seguridad de que todos los envíos hechos han sido
facturados por las cantidades realmente expedidas y a los precios autorizados. El tipo de control
variará según el sistema de proceso de la empresa. Por ejemplo, en algunos sistemas de proceso
electrónico de datos, todos los pedidos que llegan se introducen en el computador a través de
terminales en línea y éste prepara las instrucciones de envío. También los envíos pueden introducirse
en él a través de terminales en línea. El computador puede emplearse, en suma, para determinar que
todos los pedidos se envían y que todos los envíos se facturan. En otros sistemas, los pedidos se
transcriben en impresos con varias copias que se distribuyen a los que tienen a su cargo los
procedimientos de envío y facturación. Estas copias se reúnen más tarde y constituyen un registro
completo de los procedimientos por los que ha pasado el pedido, desde el momento de recibirse hasta
el de su expedición. Cada sistema debe tener, además, procedimientos específicos para investigar y
volver a procesar las operaciones que no cuadran.

En otros sistemas, las copias de las facturas preparadas al recibir un pedido, se envían al
departamento de expediciones para que allí se empleen como listas de embarque y como etiquetas de
envío. Con este método se tendrá la seguridad de que se facturan todos los envíos, siempre que los
restantes procedimientos del departamento de expedición impidan hacer un envío sin una copia
adjunta de la factura. Este sistema requiere, en todo caso, que se registre cada envío para controlar
los pedidos pendientes de expedición.
 136

En compañías que no sincronicen los envíos con la facturación mediante el uso de impresos o de
procedimientos de PED como los descritos anteriormente; puede obtenerse un control básico
mediante el empleo de documentos de envío prenumerados. El departamento de contabilidad debe
revisar la secuencia numérica de estos documentos, o un informe preparado por computador de los
números no usados, para comprobar que todos ellos se contabilizan y cotejan con las facturas.

4.2 Listas de precios autorizados para hacer constar en las facturas.

Los precios utilizados en las facturas deben estar de acuerdo con las listas de precios autorizadas. Los
precios y condiciones de venta autorizados por la dirección deben ser explícitamente comunicados al
personal de ventas y de facturación de la empresa. En los sistemas de PED estas listas suelen
mantenerse en los archivos maestros. Se necesitan, en todo caso, procedimientos de control para
actualizar con prontitud la lista de precios autorizada y para permitir sólo los cambios autorizados.

4.3 Revisión de facturas para comprobar los precios, condiciones, fletes y otros cargos y errores
administrativos.

La factura de venta es el documento oficial del cargo de la empresa a sus cliente y la base según la
cual harán éstos el pago. Por lo tanto, es importante comprobar todas las facturas para detectar
posibles errores y corregirlos antes de su envío.

Si la preparación de las facturas se hace por computador, habrá de comprobarse detalladamente la

salida inicial. Además habrá que revisar los resultados de cambios posteriores en el fichero de
precios para saber si el sistema está fijando los precios adecuadamente. Si las facturas se extienden
manualmente su revisión o comprobación habrá de hacerse después de su preparación inicial para no
depositar excesiva confianza en el trabajo de una persona.

4.4 Aprobación de todas las notas de abono.

Si no se controlan adecuadamente, las notas de abono ofrecen numerosas posibilidades de

manipulación en las cuentas. En ocasiones se han empleado para ocultar apropiaciones indebidas de
dinero y envíos no autorizados de mercancías. Todas ellas deben ser adecuadamente autorizadas por
un empleado responsable y que no sea el mismo que las inicia.
 137

Los abonos exigen procedimientos y controles análogos a los relativos a los cargos en las cuentas por
cobrar. Los empleados que preparan y hacen circular las notas de abono para su registro en las
cuentas individuales de clientes, deben preparar un resumen total de dichos abonos y enviarlo
directamente al departamento responsable del mayor para su registro en la cuenta de control.

4.5 Abonos por devoluciones de mercancías respaldados por un informe de recepción.

La mercancía devuelta por los clientes debe ser contada y figurar como recibida antes de la concesión
del abono. En otro caso, no hay seguridad de que las mercancías hayan sido realmente devueltas o de
que, si lo han sido, no se haya apropiado nadie indebidamente de ellas.

4.6 Cancelan cuentas, después de la debida revisión y aprobación.

Las cuentas propuestas para su cancelación deben ser cuidadosamente revisadas por un ejecutivo de
la empresa ajeno a la función de supervisión directa de los créditos. Como regla, el departamento de
créditos o cobros toma las medidas iniciales para la cancelación de las cuentas en los libros, pero la
aprobación de las cancelaciones en si no debe depender de las simples recomendaciones de dicho
departamento. El empleado que las aprueba debe estar seguro de que se ha agotado todos los
esfuerzos razonables de cobro. La aprobación debe hacerse por escrito y los empleados encargados
de hacer los asientos en los registros de los clientes y en las cuentas de control del mayor deben saber
cómo se ha de evidenciar tal aprobación, para evitar que algunas cuentas se cancelen
inapropiadamente.

Hay ciertos sistemas PED que se utilizan para cancelar automáticamente los saldos muy pequeños de
clientes que lleven vencidos cierto tiempo (por ejemplo, 90 días). En estos casos debe exigirse un
informe impreso de esta actividad que será revisado por la dirección y ha de ser posible el
restablecimiento de saldos concretos si se considera apropiado.

4.7 Gestiones de cobro después de la cancelación del saldo.

El departamento de créditos debe mantenerse informado sobre el estado de los deudores morosos
durante un cierto tiempo después de su cancelación. Aunque la probabilidad de cobro de los morosos
depende del mayor o menor conservadurismo de política de cancelaciones de la empresa, nunca
deben desperdiciarse oportunidades de cobro.
 138

En algunas empresas, las cuentas se entregan a agencias de cobro profesionales que prosiguen las
gestiones después de la cancelación. Con este sistema se dificultan las posibles cancelaciones
ficticias para encubrir apropiaciones indebidas de cobros.

No. POLITICA
5. Todos los cobros son identificados adecuadamente, se preparan totales de control y las cantidades cobradas se
ingresan en el banco intactas y con prontitud
PROCEDIMIENTOS

5.1 Custodia de las remesas desde que se reciben hasta el de su ingreso en el banco.

Debe dirigirse al departamento de contabilidad una lista o informe resumiendo los cobros recibidos
para su posterior comparación con los ingresos bancarios y como control del total de los asientos de
cobros.
Un medio de control eficaz y práctico de los cheque recibidos es el de estamparlos con un sello de
endoso tan pronto como se reciban. Dicho endoso restringe el uso posterior de los cheques a su
ingreso en la cuenta de la empresa.

5.2 Responsabilidad de totales de las remesas al departamento de contabilidad.

Todas las cantidades recibidas deben ser ingresadas en el banco intactas y con prontitud. La práctica
de utilizarlas para hacer efectivos cheques puede dar la oportunidad de uso no autorizado de fondos,
por medio de la sustitución con cheques personales o de otro tipo y debe ser prohibida.

Se deben dar instrucciones a los bancos para que todos los documentos de cobro que den lugar a
abonos y posteriormente resulten devueltos por falta de fondos o por otras razones, sean enviados a
empleados distintos de los responsables del proceso o registro de los cobros. Así se reduce la
oportunidad de disimular, temporal o continuamente, una irregularidad depositando cheques sin
fondos para cubrir faltantes.

5.3 Procedimientos para los cobros efectuados por personal distinto del encargado de la función de
cobro.

Si hay cobros que recibe directamente el personal de ventas y otro cualquiera, posiblemente habrá de
utilizar impresos de recibo prenumerados, cajas registradoras con totales boqueados, entrada de datos
en el punto de venta y otros procedimientos de control, según el volumen y tipo de las operaciones.
Todos los recibos, con la documentación correspondiente, deben enviarse intactos a la persona
responsable de los ingresos bancarios.
 139

No. POLÍTICA
6. Las facturas, ajustes y cobros se registran adecuadamente en las cuentas individuales de clientes.
PROCEDIMIENTOS

6.1 Los asientos en las cuentas por cobrar, sólo a partir de las copias de las facturas de ventas, las
notas de abono y demás medios debidamente autorizados.

Los procedimientos deben garantizar que sólo se emplean documentos originales autorizados para
hacer asientos en los registros individuales de clientes. A pesar de la lógica de estos procedimientos,
hay empresas en las que nada impide la anotación de una operación no autorizada en una cuenta
individual en cualquier momento. La eficacia de dichos procedimientos, por lo tanto, depende mucho
de los otros procedimientos relativos al mantenimiento de los registros individuales de clientes y de
la estricta separación del mantenimiento de la cuenta de control y de los citados registros. Si las dos
funciones están cuidadosamente separadas y los saldos totales se confrontan en la forma debida, se
descubrirán pronto los posibles asientos irregulares en los registros individuales de clientes.

En los sistemas de PED es habitual la emisión de informes diarios de los movimientos habidos en las
cuentas de clientes. Estos informes pueden incluir una relación de todas las operaciones y totales para
las facturas emitidas, las notas de abono, el efectivo recibido y los cobros aplicados a facturas o
cuentas concretas.

6.2 Control de las facturas y notas de abono para asegurar que todas se registran en las cuentas de
clientes, de control de cuentas por cobrar y de ventas.

De la misma forma que se asegura la facturación de todos los envíos, también debe haber técnicas de
control que aseguren que se registran todas las facturas. Si se usa un computador para preparar las
facturas de ventas y para mantener los registros individuales de clientes, en los procedimientos
establecidos puede preverse la inclusión de las rutinas correspondientes en las programas del
computador. El programa puede diseñarse de forma que se preparen totales de control de las facturas
procesadas a fin de conciliarlos con los cargos totales en los registros detallados de cuentas por
cobrar. Del mismo modo, los programas pueden diseñarse de forma que se preparen totales de
control de todas las operaciones individuales procesadas y se cuadre dicho cambio neto (el importe
neto de todos los cargos y todos los abonos) con el cambio neto en el total de las cuentas individuales
de clientes.

Cuando se usen impresos con varias copias, el control puede conseguirse enviando una copia
directamente a contabilidad para su cotejo con las copias de los envíos y de las facturas, como parte
del proceso de registro.
 140

El uso de totales diarios resumidos de las facturas emitidas puede ser una técnica de control efectiva.
Esos totales pueden enviarlos el departamento de facturación directamente al PED, o al del mayor, y
emplearse como base de cotejo o para acumular los totales mensuales de ventas a efectos de su
registro en las cuentas de control del mayor. Los cargos individuales registrados en las cuentas de
clientes pueden conciliarse entonces con las cantidades acumuladas a partir de los totales de control
diarios.

A falta de controles obtenidos por el sistema de impresos con varias copias o de totales de control
diarios, contabilidad puede repasar la secuencia numérica de las facturas emitidas, para determinar si
todas han sido recibidas para su anotación en las cuentas de detalle y de control.

Las notas de abono deben ser controladas asimismo para comprobar que todas quedan registradas.
Los procedimiento seguidos son, normalmente, similares a los utilizados para tener la seguridad de
que todas las facturas de venta se han registrado.

6.3 Comparación de cada asiento de envío - facturación con asientos de salidas de existencias con
los cargos al costo de ventas.

El sistema empleado para registrar las salidas de existencias y los cargos al costo de ventas debe
coordinarse con el sistema de facturación para garantizar una adecuada correspondencia de costos e
ingreso en los estados financieros de la empresa. Los sistemas de evaluación del costo de los envíos
varían desde los que proporcionan buenos controles mediante procedimientos manuales o de PED
que requieren la evaluación individual del costo de cada factura, hasta los que prevén pocos controles
pues se limitan a un asiento mensual estimando el costo de ventas. Independientemente del sistema
concreto que se utilice, la exactitud acumulativa de los asientos puede venir indicada por los
resultados de inventarios periódicos. Si hay que hacer ajustes importantes (ya sea en la valoración
monetaria o en las cantidades) en las cuentas de existencias cada vez que se hace un inventario, o
bien los procedimientos o supuestos utilizados en los asientos de evaluación de costos son
equivocados o bien son deficientes los controles sobre las existencias.

En una compañía que mantenga registros permanentes de las existencias, una revisión del tipo de los
controles contables sobre los asientos en las cuentas de detalle y control puede ser útil para
determinar si el problema reside en el sistema contable o en los controles físicos de las existencias.
 141

6.4 Control sobre los cobros para asegurar su registro en las cuentas individuales de clientes.

El total de cobros que ha de registrarse en las cuentas de control de caja y de cuentas por cobrar debe
notificarse a contabilidad del mayor, independientemente del total de cobros registrados en las
cuentas individuales de clientes. Los dos totales deben cotejarse para asegurar que se registran todos
los cobros.

6.5 Envío a los clientes estados de cuenta.

El envío de estados mensuales a los clientes puede ayudar a determinar periódicamente la corrección
de las cantidades registradas. Como estos estados son una prueba del trabajo de los empleados que
tienen a su cargo la cuenta de caja y la de cuentas por cobrar, es evidente que deben ser comprobados
y enviados por empleados distintos a éstos.

6.6 Procedimientos para envío de estados de cuentas a clientes para evitar su alteración o desvío.

En algunas empresas, los estados de cuenta se envían únicamente si las cuentas resultan morosas. En
tales casos, el procedimiento debe asegurar el envío inmediato tan pronto como llegan a ser morosas
las cuentas.

6.7 Investigación de las diferencias en saldos de clientes

Las diferencias señaladas por los clientes pueden revelar errores en las cuentas y deben ser
investigadas y resueltas con prontitud. Como dichas diferencias pueden ser también indicio de
irregularidades, es deseable que el informe inicial sea dirigido a una persona no directamente
implicada en el mantenimiento de los registros detallados de clientes y debe haber procedimientos
para revisar la naturaleza, el alcance y la solución de las diferencias señaladas.

6.8 Confirmación de las cuentas durante el año por alguien independiente de las cuentas por
cobrar.

La circularización de las cuentas puede sacar a la luz un mayor número de diferencias que el uso de
estados mensuales, ya que éstos últimos se convierten fácilmente en rutinarios y puede que no
reciban la misma atención por parte del cliente que las solicitudes formales de confirmación. La
circularización debe encomendarse a empleados sin conexión con las cuentas a cobrar y con los
procedimientos de caja.
 142

6.9 Protección de los registros de las cuentas por cobrar.

Si los registros de las cuentas por cobrar quedaran destruidos por incendio, daño intencional y otra
causa, la empresa podría quedar imposibilitada de cobrar las cantidades adeudadas por sus clientes.
Independientemente de que esos registros se mantengan manualmente o usando PED, deben estar
protegidos físicamente.

No. POLITICA
7. Los ingresos, cobros y cuentas por cobrar se acumulan, clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas
PROCEDIMIENTOS

7.1 Preparación de totales de resumen de las operaciones de ventas y de cuentas por cobrar.

El uso de totales de resumen para identificar agrupaciones, diarias o de otro tipo, de las operaciones
constituye un medio muy eficaz para:
 Comprobar el número de operaciones de las que es responsable un departamento encargado
de su iniciación o de su proceso

 Comprobar que el envío de documentos o datos entre unos departamentos y otros es

completo.

 Facilitar al departamento de contabilidad totales para los asientos de control. esto permite
posteriores conciliaciones con los registros auxiliares y garantiza que todas las operaciones
son procesadas y registradas.

Cuando se emplea PED en los sistemas de ingresos, cobros y cuentas por cobrar, muchos de los
totales de control pueden generarse simultáneamente durante el proceso. En tal caso pueden
distribuirse informes a los departamentos correspondientes para su registro o cotejo. En algunos
sistemas el registro de los totales en cuentas de control y su cotejo con el total de los asientos
individuales se realizan automáticamente.

Enviando los totales diarios de las facturas preparadas por la persona encargada de la facturación
directamente a los responsables de las cuentas de control del mayor, al tiempo que se acompaña
copia de cada factura al departamento responsable del mantenimiento de los registro de las cuentas
por cobrar, se consigue un razonable grado de control sobre la exactitud e integridad de las cuentas
individuales.
 143

Exigiendo que los responsables de los cobros y de la aprobación de las notas de abono envíen los
totales directamente a los encargados de las cuentas de control del mayor, se obtiene una garantía
análoga en cuanto a la exactitud e integridad del registro de los cobros y de los restantes abonos a las
cuentas por cobrar. En algunos sistemas, los totales de control preparados por el departamento de
expedición son procesados por el de contabilidad de forma tal que se tenga la seguridad de que todos
los envíos han dado lugar al correspondiente cargo en las cuentas por cobrar.

7.2 Preparación de balances de comprobación de las cuentas individuales de clientes.

Cuando las cuentas auxiliares y las de control no cuadran, la solución del problema lleva bastante
tiempo. Tanto en los sistemas manuales como en los de PED, los registros detallados de las cuentas
por cobrar deben cuadrar con las cuentas de control de mayor. La comprobación regular de los saldos
permite garantizar que las ventas, ajustes y cobros en efectivo se han anotado adecuadamente. En
cualquier sistema, sea manual o de PED, lo normal es que, cuando las cuentas no cuadran, los
asientos hechos en las cuentas de detalle no sean los mismos que en las cuentas de control. Si el
sistema es manual, es posible que se hayan cometido errores al pasar las cuentas o al preparar el
balance de comprobación (por ejemplo, al registrar los saldos o al totalizar las hojas del mayor o el
propio balance de comprobación).

Exigiendo que la conciliación de las cuentas de detalle con las de control del mayor la lleve a cabo un
empleado que no tenga a su cargo las cuentas por cobrar, se evitan errores deliberados o
involuntarios.

7.3 Preparación y revisión de balances de saldos de las cuentas por cobrar con su correspondiente
vencimiento por un empleado independiente.

El cobro rápido de las cuentas por cobrar es importante para la buena marcha de la empresa y son los
registros de las cuentas individuales por cobrar los que contienen la información básica para las
gestiones de cobro.

Las cuentas impagadas deben revisarse con regularidad para la rápida adopción de medidas al
respecto. Este procedimiento puede, además, revelar ocultaciones y apropiaciones indebidas de
cobros en efectivo que se caracterizan por la omisión de registrar las remesas recibidas. El
seguimiento de los clientes con cuentas pendientes puede sacar a la luz el hecho de haberse realizado
el pago.
 144

Para ser eficaz, la revisión de los vencimientos de las cuentas debe encomendarse a alguien que no
intervenga en el manejo o registro de las entregas de caja. En los sistemas manuales, la revisión de
los saldos debe implicar, al menos con carácter de prueba:

 La comprobación del plan de vencimientos con las cuentas mismas, para comprobar que
se ha hecho correctamente;
 La comprobación de los totales del mismo, y
 La concordancia del total con la cuenta de control del mayor para ratificar que se han
incluido todas las cuentas.

Si se usan sistemas de PED para preparar los análisis de antigüedad periódicos de las cuentas, la
salida de datos inicial debe comprobarse cuidadosamente. También habrán de revisarse los resultados
de los ulteriores cambios en los programas para comprobar que el sistema está recogiendo los
vencimientos correctamente.

4.9.3 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y EXISTENCIAS

CICLO DE COSTOS DE VENTAS E INVENTARIOS.

FUNCIONES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

 Sistemas de contabilidad de costos

 Autorización.
 Controles de ventas
 Procesamiento de transacciones.
 Contabilidad de inventarios
 Clasificación.
 Actividades de planeación
 Verificación y evaluación.
 Presupuestación
 Protección física.
 Análisis cuantitativos y cualitativos

OBJETIVOS DE CONTROL.

 Debe autorizarse, de conformidad con los criterios de la Dirección, el plan de niveles de

inventarios; métodos y períodos de amortización para gastos diferidos; oportunidades y
condiciones para las ventas; ajustes a los inventarios y propiedades; creación y mantenimiento
de procedimientos de proceso.

 Igualmente, deben estar autorizados y justificados los cambios en métodos de determinación

del costo.

 Los costos de gastos diferidos pertinentes, las facturaciones por ventas, rendimientos o pérdidas
 145

No. POLÍTICA
1. Toda actividad de existencias se mantienen en los niveles establecidos.
PROCEDIMIENTOS

1.1 Actividades de ventas debidamente autorizadas y aprobadas.

Al menos que se utilice un método sistemático para planificar y dirigir las actividades de ventas, es
probable que se produzcan partidas de existencias en el momento inoportuno, en cantidades
inadecuadas o a costos excesivos. No sólo de acumular información relevante, sino también de
documentar la responsabilidad de la autorización y aprobación de las decisiones.

1.2 Política para determinar los niveles adecuados de existencias.

El control de las existencias comprende:

El establecimiento de niveles de existencias para varios tipos de mercancías,

La vigilancia de los niveles de existencia y los índices de utilización, y

La adopción de decisiones de compra o venta en respuesta a las necesidades observadas. Los

niveles de existencias establecidos por la dirección para una mercancía o un grupo de
mercancías no son sólo el resultado de las técnicas de previsión de ventas, sino que surgen,
asimismo, de la consideración de muchos otros factores, incluyendo:

 La vida útil en almacén y deterioro.

 El peligro de obsolescencia comercial o tecnológica
 La fiabilidad del abastecimiento.
 La posibilidad de prever los plazos de entrega de las partidas compradas.
 La estabilidad (o inestabilidad) prevista para los precios de compra.

Es necesario comunicar los niveles autorizados de existencias a los responsables de las compras y de
la programación de inventarios. El sistema de mantenimiento de los registros debe generar
información sobre la utilización y los niveles de existencias, de modo que el personal autorizado
pueda realizar las compras o actividades de ventas correspondientes. También se debe proporcionar
información para detectar el exceso de existencias o la presencia de partidas obsoletas.
 146

No. POLITICA
2. Se informa correcta y exactamente de todas las actividades y costos de ventas.
PROCEDIMIENTOS

2.1 Registro de todos los recursos utilizados en el proceso de ventas.

La variedad de procedimientos utilizados para registrar y controlar los activos que se usan en el
proceso de venta es más extensa que en ninguna otra área. Por ejemplo la naturaleza básica de una
cuenta por cobrar es la misma en cualquier organización. La naturaleza básica de las existencias y del
proceso de venta, sin embargo, difiere mucho más significativamente de una organización a otra y
puede variar considerablemente entre los departamentos de la misma organización. Existen, no
obstante, ciertas necesidades fundamentales de información que son comunes a la mayor parte de las
empresas comerciales.

2.2 Registro de los resultados del proceso de ventas

Tras registrar los elementos que entran en el proceso de ventas debe existir una contabilización de los
que ha sucedido a estos recursos. Por lo general, esto se realiza evaluando los resultados.

Los sistemas de registro de las compras, importaciones y ventas mediante proceso electrónico de
datos, ya sea éste en base a lotes o en línea, son muy útiles cuando se realiza un gran volumen de
operaciones. Los sistemas en línea tienen la ventaja adicional de facilitar la corrección inmediata de
los errores y la pronta actualización de los registros de existencias.

Es evidente la necesidad de registrar y controlar adecuadamente las unidades de existencias, pero a

veces se descuida la necesidad de registrar y controlar las cantidades de desechos. El desecho puede,
a menudo, utilizarse de nuevo o venderse. Algunas veces las unidades defectuosas pueden ser
recuperadas total o parcialmente o pueden venderse como desperdicios. El registro de las unidades
defectuosas proporciona información sobre la eficacia del proceso así como la seguridad de que la
empresa se aprovecha del valor residual de las unidades defectuosas u obsoletas, cualquiera que sea
su importe.

En algunos procesos los costos administrativos se basan en la retribución por piezas o en otros
incentivos dependientes de la venta. En dichos casos se necesitan controles de registro que permitan
descubrir cualquier exageración de las cantidades vendidas, bien a medida que los productos fluyen a
través del proceso, bien en el momento de ser transferidos a los almacenes.
 147

Esto se consigue a veces mediante recuentos físicos independientes o empleando dispositivos de

cómputo automático, o bien conciliando las cantidades producidas con las cantidades que entraron.
No. POLITICA
3. Todas las partidas de existencias están sometidas a procedimientos eficaces de control contable y de salvaguarda
física.
PROCEDIMIENTOS

3.1 Respaldo de todas las retiradas de existencias por documentos justificativos.

Para garantizar que todas las retiradas de existencias son autorizadas y establecer responsabilidades
de custodia, la documentación (solicitudes, órdenes de ventas, envíos de mercancías) debe ser
aprobada por persona responsable que esté familiarizado con las cantidades y tipos de inventario
requerido. Si las solicitudes las aprueban empleados que no están familiarizados con los materiales,
el procedimiento de aprobación no aporta protección alguna contra las salidas excesivas o indebidas.

3.2 Control de todos los documentos justificativos.

Debe enviarse una copia del documento justificativo directamente al departamento de contabilidad lo
antes posible. Por ejemplo, el envío de una copia de cualquier solicitud en el momento en que se
entrega la mercancía establece un control contable sobre su posterior registro detallado en las cuentas
de existencias. El control numérico de los documentos justificativos (solicitudes, órdenes de
producción, listas de materiales, así como los documentos que evidencien la devolución a los
almacenes de los inventarios no usados) puede proporcionar la seguridad de que todos estos
documentos se formalizan y se registran. Si los registros de los costos y de las existencias se llevan
tanto por cantidades como por importes monetarios, controlándose éstos en las cuentas del mayor
general, el método de reflejar cada documento en registro detallados de costos o existencias debe
sincronizarse con el sistema utilizado para contabilizar y transferir los costos entre las cuentas del
mayor general.

Si el inventario consumido es valorado por los empleados responsables de su custodia, puede ser
necesario aplicar, con fines de control, procedimientos que permitan realizar una comprobación
independiente de la valoración, especialmente cuando las funciones de custodia y registro de las
existencias estén combinadas o se hallen inadecuadamente separadas.
 148

Protección física de las existencias.

3.3

Una protección física adecuada contribuye sustancialmente a un control más eficaz de las existencias.
La protección física ayuda a evitar tanto la entrega injustificada de existencias en producción como
las pérdidas por robo.

Idealmente, las zonas de almacenamiento de existencias deben estar cerradas y el acceso a las
mismas debe limitarse a los empleados que tenga la responsabilidad de su custodia. Puede ser
necesario el empleo de vigilantes en las salidas de las áreas cercanas. A menos que la protección
física se complemente mediante procedimientos de control que exijan, por ejemplo; autorización por
escrito el riesgo puede ser mínimo.

No. POLITICA
4. Todas las entradas, transferencias y retiradas de existencias se reflejan adecuadamente; por tanto, los registros
reflejan las cantidades realmente disponibles
PROCEDIMIENTOS

4.1 Registros permanentes y detallados de las existencias.

Los procedimientos para registrar las actividades de compras, importación y ventas para reflejar la
responsabilidad de custodia deben estar integrados para garantizar que todo el movimiento de
existencias se anota en los registros permanentes de inventarios.

4.2 Informe sobre los movimientos de existencias a los responsables de los registros.

Si no se llevan estos registros, bien manualmente, bien por un sistema de proceso electrónico de
datos, es probable que sólo se pueda obtener información sobre la situación actual o el movimiento
de cada una de las partidas de existencias mediante el recuento físico o la inspección. Los registros
permanentes proporcionan datos que permiten que el personal de explotación planifique y controle
las necesidades y mantenga las existencias en niveles óptimos sin tener que realizar frecuentes y
costosos inventarios físicos permiten asimismo, el control contable de dichos activos.
 149

4.3 Recuento de existencias físicas por lo menos una vez al año.

Los saldos de las cuentas de existencias, ya se trate de cuentas de “control” o de cuentas de “detalle”
son simples cifras monetarias que indican la cantidad de existencias de que teóricamente se dispone.
A intervalos regulares (por lo menos una vez al año) debe comprobarse la exactitud de los saldos
realizando un recuento físico de las existencias.
Como alternativa, un procedimiento sistemático de recuento rotativo periódico adecuadamente
planeado, supervisado y realizado, puede proporcionar una seguridad análoga a menos costo. Para el
recuento rotativo periódico pueden utilizarse las técnicas de muestreo estadístico.

4.4 Instrucciones por escrito a los empleados que participan en el recuento físico de las existencias.

Para conseguir un adecuado inventario físico es preciso redactar instrucciones detalladas que
garanticen que todas las partidas se recuentan, que se incluyen sólo una vez y que se lleva un registro
satisfactorio de los recuentos resumido correctamente. Asimismo, los procedimientos para la
ejecución del programa de recuentos rotativos periódicos deben ponerse por escrito.

Las instrucciones deben exigir una descripción exacta de las partidas en tarjetas, o etiquetas, o en
hojas de trabajo como garantía de la exactitud de la valoración. Las instrucciones deben abarcar,
asimismo, cuestiones tales como el establecimiento de procedimiento de costo adecuado que
garanticen que el recuento de mercancías disponibles puede correlacionarse con las últimas
expediciones y entradas registradas.

Además, es preciso comprobar si los empleados asignados a la tarea de realizar el inventario físico
comprenden las instrucciones, son competentes para ponerlas en práctica y están eficazmente
supervisados.

4.5 Partidas de existencias accesibles para facilitar la exactitud del recuento.

El orden es un factor importante para que el inventario físico se realice exacta y rápidamente. Si
durante todo el año no se mantiene el orden debido, antes de la fecha del recuento físico deberán
tomarse medidas para colocar ordenadamente las existencias de modo que todas las partidas sean
fácilmente identificables; asimismo, es preciso despejar corredores y pasillos y separar las partidas
inútiles. Siempre que sea posible, las mercancías idénticas deberán almacenarse en el mismo sitio. Si
puede programarse la producción para reducir al mínimo los trabajos en curso de ejecución, se
reducirán sustancialmente el tiempo y esfuerzo requeridos para contar y valorar dichas partidas.
 150

4.6 Control para el movimiento de existencias durante la realización del inventario físico.

Si es posible, han de interrumpirse las actividades de recepción durante el recuento físico. Si se

reciben expediciones las mercancías deben separarse físicamente y contarse separadamente. Las
notas de tales empresas han de indicar claramente las mercancías recibidas después del recuento
normal para permitir la correcta contabilización de las correspondientes facturas.

4.7 Procedimientos por escrito para realización de inventario físico.

Con frecuencia, el departamento de despacho continúa trabajando durante la realización del

inventario físico para que los pedidos de los clientes no se retrasen. Las notas de entrega de tales
expediciones han de indicar claramente las mercancías recibidas después del recuento normal para
permitir la correcta contabilización de las correspondientes facturas.

4.8 Pasivo por todas las partidas recibidas e incluidas en el inventario.

Aunque es habitual interrumpir completamente las actividades para realizar el inventario físico,
ocasionalmente pueden seguir funcionando. Si es así, deben tomarse precauciones necesarias para
impedir la duplicación del recuento de materiales que van de un sitio a otro. En los procedimientos
de recuento periódico debe prestarse especial atención al movimiento de existencias, ya que es
probable que prosigan las actividades de sala de ventas.

4.9 Registros permanentes de existencia y cuentas de control con correcciones a los recuentos
físicos.

Los registros de existencias deben ajustarse de acuerdo con las cantidades disponibles que resulten de
los recuentos físicos. Todas las diferencias importantes entre el inventario físico y los registros
permanentes deben ser investigadas y se debe revisar la naturaleza de las diferencias de menor
cuantía en busca de indicios de una pauta general de errores o de fraudes. Muchos sistemas de
proceso electrónico de datos proporcionan informes de excepciones que permiten aislar las
diferencias importantes.
 151

4.10 Análisis y aprobación de ajustes.

Una vez investigadas las diferencias, la cuenta del mayor general debe regularizarse para que
concuerde con los registros de existencias. Todos los ajustes importantes han de ser aprobados por
escrito por el empleado competente del departamento de contabilidad, una vez que las razones que
justifican las diferencias han sido satisfactoriamente explicadas.

4.11 Los materiales fungibles se mantienen en lotes físicamente identificables.

Ciertos tipos de existencias plantean problemas especiales de control físico y contable. Si los
materiales fungibles se almacenan por lotes identificables y se lleva registro de cada lote, el
agotamiento físico de cada lote puede cotejarse fácilmente con lo que debería ser un saldo cero en
registro correspondiente.

No. POLITICA
5. La información sobre el costo y las existencias se mantiene en registros de costos apropiados, actualizados y exactos.
PROCEDIMIENTOS

5.1 Los costos se registran, clasifica e imputan regularmente a los inventarios.

Un objetivo y una responsabilidad fundamentales de la función de contabilidad es de registrar y

clasificar todos los costos e imputarlos a los inventarios de mercaderías. Aunque la naturaleza del
sistema de costos varía ampliamente de unas empresas a otras y puede ser mecanizado o manual,
para determinar los costos y las existencias y de las ventas basándose en algo más que un
procedimiento arbitrario es preciso alcanzar este objetivo fundamental. Para ello, los controles de
procedimiento y de registro del sistema de costos debe garantizar que:
a. Todos los productos, se reflejan exactamente en los informes emitidos por los almacenes y el
área de ventas. La información sobre las solicitudes debe facilitar la correcta clasificación e
imputación del costo utilizado a las respectivas cuentas. El control en este campo puede
mejorarse integrando los informes de la contabilidad de costos con el mantenimiento de
registros permanentes de existencias, bien manualmente, bien mediante el sistema de
proceso electrónico de datos.
b. Los procedimientos de valoración de los inventarios son exactos y uniformes.
c. Los costos de venta, se clasifican adecuadamente y se registran mediante fichas u otros
medios adecuados.
 152

5.2 ¿Se registran y clasifican debidamente todos los gastos generales o de estructura?

Se pueden obtener importantes ventajas imputando los gastos generales a los departamentos
responsables de las actividades a que corresponden dichos gastos. Tal sistema no sólo permite la
acumulación de los costos producidos de acuerdo con la responsabilidad correspondiente, sino que
permite igualmente el uso de cuotas de gastos generales por departamentos, las cuales, en las
empresas, pueden ser esenciales para calcular los costos por productos. Muchas veces los gastos
generales se calculan automáticamente utilizando sistemas de proceso electrónico de datos. La
identificación e investigación de las cantidades sustanciales de gastos generales imputados por
exceso o por defecto puede proporcionar un conocimiento cabal de las deficiencias de información y
operación.

5.3 Procedimientos de control para compensar la falta de registros detallados de existencias. Los
materiales y suministros de bajo costo se cargan directamente a gastos.

Los materiales y suministros de bajo costo a menudo se cargan directamente a gastos, debido a que el
costo de mantenimiento de registros detallados supera las ventajas de información y control.
Respecto a las partidas tratadas de este modo, especialmente las que suponen un importe anual
considerable, debe revisarse cuidadosamente la idoneidad de los procedimientos de almacenamiento
y la suficiencia de las técnicas de revisión de los gastos presupuestados, así como de los otros
controles en vigor.

5.4 Método de costos estándar.

Es método de costos estándar debe integrarse en los registros de contabilidad general para impedir
que aquel se convierta en un mero registro de orden. Los registros y acumulación de costos que no
están situados bajo control contable pueden dar lugar a que se utilicen datos incompletos o inexactos
para la toma de decisiones o con fines de control.

5.5 Los costos estándar se integran con los registros de la contabilidad general.

La dirección financiera y la de operaciones deben tener a su disposición los datos sobre las
desviaciones sustanciales respecto de los costos estándar, así como sobre sus causas. Si dicha
información no se recibe oportunamente, la dirección no puede usar los instrumentos eficaces de
control que proporciona el sistema de costos estándar.
 153

5.6 Las variaciones importantes se informan a la dirección.

Los procedimientos en vigor deben garantizar que las bases utilizadas para determinar los costos de
producción se revisan de modo regular. Los cambios importantes en las tarifas de mano de obra y en
los precios de las materias primas deben reflejarse en las bases con la oportuna frecuencia. Además,
dado que las condiciones de operaciones y los rendimientos cambian con el tiempo, es preciso
instrumentar procedimientos que permitan revisar de modo regular los métodos estándar.

5.7 Regularmente se revisan las bases del costo.

Es preciso informar a contabilidad de los cambios introducidos en el producto, los cuales, además,
deben reflejarse en los costos estándar. En las industrias que se caracterizan por las modificaciones
frecuentes y los cambios en el producto, la revisión de las bases del costo estándar puede ser una
preocupación continua e importante.

No. POLITICA
6. Todas las operaciones relativas a las existencias se registran, clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas.
PROCEDIMIENTOS

6.1 Registro en el mayor general todos los costos y operaciones de ventas, así como los movimientos
de existencias.

Los costos de ventas y los movimientos de existencias han de ser debidamente resumidos y
registrados en el mayor general. En muchos sistemas, especialmente en los que se hace uso extensivo
del proceso electrónico de datos el mayor general está integrado con los registros detallados de las
existencias. Si no es así, es necesario que los saldos del mayor general se concilien periódicamente
con dichos registros.

6.2 Controles de procedimiento y registro para la contabilización de las existencias propias

entregadas en consignación o almacenadas en lugares exteriores; existencias ajenas recibidas
en consignación, almacenadas o retenidas de algún modo por cuenta de otros.

Los procedimientos de control comprendidos los registros e informes adecuados, deben facilitar la
determinación de la situación real de las mercancías entregadas o recibidas en consignación, de
forma que la contabilización de dichas partidas sea adecuada.
 154

6.3 Procedimientos para identificar las existencias excesivas, obsoletas o de escaso índice de
rotación.

Las existencias excesivas, obsoletas o de escaso índice de rotación deben ser evaluadas por
empleados que estén en situación de calcular de modo realista los respectivos valores de realización.
Las autorizaciones de amortización parcial o de liquidación de existencias no debe extenderlas del
empleado responsable de las compras, la expedición o la custodia de las existencias.

4.94. COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
CICLO DE INGRESOS COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR.
FUNCIONES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
 Selección de proveedores
 Procedimientos de autorización
 Preparación de solicitudes de compra  Separación de Funciones
 Documentos y registros
 Función específica de compras  Controles de acceso
 Verificación interna independiente
 Recepción de mercancías y suministros

 Control de calidad de las mercancías y servicios

adquiridos

 Registro y control de las cuentas por pagar y tos

pasivos acumulados

 Desembolso de efectivo

OBJETIVOS DE CONTROL.
 Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la
administración.

 Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o
servicios que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

 Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y
las actividades de transacciones relativas.

 El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes,
lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas
adecuadas establecidas por la administración.
 155

No. POLITICA
1. Todas las solicitudes de mercancías y servicios las inician y aprueban personas autorizadas.
PROCEDIMIENTOS

1.1 Compras de mercancías y servicios mediante solicitudes de compra debidamente autorizadas

La autoridad para iniciar solicitudes de compra de mercancías y servicios suele conferirse a los
empleados responsables de los departamentos usuarios. Un sistema que defina a estos empleados y
exija un impreso debidamente firmado minimiza la posibilidad de que se realicen operaciones no
autorizadas.

El control sobre la circulación de documentos puede mejorarse mediante el uso de impresos de

órdenes de compra prenumerados, siempre que el sistema de proceso electrónico de datos o un
empleado sean responsables de comprobar la secuencia numérica de los impresos.

No. POLÍTICA
2. Todos los pedidos de compra se basan en solicitudes válidas y debidamente aprobadas y se ejecutan correctamente en
cuanto a precio, cantidad, calidad y proveedor.
PROCEDIMIENTOS

2.1 Procedimientos de preparación y aprobación de los pedidos de compra.

Si la responsabilidad y la autoridad de la preparación de los pedidos de compra están claramente

establecidas, hay menos riesgo de que se realicen compras no autorizadas, como , por ejemplo,
compras por cantidades superiores a las necesarias. Muchas empresas fijan límites monetarios a la
autoridad para compra, de modo que los pedidos de mayor cuantía se someten a la atención de
niveles más altos de la dirección antes de que se contraigan los compromisos.

El control sobre el flujo de pedidos de compra puede mejorarse utilizando impresos de pedidos
previamente numerados en tal caso, la comprobación de la secuencia numérica de los pedidos de
compra deberá correr a cargo del sistema de proceso electrónico de datos o de un empleado del
departamento de proceso de facturas.
 156

2.2 Revisión de precios de las compras por un empleado responsable e independiente.

La comprobación periódica de las compras por un empleado competente y bien informado es un

modo de asegurarse de que las mercancías adquiridas se han obtenido a los mejores precios posibles.
Tal comprobación deberá incluir el examen de los informes sobre desviaciones de precios de los
materiales, que se originan en el sistema de costos estándar, y será realizado por alguien que esté
familiarizado con las condiciones del mercado y con las fuentes de suministro. La necesidad de una
revisión independiente de las compras varía con el tipo y el volumen de las operaciones de compra.
Si el sistema de la empresa contempla la revisión, por los departamentos usuarios, de la adecuación
de las cantidades, precios y condiciones de las compras efectuadas, quizás no sean necesarias
revisiones especiales.

2.3 Procedimientos de ofertas competitivas.

Muchas empresas exigen ofertas por escrito para las compras que sobrepasen determinada cantidad.
Las técnicas empleadas para la obtención de ofertas pueden ir desde los presupuestos dados por
teléfono para los pequeños pedidos hasta las propuestas en sobre lacrado para las grandes
operaciones. La necesidad de obtener presupuestos u ofertas depende de la naturaleza de las partidas
compradas y de la posibilidad de que varíen los precios.

2.4 Rotación periódica de las tareas de los empleados de compras.

A menos que las negociaciones que preceden a las compras requieran una destreza comercial o
técnicas muy especializadas o que el departamento de compras sea demasiado pequeño, la empresa
puede lograr beneficios en cuanto a control, haciendo rotar los tipos de operaciones que maneja cada
ejecutivo de compras. La rotación puede permitir la revisión del modo en que fueron tramitadas las
operaciones pasadas y tiende a minimizar la posibilidad de que se desarrollen relaciones comprador -
vendedor hasta el punto en que puedan surgir conflictos de intereses.

2.5 Normas y procedimientos de actuación empresarial y en materia de incompatibilidades.

La dirección de la empresa deberá reconocer que ciertos empleados pueden estar situados en cargos
en los cuales sus intereses personales pueden ser opuestos a los intereses de la empresa. Este
reconocimiento deberá tomar la forma de una declaración de política en la cual se expongan los
principios éticos y de actuación comercial.
 157

Además, deberá existir una clara declaración de política en lo que se refiere a incompatibilidades.
Deberá preverse la necesidad de informar sobre las situaciones en las cuales las personas que
intervienen en las operaciones de compra tienen intereses personales en las empresas proveedoras.

No. POLÍTICA
3. Todos los materiales y servicios recibidos concuerdan con los pedidos originales
PROCEDIMIENTOS

3.1 Notas de recepción para las mercancías compradas.

Los procedimientos de recepción deberán contemplar que las mercancías se cuentan, pesan o se
miden independientemente y que los resultados se anotan en las notas de recepción. Para la
subsiguiente comparación de estos datos con el pedido y la factura correspondientes, se requiere una
exacta descripción de las mercancías recibidas.

3.2 Procedimientos para reclamaciones contra los transportistas o los proveedores por los
materiales faltantes o dañados.

Los informes de recepción deberán indicar el estado en que se han recibido las mercancías. Si se
pone de manifiesto que faltan materiales o los mismos están dañados, quizá sean necesarios unos
impresos separados para proceder a las correspondientes reclamaciones contra el transportista. Los
informes de recepción deberán indicar claramente las cantidades recibidas de menos y las partidas
dañadas o de inferior calidad, para evitar que sean procesadas las correspondientes facturas y para
que puedan efectuarse las oportunas reclamaciones contra el proveedor.

3.3 Procedimientos para la exactitud en el conteo de mercancías recibidas.

Un modo de asegurarse de la realización de un recuento riguroso de las mercancías recibidas consiste

en procurar que la persona que realiza el recuento no conozca previamente las cantidades que han de
recibirse. Por esta razón, algunas empresas no suministran copias de los pedidos de compra ni de las
facturas de los proveedores al almacén de recepción. La costumbre generalizada de incluir listas de
pedidos de en las expediciones suele hacer inoperante este control. Además, los empleados que
realizan el recuento quizá precisen una descripción exacta de las mercancías pedidas si se desea
hacerlos responsables de aceptar sólo las mercancías cuya entrega ha sido autorizada. Por lo
consiguiente, la seguridad de que se hacen recuentos exactos depende de la capacitación y
supervisión adecuada de los empleados que efectúen el recuento.
 158

No. POLÍTICA
4. Todas las facturas procesadas para su pago corresponden a mercancías y servicios recibidos y son exactas en lo que se
refiere a condiciones, cantidades, precios y cálculos; la distribución entre las cuentas es correcta y concuerda con la
clasificación de cuentas establecida.
PROCEDIMIENTOS

4.1 Procedimientos de proceso de facturas:

 De los departamentos emisores se obtienen copias de las órdenes de compra y de los
informes de recepción.

Los procedimientos vigentes para la aprobación para su pago de las facturas de los proveedores
deberán contemplar el cotejo de las facturas con los documentos justificativos. Para que este
procedimiento sea eficaz, los documentos justificativos deberán recibirse directamente de los
departamentos que los emiten, dejando poco margen para interferir el flujo de la información. Los
pagos deben hacerse únicamente contra las facturas originales, para reducir la posibilidad de efectuar
pagos duplicados.

 Las cantidades, los precios y las condiciones de la factura se comparan con los
indicados en el pedido de compra
La comparación de las cantidades recibidas según los informes de recepción con las facturas
de los proveedores permite comprobar si las cantidades por las que hay que pagar se han
recibido verdaderamente.

 Las cantidades de las facturas se comparan con las indicadas en las notas de recepción.
En algunos sistemas de proceso de datos, las cantidades, los precios, la corrección
matemática y las condiciones que figuran en la solicitud de compra, el pedido, el informe de
recepción y la factura pueden cotejarse o calcularse, según proceda, y hallarse las posibles
diferencias para su posterior resolución.
Además de establecer el modo en que han de llevarse a cabo las anteriores actividades,
existe también la necesidad de demostrar que se han realizado efectivamente. Algunas
empresas estampan un sello en cada factura, en el que figura un espacio para las iniciales del
empleado responsable de uno o más de los procedimientos anteriores.

 Comprobación matemática de los cálculos de las facturas.

Un procedimiento de control efectivo consiste en exigir que las personas que intervienen en
el proceso de las facturas identifiquen, para su posterior comprobación, a los proveedores
inusitados o desconocidos. En un sistema automatizado de cuentas por pagar se puede
cotejar el nombre y el número del proveedor con el archivo de proveedores autorizados y
rechazarse las operaciones no autorizadas.
 159

pueden ser necesarios procedimientos complementarios para comprobar las operaciones poco
frecuentes, como las entregas parciales o las compras con descuento efectuado.

4.2 Procedimientos para que el sistema de cuentas por pagar refleje correctamente los informes de
recepción y las facturas cuando no corresponden unos con otros.

Para reflejar correctamente la contabilización de las mercancías compradas, los procedimientos

vigentes deberán garantizar que las facturas y los informes de recepción no corresponden serán
revisados al final del período y que se realizarán los asientos debido para establecer una correcta
periodificación o corte contable.

4.3 Procedimientos para procesar las facturas de transporte.

Los procedimientos para procesar las facturas de transporte deberían contemplar el cotejo de los
gastos con las notas de recepción u otros documentos. Para determinar la validez de las facturas de
transporte suele ser necesario conocer las tarifas de transporte y las disposiciones que las regulan. Si
la empresa cuenta con un departamento de tráfico, un empleado responsable de este departamento
deberá aprobar todas las facturas de transporte. Algunas empresas entregan las facturas de transporte
pagadas a firmas especializadas en revisar no sólo cargos, sino también la corrección de las tarifas de
transporte que han servido para calcular los cargos.

4.4 Procedimientos para tramitar las mercancías devueltas a los proveedores.

Cuando se devuelven mercancías a los proveedores, se necesitan impresos y procedimientos de

control apropiados para documentar las devoluciones y para efectuar los cargos apropiados a los
proveedores. El cargo al proveedor puede realizarse automáticamente en los sistemas de cuentas por
pagar que utilizan el proceso electrónico de datos.

4.5 Procedimientos para registrar las mercancías compradas que se envían a los clientes.

Pueden ser necesarios impresos y procedimientos de control especiales para registrar los aspectos de
compra y de venta de los envíos hechos directamente por los proveedores a los clientes.
 160

4.6 Procedimientos para procesar las facturas que no amparan materiales ni suministros.

Los pagos por los servicios contratados de otro tipo no suelen estar sujetos a todos los
procedimientos y controles aplicables a las solicitudes de compras, pedidos y recepción de las
mercaderías físicas. Por consiguiente, suelen ser necesarios otros procedimientos de control que
dependen de la naturaleza de la operación.

Para el pago de gastos periódicos (alquileres, facturas de luz, gas, etc.) un procedimiento de control
apropiado puede ser el que contempla el registro continuo de tales pagos. El registro de los pagos
periódicos tiende a minimizar la posibilidad de que se omitan o se dupliquen los pagos. Los
procedimientos de proceso de las facturas deberán contemplar la aprobación de cada factura por la
persona que esté más familiarizada con la adecuación del pago periódico en cuestión.

En muchas empresas, los presupuestos de publicidad contemplan ciertos pagos que pueden ser
canalizados a través de un agencia de publicidad. Con frecuencia, los documentos justificativos de
estos desembolsos los conserva la misma agencia. Deberán establecerse procedimientos que aseguren
que tales gastos son aprobados por el departamento de publicidad y que las facturas de las agencias
se comprueban, por lo menos periódicamente, cotejándose con los documentos justificativos, como
los comprobantes o copias de los anuncios. Los pagos por los espacios de radio y televisión pueden
cotejarse con los contratos o los cuadros de tarifas de los medios de comunicación.

Los procedimientos para la aprobación de los informes de gastos de los empleados dependerán de los
casos concretos. Si es frecuente el empleo de tarjetas de crédito, se exigirá a los empleados que
registren sus gastos en los correspondiente partes de gastos, de modo que la empresa cuente con un
sistema adecuado para la aprobación de las subsiguientes facturas. Los informes de gastos deberán ir
acompañados de las facturas de los hoteles y demás recibos.
Además, los informes de gastos deberán reflejar claramente el motivo del gasto y serán aprobados
por la persona de quien dependa jerárquicamente el empleado que presenta el informe.

4.7 Procedimientos para una correcta distribución, de los asientos del proceso de facturación.

El personal de contabilidad suele ser el que está más familiarizado con la estructura y el significado
de los diversos códigos de cuentas. Los que trabajan en los departamentos de operaciones suelen
estar mejor informados acerca del objetivo de cada operación. Una respuesta a esta cuestión puede
consistir en disponer que el departamento que origina una operación refleje el código de la cuenta
correspondiente, con sujeción a revisión por la sección de contabilidad.
 161

4.8 Acceso restringido al archivo maestro de proveedores a los empleados no autorizados.

El fichero maestro de proveedores del servicio de PED contiene la información necesaria para que
los sistemas de PED tramiten las facturas de los proveedores para su pago. El fichero de proveedores
incluye normalmente el número, el nombre y la dirección de los proveedores autorizados. Si las
personas no autorizadas tienen acceso al archivo maestro de proveedores, podrían alterar esta
información para ocultar las irregularidades. Todos los cambios efectuados en el fichero maestro de
proveedores, podrían alterar esta información para ocultar las irregularidades.

Todos los cambios efectuados en el fichero maestro de proveedores deberán ser debidamente
aprobados y documentados. Una vez actualizando el fichero, todos los cambios deberán conciliarse
con los documentos de entrega originales.

No. POLITICA
5. Todos los cheques se preparan basándose en documentos adecuados y debidamente aprobados, se cotejan con los
datos justificativas y se aprueban debidamente.
PROCEDIMIENTOS

5.1 Procedimientos para la aprobación de los desembolsos y la firma de los cheques.

La firma de los cheques puede constituir la aprobación definitiva del proceso de desembolso de caja.
En las empresas pequeñas en las que el limitado número de empleados reduce las posibilidades de
segregar las diversas tareas, la aprobación final de los cheques por el propietario o director puede ser
el único sustituto eficaz de los controles que en las organizaciones mayores se consiguen a través de
la segregación de funciones.

Para que le procedimiento de aprobación definitiva sea eficaz, el firmante de los cheque se debe
contar con la suficiente documentación justificativa para:
 revisar el objetivo comercial de cada operación,
 determinar si la operación fue debidamente iniciada por un empleado autorizado,
 asegurarse de que todas las fases del proceso de la operación se han llevado a cabo de
acuerdo con los procedimientos establecidos y
 comprobar si la imputación contable se ha hecho correctamente.

Si los cheques se preparan mediante un sistema de proceso electrónico de datos, el firmante de los
cheques deberá comparar el importe total de los cheques extendidos con el total de control de los
desembolsos, obtenido por la sección de cuentas por pagar.
 162

Como control complementario, el sistema de pagos mediante proceso electrónico de datos puede
señalizar los cheques que excedan de determinados importes, para que sean revisados.

Para completar el proceso de aprobación de los desembolsos, toda la documentación que respalde las
operaciones aprobadas deberá ser “canceladas” o marcada de cualquier modo por el firmante de los
cheques o por alguien que esté bajo su supervisión, con el fin de reducir la posibilidad de que sea
presentada de nuevo respaldando otro desembolso. Los cheque deberían ser enviados por correo a los
proveedores por una persona que no esté vinculada el proceso de preparación de desembolsos.

Si los firmantes de los cheques no dan importancia al desempeño de la función de aprobación

definitiva, o si se sigue la costumbre de firmar cheques en blanco, se produce una pérdida de control
sobre las operaciones comerciales regulares.

5.2 Control sobre el uso de protectora de cheques.

En muchas empresas, la cantidad en los cheques se estampan en máquinas para esos fines. El
empleado que utiliza ese medio, se responsabiliza de que los desembolsos sean correctos. Las llaves
de la máquina deberán ser custodiadas por este empleado o por un empleado en quien se haya
delegado dicha responsabilidad, el cual no debe desempeñar otras funciones de función de caja.
Deberá llevarse un diario o registro permanente que concilie la cifra indicada por el contado de la
máquina protectora de cheques con el número de cheques emitidos. Si emplea una máquina
protectora de cheques, deberán fijarse límites monetarios razonables a los cheques.

5.3 Autorización de firmas para cheques.

De las cuentas bancarias sólo se podrá retirar dinero con la firma de las personas designadas por el
Consejo de Administración. Deberán implantarse procedimientos para notificar inmediatamente a los
bancos el cese en la empresa de todo empleado que estuviera autorizado para firmar cheques.
 163

No. POLITICA
6. Todas las facturas y pagos se registran, en cuanto a su beneficiario e importe.
PROCEDIMIENTOS

6.1 Procedimientos para que los cheques que han sido firmados y entregados se registran
prontamente.

Toda demora en el registro de los cheques entregados tiene como consecuencia que los saldos de
efectivo reflejan cifras superiores a las reales.

No. POLITICA
7. Todos los asientos en las cuentas por pagar, cuentas de activo, de gastos y de desembolsos de caja se acumulan,
clasifican y resumen adecuadamente en las cuentas.
PROCEDIMIENTOS

7.1 Los balances de comprobación de las cuentas por pagar se realizan regularmente, conciliado
separadamente del mayor general y se cotejan con las partidas de facturas sin pagar.

Para asegurarse de que los registros de cuentas por pagar se llevan exactamente, los balances de
comprobación de las facturas sin pagar deberán ser conciliados con el mayor general por un
empleado distinto del encargado de las cuentas por pagar. La realización de cuadres a intervalos
regulares proporciona la seguridad de que las operaciones han sido registradas correctamente. En un
sistema de proceso electrónico de datos, cualquier situación de descuadre entre los saldos puede
significar que han sido registrados en las cuentas de detalle asientos que no son los mismos que los
que se han llevado a las cuentas de control. En un sistema manual, tal situación de descuadre de los
saldos puede indicar el mismo problema o, quizá, que se han cometido errores al realizar los asientos
o al efectuar el balance de comprobación (es decir, al anotar los saldos o al sumar las columnas del
balance de comprobación)

7.2 Los totales generales se obtienen en el proceso de las operaciones de compras y cuentas por
pagar.

El empleo de totales generales para resumir las operaciones diarias o agrupadas de otra manera, es un
medio de:
 Comprobar el número de operaciones de la que es responsable el iniciador o el que los
tramita.
 Asegurar la integridad de las transferencias de documentos o datos entre departamentos.
 Proporcionar a contabilidad los totales necesarios para los asientos de las cuentas de control.
Esto permite posteriores conciliaciones con los registros auxiliares y tener la seguridad de
que las operaciones han sido procesadas y registradas.
 164

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

5.1.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

a. Las decisiones financieras y administrativas son tomadas por el propietario del

negocio, los contadores son considerados por los propietarios únicamente como
la fuente de información; el desconocimiento contable por parte de los
propietarios y la falta de asesoría por parte del contador pueden afectar la toma de
decisiones.

b. Al no generar los estados financieros complementarios se carece de información

vital en el manejo de efectivo y los costos; la falta de los estados secundarios,
limita la toma de decisiones.

c. Las cuentas incorrectas presentadas en los estados financieros muestran una

situación ficticia para la empresa y en todo caso afecta de forma negativa; Las
incorrecciones en los estados financieros pueden perjudicar la imagen de la
empresa ante los usuarios de la información.

d. Se detectó que algunos contadores poseen poco conocimiento de los Principios

de Contabilidad Generalmente Aceptados y es poca la importancia que se da a
éstos.
5.1.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS

a. Las deficiencias en el manejo de efectivo propicia que pueda omitirse el reportar

ventas al contado de mercancías; las deficiencias en la contabilización del
efectivo puede influir en la facturación.
 165

5.1.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

a. El mal manejo de los inventarios puede producir niveles excesivos de inventarios

pueden rebasar la capacidad de financiamiento y llevar por lo tanto a ventas
forzosas; la deficiencia en la contabilización de los inventarios puede producir
que los saldos registrados representativos de hechos históricos, pueden no estar
reflejando las evaluaciones reales a una fecha determinada
5.1.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

a. Los contadores no están en condiciones de facilitar información, no sólo sobre los

estados financieros, sino también sobre la metodología, políticas y
procedimientos utilizados en la configuración de esos estados financieros.

b. Ignorar la normativa internacional puede deteriorar la credibilidad y las

relaciones con los usuarios de los estados financieros

c. La falta de una guía de aplicación de procedimientos puede propiciar procesar

asientos o registros contables que son inaceptables y el presentar incorrectamente
saldos de cuentas.

5.2 RECOMENDACIONES

5.2.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

a. Los propietarios de negocios deben dar la importancia debida a los contadores de

las empresas, ya que ellos poseen los conocimientos necesarios para asistirlos en
la toma de decisiones.

b. Es necesario establecer mecanismos para disponer de información sobre efectivo

y costos, así como la formulación de estados secundarios para documentar la
toma de decisiones.
 166

c. Para mejorar la presentación de los estados financieros y la imagen de la empresa

es necesario evitar situaciones ficticias a través de correcta presentación de las
cuentas.

d. Es necesario que los profesionales de contaduría pública estén en constante

capacitación sobre temas de la profesión y similares. Por lo tanto se recomienda a
las pequeñas empresas que capaciten al personal administrativo-contable y
procurar la educación continua.

5.2.2 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS

a. Se recomienda adoptar políticas y procedimientos para evitar deficiencias en el

manejo y contabilización de los ingresos.

5.2.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

a. Para evitar niveles excesivos de inventarios y la deficiencia en su contabilización,

es recomendable la adopción de normas internas que supere los inconvenientes y
reflejar evaluaciones reales.

5.2.4 APLICACIÓN DE NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

a. Los contadores de las empresas deben capacitarse sobre metodología, políticas y

procedimientos; así como la adopción de normativa internacional contable.

b. Es una necesidad la adopción de una guía de aplicación de procedimientos para el

proceso de los registros contables y la presentación correcta de las cuentas.
 167

BIBLIOGRAFIA

MEIGS – JONSON
CONTABILIDAD
La Base Para Decisiones Gerenciales
Mc Graw Hill
México 1987

HABRAHAM PERDOMO MORENO

FUNDAMENTOS DE CONTROL INTERNO
Segunda edición
Mexico D.F
ECASA

GUSTAVO CEPEDA
AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO
McGraw-Hill

FRANCISCO CHOLVIS,
DICCIONARIO DE CONTABILIDAD,
Cuarta Edición,
Buenos Aires. 1977.

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD

NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
Publicado por: Instituto Mexicano de Contadores Públicos
México, Enero de 2001.

RAFAEL ISAZA GONZÁLEZ

MANUAL DE CONTABILIDAD
Grupo Editorial Norma
Colombia, Bogotá 2001

JAN R. WILLIAMS
GUIA DE PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
4ª Edición, Harcourt Brace & Company
USA, 1995.

FERRY & FRANKLIN

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
Compañía Editorial Continental, S.A. de C.V.
México 1987.
 168

ANEXOS
 169

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA

ENCUESTA

Fecha/22/12/03

INTRODUCCION

Para el desarrollo de nuestra investigación solicitamos su valiosa colaboración, para

contestar cada una de las siguientes preguntas que aparecen en la presente encuesta, no
omitimos manifestarle que la información aquí contenida será de estricta
confidencialidad y que los resultados de la misma solo serán presentados en forma
agregada y que serán de gran utilidad en nuestro trabajo. La información que se genere,
a través de las respuestas obtenidas en el presente documento, servirá solamente para
uso académico; de la objetividad de sus respuestas dependerá el éxito de la
investigación, la cual será de mucho beneficio para el desarrollo de nuestro trabajo y la
población estudiantil de la Universidad de El Salvador.

OBJETIVO

El presente cuestionario está enfocado a obtener información relacionada con nuestro

tema de investigación, el cual trata sobre un “MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON BASE A NORMAS INTERNACIONALES
DE CONTABILIDAD, PARA LAS PEQUEÑAS EMPRESAS DEDICADAS A LA
VENTA DE REPUESTOS AUTOMOTRICES EN LA ZONA METROPOLITANA
DE SAN SALVADOR”, con la finalidad que sirva como herramienta para facilitar al
 170

contador la presentación de los estados financieros y la contabilización de las

operaciones de capital: ingresos e inventarios.

INDICACIONES:
Marque con una X en el recuadro la alternativa que considere correcta.

PREGUNTA N° 1

¿Quién toma las decisiones administrativas y financieras en el negocio?

a. Propietario
b. Administrador
c. Contador

PREGUNTA N° 2

¿Quién maneja la contabilidad?

a. El propietario
b. Contador de la empresa
c. Contador ajeno a la empresa

PREGUNTA N° 3

¿Cuáles Estados Financieros principales se preparan al final del ejercicio?

a. Estado de Situación Financiera

b. Estado de Resultados
c. Estado de Flujos de Efectivo
d. Todos los mencionados

PREGUNTA N° 4

¿Cuáles Estados secundarios se preparan al final del ejercicio?

a. Inventario de mercadería para la venta

b. Estado de Costo de lo Vendido
c. Estado de Movimientos de Capital Contable
 171

PREGUNTA N° 5

¿Se ha detectado que los saldos de las cuentas en los estados financieros están errados
debido a uno o más de los siguientes aspectos:?

a. omisión de asientos aprobados,

b. Asientos no autorizados;
c. Efectuar asientos a cuentas que no corresponden,
d. Afectar períodos contables distintos.

PREGUNTA N° 6

¿Se han presentado los estados financieros incorrectamente por uno o más de los
siguientes motivos?

a. Omisión de saldos del mayor general,

b. Errores aritméticos,
c. Tipo de cambios o tasas de conversión incorrectos, y
d. Omisión de asientos de eliminación y clasificaciones inadecuadas.

PREGUNTA N° 7

¿Son preparados los estados financieros de conformidad con principios de contabilidad

aplicados de manera consistente?

a. SI
b. NO
c. No sabe

PREGUNTA N° 8

¿Qué se ha detectado en el manejo de efectivo?

a. Omitirse el reportar ventas al contado de mercancías

b. Manejarse negligentemente las mercancías devueltas
c. Ventas sin conocimientos de la Dirección de la empresa
d. Cálculos erróneos

PREGUNTA N° 9

¿Qué problemas presenta en la contabilización de los ingresos?

a. Omisión de registros o asientos contables

b. Asientos o registros contables dobles y cortes impropios
 172

c. Codificaciones incorrectas
d. Ajustes o reclasificaciones erróneas

PREGUNTA N° 10

¿Qué problemas se observan en el manejo de los inventarios?

a. Ponderación de precios que no corresponden;

b. Cálculos y sumas erradas o inexactas;
c. Ajustes impropios o inadecuados a los inventarios físicos.

PREGUNTA N° 11

¿Qué dificultades se observa en la contabilización de los inventarios?

a. Dejar de acreditar a las cuentas de los inventarios

b. Omisión de costos indirectos
c. Deficiencias o falta de consistencia en la aplicación de los métodos de valuación
d. La no contabilización de las provisiones adecuadas para la protección de inventarios.

PREGUNTA N° 12

¿Considera que las políticas y procedimientos contables existentes en la empresa se

adecuan a la normativa contable vigente?

a. SI
b. NO

PREGUNTA N° 13

¿Considera que es problemática la implementación de las Normas internacionales de

Contabilidad en las empresas?

a. SI
b. NO
 173

PREGUNTA N° 14

¿Se encuentra capacitado para la aplicación de las NIC´s en lo que se refiere a la

presentación de Estados Financieros, Ingresos e Inventarios?

a. SI
b. NO

PREGUNTA N° 15

¿Considera necesaria una guía de políticas y procedimientos contables con base a NIc´s
en su empresa?

a. SI
b. No