Código: 127-FORGD-05
FORMATO Versión: 1
ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID Vigente desde: 04/06/2020
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Año Mes Día Número de Transferencia
OBJETO: TRANSFERENCIA 2022 3 24
Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación
Código Nombre de las series, subseries o asuntos Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final conservación Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta
PROCESOS EJECUTIVOS
1 400-85-40 9/18/2003 2/5/2004 carpeta 1-204 1 1 1/1
PROCESOS EJECUTIVOS BIENES
2 400-85-40 2/7/2003 12/9/2003 carpeta 1-206 1 2 1/1
SOLICITUDES DEVOLUCIONES DE RETENCION EN LA FUENTE
3 400-85-40 6/26/2013 9/23/2014 carpeta 1-122 1 3 1/1
ACTAS DE REUNIONES SISTEMAS
4 400-85-40 2/15/2016 8/1/2016 carpeta 1-32 1 4 1/1
SOLICITUD DE DEVOLUCIONES ESTAMPILLA PROADULTO
5 400-85-40 MAYOR 9/28/2016 10/21/2016 carpeta 1-78 1 5 1/1
CONVENIOS INTERNACIONALES
6 400-85-40 3/29/2004 1/14/2015 carpeta 1-255 1 6 1/1
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA 2008
7 400-85-40 2/19/2010 6/27/2012 carpeta 1-122 2 7 1/1
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA 2009-2010
8 400-85-40 1/1/2009 12/29/2011 carpeta 1-201 2 8 1/2
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA 2009-2010
9 400-85-40 12/29/2011 5/2/2013 carpeta 202-315 2 9 2/2
PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA 2012
10 400-85-40 5/5/2013 10/6/2014 carpeta 1-183 2 10 1/1
ACTAS INTERNAS AÑO 2013-2014-2015-2016-2017-2018
11 400-85-40 5/22/2013 1/15/2018 carpeta 1-58 2 11 1/1
EVIDENCIAS PLAN MEJORAMIENTO 2016, 2017 Y 2018
12 400-85-40 11/8/2016 3/6/2018 carpeta 1-100 2 12 1/1
DIAGNOSTICO NICSP 2016
13 400-85-40 10/10/2016 10/10/2016 carpeta 1-120 2 13 1/1 3 CD´S
NICSP 2015-2016
14 400-85-40 11/4/2015 2/1/2017 carpeta 1-105 2 14 1/1 2 CD´S
ACTAS ENTIDADES DISTRITALES
15 400-85-40 9/8/2016 11/18/2017 carpeta 1-94 2 15 1/1
INFORMACION SUMINISTRADA A LA CONTRALORIA 2013
16 400-85-40 4/24/2015 10/5/2015 carpeta 1-167 3 16 1/1
CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES
17 400-85-40 5/14/2015 7/3/2015 carpeta 1-214 3 17 1/4
CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES
18 400-85-40 7/6/2015 7/23/2015 carpeta 215-375 3 18 2/4
CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES
19 400-85-40 7/23/2015 7/30/2015 carpeta 376-521 3 19 3/4
CORRESPONDENCIA A OTRAS ENTIDADES
20 400-85-40 7/30/2015 7/31/2015 carpeta 522-669 3 20 4/4 CD
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2015 - 2016
21 400-85-40 1/31/2015 11/30/2016 carpeta 1-219 4 21 1/1
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2017
22 400-85-40 1/31/2017 9/30/2017 carpeta 1-189 4 22 1/2
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2017
23 400-85-40 11/30/2017 12/31/2017 carpeta 190-260 4 23 2/2
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2018
24 400-85-40 1/31/2018 12/31/2018 carpeta 1-226 4 24 1/1
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Año Mes Día Número de Transferencia
OBJETO: TRANSFERENCIA 2022 3 24
Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación
Código Nombre de las series, subseries o asuntos
conservación
Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2019
25 400-85-40 1/31/2019 12/31/2019 carpeta 1-260 4 25 1/1
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2020
26 400-85-40 1/31/2020 10/31/2020 carpeta 1-189 4 26 1/2
ESTADOS FINANCIEROS AÑO 2020
27 400-85-40 11/30/2020 12/31/2020 carpeta 190-258 4 27 2/2
LIBRO OFICIAL DIARIO 2015
28 400-110-10 1/1/2015 12/31/2015 carpeta 1-63 5 28 1/1 1 CD
LIBRO OFICIAL DIARIO 2016
29 400-110-10 1/1/2016 12/31/2016 carpeta 1-132 5 29 1/1
LIBRO OFICIAL DIARIO 2017
30 400-125-15 1/1/2017 11/30/2017 carpeta 1-125 5 30 1/1
LIBRO OFICIAL DIARIO 2018
31 400-110-10 1/1/2018 12/31/2018 carpeta 1-140 5 31 1/1
LIBRO OFICIAL DIARIO 2019
32 400-110-10 1/1/2019 12/31/2019 carpeta 1-135 5 32 1/1
LIBRO OFICIAL DIARIO 2020
33 400-125-15 1/1/2020 12/31/2020 carpeta 1-117 5 33 1/1
LIBRO MAYOR Y BALANCE AÑO 2015
34 400-125-15 1/1/2015 12/31/2015 carpeta 1-35 5 34 1/1
LIBRO MAYOR Y BALANCE AÑO 2016
35 400-125-15 1/1/2016 12/31/2016 carpeta 1-37 5 35 1/1
LIBRO MAYOR Y BALANCE AÑO 2017
36 400-125-15 1/1/2017 11/30/2017 carpeta 1-35 5 36 1/1
LIBRO MAYOR Y BALANCE AÑO 2018
37 400-125-15 1/1/2018 12/31/2018 carpeta 1-36 5 37 1/1
LIBRO MAYOR Y BALANCE AÑO 2019
38 400-125-15 1/1/2019 12/31/2019 carpeta 1-36 5 38 1/1
LIBRO MAYOR Y BALANCE AÑO 2020
39 400-125-15 1/1/2020 12/31/2020 carpeta 1-34 5 39 1/1
NUEVO MARCO NORMATIVO BIENES INMUEBLES
40 400-85-40 12/2/2016 12/13/2017 carpeta 1-189 6 40 1/2
NUEVO MARCO NORMATIVO BIENES INMUEBLES
41 400-85-40 12/13/2017 1/9/2018 carpeta 190-262 6 41 2/2
ACTAS NMNC AÑO 2017
42 400-85-40 3/1/2017 8/8/2017 carpeta 1-207 6 42 1/2
ACTAS NMNC AÑO 2017
43 400-85-40 8/25/2017 12/27/2017 carpeta 208-447 6 43 2/2
ACTAS NMNC AÑO 2018
44 400-85-40 1/9/2018 5/15/2018 carpeta 1-200 6 44 1/3
ACTAS NMNC AÑO 2018
45 400-85-40 5/15/2018 10/4/2018 carpeta 201-401 6 45 2/3
ACTAS NMNC AÑO 2018
46 400-85-40 10/8/2018 12/27/2018 carpeta 402-507 6 46 3/3
CORRESPONDENCIA INTERNA RECIBIDA
47 400-85-40 9/18/2009 5/22/2014 carpeta 1-222 7 47 1/1
CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA
48 400-85-40 5/3/2007 11/4/2015 carpeta 1-102 7 48 1/1
CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
49 400-85-40 9/23/2009 12/17/2015 carpeta 1-223 7 49 1/1
CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA
50 400-85-40 12/24/2009 2/19/2016 carpeta 1-121 7 50 1/1
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Año Mes Día Número de Transferencia
OBJETO: TRANSFERENCIA 2022 3 24
Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación
Código Nombre de las series, subseries o asuntos
conservación
Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta
INFORMACION TRIBUTARIA AÑO 2019 DECLARACION
51 400-85-40 JURAMENTADA 1/12/2018 3/29/2019 carpeta 1-247 7 51 1/2
INFORMACION TRIBUTARIA AÑO 2019 DECLARACION
52 400-85-40 JURAMENTADA 3/29/2019 10/22/2019 carpeta 248-498 7 52 2/2
SOPORTES DEDUCCIONES 2018 BENEFICIOS TRIBUTARIOS
53 400-85-40 2/28/2018 5/22/2018 carpeta 1-101 7 53 1/1
WINSAF
54 400-85-40 1/10/2002 6/1/2007 carpeta 1-115 8 54 1/3
WINSAF
55 400-85-40 9/17/2007 3/18/2009 carpeta 116-242 8 55 2/3
WINSAF
56 400-85-40 10/16/2009 4/24/2014 carpeta 243-364 8 56 3/3
DEUDORES MOROSOS 2004 AL 2014
57 400-85-40 11/26/2004 12/9/2014 carpeta 1-227 8 57 1/1
EVIDENCIAS PLAN DE MEJORAMIENTO 2016
58 400-85-40 10/16/2003 9/22/2006 carpeta 1-130 8 58 1/1
AUDITORIA CONTRALORIA
59 400-85-40 10/4/2006 1/2/2008 carpeta 1-130 8 59 1/2
AUDITORIA CONTRALORIA
60 400-85-40 1/2/2008 10/22/2009 carpeta 131-256 8 60 2/2
CERTIFICACIONES LEY 1607- 2012
61 400-85-40 4/1/2013 12/12/2014 carpeta 1-234 9 61 1/1
DECLARACION JURAMENTADA 2013
62 400-85-40 1/1/2013 12/31/2013 carpeta 1-171 9 62 1/1
DECLARACION JURAMENTADA 2014
63 400-85-40 1/31/2014 3/31/2014 carpeta 1-233 9 63 1/2
DECLARACION JURAMENTADA 2015
64 400-85-40 1/1/2015 2/3/2015 carpeta 1-213 9 64 1/2
DECLARACION JURAMENTADA 2015
65 400-85-40 2/3/2015 2/27/2015 carpeta 214-414 9 65 2/2
DECLARACION JURAMENTADA ANUAL 2015
66 400-85-40 2/27/2015 6/2/2015 carpeta 1-200 9 66 1/2
DECLARACION JURAMENTADA ANUAL 2015
67 400-85-40 6/2/2015 12/23/2015 carpeta 201-313 9 67 2/2
DECLARACION JURAMENTADA 2016
68 400-85-40 1/1/2016 2/1/2016 carpeta 1-206 9 68 1/2
DECLARACION JURAMENTADA 2016
69 400-85-40 2/1/2016 4/14/2016 carpeta 207-303 9 69 2/2
ELABORADO POR: DIANA YESICA GUZMÁN MOLINA ENTREGADO POR: DIANA YESICA GUZMÁN MOLINA RECIBIDO POR:
ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PÚBLICO REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Año Mes Día Número de Transferencia
OBJETO: TRANSFERENCIA 2022 3 24
Número de Fechas extremas Unidad de Ubicación
Código Nombre de las series, subseries o asuntos
conservación
Folios Tomo Soporte Notas
orden Inicial Final Módulo Estante Entrepaño Caja Carpeta
CARGO: CARGO: CARGO:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: LUGAR: DADEP FECHA: LUGAR: FECHA: LUGAR:
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA - GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
ITEMS INSTRUCCIÓN
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
Oficina productora. ejercicio de sus funciones.
Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación, Levantamiento de inventario de Archivos de Gestión,
Levantamiento de Inventario de Archivo Central.
Objeto. En caso de ser documentos para incorporar en transferencias ya realizadas se debe consignar: INCORPORACIÓN
DE DOCUMENTOS A TRANSFERENCIAS REALIZADAS y consignar el número del acta y la fecha de legalización a la
cual se van a incorporar documentos.
Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres
Registro de entrada. primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (día, mes, año) y el
número de la transferencia que se realiza desde la unidad productora.
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que
Número de orden. generalmente corresponde a una unidad de conservación.
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series,
subseries o asuntos relacionados. Se puede consultar en la Tabla de Retención Documental respectiva.
Código.
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Nombre de las series, Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden
subseries o asuntos. relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en
orden alfabético.
Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
Fechas extremas. correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación. Se consignará el tipo de unidad de almacenamiento, por ejemplo: Carpeta, Caja, Libro, AZ, CD
Se anotará el rango de los folios contenidos en cada unidad de conservación descrita, ejemplo: 1-200, 201-405,
Folios.
Se consignará el número asignado a la ubicación del expediente de acuerdo al módulo, estante, entrepaño, caja
Ubicación y carpeta en el cual se encuentre la unidad de conservación descrita en el asiento.
Se consignará el número del tomo del expediente correspondiente a la serie documental. Ejemplo: Un
expediente de un contrato se compone de 4 carpetas, el número de los tomos serán: 1/4, 2/4, 3/4 y 4/4, si se
Tomo
compone de un solo tomo será 1/1.
Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C),
Soporte. soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
INSTRUCTIVO
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
ITEMS INSTRUCCIÓN
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Algunos de los
datos relevantes como estado de los documentos así mismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos,
insectos, roedores, etc.). o notas sobre la foliació[Link] la documentación ordenada numéricamente, como
actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por
error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones,
informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo;
Notas. ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos
para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario y/o el
Elaborado por. alistamiento de la transferencia y la fecha en que se realiza.
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el
Entregado por. lugar y la fecha en que se realiza la entrega.
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el
Recibido por. lugar y la fecha en que se recibió.
INSTRUCTIVO
CO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
INSTRUCCIÓN
e completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
re de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
s.
finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
ción, traslado, desvinculación, Levantamiento de inventario de Archivos de Gestión,
ario de Archivo Central.
tos para incorporar en transferencias ya realizadas se debe consignar: INCORPORACIÓN
NSFERENCIAS REALIZADAS y consignar el número del acta y la fecha de legalización a la
documentos.
transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres
tos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (día, mes, año) y el
cia que se realiza desde la unidad productora.
a consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que
de a una unidad de conservación.
tablecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series,
ionados. Se puede consultar en la Tabla de Retención Documental respectiva.
bre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus
primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o
to corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios
orresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
entificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden
nción de la oficina productora.
entario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en
a inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
o. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la
fecha se anotará s.f.
unidad de almacenamiento, por ejemplo: Carpeta, Caja, Libro, AZ, CD
os folios contenidos en cada unidad de conservación descrita, ejemplo: 1-200, 201-405,
asignado a la ubicación del expediente de acuerdo al módulo, estante, entrepaño, caja
ncuentre la unidad de conservación descrita en el asiento.
ro del tomo del expediente correspondiente a la serie documental. Ejemplo: Un
to se compone de 4 carpetas, el número de los tomos serán: 1/4, 2/4, 3/4 y 4/4, si se
o será 1/1.
a para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C),
D, DK, DVD), etc.
INSTRUCTIVO
CO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID
INSTRUCCIÓN
que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Algunos de los
estado de los documentos así mismo, se anotará información sobre el estado de
cumentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones,
y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos,
). o notas sobre la foliació[Link] la documentación ordenada numéricamente, como
morandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por
/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
berá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones,
anos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el
e estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo;
5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad,
cada anexo.
por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos
y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
esos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario y/o el
erencia y la fecha en que se realiza.
y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el
e realiza la entrega.
y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el
e recibió.
