LIC.

JAEL LOPEZ FLORES

¿QUÉ ES VALORACIÓN DOCUMENTAL?

“La valoración es la fase del tratamiento

archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y
secundarios de las series, fijando los
plazos de transferencia, acceso y
conservación o eliminación total o
parcial”.
 Proceso de valoración documental
 Abordar el proceso de valoración documental es una
tarea compleja por cuanto requiere de una visión
integral de la entidad, de sus documentos, del entorno
en el que se desarrolla, etc. Adicionalmente, genera
una serie de cuestionamientos a los cuales se debe
dar una respuesta objetiva y ampliamente sustentada,
pues caso contrario se puede cometer errores
irreparables:
 ¿Qué conservar?,
 ¿Qué eliminar?,
 ¿ Quiénes deciden?,
 ¿ cuando, donde, y como?, etc.
 La valoración implica:
Conocimiento exhaustivo de la institución
Valoración de la documentación de
acuerdo a su contenido
Se conservan los documentos normativos,
trámites, informes, presupuestos,
expedientes que tengan valor primario.
 ANÁLISIS DE LOS VALORES DE LOS
DOCUMENTOS

El análisis de los valores se centrará
en la identificación de los valores
primarios, para determinar su
caducidad administrativa, y en el
estudio del desarrollo de los valores
secundarios.
 TEORIA DEL VALOR
DOCUMENTAL

UNA DE LAS CARACTERISTICAS PECULIARES
DE LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO
RESIDE EN SUS VALORES.
VALORES PRIMARIOS
a) VALORES ADMINISTRATIVOS

SOLO LOS DOCUMENTOS QUE HAN PASADO
POR EL PROCESO ADMINISTRATIVO
INSTITUCIONAL SE DOTAN DEL VALOR
ADMINISTRATIVO (2 AÑOS LEY 1178)
b) VALOR FISCAL O CONTABLE

SOLO LOS DOCUMENTOS QUE PASAN POR EL
PROCESO ADMINISTRATIVO CONTABLE Y/O
COMERCIAL TIENEN VALOR FISCAL O
CONTABLE (C.C. 5AÑOS) (10 AÑOS LEY 291)
c) VALOR LEGAL

PROPIOS

SOLO LOS DOCUMENTOS ORIGINALES
DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL,
COMERCIAL Y/O NOTARIAL TIENEN
VALOR LEGAL INTRÍNSECO. (LEY 1178).
VALORES SECUNDARIOS
a) VALOR INFORMATIVO

EL VALOR INFORMATIVO EXPRESA EL
CARÁCTER Y POTENCIAL INFORMATIVO
INTRÍNSECO DE CUALQUIER
DOCUMENTO, OTORGÁNDOLE GRAN
UTILIDAD PARA LA INVESTIGACIÓN.
b) VALOR HISTORICO

SOLO LOS DOCUMENTOS PRESERVADOS LUEGO
DE LA ELIMINACIÓN CONTROLADA, COMO
RESULTADO DE LA VALORACIÓN,
CONSTITUYEN LA MEMORIA DOCUMENTAL DE
LA NACIÓN, POR ENDE CON IMPORTANCIA
HISTÓRICA.
VALORES ABSTRACTOS
a)VALOR PROBATORIO

CUALQUIER DOCUMENTO TIENE VALOR
PROBATORIO, SIEMPRE QUE LA INFORMACIÓN
CONTENIDA EN ÉL, SEA CAPAZ DE PROBAR
ALGÚN HECHO; Y ESTÉ DADO DENTRO DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO Y MANTENGA LA
VIGENCIA PLENA DE SU VALOR
ADMINISTRATIVO Y LEGAL.
b)VALOR ARCHIVISTICO

FISCALES,

CONJUNTO DE VALORES ADMINISTRATIVOS,
CONTABLES, LEGALES,
PROBATORIOS, JURÍDICOS, INFORMATIVOS
Y/O HISTORICOS QUE JUSTIFICAN LA
CONSERVACIÓN PERMANENTE DE LOS
DOCUMENTOS
 SÍNTESIS DE LA TEORÍA
DEL VALOR DOCUMENTAL

ELABORADO POR LUIS OPORTO ORDOÑEZ

VALORES VALORES VALORES ABSTRACTOS

GENÉRICOS DOCUMENTALES

PRIMARIOS ADMINISTRATIVO VALOR PROBATORIO

FISCAL(CONTABLE)
LEGAL(JURIDICO)

SECUNDARIOS INFORMATIVO VALOR ARCHIVÍSTICO

HISTÓRICO
 Lista de Tipos Documentales y Plazo
de Conservación Sugerido
Algunos de los plazos fueron recomendados por
Bodil Henrickson de Ulate, asesora de la UNESCO
en materia archivística, y otros son el producto de
la experiencia acumulada en la Sección Servicios
Archivísticos Externos del Archivo Nacional.

Estos plazos son RECOMENDACIONES; sólo el

Comité Institucional de Selección y Eliminación
está autorizado para fijar la vigencia administrativa
y legal de los documentos, y la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación es quien establece su
valor científico-cultural.
 VALOR CIENTÍFICO-CULTURAL /
CONSERVACIÓN PERMANENTE

Leyes, decretos, reglamentos, actas, informes anuales relevantes,

convenios, tratados, contratos importantes para el logro de los
objetivos de la entidad, presupuestos anuales, liquidaciones
presupuestarias del IV Trimestre, correspondencia de autoridades
superiores o de niveles técnicos que reflejan objetivos del ente,
licitaciones públicas ganadoras de proyectos básicos de una
institución, organigramas, libros mayores, libros diarios, informes
contables o balances anuales, informes técnicos de relevancia
nacional o regional, tabulados de censos y encuestas, protocolos
notariales, muestra de expedientes judiciales, registros civiles,
libros sacramentales, declaratorias de elecciones, fotos, mapas,
planos de terrenos u obras civiles de importancia nacional o
regional, videos que reflejan aspectos sustanciales del quehacer de
una institución o de una cultura, expedientes de organizaciones
sociales, sindicatos, cooperativas, partidos políticos, asociaciones
de campesinos, de artesanos, etc.
 VALOR CIENTÍFICO-CULTURAL /
CONSERVACIÓN PERMANENTE

50 AÑOS DE VIGENCIA: Expedientes de personal,

prontuarios, planillas (en caso de que la información de
los expedientes no sea suficiente para probar derechos
laborales adquiridos)

10 AÑOS DE VIGENCIA: Materia prima estadística ya

tabulada y trabajada.
VALOR CIENTÍFICO-CULTURAL /
CONSERVACIÓN PERMANENTE
5 AÑOS DE VIGENCIA: Documentación contable de
carácter rutinario, facturas, notas de crédito, órdenes
de compra, órdenes para utilización de gasolina,
gastos de transporte, cheques, requisiciones,
pedimentos y compra de materiales, controles de
bodega, licitaciones públicas o privadas no ganadoras
– o ganadora o proyectos no sustantivos de la
institución-, acciones de personal repetidas y
rutinarias –que no prueben derechos adquiridos ni
tiempo de servicio-, correspondencia de unidades de
nivel medio o bajo, cuyos asuntos básicos se informen
o eleven a instancias superiores.
 VALOR CIENTÍFICO-CULTURAL /
CONSERVACIÓN PERMANENTE

3 AÑOS DE VIGENCIA: Controles, registros y tarjetas

de asistencia, permisos, solicitudes de vacaciones,
cuadros de personal.

2 AÑOS DE VIGENCIA: Correspondencia interna de

carácter rutinario, notas de remisión, mensajes,
memorandos, circulares y telegramas de trámite
administrativo, listas de asistencia, borradores, registros
de uso de teléfono, informes parciales que se han
resumido en informes generales de una entidad,
autorizaciones para uso de transporte, copias que se
reciben a título de información- no para decidir un
asunto.
 RESULTADOS DE LA FASE DE
VALORACIÓN
De los estudios realizados en la fase de
valoración se desprenden una serie de
resultados, que son:
[Link] de Retención Documental
2. Establecimiento de los plazos de
transferencia
3. Establecimiento de los plazos de
selección y eliminación.
 1. TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

SON UN INTRUMENTO ARCHIVÍTICO DEFINIDO
POR LA NORMA ISAD-G (NORMA
INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA) QUE SIRVE PARA CONTROLAR EL
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS DE UNA
ORGANIZACIÓN.
 Tabla de Retención Documental
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA GRAL.
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA JURIDICA

CÓDIGO SERIES 
RETENCIÓN DISPOSICIÓN
FINAL
PROCEDIMIENTOS Y
NORMAS

3223.01 Procesos AG. AC. CT. E S MM Documento esencial

Disciplinarios 5 15 X al cual se le atribuye
- Queja una
- Auto Inhibitorio valoración primaria
- Revisión por de tipo legal penal
competencia otras civil,
Entidades relevante para la
- Auto de Archivo historia
- Auto de Indagación Institucional. De
Preliminar conservación total.

CONVENCIONES AG- Archivo de Gestión AC- Archivo Central

CT- Conservación total E- Eliminación S- Selección MM- Medio magnético.

Firma Responsable…………………………… Fecha………………………

 2. ESTABLECIMIENTO DE LOS PLAZOS DE
TRANSFERENCIA

Las transferencias son el procedimiento habitual

de ingreso de fondos en un archivo mediante el
traslado de fracciones cronológicas de series
documentales, una vez que esta han cumplido el
plazo de permanencia fijado por las normas de
valoración para cada una de las etapas del ciclo
vital de los documentos.
 ¿Transferir, que?
Todos los documentos que hayan cumplido
sus plazos de permanencia en el archivo
correspondiente.
¿Transferir, cuando?
Cuando la documentación se encuentre lista
según las normas de procedimientos
establecidas. En ningún caso podrán
trasladarse documentos sin identificar ni
valorar.
 Relación de Entrega
LA NORMA ISAD (G)

AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN: Elaborado por: fecha:

ÁREA DE
ÁREA DE IDENTIFICACIÓN CONTEXT AREA DE ACCESO AREA DE NOTAS
O
NOMBRE
FOJAS
CÓDIGO DE FECHAS Nº DE DEL
Nº SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE TOMOS LIBRE TEMPORAL RESTRINGIDO CUBIERTA OBSERVACIONES
REFERENCIA EXTREMAS CAJA PRODUCT
OR

1
2
3
4
5
6
7
8
9

10
 Ó
Ó

 SELECCIÓN DOCUMENTAL

“Operación intelectual y material de localización de las
fracciones de series que han de ser eliminadas o conservadas
en virtud de los plazos establecidos en el proceso de
valoración”(DTA,1995)
A. Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan
duplicadas o con más copias. Debe procurar conservar
materia original.
B. Identificar que es material de archivo y que no debe
conservarse
C. Debe verificarse si ya se cumplió la vigencia de cada tipo
documental
EXPURGO Y LIMPIEZA

 Es el proceso que permite seleccionar y eliminar
previa autorización, aquellos documentos
de archivo que habiendo perdido sus otros valores
no tienen, si se prevé que tenga, valor histórico.
 El expurgo entraña una operación, la selección, y una
tarea, la eliminación.
 Tomar una por una de las unidades documentales y
proceder a eliminar de cada pieza documental:
grapas, clips, cintas engomadas, ligas, etc.
 ELIMINACIÓN EN LOS
ARCHIVOS DE OFICINA

Deben eliminarse en los archivos de oficina, y no deben
transferirse al archivo central:
 Los documentos de apoyo informativo
 Documentos duplicados (fotocopias)
 Los documentos que han servido para confeccionar
un documento definitivo (ej. Encuestas, cuestionarios
para elaborar un informe), etc.
 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS


La eliminación de documentos es la destrucción física,
por cualquier método, que garantice la imposibilidad
de reconstrucción de los mismos y su posterior
utilización. Previa valoración de los documentos
 ELIMINACIÓN DE COPIAS,
BORRADORES Y DESCÁRTABLES

Deberán ser eliminados los mismos deben ser picados
de forma obligada. Por ningún motivo deben ser
entregados a personas ajenas a la institución en forma
indiscriminada.
 AUTORIZACIÓN DE LA
ELIMINACIÓN
Los documentos de la
Administración del Estado solo
pueden eliminarse con autorización
del órgano competente y tras el
correspondiente proceso de
valoración, regulado por un DS.
En los privados mediante una
resolución.
 Destrucción física
Una vez autorizada, la destrucción de
las series documentales se llevará a cabo
por el órgano responsable de la
institución, CED* empleando cualquier
método que garantice la imposibilidad
de reconstrucción de los mismos y su
posterior utilización.

 CED. Comité de evaluación documental

 El Comité esta compuesto por…..
 El CED, que estará presidida por el
representante de la Dirección General de
Operaciones, asesorado, además por
archiveros que por su función conozca el
carácter de los fondos. El Comité debe estar
compuesto por representantes:
a)De un representante de la MAE.
b)Un representante de la Unidad Jurídica.
c)Autoridad, dependiente la Unidad de
Archivos
d)Jefe de Archivo y Correspondencia.
 ACTA DE ELIMINACIÓN N° Año
 El día….de…..de….a………horas, los abajo
firmantes……………………….Director, Decano, Jefe de
……. Unidad y encargado del Archivo Central, proceden a

eliminar…….metros lineales de los documentos descritos
en la solicitud de eliminación No…por cumplir con lo
estipulado por la comisión Universitaria de Selección y
Eliminación de Documentos en su informe de valoración
No….año, en la sesión… articulo….de…..de….de..
 Los documentos que se eliminan son los siguientes:
Numero de Series Descripción Fechas
orden documental extremas
es

 Firman los participantes….

 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN
BOLIVIA.
Según investigaciones efectuadas en la

legislación boliviana, en relación a la
archivística, podemos señalar que existen
varios de ellos afines a la conservación
documental, pero específicamente sobre la
valoración y más concretamente sobre la
eliminación de documentos, NO existe,
una base legal que determine de forma
clara y vigente que regule con carácter
general y directo en la CPE, obrante en la
archivística del país.
 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN
BOLIVIA
 Sin embargo en la última CPE, en el CAPITULO

CUARTO: SERVIDORAS PUBLICAS Y SERVIDORES
PÚBLICOS en el Art. 237, menciona:

 I. Son obligaciones para el ejercicio de la función
pública:

 1. Inventariar y custodiar en oficinas pública, los
documentos propios de la función pública, sin que
puedan sustraerlos ni destruirlos. La ley regulará el
manejo de los archivos y las condiciones de
destrucción de los documentos públicos. Lo cual se
debe analizar con mucho cuidado para su ejecución.
VALOR (PRESCRIPCIÓN EN AÑOS)
ELABORADO POR LUIS OPORTO ORDOÑEZ

VALORES VALORES PRESCRIPCIÓN
GENERICOS DOCUMENTALES LEGAL

PRIMARIOS ADMINISTRATIVO 2
CONTABLE 10
LEGAL 10
SECUNDARIOS INFORMATIVO
HISTÓRICO
 ESQUEMA PARA DETERMINAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL(ELABORADO POR LUIS OPORTO ORDOÑEZ)
SERIES DOCUMENTALES VALORES PRESCRIPCION
DOCUMENTALES ARCHIVISTICA
(EN AÑOS)
CORRESPONDENCIA
ADMINISTRATIVA
NO CONTABLE
 ADMINISTRATIVO 2-5

CORRESPONDENCIA FISCAL O CONTABLE 10

CONTABLE

CORRESPONDENCIA LEGAL 15
JUDICIAL

DOCUMENTOS PERMANENTES INDEFINIDO

ESENCIALES