Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de
información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en
lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte,
dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.
TIPOS DE DOCUMENTOS
Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos
que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún
aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace
perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos
encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos,
etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos.
Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o
autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido
por sí mismo.
Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún
soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de
documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales.
Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo
de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden
almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser
música, entrevistas, historias de vida, etc.
Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías
que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más
recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje
o información relacionada con algún evento o hecho concreto.
Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos
aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas.
Evidentemente se trata de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una
cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación
que emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.
Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el
que no ha intervenido ningún funcionario público.
Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar
digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear
documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la
computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de
almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no
ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.
