Ofimática Práctica |

Nivel:
Ofimática Práctica | Nivel:
 Ofimática Práctica | Nivel:

1 Introducción clic en el botón inicio , buscamos el acceso y

damos clic sobre el.
Bienvenido al curso completo de Excel, nosotros somos EL
Centro Integral de Formación Tecnológica Mx., una empresa Otra forma consiste en dar clic en el botón inicio , escribir
dedicada a proporcionar conocimientos y transformarlos en la palabra Excel para encontrar el programa rápidamente.
competencias profesionales para tu vida laboral.

Soy _______________________, experto en TIC’s, certificad@

en MOS incluyendo Excel y seré tu instructor a lo largo del
curso.
Cuando se abra Excel, nos muestra una serie de plantillas con
En este curso de Excel que estas a punto de comenzar vas a las cuales podremos trabajar, presionamos clic en la opción
encontrar todas las técnicas y herramientas necesarias para Libro en blanco.
convertirte en un Experto en Excel. Empezaremos con
temas básicos para que puedas entender desde el inicio 2.2 Estructura, Aspectos Generales
como es su funcionamiento y así poder moverte fácilmente a
De las primeras cosas que debemos conocer de Excel es
temas intermedios y avanzados.
como está organizada su interfaz, de esta manera será más
Los temas que trataremos en este curso te permitirán fácil de aplicar todas las funcionalidades que tiene.
entender perfectamente el funcionamiento de Excel. Cada
En la parte superior izquierda encontramos la Barra de
punto que vayamos tratando será tratado con ejemplos
reales de una empresa. acceso rápido , aquí encontraras acceso a
funciones como Guardar, Deshacer, Rehacer, puedes
En este curso aprenderás a manejar profesionalmente Excel ajustarla para que te muestre las opciones que tú necesitas.
convirtiéndote en un experto en el manejo integral de esta
Para poder lo hacer presionas Clic en esta flechita , Aquí
plataforma.
conoceremos la estructura de la interfaz gráfica de Excel.
Recuerda que la práctica es la clave para convertirte en un
experto en Excel, y eso es lo que CIFT Mx te ofrece en este
curso.

2 Estructura e Interfaz de Excel

2.1 Apertura de Excel
Lo primero que haremos será ingresar al programa, para lo
cual utilizaremos cualquiera de los siguientes métodos: dar
Instrucciones: Coloca el nombre a cada elemento de la Estructura de la interfaz de Excel.

3
Ofimática Práctica | Nivel:

2.3 Estructura intermedio Otra forma de cambiar el nombre a una hoja es presionando
doble clic sobre el nombre de la hoja, escribir el nuevo
Libro de trabajo. Es el archivo o proyecto sobre el cual
nombre y presionar Enter.
vamos a trabajar, puede tener una o más hojas que permitan
almacenar datos. En Excel se guarda con la extensión .xlsx También podemos Eliminar hojas presionado clic derecho
desde la versión de Excel 2010. sobre la hoja que deseamos eliminar y seleccionar el
comando Eliminar.

Nota: Si la hoja contiene datos, debemos confirmar que

realmente deseamos eliminar la hoja.

Para cambiar de lugar o mover una hoja, basta con mantener

De este modo la Hoja2 se llamará Curso Excel2 y la Hoja1 se presionado el clic sobre la etiqueta de la hoja y arrastrar a su
llamará Curso Excel. nueva posición.
 Ofimática Práctica | Nivel:

Para diferenciar las hojas una de otra y además resaltarlas,

podemos aplicarles un color, para esto daremos clic derecho
sobre la etiqueta de la hoja, clic en color de etiqueta y
seleccionamos el color deseado para resaltar esa hoja.

En el modo de vista Normal , es como se trabaja

normalmente.

Probemos ahora el botón Vista Diseño de página la cual

muestra exactamente como quedara impresa la página.

2.4 Estructura, Específicos

El tercer botón Vista salto de página . Nos permite
Nos moveremos en Excel utilizando las barras de visualizar en donde exactamente se ubica la información que
desplazamiento y mediante el cuadro de nombres tenemos en cada página.

, escribiendo la referencia de la celda a la que

deseamos ir y presionado la tecla Enter.

Ahora conoceremos la barra tipo de vista ,

esta barra maneja tres tipos de vista para manejar. El primer
botón maneja Vista normal, el segundo botón Vista diseño de
página y el tercer botón Vista salto de página.

Para probar el funcionamiento de las vistas vamos a insertar

la siguiente información:

Digamos que deseamos saber cuántas han sido nuestras

visitas al parque desde el mes de enero hasta el mes de junio,
capturemos la siguiente tabla.

Zoom. Ahora vamos a acercarnos o alejarnos de la hoja, para

esto utilizaremos el botón Zoom de la barra de estado
. Otra forma de aplicar el zoom es
presionar la tecla Ctrl + Scroll hacia delante del ratón para
acercarnos o Ctrl + Scroll hacia atrás para alejarnos.

5
Ofimática Práctica | Nivel:

Guardar. Para guardar un libro, lo podemos hacer en la Cinta

Archivo, Guardar.

Cuando guardamos el libro por primera vez nos preguntara 2.5 Abrir un documento y formato PDF.
donde deseamos guardar el archivo:
En la cinta Archivo, Abrir nos mostrara una lista con los
archivos que hemos trabajado recientemente.

Si el archivo con el que deseamos trabajar, no se encuentra

en esta lista pulsamos clic en el botón Examinar.

La opción OneDrive, nos permite guardar en la nube,

solicitándonos un correo electrónico y una contraseña de
OneDrive, de este modo no ocuparemos espacio en nuestra
computadora.

La opción Este PC, nos permite selección una ubicación

donde hemos guardado recientemente.

La opción Agregar sitio, permite agregar otro sitio en la nube

para compartir.

La opción Examinar, nos permite guardar el archivo de

manera local ya sea en la computadora o en un dispositivo
extraíble.

Atajo. Una forma de guardar rápidamente es presionar la

tecla de función F12 la cual habilitara la opción Guardar 2.6 Bonus – Atajos y trucos en Excel
como… para guardar directamente de forma local en la
computadora. Para conocer Excel más profundamente conviene conocer
los métodos abreviados de teclado ya que nos permitirá
Guardar como… nos permite guardar el archivo con un ahorrar el nivel de tiemplo empleado en las actividades
nombre diferente o con un formato de archivo diferente, por realizadas.
ejemplo, en formato PDF o con formato de Excel 97-2003,
Revisa en tus recursos proporcionados el documento 1.2
seleccionándolo en la opción Tipo de archivo.
Teclas Acceso Rápido Excel.pdf.

Veamos algunos que pueden ser útiles:

Método Acción
Ctrl + Space Seleccionar columna
Shift + Space Seleccionar fila
Ctrl + + Insertar nueva columna / fila
Ctrl + - Eliminar columna / fila
Ctrl + Av Pag Avanzar a siguiente hoja
Ctrl + Re Pag Regresar a página anterior
Ctrl +  Desplazar el cursos a la última
columna que contiene datos
Ctrl +  Desplazar curso a la primer columna
Ctrl +  Desplazar cursor a última fila que
contiene datos
Ctrl +  Desplazar cursos a primera fila

6
 Ofimática Práctica | Nivel:

Ctrl + Shift + , Seleccionar filas o columnas en

, ,  dirección de las flechas de dirección.
Ctrl + Alt + K Inserta un hipervínculo

NOTAS: ________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

7
Ofimática Práctica | Nivel:

3 Datos numéricos, fórmulas, referencias que contienen números (B5:H5), nos aseguramos estar en la
Cinta Inicio, damos clic en el cuadro desplegable
absolutas, relativas y área de impresión y seleccionamos Más formatos de número,
3.1 Construyendo textos y datos numéricos en Categoría seleccionamos la opción Moneda, 2 decimales y
A continuación, veremos la forma de introducir datos y cómo en Símbolo y damos clic en
se comportan estos datos en Excel. Aceptar. De este modo para los nuevos números escritos en
los meses subsecuentes y Totales, ya contaran con el
formato Moneda.

Para obtener el total del mes, nos ubicamos en la celda B15

Para ingresar datos podemos hacerlo ubicándonos en una y presionamos la tecla = ahora tecleamos la referencia a la
celda y escribiendo el texto o ingresarlo directamente desde celda que contiene el valor de Mantenimiento, en este caso
la Barra de tareas y presionamos la tecla Enter. B5, presionamos la tecla + (sumar) y continuamos anotando
Combinar y centrar. Se utiliza para unir varias celdas en una más referencias que deseemos sumar seguido del signo +. La
sola y centrar el texto en posición horizontal. fórmula queda de este modo:

Para realizarlo seleccionamos la celda inicial que contiene el La fórmula también aparece
texto y arrastramos hasta la celda final donde se centrara el en la Barra de Formulas, además observa como cada
texto, por último, damos clic el botón Combinar y centrar referencia aparece coloreada de un color diferente para
(en este caso seleccionamos de B2:H2) identificarla.

Una vez terminada la formula presionamos la tecla Enter

para introducirla y nos aparecerá el resultado del mes de
enero, si nos ubicamos sobre ella, la formula se mostrará en
la Barra de Formulas.
Relleno en listas. Para escribir los meses se utilizan las listas
predeterminadas de Excel, arrastrando el cuadro de
autorelleno en la celda del mes de Enero hasta llegar al mes
de Junio.

Observemos que los textos se alinean a la izquierda de las

celdas y los datos numéricos los alinea Excel a la derecha,
pero no esto no implica que tenga que ser así, es solo
cuestión de estética en Excel, nosotros podemos alinearlos a Cada celta tiene una referencia de acuerdo a la columna y a
donde nos sea más cómodo. la fila que se intersectan, así podemos decir que el resultado
se encuentra en la celda con referencia B15.
3.2 Fórmulas básicas y formato de números
3.3 Fórmulas rápidas y fechas según Excel
Formato de números. Para darle una apariencia más
profesional podemos agregarles a los números un formato Editar contenido de celdas. Para editar el contenido de una
especial Moneda, para esto seleccionamos todas las celdas celda lo podemos hacer presionando de una celda podemos

8
 Ofimática Práctica | Nivel:

hacerlo presionando doble clic sobre la celda o ubicarnos en

la celda que deseamos modificar y presionar la tecla de
funciones F2.

Cambiemos el formato de la celda B4, escribamos

y presionamos la tecla Enter. Nos damos cuenta
que el formato se modificó , si hacemos lo
mismo en el mes de febrero, debería pasar lo mismo
.

Ahora, si deseamos que el año aparezca completo, nos

dirigimos al cuadro de lista Formato de número
, Más formato de números…, en la
Categoría seleccionamos Personalizada, buscamos el Tipo
mmm-aa y le agregamos dos letras aa (en algunas versiones 3.4 Referencias Relativas y Absolutas
de Excel aparecerá la letra yyyy de year) para completar los
cuatro dígitos del año y damos clic en Aceptar.

El nuevo formato se visualiza de la siguiente manera

.

El total que corresponde a la fila B15, nos va a informar el

total de gastos del mes de enero en todos sus conceptos, nos
falta obtener el total del resto de los meses para tener la
información semicompleta porque nos hace falta el Total de
la columna H que corresponde a cada concepto.

Referencia relativa. Se llama relativa por que los datos

Utilizando la función SUMA. Mencionamos que había una tomados guardan una relación con la columna y la fila en
forma mucho más rápida de sumar los valores sin necesidad donde se encuentra inicialmente la formula, que para este
de tomar uno por uno los valores de las celdas, eliminemos cado sería la celda B15, aquí hay una operación que nos
el contenido de la celda B15 presionando la tecla Supr. gustaría pasar a la siguiente columna pero con diferentes
Vamos a la Cinta Formulas, en el grupo Biblioteca de datos.
Funciones, seleccionamos el de Autosuma,
automáticamente donde se encuentren los valores, los va a Una forma de aplicar formulas relativas consiste en copiar
tomar para mostrar el resultado que estamos buscando. por ejemplo la fórmula de la celda B15 y pegarla en la celda
C15 lo que hace Excel es modificar las referencias de la
fórmula para obtener el total de esa columna.

Otra forma de realizar esta operación consiste en colocar el

Miren que, aunque el resultado es igual al anterior, la
cursor en el cuadro de autorelleno y arrastrarlo hasta el mes
formula cambia al símbolo = acompañado de la palabra
que nos interese calcular.
SUMA, se abre un paréntesis (, se toma la celda B5, se
escriben dos puntos : (que significan hasta) y se finaliza con la
última celda que deseamos que se sume.

Es relativa por que el valor se va modificando según la

columna y fila en que se encuentre la fórmula.

9
Ofimática Práctica | Nivel:

nos dice que la fórmula es , ¿Qué es lo que está

mal en la fórmula? La celda H16 no contiene ningún valor.
Debería estar dividiendo entre H15 que es la celda que
contiene l valor total. Esto se debe a que la referencia
relativa mantiene los 9 espacios de celdas entre la celda H6
y la celda H16.

Referencia Absoluta. Permite manejar de manera fija una

celda o celdas dentro de una fórmula, para ello
seleccionamos la referencia que convertiremos en absoluta
y presionamos la tecla F4.

Para corregir este detalle, elimínenos las celdas que

contienen la fórmula con error, dejamos solo la celda J5,
seleccionamos esta celda y presionamos la tecla F2,
seleccionamos solamente H15 y presionar la tecla F4
, presionemos la tecla Enter y observen que se
insertan unos símbolos de $ antes de la H y antes del 15, esto
indica que se mantiene la referencia relativa sobre H5 y tanto
la columna H, como la fila 15 se mantendrán de manera
absoluta en la fórmula. Ahora si copiemos la fórmula al resto
de los conceptos.

Ahora veremos la referencia absoluta para identificar la

diferencia, agregaremos una columna para identifica el nivel
de participación porcentual de cada concepto. En la celda J4
escribimos Participación, abajo escribimos la fórmula que
nos permitirá saber el porcentaje de partición: .
Observa en los colores de las referencias que hay 9 celdas de
espacios que no se están tomando para el resultado, damos
Enter y tenemos un por ciento de participación
en Mantenimiento, ¿qué pasa si autorelleno esta celda hasta
el último concepto?

Nos muestra un error de la formula por que se están

tomando los valores relativos. Ubiquémonos en la celda J6,

10
 Ofimática Práctica | Nivel:

3.5 Área de impresión (básica) y Tipos de Vistas

Teniendo listo el documento de presupuesto de Gasto e , ustedes pueden seleccionar lo
Inversión, lo guardaremos para imprimirlo y mostrarlo que las normas de su negocio o trabajo les indiquen
posteriormente en una reunión. Presionamos la tecla F12, utilizando la opción Márgenes personalizados….
asignamos un nombre, en nuestro caso 1.2b Referencias
Relativas y Absolutas.

Ahora procederemos a imprimirlo, recuerdan el concepto de

Vistas, aquí nos será de mucha utilidad. Miremos como se ve
en el Diseño de páginas :

Si regresamos a las diferentes vistas, ya deberían estar

ajustadas.

Vista Diseño de página

Como pueden ver el documento está dividido en dos hojas.

Miremos como se ve en el Salto de página :

Vista salto de página

De igual manera la línea vertical azul nos muestra que

tenemos dos hojas por separado.

Volviendo a la Vista normal , las líneas punteadas nos

muestran lo que se imprimirá por hoja.

Para solucionar esto, vamos a la cinta Archivo, Imprimir. En la

opción Sin escalado, seleccionamos la opción

, por la distribución de la tabla

conviene seleccionar la opción y Ya estamos listos para dar el siguiente paso.

para garantizar una mejor distribución en la página
seleccionamos los márgenes de 2.4 cm

11
Ofimática Práctica | Nivel:

3.6 BONUS – Atajos necesarios para conocer

En el mundo de Excel hay muchísimas cosas interesantes por
conocer, entre estas cosas hay atajos que, si utilizamos de
manera diaria y permanentemente, el ahorro del tiempo nos
será muy significativo, talvez algunos ya los conozcas porque
su utilización es muy popular, pero algunos talvez no los
tengas presentes.

Método Acción
Ctrl + N Aplicar letra negrita
Ctrl + K Aplicar letra cursiva
Ctrl + S Aplicar subrayado
Ctrl + G Guardar un documento
Ctrl + A Abrir un libro existente
Ctrl + U Crear un libro nuevo
Ctrl + ; Insertar la fecha actual
Ctrl + Shift + : Insertar la hora actual
Ctrl + F6 Pasar de un libro a otro
Ctrl + R Cerrar el libro de trabajo actual
Ctrl + Bloq Abrir ventana de formatos de celdas
Mayus + 1
Ctrl + Bloq Formato de tachado
Mayus + 5
Ctrl + E Seleccionar todos los datos de una
tabla, si se repite selecciona todos los
datos de la hoja

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________

12
 Ofimática Práctica | Nivel:

4 Funciones para empezar a manejar

Excel
4.1 Estructura de una Función
Las funciones son fórmulas que ya están predefinidas para
ejecutar cálculos utilizando valores específicos denominados
argumentos. Estos deben tener un orden determinado para
que se ejecuten de manera correcta o sencillamente que
tengan la estructura indicada.

Veamos un ejemplo para entenderlo mucho mejor:

Una función inicia con el signo =, después se inserta el

nombre de la función, después se insertan los (datos de Si nos ubicamos en la celda B17 para sumar los gastos de
entrada o argumentos) entre paréntesis. Enero y Febrero, presionamos el botón Insertar función

=Nombre_de_la_Función(Argumentos) , en la opción O seleccionar una categoría,

buscamos la opción Buscadas recientemente y elegimos la
=SUMA(B5:B13) función SUMA, al dar en Aceptar nos suma el rango de
B5:B17 lo cual es lógico porque Excel toma los valores
4.2 Funciones en Excel (SUMA COMPLETA) automáticamente.
=SUMA Puede sumar valores individuales, referencias o
rangos de celdas o una combinación de las tres. Eliminamos las celdas seleccionada y manualmente
seleccionamos las celdas correspondientes al mes de Enero
Retomando el ejercicio Presupuesto de Gastos e Inversión, de B5:B13, ahora damos clic en Numero 2 y seleccionamos de
eliminemos los Totales en la fila 15 y en la Columna H. C5:C13 y damos clic en Aceptar.

Ubiquémonos en la celda B15, en la Cinta Inicio buscamos el

icono Suma y presionamos dos veces clic, veremos
cómo aparece el resultado de la suma de los conceptos del Nos aparecerá el resultado dela suma de los conceptos de
mes de Enero. esos dos meses.

Ahora nos ubicamos en la celda C15, vamos a la Cinta

Formulas, en el grupo Biblioteca de Formulas, seleccionamos 4.3 Funciones en Excel (MINIMO, MAXIMO,
Matemáticas y trigonométricas y buscamos la función SUMA. PROMEDIO Y CONTAR)
Otras de las funciones que más se trabajan en Excel son la
función Mínimo y la Función Máximo.

Mínimo. Nos devuelve el valor mínimo de una lista de valores

que tengamos seleccionados en celdas, debemos seleccionar
celdas que contengan valores numéricos.

En el argumento Numero 1 nos mostrara el rango de celdas Como argumento de la estructura de una función podemos
C5:C13 para sumar de manera automática, presionamos seleccionar celdas que contengan valores numéricos. En la
Aceptar. celda A17 de archivo 1.2b Referencias Relativas y Absolutas,
escribimos la palabra MINIMO, nos ubicamos en la celda B17
y escribimos la función =MIN(B5:B13), al presionar la tecla

13
Ofimática Práctica | Nivel:

Enter nos mostrara el valor $200 ya que es el valor más

pasos: , seleccionamos Promedio,
pequeño de la lista de valores.
especificamos el rango de celdas que deseamos promediar,
en este caso B5:B13.

otra forma de hacerlo es ubicarnos en la celda B17, en la

Cinta Inicio, en grupo e iconos Modificar damos cli en la Nota: En este punto conviene recalcar que si dentro del
rango de celdas seleccionado, se encuentra una celda sin
flechita del botón , seleccionamos la función valor, esta no será considerada para realizar el promedio,
Mín, la formula se escribirá automáticamente en la celda y para que la celda sea considerada debe de contener un valor
con el mouse solo seleccionamos arrastrando desde la celda numérico o agregar el valor de 0.
B5:B13, finalmente presionamos la tecla Enter.

Máximo. Nos devuelve el valor máximo de una lista de

valores que tengamos seleccionados en celdas, debemos
seleccionar celdas que contengan valores numéricos.

Otra función muy utilizada en Excel es la de promedio, como

su nombre lo indica, obtiene el promedio de las celdas
seleccionadas.
Otra función que podemos utilizar unto con las ya añadidas,
De la misma manera como trabajamos con la función MIN o es la de Contar números, la cual cuenta las celdas que
MAX, vamos a trabajar con PROMEDIO. Escribimos en la contienen números.
celda A19 la palabra PROMEDIO y seguimos los mismos

14
 Ofimática Práctica | Nivel:

Escribimos en la celda A20 la palabra CONTAR, nos ubicamos

en la celda B20, en la Cinta Inicio buscamos el botón
y seleccionamos la función Contar números,
seleccionamos nuestro rango de celdas B5:B13 para que nos
arroje el resultado y presionamos la tecla Enter.

Continuamos escribiendo en la celda B4 el valor 1 y en la

celda B25 el valor 2, selecciona ambos valores y arrastra
hacia abajo el botón de autocompletar, suelta en el valor
deseado.

Como podemos ver al presionar la tecla Enter, el resultado

que nos arroja es el valor 9, lo cual indica que en el rango de
celdas seleccionado hay 9 celdas que contienen valores
numéricos.

Como puedes ver, Excel toma la diferencia entre los dos

valores y lo suma para obtener el siguiente valor.

Otra forma de realizar este procedimiento, en la celda C24

tecleamos el valor 1, seleccionamos la celda C24 y
4.4 Recordando el comando Autocompletar de arrastramos hacia abajo, pero ahora manteniendo pulsada la
Excel tecla Ctrl ya que, de no hacerlo, estaremos copiando
Cerraremos esta sesión recordando algo que ya hemos únicamente el valor 1 en las demás celdas.
hecho y que seguiremos utilizando en los próximos
proyectos. El comando Autocompletar es muy usado
cuando necesitamos escribir o rellenar una celda con
características similares de otra celda, incluso para ejecutar
una secuencia lógica del sistema.

Veamos un ejemplo: ubiquémonos en la celda B22 y

escribamos el mes Enero, presionamos la tecla Enter y nos
ubicamos nuevamente en la celda B22 (o presionamos el
botón Introducir ), colocamos el cursos en la esquina
inferior izquierda de la celda seleccionada para ubicarla en el
cuadro de autocompletar y con clic
sostenido arrastramos hasta obtener el mes deseado.

Este tipo de comandos son muy útiles para ahorrar tiempo y

copiar las fórmulas eficientemente

15
Ofimática Práctica | Nivel:

4.5 BONUS. Trucos Ahora tenemos varias imágenes desorganizadas y yo quiero

tenerlas perfectamente alineadas.
En este bonus manejaremos detalles interesantes de Excel,
primero aprenderemos como copiar en viarias celdas, sin
necesidad de copiar en celda por celda.

Digamos que queremos escribir en varias celdas el texto

Curso Excel, para no copiar y pegar, primero debemos
seleccionar las celdas donde deseamos escribir el texto.

Para no hacerlo de manera manual y como se dice al ojo,

vamos a seleccionarlas manteniendo presionada la tecla Ctrl,
en las cintas se habilitará la ficha Formato, en el grupo
Organizar seleccionamos , y posteriormente
seleccionamos , por último,
volvemos al botón y ahora seleccionamos la
opción ; estos serán los
resultados.
Ahora escribimos en la primera celda el texto Curso Excel,

Veamos ahora el tercer truco, todo mundo sabe que el

presionar la tecla Enter, el cursor se va hacia abajo, y tiene
lógica, pero que pasa si yo quiero llenar datos hacia delante,
es decir en modo horizontal, hacer el llenado en esta forma
se volvería demasiado incómodo. Para realizar esto vamos a
la Cinta Archivo, seleccionamos Opciones, Avanzadas.
Y finalmente presionamos la tecla Ctrl, seguido de la tecla
Enter.

En Opciones de edición, Dirección, seleccionamos Derecha y

Aceptar, ahora ya podemos escribir hacia delante cuando
presionemos Enter.

Ya tendremos la copia en el resto de celdas. Siempre podrás dejar la configuración como estaba.

16
 Ofimática Práctica | Nivel:

5 Funciones de la hoja de Excel

5.1 Comportamiento Filas y Columnas en Excel
Hemos avanzado bastante en los conceptos y prácticas que
se usan comúnmente en Excel, esto se pondrá cada vez más
interesante.

Antes de ver estos comandos conviene que revisemos las

diferentes formas de los punteros en Excel y la acción que
realizan cada uno.

Puntero Acción
Selección de celdas o rangos
Selección de comandos u objetos
Autocompletar La columna insertada queda lista para trabajar. Nos ubicamos
Mover celda en la celda que contiene el mes de jun-2018 y arrastramos
con autocompletar para obtener el mes de jul-2018, lo
Editar contenido de celdas mismo pasaría con los valores numéricos.
Cambiar ancho de columna

Cambiar ancho de fila

Copiar formato
Seleccionar Fila
Seleccionar columna

Qué pasaría si yo deseo completar los meses que faltan, en

este caso me ubico sobre la columna H donde se almacena
Total, presiono clic derecho sobre el encabezado H y elijo el
comando Insertar.

Veamos que se insertara una columna vacía inmediatamente

antes de la columna Total, desplazando esta columna hacia
la derecha.

En el caso de las filas, seleccionemos las 7 y 8, damos clic

derecho sobre el encabezado de cualquiera de esas dos filas
y seleccionamos el comando insertar.

17
Ofimática Práctica | Nivel:

Ancho de Columnas y Filas.

Observamos que la columna B donde se encuentra el mes de

enero, tiene un ancho mayor que el resto de las columnas,
que podemos hacer para esa columna e incluso el resto de
las columnas tengan el mismo ancho, podemos acercarnos a
la línea de la columna B y cuando la cruz blanca cambie a cruz
negra arrastramos con clic sostenido hasta obtener el
ancho deseado.

También cuando aparezca la cruz negra , podemos

presionar doble clic para ajustar el ancho de la columna a la
Ahora tenemos dos filas en blanco lista para trabajar. Si ya no longitud máxima del contenido de la celda.
deseamos esas dos filas, las seleccionamos, dando clic
Se deseamos ajustar varias celdas al mismo tiempo,
derecho sobre los encabezados de las filas, seleccionamos
Eliminar y listo, las habremos quitado. seleccionamos las columnas con el cursor sobre el
encabezado de las columnas y presionamos doble clic sobre
cualquier línea de las columnas seleccionadas.

Comportamiento de Copiar y Cortar. Para copiar se utiliza

el comando Ctrl + C, por ejemplo, seleccionamos la celda
A18, presionamos Ctrl + C, nos desplazamos a la celda D18 y
Para ajustar el alto de las Filas, se aplica el mismo
presionamos Ctrl + V para pegar, vemos que el texto
procedimiento, colocando el puntero del mouse entre la
MAXIMO se copió a esta celda y que la celda A18 tiene un
línea que divide las filas y adquiere la siguiente forma de cruz
cuadro dinámico, el cual indica que podemos seguir pegando,
nos ubicamos en la celda E18 y presionamos nuevamente negra .
Ctrl + V. Para quitar el cuadro dinámico presionamos la tecla
Para ajustar el ancho de filas o columnas de manera manual
Esc.
para que se ajusten a una medida específica, lo hacemos en
la cinta Inicio, grupo de iconos Celdas, botón ,
en la opción o y
especificando un valor.

Para Cortar utilizamos el comando Ctrl + X, ubicamos la Si se cierra mucho el ancho de una columna que contenga
posición donde deseamos el contenido de la celda y números, aparcaran signos de numerales ##### en lugar de
presionamos Ctrl + V o la tecla Enter. los números; esto no significa que allá un error, Excel nos

18
 Ofimática Práctica | Nivel:

indica que debemos ampliar un poco más la columna para Observa que entre los encabezados de fila después de la Fila
que nos muestre correctamente el número. 3, se salta a la fila 5.

Cabe mencionar que las filas o columnas ocultas, no se

aparecerán cuando se imprima el documento.

Otra forma de realizar es procedimiento consiste en

seleccionar las filas que deseamos ocultar, presionamos cli
Derecho sobre el encabezado de Fila y seleccionamos el
comando Ocultar.

5.2 Ocultando filas y columnas en Excel

Hay momentos en Excel que debemos ocultar parte del
contenido de los documentos para que otras personas
cuando les enviemos el archivo, solo visualicen lo que
queremos que ellos vean o solo para ajustar el diseño de la
hoja de cálculo. ¿Porque no eliminamos la parte que no
deseamos que vean?, porque si más adelante volveremos a Mostrar Filas o Columnas ocultas. Si ahora deseamos
ocupar ese archivo se nos habría perdido la información y mostrar las filas o columnas ocultas, lo que debemos hacer
volveríamos a insertar datos, formulas, texto, etc. es seleccionar la de la fila 3 a la fila 5,
Por ejemplo, si en nuestro ejercicio no queremos mostrar la
fila 4 porque consideramos que esa información no es
relevante para enviar el primer informe, pero si es
importante para enviar el segundo informe. Lo que debemos
hacer es seleccionar la fila 4, en la Cinta de Inicio, buscamos Nos vamos la Cinta Inicio, , y
el grupo Celdas, seleccionamos Formato, buscamos el ítem ahora seleccionamos y ahí tendremos de vuelta
Visibilidad, Ocultar y mostrar, le damos clic en Ocultar filas la fila número 4.
(Ctrl + 9). La fila desaparece, pero no se elimina.

19
Ofimática Práctica | Nivel:

Copiar hojas de cálculo. Ahora veremos cómo copiar el

contenido completo de una hoja de cálculo, para ello vamos
a eliminar las hojas Presupuesto 2 y Presupuesto 3, damos
clic derecho sobre las etiquetas de hojas y seleccionamos
Eliminar, repetimos la operación.

Una de las formas más cómodas para copiar una hoja

consiste, en dar clic derecho sobre la etiqueta de la hoja,
seleccionamos , en la ventana que aparece
seleccionamos la opción y ahora sí, damos
clic en Aceptar.

Ahora en la hoja de Presupuesto 2 podremos actualizar los

datos con valores nuevos y las formulas hará lo propio para
obtener los totales.

NOTA: No es lo mismo eliminar una celda por error y

presionar Ctrl + Z para recuperarlo. Cuando Eliminas una
hoja, ya no la puedes recuperar, al menos cuando te aparezca
el mensaje de advertencia, debes estar totalmente seguro
La copia aparecerá con el nombre Presupuesto 1(2) con un que si vas a eliminar esa hoja ya que se eliminará de forma
permanente y no podrá recuperarse.
número 2 entre paréntesis y
antes de la hoja Presupuesto 1, lo cual nos indica que es la
copia de Presupuesto 1 con toda su información.

Otra forma de hacerlo consiste en presionar clic sostenido

sobre la etiqueta de la hoja Presupuesto 1, y cuando
aparezca la hoja en blanco, presionar de manera sostenida la
tecla Ctrl con lo cual se aactivará un signo de mas
, movemos el mouse al lugar donde deseamos la
nueva hoja y soltamos primero el clic izquierdo y al final
soltamos la tecla Ctrl y veremos cómo se
copia la hoja con toda la información contenida.

20
 Ofimática Práctica | Nivel:

6 Formatos que se Pueden Aplicar en la Naranja, Énfasis 2 . Vean lo bien que se ve este
presupuesto.
hoja de Excel
6.1 Utilizando los Colores y Bordes en Excel
Bienvenidos a esta nueva sección de los formatos que se
pueden aplicar en Excel.

Ya tenemos las filas y las columnas ajustadas como

queremos, vamos ahora a darle olor a esta presentación. Nos
enfocaremos primero en el título ya que es lo primero que se
observará en nuestro proyecto.

Seleccionamos el título Parque Infantil, pestaña de Inicio,

nos dirigimos al grupo de iconos Fuente, buscamos el
comando Color de relleno , yo elegiré el color Azul,
Énfasis 1 , observemos que se pierde el contraste con la
letra en color oscuro, cambiemos el color de letra con el
Colocar bordes. Para separar los datos utilizaremos Bordes,
icono Color de fuente , en mi caso seleccionare el color para ello, vamos a seleccionar los datos que contienen los
Blanco, Fondo 1 , ahora tenemos el título mucho más totales, seleccionamos desde la celda H4 hasta H13, en la
presentable. pestaña Inicio, fuente, buscamos el botón Bordes ,
damos clic en la flechita y seleccionamos el borde que
deseamos, en nuestro caso seleccionamos Borde izquierdo
.

Lo mismo hacemos con el total de la fila 14, seleccionamos

desde A14 hasta H14, seleccionamos el botón de bordes y
Ahora aplicaremos Color de relleno a los encabezados de las utilizaremos el . Ya se van diferenciando
columnas, para ellos seleccionamos desde la celda A4 hasta más los bordes del presupuesto.
la celda H4 (nos ubicamos en la celda A4 y con el teclado
presionamos las teclas Shift + Ctrl + ), en el botón de Color
de relleno , seleccionamos un color que complemente
al color del título, puede ser Azul, Énfasis 1, claro 80% .

Para los títulos de las filas utilizaremos un color Blanco,

Fondo 1, Oscuro 15% .

Y Finalmente para los totales utilizaremos un color naranja

que nos permita visualizarlos de mejor forma. Seleccionamos
con el mouse los datos de la fila B15 hasta la columna H15 y
manteniendo presionado la tecla Ctrl seleccionamos de la
celda H5 a la celda H14. Ahora seleccionamos el color
Vamos a continuar con la columna J donde aparece
Participación, observa como estamos mostrando los valores

21
Ofimática Práctica | Nivel:

en formato de Porcentaje, ahora agregaremos un par de Presionamos Ctrl + Z y ahora seleccionamos la opción
decimales con el botón , del grupo Número en la ficha , nos mantiene el contenido, pero elimina
los formatos que estamos utilizando.
Inicio o con el botón , para disminuir decimales.

Presionamos nuevamente Ctrl + z.

Copiar formato. Nos permite Copiar el formato de una

celda a otra sin eliminar su contenido.

Por ejemplo, yo quiero que la columna de Participación en J4

tenga el mismo color de relleno y borde que la celda Gastos
e inversión nos ubicamos en la celda A4, en la ficha Inicio,
grupo de iconos Portapapeles, le damos clic al comando
Copiar formato , veamos como el icono se le agrega una
broca como si fuera a pintar , nos acercamos a la celda
6.2 Formateando Datos y Guardando Estilos en J4 y le damos clic .
Excel
Cada vez que tenga que introducir información nueva a mi
libro de datos de Excel, puede resultar tedioso empezar de
cero por la cantidad de formulas y formato que hay que
darle. Lo indicado en estos casos es que para los espacios que
necesitemos cambiar información, lo más indicado es
formatear los datos para luego insertar los que están
actualizados.

Pare esto vamos a seleccionar de la celda A4 hasta G4 y

utilizaremos una herramienta llamada Borrar que podemos
encontrar en la pestaña de Inicio, grupo de iconos Editar,
comando , el prime icono que se llama Como podemos ver el formato se ha copiado a la a celda P4.
borrara todo el contenido incluyendo los Creando Estilos en Excel. Si ya me he decidido que este será
formatos aplicados a estas celdas. mi estilo de celdas, es conveniente guardar este estilo para
utilizarlo posteriormente en otros formatos.

Para crear un Estilo, nos ubicamos en la celda A4, vamos a la

pestaña Inicio, grupo Estilos, nos ubicamos en Estilos de
celda, al pasar el puntero, vemos cómo cambia la celda A4.
Si ahora en la celda B4 escribimos Enero 2018, nos mostrara
el formato inicial que nos daba el sistema ene-18, esto se
debe a que nos borro los formatos, las formulas y la
configuración que tenía.

Deshacemos con Ctrl +Z y ahora seleccionamos

, borrara la información que tenemos en la
celda, pero no eliminara ni las fórmulas. ni los formatos que
hallamos insertado. Esta acción también la podemos realizar
presionando la tecla Supr.

22
 Ofimática Práctica | Nivel:

En lugar de escoger un estilo de los que nos ofrece Excel,

iremos a donde dice , se aparecerá
una ventana confirmando las características que contiene
esa celda, le asignamos un nombre que puede ser Curso
Excel 2016.

6.3 El maravilloso formato condicional

El formato condicional en Excel, nos permite resaltar
información que cumple determinada condición o
condiciones, podemos hacerlo colocándole un relleno
específico, por ejemplo, dentro de todos los gastos de la
celda B5 hasta la celda G13, yo quiero saber cuales son los
gastos superiores a los $2000.00 pesos, los necesito porque
deseo saber que conceptos son los que mes a mes van
varando con el tiempo y los quiero identificar de inmediato.

Seleccionamos las celdas de la B5 hasta la G13, nos vamos a

la Ficha Inicio, Estilos, y seleccionamos el botón Formato
condicional, clic y se nos despliegan algunas opciones,
nosotros seleccionaremos Reglas para resaltar celdas y
seleccionaremos Es mayor que…

El sistema toma un promedio para todas las celdas y nos da

valor de $3,000.0, pero yo necesito que sea mayor a los
$2,000.00 pesos, así que lo escribo en esa parte y observen
como va seleccionando las celdas que contienen el valor
mayor a $2,000.00.
Si por algún motivo decidimos cambiar el color azul por un
verde, el procedimiento para cambiarlo es el siguiente:

En el grupo Estilos de celda, damos clic derecho al estilo

Curso Excel 2016, seleccionamos el comando ,
damos clic al botón , en la pestaña
seleccionamos el color verde , Aceptar, Aceptar y listo.

23
Ofimática Práctica | Nivel:

El color que toma el sistema es rojo, pero pueden tomar el seleccionamos Reglas para resaltar celdas, Es menor
que más les guste, vamos a dejar el color rojo y Aceptar. que…, especificamos el valor 1000 y seleccionamos el color
Relleno amarillo con texto amarillo oscuro, Aceptar.

Y tenemos los datos listos para analizar, pero que pasa por
ejemplo si en el mes de mayo, el concepto de Diseño sube de
$1,000.00 a $2,500.00, como ya tenemos el formato
condicional el valor debería pintarse de rojo indicándome Ya tenemos el documento con la condiciones que estamos
que hay un gasto que necesita ser analizado. añadiendo.
Nos ubicamos en la celda F10, escribimos 2500 y al presionar Para dejar el formato con más estética, eliminamos el
Enter, debería cambiarse de color. contenido y formato de las columnas K y L, eliminamos la
columna I para juntar Participación y centramos el título
Parque Infantil con las columnas que pertenecen a la hoja de
cálculo, que sería 9 columnas de la columna A, a la columna I,
seleccionamos las celdas, desde la A2, hasta la I2, nos vamos
a Inicio, Combinar y centrar, pero como ya hemos trabajado
con ese comando, en lugar de combinar y centrar en las
celdas, lo que va hacer es desactivar ese comando, damos clic
y se desactiva, pero no importa, vamos a volverlo hacer y ya
lo tendremos Combinado y Centrado.

Para darle un impacto mayor incrementamos el tamaño de

Ahora yo quiero resaltar los gastos inferiores a $1,000.00
fuente a 26, y ahora sí, lo tenemos ya todo listo.
pero con otro color. Seleccionamos las celdas de la B5 hasta
la G13, nos vamos a Inicio, Estilos, Formato Condicional y

24
 Ofimática Práctica | Nivel:

7 Insertando imágenes, Iconos, formas y

SmartArt
Después de tener tantos números en una tabla de Excel,
desearemos volverlas más visuales y atractivas, el uso de
formas e imágenes son una forma importante de mitigar la
cantidad de daos que estamos ofreciendo a los usuarios.

Veamos cómo podemos trabajarlo en Excel. En la cinta de

opciones nos dirigimos a la pestaña Insertar, ubicamos el
grupo Ilustraciones, al darle clic nos muestra varias opciones
que podemos utilizar.
También podemos agregarle un efecto gráfico. En este caso
le pondremos Iluminado 11pts Azul, Color énfasis 5.

Empecemos por insertar un Icono, para esto vamos a requerir

conexión a Internet, en la parte derecha se mostrarán las
formas de la categoría que tengamos seleccionada, en
nuestro caso iremos a la categoría Análisis, seleccionamos el
icono y damos clic en Insertar.

Listo, se ve mucho mejor. Estor formatos se puede aplicar a

los iconos y formas que insertemos.

Ajustamos el tamaño de la imagen realizándolo de una de las

esquinas y la colocamos junto al título Parque Infantil.

Insertar Formas. Ahora vamos a identificar cuál de los

conceptos es el que más invierte o gasta dentro de los meses
de esta hoja de cálculo, basándonos en la Participación
podemos ver que el porcentaje más alto corresponde a
Observemos que el color negro no contrasta bien con color Publicidad con .
azul oscuro, pero a ese icono podemos cambiarlo de color, lo
seleccionamos con doble clic y nos habilita la pestaña de Ahora, vamos a la cinta Insertar, Ilustraciones,
formato. Buscaremos en el grupo de iconos Estilos de formas y utilicemos esta flecha de bloque , la
dibujamos con clic sostenido y arrastrando,
Gráficos, el icono y seleccionamos el
podemos ubicarla sobre la Fila 6 para llame más la
color Blanco. También podemos cambiar el color de
atención cuando algún usuario mire la tabla, incluso
contorno , lo colocaremos un podemos agregarle algún texto presionando doble clic sobre
contorno Naranja, énfasis 2 . la forma y agregamos el texto Mayor inversión.

25
Ofimática Práctica | Nivel:

tamaño de la imagen desde una esquina y la ubicamos a un

lado del título.

Podemos probar girar la imagen en la Cinta Formato, grupo

de iconos Organizar, botón Girar Objetos opción
Girar horizontalmente o Verticalmente según tu gusto.

Insertar imágenes. Podemos insertar imágenes desde el

ordenador y también podemos insertar imágenes desde
internet o en línea.

Empezaremos con Imágenes en línea,

vamos a la Pestaña Insertar, buscamos
el grupo Ilustraciones y seleccionamos
Imágenes. Se mostrará la siguiente
ventana donde por defecto se conecta
con Bing para realizar búsquedas, otra forma seria utilizar
imágenes que ya tengas almacenadas en tu cuenta OneDrive.

Escribiremos en la barra de búsqueda la palabra clave de la

imagen que deseamos buscar, escribiremos Objetivo y
presionamos la tecla Enter. Seleccionamos la imagen que
deseamos y damos clic en Insertar.

Como la imagen es demasiado grande debemos ajustarla,

primero debemos eliminar el pie de la imagen, seleccionando
el texto y presionando la tecla Supr. Ahora ajustamos el

26
 Ofimática Práctica | Nivel:

8 Plantillas de Excel Esta plantilla crea un resumen del préstamo y una

programación de pagos en función de los términos del
8.1 Explorando las Plantillas de Excel préstamo inicial, seleccionemos el botón Crear.
Las plantillas son archivos que vienen ya incluidos dentro del
sistema y que ayudan a l usuario a crear libros interesantes
con un aspecto muy profesional y que también pueden
utilizarlos de manera fácil en sus proyectos. Ya el formato
que se crea, esta creado, sencillamente lo único que deben
hacer es agregar los datos que deseen y de forma automática
el sistema les arrojara toda la información correspondiente a
esos datos que hayan ingresado.

Ahora miremos las plantillas que no ofrece Excel. Nos vamos

a Archivo, Nuevo y aquí nos muestra todas las que están
disponibles, incluso en la parte superior nos muestra Lo que haremos será eliminar los datos que trae la plantilla
distintas categorías. por defecto para agregar los valores con los cuales nosotros
realizaremos el préstamo. Seleccionamos de la celda E3 a la
celda E9 y presionamos la tecla Supr.

Supongamos que necesitamos $100,000.00 para remodelar

mi casa, entonces los vamos a incluir en la celda E3 Importe
del préstamo. Cuanto va a ser la tasa de interés del banco, ya
que los visitamos y nos indica que será del 32% anual. El
periodo del préstamo lo realizaré en 2 años, 12 pagos por
año y comenzare a pagar del 1 de mayo del 2020 por poner
un ejemplo. Al darle Enter observen que me arroja los datos
automáticamente.

Además, si no encontramos la que estamos buscando, en la

barra de búsqueda podemos escribir una palabra clave que
nos ayude a buscar lo que realmente queremos, escribamos
por ejemplo Finanzas, Enter. Y Nos aparecerán plantillas
relacionadas con la palabra de búsqueda.

En la parte derecha tenemos un resumen de datos que se

Otra plantilla muy buscada es la de Prestamos, busquémosla. muestran a raíz de las condiciones añadidas. Pago
La plantilla de Programación de la amortización del crédito programado $5,694.75, Numero de pagos programados 24,
es una de las más utilizadas para fines académicos, Número real de pagos 24, Importe total de pagos anticipados
seleccionémosla. $2,300.00, Importe total de intereses $35,771.49. Es muy
exacto, díganme si esto no nos facilita el trabajo.

En la parte inferior nos muestra en número total de pagos

que debemos de realizar mes a mes con su respectivo
importe.

Así como esta plantilla hay varias que dependiendo el

concepto la pueden utilizar.

No siempre las plantillas te ayudan a realizar lo que tú

quieres hacer, por eso en la medida de lo posible trabájalo tú

27
Ofimática Práctica | Nivel:

mismo y la verdad con los conocimientos que vas

adquiriendo en el curso, vas a poderlo hacer.
Cuando tengamos esto listo, nos iremos a Archivo, Guardar
como y buscamos la carpeta donde va a permanecer ese
documento, como nombre le daremos Plantilla Parque
Infantil Presupuesto, el tipo de archivo por defecto que nos
da Excel es un Libro de Excel, pero nosotros no queremos
guardar un libro, queremos guardar una Plantilla; así que en
la opción Tipo de Archivo, damos clic y seleccionamos
Plantilla de Excel y damos clic en Guardar.

8.2 Creando una Plantilla en Excel

Guardar una plantilla para utilizarla posteriormente, no es
una tarea difícil. Con nuestro formato lo que debemos
hacer es dejar la información estática y eliminar los valores
variables según la situación que se presente. En nuestro
caso seleccionaremos los números desde la celda B5 hasta
la celda G13 y los eliminamos.

Para verificar que ya tenemos lista nuestra plantilla,

cerramos el documento dando clic en Archivo, Cerrar.

Ahora nos vamos a Archivo, Nuevo, seleccionamos la opción

Personal, y en efecto aquí aparece nuestra plantilla creada,
damos clic y la tendremos lista para ingresar los datos.

Por qué los vamos a eliminar, porque seguramente para

otros proyectos esos valores se van a modificar y no vamos
a crear obviamente todo desde cero. Las celdas que
conservarán sus formatos serán los totales y las fórmulas
de funciones especiales. Así que una vez seleccionado, con
la tecla Supr eliminamos los números.
Vamos a estrenarla, ingresemos los meses de julio a
diciembre. Escribimos en la celda B4 jul-18, Enter y el
formato cambiara a julio-2018, mostrando el año con
cuatro dígitos. Seleccionamos la celda B4 y
autocompletamos hasta el mes de diciembre.

Ahora insertemos valores.

De igual manera eliminamos los títulos de las columnas que

contienen los meses y en su lugar escribiremos Mes 1,
Como puedes ver se respeta el formato condicional. Ya
Mes2, Mes 3, hasta Mes 6.
puedes caer tus propias plantillas

28