Libros auxiliares
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e
información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares
que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes
son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias
subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros
individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y
contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se
registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con
terceros y las cuentas por cobrar.
Existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de
actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.
En la normativa del código de comercio de cada país se encontrará información detallada acerca de
la legalización y demás disposiciones concernientes a los libros de contabilidad.
En el siguiente video-curso el Profesor Lorenzo Zorrilla explica muy bien los aspectos teóricos de los
libros contables y los ejemplifica mediante casos prácticos, a través de los cuales podrás profundizar
tu aprendizaje sobre este tema, fundamental para el buen manejo de la información contable. (10
videos, 3 horas 26 minutos)
Los libros auxiliares de contabilidad
EmprendepymeContabilidad
Índice
¿Qué son los libros auxiliares?
Los libros contables son aquellos en los que se refleja la información financiera de la empresa, es
decir, donde se anotan todas las operaciones que se realizan en la misma durante un determinado
período de tiempo. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario, y deben ser legalizados
periódicamente. Dentro de los voluntarios nos encontramos con los libros auxiliares, aunque tienen
su importancia en la contabilidad de la empresa
¿Qué son los libros auxiliares?
Los libros auxiliares son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la información
que se ha registrado en los libros principales. Como aspectos más importantes, podemos destacar:
Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente.
Dan detalles de las actividades realizadas.
Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.
Libros auxiliares
Imagen: nd3000 || Shutterstock
No todos tienen la misma estructura y pueden recogerse en cualquier soporte informático.
Los libros auxiliares también nos permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades de
registro y control. Aunque su número es ilimitado, ya que depende de las necesidades de cada
empresa, podemos decir que los principales libros auxiliares en contabilidad son:
Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la empresa y
también del saldo de caja. Se anota la fecha, el concepto, el debe, el haber y el saldo. El total de los
cobros menos el total de los pagos debe ser igual al último saldo.
Libro auxiliar de caja columnado: además de llevar el control de los movimientos en efectivo,
registra cada movimiento en la cuenta que lo ha originado. Los pagos se anotan en el Haber de caja y
los ingresos en el Debe. Como en la legislación contable española se sigue el criterio de contabilidad
por partida doble, hay que tener en cuenta que cada anotación en el debe de caja se balancea con
una en el haber de la cuenta que la ha originado, y cualquier anotación en su haber se balancea con
una en el debe de la cuenta que la origina.
Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio nombre indica en él se anotan todos los
movimientos que se hayan producido en la cuenta corriente. Es decir, en él se anotan todos los
ingresos y pagos que se hayan hecho en esa cuenta. En el debe se anotan los ingresos y en el haber
los saldos.
Libro de clientes: se lleva una cuenta para cada cliente que tengamos. En el debe se anotan las
facturas y las notas de cargo que le emitamos. En el haber las cantidades que recibamos de él, ya sea
lo cobrado o las partidas que nos haya devuelto. Cuando se anota el saldo, que como siempre es la
diferencia entre el debe y el haber, hay que anotar si es deudor o acreedor.
Libro de proveedores: Aquí se anotan los movimientos con nuestros proveedores. Se anotan las
compras realizadas a crédito y los pagos que realicemos a los proveedores. Igual que en el libro de
clientes, al computar cada saldo se debe determinar si es deudor o acreedor. Un asiento en el debe
se resta del saldo y un asiento en el haber se suma al mismo.
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Los libros auxiliares de los empresarios autónomos, que estén sometidos al IRPF, antes de ser
utilizados deben ser diligenciados en Hacienda.
Dentro de los libros auxiliares de contabilidad encontramos también los libros registros que son
aquellos que son necesarios llevar para facilitar la aplicación de determinados impuestos, como
puede ser el IVA, y cuyas características están fijadas por las normas fiscales. También encontramos
otros como pueden ser los libros copiadores de cartas, o el de almacén, por citar alguno.
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Libro Diario Contable: ¿Cómo Estructurarlo Y Manejarlo?
por eoliviernoviembre 15, 2018
4.1 / 5 ( 50 votos )
Tener un orden en tus cuentas de empresa y estructurarlas de manera tal que puedas tener un
registro de las operaciones que realizas es de suma importancia para que tu negocio funcione de la
manera correcta.
De las múltiples maneras que existen para hacer este tipo de recuentos, el libro diario contable es
una de las más utilizadas gracias a su flexibilidad. Por ello, en esta ocasión te enseñaremos a
estructurarlo y manejarlo.
¿Qué Es Un Libro Diario?
Un libro diario es el registro contable del sistema financiero de tu empresa en el cual se estructuran
todas las operaciones que hagas y que involucren dinero.
Dicho documento se construye de forma cronológica y estipula por periodos de tiempo las
transacciones económicas que llevas a cabo, relacionadas con las actividades principales de tu
negocio.
[bctt tweet=”El libro diario contable es el registro del sistema financiero, hecho de forma
cronológica, con el fin de estructurar y ordenar las transacciones realizadas en un periodo y
determinar su funcionalidad.” vía=”no”]
Además, estas operaciones se contabilizan a través de asientos contables, que vienen a ser los
registros que implican una modificación en las cuentas bancarias de tu negocio.
libro diario
El método más común para el registro de tus asientos contables en el libro diario se denomina
partida doble y se compone, por lo menos, de dos apuntes: una en el debe y otra en el haber del
asiento, tomando en cuenta que estos dos deben coincidir.
Estas deben ser recogidas a diario en el caso de las empresas grandes, o en períodos no mayores a
un mes si tu empresa es más pequeña o si tiene otro mecanismo contable.
Es necesario agregar que el libro diario contable debe ir ajustado al Código de Comercio de tu país,
puesto que para tener validez debe ser legalizado ante el Registro Mercantil pertinente, para que así
la información suministrada no sea manipulada.
Estructura De Un Libro Diario Contable
La composición de un libro diario sirve para observar y estructurar los datos y cuentas registradas
con el fin de ver las ganancias y pérdidas de tu empresa en un determinado periodo de tiempo.
Cada una de sus partes ayuda a Cada una de sus partes ayuda a analizar las transacciones que llevas
acabo, mejorando tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades contables.
[bctt tweet=”Cada una de las partes del libro diario contable te ayuda a analizar las transacciones
que llevas acabo, mejorando tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades
contables.” vía=”no”]
Para que esto se lleve a cabo, tu libro diario contable debe poseer las siguientes partes:
Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tu logo.
Esto, además de ser necesario por motivos de identificación, facilita la credibilidad de que el
documento que presentas es real.
Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la transacción.
Esta debe estar especificada según el día, el mes y el año en el que fue ejecutada. Posteriormente,
deben ordenarse de manera cronológica.
Hacer esto es importante para resaltar el valor de tus operaciones y mantener un orden, ya que a la
hora de buscar una transacción, la mejor forma de lograrlo es ubicando cuándo fue hecha.
Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar su nombre, la cuenta de
donde fue debitada o depositada y una pequeña descripción que indique para qué se estableció esa
transacción.
Dicho proceso debe ser breve, pero conciso y dar detalles extras e importantes de las transacciones.
libro diario
Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado a la cuenta
registrada en el libro mayor.
Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De esta forma,
queda claro el principio y el final de lo pagado y debitado en las transacciones.
Parte de esta información debe incluirse en la descripción estipulada en el paso 3, ya que si existe
alguna salvedad o acuerdo es necesario que lo digas.
En este mismo orden de ideas, tus cuentas deben incluir los siguientes asientos:
Firma: El encargado del proyecto debe firmar cada transacción estipulada en el libro diario contable.
Así podrás tener un registro de quién estuvo a cargo de las operaciones llevadas a cabo.
Código de la cuenta: En esta columna, debes registrar el código pertinente en el Plan Único de
Cuentas. De esta forma, se le da a cada cliente o prestamista un código de cuenta que debe manejar
hasta que sus procesos en conjunto hayan finalizado.
Dicho esto, tu cuadro debe quedar así:
Balance de comprobación.
El balance de comprobación (o balance de comprobación de sumas y saldos) es un instrumento
contable utilizado para establecer un resumen del estado financiero y de las operaciones realizadas
en la empresa durante un periodo determinado.
El balance de comprobación refleja la suma del debe y del haber de las diferentes cuentas y su saldo
correspondiente.
Este instrumento contable sirve para comprobar que todos los saldos que utilicemos durante el
ejercicio económico sean fiables.
El artículo 28 del Código de Comercio (RD de 22 de agosto de 1885), dispone que “el libro de
Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos
trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán
también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”.
Por lo tanto, por ley es obligatorio realizar trimestralmente un balance de comprobación e incluirlo
en el libro de inventarios.
El objetivo principal de esta herramienta es informar a los usuarios externos sobre la situación
financiera de la empresa, en cualquier momento del ejercicio.
Objetivos del balance de comprobación
El balance de comprobación, además de reflejar la contabilidad de la empresa durante un periodo
determinado, actúa como base para la posterior preparación de las cuentas anuales, a fin de:
Comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad de la empresa.
Revisar las fichas del Libro Mayor, una a una, junto con el balance de comprobación, será lo que
garantice de que todo está en orden.
¿Cómo se elabora el balance de comprobación?
El balance de comprobación está sujeto a una periodicidad. Con él, se calcula el resultado de dicho
periodo y se cierra la contabilidad, pudiendo ser elaborado de dos formas.
1. Por totales: En ese caso, una vez registradas las operaciones de un periodo al Mayor, por ejemplo,
de un mes, se procede el total de cargos y el total de abonos de cada una de las cuentas que
conforman el Mayor general, y luego se formulará el balance de comprobación a esa fecha,
colocando los nombres de las cuentas y los totales de sus cargos y los de sus abonos. Completada la
relación sumatoria de todos los cargos y abonos, estos deberán ser iguales.
2. Por saldos: una vez realizados los asientos, hay que determinar el saldo que debe tener cada
cuenta. El saldo vendrá dado por la diferencia entre el Debe y el Haber), teniendo en cuenta el Debe
mayor al Haber – Cuenta de saldo deudor; y el Debe menor al Haber – Cuenta de saldo acreedor. La
suma de las cuentas del saldo deudor deberá ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.
Es necesario hacer el balance de comprobación para realizar un buen asiento contable. Para ello,
debes asegurarte de que los datos de contabilidad coinciden con lo descrito en el Libro Diario del
negocio.
