UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARA

LA EMPRESA RPK SRL

MEMORIA LABORAL
PETAENG 11ava VERSION

UNIVERSITARIO: JUAN JOSE VILLALTA HUARAHUARA

LA PAZ – BOLIVIA
2018
 UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARA

LA EMPRESA RPK SRL

MEMORIA LABORAL
PETAENG 11ava VERSION

UNIVERSITARIO: JUAN JOSE VILLALTA HUARAHUARA

TUTOR: LIC. PABLO RIVEROS NAVA

LA PAZ – BOLIVIA
2018
 INDICE GENERAL

INTRODUCCION ......................................................................................................... 1
SECTOR DE ESTUDIO .............................................................................................. 2
IMPLICACIONES PRÁCTICAS ................................................................................. 3
RELEVANCIA SOCIAL .............................................................................................. 3
CAPITULO I................................................................................................................. 5
1. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL ................................. 5
1.1. MISION ........................................................................................................... 5
1.2. VISION ........................................................................................................... 5
1.3. DESCRIPCION DE CARGOS DE LA EMPRESA RPK .............................. 5
2. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL ....................................... 7
2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS OCUPADOS ........................................ 7
2.1.1. JEFE DE ADMINISTRACIÓN PUBLICITARIA ..................................... 7
2.1.2. JEFE DE SISTEMAS .............................................................................. 8
2.1.3. JEFE DE OPERACIONES ..................................................................... 8
2.1.4. GERENCIA DE OPERACIONES Y PROYECTOS ............................... 8
2.2. DESARROLLO DE LA EXPERIENCIA LABORAL ..................................... 8
CAPITULO II................................................................................................................ 9
ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS ................. 9
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................ 9
1.1. PROBLEMATIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PROFESIONAL ....................................................................................................... 9
2. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................. 10
2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................... 10
3. OBJETIVOS ....................................................................................................... 10
3.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 10
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................... 10
4. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL CON LA
SOLUCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................. 10
CAPITULO III ............................................................................................................ 12
ALCANCES EN LA SOLUCION DEL PROBLEMA EN EL CONTEXTO DE UN
MARCO TEORICO .................................................................................................... 12
1. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 12
i
 1.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA ....................................................................... 12
1.2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN .................................................. 12
1.3. IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................. 13
1.4. ORGANIZACIONES SEGÚN SU FORMALIDAD ...................................... 14
1.4.1. LA ORGANIZACIÓN FORMAL ........................................................... 14
1.4.2. ORGANIZACIONES INFORMALES .................................................... 15
1.5. ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN ......... 15
1.6. ORGANIGRAMAS ....................................................................................... 16
1.6.1. OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS ........................................... 16
1.6.2. TIPOS DE ORGANIGRAMAS .............................................................. 17
1.7. EL MANUAL DE FUNCIONES ................................................................... 17
1.7.1. OBJETIVOS DEL MANUAL ................................................................ 18
1.7.2. CARACTERISTICAS DEL MANUAL .................................................. 18
1.7.3. VENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES ..................................... 19
1.7.4. LIMITACIONES DE MANUALES ........................................................ 20
1.7.5. CONTENIDO DE LOS MANUALES .................................................... 20
1.7.6. TIPOS DE MANUALES ........................................................................ 21
1.7.7. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES. ............................. 21
1.7.8. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ........................ 21
2. METODOLOGIA ................................................................................................ 27
CAPITULO IV ............................................................................................................ 28
1. DESCRIPCION DE LA SOLUCION AL PROBLEMA ..................................... 28
2. DESARROLLO DE LA SOLUCION ................................................................. 28
2.1. ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA RPK SRL. .......... 30
2.2. MATRIZ FODA ............................................................................................ 32
2.2.1. RESULTADOS DE LA MATRIZ FODA Y ENCUESTA ...................... 33
3. RESULTADOS ................................................................................................... 33
3.1. MANUAL DE FUNCIONES POR CARGOS............................................... 33
3.2. APLICACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. ...... 54
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 55
RECOMENDACIONES ............................................................................................. 56
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 57
ANEXOS .................................................................................................................... 58
ENCUESTA PARA LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA RPK SRL .................. 58
ii
 INDICE DE CUADROS

Cuadro 1. Cargos RPK SRL………………………………………………..…………30

Cuadro 2. Matriz FODA……………………………………………………….……….31
Cuadro 3. Manual de funciones - Gerente General…………………….………..34
Cuadro 4. Manual de funciones - Gerente Comercial……………………………36
Cuadro 5. Manual de funciones - Gerente Financiero…………………...………38
Cuadro 6. Manual de funciones - Gerente de Operaciones…………….………40
Cuadro 7. Manual de funciones - Jefe de Administración……………….……..42
Cuadro 8. Manual de funciones - Jefe de Sistemas y Administración
publicitaria………………………………………………………………………….……44
Cuadro 9. Manual de funciones - Diseño Gráfico……………………………...…46
Cuadro 10. Manual de funciones - Asistente de Operaciones…………………48
Cuadro 11. Manual de funciones - Secretaria Recepcionista…………………..50
Cuadro 12. Manual de funciones – Mensajero…………………………………….52

iii
 INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama para la empresa RPK SRL……………………………….29

iv
 RESUMEN EJECUTIVO

La administración del personal hoy en día es un factor prioritario dentro de las

organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte el óptimo
funcionamiento de las empresas y su rápida adaptación a las condiciones
cambiantes del medio que las rodea.

El presente proyecto está enfocado en resolver una de las problemáticas de la

empresa RPK SRL. El cual está basado en organizar la estructura que posee
mediante la ayuda del Diseño e Implementación del Manual de Organización y
Funciones para los empleados de la empresa, cuyo objetivo esta argumentado en
aportar al crecimiento y desarrollo de la empresa, con el fin de lograr mejores
resultados organizacionales y eficaces en cuanto a su actividad como tal.

Uno de los problemas que afecta la toma de decisiones y la gestión administrativa

de RPK SRL, ha sido precisamente no contar con los instrumentos adecuados
para el mejor desenvolvimiento de la administración en general, especialmente en
el departamento administrativo de que se adapten a las reales necesidades y
contengan los lineamientos normativos básicos para la ejecución de acciones
relacionados con los mismos.

La importancia de un organigrama y un manual de funciones radican primero en

que permite visualizar la empresa en términos generales y las funciones que tiene
cada empleado. Segundo orienta sobre la forma en que la institución es
organizada para cumplir con sus objetivos, clarifica los grados de responsabilidad
de las diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de
autoridad y dependencia que facilita la toma y ejecución de las decisiones
permitiendo que no haya conflictos de autoridad, ni fugas de responsabilidad y que
se pueda mantener la disciplina.

RPK Sistemas De Publicidad In-Store S.R.L. - RPK S.R.L. es una empresa

boliviana del sector Publicidad, con Número de Identificación Tributaria NIT
00150498025 con Matrícula de Comercio 00132069
RPK S.R.L. es una SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA con domicilio
fiscal en Calle 18 N° 8022 Edificio: Parque 18 Piso: 3 Oficina: 3b-1 Zona: Calacoto
en la ciudad LA PAZ.
RPK S.R.L. es la empresa pionera de Bolivia en la implementación de sistemas de
publicidad In-Store.


1
 INTRODUCCION

La administración del personal hoy en día es un factor prioritario dentro de las

organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte el óptimo
funcionamiento de las empresas y su rápida adaptación a las condiciones
cambiantes del medio que las rodea.

El presente proyecto está enfocado en resolver una de las problemáticas de la

empresa RPK SRL. El cual está basado en organizar la estructura que posee
mediante la ayuda del Diseño e Implementación del Manual de Organización y
Funciones para los empleados de la empresa, cuyo objetivo esta argumentado en
aportar al crecimiento y desarrollo de la empresa, con el fin de lograr mejores
resultados organizacionales y eficaces en cuanto a su actividad como tal.

Uno de los problemas que afecta la toma de decisiones y la gestión administrativa

de RPK SRL, ha sido precisamente no contar con los instrumentos adecuados
para el mejor desenvolvimiento de la administración en general, especialmente en
el departamento administrativo de que se adapten a las reales necesidades y
contengan los lineamientos normativos básicos para la ejecución de acciones
relacionados con los mismos.

La importancia de un organigrama y un manual de funciones radican primero en

que permite visualizar la empresa en términos generales y las funciones que tiene
cada empleado. Segundo orienta sobre la forma en que la institución es
organizada para cumplir con sus objetivos, clarifica los grados de responsabilidad
de las diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de
autoridad y dependencia que facilita la toma y ejecución de las decisiones
permitiendo que no haya conflictos de autoridad, ni fugas de responsabilidad y que
se pueda mantener la disciplina.

SECTOR DE ESTUDIO

RPK Sistemas De Publicidad In-Store S.R.L. - RPK S.R.L. es una empresa

boliviana del sector Publicidad, con Número de Identificación Tributaria NIT
00150498025 con Matrícula de Comercio 00132069
RPK S.R.L. es una SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA con domicilio
fiscal en Calle 18 N° 8022 Edificio: Parque 18 Piso: 3 Oficina: 3b-1 Zona: Calacoto
en la ciudad LA PAZ.
RPK S.R.L. es la empresa pionera de Bolivia en la implementación de sistemas de
publicidad In-Store.

2
RPK SRL tiene presencia en la ciudad de La Paz, Cochabamba y Santa Cruz

La Paz:
• Megacenter
• Multicine
• Pollos Copacabana (Todas la sucursales)
• La Jungla El Alto
• La Jungla Camacho
• Mercado Lanza Pantalla LED
• Calle 18 de Calacoto Pantalla LED
• Colegio Militar Vallas y pantalla LED
• SABSA (Aeropuerto Internacional de E Alto
Santa Cruz:
• Cine Center
• Mall Ventura
• Unifranz
• SABSA (Aeropuerto Internacional Viru Viru)
Cochabamba:
• Cine Center
• SABSA (Aeropuerto Internacional Jorge Wilstermman)

IMPLICACIONES PRÁCTICAS

La empresa RPK si bien posee una estructura organizacional, no existen

funciones y responsabilidades claramente definidas, no existen los niveles de
jerarquía, lo que ocasiona que no haya claridad en cuanto a funciones, niveles de
autoridad y responsabilidades de los trabajadores; no existe un departamento de
RRHH; afectando la comunicación a nivel ascendente, descendente u horizontal,
entre otras cosas, lo que genera perjuicios al desarrollo de actividades
administrativas, operativas y financieras.

Por las razones expuestas, hay una serie de variaciones en los trabajos y
proyectos que RPK administra, que generan retrasos, incremento del presupuesto
inicial, mala imagen con el cliente, etc.

RELEVANCIA SOCIAL

La relevancia en el sector del mercado ayudaría a que el personal encargado

cumpla sus funciones correctamente, la implementación de un manual ayudaría a
que no se desvíen de sus funciones correspondientes así mismo esto ayuda en la

3
sociedad, el estado a definir las funciones de una persona para su vida personal y
tener un orden establecido de hasta donde son sus alcances y limitaciones.
La relevancia en lo económico de los recursos en una empresa ayuda a evitar el
gasto insulso de personas en funciones que no le corresponden generando gastos
innecesarios de cualquier tipo.
La importancia económica de los recursos de una empresa ayudara a que todos
los planes, proyectos y objetivos sean realizados a tiempo y de manera excelente
aumentando su potencial a través de un manual exacto de funciones.
La relevancia cultural, política es un vínculo invisible que nos ayuda a unir a
personas y que puedan exponer libremente su forma de pensar y de vivir así
mismo al realizar su trabajo definido que no sea afectado por los prejuicios, la
actitud y las emociones. El personal encargado será ayudado a forjar un carácter
donde los valores compartidos a través del grupo social en el que estamos nos
dará un sentido de pertinencia, a la vez también nos ayudara a saber reaccionar a
diferentes situaciones que se presenten.

4
CAPITULO I

1. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

RPK SRL, inició sus labores en fecha 7 de febrero de 2008, con el fin de contribuir
al desarrollo social, económico y cultural de nuestro país, pudiendo ejercer en el
campo de la publicidad, proponiendo los avances tecnológicos innovando el
marketing digital y haciéndole frente a la publicidad tradicional llegando así
directamente al consumidor.

RPK SRL, es una empresa publicidad digital, que realiza inversiones para
modernizar la publicidad por medio de equipos digitales especializados para este
cometido, ha establecido nuevas líneas que amplían su campo de acción para
permitir que la empresa siga consolidándose en el mercado publicitario, sector de
gran crecimiento a nivel regional y nacional.

Misión y Visión. Fueron establecidos de acuerdo al direccionamiento estratégico

desarrollado por la empresa.

1.1. MISION

RPK SRL, pionera en el servicio BTL Digital Signage, nuestra misión es ofrecer
soluciones tecnológicas que permitan mejorar la imagen y productividad para el
crecimiento de nuestros clientes, procurando siempre la mejora continua como
estrategia para la acreditación y utilizando de manera efectiva los recursos
humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura necesarios.

1.2. VISION

Consolidarnos como la empresa pionera y líder en el servicio de Digital Signage,

basados en la innovación tecnológica, calidad y servicio al cliente.

1.3. DESCRIPCION DE CARGOS DE LA EMPRESA RPK

GERENTE GENERAL, Es el socio propietario. Quien tiene el control total de los

movimientos de la empresa. Es quien decide los temas financieros y el destino de
los mismos.

5
En la actualidad existe la dificultad que mezcla el flujo personal y flujo laboral que
genera un conflicto al área de finanzas por que no cumple con la planificación de
pagos y cumplimiento de obligaciones pertinentes.

GERENTE COMERCIAL, Persona a cargo de la venta de espacios publicitarios y

las relaciones públicas de la empresa.

GERENTE FINANCIERO, se ocupa del flujo financiero, tener en orden de

contabilidad control de gastos. Ingresos egresos de la empresa.

Así mismo se ocupa de la selección de personal, de entrevistas y reclutamiento de

personal.

GERENTE DE OPERACIONES, persona que se ocupa de las operaciones y

nuevos proyectos de la empresa.

Así mismo, también se encarga de la ejecución de eventos, venta de equipos,

recorrido o ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en todo el circuito.
Soporte técnico a los clientes, instalación de nuevos equipos en nuevos espacios
publicitarios.

JEFE ADMINISTRATIVO, persona que se ocupa de la clasificación de factura,

control de horarios. Actualizar movimientos bancarios, cobros a clientes por
servicios.

Recorrido o ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en todo el

circuito

JEFE DE SISTEMAS, Persona que da soporte técnico dentro la empresa. Además

de ocuparse de la administración publicaría. Mantenimiento de equipos.

Así mismo, también se encarga de la ejecución de eventos, recorrido o ronda de

verificación de funcionamiento de pantallas en todo el circuito, instalación de
nuevos equipos en nuevos espacios publicitarios.

DISEÑADOR GRAFICO, se encarga de la recepción de material audiovisual de

clientes, se encarga de la conversión de videos requeridos por el sistema.
Elaboración de spots publicitarios, Montajes en fotografías de nuevos espacios.

Recorrido o ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en todo el

circuito

6
ASISTENTE DE OPERACIONES, es el encargado del recorrido de control y
verificación de todo el circuito en el cual tiene presencia RPK. Se encarga también
de la toma de fotografías para elaboración de reportes.

Se encarga de pauteo de publicidad, instalación de nuevos equipos en nuevos

espacios publicitarios. Revisión de electricidad cuando así se requiere.

RECEPCION, persona que se encarga de recibir llamadas. Emisión y recepción

de cartas, emisión de pasajes de avión.

MENSAJERO, se encarga de la distribución de correspondencia. Cobro de

cheques, recojo de archivos, tramites.

Así mismo, también se encarga de la ejecución de eventos, recorrido o ronda de

verificación de funcionamiento de pantallas en todo el circuito, instalación de
nuevos equipos en nuevos espacios publicitarios toma de fotografías para
reportes.

2. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

El tiempo de servicio como empleado en la empresa RPK SRL es 9 años que

data desde fecha 28 de mayo de 2009.

A la fecha son 9 años de servicio en la empresa RPK SRL, que practicante estuve
desde sus inicios como empresa en el rubro de publicidad digital. Durante este
periodo de trabajo vi el crecimiento constante de la empresa, el manejo y la
organización.

2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS OCUPADOS

Hasta la fecha, como trabajador de RPK SRL, estuve ocupando los siguientes
cargos que a continuación detallo:

• Jefe de Administración Publicitaria 2009 - 2011

• Jefe de Sistemas 2011 -2013
• Jefe de Operaciones 2013 – 2017
• Gerente de Operaciones 2017 a la fecha.

2.1.1. JEFE DE ADMINISTRACIÓN PUBLICITARIA

• Organizar y ejecutar pauta publicitaria por medio de sistema de control

publicitario Geo Pautas.

7
 • Elaboración de reportes para clientes.
• Control de emisión de publicidad en pantallas publicitarias.

2.1.2. JEFE DE SISTEMAS

• Control interno de datos, redes.

• Mantenimiento de hardware y software.
• Soporte técnico a los clientes.

2.1.3. JEFE DE OPERACIONES

• Supervisión de nuevos proyectos.

• Encargado de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.

2.1.4. GERENCIA DE OPERACIONES Y PROYECTOS

• Encargado del área de operaciones.

• Gestión de recursos.
• Gestión financiera.
• Establecimiento de objetivos.
• Búsqueda de nuevos proyectos.

2.2. DESARROLLO DE LA EXPERIENCIA LABORAL

En el tiempo transcurrido de trabajo en RPK SRL, pude constatar que carece de

un manual de funciones y procesos. Puesto que a la fecha el trabajo y la
comunicación es informal y el mismo genera desorganización y desfases en los
proyectos en factores de tiempo y económico.

Desde los diferentes cargos que vine ocupando en la empresa, pude observar la
carencia de mencionado Manual de Funciones, puesto que genera confusión en
las actividades, ya que no se cumplen con las metas y los objetivos, además que
genera un mal ambiente laboral.

Por tal motivo es urgente proponer y aportar la elaboración de un manual de

funciones acorde con el organigrama existente en la empresa y coadyuvar en la
implementación del mismo y así contribuir con la mejora en la gestión de procesos
en la empresa y en el desempeño individual de los trabajadores.

8
CAPITULO II

ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente la empresa RPK SRL, presenta dificultades en el manejo de la

información, la línea a seguir y las funciones que se deben desempeñar en cada
uno de los cargos, por lo que los empleados no saben con certeza qué actividades
les compete llevar a cabo.

El problema radica en que la empresa ha venido creciendo con la contratación y

creación de puestos de trabajo, acordes con las necesidades del momento, sin la
debida planificación y evaluación. El no tener un departamento de RRHH, limita a
la administración de personal y por consiguiente genera un desorden en la
selección de trabajadores idóneos en cada puesto de trabajo, no teniendo una
planificación para la evaluación, contratación y selección de personal.

1.1. PROBLEMATIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

PROFESIONAL

En mi criterio, debido a que la empresa RPK SRL., no cuenta con un manual de

organización y funciones que facilite el correcto desarrollo de los diferentes
procesos que esta posee y el funcionamiento del control interno. Son las
principales dificultades que se puede encontrar, el hecho de presentarse la
mayoría de veces duplicidad en las actividades o funciones, así como también la
existencia de empleados con igual denominación de cargo y diferente carga
laboral, e inclusive personal que realiza funciones ajenas a las que su cargo exige.

El crecimiento empresarial, el medio y la innovación y la consecución de clientes

potenciales, obliga a la empresa RPK SRL, a mejorar e innovar en estrategias
procurando siempre el mejoramiento continuo en pro de la certificación de calidad
y utilizando de manera efectiva los recursos humanos, financieros, tecnológicos y
de infraestructura.

Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida la revisión del
organigrama y objetivos organizacionales, elementos que permitirán establecer el
orden jerárquico y el flujo de las líneas de información y así establecer la
elaboración de un manual de organización y funciones.
9
 2. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La estructuración del Manual de Organización y Funciones, permitirá́ establecer y

señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para facilitar y encaminar
el logro de los objetivos organizacionales, enfocados hacia la rentabilidad y la
productividad.

2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿La elaboración del Manual de Organización y Funciones contribuirá́ a mejorar

las actividades desarrolladas en la empresa RPK SRL?

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar el manual de funciones en la empresa RPK SRL para establecer de

forma general las pautas o directrices que conlleven al logro de los objetivos
institucionales.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Diagnosticar la situación actual de cargos y funciones ejecutados por el personal

de RPK SRL.

Diseñar el organigrama de la empresa para establecer el orden jerárquico.

Efectuar el análisis de los cargos existentes para establecer las funciones a
desempeñar por cada uno de los integrantes de la empresa y nivel de
responsabilidad.

Involucrar a los trabajadores en el proceso de implementación del manual de

funciones a fin hacer las modificaciones sobre la puesta en marcha de su trabajo
en el día a día.

4. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL CON

LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Considerando, que el manual de organización y funciones es una herramienta que

permite la estandarización de las actividades llevadas a cabo al interior de la
empresa, se hace necesario el desarrollo del mismo al interior de la empresa RPK

10
SRL y así obtener resultados favorables como ser: un mejor rendimiento laboral,
orden en los procesos administrativos, ideas afines para el logro de objetivos.

Igualmente es necesario mediante este diagnóstico establecer las características

existentes de la empresa, su evolución, competitividad y compromiso con la
sociedad, el sector al que pertenece y objetivos futuros.

11
CAPITULO III

ALCANCES EN LA SOLUCION DEL PROBLEMA EN EL CONTEXTO DE UN

MARCO TEORICO

1. MARCO TEÓRICO

Las organizaciones son empresas que se encuentran en un campo donde

constantemente sufren modificaciones o requieren hacer cambios en su estructura
para lograr el máximo aprovechamiento de los recursos sin incurrir en grandes
gastos, logrando permanecer en el mercado. Es aquí donde el recurso humano,
juega un papel fundamental, teniendo en cuenta que son los directamente
responsables del buen funcionamiento y progreso de la empresa. Sin embargo,
muchas veces se cometen errores en la distribución de funciones, actividades y/o
responsabilidades asignadas al personal, generando duplicidad de funciones y en
muchos casos omisión de éstas.

El control interno dentro de la empresa nos permite verificar, identificar y

determinar qué procesos y procedimientos se están ejecutando correctamente y
cuales requieren cambios que logren mejorar las actividades desarrolladas y
cumplir con el objeto social de forma efectiva y eficiente.

1.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA

La Estructura Orgánica se define como la suma total de las formas en las que una
organización divide su mano de obra en tareas y su posterior coordinación.

La organización dentro de una empresa permite organizarse de tal manera que

cada individuo conozca y sea responsable de las funciones asignadas de acuerdo
al puesto que desempeña, además permite coordinar los procedimientos que debe
desarrollar para ejecutar las tareas y los resultados que debe alcanzar; de esta
manera se reducen las dificultades al asignar responsabilidad, se logra fluidez en
el sistema de comunicación y toma de decisiones que promueven el cumplimiento
de los objetivos de la empresa. (B.J. Dodge, 2003, pág. 56)

1.2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización es un producto humano y como tal, nunca sería perfecta, pero sí

perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe de
estar encaminada a un fin. Organizar por organizar no tiene sentido. La palabra

12
organización proviene del griego Órganon que significa instrumento. De hecho la
organización nos da idea de instrumento.
Consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones,
responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el
propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros,
tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la empresa
persigue.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

✓ Es de carácter continuo.
✓ Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
✓ Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
✓ Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
✓ Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

En una empresa es de suma importancia la organización ya que brinda

herramientas técnicas para lograr los objetivos con menor esfuerzo y mayor
rapidez, además permite delimitar funciones y responsabilidades para evitar que la
misma actividad este siendo ejecutada por dos o más personas, esto nos ayuda a
que las actividades sean cumplidas eficaz y eficientemente sin duplicar esfuerzos.
(Lopez, 2014)

1.3. IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Toda empresa tiene una estructura organizacional definida de manera formal o

informal. En ella se encuentran delimitadas las responsabilidades y puestos
acordes a una posición específica dentro del organigrama. Pero, ¿qué pasa
cuando el cambio de los mercados y la situación socioeconómica supera la
respuesta de las empresas y las estructuras organizacionales establecidas se
vuelven obsoletas?

En estas circunstancias la empresa se ve obligada a diseñar una nueva estructura

organizacional internamente y potenciar sus procesos apostando a la búsqueda de
la máxima eficiencia para mantenerse competitiva dentro de su mercado.

Las empresas con una clara estructura organizacional se benefician al tener

establecida la cantidad de recurso humano que requieren para poder llevar a cabo
sus funciones, tener delimitadas las responsabilidades y los responsables de cada
13
área o proceso, así como sus superiores y lograr que la empresa sea más
eficiente y más productiva cumpliendo con los objetivos de la misma. (Sanabria,
2018).

Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta:

1. La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos

organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los
cambios que atraviese la empresa. (Sanabria, 2018)

2. El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las
empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional procesal (el qué
hacer lo define el proceso y se distribuye a través de la integración de los
conocimientos de los grupos) en lugar de la tradicional estructura organizacional
funcional (el qué hacer lo define la estructura jerárquica y se distribuye en área de
especialización). (Sanabria, 2018)

3. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas
necesidades de la estructura organizacional y que la definición de las
responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en
consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional. (Sanabria, 2018)

4. El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento

o la reubicación de personal que puede traer consigo el diseño de una nueva
estructura organizacional, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos y a
la vez asegurar que estos cuenten con una adecuada carga. (Sanabria, 2018)

5. La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de forma tal

que todos los colaboradores que requieran coordinación con otros departamentos
o proceso puedan coordinar esfuerzos por medio de las líneas de comunicación.
(Sanabria, 2018)

1.4. ORGANIZACIONES SEGÚN SU FORMALIDAD

Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y

definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se
dividen en:

1.4.1. LA ORGANIZACIÓN FORMAL

Comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la

organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan

14
como la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y
ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio
interno sea mantenido. Las organizaciones formales, pueden a su vez, tener uno o
más de los siguientes tipos de organización: (Thompson, 2017)

a) Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua,

pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la
organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre
organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de
autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí́ su
formato piramidal.
b) Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica
el principio funcional o principio de la especialización de las funciones.
Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional
para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional
separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.
c) Organización Lin ́ ea-Staff: El tipo de organización lin
́ ea-staff es el resultado
de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, reunidas
para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo. En la
organización liń ea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y
de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones
entre si.́ Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el
principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios
especializados.
d) Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas,
consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al
respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan
funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian
problemas y otros solo dan recomendaciones. La autoridad que se da a los
comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza.

1.4.2. ORGANIZACIONES INFORMALES

Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la

comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma
habitual de hacer las cosas

1.5. ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN

Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

15
a) Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad
se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones,
que se delega en los niveles inferiores.

b) Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la

autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde
sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que
funcionan en ambientes complejos e impredecibles.

Muchas veces se confunde descentralización con informalidad y esto no es así́ ya

que pueden existir instituciones descentralizadas y muy formales como también
centralizadas e informales. (Thompson, 2017)

1.6. ORGANIGRAMAS

FRANKLIN, Benjamín y GÓMEZ CEJA, Guillermo (2002) Manifiesta: “Un

organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se
muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”. (pág.
53)

Es esencialmente una representación gráfica de la estructura de una empresa,

con sus servicios, órganos y puestos de trabajo y de sus distintas relaciones de
autoridad y responsabilidad.

Los organigramas son la representación gráfica de las organizaciones en su

conjunto o de uno de sus departamentos, es decir, constituyen la traficación de la
estructura orgánica de una institución con sus servicios órganos y puestos de
trabajo y sus distintas relaciones de autoridad y responsabilidad, por lo tanto son
un medio simplificado de información que posibilita el reconocimiento del campo
de acción y las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran.
(VASQUEZ, 2002, pág. 112)

1.6.1. OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

El objetivo de los organigramas es: Presentar en forma gráfica las principales

funciones y líneas de autoridad de una organización.

Al ser el organigrama un instrumento resumen de todas las funciones y líneas de

autoridad y responsabilidad, se lo debe estructurar de tal manera que se convierta
en la carta de presentación de la organización, y que brinde la oportunidad de
tener en forma corta y clara como se encuentra dividida y organizada la empresa.
(Lucidchart, 2018)
16
 1.6.2. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Organigrama jerárquico: este es el tipo más común y da origen al sinónimo

"diagrama jerárquico". En una jerarquía, un grupo de personas se encuentra en
la parte superior mientras que los individuos con menos poder se ubican por
debajo en forma piramidal. Piensa en términos de una monarquía: el rey o la reina
está en la parte superior; o en una organización, el director ejecutivo se ubicaría
también en la parte superior. En una jerarquía, por lo general, los miembros se
comunican con sus superiores y con las personas que dependen de ellos.
(Lucidchart, 2018)

Organigrama matricial: este es común en las empresas que tienen más de un

director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de diseñadores
gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico principal. Los diseñadores
gráficos también trabajan en otros proyectos que probablemente estén liderados
por otro gestor de proyectos. En este caso, los diseñadores gráficos deben
rendirles cuentas a dos personas. (Lucidchart, 2018)

Organigrama plano: este tipo, a veces denominado organigrama horizontal,

prácticamente no tiene niveles medios de gestión y, por lo general, supone dos
niveles: los directivos superiores y los empleados. En empresas como esta, los
trabajadores tienen más responsabilidades y están más involucrados de forma
directa en la toma de decisiones. (Lucidchart, 2018)

1.7. EL MANUAL DE FUNCIONES

Un Manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y

las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de
una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando
quien lo realizará, que actividades han de desempeñar y la justificación de todas y
cada una de ellas, en forma tal, que constituye una guía para el personal que ha
de realizarlas.

El Manual de funciones es un instrumento muy necesario dentro de la

Administración ya que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla
cada individuo en sus actividades cotidianas y será́ elaborado técnicamente
basado en los respectivos procedimientos. Además señala la secuencia lógica y
cronológica de las actividades, indicando quien y como las realizará y la
justificación de cada una de ellas, es decir; el manual de funciones se convierte en
una guía para todo el personal que labora dentro de una organización con el
propósito de lograr los objetivos de una manera eficiente y eficaz. (GOMEZ CEJA,
1997)

17
 1.7.1. OBJETIVOS DEL MANUAL

Se plantea los siguientes objetivos

a) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

b) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.

c) Facilitar las labores de auditoria, la evaluación de control interno y su

vigilancia.

d) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándole lo que se debe

hacer y cómo se debe hacer.

e) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de funciones.

f) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

g) Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o

sectorial)

h) Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación a la

organización.

i) Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo, que

facilite su incorporación al trabajo

j) Funcionar como medio de relación y coordinación con otras

organizaciones.

De los enunciados anteriores podemos determinar que los objetivos de los

manuales son diversos pero todos apuntan a la consecución de las metas de la
empresa de una manera ágil y sin desperdicios de esfuerzos y con un alto grado
de coordinación por parte del personal, lo que redunda en el ahorro de recursos.
(GOMEZ CEJA, 1997)

1.7.2. CARACTERISTICAS DEL MANUAL

a) Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios

relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.

18
 b) Estar debidamente formalizado por una instancia que corresponda a la
Empresa.

c) Hacer uso racional y adecuado por parte de los destinatarios.

d) Satisfacer las necesidades reales de las Empresas e Instituciones.

e) Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y

lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del
trabajador.

f) Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita

flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas
intercambiables, de acuerdo con las políticas que emita la organización.

g) Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar

una metodología para su fácil actualización y aplicación.

h) Las dependencias de la organización deben contar con mecanismos que

garanticen su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la
función para la cual fueron creados; y se debe evaluar su aplicación,
permitiendo así́ posibles cambios o ajustes. (GOMEZ CEJA, 1997)

1.7.3. VENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES

Tenemos las siguientes ventajas:

a) Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se

desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería
difícil reunir.

b) La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan

supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario
actuante en cada momento.

c) Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas

situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.

d) Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión

administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.

19
 e) Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento
de las condiciones que configuran un sistema.

f) Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el

transcurso del tiempo.

g) Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas

al existir.

h) Son elementos informativos para la capacitación del personal.

i) Ubican la participación de cada componente de la Empresa.

j) Permiten la determinación de los estándares más efectivos para la

empresa. (VÁSQUEZ R, 1985)

1.7.4. LIMITACIONES DE MANUALES

Todo manual de funciones tiene limitaciones ya que están sujetos a cambios aquí
algunas de las limitaciones.

1. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de

las operaciones.
2. El costo de producción y actualización puede ser alto.
3. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
4. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
5. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en
complicados.
6. Exigen un costo en su redacción y confección que se debe afrontarse.
7. Exigen una permanente actualización.

(GOMEZ CEJA, 1997)

1.7.5. CONTENIDO DE LOS MANUALES

El contenido de los manuales depende directamente de los siguientes aspectos:

a) Aspectos Generales: Antecedentes, objetivos y políticas de la institución

b) Aspectos Esenciales: Descripción de las unidades administrativas y los

puestos de trabajo.

20
 c) Aspectos Complementarios: Detalle del organigrama interno que posee
la empresa o institución.

d) Aspectos adicionales: Glosario de los términos aplicación de normas,

descripción de procedimientos.

(VÁSQUEZ R, 1985)

1.7.6. TIPOS DE MANUALES

Los manuales de organización permiten desarrollar con mayor eficacia las

funciones de cada unidad administrativa, un manual de organización tiene por
objeto efectuar una detallada y clara exposición de los fines que pretende alcanzar
y de los cargos que utiliza dicha organización. Las funciones y actividades
consignadas en el manual deben estar encaminadas a la consecución de los
objetivos institucionales y de su eficacia organizacional. (VASQUEZ, 2002)

✓ Manuales de Organización
✓ Manuales de Políticas
✓ Manuales de Normas y Procedimientos
✓ Manuales para Especialistas
✓ Manual del empleado
✓ Manual de contenido múltiple
✓ Manuales de finanzas
✓ Manuales del sistema

1.7.7. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES.

La utilización de los manuales es de suma importancia dentro de una

organización, ya que son estos los que se ocupa de la estructura de puestos para
mejorar la eficiencia de la institución y aumentar la satisfacción en el trabajo de los
empleados.

1.7.8. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,

para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado
únicamente por las exigencias de la administración de la empresa.

En consecuencia, el manual de funciones es documento eminentemente dinámico

que debe estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las
21
necesidades de la empresa, no debe ser inflexibles, sino que deben reformarse
constantemente en la medida que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa,
proporcione criterios y medidas que permitan valorar y apreciar la calidad de
desempeño laboral, potencial de desarrollo y posibilidades de mejoramiento tanto
para el trabajador como para la empresa.

Para lograr que el manual de funciones logre todo lo anteriormente descrito

debemos realizar un examen exhaustivo de cada uno de las áreas y/o
departamentos, identificando de manera clara y precisa cada una de las funciones
desarrolladas por el personal responsable, sugiere para esta etapa un análisis de
cargos que es el proceso mediante el cual se evalúa el cargo para conocer la
complejidad del mismo en todos sus aspectos, al mismo tiempo que se evalúan
las características que deberá́ o debe cumplir la persona responsable de ocupar el
cargo evaluado. Vargas Muñoz (1993, p. 10)

Menciona además, que para el análisis de cargos deben tenerse en cuenta dos
procesos fundamentales, los cuales se mencionan a continuación:

[Link]. ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO DE ANÁLISIS DE

PUESTOS.

Este es un formulario que sirve de instrumento para la recolección de información

pertinente y consta de una serie de recomendación que se hacen para conocer el
cargo. Las formulaciones que deberá́ tener el cuestionario, deben dirigirse
totalmente a la descripción de funciones en este caso, deberes y
responsabilidades y a la especificación del puesto, es decir, los requisitos del
mismo.

Además de la elaboración de las preguntas es necesario que el formulario tenga

en su presentación un ordenamiento común para todas sus partes.

A continuación se presentara el orden común de un formulario de análisis de

puestos:

a) Partes generales de un formulario

Identificación del puesto: debe tener el nombre, el código, la sección, el

departamento, la división o superintendencia a la que pertenezca el puesto según
sea el caso, el puesto inmediatamente superior del cual depende, los puestos o
cargos inmediatamente inferiores que dependen de él, el número de personas en
ese puesto, etc.

22
Descripción de funciones: las funciones deberán enunciarse o describirse en
forma clara, concreta y completa; no tan cortas como para que no se diga nada,
pero tampoco tan largas para que hagan confusa la naturaleza misma de la
función.

Especificación del puesto: en esta parte del formulario se incluyen los requisitos
indispensables para cumplir a cabalidad la ejecución de las funciones previamente
descritas y las responsabilidades que estas funciones implican.

Estos requisitos por lo general se expresan a través de ciertos factores genéricos

que son, unidades de medidas de cada una de las complejidades del puesto.

Condiciones de trabajo: a partir de este proceso es posible conocer las

condiciones que generaran el grado de complejidad del puesto. Las condiciones
que se tienen en cuenta con mayor frecuencia son las ambientales (iluminación,
temperatura, humedad, ruidos, colores, olores, etc.), los riegos de contraer
enfermedades profesionales (a los cuales el cargo expone al trabajador), así́ como
las condiciones que exponen al trabajador a los accidentes de trabajo.

A medida que las condiciones de trabajo tienden a mejorar, el trabajo será menos
complejo, en cambio, si las condiciones son difíciles, el trabajo tiende a ser más
complejo.

b) Validación del formulario

La validación del formulario, consiste en exponer dicho formulario luego de ser

preparado o elaborado ante personas conocedoras de los puestos que se van a
analizar, que conozcan la historia o que hayan tenido alguna relación con dichos
puestos, para que juzguen si el formulario es entendible, claro en el lenguaje,
pertinente y sencillo en las preguntas y lo más importante si cumple con los
objetivos propuestos.

c) Prueba del formulario

Seguido de la validación y luego de hacer las correcciones del caso, se procede a

la etapa final, la prueba del formulario, esto se hace escogiendo al azar a algunas
personas titulares de los puestos por analizar para que respondan las preguntas.

Mientras estas personas responden el cuestionario, se debe estar pendiente en

que parte o partes encuentran dificultad para responder y cuáles son las razones
de dicha dificultad. La finalidad de este paso es garantizar que en lo

23
Posible el formulario sea totalmente contestado por las personas escogidas
utilizando poca asesoría. Vargas Muñoz (1993, pág. 13,14)

[Link]. APLICACIÓN DEL FORMULARIO DE ANÁLISIS DE PUESTOS

Aplicar el formulario es prácticamente hacer el análisis de puestos; implica

seleccionar el medio para aplicarlo (método) y el tipo de persona que ha de hacer
la aplicación (sistema).

A continuación se presentan los diferentes sistemas de aplicación:

a) Sistemas de aplicación

Sistema interno: se basa en seleccionar a analistas que hagan parte de la

empresa y tengan conocimiento de los puestos. Se debe entrenar para hacer el
análisis de los puestos para que el analista tenga un conocimiento amplio del
formulario y del método que se utilizara para el análisis. Escoger este sistema
tiene sus ventajas y desventajas, entre las ventajas está el escoger personal de la
organización, la conocen y la organización los conoce a ellos; como desventajas
está la situación que por ser personal de la misma organización al momento de
evaluar un puesto se tome de manera personal y se termina evaluando al
responsable del cargo mas no al cargo.

Sistema externo: consiste en contratar personas expertas en el tema que no

pertenezcan a la organización, para analizar los puestos.

Sistema mixto: consiste en formar el equipo evaluador con analistas de la

organización y fuera de ella, en igual número. De esta manera los analistas
externos se encargan de garantizar la objetividad del análisis, impidiendo las
preferencias o rechazos, y el personal interno confianza de los titulares de los
puestos para evitar resistencia al programa.

b) Métodos de aplicación

Son variados y diversos los métodos de análisis existentes, cada uno con ventajas
y usos. A continuación se describen los métodos de análisis:

Método de cuestionario: este método consiste en elaborar un cuestionario escrito

que incluya las preguntas previamente diseñadas. Este cuestionario se entrega al
titular para que lo diligencie en el momento que le sea posible.

La ventaja de este método es que las preguntas son todas iguales para los
titulares de los puestos.

24
La desventaja de este método es que el tiempo de entrega del cuestionario
diligenciado no está́ estipulado, por lo que las personas puede tardar días en
responder las preguntas y entregar el cuestionario.

Método de entrevista: consiste en diseñar una entrevista para preguntar sobre las
partes contenidas en el formulario y recoger la información del puesto en forma
directa en un sitio establecido mediante una citación previa. Allí́ el analista hará́
cada pregunta en forma individual a cada titula y escribirá́ las respuestas, el
analista debe preocuparse por cambiar las la estructura de la pregunta mas no el
contenido, cuantas veces sea necesario hasta que el titular del puesto la
comprenda.

Método de observación directa: consiste en que el analista observa el desarrollo

de las actividades o funciones y hace los registros sin interrumpir la labor del titular
del puesto. En ocasiones este método puede resultar tedioso y el hecho que el
trabajador se sienta observado puede incomodarle y llevarle a cometer errores o a
sufrir accidentes de trabajo o a sentir disgusto personal.

Se recomienda que el analista realice este método con demasiada prudencia tanto
que pueda pasar inadvertido, puede ser con ayuda de cámaras.

Método mixto: este método consiste en una combinación de los demás, ya que es
posible combinarlos para lograr un mejor resultado, también se utiliza cuando al
emplear cualquiera de los otros métodos los resultados entregados por los
titulares quedaron incompletos.

La operatividad de este método es una gran ventaja porque hace flexible el trabajo
del analista, ya que el tomara la decisión de que método usar según las
circunstancias y la parte del análisis.

Método de informes sucesivos: se entrega al titular de cada puesto una libreta y un

lápiz, para que diariamente escriba sus funciones, los analistas recogen los
informes también a diario, hasta el día que el trabajador diga que ya está́ todo
registrado.

En este método el titular del puesto dispone de su propio tiempo para elaborar los
informes sin interrumpir la labor.

Una vez llevado a cabo el análisis de cargos, Vargas Muñoz (1993, p. 21), sugiere
realizar una descripción de cargos, el cual es el resumen del análisis,
identificando, describiendo y especificando los cargos con base en ciertas normas,
registrando deberes y responsabilidades, elaborando al mismo tiempo un plan de
trabajo que señale precisos del mismo.
25
Según Vargas, las partes básicas de una descripción de cargos son:

Identificación del cargo

• Código
• Nombre de cargo
• Ubicación: sección, departamento y división a que pertenece el cargo.
• Personas en el cargo
• Fecha del análisis

Resumen del cargo

Es definir el cargo a través de las características arrojadas por el análisis,

mediante definiciones claras, sencillas, concisas y general. Se deben destacar las
características más relevantes del mismo detallando que se hace, como se hace y
con que se hace.

Que se hace: se expresa con un verbo.

Como se hace: se expresa por medio de una serie de frases separadas por
comas.
Por qué́ se hace: se expresa en infinitivo.

c) Extensión de actividades

Consiste en identificar, estudiar y comprender el lugar que ocupa el cargo en la

operación de la que hace parte.

Para lograrlo debe:

• Describirse el flujo grama del área funcional a la cual pertenece el cargo

(procedimiento).
• Determinarse el lugar que ocupa el cargo en el procedimiento del cual hace
parte.
• Determinarse el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la
aplicación o uso de ese equipo.
• Si se necesita saber que materiales se utilizan en el cargo, redáctese una
lista.
d) Condiciones de trabajo

26
Son las condiciones ambientales y de riesgo que afectan el bienestar mental y
físico del empleado. Vargas Muñoz (1993, pág. 15,17)

2. METODOLOGIA

Tipo de Investigación: estudio de carácter descriptivo acudiendo a técnicas

específicas de recolección de información a través de entrevistas por medio de las
cuales se estudiaran y evaluaran las actividades realizadas por cada trabajador.
Para de esta manera diseñar un manual de funciones que facilite, identifique el
reclutamiento, las necesidades de capacitación y desarrollo de personal, que
permita el ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución diaria de las actividades y
que además sirva como medio de integración y orientación a personal nuevo.

Fuentes y Técnicas Para la Recolección de la Información: se realizara por medio

de entrevistas orales a los empleados de la compañía, y por medio de técnicas de
observación la cual será expuesta al final del proyecto.

Fuente Primaria: se tendrá en cuenta como fuente primaria la empresa RPK SRL.
Para la elaboración e implementación del manual de funciones dentro de la
empresa.

Fuente Secundaria: para esta fuente se contemplaran estudios relacionados con el

tema de Manual de Funciones realizados previamente, fuentes bibliográficas en
los temas de elaboración, estructura y diseño de manuales de funciones que
suministren conceptos y medidas que mejoren la calidad del trabajador

Tratamiento de la Información: luego de la recopilación de la información, se dará

paso a su organización y con ello la elaboración del manual de funciones y
procedimientos del área financiera en la empresa. (Moreno, 2009)

27
CAPITULO IV

1. DESCRIPCION DE LA SOLUCION AL PROBLEMA

Con el fin de mantener una organización administrativa óptima, toda empresa sin
importar el sector en el que se desempeñe debe indispensablemente establecer
de manera ordenada y adecuada los objetivos, funciones, responsabilidades y
perfiles de los cargos que la conforman. La manera más apropiada es
desarrollando el manual de funciones, los cuales deben ser revisados de forma
periódica debido a los cambios institucionales que pueda tener la empresa a corto
o largo plazo como consecuencia de la evolución de la economía y/o el
crecimiento del mercado.

De acuerdo a los análisis realizados y el desarrollo de este proyecto se evidenció

la importancia que tiene para la empresa RPK SRL, su organización y
funcionalidad, la creación de un manual de organización y funciones estableciendo
de manera clara y concisa los principales aspectos a tener en cuenta al momento
de contratar el personal para cada uno de los cargos a desempeñar, así como
cada una de las funciones a realizar, su superior jerárquico y/o cargo bajo
dependencia directa, evitando confusión al recibir órdenes, duplicidad en
funciones y trabajadores no idóneos para el puesto.

2. DESARROLLO DE LA SOLUCION

En primera instancia se procedió a realizar la matriz FODA con el personal de la

empresa RPK SRL. Quienes apoyaron a la realización de esta matriz y se logró
diagnosticar por medio del mismo el estado actual de la empresa.

Para el desarrollo de la matriz FODA se realizaron 4 actividades con el personal

ANALISIS Y 28 ANALISIS DE
IDEAS ORDEN Y
SELECCIÓN DE LA LOS
PLANTADAS PRIORIZACION
INFORMACION RESULTADOS
de RPK SRL., con el fin de obtener la información más concreta posible teniendo
en cuenta que son los principales actores en la realización de las funciones y
quienes están inmersos en cada una de las actividades y procesos que desarrolla
diariamente la empresa. Las 4 sesiones buscaban facilitar la construcción del
manual y un análisis profundo de cada cargo para no excluir funciones o
actividades desarrolladas. Las sesiones se describen así́:

Ideas planteadas para la matriz FODA: se desarrollaron entrevistas y encuestas al

personal de la empresa RPK SRL., quienes identificaron las Fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que podrían afectar a su fuente de trabajo.
Así mismo, a través de la observación del diario desarrollo de las funciones de
cada uno de los cargos se logró́ ratificar las ideas y opiniones que se habían
establecido.

Análisis y selección de la información: se analizaron las ideas y opiniones del

personal y se lograron establecer que debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas son de mayor relevancia para la empresa.

Orden y priorización: se organizó́ la información anterior de acuerdo a la prioridad

e importancia de cada uno.

Análisis de los resultados: se plantearon los resultados obtenidos con la

priorización y se establecieron los factores claves que serían fundamentales en la
realización del manual de funciones del personal administrativo mejorando los
procesos y procedimientos de esta área.

Teniendo en cuenta lo anterior y en vista que RPK SRL, no cuenta con un manual
de organización y funciones para evitar estos inconvenientes, se elaboró en primer
lugar un organigrama propuesto (figura 1), con el fin de contribuir al mejoramiento
de los procesos y procedimientos administrativos de la empresa.

29
2.1. ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA RPK SRL.

Figura 1. Organigra
Fuente. Elaboración

30
Como segundo lugar se propone los cargos para la empresa RPK SRL. Y partir
del análisis de cada cargo se buscará establecer la importancia, la extensión y las
funciones concernientes al cargo establecido, obteniendo una información clara y

CARGOS RPK SRL

NUMERO DE PERSONAS QUE

NOMBRE DEL CARGO
DESEMPEÑAN EL CARGO

GERENTE GENERAL 1
GERENTE COMERCIAL 1
GERENTE FINANCIERO 1
GERENTE DE OPERACIONES 1
JEFE ADMINISTRATIVO 1

precisa para la elaboración del manual de funciones.

31
 JEFE DE SISTEMAS 1
DISEÑADOR GRAFICO 1
ASISTENTE DE
OPERACIONES LP 1
ASISTENTE DE
OPERACIONES SC 2
ASISTENTE DE
OPERACIONES CBBA 1
RECEPCION 1
MENSAJERO 1
TOTAL CARGOS 10 TOTAL PERSONAS 13

Cuadro 1. Cargos RPK SRL.

Fuente: Elaboración propia

2.2. MATRIZ FODA

IDEAS PLANTEADAS PARA LA MATRIZ

FODA

32
 Se cuenta con personal capacitado en las
diferentes áreas
Excelentes proyectos a través de créditos
bancarios
FORTALEZAS
Apoyo de empresas competitivas.

Poca competencia en el mercado

Buena relación de la empresa con posibles
OPORTUNIDADES clientes potenciales
Aceptación de los proyectos propuestos por
RPK

No se encuentran establecidos ni definidos los

perfiles para los cargos
Personal insuficiente para delegar funciones
Varias personas realizan las mismas funciones
DEBILIDADES No existe claridad sobre los jefes inmediatos del
personal
No existe la capacitación adecuada
Falta de departamento de RRHH
Falta de equipamiento de trabajo
Agotamiento de los recursos
Falta de capacitación
AMENAZAS Desorden, múltiples funciones
Fallas en la información
Errores Proceso reclutamiento de nuevo
personal
Cuadro 2. Matriz FODA
Fuente: Elaboración propia

2.2.1. RESULTADOS DE LA MATRIZ FODA Y ENCUESTA

Se realizó una entrevista y encuesta al personal de trabajo quienes indicaron que

si es necesario la implementación de un manual de responsabilidades y funciones
debido a los consecuentes problemas que han ido atravesando entre el personal
por la duplicidad de funciones y de empleados con la misma denominación y
diferente carga laboral por lo cual aportaron con algunas ideas que fueron de gran
ayuda para la elaboración del manual.

3. RESULTADOS
3.1. MANUAL DE FUNCIONES POR CARGOS

33
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE GENERAL
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión Gerencial
SUPERIOR JERARQUICO Junta de accionistas
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia Financiera, Gerencia Comercial,
Gerencia de Operaciones, jefe de
CARGOS BAJO DEPENDENCIA Administración

BAJO MEDIO ALTO

Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 5 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor
Título Profesional Universitario en las
especialidades de Ciencias Económicas,
Administrativas, Ingeniería Comercial y/o
carreras afines, con grado académico de
Maestría y con post grados especializados,
REQUISITOS DEL CARGO
de preferencia, en Administración de
Negocios

NATURALEZA DEL CARGO

34
Ejecutar las políticas y decisiones tomadas por el Consejo Directivo, Planear,
organizar, dirigir, controlar y evaluar la gestión administrativa, de la Fundación
SER con miras al crecimiento, manteniendo una excelente prestación de los
servicios; para ello deberá́ garantizar la viabilidad financiera y la maximización de
utilidad de la Institución

FUNCIONES

• Cumplir con las políticas, normas, procesos y procedimientos de la

institución
• Implementar y promover la adaptación de políticas de administrativas y de
gestión.
• Promover el concepto de gestión de calidad que implique contar con
estrategias, tácticas, normas e indicadores, permanentes y coherentes al
desarrollo organizacional.
• Ejercer la representación legal de RPK SRL.
• Ejercer funciones de ordenador del gasto.
• Ejercer funciones de nominador y superior jerárquico de todos los
empleados de la empresa.
• Promover y velar por el cumplimiento de las políticas, normas, procesos y
procedimientos de la institución.
• Controlar la ejecución del presupuesto de la empresa, velar por la
organización y ejecución por proyectos
• Presidir los diferentes comités de la Institución, organizar grupos
funcionales de acuerdo a la necesidad.
• Revisar y firmar cheques ejerciendo un control sobre los gastos que se
cubrirán con los montos de estos, con el fin de custodiar los activos de la
empresa.
• Ejercer control sobre los egresos de la fundación causados por el
concepto de proveedores.
• Velar por la elaboración, actualización y difusión de los manuales de
normas y procedimientos de cada una de las áreas de la Institución.
• Adaptar e implementar normas técnicas y modelos orientados a mejorar la
prestación de los servicios administrativos.
• Fomentar el trabajo interdisciplinario en la institución.
• Elaborar el Presupuesto anual de la empresa y presentarlo al Consejo
directivo para su aprobación.
• Nombrar los empleados y asignar su remuneración de acuerdo al plan de
cargos que determine la junta de socios.
• Cumplir con los procedimientos, instructivos y formatos del sistema de
gestión de la calidad de la empresa.
• Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y afines con la
naturaleza del cargo

RESPONSABILIDADES
35
 • Informar al Consejo de Directivo cualquier movimiento o situación que
pueda ir en deterioro de los intereses financieros de la Fundación SER.
• Activos e inventarios de la organización.
• Proporcionar información precisa y oportuna sobre el ejercicio de la
Institución.
• Óptimo funcionamiento de los procesos que se deban ejecutar en la
institución.
• Adecuada gestión de recursos financieros.
• Por el eficiente destino de los recursos que ingresen.
• Veracidad de la información contable suministrada al Consejo Directivo.
• Vigilar permanentemente el cumplimiento de los procesos administrativos
y de tomar las acciones correctivas en caso de no cumplirse.
• Del cumplimiento de las acciones planeadas.
• Ejercer la ética profesional y cumplir con las normas profesionales de
conducta, patrones de honestidad, objetividad, diligencia, lealtad y
confidencialidad.

AUTORIDAD
Autoridad para asignación de recursos, ingreso y retiro de personal, establecer
prioridad en el pago de proveedores, compras de alto volumen, al pago de
nómina, celebrar y liquidar contratos.
Cuadro 3. Manual de función – Gerente General
Fuente: Elaboración propia

36
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE COMERCIAL
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión Comercial
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia de Finanzas, Operaciones Jefe de
COORDINA CON administración.
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor
Licenciatura en Ingeniería Comercial
Maestría y con post grados especializados,
REQUISITOS DEL CARGO
de preferencia, en Administración de
Negocios
NATURALEZA DEL CARGO

Definir la estrategia comercial y contribuir al desarrollo de negocio a través del

desarrollo de productos, innovación y marketing con el propósito de segmentar
los mercados para enfrentar exitosamente los desafíos de la industria,
contribuyendo a fortalecer la sustentabilidad, rentabilidad.

37
FUNCIONES

• Definir y dirigir la estrategia comercial.

• Analizar e investigar mercados, (en conjunto con ventas y operaciones)
• Búsqueda permanente de nuevas ideas.
• Analizar y desarrollar productos y servicios.
• Proponer los proyectos de desarrollo, así́ como los presupuestos de
ventas, gastos e inversiones derivados de estos.
• Generar estrategia y plan de marketing para los productos y servicios.
• Definir estrategia de posicionamiento y branding de RPK SRL.
• Planificar y dirigir las estrategias y políticas
• Desarrollar y mantener relaciones Públicas con organizaciones de la
industria y autoridades locales.
• Definir estrategia comunicacional.

RESPONSABILIDADES

• Generar todas las iniciativas necesarias para el estudio, evaluación e

implementación de nuevos negocios que aumenten los ingresos de RPK
SRL y sean de su ámbito de acción.
• Generar con el área de Comercial y Marketing la mayor cantidad de
ingresos operacionales y no operacionales desarrollando los planes
estratégicos, tácticos y operativos respectivos para tal efecto.
• Mantener canales de información y funciones de servicio al cliente que
aseguren la fidelidad de este último respecto a los servicios ofrecidos.
• Trabajar coordinadamente con la Gerencia de Operaciones, Gerencia
Financiera en la definición de iniciativas comerciales consistentes con la
operación de la empresa.
• Responsable junto al Gerente de Operaciones, de Mantenimiento y
Administración de Contratos, de evaluar el buen funcionamiento de
equipos para brindar un servicio optimo
• Responsable de mantener y mejorar la calidad del servicio ofrecido a los
usuarios
• Supervisar a jefe de administración la operación de estas, la mantención
del orden de las mismas y el cumplimiento de estándares de servicio de
cara al cliente.
• Responsable de hacer cumplir el reglamento interno de la empresa por
parte del personal tanto interno como prestador de servicios.

Cuadro 4. Manual de función – Gerente Comercial

Fuente: Elaboración propia

38
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE FINANCIERO
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión Gerencial
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia General, Gerencia Comercial,
Gerencia de Operaciones, jefe de
COORDINA CON Administración
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 5 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor

Título Profesional Universitario en las

especialidades de Ciencias Económicas,
Contables, Administrativas, Ingeniería
Industrial y/o carreras afines, con grado
REQUISITOS DEL CARGO académico de Maestría y con post grados
especializados, de preferencia, en
Administración de Negocios, Gestión de
Operaciones, Gestión Financiero.

39
NATURALEZA DEL CARGO

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de nivel estratégico,

relacionadas con el departamento de finanzas, división de Planeamiento y
Desarrollo, utilizando los recursos en forma eficiente y eficaz.

FUNCIONES
• Planear, dirigir, y controlar la gestión relacionadas con el manejo de los
asuntos financieros, tesorería y cambios, la provisión de fondos, la
solvencia patrimonial, el proceso de planeamiento, planificación y
desarrollo.
• Establecer precisa y claramente los objetivos anuales de desempeño de
su unidad, sus objetivos en gestión de riesgos y sus objetivos de
cumplimiento, mediante el respectivo plan de trabajo, alineándolo a los
objetivos de toda la organización, para que puedan ser evaluados y
medidos periódica y oportunamente.
• Administrar eficiente y eficazmente los recursos asignados a su cargo,
salvaguardando los intereses de la empresa
• Mantener un adecuado clima laboral en las unidades orgánicas bajo su
mando, con la finalidad de aumentar la productividad.
• Dirigir, monitorear y controlar el proceso de Planificación Estratégica en
coordinación con los departamentos comerciales y operaciones.
• Proponer para aprobación Gerencia General las políticas de
compensaciones y la estructura remunerativa, en coordinación con los
demás Gerentes.
• Fijar en coordinación con los demás Gerentes Centrales atribuciones y
obligaciones del personal por medio de instrumentos normativos de
gestión.
• Supervisar la adecuada provisión de recursos financieros para el
adecuado desarrollo de las operaciones y servicios.
• Establecer, coordinar, dirigir y supervisar los mecanismos de ejecución del
plan estratégico, orientados al desarrollo de la gestión financiera.

RESPONSABILIDADES
Es responsable de las funciones generales indicadas en el ROF para la Gerencia
Central de Finanzas, de los procesos y subprocesos en los cuales intervienen las
unidades que dependen de él, así́ como del control, desempeño, riesgo y
cumplimiento de cada unidad orgánica bajo su mando.

AUTORIDAD
Autoridad para asignación de recursos, ingreso y retiro de personal, establecer
prioridad en el pago de proveedores, compras de alto volumen, al pago de
nómina, celebrar y liquidar contratos.
Cuadro 5. Manual de función – Gerente Financiero
Fuente: Elaboración propia

40
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE OPERACIONES
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión de Operaciones
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia de Finanzas, Operaciones, Jefe de
COORDINA CON administración, Sistemas.
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor

Licenciatura en Administración de
empresas, Ingeniería Comercial, Ingeniería
industrial ramas afines.

REQUISITOS DEL CARGO

NATURALEZA DEL CARGO

41
 Coordinar, dirigir, planificar, organizar y controlar todas las actividades cuidando
que se realicen con el mejor aprovechamiento de los recursos humanos,
materiales y financieros , acorde a las políticas y normas de la empresa velando
siempre por obtener los máximos beneficios con la mejor calidad posible con
costos competitivos y dentro de los plazos establecidos y aprobados por gerencia
general.

FUNCIONES

•Establecer programas y planes de proyectos en base al manejo adecuado

de la logística.
• Evaluar periódicamente los reportes presentados
• Presentar a Gerencia General los requerimientos de personal, equipos,
materiales físicos y financieros, que permitan el logro de los objetivos de la
empresa.
• Adoptar las medidas técnicas adecuadas a las normas vigentes
• Garantizar la pronta y adecuada solución de los problemas técnicos que
puedan surgir con los equipos instalados.
• Supervisar el adecuado funcionamiento y administración de pantallas LED
y video Walls.
• Garantizar la adecuada administración y seguridad industrial, manejo de
control de inventarios y cada aspecto que pueda contribuir a óptimo
desempeño en los cargos de trabajo.
• Coordinar y supervisar la gestión de desempeño de todo el personal del
área de operaciones, garantizando el cumplimiento de deberes.
• Realizar las correspondientes gestiones que requieren su autorización o
representación de la empresa.
• Supervisar las instalaciones para el cumplimiento acorde de las normas
establecidas.
• Programas de capacitación
RESPONSABILIDADES

• Responsable de aplicar la reglamentación operativa que aseguren el correcto

funcionamiento de las operaciones y proyectos
• Responsable de la administración de las áreas comunes
Responsable de hacer cumplir las normas de seguridad de la empresa.
Cuadro 6. Manual de función – Gerente de Operaciones
Fuente: Elaboración propia

42
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION JEFE DE ADMINISTRACION
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión administrativa
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General, Gerencia de Finanzas
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia de General Finanzas,
Operaciones, Jefe de administración,
COORDINA CON Sistemas.
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor

Económicas, Administración de Empresas.

Conocimientos de contabilidad, matemáticas
REQUISITOS DEL CARGO financieras, legislación mercantil y fiscal.

43
NATURALEZA DEL CARGO

Liderar al equipo del área administrativa zonal en búsqueda del mejoramiento

continuo de los procesos administrativos, enfocándose en el desarrollo
profesional de los colaboradores, trabajando en equipo en el área y con las otras
áreas de la zonal ser un integrador y socio estratégico de la organización.
FUNCIONES

• Administrar y gestionar los recursos humanos.

• Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales.
• Realizar y supervisar operaciones, negociación, reclamación y venta de
servicios.
• Informar, administrar y gestionar en la Administración Publica.
• Contabilidad: Supervisión de la contabilización de los asientos, control
financiero y económico.
• Colocación de excedentes en fondos de inversión, previsión de ingresos y
pagos.
• Elaboración de libros de contabilidad, cuentas anuales, etc.
• Control de las tareas del departamento de recepción: facturación,
morosidad, etc., sin trato directo con clientes normalmente.
• Validación de las horas extraordinarias de los empleados, validación de
las nóminas.
• Control de la facturación, validación de las facturas de suministro y su
contabilización, control de la facturación de crédito a clientes
preferenciales.
• Establecimiento de los horarios de la recepción
• Propuesta de contratación de nuevo personal, selección y formación en su
área de responsabilidad.
• Poder disciplinario con respecto al departamento de administración.

RESPONSABILIDADES

• Vigilar y coordinar la administración de los recursos humanos, financieros

y materiales.
• Supervisar que la asignación de los recursos se realicen en apego a la
normatividad aplicable.
• Informar a las autoridades correspondientes sobre el ejercicio del
presupuesto.

Cuadro 7. Manual de función – Jefe de Administración

Fuente: Elaboración propia

44
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
JEFE DE SISTEMAS Y ADMINISTACION
DENOMINACION PUBLICITARIA
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Sistemas
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General, Gerencia de Operaciones
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia Operaciones, Jefe de
COORDINA CON administración,
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor

Licenciatura en Informática
REQUISITOS DEL CARGO
Ingeniería de Sistemas

NATURALEZA DEL CARGO

45
Coordinar las acciones que las áreas del departamento de sistemas, realizan
para proveer soluciones de tecnologías de información, a través de la planeación
e integración de las actividades requeridas, con el objetivo de suministrar
herramientas tecnológicas que faciliten el logro de los objetivos institucionales.
FUNCIONES

• Proveer soluciones de tecnologías de información a los centros,

programas docentes y áreas de apoyo.
• Administrar la Pauta en el sistema publicitario
• Asesorar y apoyar a las áreas con soporte en la resolución de problemas
y toma de decisiones.
• Vigilar la correcta aplicación del presupuesto autorizado al departamento.
• Realizar reportes de administración y pauta publicaría para los clientes
• Garantizar la pronta y adecuada solución de los problemas técnicos que
puedan surgir con los equipos instalados.
• Supervisar el adecuado funcionamiento y administración de pantallas LED
y video Walls.
• Control de cambios de Publicad a nivel nacional
• Promover el mantenimiento de equipos
• Proponer Cambios para mejoras de control de equipos

RESPONSABILIDADES

• Aportar soluciones informáticas mediante la determinación de metas que

estén en función de los requerimientos presentes y futuros de la
institución.
• Organizar las actividades del departamento en la búsqueda de soluciones
informáticas que cubran las necesidades de las áreas académicas y
administrativas.
• El funcionamiento correcto de equipos

Cuadro 8. Manual de función – Jefe de Sistemas y Administración Publicitaria

Fuente: Elaboración propia

46
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION DISEÑADOR GRAFICO
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO COMERCIAL
Gerencia Comercial, Gerencia de
SUPERIOR JERARQUICO Operaciones
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia Operaciones, Gerencia de
COORDINA CON Operaciones, Jefe de sistemas
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de nivel

directivo o asesor

Licenciatura en Diseño Grafico

REQUISITOS DEL CARGO
Conocimiento de Marketing y publicidad

NATURALEZA DEL CARGO

47
Crear, diseñar, producir y dar mantenimiento a material gráfico digital en
cualquiera de sus versiones,
Coordinando la entrega justa, con calidad y a tiempo de sus producciones.

FUNCIONES

• Producción de material audio visual con distintos formatos (grafico, video,

fotografía, etc.) para su utilización del departamento comercial
• Organizar las labores de diseño y levantamiento de artes promocionales
• Verificar que el material a utilizar cumpla con los estándares de calidad pre
establecidos para su difusión
• Llevar estadísticas de los trabajos asignados, en proceso y concluidos.

RESPONSABILIDADES

• Verificar las ordenes de trabajo y procesarlas para su emisión

• Revisar el material de los clientes para su producción.
• Actualización de los contenidos de la página web.

Cuadro 9. Manual de función – Diseñador Grafico

Fuente: Elaboración propia

48
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION ASISTENTE DE OPERACIONES
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO OPERATIVO
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia de Operaciones, Jefe de sistemas
NUMERO DE CARGOS 3

COORDINA CON Gerencia de Operaciones, Jefe de sistemas

CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA
1 años de experiencia

Técnico medio Computación

REQUISITOS DEL CARGO Estudiante de Sistemas o electrónica

Conocimiento de Electricidad

NATURALEZA DEL CARGO

49
Ser el apoyo de gerencia de operaciones

FUNCIONES

•
Supervisar el adecuado funcionamiento y administración de pantallas LED
y video Walls.
• Controlar el adecuado funcionamiento de los equipos instalados en las
sucursales en la que RPK tiene presencia
• Realizar el reporte fotográfico para la elaboración de informes para el
cliente
RESPONSABILIDADES

• Control de funcionamiento correcto de los equipos instalados

• Informar y alertar sobre posibles fallas de equipos
• Recorrido diario a instalaciones de RPK SRL

Cuadro 10. Manual de función – Asistente de Operaciones

Fuente: Elaboración propia

50
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION SECRETARIA / RECEPCIONISTA
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Administrativo
Gerencia General, Gerencia Financiera, Jefe
SUPERIOR JERARQUICO de Administración
NUMERO DE CARGOS 1

COORDINA CON Jefe de administración

CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA
1 años de experiencia

Estudiante universitario

Técnico medio en secretariado ejecutivo

REQUISITOS DEL CARGO
Conocimiento de Contabilidad

Conocimiento de idioma Ingles

NATURALEZA DEL CARGO

Ser el apoyo de gerencia de operaciones

51
FUNCIONES

• Cumplir y hacer cumplir Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones,

Normativas y Procedimientos vigentes.
• Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse sobre los
mismos en la brevedad posible, conforme a los tiempos establecidos para
cada tema.
• Disponer los controles correspondientes para la adecuada utilización y
conservación de las instalaciones, muebles, máquinas, equipos y bienes
en general a su cargo.
• Participar en cursos de capacitación técnicos, organizacionales y
gerenciales que sean requeridos para mejorar sus competencias y
desempeño.
• Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por las instancias
correspondientes.
• Otras actividades requeridas para el logro de los objetivos de la Secretaria
General.

RESPONSABILIDADES

• Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y codificada, de

acuerdo al departamento que lo requiera y su remisión inmediata.
• Responsable de recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia
• Mantenimiento de archivo de contrato suscritos por la empresa con
terceros
• Atención diaria de las agendas de la Gerencia.
• Atención a las entrevistas personales.
• Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.
• Control de caja chica
Cuadro 11. Manual de función – Secretaria Recepcionista
Fuente: Elaboración propia

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

52
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION MENSAJERO
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Administrativo
Gerencia General, Gerencia Financiera, Jefe
SUPERIOR JERARQUICO de Administración
NUMERO DE CARGOS 1

COORDINA CON Jefe de administración

CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x
HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x

Comunicación x

EXPERIENCIA
1 años de experiencia

Bachiller o estudiante universitario

REQUISITOS DEL CARGO

NATURALEZA DEL CARGO

Entregar y recibir documentación de la organización y realiza las gestiones

bancarias en distintos sitios de la ciudad, brindando apoyo a las diferentes áreas
con el fin de que estas puedan prestar un servicio ágil y oportuno.

53
FUNCIONES

• Administración de documentos.
• Efectuar operaciones y gestiones bancarias, tales como:

(Depósito de cheque y efectivo, retiro de chequeras, transferencias).

• Distribuir correspondencia y diversas encomiendas dentro y fuera de la

organización, utilizando los medio de transporte necesarios para entregar
oportunamente y en forma segura las mismas

RESPONSABILIDADES

• Mantener en orden y aseo el sitio de trabajo y si fuere el caso, el vehículo

a cargo.
• Da aviso inmediato a su superior o a la coordinadora acerca de
diligencias urgentes que no hubieran podido ser llevadas a cabo y las
razones de tal situación, de manera que se puedan tomar las medidas
pertinentes.
• Debe mantener disponibilidad permanente en el teléfono móvil
suministrado por la organización, de manera que pueda mantener un
contacto permanente.
• Permanece atento para la adquisición de elementos necesitados
rápidamente por las diversas áreas de la empresa.

Cuadro 12. Manual de función – Mensajero

Fuente: Elaboración propia

3.2. APLICACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

El manual de organización y funciones debe ser aplicado de manera inmediata

por la empresa RPK SRL al personal existente., por medio de una reunión y
comunicación interna individual haciéndoles notar desde el momento cuáles
serán sus cargos y funciones ya delimitados así también atendiendo todas las
dudas que puedan surgir en el momento.
54
 Se leerá el manual para su posterior implementación, revisando los requisitos
que se necesitan para dichos cargos y transmitiéndolo al personal, en caso de
no contar con algunos de los requisitos se recomienda que el personal pueda
tomar algún curso, seminario para poder estar al nivel de lo requerido.

En caso de que se contrate personal nuevo para la empresa RPK SRL y

habiendo revisado que cumpla con los requisitos el manual debe ser
presentado de forma inmediata por el contratante a la persona que está siendo
contratada para que él pueda leer para que tenga conocimiento del mismo.

El organigrama es una herramienta que representa la forma que está

organizada la empresa y ayuda a dividir el trabajo, delimitando cada tarea que
se tiene que hacer por departamento.

Este organigrama también nos ayudara a diferenciar los niveles y áreas

jerárquicas dentro de la organización entre los trabajadores. Esto ayuda que el
trabajador se ubique en la organización y sepa, principalmente, quién es su
jefe, a qué área pertenece, qué naturaleza de trabajo tiene que hacer y
principalmente saber cómo aporta su trabajo de área hacia los objetivos de la
empresa.

Se entregara el organigrama de forma impresa para el conocimiento del

personal de la empresa.

CONCLUSIONES

• El desarrollo del presente proyecto permitió diagnosticar la situación actual

de los cargos de la empresa RPK SRL. Verificando la falta de un manual de

55
 organización y funciones debido a que se comprobó las falencias en todos
los cargos.
• Se diseñó y se propuso un organigrama jerárquico que cumpla con las
necesidades requeridas para la empresa.
• Se efectuó el análisis de los cargos existentes y se estableció las funciones
que deben de desempeñar los trabajadores de la empresa para ya no tener
los problemas de duplicidad de funciones, y de empleados con la misma
denominación y diferente carga laboral, así también que no cumplan
funciones ajenas a su cargo.
• Se notó que al involucrar a los trabajadores con entrevistas y encuestas se
logró un manual más exacto y acorde a sus necesidades, quedando
satisfechos por la delimitación de las actividades según su cargo.

RECOMENDACIONES

56
Se recomienda que el manual de organización y funciones sea empleado de
manera obligatoria en la empresa RPK SRL. Para tener una mejor organización en
los cargos.

El manual de organización y funciones debe ser revisado una vez al año con el fin
de identificar que cargos han adquirido nuevas funciones y la complejidad de las
mismas para dar solución.

Crear un departamento de RRHH, quien se encargara de la selección y

contratación del personal, verificando el cumplimiento a cabalidad y así mismo de
escuchar las necesidades de los trabajadores.

Por último se recomienda que el plazo máximo de la implantación del manual de

organización y funciones no sobre pase los 6 meses para dar solución a los
problemas existentes en la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

57
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VASQUEZ, V. (2002). Organizacion Aplicada. En V. VASQUEZ, Organizacion Aplicada (pág.
112).

ANEXOS

ENCUESTA PARA LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA RPK SRL

58
Fecha: _____________ Hora: _________ Nombre:
____________________________________________

Cargo actual: ________________________________________

Tiempo laborado en el cargo _____________

1. Cree usted que es importante el diseño y la implementación de un Manual de

Funciones, en la empresa RPK SRL?

SI ______ NO ______

2. Cree usted que la falta de un manual de funciones afecta el desarrollo y

crecimiento de la empresa RPK SRL?

SI ______ NO ______

_____________________________________________________________
___________________________________________________

3. Las actividades que realiza son de acuerdo con el cargo que usted desempeña
actualmente:

SI ______ NO ______

4. Marque con una X, el departamento que de acuerdo a su cargo pertenece

• • Departamento Administrativo ___

• • Departamento Operativo ___
• • Departamento Comercial ___

5. Cuáles son las tareas que usted considera no debe realizar de acuerdo al
departamento al que pertenece?

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_________________________________________

6. De acuerdo a su historial académico y/o profesional cree que son los requisitos
necesarios para el cargo que usted labora?

Sí ___ No ___

59