Manual de MS-Project

Professional 2013
Para Project Manager
 Tabla de Contenido
Introducción.................................................................................................................................................... 2
1. Introducción a Proyectos .................................................................................................................... 3
1.1 ¿Qué es un proyecto?.................................................................................................................... 3
1.2 Principios básicos de los proyectos ................................................................................................ 3
1.3 Ciclo de vida de un proyecto .......................................................................................................... 3
1.4 Metodología de Administración de proyectos.................................................................................. 4
1.5 Rol del Project Manager. ................................................................................................................ 4
2. Microsoft Project Professional como herramienta de trabajo ............................................................... 5
2.1 ¿Qué es Microsoft Project Professional? ........................................................................................ 5
2.2 Creación de proyectos ................................................................................................................... 5
2.3 Calendarios de proyectos. .............................................................................................................. 7
2.4 Programación de tareas ............................................................................................................... 12
2.4.1 Tipos de tareas ........................................................................................................................ 12
2.4.2 Ingreso de tareas ..................................................................................................................... 14
2.4.3 Editar y organizar tareas .......................................................................................................... 15
2.4.4 Tareas repetitivas .................................................................................................................... 15
2.4.5 Establecer Modo de la tarea. ................................................................................................... 16
2.4.6 Esquematizar tareas ................................................................................................................ 17
2.4.7 Hitos ........................................................................................................................................ 21
2.4.8 Establecer Fila Resumen de proyecto o Línea Cero ................................................................. 21
2.5 Personalización de campos.......................................................................................................... 22
2.5.1 Insertar una columna nueva ..................................................................................................... 22
2.5.2 Creación de nuevo campo personalizado ................................................................................. 23
3. Controlando el tiempo ...................................................................................................................... 27
3.1 Establecer duración de las tareas................................................................................................. 27
3.2 Relación de las tareas - Vínculos. ............................................................................................... 28
3.3 Tareas Predecesoras y Sucesoras ............................................................................................... 29
3.4 Tiempos de Posposición y Adelanto ............................................................................................. 30
4. Administración y seguimiento de recursos ........................................................................................ 31
4.1 Creación de equipos de trabajo .................................................................................................... 31
4.2 Asignación de tareas.................................................................................................................... 32
5. Seguimiento y supervisión de Proyectos........................................................................................... 33
5.1 Creación de Indicadores gráficos ................................................................................................. 33
5.2 Tablas de consulta ....................................................................................................................... 36
5.3 ............................................................................................................................................................ 36
5.4 Creación de línea base ................................................................................................................ 36
5.5 Ingreso de avances ...................................................................................................................... 40
5.6 Cambiar el formato de texto y color en las barras ......................................................................... 40
5.7 Creación de sub-proyectos........................................................................................................... 42
6. Informes de un proyecto ................................................................................................................... 43
6.1 Tipos de Informes ........................................................................................................................ 43
6.2 Cambiar datos de un informe ....................................................................................................... 46
6.3 Cambiar formato de un informe .................................................................................................... 47
6.4 Crear un Informe Nuevo ............................................................................................................... 50

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Introducción

La herramienta de Microsoft Office Project, es muy útil para la gestión de

proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBOK (Management
Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute).

Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar, obtener

vistas previas e imprimir la información de uso más frecuente necesaria para
administrar los proyectos, realizar un seguimiento de los recursos, mantener los
costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo.

Con vistas de informe mejoradas, la interfaz de calendario y la adición de gráficos

tridimensionales, sus clientes pueden crear informes visualmente más eficaces.

El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las

funciones del manejo de la herramienta Microsoft Office Project Professional
2013 - 2016, ofrecer múltiples opciones tanto para el manejo de proyectos,
como para la administración de recursos, además entrar a detallar como se
realiza seguimiento, ajustes a la programación y utilizar las herramientas de
análisis.

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1. Introducción a Proyectos

1.1 ¿Qué es un proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único.
En otras palabras, es una secuencia bien definida de eventos con un principio
y un fin identificados y se centra en alcanzar un objetivo claro, y es
responsabilidad del Administrador de proyectos llevarlo hasta la meta
basándose en variables previamente establecidos como: tiempo, costo y
recursos.

El proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar, es lo que se conoce como

Administración de Proyectos, con el fin de coordinar los recursos humanos y
materiales para alcanzar las metas planeadas y en los plazos esperados.

1.2 Principios básicos de los proyectos

Cómo pasos importantes en la Administración de proyectos, se recomienda:

• Conocer bien el proyecto.
• Planear con anticipación las actividades, recursos y tiempos.
• Ejecutar y Monitorear el proyecto, manteniendo la visibilidad hacia el
exterior.
• Aprender de los errores.

1.3 Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto obedece a tres variables importantes en

la administración de proyectos:
• Alcance, Tiempo,
• Costo.

 Nace con una idea que obedece a los objetivos estratégicos de la empresa,
 Esta idea se convierte en una iniciativa o en una oportunidad,

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  Se toma la decisión si se convertirá en proyecto,
 Una vez convertida en proyecto, se realiza la gestión, definiendo las
actividades, tiempo, costos, recursos,
 Se inicia la gestión y seguimiento al proyecto,
 Una vez cumplidas todas las actividades definidas en el cronograma se
realiza el cierre y entrega del proyecto.

1.4 Metodología de Administración de proyectos

Las metodologías para administrar proyectos se diseñan de acuerdo a las

necesidades de la organización y de los diferentes tipos de proyectos que se
ejecuten en la mismas. Esta metodología debe obedecer a la definición de:
• Fases,
• Etapas.
Por las cuales el proyecto ejecutará su ciclo de vida.

Lo básico es tener claro conceptos de:

1.5 Rol del Project Manager.

El Rol del Administrador del proyecto es operar independientemente de la cadena

de mando normal dentro de la organización, debe:
• Dirigir y evaluar el proyecto,

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 • Planear,
• Proponer e implementar políticas de administración de proyectos,
Asegurar la finalización del proyecto con la máxima eficiencia
posible.

Además de dirigir el proyecto el Administrador debe informar y dar parte del

progreso del proyecto, programar los avances y la financiación para que el
resultado final se ejecute en el tiempo estipulado y con la calidad planteada.
El papel del Administrador es muy importante porque sirve como mediador entre
las distintas piezas que forman los miembros del proyecto.

2. Microsoft Project Professional como herramienta de

trabajo

2.1 ¿Qué es Microsoft Project Professional?

Project Professional es una herramienta de Microsoft para la

Administración de Proyectos que ayuda a las organizaciones a alinear
iniciativas de la empresa, proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales.

Puede crear informes para ayudar a optimizar recursos, priorizar tareas y

alinear las iniciativas con los objetivos estratégicos de la organización.

2.2 Creación de proyectos

Pasos para la creación de proyectos:

a. Abra el Project Professional,

b. Presione click en Archivo - Nuevo – Proyecto en blanco.

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c. En menú Proyecto - Seleccione Información Proyecto.

d. En el cuadro, seleccione la fecha de comienzo del proyecto

e. Para programar la fecha fin, seleccione en la opción Programar a

partir de: y presione click en Fecha de finalización del Proyecto.

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2.3 Calendarios de proyectos.

Pasos para la creación de calendarios:

a. En Menú Proyecto, seleccione la opción Cambiar tiempo de

trabajo.

Se mostrará la siguiente ventana con el calendario estándar.

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b. En la pestaña Excepciones, agregue los días que no laborales, por ejemplo: días feriados,
vacaciones….

En Nombre coloque la descripción y en fecha inicio y fin coloque la fecha del día que
cumple con esta restricción, ejemplo:

En el botón Detalles, puede colocar si esta excepción es recurrente, ya sea semanal,

diario, anual, mensual…
Ejemplo. Si es un calendario se utilizará a nivel de servidor, sea en Project Online o
en Onpremise y se aplicará para varios proyectos, y, está excepción se aplicará
anualmente se debe hacer lo siguiente:

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 Presione el botón Detalles,

En la opción No trabajo, en Recurrencia seleccione la opción anual.

En el rango de la recurrencia coloque el número recurrencias que necesite, por
ejemplo, si este calendario tiene una vigencia de 10 años y la fecha de la excepción
es 25 de diciembre, en fecha fin coloque el número 11 para que finalice el día 25 de
diciembre del 2026.

Y presione OK.
Realice este procedimiento con todas las excepciones de ser necesario.

c. Para establecer el calendario de días laborales.

Seleccione la pestaña Semanas laborales,

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 En el botón Detalles,
Seleccione la semana laboral: Ejemplo marque de lunes a viernes,
Y presione la opción Establece horario a estos días de trabajo en específico, Coloque
el horario de trabajo laboral.

Y presione el botón OK
De esta manera se definirá el calendario del proyecto.

d. Si desea crear un calendario nuevo, presione la opción Crear nuevo calendario.

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 Coloque el nombre del nuevo calendario (puede hacer una copia del calendario
Estándar u otro creado previamente o crear uno completamente nuevo). Presione
click en botón OK

Siga las instrucciones anteriores para establecer los horarios de trabajo y los días no
laborales.

e. Si desea crear un calendario nuevo, presione la opción Crear nuevo calendario.

f. Para realizar ajustes a la configuración general de los calendarios,

En menú Archivo, seleccione Opciones.

Presione click en Programación

En esta ventana puede realizar las configuraciones correspondientes:

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2.4 Programación de tareas

2.4.1 Tipos de tareas

a) Tareas de Resumen:

Agrupan todas las tareas, hitos u otras tareas resumen. También se conocen como
paquetes de trabajo, entregables, fases o sub- fases. Entre sus características principales
están:

Duración Total,
Trabajo total,
Costo Total.

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 Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban en sustantivo
para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.

b) Tareas de último nivel normales:

Son todas las actividades que pueden realizarse en un proyecto, y que no hacen parte de
la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite retrasarse sin
que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la
tarea se convierte en tarea crítica. Reciben el nombre de último nivel debido a que después
de ellas no se desprende ninguna actividad adicional.

Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un
responsable que deba responder por la misma.

Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de último nivel se escriban en verbo en
infinitivo para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades y
porque con esta estructura se denota la acción que se debe realizar en la actividad.

c) Tareas críticas de último nivel:

Las tareas o actividades críticas son aquellas que deben ser completadas según la
programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también
se retrasa la finalización del proyecto.

El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica. Es importante que el proyecto
termine según la programación.
Tiene las mismas características de las tareas de último nivel normales y usualmente se
representa por una línea de color rosado que podrá visualizar en el Gantt de Seguimiento.

d) Hitos:

Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un entregable o un
punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con
una duración cero se muestra automáticamente como hito.
Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.
Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio para
una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.

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2.4.2 Ingreso de tareas

En la pestaña de vistas, seleccione la vista Diagrama de Grantt.

En la columna Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

En la columna Duración digite la cantidad de tiempo ya sea en días (agregando una d al
final, ejemplo 5d), horas (agregando una h al final, ejemplo 8h) o semanas (agregando una
s al final, ejemplo 1s).

Si desconoce la duración, puede colocar las fechas de inicio y de fin y el MS Project lo calculará
automáticamente.

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2.4.3 Editar y organizar tareas

Defina la secuencia de las tareas que deben ejecutarse en el proyecto.

Se recomienda utilizar o establecer las tareas de acuerdo a Fases o Etapas, para organizarlas
de manera secuencial y anidadas mediante filas de resumen.

2.4.4 Tareas repetitivas

Si una tarea se debe repetir en varios intervalos, puede programarla como una Tarea Repetitiva
de la siguiente manera:

a. Seleccione la fila donde desee incorporar la tarea repetitiva

b. En menú Tarea, seleccione la opción Tarea periódica.

c. En el cuadro información de la tarea repetitiva, coloque el nombre de la tarea, la duración,

la frecuencia, día de la semana que se repetirá la tarea y el intervalo de repetición de la
misma.

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 d. Presione click en Aceptar.

La tarea aparecerá de la siguiente manera:

2.4.5 Establecer Modo de la tarea.

Para establecer el modo de las Tareas, puede hacerlo de dos maneras:

a. Seleccione la o las tareas a programar.

b. En Menú Tarea, presione el icono de Auto programar.

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 Automáticamente el icono de las tareas cambiará a este

Otra manera de hacerlo es la siguiente:

a. En la columna de Modo de tarea, seleccione Programada automáticamente y arrastre este

modo hacia las tareas que desee auto-programar.

2.4.6 Esquematizar tareas

Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, organice y agregue una estructura al
proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien
para mostrar la relación entre ellas.

Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en inglés) puede ayudarle a crear una lista
de tareas al tomar una descripción de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes.

Por ejemplo, la descripción de nivel alto del trabajo "Fase I: Inicio" incluye trabajos de
nivel inferior como:
• Elaboración y Aprobación del documento de alcance,
Elaboración y Aprobación del presupuesto,
• Elaborar cartel de requerimientos.

"Fase I: Inicio" se considera una fase o tarea de resumen. El nivel más bajo de la EDT, las
tareas de elaboración y aprobación, son tareas o sub-tareas. También pueden llamarse
bloques o paquetes de trabajo.

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Para elaborar un esquema se aplica el término anidación de tareas y se realiza de la siguiente
manera:

Seleccione la o las filas que desee anidar.

Presione click en el icono de sangría derecha ubicada en el menú de programación.

De esta manera, anide las tareas en su fase correspondiente.

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Para ingresar una nueva tarea:

Seleccione la fila donde desea ingresa la nueva fila.

Presione click derecho sobre ella,
En el menú emergente seleccione Insertar Tarea.

Otra manera de hacerlo, es presionar en menú Tarea, Seleccionar Tarea

Describa la tarea en la nueva fila ingresada.

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Para ocultar o mostrar tareas, de acuerdo a un esquema:

En menú Vistas, en Esquema, seleccione los niveles que desea ver u ocultar.

Para dar formato una tarea:

En menú Formato, se puede cambiar el estilo de letra, color y diseño de las mismas.

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2.4.7 Hitos

Para establecer una tarea como Hito, se realiza de las dos maneras siguientes:

a. En la duración de la tarea, se coloca 0 (cero) para definirla como Hito. Automáticamente en el

diagrama aparecerá identificada con un símbolo de rombo.
b. Presione doble click sobre el nombre de la tarea, en el cuadro de diálogo seleccione la ficha de
Avanzado y presione la opción Marca la tarea como hito.

2.4.8 Establecer Fila Resumen de proyecto o Línea Cero

a. Seleccione la fila 1 del Project,

b. En Archivo – Opciones, en la ficha Avanzado, seleccione en la opción Mostrar
opciones para este proyecto – Mostrar Tarea de resumen del proyecto.

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 Presione Aceptar

2.5 Personalización de campos

2.5.1 Insertar una columna nueva

a) Para insertar un campo personalizado, seleccione la columna en la que desea incluir el campo,
b) Presione click derecho sobre ella,
c) Del menú emergente, selección la opción Insertar columna,
d) Elija la columna que desee visualizar.

Otra manera de hacerlo:

e) Diríjase al final de las columnas del diagrama Gantt,
f) Presione click en Agregar nueva columna
g) Y seleccione la columna que desee agregar.

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2.5.2 Creación de nuevo campo personalizado

a) Diríjase a Menú Proyecto - Campos personalizados.

Aparecerá un cuadro para agregar un nuevo campo

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 Tipos de campos:

Tarea: Ingresará un campo en la vista de tarea.

Recursos: Ingresa un campo en la vista de recursos,
Proyecto: Ingresa un campo a nivel de empresa (esta opción se habilitará cuando el Project
Professional se encuentre sincronizado con un servidor de proyectos=

En Tipo: Podrá seleccionar si desea que sea un campo de Tipo Costo, Fecha, Número,
Duración, Fin, Marca (Si, No), Comienzo, Texto, Códigos de esquema para niveles.

b) Para crear un campo por ejemplo de Tipo recurso:

• Presione click en Recurso,

• Seleccione el Tipo Texto,
• Click en Texto,
• En el botón cambiar nombre, coloque el nombre del
nuevo campo. Ejemplo: Correo Electrónico, y
Aceptar,
• No seleccione ningún atributo,
• Aceptar.

• En la vista, Hoja de Recurso: inserte esa nueva columna.

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 Para crear un campo donde se pueda seleccionar datos:

• Sigas las instrucciones anteriores.

• Ingrese en un tipo de campo Texto, Rol (ejemplo) y en la opción de Atributos
personalizados, presione click en el botón Buscar.

• Ingrese las opciones que desea que aparezcan en el campo de búsqueda.

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 • Presione Cerrar y luego Aceptar.
• Diríjase a la vista de Hoja de Recursos e inserte esa nueva columna e ingrese los datos

Ejemplo:

Para crear un campo con fórmula:

• Sigas las instrucciones anteriores.

• En Tipo Número: cree un campo que se llame Descuento (ejemplo) En Atributos
personalizados, presione click en el botón Fórmula

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 • En el cuadro inserte la fórmula que desee para ese campo: Ejemplo

• Presione Aceptar.
• Ingrese esa columna en la vista donde desee visualizarla.

3. Controlando el tiempo

3.1 Establecer duración de las tareas

a) Seleccione la tarea,
b) En el campo Duración, coloque la unidad de tiempo ya sea en horas, días o semanas.

Para cambiar la unidad de tiempo por default:

c) En menú Archivo – Opciones, en la ficha de Programación, abra la lista de Mostrar
Duración en y elija la unidad de tiempo que desee.

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 d) Presione Aceptar.

3.2 Relación de las tareas - Vínculos.

Existen cuatro tipos de vínculos entre tareas en Microsoft Office Project Professional:
• Fin a Comienzo,
• Comienzo a Comienzo,
• Fin a Fin y Comienzo a Fin.

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 Los vínculos no condicionan la ejecución de las actividades. Ayudan a establecer un orden lógico de
programación. Además:
• Establecen ruta crítica lógica,
• NO condicionan a las mismas actividades,
• Programan en el tiempo,
• Establecen un orden lógico de programación y
• Establecen una Ruta crítica lógica.

3.3 Tareas Predecesoras y Sucesoras

Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina Tarea
Predecesora.
Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina Tarea
Sucesora. Por ejemplo: no puede comenzar la construcción de una vivienda hasta tanto el terreno
esté preparado.

Una vez decidido el orden de las tareas, puede proceder a vincular las tareas relacionadas. Por
ejemplo, algunas tareas necesitarán comenzar o finalizar antes que otras. Otras tareas dependerán
del comienzo o fin de una tarea precedente.

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 Pasos para la vinculación de tareas

a. Seleccione dos tareas que desee vincular.

b. Presione click en el botón Vincular ubicado en menú Tarea

Pasos para cambiar la vinculación de tareas

a. Presione doble click sobre el nombre de la tarea.

b. En la ventana, Información de la Tarea, en la ficha Predecesoras, cambie la tarea
predecesora seleccionado la nueva en la columna Nombre de tarea y presione Aceptar.

Puede cambiar también el Tipo.

3.4 Tiempos de Posposición y Adelanto

En muchas oportunidades un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación
entre tareas. Puede ajustar dependencias especificando un período de tiempo de
desplazamiento de las tareas, llamado tiempo de posposición o tiempo de adelanto. Este tiempo
permite desplazar la tarea sucesora para retrasarla o adelantarla .

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 a. Presione doble click sobre el nombre de la tarea.
b. En la ventana, Información de la Tarea, en la ficha Predecesoras en POS, escriba el número
de horas, días, o semanas que desee posponer esta tarea.

Si el valor es positivo, esta tarea retrasará su inicio (se mueve hacia delante, con respecto a su
predecesora).
Si el valor negativo, esta tarea adelantará su inicio (se mueve hacia atrás, con respecto a la
predecesora).

4. Administración y seguimiento de recursos

Tipos de recursos

Existen diferentes tipos de recursos:

a. Recursos Trabajo:
Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o con las horas
de trabajo esperado).

b. Recurso Material:
Son suministros, existencias, materiales u otros elementos consumibles usados para
completar las tareas de un proyecto.

c. Recurso Costo: son recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea o
de la duración de la misma, por ejemplo: costo del tiquete de avión, viáticos. entre otros.

4.1 Creación de equipos de trabajo

Seleccione en menú Tarea, Hoja de Recursos

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 • Coloque el nombre del o los recursos.
• El tipo de recurso: Trabajo, Material o Costo.
• Coloque la capacidad del recurso en porcentaje,
• La columna Tasa se refiere al pago por trabajo normal.
• Tasa de horas extra se refiere a pago por horas extra del recurso
• Si se establece un calendario por recurso, este se deberá definir en esta columna una vez
creado el calendario.

4.2 Asignación de tareas

• Regrese al Diagrama Grantt.

• Seleccione la tarea y diríjase a la columna Nombre de los recursos y asigne recursos a
las tareas.

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5. Seguimiento y supervisión de Proyectos

5.1 Creación de Indicadores gráficos

Se pueden crear diferentes tipos de indicadores gráficos para visualizar las diferentes alertas en
un proyecto, puede ser para las variables de Costo, Tiempo, Recurso… entre otros.

Para efectos del manual, se creará un indicador para la tabla de Costo, pero si utiliza de igual
manera para la identificar las otras variables.

• En Menú – Proyecto seleccione Campos Personalizados

• En Tipo Seleccione Número,
• Cambie el nombre y coloque el nombre del Indicador. Por ejemplo, Indicador de Avance
o IC

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• En el Botón Fórmula, seleccione el campo Costo y presione Aceptar.

• Presione click en el botón Indicadores Gráficos

• En el cuadro de Texto emergente, puede definir indicadores gráficos para:

Filas no resumen: que son las Filas que contienen las tareas,
Filas Resumen: son las filas que resumen con conjunto de tareas (ejemplo: Fase I)
Resumen de proyecto: coloca el indicador en la fila resumen del proyecto o bien en la
línea 0.

• Una vez decidido donde desea ubicar el indicador, coloque los valores, límites y
seleccione el indicador gráfico que desee mostrar. Ejemplo:

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• Presione Aceptar.
• Inserte la nueva columna en la tabla correspondiente para su correcta visualización.

Ejemplo:

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5.2 Tablas de consulta

Existe varias tablas de consulta, las cuales le ayudarán a consultar y dar seguimiento a su
proyecto. Las mismas corresponden a:

• Costo,
• Entrada,
• Hipervínculo,
• Programación,
• Resumen,
• Seguimiento,
• Trabajo, Uso, Variación.
Cada una de ellas contiene diferentes columnas con información importante que le ayudará a dar
seguimiento al proyecto.

Para accesar a cada una de ellas, se puede hacer de dos maneras:

a. En menú Vista, seleccione en Datos - Tablas

b. En la columna de Indicadores presione click derecho y seleccione la tabla que desea

visualizar.

5.3
5.4 Creación de línea base

Una línea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original. Este conjunto consta
de las estimaciones originales de tareas, recursos, asignaciones y costos que se especifican en el
plan del proyecto. Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y
compararla con la línea de base.

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La comparación de la información del plan previsto (o línea de base) con la programación actual del
proyecto permite identificar y resolver las posibles discrepancias, así como planear de forma más
precisa proyectos futuros. Cuando se agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos, se puede
actualizar un plan previsto.

Pasos para guardar una Línea Base:

a. En menú Proyecto – Programación, Seleccione Establecer Línea Base.

b. Guarde la primera Línea Base en el cuadro de diálogo.

La Línea Base se representa en el Diagrama de Gantt con una línea en color Gris, bajo la línea
de las tareas.

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Una vez creada la Línea Base inicial, puede incluir una línea de una tarea para que se incorpore
a la misma, seleccionando la línea de la tarea, establecer la línea base y presionar click en Tareas
seleccionada.

Si se presentan cambios en la línea base principal y se han guardado más de una línea base
podrá visualizar la información de dos maneras:

a. En Menú – Proyecto, seleccione Información de Proyecto

En el cuadro emergente, presione el botón Estadísticas

Se presentará en la información en las variables principales del Proyecto:

• Comienzo,
• Fin,
• Duración, Trabajo,
• Costo.

Donde se definirán la información:

• Actual: muestra lo que se ha planificado para el proyecto,
• Previsto: lo establece la línea base que generamos del proyecto,

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 • Real: muestra el avance porcentual del proyecto en actividades y recursos,
• Variación: muestra la diferencia entre el Previsto y Actual o el Previsto y Real.

Para ver se utiliza el Diagrama de Gantt Seguimiento para visualizar la información general
del seguimiento con identificando las rutas críticas y no críticas del proyecto.

b. Para visualizarlo en las columnas para poder realizar la comparación:

• Seleccione la Tabla de Trabajo, Inserte la columna

Trabajo Previsto.

• Si se ha guardado una línea base 1 y se han realizado

modificaciones tanto en tareas, como recursos y costos, en
esta columna se podrá visualizar el cambio.

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5.5 Ingreso de avances

Para ingresar avances en las tareas, se puede realizar de dos maneras:

a. Ingrese la columna % de completado, presionando click derecho sobre una columna,

seleccione Insertar columna e ingrese la columna de % completado.
b. Coloque manualmente los porcentajes de avance de las tareas.

c. También puede hacerlo desde el menú Tarea - Programación y seleccionar el avance.

5.6 Cambiar el formato de texto y color en las barras

a. Para cambiar el tipo de letra, color del texto o color de la columna, seleccione la tarea a la cual
desea cambiarle el formato y puede cambiarlo en Menú Tarea

Ejemplo

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b. Para cambiar el formato de las barras, diríjase a menú Formato y en Formato,
seleccione Barras

En el cuadro defina el color que desee cambiar para la barra de la tarea seleccionada

En la ficha Texto de la barra, puede incluir o quitar la información que desee que se visualice en
la barra.

Presione click en Aceptar.

c. Para cambiar el formato de todas las barras sin tener que seleccionar una, en Menú Formato,
seleccione, Estilo de la Barra y seleccione el formato que desee.

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5.7 Creación de sub-proyectos

Para crear Subproyectos y unirlos al Proyecto en el que estamos trabajando, siga las siguientes
instrucciones:

5.6.1 Seleccione la fila donde desee incluir las tareas del Sub Proyecto,
5.6.2 En menú Proyecto, seleccione Subproyecto

5.6.3 En el cuadro emergente, seleccione el proyecto que desee unir.

5.6.4 Una vez incluido, este se visualizará anidado y con el icono de en la fila donde se incorporó

De esta manera podrá dar seguimiento a este proyecto también.

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 Recuerde que cualquier cambio que realice en este subproyecto, se guardarán en el
proyecto asociado.

6. Informes de un proyecto

En Microsoft Project Professional se puede crear y personalizar informes gráficos utilizando los datos
de cualquier proyecto. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la
información más reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente.

6.1 Tipos de Informes

Informes del Panel:

• Evolución:
Muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que queda por hacer.

• Información general de costos:

Este informe muestra el estado actual de costes de su proyecto y de las tareas de nivel
superior. Además, muestra los costes planeados, restantes, reales, acumulados y de
línea de base, así como el porcentaje de finalización. De este modo, podrá determinar
si su proyecto se ajustará al presupuesto.

• Información general del proyecto:

Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha
de vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas).

• Próximas tareas:
Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las demás tareas vencidas
y las tareas que comienzan la semana próxima.

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 • Información general del trabajo:
Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como estadísticas de trabajo de todas
las tareas de nivel superior para que sepa cuál es porcentaje de finalización y que tareas
están aún pendientes de realizar.

Informes de Recursos:

• Recursos sobreasignados:
Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobreasignados con información
acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe, podrá intentar resolver estas
sobreasignaciones en la Vista de planeador de equipo.

• Visión general de los recursos:

Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que están trabajando en
su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y qué tareas están pendientes
de realizar.

Informes de Costos:

• Flujo de caja
Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas de nivel
superior. Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos u otros periodos de
tiempo.

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 • Sobrecostos
Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior y recursos de trabajo
e indica en qué punto superan los costes reales a los costos de línea de base.

• Informe de valor acumulado

Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de rendimiento durante un
tiempo. Asimismo, compara los costos y las programaciones con una línea de base con
el fin de determinar si el proyecto cumplirá la fecha prevista.

• Visión general de costo de recursos

Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y material). Asimismo,
muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un
gráfico.

• Información general de costos de la tarea

Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo, muestra los detalles
de costos en una tabla y datos de distribución de costos en un gráfico.

Informes de Progreso:

• Tareas críticas
Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que figuran como
críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso en estas
tareas provocará retrasos en la programación.

• Tareas retrasadas
Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas de inicio
y finalización programadas y que cuyo progreso no es el planeado.

• Informe de hito

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 Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe muestra qué tareas
tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se han completado.

• Tareas pospuestas
Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo esperado en
completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la fecha de finalización de línea
de base.

6.2 Cambiar datos de un informe

6.2.1 Presione click en la tabla o gráfico que desee cambiar.

6.2.2 Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los campos
que desee mostrar y filtrar la información.

Ejemplo

En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico completado al % de

manera que se muestren las sub-tareas críticas en vez de las tareas de resumen de nivel
superior:

• Presione click en cualquier parte del gráfico % completado.

• En el panel Lista de campos, diríjase al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas.
• En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2.
En este ejemplo, será el primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de
tareas de resumen.

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 • De esta manera, puede incluir campos o quitar campos, filtrar y agrupar según lo
requiera.

6.3 Cambiar formato de un informe

.
6.3.1 Para cambiar el formato de un informe, presione click en cualquier parte del informe y luego en
Herramientas de informe – Diseño, para ver las opciones de modificación del aspecto de
todo el informe.
Desde esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. También
podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo fotos), formas, gráficos o tablas.

6.3.2 Al hacer click en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, aparecerán nuevas
pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato.

Ejemplo

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 Supongamos, por ejemplo, que decide renovar el aspecto del gráfico % completado, en el
informe Información general del proyecto.

6.3.3 Click en cualquier punto del gráfico % completado y luego en Herramientas de gráfico -
Diseño.
6.3.4 Seleccione un nuevo estilo en el grupo Estilos de gráfico. Al hacerlo, se quitarán las líneas y se
agregarán sombras a las columnas.

Botón Cambiar tipo de gráfico

6.3.5 Haga click en Herramientas de gráfico - Diseño y seleccione Cambiar tipo de gráfico

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6.3.6 Presione click en Columnas - Columna 3D apilada

6.3.7 Agregar un color de fondo. desde Herramientas de gráfico - Formato - Relleno de forma y
seleccione un nuevo color.

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 6.3.8 Cambe los colores de la barra. Haga click en las barras para seleccionarlas, luego en
Herramientas de gráfico - Formato - Relleno de forma y seleccione un nuevo color.
6.3.9 Mueva los números que hay fuera de las barras. Haga click en los números para seleccionarlos
y luego arrástrelos hacia arriba.

6.4 Crear un Informe Nuevo

6.4.1 Presione click en Informe - Nuevo informe.

6.4.2 Seleccione una de las cuatro opciones.

• En blanco: Crea un lienzo en blanco. Utilice la ficha

Herramientas de informe - Diseño para agregar gráficos, tablas,
texto e imágenes.

• Gráfico: MS Project crea un gráfico donde se comparan valores

de Trabajo real, Trabajo restante y Trabajo predeterminado.
Utilice el panel Lista de campos para seleccionar diferentes
campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color
y formato del gráfico.

• Tabla: Utilice el panel Lista de campos para seleccionar qué

campos se muestran en la tabla (Nombre, Iniciar, Finalizar y %
completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro Nivel
de contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del
proyecto se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de
la tabla en las pestañas Herramientas de tabla - Diseño y Herramientas de tabla - Distribución.

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• Comparación: Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos tienen los
mismos datos. Presione click en un gráfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista de
campos para empezar a distinguirlos.

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