M-LC-003
Versión
Lista de Chequeo
: Fecha de Emisión:
001 15/08/2021
Fecha: ___/___/_____
Proceso __________________________________
Entrevistado: __________________________________
Auditor: __________________________________
Objetivo General de la auditoria: Evaluar los procesos de compras y servicios de los insumos derivados a químicos
como (aceites, lubricantes, gases, acpm, gasolina, etc) y que se encuentren en el cumplimiento de requisitos del Sistema
de Gestión bajo la NTC ISO 9001:2015, con el fin de establecer acciones de mejora que contribuya al fortalecimiento los
procesos y actividades productivas en la empresa Esmeraldas Mining Services SAS.
Equipo auditor: Javier Camargo, Marisol Ruiz, William Pineda, Roberto Quintero y Luisa Pinilla.
Verificar el cumplimiento de los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 versión 2015, del
Criterios de Auditoria:
cliente, legales, inherentes y los de la organización
DOCUMENTOS A OBSERVACIONES /
ASPECTOS A AUDITAR EVIDENCIA C NC NA
REVISAR HALLAZGOS
1.1 ¿Cuáles son las interacciones de
proceso de acuerdo con los requisitos de la
norma ISO 9001:2015?
1. Sistema Gestión de Calidad (SGC)
A)¿Cuáles son las entradas y salidas
esperadas del proceso?
B)¿Cuál es la secuencia e interacción de
los procesos?
C) Cuales son los indicadores del proceso y
su resultado?
e) ¿Cuales son las responsabilidades y
autoridades del proceso?
f) ¿Como se abordan los riesgos y
oportunidades del proceso?
g) ¿Se encuentra la matriz de peligros y
riesgos?
[Link] empleado de institución será
responsable del seguimiento y evaluación
del proveedor que suministra el bien o
servicio adquirido.
[Link] Sistema de Gestión de la Calidad –
SGC IU aplicará la encuesta de satisfacción
del cliente a los Centros de Costo con
respecto a los bienes y servicios recibidos
por cada proveedor, por lo menos una vez
por semestre de acuerdo al cronograma
establecido.
2.3. El Comité de Seguimiento a
Proveedores deberá establecer un
cronograma de evaluación para todos los
proveedores requeridos y de reevaluación
para aquellos que hayan obtenido una
calificación inferior a tres punto seis (4) en
la encuesta realizada por los centros de
costo.
ca de Compras
2. Política de Compras
[Link] proveedor se bloqueará de la lista
de proveedores en caso de que obtenga un
puntaje menor a tres punto seis (4) puntos
en la reevaluación realizada.
[Link]á relaciones cordiales y
transparentes con los proveedores
conservando los principios de eficacia,
eficiencia, transparencia, ética y
honestidad, responsabilidad e
imparcialidad.
[Link] proveedor que en su evaluación
del primer año de contrato mantenga un
promedio igual o superior de 4.0, se le
podrá renovar el contrato máximo por un
año más de servicio, pasado este tiempo,
se volverá abrir la licitación o convocatoria.
[Link] solicitud de creación de un nuevo
proveedor en los datos maestros del
sistema de información debe ir con todos
los documentos reglamentarios para el
lavado de activos (Sagrilaft)
[Link] de necesidades de compra de
bienes y servicios
2.9. Reportes e informes de las compras
3.0. Selección, registro y evaluación de
proveedores
[Link] de bienes muebles e
inmuebles
[Link] de existencias en el Kardex
[Link] y seguimiento de Hojas de
Seguridad de los insumos químicos y sus
derivados.
3. Política de Almacén y Logística
[Link] y seguimiento de
Certificaciones y Retie de insumos
electricos como (Cables Mineros, Tomas y
clavijas, tableros electricos, etc).
[Link] novedades de los insumos
que llegan erroneamente.
3.0.6. Oportunidad en la entrega del bien o
servicio solicitado por las diferentes
dependencias
3.0.7. Input y entradas laterales
[Link] y seguimiento de las CR y CY
(Consumos)
4.1. Instructivo De Registro y Reporte de
Información SARLAFT y SIREL
4.2. Política para el manejo de Compras por
caja menores.
4.3. Circular Externa No. 009 de 2016-
anexos técnicos 191 y 192
4.4. Listas Restrictivas, Reporte
Colorimetría y Acciones sugeridas aplicativo
INSPEKTOR
4.5. Formato para la vinculación de
colaboradores- Debida diligencia a
empleados
4.6. Formato para la Declaración de Vinculo
con Personas expuestas públicamente –
PEPS.
4.7. Formato para la Declaración De
Conflicto De Intereses.
4.8. Formato para la vinculación y
actualización de datos de: clientes,
proveedores.
4.9. Formato para la Conocimiento de los
proveedores y prestadores
4. Política Lavado de Activos de la empresa
4.1.1. El oficial de cumplimiento será el
encargado de velar por el seguimiento y
monitoreo a través de auditorías de
seguimiento para evaluar el cumplimiento a
la política de debida diligencia y adherencia
de los subprocesos.
[Link] las capacitaciones necesarias
a todos los funcionarios que lo requieran
para asegurar el cumplimiento de la misma.
El oficial de cumplimiento y el comité debé
velar que los contratistas, proveedores,
empleados, socios, etc, no se encuentren
delinquiendo. Por tal motivo es necesario
que se aseguren verificando la siguiente
información: 4.1.3.. Incremento
patrimonial o de operaciones no justificado
cuando se está realizando la evaluación
financiera de los proveedores.
4.1.4 Creación de empresas a través de
profesionales de la salud para la
adquisición y prestación de servicios
dirigidos a grupos terroristas.
4.1.5. Cuando se presente una cotización
para convocatorias de compras con
fluctuaciones significativas frente a otros
proveedores y no corresponda con los
indicadores financieros de la entidad.
4.1.6. Información incompleta o dudosa que
no permita la plena identificación de los
usuarios o familiares, familiares
proveedores. 5.
Presentación de documentación falsa y/o
que no se pueda verificar o confirmar.
4.1.7. Empresas que se niegan a
suministrar información sobre su actividad
económica, origen de fondos, información
Cuentan con: 5.1.
6. Manual 5. Manual de Documentos de Capacitaciones
ETAPA DIAGNÓSTICA
5.2. ETAPA DE PLANIFICACIÓN
5.3. ETAPA DE PROGRAMACIÓN
5.4. ETAPA DE EJECUCIÓN
5.5. ETAPA DE SUPERVISIÓN Y
SEGUIMIENTO
y Archivo
5.6. ETAPA DE REGISTRO,
ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN
[Link] Y OBLIGACIONES DE
LOS TRABAJADORES PARA SU
CAPACITACIÓN
[Link] INTERNA PARA LAS
REDES DE CAPACITACIÓN
PERMANENTE
[Link] DE DIAGNÓSTICO
& FORMATOS
de funciones
Cuentan con MARCO INSTITUCIONAL
Tienen MAPA DE PROCESOS
Es claro el ORGANIGRAMA
Cuenta con la DESCRIPCIÓN DE
PERFILES DE TODO LOS CARGOS
Proveedores de la 7. Manual de Prevención y Erradicación de
[Link] el conocimiento y
comprensión de la presente política,
deberán y los aplica en los siguientes
lineamientos:
Trabajo Infantil
7.1.1. La Politica la publicó físicamente en
la organización (área administrativo,
atención al usuario, bases de operaciones
incluyendo barrido,disposición final).
7.1.2. Socializa la política en las
inducciones y reinducciones de
colaborador. [Link]
a los proveedores y Contratistas la Politica
y el Manual de Prevención y Erradicación
de trabajo infantil.
8.1. Son claros los DEBERES
GENERALES PARA CONTRATISTA,
8. Manual de
Contratista y
empresa
SUBCONTRATISTAS Y PROVEEDORES
[Link] DE ACCIDENTES E
INCIDENTES DE TRABAJO y
EMERGENCIAS
[Link] BIOMECÁNICAS
