PASOS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO
El control de inventario es fundamental para el buen funcionamiento de la
empresa; como lo hemos comentado en artículos anteriores, una buena
gestión de inventario te ayuda a mejorar la rentabilidad de tu negocio y a
brindar una mejor calidad de servicio a tus clientes. Actualmente existen
sistemas de gestión de inventario que te ayudan a optimizar tu stock y a
obtener información en tiempo real del status del mismo.
Si has pensado en implementar un sistema de control de inventario, a
continuación, te mencionaremos una serie de pasos que debes hacer
previo a la implementación para que ésta se pueda realizar de la manera
más óptima.
1. ORGANIZA Y COMPLEMENTA TODA LA INFORMACIÓN DE TUS
INVENTARIOS
Este paso es sumamente importante ya que te permitirá tener una visión
real de la situación de tus inventarios y a partir de esto poder optimizarlos.
Es fundamental que cuentes con un catálogo actualizado y depurado de
todos tus productos; así como eliminar los artículos que ya no manejas y
los productos que se encuentran repetidos en tu catálogo.
También es importante que tengas debidamente clasificados los grupos de
artículos y relacionados con cada uno de tus proveedores. Todo esto te
servirá para tener una buena base de información para llevar a cabo los
pasos siguientes.
2. CLASIFICA TUS PRODUCTOS EN POR LO MENOS TRES (3) CATEGORÍAS
Una vez que hayas organizado toda la información de tu inventario actual,
el siguiente paso es clasificar tus productos por lo menos en las tres (3)
categorías principales para tener así un panorama más amplio de los
productos que posees y cómo gestionar cada uno. Estas categorías
principales son:
– Productos de Alta Rotación: Son aquellos se venden constantemente
durante todo el año y debido a esto, se realiza pedido de compras por lo
menos 6 veces al año para reponerlos.
– Productos de Temporales: Son los productos que no se venden
constantemente, sino que su rotación puede aumentar o disminuir
dependiendo de la temporada; los pedidos de compras se realizan mes a
mes según se vaya necesitando y previendo el comportamiento de su
demanda.
– Productos especiales o sobre pedido : Esta clasificación abarca aquellos
productos considerados como ventas eventuales por alguna solicitud
extraordinaria, en este caso solamente se solicitan únicamente cuando el
cliente realiza su pedido, son productos de los cuales no te conviene tener
detenido en el inventario ya que no puedes tener certeza de cuándo se
venderán.
Se recomienda que los siguientes pasos los realices únicamente con los
productos que identificaste como de alta rotación, y con algunos ajustes
que te comentaremos más adelante para los productos de temporalidad.
3. ESTABLECE LOS DÍAS DE INVENTARIOS DE TUS PRODUCTOS
Es importante que determines cuánto tiempo tardas en tener el producto
disponible para tus clientes, para esto debes tener en cuenta dos
factores: El tiempo de entrega del proveedor que es el tiempo que
demora una vez realizado el pedido del producto en llegar y estar
disponible para el cliente y la frecuencia de la compra que se refiere a
cada cuántos días deseas hacer el pedido del producto al proveedor
ambos datos puedes obtenerlos revisando el histórico tanto de las ventas
como de las compras.
Esto te permitirá determinar los días de inventario y a su vez determinar
cuándo te enfrentas a un stock máximo que se refiere a que la existencia
del producto es la máxima permitida para tu inventario; a un stock
mínimo que es cuando el producto está a punto de quedar en falla; y
cuando es momento de realizar una re-orden del producto para abastecer
de nuevo.
4. Lleva el seguimiento de tus inventarios en tiempo real
Ahora que tus inventarios se encuentran bajo control, es recomendable
que cada vez que un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-
orden planees una compra . En este proceso es muy fundamental la
función de tu equipo de compras ya que cada producto tiene un
comportamiento propio en cuanto a demanda y rotación; por ende,
deberán estar preparados para tomar decisiones acertadas para hacer
más eficiente la compra.
5. ACTUALIZACIÓN CONSTANTE DE LA INFORMACIÓN
Las situaciones y tendencias de los productos cambian constantemente,
por esto, es importante que realces revisiones periódicas de la
información y que actualices constantemente los niveles mínimos y
máximos de tu compañía. Se recomienda realizar este análisis anualmente
o cuando el mercado en el que se desarrolla tu negocio lo amerite.
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contar con la información completa y en tiempo real que tu empresa
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CÓMO HACER UN INVENTARIO RÁPIDO Y
EFECTIVO
La realización de inventarios o recuentos en el almacén es una práctica
habitual para verificar con exactitud los niveles de existencias y sus
ubicaciones. Esto es fundamental para planificar las áreas de
aprovisionamiento y distribución logística.
En nuestro artículo, repasamos las distintas opciones que existen para
hacer inventarios físicos en el almacén y abordamos las herramientas y
buenas prácticas que facilitarán esta tarea.
¿Qué es un inventario físico y qué objetivos tiene?
Un inventario es el listado ordenado, detallado y valorado de las
mercancías que almacena una empresa. Estos materiales están clasificados
y valorados en función de sus características para que formen parte del
patrimonio de la misma. Hacer un inventario físico en el almacén consiste en
contrastar las existencias, sus cantidades y características con lo que figura en
el registro o sistema informático de la empresa en un momento dado.
Los principales objetivos de realizar un inventario son detectar:
Productos deteriorados o caducados.
Stock obsoleto: ya sea por modificaciones en el propio producto o
porque se ha sustituido por otro. Este tipo de stock tiene que estar muy
controlado, ya que tiene un impacto directo en los costes de
almacenamiento y ocupa un valioso espacio en la instalación.
Desviaciones debidas a errores humanos y del sistema: son más
habituales los primeros que los segundos. Cuanto más organizada sea la
operativa diaria, menos descuadres habrá.
Productos que desaparecen: son pérdidas desconocidas, generalmente
producidas por hurtos u otras incidencias.
En cualquier caso, al terminar de hacer el inventario, el responsable del
almacén deberá emitir un informe en el que se resalten:
Los porcentajes de variación por valor y por unidades entre los
registros iniciales y el inventario final.
Las diferencias halladas más importantes y las posibles causas que se
encuentran tras estos descuadres.
Las acciones propuestas para mejorar la gestión de stock.
Principales tipos de inventario
Si tomamos como base la periodicidad con que se lleva a cabo el conteo de
mercancías, destacan los siguientes tipos de inventarios:
- Inventario anual:
La legislación española determina la obligatoriedad de cada empresa de
presentar un inventario anual, es decir, un recuento global, que suele
coincidir con el cierre de ejercicio.
Este procedimiento constituye el tipo de inventario más usual en compañías
que no disponen de grandes volúmenes de referencias. Sin embargo, con solo
un inventario al año resulta difícil acometer el análisis de las desviaciones y
tomar medidas al respecto para corregirlas a tiempo.
- Inventario periódico o rotativo:
El conteo de referencias y unidades se realiza cada cierto periodo de
tiempo (mensual, trimestral…) y es la empresa quien lo determina.
Generalmente, estos conteos se planifican en las horas o épocas con menor
movimiento de mercancías, ya que así se evitan interferencias con el
desarrollo de la actividad habitual en el almacén.
- Inventario permanente o perpetuo:
El control de stock se lleva a cabo con un software de gestión del almacén.
Los datos de stock se actualizan en tiempo real y el sistema muestra todos
los movimientos sin necesidad de efectuar paradas en la actividad.
Implementar un programa tiene ventajas también para la gestión del
aprovisionamiento, puesto que el departamento de compras ve facilitada su
tarea a la hora de reponer las referencias.
Asimismo, es posible alternar ambos tipos de inventario con otros recuentos
excepcionales, cuando se necesite verificar el stock disponible en una zona o
grupo de ubicaciones concreto.
Cómo hacer un inventario físico paso a paso
Existen unos pasos ineludibles que puedes seguir para hacer un inventario
físico en el almacén, sea cual sea la tecnología que se emplee:
1. Determina la metodología: dependerá del tipo de stock almacenado. Hay
que decidir qué mercancías se van a someter al inventario y cómo se van a
cuantificar (por unidades, por volumen, por peso, por valor económico…). A
la hora de priorizar las referencias que inventariar, una opción es usar
el método ABC para clasificarlas según rotación, aunque también se pueden
organizar por zonas o por familias de productos.
2. Prepara al equipo de operarios: el equipo debe conocer con exactitud qué
pasos seguir, el sector del almacén que se ha de inventariar y cómo utilizar las
herramientas, así como otras instrucciones (por ejemplo, recoger el stock
obsoleto o el defectuoso según se vaya identificando).
3. Aprovecha los momentos valle: hay que tener en cuenta el efecto de la
estacionalidad e intentar organizar los inventarios durante los períodos de
menor actividad, para así limitar su impacto en el almacén.
4. Avisa a proveedores: el inventario paraliza la actividad de entradas y
salidas del stock, por lo que es necesario planificarlo con antelación e
informar a proveedores y clientes.
5. Comprueba las herramientas y recursos documentales: puede parecer
un asunto de menor importancia, pero el tiempo dedicado a hacer el inventario
tiene que ser el mínimo posible, por lo que los dispositivos y la
documentación necesaria deben estar preparados de antemano para prevenir
problemas de última hora.
Del inventario en Excel a sistemas de gestión del almacén
El resultado del recuento de stock tiene que reflejarse en un soporte en papel o
informatizado, dependiendo del tamaño de la empresa. Repasamos las
opciones más extendidas:
1. Inventario con Excel o en papel
La realización de inventarios con papel es la versión más básica del proceso
y solo es viable en aquellas empresas que cuenten con unos niveles de stock
mínimos. Pero, incluso en estos casos, inventariar sin un software de gestión
de stock expone a la compañía a problemas que pueden salir caros.
El funcionamiento es el siguiente: los operarios van comprobando las
existencias con un listado de productos en papel, por lo que se sigue
un procedimiento muy manual y tendente a errores humanos.
Una evolución de este método es la a utilización de plantillas de Excel para
hacer inventarios, ya que comporta algo más de automatización al poder
realizar cálculos de manera informatizada. Con Excel, existe además la
posibilidad de instalar extensiones que recogen datos directamente desde
lectores de códigos de barras, lo que agiliza el volcado de datos. Sin embargo,
aunque mejor que el papel, esta solución también es proclive a errores y, a
largo plazo, tampoco garantiza ni la eficacia ni la seguridad en el control de
existencias.
Ejemplo de plantilla para hacer inventarios en el almacén con Excel
2. Inventario con un SGA
Los sistemas de gestión de almacenes o SGA, han supuesto un salto de calidad
en la precisión y rapidez de los inventarios en el almacén. Son, de hecho,
imprescindibles en empresas con un alto número de referencias. En estos
casos, la complejidad de los recuentos de stock es elevada y un SGA reduce
notablemente la probabilidad de cometer errores.
Aunque sorprenda, según datos del Warehousing Education and Research
Council, dos tercios de los almacenes estadounidenses aún emplean métodos
para la gestión de stock alternativos a los SGA, incluyendo Excel. Eso es algo
con visos de cambiar debido a las funcionalidades que ofrecen los sistemas de
gestión de almacenes.
Por ejemplo, Easy WMS, el SGA de Mecalux, permite:
Organizar tantos recuentos como el responsable del almacén
necesite y con las características que precise. Por ejemplo, es posible
programar recuentos de contenedores (palets, cajas…), o bien de
artículos concretos.
Acotar las zonas del almacén en las que realizar el recuento (conteos
por ubicación).
Establecer reglas de prioridad a los productos en función de sus
parámetros logísticos (nivel de rotación, coste unitario, fecha de
caducidad, número de lote…) para poder seleccionarlos fácilmente y
empezar el inventario por aquellos más relevantes para la empresa.
Integrar todo tipo de dispositivos de escaneo, ya sean estos terminales
de radiofrecuencia o sistemas de picking por voz, entre otros.
Mantener el máximo control del almacén habilitando un sistema de
inventario permanente, de forma que la información sobre el stock
disponible esté actualizada a diario. En el caso de Easy WMS,
el módulo Supply Chain Analytics es el encargado de gestionar este
enorme volumen de datos.
¿Inventario con código de barras o RFID?
Uno de los elementos que más condiciona la realización de un inventario es
el sistema de identificación, que va desde la tradicional pistola de código de
barras hasta las sofisticadas etiquetas RFID. Analicemos estas dos opciones:
- Inventario con lectores de códigos de barras o radiofrecuencia:
El código de barras es el sistema de identificación más extendido por su
eficacia, universalidad y bajo coste de implantación. El trasvase de
información entre el mundo físico y el digital, ya sea Excel o un software más
avanzado, se hace utilizando dispositivos que escaneen estos códigos de
producto. De esta manera, resulta imprescindible que haya una línea directa de
visión entre el lector y la mercancía.
El terminal de radiofrecuencia es también un lector de código de barras, al
que se le añade la capacidad de comunicarse con el software de almacén
mediante ondas de radiofrecuencia. Así, el operario puede recibir órdenes y
efectuar comprobaciones directamente en el terminal, lo que agiliza la tarea.
Inventario con lectores de etiquetas RFID:
La implantación del sistema de identificación mediante etiquetas de
RFID (Radio Frequency IDentification) ha supuesto un enorme avance en la
rapidez de los recuentos.
Esta tecnología utiliza las ondas de radio para emitir y recibir datos ligados a
un objeto. Al ser chips integrados en una pegatina, almacenan una mayor
cantidad de información, que puede ser modificada a lo largo del recorrido
del producto por la cadena de suministro.
En relación con las labores de inventario, una de las principales ventajas es
que no requiere de visión directa entre la etiqueta y el dispositivo. De ahí
que, con una simple pasada del lector sobre el contenedor, se cargan los datos
directamente en el sistema.
Dos de las grandes barreras que han obstaculizado la implantación masiva del
sistema de identificación con RFID son, por un lado, el precio y, por otro,
la falta de precisión. No obstante, el mercado ha evolucionado y, en 2018, el
coste medio de un sensor IoT como son las tags RFID es 200% menor al de
2004, según el Manufacturing Trends Report de Microsoft.
Además, son ya numerosos los casos de éxito y estudios que demuestran que
la tecnología ha mejorado claramente en la exactitud de las lecturas.
Un estudio realizado por la organización GS1 US y el laboratorio RFID de la
Universidad de Auburn en Estados Unidos reveló que en el 70% de los
pedidos analizados se registró algún tipo de error por el uso de la
identificación con código de barras, frente a solo el 0,01% de pedidos
gestionados con RFID.
La importancia de realizar un buen recuento de stock
El objetivo de un control adecuado de inventario es maximizar las ganancias
minimizando los costes de almacenamiento, sin que ello afecte a los niveles
de servicio de la instalación y mejorando el grado de satisfacción del cliente.
Tecnologías como el software de control de almacén y la identificación con
RFID están contribuyendo a una mayor precisión de todo el proceso. Sin
embargo, aún hay camino por recorrer, puesto que todavía son muchas las
empresas que siguen confiando en métodos más manuales para hacer
inventarios en el almacén.
