DIPLOMADO TRABAJO SOCIAL EN EMPRESAS
MINERAS
DIPLOMADO MÓDULO 3: Plan de trabajo social en la
empresa minera
Trabajo Social en
Empresas Mineras
TEMA 8: Elaboración del cronograma de
actividades e instrumento de seguimiento de
actividades.
¿QUÉ ES UN CRONOGRAMA?
Un cronograma (palabra derivada del griego krónos, “tiempo”, y grámma,
“letra”) es una representación gráfica, ordenada y esquemática de eventos,
generalmente venideros.
Normalmente sirve como herramienta de gestión de proyectos, funciones o
actividades. Su uso es muy común en una enorme variedad de ámbitos,
especialmente en los laborales y empresariales.
Al permitir la visualización ordenada de los eventos futuros, los
cronogramas son ideales para las labores de planificación, seguimiento y
previsión. Por eso, constituyen una herramienta común y popular.
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Dra. Kerly Blacio
¿QUÉ ES UN CRONOGRAMA?
Su representación visual puede darse de muchas formas y estilos, pero usualmente consiste en un
conjunto delimitado de espacios que se corresponden con instantes del tiempo: días, horas, etc., y en los
que se detalla más o menos algún evento o actividad.
En ocasiones, los cronogramas sirven como adelanto de labores futuras. Pueden ser evaluados como
basamento de un proyecto, y en base a ellos determinar la cantidad y/o frecuencia de recursos que se
necesitarán para el mismo, ya que esencialmente son herramientas para la gestión del tiempo.
Por esta razón existen programas computacionales idóneos para distintos tipos de cronograma, como
son Planner, KPlato o Microsoft Project.
CRONOGRAMAS Y SU RELACIÓN
EN OTRAS ÁREAS
EJEMPLO: Construcción
Construida alrededor del siglo XXVI a.C. la Gran Pirámide de Guiza tiene
alrededor de 2.3 millones de bloques de piedra. Cada bloque pesa entre 2 y
30 toneladas. Las canteras de los bloques de piedra, caliza y granito no
estaban cerca del lugar de la construcción. La rueda llegaría a Egipto mil años
después de la construcción de la pirámide. Entonces, leyendo todo esto,
nacen las preguntas: ¿los que construyeron esta pirámide hicieron algún tipo
de planificación? ¿cómo organizaron los recursos laborales, no laborales y
materiales? ¿tenían consciencia (aunque -quizá- no tenían unidad de medida
del tiempo) del concepto de actividades críticas, atraso y fecha de entrega del
proyecto?
La respuesta, a todas las preguntas, me atrevo a decirlo, es: NO.
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Tuvieron que pasar más de 4500 años (hasta el siglo XX) para que se crearan las bases modernas de lo
que hoy conocemos como programación de proyectos. Estas bases se desarrollaron a inicios del siglo
pasado, empezando con programación de actividades sin relación lógica entre sí (Gantt), para luego pasar,
a mediados del mismo siglo, a desarrollar actividades relacionadas entre sí (CPM).
Desde la segunda década de este siglo se empieza a realizar simulaciones en cuarta dimensión (4D-BIM)2.
Y ahora estamos yendo hacia programación a través de Inteligencia Artificial (AI)3. Que, aunque todo este
avance tecnológico impresiona, 4D-BIM y AI tienen como base los conceptos básicos de Gantt y el CPM.
Gracias a las contribuciones de señores como Gantt4, Kelly5 y Walker6 ahora tenemos la vida relativamente
fácil pues tenemos herramientas como el MS Project, Primavera P6, Synchro, Powerproject, Tilos, etc que
nos ayudan a ser más eficientes y eficaces, en lo que respecta al planning y el scheduling, en la industria de
la construcción.
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TIPOS DE CRONOGRAMAS
1. PLAN NARRADO
Los Planes Narrados son usados en pequeños o
sencillos proyectos de construcción. Son
esencialmente cartas donde se va explicando paso a
paso el cómo se piensa desarrollar la construcción.
Fig. 1. Un ejemplo de un Plan Narrado puede ser
como sigue:
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TIPOS DE CRONOGRAMAS
2. BARRAS DE GANTT
El objetivo principal de las barras de Gantt es la de
tener una vista gráfica de las actividades de la
construcción con relación al tiempo. Las actividades
están identificadas en el eje vertical y el tiempo en el
eje horizontal.
Fig. 2. El ejemplo, para las barras de Gantt, consiste en
una programación que servirá para realizar la
construcción de un oleoducto de 10km de longitud:
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TIPOS DE CRONOGRAMAS
3. Método de la Ruta Crítica (Critical Path
Method, CPM)
En este método las actividades están conectadas
entre sí de acuerdo con la planificación del
proyecto. Las actividades están identificadas en
el eje vertical y el tiempo en el eje horizontal.
Fig. 3. El mismo ejemplo que el usado en barras
de Gantt (oleoducto de 10km de longitud) con la
diferencia de que estas barras, ahora, están
relacionadas entre sí:
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TIPOS DE CRONOGRAMAS
4. Cronograma Lineal (Linear Scheduling
Method, LSM)
También llamado Diagrama Espacio-Tiempo
(Time–Location Diagram) es el tipo de
cronograma más efectivo para planear y
gestionar proyectos que tengan actividades
repetitivas, interrupciones físicas y que sean
lineales. En este tipo de cronograma el
espacio está identificado en el eje horizontal
y el tiempo en el eje vertical.
Fig. 4. Aquí seguimos usando el ejemplo del
oleoducto de 10km de longitud, ahora
usando programación lineal:
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TIPOS DE CRONOGRAMAS
Carreteras, metros, trenes, puentes, dragado de ríos, canales de riego, líneas de transmisión
eléctricas, oleoductos, gaseoductos, teleféricos, acueductos, etc. (incluso edificios) son los
proyectos adecuados para ser gestionados con el método de cronograma lineal. Este tipo de
cronograma se lo puede realizar en Excel o en AutoCAD (el problema, al usar estas dos
aplicaciones, se presenta cuando se necesita actualizar o comparar lo planificado con lo
ejecutado). Los programas más conocidos para gestionar cronogramas lineales son: Tilos, Turbo-
Chart, LinearPlus, Planer ET, Vico Office, etc.
Conclusión
No hay cronogramas de menor o mayor calidad. Todo, en este aspecto específico, es relativo. Si
el tipo de cronograma a utilizar, está acorde con la magnitud y tipo de proyecto, no habrá duda de
que el uso de esta será eficiente y efectiva.
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OTROS EJEMPLOS DE CRONOGRAMAS
ALINEADOS A NUESTRO TRABAJO.
Puede haber tantos cronogramas distintos como se necesite, ya sea para detallar los pasos a dar en
un proyecto arquitectónico, marcar los hitos importantes en un embarazo, organizar el trabajo de
una fábrica o simplemente anunciar las películas venideras en un cineclub de barrio.
Sin embargo, suele hablarse de dos métodos importantes para elaborar cronogramas, conocidos
como:
• El diagrama de Gantt. Suele consistir en una barra de entrada doble, en la cual se anotan las
actividades (filas) y el tiempo de su duración (columnas), para así poder organizarlas en el
tiempo. Es el tipo que se emplea mayormente en la gestión de espacios, como aulas de clases,
que son frecuentadas por diversos grupos de personas.
• El diagrama de Pert. También llamado “red Pert”, consiste en la organización de las actividades
en base a cuáles anteceden a cuáles, aplicando para ello un diagrama de flujo, que conecta
mediante flechas los espacios (circulares o rectangulares) para indicar así prelación o
continuidad. En este caso lo importante no es tanto el tiempo en el que cada actividad se realiza,
sino el orden específico en que se hace.
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DIAGRAMA DE GANTT:
El diagrama de Gantt es una representación gráfica de la planificación de actividades con una duración
y fecha asignadas, y a través de un cronograma de barras.
Se trata de un instrumento de comunicación perfecto para que todo el equipo sepa lo que hacer y
cuando hacerlo. En este artículo, veremos cuáles son los tipos de diagramas de Gantt que existen.
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PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL
DIAGRAMA DE GANTT
Como su objetivo principal es la de simplificar y
organizar en un calendario la planificación del trabajo,
debe ser una gráfica fácil de interpretar.
Todas las personas del equipo, deben identificar de un
vistazo las actividades que corresponden a una fecha
determinada.
Podemos ganar mucho tiempo y aprovechar al máximo los
recursos.
Quiere decir que, para hacer este gráfico
necesitamos descomponer el trabajo y eso es clave para
aumentar la productividad de la empresa.
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PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DEL
DIAGRAMA DE GANTT
Debemos saber la duración exacta de ejecución de las actividades. Cuando estamos elaborando
una gráfica de Gantt de una empresa, con sus tareas y plazos, estos datos los debemos saber con
exactitud, pues cambiar cualquier detalle en el diagrama puede resultar una pesadilla para el
director del proyecto. Lo que quiere decir que una de las características del Diagrama de Gantt es
que es una herramienta estática, inadecuada para proyectos con incertidumbre, en donde no se
sabe en el inicio muchos de sus detalles. Por eso, decimos que puede ser complicado representar
proyectos complejos con un Gantt.
Por suerte, ya están apareciendo en el
mercado muchas aplicaciones para
planificar que contemplan este
inconveniente e incorporan diagramas de
Gantt flexibles, los cuales permiten
modificaciones a lo largo de la ejecución del
proyecto. Lo tenemos como ejemplo en
Sinnaps.
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TIPOS DE DIAGRAMAS DE GANTT
1. Diagrama de recursos materiales. Representamos,
por ejemplo, las máquinas utilizadas durante las fechas
seleccionadas.
2. Diagrama de recursos intangibles o servicios. Gráfica
de Gantt que representa el uso de unos determinados
servicios. ¿Cuándo se usan y por cuánto tiempo?
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TIPOS DE DIAGRAMAS DE GANTT
3. Diagrama del trabajo del equipo. El esfuerzo invertido
de cada persona del equipo, está reflejado en un
calendario y representado por un Gantt.
4. Diagrama de adelanto de obra. Ejecución de
las actividades de obra planificadas.
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TIPOS DE DIAGRAMAS DE GANTT
5. Diagrama de presupuestos completados o
costes. Se ponen las actividades o bloques, y
dependiendo del grosor de cada una podemos
distinguir fácilmente las de mayor coste. Dejo este
ejemplo, sacado del blog Todo Edificación
6. Diagrama de etapas o bloques de proyecto. La
mayoría de proyectos se dividen en etapas, fases o
bloques generales. Los puedes representar en un
Gantt para tener una visión más general de tu
trabajo.
TIPOS DE DIAGRAMAS DE GANTT
7. Diagrama de portfolio de proyectos. Resulta
básico para todo director de proyectos que gestione
varios al mismo tiempo.
Todos estos tipos de diagramas de Gantt, los
podemos tener en uno sólo con herramientas como
Sinnaps. En la misma aplicación tenemos
representados recursos, personas asignadas,
servicios, tareas terminadas, en ejecución y por
hacer (a través de un Kanban), fases y portfolio de
proyectos.
EL VALOR SOCIAL DE DIAGRAMA DE GANTT
La raíz del diagrama de Gantt es la
comunicación. Para eso se hace,
para que nos cuente qué tenemos
planificado y sobre todo, utilizado
como herramienta para trasmitirlo al
equipo.
Sin hablar de toda la coordinación
de equipo, para que todos los
colaboradores cuenten con la
información necesaria para sus
actividades.
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DIAGRAMA DE PERT
El método PERT (Project Evaluation and Review Techniques), que crea un mapa de
dependencias entre las actividades de un proyecto. Estas dependencias se pueden
utilizar para identificar flujos de trabajo optimizados.
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¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DE PERT?
Un Diagrama de PERT permite establecer relaciones a partir de
las dependencias de las actividades de un proyecto. Si el
entregable de una actividad es necesario para empezar la
siguiente, situaremos a continuación a segunda tarea.
Las siglas del Diagrama de PERT significan Técnica de Revisión
y Evaluación de Programas, y se puede aplicar en todo el
proyecto o únicamente en determinadas fases críticas del
cronograma de actividades.
PERT suele utilizarse junto a técnicas CPM (Critical Path Method), para detectar esos
‘cuellos de botella’ que pueden poner en peligro el proyecto al completo. Con PERT y
CPM sabremos el camino crítico de nuestros proyectos y realizaremos un mejor control
de calidad de los resultados del mismo.
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PERT
Las técnicas PERT y CPM
nos ayudan a programar un proyecto con el coste
mínimo y la duración más adecuada, tal y como lo hace
Sinnaps.
Con ambas técnicas, el Project Manager podrá encontrar
una compensación del esfuerzo en su proyecto. De esta
manera, mejorará el clima y la cultura organizacional, pues
el trabajo del equipo estará concentrado en las tareas más
importantes del proyecto.
Todos sabrán que lo que están haciendo es lo que más
impacto tiene en el proyecto.
Teniendo en cuenta las actividades que no están dentro del
camino crítico, el equipo trabajará en estas tareas cuando
tenga disponibles los recursos, dejándolas al servicio de las
actividades críticas en las fases más complicadas del
proceso.
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¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA DE PERT?
El Diagrama de PERT es utilizado por las empresas desde mediados del siglo pasado. Sus
funcionalidades son múltiples, ya que entre las más destacadas, la técnica de PERT nos
ayuda a saber cuál será el final del proyecto.
Es decir, la fecha mínima en la que terminaremos nuestro trabajo. Esto nos permite
establecer una comunicación más efectiva con el dueño del proyecto o cliente.
• Funciona a través de una red de relaciones de procedencia de los elementos que
componen las actividades, respecto al orden en el que se deben ejecutar.
• Su característica fundamental es la duración de las actividades
• Busca cumplir con fechas de entrega específicas
• Evalúa el impacto de los cambios durante la ejecución del proyecto.
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¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA DE PERT?
Ventajas
• Organizar actividades.
• Calcular rutas de trabajo optimizadas.
• Tiene en cuenta las dependencias entre las tareas.
• Planificaciones más efectivas y realistas.
• Tiene en cuenta cada actividad de manera individual y su relación
con las demás tareas.
• Permite la identificación de cuellos de botella o nodos críticos en la
ruta de trabajo.
• Ayuda a cumplir plazos y presupuestos estimados.
• Mejora la toma de decisiones anticipadas y efectivas.
• Mejor integración y presentación de datos a los interesados del
proyecto.
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¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA DE PERT?
Desventajas
• No fomenta la planificación flexible. Es complicado re-planificar si aplicas técnicas de PERT en
la gestión de proyectos. Afortunadamente, existen aplicaciones como Sinnaps que superan
este límite para adaptar el métodos PERT y CPM al mundo tan versátil en el que vivimos hoy.
• No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama de PERT online. Cuando realizamos
la primera planificación o estimación del proyecto, aún no tenemos una información exhaustiva
y completa del mismo. ¿Cómo saber la estimación exacta de costes o plazos? De ahí, que
tengamos la necesidad de re-planificar y nos lleve a la primera barrera de PERT: su estatismo.
• Supone un enorme esfuerzo realizar por nosotros mismos una red de PERT de un proyecto
medio. Las rutas de trabajo suelen contener varias actividades, con varias dependencias entre
sí. Debemos tener en cuenta diferentes y múltiples nexos
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¿PARA QUÉ SIRVE EL DIAGRAMA DE PERT?
Desventajas
• Único parámetro es el factor tiempo. Si falla algún dato sobre duraciones de
actividades, cambios de fechas, plazos u otra variación en la gestión de recursos,
toda la red PERT se vendría abajo. De ahí, la importancia de usar apps que tengan
en cuenta estas desventajas del Diagrama de PERT, y que permitan planificaciones
flexibles, como es el caso de Sinnaps.
• No es un método ágil. Por todo lo que hemos mencionado anteriormente, la técnica
de PERT es predictiva pero no es ágil. No permite una re-valuación constante de la
planificación, alejándose así de una gestión realista. Sí predice lo que sucederá en
proyectos con un nivel de incertidumbre no muy elevado.
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La manera más fácil para crear un diagrama de PERT
online es a través de una aplicación de gestión de
proyectos. Puedes empezar a diseñar redes y redes
de actividades y dependencias en un folio, pero desde
luego te llevará tiempo, esfuerzo y al final dinero…
Lo mejor es que el diagrama de PERT de estas apps
innovadoras, permiten que en cada cambio que
realices en tu planificación, se re-calcule
automáticamente la nueva ruta. Lo puedes hacer en
el Modo de pruebas de Sinnaps, para guardar los
escenarios que estimes.
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INFORMACIÓN GENERAL:
Un cronograma es, sencillamente, un calendario de trabajo, que permite prever para todas las
fases necesarias para completar un proyecto, unas fechas de comienzo y final. Su función es
ayudarte a planificar y a terminar el trabajo a tiempo.
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En primer lugar, es necesario que identifiques todas las tareas
que conlleva la realización del trabajo. Secuéncialas (decide
qué tienes que hacer primero y qué después); algunas de ellas
podrán realizarse de manera independiente mientras que en
otras necesitarás haber finalizado una tarea anterior para
poder comenzarlas.
En segundo lugar, una vez identificadas, piensa qué requiere
cada una y estima cuánto tiempo te llevará completarlas. Ten
en cuenta las actividades que dependan de la colaboración de
otros (por ejemplo, realizar una entrevista, requerirá que
contactes previamente a la persona y adaptarte a su
disponibilidad).
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En tercer lugar, estima de cuánto tiempo dispones, en qué
momento del año le puedes dedicar más tiempo a la
investigación (por ejemplo vacaciones) y en qué momentos
menos (por ejemplo épocas de exámenes).
Reparte las tareas entre los diferentes momentos del año de que
dispones. Puedes planificar por días, semanas, meses o trimestres,
según la duración de cada tarea. Lo más importante es saber en qué
momento tienes que acabar cada actividad para tener terminado el
trabajo a tiempo (recuerda, la fecha límite de presentación es el 17 de
agosto de 2016). Trata de dejar al menos una semana de margen, por si
te surge algún imprevisto.
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Por último, recoge la planificación en un documento, que puedas consultar para
saber si estás cumpliendo con los plazos previstos o necesitas realizar ajustes.
Este documento…
• Puede ser una lista en un documento de Word, en el que para cada mes
enumeres las actividades que vas a realizar. Consultar un ejemplo en el trabajo: “El
mecenazgo artístico y la edición como instrumentos de la memoria histórica en el Viejo y el
Nuevo Mundo. Legado de los hermanos Martínez Guerricabeitia" de Pablo López Muñoz y
Marina Requeni Martínez, que obtuvo el segundo premio de la octava edición.
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• Puede ser un calendario, sobre el que escribas los momentos en los que
vas a realizar cada tarea, como el de “Un paseo por la Écija Americana”, Alba Cruz
Roja, Estrella María Díaz González e Isabel Martínez Jiménez, también reconocido
con el segundo premio de la octava edición.
• Así mismo, puedes hacer cronogramas más complejos siguiendo los
diagramas de Gantt. Estos diagramas se realizan en forma de tabla (puedes
hacerlo en Excel o descargar esta plantilla), estableciendo en la columna de la
izquierda el listado de las tareas y en la fila superior el tiempo (días, semanas
o meses). Para cada actividad, puedes marcar una x o colorear las celdas que
correspondan al tiempo en que las vas a desarrollar. Te quedará un
cronograma muy visual, en el que de un solo vistazo puedes ver las acciones a
realizar, la duración de cada tarea, así como la secuencia de actividades y las
que puedes hacer de manera simultánea.
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Se conoce como línea de tiempo (o timeline en inglés) a una disposición secuencial de eventos sobre un
tema, de manera tal que pueda apreciarse el orden cronológico de dichos eventos. Dicho en términos más
simples, es una manera de organizar visualmente la información de un tema, de manera tal que pueda
apreciarse el orden histórico en que ocurrieron los hitos centrales del tema en cuestión.
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Para elaborar una línea de tiempo se deben seguir los siguientes pasos:
• Determinar la escala de la misma. Se debe decidir
qué período temporal abarcará el gráfico: si toda la historia
humana, un gobierno puntual, un año específico, un siglo
específico, o desde un siglo específico hasta la actualidad, etc.
• Determinar los hitos principales. Se deben ubicar y
organizar previamente los eventos más importantes o
trascendentales de la información que será representada en la
línea, ya que estos grandes hitos serán los principales de la
gráfica.
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• Determinar la información contextual. ¿Qué otros hitos o
eventos de importancia general –no ya específica sobre nuestro tema a
abordar- convendría resaltar en la línea de tiempo para dar contexto? Por
ejemplo, si deseamos representar los instantes clave de la Revolución
Francesa, probablemente queramos resaltar eventos históricos que la
acompañaron en otros países vecinos.
• Trazar la línea y ubicar los puntos. La línea se traza de
izquierda a derecha y sobre ella se distribuye la información
previamente determinada, en orden cronológico, avanzando hacia
el presente (o el fin del período de interés).
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CÓMO HACER UN CRONOGRAMA
DE UNA EMPRESA
La descomposición del trabajo es la base para realizar un cronograma adecuado. Si trabajamos con
proyectos complejos, formados por multitud de actividades diferentes y plazos distintos, existen
herramientas intuitivas y visuales que nos simplifican la planificación. Al final, el objetivo de un
cronograma es simplificar el trabajo de todo el equipo para sr más productivo.
Sin embargo , aprovechar el tiempo y hacer un cronograma de
actividades de una empresa de manera realista no es fácil. De ahí el uso
de aplicaciones de planificación profesional que nos ayudan a simplificar
nuestra labor.
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PASOS PARA HACER UN
CRONOGRAMA FÁCIL Y EFICAZ
1.- Identificar los hitos o momentos clave, donde poder revisar el trabajo
completado y re planificar el proyecto. El objetivo será ajustar los resultados a
los posibles requerimientos versátiles de tu cliente. Con esta táctica
estaremos utilizando metodología Scrum
2.- Divide en bloques el conjunto de actividades de esta
manera comenzarás a descomponer el trabajo. También
puedes clasificar con etiquetas.
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PASOS PARA HACER UN
CRONOGRAMA FÁCIL Y EFICAZ
3.- Identifica actividades. Reúnete con los responsables de cada
tarea para definir mejor las necesidades individuales. Así podrás
identificar mejor los tiempos y otros recursos y plasmar en el
cronograma.
4.- Elabora un plan de actividades on line con el propósito de
promover el trabajo colaborativo. Todo el equipo puede seguir el
progreso del proyecto a tiempo real.
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PASOS PARA HACER UN
CRONOGRAMA FÁCIL Y EFICAZ
5.- Añade hitos con fechas fijas. Estos hitos pueden ser las reuniones que
mantendrás tanto con tu equipo como con el cliente, y demás
interesados externos del proyecto. Se trata de hacer un seguimiento
continuado de la evolución de este para tomar decisiones con tiempo.
Volvemos a destacar aquí la metodología Scrum como principal
promotor de un trabajo, ágil, capaz de gestionar imprevistos.
6.- Añade las relaciones entre actividades dependientes entre si, hasta
que no tengamos el resultado de una actividad, no podremos comenzar
otra. O por ejemplo, se podría dar que necesitamos los recursos
utilizados en una actividad para trabajar en su tarea pendiente.
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PASOS PARA HACER UN
CRONOGRAMA FÁCIL Y EFICAZ
7.- Reparte el trabajo. Invita a tu equipo de trabajo al
cronograma o planificación de tu aplicación on line.
8.- Añade sub-tareas en las actividades y asígnales un
responsable.
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PASOS PARA HACER UN
CRONOGRAMA FÁCIL Y EFICAZ
9.- Planifica costes en las actividades para estimar un primer
presupuesto. A lo largo de la ejecución de tu proyecto, podrás
ir comprobando el balance de tus gastos.
10.- A lo largo del proyecto, cambia la planificación para
empezar a trabajar en tu proyecto.
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