LA PLANEACION

La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y números
necesarias para su realización.

Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no
habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos la futura
acción. En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que habrá de
lograrse en el futuro. Por eso Anthony afirma que planear “consiste en el
proceso para decidir las acciones que deberán realizarse en el futuro”.

Su importancia

Planear es tan importante como hacer, porque:

La eficiencia, obra de orden, no puede venir del caso de la improvisación

Así como en la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es

planear; si administrar es “hacer a través de otros”, se necesita primero hacer
planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse.

El objetivo sería infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser
realizado integra y eficazmente; lo que en la previsión se descubrió como
posible y conveniente, se afina y corrige en la planeación.

Todo el plan tiende a ser económico; desafortu7nadamente, no siempre lo

parece, porque todo plan consume tiempo que, por lo distante de su
realización, puede parecer innecesario e infecundo.

Todo control es imposible se no se compara con el plan previo. Sin planes se

trabaja a ciegas.

La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presentan con las

mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.

LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

Planificar es fijar un curso de acción completo con una secuencia de

operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su
realización.

La selección y relación de hechos

Formulación y uso de supuestos sobre el futuro
Formulación de actividades para alcanzar objetivos

Naturaleza de la Planeación
Contribuye en forma positiva a lograr objetivos
Es requisito para la organización, ejecución y control
Es una función de todo Ejecutivo
Persigue la eficiencia de los planes

Características de una buena Planeación

Se busca la información disponible y expectativas del entorno

Involucra a los subordinados y asigna responsabilidades
Incluye la identificación personal y organizacional
Se relaciona con la certidumbre e incertidumbre
El Intelectual por naturaleza
Es continua y permea toda la la empresa
Consigue que sucedan las cosas
Establece bases para el control
Formas de hacer la Planeación

Planeación por Tanteo

Se basa en la experiencia personal

Depende de corazonadas e intuición
Es sencilla y pronta
Intenta una cosa y luego otra

Planeación Imitativa

Aprende por experiencia ajena

Busca orientación en otras Compañías
Asistiendo a conferencias y congresos
Visitando otros negocios
Estudiando publicaciones del comercio
Se asesora de expertos en administración

Planeación Científica

Constituye un sistema lógico de recopilación e interpretación de hechos

Los planes elaborados tienen bases probadas
Aporta hechos e información verificada

La planeación estratégica implica hechos fundamentales amplias perspectivas

y periodos a largo plazo, mientras más largo es el período de tiempo más
estratégica es la planeación, los programas a largo plazo y la planeación de
toda empresa es estratégica.

La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que han
de aplicarse al logro de los objetivos.

La planeación estratégica involucra la misión y visión

Aspectos a involucrar en la planeación

Investigación y recolección de la información

Aspectos controlables: Como el servicio, precios, publicidad, etc.(Internos).

Aspectos No controlables: Económicos, ecológicos, legales, tecnológicos,

demográficos, culturales, competencia, política, sociedad, (Externos).

De lo anterior obtenemos información cualitativa y cuantitativa sobre:

‣ Demanda de nuestros servicios

‣ Gustos de nuestros usuarios
‣ Costos – Precios
‣ Cubrimientos
‣ Competencia
‣ Clientes

Diagnostico

Para determinar como está la organización. En cuanto recursos físicos,

administrativos, financieros, aspectos técnicos, tendencias del mercado, etc.

Para ello determinamos:

‣  Fortalezas: Ventajas y puntos a favor

‣  Debilidades: Desventajas y puntos en contra
‣  Oportunidades: Nos permite mejorar y crecer
‣  Amenazas: Nos afecta si no reaccionamos

Con el diagnóstico determinamos:

‣  Problemas generales
‣  Problemas de fondo
‣  Problemas secundarios
‣  Problemas superficiales
‣  Nuevos negocios
‣  Formas de crecer

Determinación de Objetivos

Un objetivo es una propuesta a lograr que nos indica hacia donde vamos
Es necesario establecer objetivos generales y particulares (financieros,
mercadeo, de servicios, ect.)

Formular metas

Nos permite medir como va la ejecución del plan y como vamos logrando los
objetivos.

Las metas son consecuentes con los problemas, diagnostico y objetivos.

Programación de actividades
Seleccionadas las metas se identifican las actividades a realizar, el tiempo
necesario y el lugar para los diferentes servicios a ofrecer utilizando
cronogramas de actividad.

Asignación de Recursos

Definidas las acciones se asignan los recursos humanos y financieros

necesarios para efectuar las acciones.

‣  Recursos Humanos: Si hay aumento o disminución

‣  Recursos Físicos: Nuevas obras, ampliaciones, dotaciones
‣  Recursos Técnicos: Estudios, capacitación, análisis
‣  Recursos Financieros: Créditos, utilidades, etc.

Influencia de la Planeación en el Proceso Administrativo

Es favorable, puesto que a través de la misma se diseñan cursos de acción que

permiten el alcance de los objetivos que se pretenden alcanzar en un tiempo
determinado; destacando el hecho de que la planificación es una etapa
mecánica prediseñada en función a un análisis racional y sistemático de las
necesidades y actividades que se pretenden desarrollar.

Influencia del tiempo en la Planeación

Uno de los problemas que se plantean los gerentes es el empleo del tiempo de
la manera más eficaz. Para que el ejecutivo aproveche mejor el tiempo debe
tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

 Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades laborales de cada

día.
 Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia.
 Tener al día una lista de objetivos, una agenda, un vendemécum, un
calendario anual y un programa de control presupuestal.
 Aprovechar al máximo las reuniones y juntas gerenciales.
 Preparar objetivos trimestralmente, revisar los resultados trimestrales y
tener al día previsiones a cuatro meses de plazo.

De esta manera se evitará la perdida de tiempo de los gerentes y mejorará su

rendimiento.

Limitaciones de la Planeación

Dentro de la planeación existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al

efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación:

 No se puede contar con la información ni con los datos precisos en

relación con el futuro.
  En la planeación siempre deben referirse a las actividades que van a
realizarse en un plazo más o menos próximo.
 En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va
a suceder, dada la incertidumbre que se tiene.
 Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que
existen.
 Siempre se deben tomar en consideración cuales serán las
modificaciones que puedan afectar por medios tanto sociales como
económicos, así como de cualquier índole.
 Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud
matemática.

Cualidades de un buen Plan

Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades igualmente claras para
cada objetivo, secuencia perfectamente definida y puntos en los cuales sea
posible verificar el proceso. A medida que se obtenga mayor experiencia en
planeación y se adquieran los conocimientos específicos necesarios,
aumentará la habilidad para satisfacer estos requerimientos con cada plan que
se elabore.

Elementos que se deben tomar en cuenta para realizar un buen Plan

1. Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo

cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo
social.

2. La investigación: Aplicada a la planeación, la investigación consiste en la

determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos,
así como de los medios óptimos para conseguirlos.

3. Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener,

son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico.

4. Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la

dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en
las condiciones más ventajosas.

5. Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos

generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
dentro de una organización.

6. Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de

actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido
para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en
su consecución.
7. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad
del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de la realización de dicho plan.

8. Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Algunos planes fallan; si un plan no conduce al logro del objetivo, es que falló
en su implementación o en su concepción misma. Por lo general se puede
decir que los planes fallan por tres motivos: Algo se omitió, algo se consideró
de más o no se anticiparon las actividades de otros. He aquí una lista breve de
por qué falla la planeación:

 No se lleva a cabo.
 Se abrevia demasiado la lista de actividades.
 No se reconoce que para muchos objetivos hay actividades simultáneas.
 El planeador queda tan fascinado con su plan, que se olvida de los
objetivos.
 No se lleva acabo una revisión concienzuda del plan cuando no se
alcanza el objetivo.
 Se omiten actividades claves.
 No se consideran actividades de otros que pueden obstaculizar el plan.
 No se verifica el proceso.
 Las actividades se definen con vaguedad.
 No se programa el plan.

Ventajas Que Se Obtienen Al Planear

 Propicia el desarrollo de la empresa.

 Reduce al máximo los riesgos.
 Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Importancia de la Planeación

"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la

planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes
delineados por su superior".

A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las

operaciones que se realizarán en períodos futuros se pueden obtener muchas
ventajas al planear tales como las siguientes:

 La planeación representa la base sobre la cual se ha de edificar la

supervisión y el éxito de las empresas.
 Permite sabe cual es la acción necesaria para alcanzar los resultados
deseados.
 Permite saber cuáles son los elementos básicos que se necesitan para
llevar a cabo las operaciones.
 Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa.
  Permite una organización adecuada de todos los procesos.
 Reduce el trabajo improductivo.
 Permite llevar a cabo el trabajo necesario.
 Se logra acortar el tiempo en que se deberán realizar las operaciones en
la empresa.
 Facilita la delegación de autoridad.
 Posibilita la delegación específicamente y señalar a quién se delega.
 Es posible el objetivo que se debe alcanzar, como lograrlo y cual es el
marco de acción y decisión.
 La coordinación facilita la sincronización ordenadamente en los
esfuerzos para proveer adecuada cantidad, tiempo y dirección de
ejecución; obteniendo como resultado acciones combinadas hacia el
objetivo fijado.
 Se considera que existe una mayor relación dentro de las etapas que
forman el proceso administrativo como es en la planeación y control.
 Estimula revisión de lo que se espera obtener y de lo que realmente se
obtuvo.
 Es el punto de comparación que además nos indica la eficiencia con que
está operando la empresa.
 Nos permite señalar en forma anticipada cuáles son los recursos,
maquinaria y equipo, mano de obra, materiales, gastos, etc., necesarios
para la empresa.
 Se evitan crisis en las operaciones de la empresa.

Técnicas de Planeación

En general, las técnicas utilizadas en la planeación pueden emplearse también

en el control. Las técnicas más usadas para formular planes, presentarlos,
explicarlos y discutirlos son las siguientes:

 Manuales
 Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar y
explicar un procedimiento.
 Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución
simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.
 Programas en su forma de presupuestos y pronósticos.
 Sistemas que buscan planear y programar en forma gráfica y
cuantitativa una serie de actividades simultáneas que tienen un mismo
fin y el mismo origen, poniendo énfasis en la duración, costo, etc.; estas
son: PERT, CPM Y RAMPS.

2.2 Tipos de planes

* Estratégicos.

Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo

de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los
miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la
obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los
objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda
la empresa.

* Tácticos o funcionales.

Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son
establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner
en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y
ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

* Operativos.

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y

su función consiste en la formulación y asignación de actividades más
desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las
unidades en que se divide un área de actividad.

PLANEACION ESTRATEGICA

La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se

declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y
externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las
estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir,

considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y
estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran
variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos.
Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su
totalidad, ésta debe ser realizada por la cúpula de la empresa y ser proyectada
a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque en la
práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a un máximo de 5
años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado.

Sobre la base de la planeación estratégica es que se elaboran los demás

planes de la empresa, tantos los planes tácticos como los operativos, por lo
que un plan estratégico no se puede considerar como la suma de éstos.

Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada

cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios.
Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la
empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en
alcanzar los objetivos.

HERRAMIENTAS DE LA PLANEACION

TECNICAS PARA EVALUAR EL ENTORNO

• Análisis del Entorno: el análisis de grandes cantidades de información para

detectar tendencias emergentes y crear escenarios.
• Análisis del competidor: Una actividad de análisis del entorno que busca
identificar quienes son los competidores, que hacen y como sus acciones
afectaran el enfoque de la organización.
• Escenario: un punto de vista consistente de lo que probablemente que sucede
en el futuro.
• Pronósticos: Predicciones de resultados futuros.
• Pronóstico de Ingresos: Predicción de ingresos futuros
• Pronósticos tecnológicos: predicciones de cambios en la tecnología y de
cuando los nuevos adelantos tecnológicos pueden volverse económicamente
factibles
• Pronósticos cuantitativos: Aplican un conjunto de reglas matemáticas a una
serie de datos anteriores para predecir resultados futuros.
Pronósticos cualitativos: utilizan el juicio de las opciones de conocedores para
predecir resultados futuros.

PRESUPUESTOS

• Presupuestos: Un plan numérico para asignar recursos a actividades

específicas
• Presupuesto de Ingresos: Un presupuesto que proyecta las ventas futuras.
• Presupuesto de Gasto: un presupuesto que presenta las actividades primarias
emprendidas por una unidad y asigna un valor en dólares a cada una.
• Presupuesto de Utilidades: Un presupuesto utilizado por unidades distintas
dentro de una organización que cambian ingresos y gastos para determinar la
contribución de la unidad a las utilidades
• Presupuesto Efectivo: un presupuesto que anticipa cuánto efectivo tendrá una
organización a la mano y cuánto necesitará para cubrir sus gastos.
• Presupuesto de gastos de capital: un presupuesto que pronostica inversiones
en propiedades, edificios y equipo principal.
• Presupuesto Fijo: un presupuesto que, asume un nivel fijo de ventas o
producción
• Presupuesto variable: un presupuesto que toma en consideración aquellos
costos que cambian con el volumen
• Presupuesto Incremental (o tradicional): Un presupuesto que asigna fondos a
los departamentos de acuerdo a las asignaciones del ejercito anterior.
Presupuesto de base cero (PBC): un sistema en el cual las solicitudes de
presupuesto, parten de la nada sin importar las asignaciones previas.22

PROYECCIÓN

Es una herramienta utilizada para predecir futuros eventos que afecten a la

organización. Su importancia radica en la ayuda que brinda a los gerentes para
la comprensión del ambiente que rodea la organización.

Existen tipos especializados de proyección: proyección de ventas, económica,

tecnológica, de tendencias sociales.

Así, por ejemplo, una proyección de ventas registra que tan altas o tan bajas
podrían ser las ventas en determinado momento y de acuerdo a unos métodos.

• Comité ejecutivo de proyección de ventas: con este método se pretende

predecir ventas futuras a través de la opinión de diversos gerentes. El método
Delphi es similar y contempla los siguientes pasos:

Paso 1: cada experto debe responder por escrito preguntas sobre predicciones
de ventas o del asunto en cuestión

Paso 2: se elabora un resumen sobre todas las respuestas.

Paso 3: este resumen se entrega a los expertos para que cambien sus
respuestas de ser necesario.

Paso 4: se elabora otro resumen a partir de lo anterior y se entrega a los

expertos si las opiniones se alejan de la norma deberá justificarse.

Paso 5: de nuevo se elabora un resumen de acuerdo a lo anterior y se entrega

a los expertos. No hay necesidad de justificación de respuestas.

Paso 6: la proyección que se genera de todas las opiniones y justificaciones se

deriva especialmente del paso 5.

• Método estimativo de la fuerza de ventas: Es una técnica de proyección de

ventas basada en las opiniones de los vendedores, pues son ellos quienes
están en permanente contacto con los clientes.
• Método de análisis de series de tiempo: La proyección de ventas se realiza
a través de una relación histórica entre las ventas y el tiempo, esto registra
tendencias pasadas que pueden utilizarse para las ventas futuras.

POLÍTICA EMPRESARIAL
Desde un punto de vista general la dirección de una empresa trata de orientar
el comportamiento y la toma de decisiones de las personas que componen la
empresa hacia sus objetivos. Para adecuar su funcionamiento interno a las
exigencias del entorno las empresas definen su política empresarial de la
manera más conveniente para aprovechar las oportunidades que les brinda el
entorno de acuerdo con sus capacidades y recursos (estrategia empresarial) y
se estructuran y coordinan sus actividades de una determinada forma
(estructura organizacional).

Las políticas empresariales explicitan los principios básicos de la empresa para

la toma de decisiones. Permiten un proceso de toma de decisiones que sea
coherente con los objetivos globales de la empresa. Consisten en criterios
generales que orientan o guían el pensamiento en la toma de decisiones, son
guías orientadoras para la acción, que establecen los límites dentro de los
cuales habrá de tomarse una decisión y garantizan que ésta sea consistente
con y contribuya a un objetivo.

Las políticas empresariales responden a una estrategia y, como tal, deben

estar predefinidas. En efecto, definida la estrategia, lo que la empresa va a
hacer para alcanzar sus objetivos (los resultados que desea lograr), se
establecen políticas que orientan las acciones para alcanzar la visión de la
compañía.

De este modo, la planeación estratégica se compone tanto de estrategias y

políticas a largo plazo, por medio de las cuales se pretende alcanzar los
objetivos globales de la organización. Ambas dan estructura a los planes de la
empresa, ya que son la base de los planes operativos (orientan o dirigen las
decisiones operativas).

La política empresarial, obviamente, ha de ser adecuada para cada empresa y

ajustadas a las necesidades y expectativas de sus clientes. Como contenido,
es bueno que hagan referencia a :

a) Un gran objetivo (satisfacción del cliente, competitividad, etc.).

b) La vía o forma de conseguirlo para ganar en credibilidad (ISO, etc.).

c) Los recursos necesarios (formación, participación, organización formal).

d) Los clientes internos (accionistas y personal) y a sus intereses (beneficio y
satisfacción).

METAS

Las metas establecen la intención total y a largo plazo de la administración,

veamos los siguientes ejemplos:

Establecer y mantener una posición como el principal proveedor en el mercado

“X”

Crecer a una taza significativa más alta que la economía y la industria.

Alcanzar una posición de liderazgo en el campo “y”   Las metas deben definir
los grados relativos de importancia y las áreas en las cuales se deben
concentrar.

Generalmente las metas de la organización cumplen tres funciones principales:

1. Establecen el estado futuro deseado que la organización quiere alcanzar, por

lo que constituyen principios generales que deben ser seguidos por los
miembros de la organización.
2. Proporcionan una lógica o razón fundamental para la existencia de la
organización
3. Proporcionan un conjunto de estándares con los que se puede contrastar el
rendimiento organizativo.

Las metas también se pueden clasificar de acuerdo a los niveles organizativos

en tres clases así:

Metas Oficiales o Misiones. Son aquellas metas generales que hacen

referencia al nivel más amplio general de la organización, por ejemplo
introducción de nuevos productos, entrada a nuevos mercados.

Metas Operativas. Que son afirmaciones mas especificas donde vienen

definida la intención o finalidad tanto de la organización como de los distintos
departamentos, divisiones o unidades, por ejemplo desarrollar productos
concretos, identificar mercados específicos a acceder y emprender acciones
para conseguir esta meta.

Metas especificas individuales. Son las más concretas y exponen lo que

deben hacer los individuos en la organización (documentos como las
descripciones de trabajo son ejemplo de estas)

PROGRAMAS

Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos. reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para
llevar a cabo un determinado curso de acción; por lo general están respaldados
por presupuestos.