Programa de Formación:

Proyecto de la Formación Profesional:

Nombre del Aprendiz (a) en formación: __________________________________________

No. de ficha: _______________________________________________________________
Centro de formación: CENTRO INDUSTRIAL Y DEL DESAROOLLO TECNOLOGICO
INSTRUCTOR: VICTOR HUGO MUTIS ALEMAN

Evidencia 1: Prueba de Conocimiento Archivo y documentos

Retroalimentación de la Evaluación

1. En las operaciones empresariales los archivos son importantes porque:

 Nos muestra toda la información contable y financiera de la empresa

 Sirven de testimonio ante procesos administrativos y legales

 Los documentos que lo conforma son imprescindibles para la toma de decisiones

 Los documentos que los conforman hacen parte del patrimonio de la entidad y
de la nación

2. De acuerdo con el concepto de archivo, este se define como:

 Todos los documentos en soporte papel, acumulados en una empresa
 Todos los documentos que se encuentran en trámite por la empresa
 Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma, soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o empresa

 Conjunto de documentos en soporte papel acumulado por una persona o

empresa

3. Los documentos de archivo son funcionales porque permiten la operación de

archivar y consultar los documentos de manera eficiente
 Verdadero
 Falso
4. Los documentos que se catalogan como documentos históricos son
aquellos que el archivista considera importantes y no se pueden eliminar
 Verdadero
 Falso

5. El termómetro es utilizado en el archivo para medir la humedad del sitio donde

se van a conservar los documentos
 Verdadero
 Falso

6. La hemeroteca es una estructura en la cual se pueden conservar los planos de

la entidad.

 Verdadero
 Falso

7. La Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar

planos.

 Verdadero

 Falso

8. Una de las cualidades del archivista es que debe ser una persona ordenada,
porque ejerce control y ubicación de los documentos.

 Verdadero
 Falso

9. Se dice que los documentos de archivo son económicos porque los

materiales con que se elaboran, no sobrecostea los activos de la
organización

 Verdadero
 Falso
10. El archive ______________ es todo __________________ que pertenece a entidades
________________

 Público, documento, pública

 Activo, documento, públicas

 Inactivo, documento, antiguas

 Inactivo, documentos, públicas

11. El ciclo vital del _______________ es archivo de ________________ central e

_______________

 Archivo, información, histórica

 Documento, gestión, histórico
 Documento, interés, importante
 Archivo, interés, histórico

12. Los _______________ ________________ son todos aquellos que llevan cada
una de las ______________________ de la organización

 Documentos, archivísticos, oficinas

 Archivos, descentralizados, dependencias
 Documentos, descentralizados, oficinas
 Archivos, centralizados, dependencias

13. Archivo active hace referencia a documentos del año _______________ o

________________ que se encuentren en _______________
 Actual, anterior, tramite
 Vigente, actual, vigencia
 Actual, posterior, vigente
 Vigente, posterior, tramite

14. Cuando se habla de la cualidad del archivista en cuanto a la prontitud se hace

referencia al horario de llegada y salida del funcionario de la entidad
 Verdadero
 Falso

15. El Sigilo profesional hace referencia a la reserva que debe tener el

funcionario, con el grado de confidencialidad que maneja

 Verdadero
 Falso

16. La documentación que se encuentra ____________________ y esta sujeta a

_________________ __________________ es la del archive de gestión.
 Conservada, eliminación, permanente
 Deteriorada, conservación, permanente
 Depositada, consulta, administrativa

 Deteriorada, consulta, administrativa

17. Una de las cualidades del archivista es ser ordenado, para tener un control de
los documentos

 Verdadero
 Falso

18. Según su naturaleza los archivos se clasifican en

 Archivo público, archivo privado de interés público, archivo

privado
 Archivos públicos y privados

 Archivos públicos y oficiales

 Ninguna de las anteriores

19. Los archivos se clasifican según su ciclo vital en:

 Archivos activos, archivos inactivos
 Archivo de gestión, central e histórico
 Archivos activos, y de gestión
 Todas las anteriores

20. Los archivos se clasifican según su organización en:

 Institucionales, privados, públicos

 Centralizado, descentralizado, públicos

 Centralizados, descentralizado, descentralizado con control descentralizado
 Centralizado, descentralizado, descentralizado con control descentralizado,
descentralizado con control centralizado

21. Según su uso los archivos se clasifican en:

 Archivos de gestión:
 Activo, semi activo, inactivo
 Archivos de uso, archivo active
 Todos los anteriores

22. Los archivos se __________________ de acuerdo al ________________

Establecido en una de las _________________________

 Conforman, tiempo, gavetas

 Organizan, régimen, empresas
 Clasifican, tiempo, etapas

 Observan, régimen, entidades

 23. Archivo ______________ es cuando ________ sola _______________
Controla toda la documentación de la organización

 Activo, una, empresa

 Inactivo, una, dependencia

 Organizado, conserva, eficaz

 Centralizado, una, dependencia

24. Tres cualidades de los archivos son:

 Técnicos, simples, económicos

 Técnicos, sencillos, simples

 Exactos, simples, sencillos

 Ninguna de las anteriores

25. Los archivos son __________________ porque los documentos que lo

___________________ son ________________ para la toma de decisiones

 Importantes, conforman, imprescindibles

 Necesarios, soportan, importantes

 Fáciles, contienen, reales

 Elementales, soportan, importantes
 Elabore un cuadro de los pasos del
recibo y despacho de documentos
 NOMBRE:

FECHA:

ACTIVIDAD: Agrupaciones documentales

Agrupaciones Documentales
Actividad de Aprendizaje

Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le corresponda:

Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie, Unidad Documental, Tipo
Documental, Función, Actividad.

1. Contrato de compra-venta
2. Alcaldía Municipal de Argelia
3. Cárcel Municipal / Secretaría de Gobierno de Bello
4. Capacitación / Gestión Humana
5. Libros Contables
6. Circulares normativas
7. Historias Laborales
8. Pago de nómina
9. Certificado de ingresos y retención en la fuente
10. Decretos del Alcalde de Guarne
11. Alcaldía Municipal de Sonsón
12. Escrituras de la Notaría 3ª de Itagüí

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
13. Pago a proveedores
14. Parroquia de San Antonio María Claret
15. Consecutivo de facturación
16. Colegio Nuestra Señora de Lourdes
17. Pedir a un tribunal reconocimiento de derechos
18. Contratación de personal
19. Actas de levantamientos
20. Liquidación parcial de cesantías
21. Reglamento General de Archivos
22. Despacho de documentos
23. Comunicar por escrito
24. Ficha de matrícula
25. Sección de Archivo / Secretaría de Gobierno
26. Presidencia de la República
27. Promover la participación comunitaria
28. Ajustar cuentas
29. Secretaria de educación
30. Resolución
31. Gobernación de Antioquia
32. Departamento de Gestión Humana
33. Informes de Gestión
34. Convenios
35. Juzgar la conducta de un individuo
36. Juzgado Municipal
37. Inventario de documentos
38. Afiliar a los empleados a E. P. S
39. Liquidación de viáticos
40. Registrar la imposición de sacramentos

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
41. Autorización de pago
42. Pólizas de cumplimiento
43. Factura de compra-venta
44. Historias clínicas
45. Censos Agropecuarios
46. Afiliación a Caja de Compensación Familiar
47. Entregar documentos
48. Salud Ocupacional / División de Talento Humano

49. Actas Comité de Archivo

50. Acuerdos del Concejo Municipal de Támesis
51. Edictos
52. Licencia de funcionamiento
53. Envío de documentos
54. Manuales de calidad
55. Control de documentos
56. Ley General de Archivos
57. Comprobantes de egreso
58. Recaudación de impuestos
59. Memorias Tercer Seminario del
Sistema Nacional de Archivos
60. Contabilidad / División financiera
61. Portafolio de servicios del Sena

Envía el desarrollo de esta actividad a tu Facilitador@ en un documento que

llamarás Agrupaciones Documentales

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
 TALLER CLASIFICACION DOCUMENTAL

INFORMACIÓN GENERAL
FECHA DE APLICACIÓN:
PROGRAMA DE FORMACIÓN: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DE COMPETENCIA: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA
LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Elaboración de un cuadro de clasificación documental
RESULTADO DE APRENDIZAJE: preservar los documentos (soporte físico o digital) para el
suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la
legislación vigente
No. DE FICHA:
CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
 Ingresa los documentos aplicando el manual de gestión documental, las normas de gestión
de la calidad y la legislación vigente.
 Clasifica la documentación recibida de acuerdo con las políticas de la organización.
 Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente.

EVIDENCIA: Desempeño Producto Conocimiento

NOMBRE DEL APRENDIZ:
NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR: VICTOR HUGO MUTIS ALEMAN
1. Escribir al frente de cada expresión la categoría archivística que le corresponda: Fondo, Sección,
Subsección, Serie, Subserie, actividad,
Contrato de compra-venta __________________
Alcaldía Municipal de Argelia __________________
Cárcel Municipal / Secretaría de Gobierno de Bello __________________
Libros Contables __________________
Circulares normativas __________________
Historias Laborales __________________
Pago de nómina __________________
Certificado de ingresos y retención en la fuente __________________
Colegio Nuestra Señora de Lourdes __________________
Sección de Archivo / Secretaría de Gobierno __________________
Presidencia de la República __________________
Resolución __________________
Departamento de Gestión Humana __________________
Informes de Gestión __________________
Convenios __________________
Inventario de documentos __________________
 Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Versión: 01

Sistema Integrado de Mejora Centro Industrial de Mantenimiento Integral – CIMI – Regional Santander Código: F08-6060-004
Continua Institucional
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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

Pólizas de cumplimiento __________________

Factura de compra-venta __________________
Historias clínicas __________________
Salud Ocupacional / División de Talento Humano __________________
Actas Comité de Archivo __________________
Manuales de calidad __________________
Comprobantes de egreso __________________
Contabilidad / División financiera __________________
Portafolio de servicios del Sena __________________
Colanta __________________
Recibos de caja __________________
Jefe de recursos humanos __________________
Correspondencia enviada __________________
Colseguros

2. Según el siguiente organigrama, codifique y elabore la estructura documental.

Junta directiva
100

Asesor jurídico 120 Gerente 110

Secretaria 111

Jefe de operaciones
Jefe financiero 130 140 Jefe de mercadeo
150

Tesorera Contable Compras Ventas Publicidad

131 132 141 Calidad 151 152
142
 Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Versión: 01

Sistema Integrado de Mejora Centro Industrial de Mantenimiento Integral – CIMI – Regional Santander Código: F08-6060-004
Continua Institucional
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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

En la empresa Une se desarrollan los siguientes documentos:

 La secretaria guarda la correspondencia interna, externa, recibida y

enviada y actas de reunión 5
 En compras guardan las cotizaciones y las ordenes de compra 2
 En ventas guardan las facturas de venta y los informes de mercadeo 2
 El jefe de mercadeo desarrolla los informes de gestión 1
 En publicidad se realizan informes y circulares externas 2
 En contabilidad se elaboran los libros de diario, el pago de aportes
parafiscales, los informes de contabilidad 3
 En Tesorería se elaboran los comprobantes de egreso, las notas contables
2
 El asesor jurídico elabora los contratos laborales, las historias laborales 2
 La junta directiva elabora las actas de inicio y de liquidación 2
 El gerente elabora los contratos de prestación de servicios, actas de inicio,
memorandos e informes de gerencia 4
 En calidad se elaboran certificados de garantías, y circulares de servicios
2

3. Identifique y explique por lo menos 3 unidades de conservación que se utilizan para

almacenar los documentos de una empresa.
TALLER ORDENACION

NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR: VICTOR HUGO MUTIS ALEMAN

ORDENE:

1. CAJA DE AHORROS DE CANARIAS, BANCO DEL SUR, SOCIEDAD

ESPAÑOLA DE AUTOMÓVILES DE TURISMO(SEAT), MINISTERIO DEL
EJERCITO, AMNISTIA INTERNACIONAL, DEUTCH TELEKOM, INTERMON,
BANCO AGRICOLA Y GANADERO, ELECTRICITE DE FRANCE.

2. En la empresa COMERSA, tenemos los siguientes expedientes.

Expediente de Empleado:
Ricardo Morales Tumba
Amador MENA Candele
Verónica Aledo Ríos
Margarita Asenjo Tomas
Leonor Cruces Manchado
Se pide: clasifica las fichas alfabéticamente.

3. Primero ordena estos nombres colocando primer apellido, segundo apellido y

nombre. Luego, ordénalos alfabéticamente:
Marina Pradillo Vidal ..................................... Pradillo Vidal, Marina
Iván Medina Carrillo......................................
Enrique Vélez Amor .......................................
Rosa Torete Alba ...........................................
José Luis Nieto Delgado ...............................
Alejandro Pérez Montañés ..........................
Abelardo Martín Arcaute ............................
Enriqueta Vélez Amor ...................................
Pedro Grande Rojas .....................................
Rosa María Torete Alba ................................
Raquel Campos Barba ................................
David Campos Bordón ................................
Rosa Álvarez Cosío ........................................
Ramón Álvarez Medina ...............................
Iván Medina Campillo ..................................
Raquel Pérez Sánchez ..................................
Eva Gómez Samper ......................................
Nuria Polo Usaola ..........................................
Amalio Campos Cordón .............................
Celia Martínez Arcaute ................................
Almudena Higueras Rojo .............................
Francisco Sánchez Tomé .............................
Carlos Sánchez Fernández ..........................
Ricardo Higueras Rojo ..................................
Fuencisla Topete Amor ................................
Ramona Higueras Alcocer ..........................
Fernando Topete Amor ................................

4. Ordena alfabéticamente la lista de nombres siguiente.

Rocío Parra Méndez Benito Peña Mata

Samuel Pintado Matas Antonio Alba Morena
Tomás Pintado Ruiz Blanca Alba Merino
Verónica Peña Mata Vicente Mena Cuña
Isabel Ruiz Cordón María Alba Merino
Andrés Gutiérrez-Alea Ruiz Alberto Alba-Roca Ariza
Antonio Torres Pérez Darío Torre Viña
Susana Luna Gutiérrez Lucía Alba Dueñas
Marías Alba Merino Damián Solis Yáñez
Dalia Caba López Rosa Fernández-Casas Dueñas
Pablo Ruiz Cordón Irene Gutiérrez Salas
Sergio Cañaveral Gutierrez Fernando López Timonel

5. Ordena estos números, en orden ascendente (de menor a mayor):

1.234, 234, 567, 56, 1233, 563, 345, 668, 677, 135, 859, 45, 8075, 56, 355, 346, 526,
353, 676. 345, 355, 452, 563, 55, 6745, 999, 562, 36, 341, 4300.

6. Tenemos las siguientes claves alfanumericas para ordenar:

M-19, AM-305, BA-80, A-130, MA-140, T-20, C-48, BC-36, Z-5, A-15. Siguiendo los
criterios de ordenación, quedarían

7. Ordena estas claves alfanuméricas:

230-B 123-TA 020-TR 321-OT 1233-TA
123-M 170-B 345-QS 4561-TY 230-B
1300-ATM 123-TX 123-XC 342-RT 200-TR
25-TC 255-T 2300-BA 275-PL 33-OP

8. Tenemos un grupo de documentos que hemos de clasificar y ordenar por fechas:

30 de Marzo de 1998,
25 de septiembre de 2000,
14 de enero de 2000,
3 de diciembre de 1999,
27 de marzo de 2001,
15 de abril de 1998,
5 de julio de 2002,
27 de marzo de 1999.
. 9. Disponemos de un grupo de documentos que tenemos que clasificar por el criterio
geográfico según el siguiente orden: comunidad autónoma, provincia, localidad y alle.
Cada línea de la lista correspondiente a un document

PROVINCIA POBLACION CALLE, NÚMERO

León Leon Conde Luna, 3

Jaen Albaida Tetuan, 45

Huelva Huelva Isla Cristina, 7

Burgos Sedano La constitución, 4

Burgos Burgos Babieca, 34

Leon Ponferrada Sequillo, 2

Huelva Huelva Marismas, 123

Burgos Fresnedo Conquistadores, 9

Huelva El Rocio La Virgen, 1

Jaen Marmolejo San Jose, s/n

Almeria Dalias Ministerios, s/n

Leon Combarros Ancha, s/n

13. en el siguiente punto mostraremos unas gavetas, en las cuales se debe archivar
unas facturas. indica en cuál de ellas se deben hacer.

ELEMENTO ARCHIVO A ARCHIVO B ARCHIVO C

GAVETA 1 10800 13800 16800

A A A
11799 14799 17799

GAVETA 2 11800 14800 17800

A A A
12799 15799 18799
GAVETA 3 12800 15800 18800
A A A
13799 16799 19799

RESUELVA

FACTURA NUMERO ARCHIVADOR C GAVETA 2

17929

10923 13414 12820

12151 15383 10950
16343 13896 14114
11800 19000 18780
17477 11350 14653
18856 15977 11482