PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACION DEL COPASST
GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Fecha. 15/03/2022 – SG.SST Versión: 0.1 Página: 1 de 9
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades que se deben cumplir para conformación y funcionamiento del
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST en la empresa MYL
CONSTRUCCIONES Y EQUIPOS S.A.S
2. ALCANCE:
Desde la convocatoria de elección designación del vigía hasta las reuniones, seguimiento
periódico del comité paritario de seguridad y salud en trabajo (COPASST)
3. DEFINICIONES DE TERMINOS:
COPASST: comité paritario de seguridad y salud en trabajo
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SST: La Seguridad y Salud' en el Trabajo -
SST es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas
por las condiciones de trabajo, y de la promoción de la salud de los trabajadores. Tiene
por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el
trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social
de los trabajadores en todas las ocupaciones.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SG-SST: el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST consiste en el
desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye
la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las
acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos
que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.
PELIGRO: es una situación que se caracteriza por la "viabilidad de ocurrencia de un
incidente potencialmente dañino", es decir, un suceso apto para crear daño sobre bienes
jurídicos protegidos.
Elaboró Revisó: Maria Aprobó Fecha de Fecha de
JENNYS ESCOBAR Elaboración revisión
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ELECCION: emisión de votos para elegir
DRH: división de recursos humanos
4. MARCO LEGAL:
RESOLUCCION 2013/1986
DECRETO 1072/2014
DECRETO 614 DE 1984
DECRETO 1295 DE 1994
5. RESPONSABLES:
TRABAJADORES: postularse a las elecciones para en comité de comité paritario de
seguridad y salud en trabajo, y elegir el secretario
GESTOR SALUD OCUPACIONAL: convocar y conformar el comité paritario de seguridad
y salud en trabajo.
GERENTE: Suministrar los recursos necesarios requeridos para el funcionamiento, y
elegir al presidente para el comité (copasst)
Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo de
vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años. · El COPASST se conforma
por un número determinado de personas que dependen del total de empleados de la
institución de acuerdo a la siguiente tabla:
De 10 a 49 Trabajadores Un (1) representante por cada una
de las partes.
De 50 a 499 Trabajadores Dos (2) representantes por cada una
de las partes
De 500 a 999 Trabajadores Tres(3) representantes por cada una
de las partes
de 1000 o más trabajadores Cuatro (4) representantes por cada
una de las partes
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JENNYS ESCOBAR Elaboración revisión
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6. PROCEDIMIENTO:
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMEN
1. Revisa la normatividad que
rige el copasst en especial su Resolucion2
Inicio conformación y con base a ella 013/1986
se prepara un proyecto, Coordinador de sg-sst Decreto
convocando las elecciones 1295/1994
1. revisa normativa
estableciendo la reglamentación Decreto 614
DE 1984
de las mismas y los requisitos
para quienes quieran postularse.
Proyecto de
resolución
2. se revisa el proyecto y los Coordinador de sg-sst
remite a secretaria. NA
2. revisa proyecto
3. se divulga al área
administrativa de la empresa y Coordinador de sg-sst
3. radican y expiden Alta dirección.
Circular
4. Elabora la circular de
rer Resolución Coordinador de sg-sst NA
convocatoria para las elecciones
de COPASST precisando los
requisitos para postularse.
Elabora circular
5. Coordinarla disfunción masiva Formato
en un tiempo menos a un mes Coordinador de sg-sst
por medios de circulares.
Coordina disfunción
6. Reciba las solicitudes de Coordinador de sg-sst
de información
inscripción en el formato de
inscripción de planchas para el Plancha
COPASST durante una semana.
7. Revisa si las planchas escritas
cumplen los requisitos Coordinador de sg-sst
estipulados en la resolución. Documento
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8. Elabora la documentación y la
papelería como votos circulares
de votación, actas de votación.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO
9. Se genera el listado de los
6. Recibe inscripción de
empleados con la siguiente
Coordinador de LISTADO
planchas información. Nombre, cedula,
cargo sg-sst
10. Designa jurados de votación DOCUMENTO
por mesa y les notifica por Coordinador de
escrito, con copia al Jefe de la sg-sst
cual pertenezcan.
7. Revisa planchas
11. Notifica a las personas Coordinador de NA
designadas que han de sg-sst
conformar el equipo de
escrutinio.
8. Elabora documentación para NA
la votación 12. Asigna las responsabilidades Coordinador de
a los jurados de votación. sg-sst
Circulares actas PAPELERIA
actas escrutinio 13. Entrega el material de
DOCUMETACION
votación a los jurados que inician Coordinador de
la jornada (votos, urnas, sg-sst
lapiceros, listados, actas de
9. Genera listados apertura).
REGISTRO
14. Realizan el escrutinio de la
ACTAS
votación dejando registro de los Coordinador de
10. Designa jurados resultados en el acta de sg-sst
escrutinio
11. Asigna
responsabilidades 15. Designa los miembros que
NA
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representan al empleador en el Coordinador de
COPASST; además, debe sg-sst
nombrar el presidente y el
12. Entrega de secretario del COPASST.
material de votación
16. Prepara cuales son los
miembros (principales y PLEGABLES
suplentes) que conforman el DOCUMENTOS
COPASST, con su DIAPOSITIVAS
fundamentación legal y sus
funciones. Posteriormente,
entrega al Jefe para su
aprobación
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO
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17. Realizan la primera reunión Miembros elegidos
del COPASST, se elige el y designados
ACTA DE ASISTENCIA
13. Cumplen secretario y se establece el acta (Principales y
responsabilidades de constitución. suplente
Miembros elegidos
14. Realizan Escrutinio 18. Se establecen reuniones y designados DOCUEMTO DE
programadas una vez al mes (Principales y
durante el COPASST. CRONOGRAMA
suplente ACTIVDADES
15. Designa miembros
representantes
19. Mensualmente se convoca a Auxiliar
reunión del COPASST vía administrativa
NA
16. Comunica
electrónica y telefónica.
públicamente resultados
Miembros elegidos
17. Realizan Reunión del 20. Llevar a cabo la reunión del y designados
COPASST COPASST donde se debe (Principales y
realizar el seguimiento y suplente
ejecución de los compromisos ACTAS
18. Establecer adquiridos y se levanta el acta.
cronograma de reuniones
19. Convocar reunión
COPASST
20. Realizar reunión
COPASST
21. Acta de reunión
FIN
GUIA ELECCIÓN Y REGISTRO DEL
COMITÉ PARITARIO DE SALUD CUPACIONAL O VIGIA OCUPACIONAL
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1. Acta de Convocatoria
2. Acta de inscripción
3. Acta de Votación
4. Acta de Constitución
5. Acta de Asistencia
6. Acta de Cierre
1. Invitación a conformar el Comité Paritario de Salud Ocupacional, dirigida a los
empleados relacionados en la nómina de la empresa (directos).
2. Inscripción de candidatos al comité paritario de salud ocupacional o vigía ocupacional.
Tener en cuenta que el comité se conforma con representantes pares del empleador y los
trabajadores que se encuentren dentro de la nómina de la empresa, NO temporales, ni
prestadores de servicio.
“Estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los
trabajadores, con sus respectivos suplentes, así:
De 10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las partes.
Con menos de diez trabajadores deben nombrar un vigía ocupacional.”
El empleador señala directamente sus representantes (entre ellos al presidente del
comité y su suplente), los representantes de los trabajadores salen de votación libre. (Art.
9 Resolución 2013 de 1986). Para realizar la inscripción de los candidatos usted podrá
hacer uso del
anexo 1 (Acta de inscripción de los candidatos al comité paritario de salud
ocupacional).
Contenido:
1. En la hoja de Acta de inscripción de los candidatos al comité paritario se coloca el
nombre de la empresa.
2. Colocar el periodo de funcionamiento, el cual es de 2 (dos) años.
3. Colocar los nombres de los candidatos, oficio, sección y fecha de inscripción.
4. Colocar nombre del responsable y la fecha del cierre de la inscripción de los
candidatos.
3. Convocatoria del Comité Paritario de Salud Ocupacional Clínicas renales, responsable
Coordinadores administrativos
anexo 2 (Acta Convocatoria). Realizar el procedimiento cada dos años (Art. 63 del
decreto 1295 de 1994).
Contenido:
1. Colocar la ciudad y fecha de convocatoria.
2. Colocar nombre de la empresa donde se realiza la convocatoria.
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3. Colocar el lugar a la elección de la convocatoria.
4. Colocar día, mes, año y hora de la convocatoria.
5. Colocar la firma del coordinador administrativo.
4. Organice el proceso de votación y elección de los candidatos que van a representar a
los trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos, elegir los jurados que
colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de apertura de las votaciones. Para tal fin
usted podrá utilizar como guía los
Anexos 3 (formato para votos) y
Anexo 4 (acta de apertura de elecciones de los candidatos al comité paritario de
salud ocupacional).
5. Realice el proceso de votación y elección de los representantes: Registre en un formato
el nombre, cédula y firma de la persona que va a votar, con el fin de respaldar los datos
de votación que posteriormente se obtendrán.
Anexo 5 (Acta de Asistencia-Registro de votantes Comité Paritario de Salud
Ocupacional). Una vez finalice la votación diligencie el acta de cierre de las
votaciones, haciendo uso del
Anexo 6 (Acta de cierre de las votaciones para elección de los candidatos al
comité paritario de salud ocupacional) y proceda a efectuar el conteo de los votos
dejando constancia de ello en un formato. Ver
Anexo 7 (Acta de Votación- Resultados obtenidos del conteo de votos) y se
archivan los votos.
6. Conformado el comité preséntelo ante todo el personal de la clínica y divulgue las
funciones básicas que les tocará desarrollar (Art. 12 Resolución 2013 de 1986 son
funciones del presidente del comité y Art. 13 Son funciones del secretario).
anexo 8 (Funciones)
7. Diligencie el acta de constitución del comité. Ver
Anexo 9 (Acta de constitución de comité paritario de salud ocupacional).
1. Colocar el nombre de la clínica renal.
2. Colocar el periodo el cual debe ser de dos años desde que se eligió el comité paritario.
3. Colocar el día en que se eligió el COPASST
4. Colocar la modalidad para la votación: Urnas, votación electrónica, entre otros.
5. Colocar el nombre de las personas que salieron elegidas, los representantes de los
trabajadores y sus respectivos suplentes.
6. Colocar el número de votos obtenidos.
7. El patrono nombra al presidente de COPASST y los miembros del COPASST nombran
al secretario el cual debe salir de los mismos elegidos.
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8. Diligenciar el formato de inscripción de Comité Paritario de Salud ocupacional o Vigía
Ocupacional, ante el ministerio de protección social.
Anexo 10 (Formato de inscripción de Comité Paritario de salud ocupacional o
Vigía ocupacional). Responsable coordinador administrativo.
1. Evitar llenar el espacio reservado para el ministerio de protección social.
2. Colocar el nombre de la clínica renal.
3. Colocar el número del Nit de la respectiva clínica renal.
4. Colocar código de la actividad económica, según decreto 1607.
5. Colocar la dirección y el teléfono, incluyendo el número de centros de trabajo.
6. Colocar el código del departamento y del municipio.
7. Discriminar el personal por el trabajo realizado y clasificarlo. Este número debe coincidir
con el total de las personas que están vinculadas por nóminas, es de anotar que el
personal de prestación de servicios no participa para la inscripción y elección del comité
paritario.
8. Si el número de trabajadores es menor a 10 se debe diligenciar el espacio para vigía
ocupacional.
9. Colocar los representantes del comité paritario de salud ocupacional por parte de los
trabajadores y representantes del patrono sus respectivos suplentes.
10. Colocar la fecha de constitución de COPASST
11. Colocar el presidente y el secretario de COPASST.
9. Radicar ante el ministerio de la protección social, la constitución del COPASST.
Anexo 11 (Carta de radicación del Comité paritario) en este encontrara los
documentos que se deben anexar y radicar.
10. Guía de acta para reuniones de COPASST
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