CICLO PHVA
Implica 4 pasos: planear, hacer, verificar y actuar. El proceso se realiza de manera
lineal y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente.
Planear: comprender el estado actual y el estado deseado. En pocas palabras, el
propósito de la etapa de planificación es definir tus objetivos, cómo alcanzarlos, y cómo
medir tu progreso hacia dichos objetivos. Naturalmente, se trata de un paso poco claro,
ya que se basa en lo que intentas hacer; diferentes equipos implementan el PHVA de
distintas maneras. Algunas personas suelen dividirlo en pasos intermedios adicionales,
algo que ya hacen otros procesos como DMAIC.
Si deseas aprovechar una oportunidad, tu planificación debe enfocarse en los procesos o
acciones necesarios para alcanzar dicha oportunidad. Si deseas resolver un problema de
un proceso, podrías necesitar un análisis de la causa principal antes de poder proceder
con un plan. En cualquier caso, el uso de datos, ya sean provenientes de procesos
preexistentes o del análisis de ciclos PHVA anteriores, te ayudará a formular una
hipótesis o un plan de acción.
Hacer: una vez que tengas un plan de acción o una potencial solución para un
problema, pruébalos. El paso Hacer es el momento para poner a prueba los cambios
propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe considerarse como un experimento: no
es el punto en el que estás adoptando una solución o un cambio en el proceso. Por lo
tanto, esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un entorno controlado. No debe
verse afectada por factores externos ni interrumpir otros procesos u operaciones de su
equipo u organización. Naturalmente, el objetivo de esta etapa es recopilar datos e
información sobre el impacto de la prueba, ya que esto indicará las siguientes etapas del
proceso.
Verificar: luego de completar tu prueba piloto, deberás examinar si los cambios o
soluciones propuestos tienen el efecto deseado. En etapa de verificación, se analiza la
información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con los objetivos y
metas originales. También debes evaluar el enfoque de prueba utilizado, para ver si se
realizaron cambios al método establecido durante la etapa Planear que puedan haber
afectado al proceso. En resumen, el propósito de este paso consiste en evaluar tu éxito,
y qué cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar
por hacer otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución
satisfactoria para llevar a la etapa Actuar.
Actuar: al llegar al final del ciclo, tú y tu equipo deberán haber identificado una
propuesta de cambio para implementar en el proceso. Sin embargo, PHVA se considera
un ciclo por un motivo, ya que los cambios que implementes durante la etapa Actuar no
son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados producto, proceso o problema
resuelto deben sentar las bases para las siguientes iteraciones del ciclo PHVA.
¿Por qué deberías utilizar el PHVA?
En esencia, el PHVA proporciona un enfoque estandarizado y una filosofía guía para
que los miembros del equipo y los empleados resuelvan problemas y mejoren su trabajo
continuamente. Sin embargo, lo mismo puede decirse de muchos otros enfoques de
gestión y control de calidad, con distintos niveles de complejidad y cantidad de historias
de éxito. ¿Qué distingue al PHVA del resto?
El motivo principal es que el ciclo PHVA o "Planear, hacer, verificar y actuar" es un
proceso simple, directo e intuitivo que las personas pueden adoptar e implementar en su
trabajo. Esto no solo ha hecho que persista en el mundo del trabajo, sino que también ha
hecho que se extienda por todas las industrias y en la mente de las personas. Si bien
requiere cierto grado de aceptación de parte de tus colegas para que funcione en
equipos, la simpleza del PHVA hace que sea fácil incorporarlo a tu cultura
organizacional y a tus procesos generales.
Debido a su naturaleza cíclica e iterativa, el PHVA también te ayudará a corregir
errores y a evitar que ocurran en el futuro. El ciclo está diseñado para ayudarte a
identificar los errores y sus causas principales mientras optimizas un proceso en
repetidas ocasiones. A medida que pruebas diferentes soluciones y las implementas con
éxito, podrás acumular información y experiencia para comprender el proceso. En este
punto, el PHVA se transforma en algo más que un enfoque de resolución de problemas,
ya que puede añadir información valiosa e importante para diferentes procesos de tu
equipo u organización.
El PHVA es una estrategia muy adaptable. Algunos requieren que algunos documentos
o pasos se completen durante la etapa Planear, a fin de garantizar que estén listos para
avanzar con el resto del ciclo. No obstante, tú y tu equipo deciden qué aspectos deben
definir o planificar, siempre que puedan sostener el resto del proceso. Esta
adaptabilidad hace que el PHVA sea escalable, ya que se puede adaptar a cualquier
situación y a equipos de cualquier tamaño, incluso a un equipo de una sola persona.
