FILTROS EN EXCEL
Los filtros en Excel son una de las herramientas más útiles y usadas, ya que nos
permiten analizar los datos de forma rápida. Gracias a los filtros podemos juntar
o separar datos, crear un orden preestablecido o reunir celdas según diferentes
criterios, entre otras muchas cosas.
Es fundamental conocer bien cómo trabajar los filtros de Excel porqué esconden
muchas funciones que seguramente nunca hemos usado antes. Es por eso que en
esta publicación os enseñaremos todos los secretos de los filtros en
Excel para que podáis dominar Excel a la perfección.
Maneras de crear filtros en Excel
Existen diferentes formas para insertar la herramienta de filtro en Excel y todas
tienen la misma función. Veámoslas:
Filtros en Excel automáticos creando una tabla
Cuando nosotros creamos una tabla, automáticamente se crea el modo de filtro
en los encabezados. Esta es la forma más utilizada en general para aplicar los
filtros. Para crear una tabla solo tenemos que seleccionar la matriz que a nosotros
nos interesa.
También la podemos crear si nos ponemos encima de cualquier celda. Para
insertar la tabla solo tenemos que darle clic en la pestaña “Insertar” y hacer clic en
el comando “Tabla”. En el momento de crear la tabla, nos fijamos si tiene
encabezado y en caso de que si, activamos la casilla de encabezados en el
cuadro de diálogo.
Ordenar y filtrar
En la pestaña de “Inicio” dentro del grupo “Edición” podemos seleccionar la opción
“Ordenar y filtrar”. De la misma forma que con la opción de crear una tabla. Solo
con tener una celda activa la opción de ordenar y filtrar ya funcionará
automáticamente.
Atajo teclado para crear filtros en excel
Para crear filtros en Excel, también existe un comando rápido que casi nadie usa,
pero que es muy efectivo. El comando: CTRL + Shift + L. Al pulsar este comando
de inmediato se insertarán los filtros en los encabezados de nuestras columnas.
Observaciones
Todas las columnas se filtran a partir del tipo de datos que haya en las celdas. Es
decir, si tenemos celdas con formato de texto, las opciones de filtrado serán, por
ejemplo: de A a Z. Si tenemos números se filtrará por ejemplo de menor a mayor.
Recuerda: las opciones de los filtros dependerán del tipo de dato que tiene cada
columna
El cuadro de mando de los filtros de Excel
Las opciones de filtrado de Excel de los encabezados se nos presentan con un
cuadro de diálogo o cuadro de opciones dónde nos permite hacer varias
operaciones.
El cuadro de diálogo se puede dividir en 3 partes:
Opciones de ordenación:
Ordenar de A a Z (o de mayor a menor si es numérico)
Ordenar de Z a A (o de menor a mayor si es numérico)
Ordenar por color (opción personalizada)
Opciones de filtrado:
Borrar filtro de (Nombre del encabezado)
Filtros por color
Filtros de texto
Panel de selección (barra de buscador y lista de selección múltiple para
filtrados rápidos).
Panel de selección
El panel de selección nos muestra la lista de los valores que tenemos en la
columna seleccionada. Sin duda, es el método habitual de trabajo con los filtros,
ya que nos permite un filtrado rápido.
Con la lista podemos ir seleccionando los valores que nos interesen haciendo clic
en cada uno de ellos mientras pulsamos Ctrl. También puedes hacer clic en
cualquier caja de selección de manera individual para pedirle a Excel que excluya
esa opción del filtro
En el ejemplo que os mostramos, usaremos el panel de selección solo para ver las
entradas entre el uno y el dos de enero.
Opciones de ordenación
Es la primera parte que encontramos. En ella podemos ver los filtrados más
básicos y generalizados de “A a B”. Orden sencillo. Estas opciones sirven para
la ordenación de los datos.
También encontramos una opción muy interesante. El filtro por color, el cual es un
filtro personalizado.
Filtros de texto y número (Opciones de filtrado)
Para trabajar con las opciones de filtro nos dirigimos al icono del filtro del
encabezado en cuestión y hacemos clic. Dentro buscamos “filtros de texto”. Estos
filtros actúan como un auto filtrado.
Dentro encontramos varias opciones. Para entender cómo funcionan le daremos
clic en la opción “es igual a”. Tal y como dice este filtro, Excel solo nos mostrará
las filas que en la columna que hayamos seleccionado salga la palabra que hemos
apuntado.
Por ejemplo, nosotros filtraremos la columna de los comerciales por un nombre
“Lee, Frank” para que solo aparezca su nombre.
Para trabajar con una columna con valores numéricos haremos el mismo
procedimiento. En vez de “filtros de texto” aparecerá “filtros de número”.
Para entender cómo funciona usaremos un auto filtrado que nos indique solo los
valores de ventas mayores a 100€.
Las columnas de tipo fecha también tienen un auto filtrado especial para las
fechas que es diferente a las columnas numéricas:
Filtrado por color
Si usamos los colores para trabajar con Excel, el filtro por color será muy
conveniente. Cuando tengas una celda con un fondo de color, automáticamente,
Excel te desbloqueará la opción de filtrar por color.
Para ver el ejemplo hemos marcado algunas celdas en diferentes colores. Veamos
cómo podemos filtrar solo las casillas de color azul:
Cómo quitar los filtros en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del
filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” dónde Columna es el
nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una
sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, seleccionamos la tabla con los filtros y
hacemos clic en el icono del filtro que se encuentra en la pestaña “Datos” para
desactivarlos.
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