Objetivo del curso

Este curso está orientado a la formación de Facilitadores de 5S, para que,

una vez capacitados, puedan transmitir en sus organizaciones la metodología y

las herramientas de las 5S, de tal forma que les permita transformar

beneficiosamente el entorno de su lugar de trabajo.

Mediante la realización de este curso se pretende que el alumno sea

capaz de:

• Adquirir los conocimientos básicos y claves para llevar a cabo el proceso

de implantación del proyecto de 5S.
• Formar y liderar su propio grupo de trabajo 5S para implementarlo en su
organización.
• Organizar, ordenar y limpiar las áreas seleccionadas, estableciendo los
mecanismos adecuados para que en adelante siempre estén
organizadas, ordenadas y limpias.
• Posibilitar que el personal de la organización pueda actuar según unos
criterios de organización, orden y limpieza que ellos mismos hayan
establecido y lograr de esta forma el sentido de pertenencia tan
necesario para el logro de resultados.

El objeto de este curso es presentar a los alumnos la metodología de

funcionamiento del método 5S para que ellos sean capaces de formar sus

propios grupos de mejora e implementarlo en sus trabajos, hogares, etc.

Introducción

Cada día son más las organizaciones que tienen la necesidad de mejorar la

calidad de sus productos o servicios con el objeto de lograr satisfacer a sus

clientes y destacarse por encima de sus competidores.

Por otro lado, desde que el mundo está globalizado, la competencia cada vez es

peor y los clientes se vuelven cada vez más exigentes.

Ante esta necesidad de supervivencia, es imprescindible desarrollar “El saber y

dejar hacer de la Organización”, esto se logra capacitando al personal y

produciendo un cambio que posibilite la construcción de un sistema de trabajo

grupal, participativo y autónomo, es decir, la formación de grupos de trabajo

orientados a la mejora continúa, que sean capaces de trabajar en equipo en

busca de logro de objetivos y que estén lo suficientemente motivados para

lograrlo.

La herramienta que produce este cambio por su característica y forma de

aplicación es “La metodología de las 5S”.

Este concepto no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero

desafortunadamente si lo es. El movimiento de las 5S es una concepción ligada

a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la

orientación de W. E. Deming hace mas de 40 años y que esta incluida dentro

de lo que se conoce como mejoramiento continuo o Kaizen.

Surgió a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por la Unión Japonesa

de Científicos e Ingenieros como parte de un movimiento de mejora de la

calidad y sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan una

producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejora sustantiva de

la higiene y seguridad durante los procesos productivos.

Es una herramienta que desarrolla una nueva manera de realizar las tareas, la

cual genera un cambio que produce beneficios y sienta las bases para

implementar otras modernas técnicas de gestión. Las 5S en conjunto con la

estandarización de la mejor forma de realizar el trabajo constituyen uno de los

pilares fundamentales de la mejora continua de las empresas.

Muchas empresas han adoptado esta metodología a partir del bajo costo de

implementación, los ahorros en costos de la no calidad y accidentes y el

aumento en la motivación del personal, calidad y productividad que se

obtiene como resultado.

Por otro lado las 5S son universales, su rango de aplicación es muy amplio ya

que abarca desde una organización industrial o de servicios, una línea de

producción o montaje, hasta un sector de trabajo administrativo. Es decir,

cualquier organización que desee emprender el camino de la mejora continua

puede aplicar este método de trabajo para lograrlo, incluso aquellas que

aparentemente se encuentran lo suficientemente ordenadas y limpias, ya que

siempre se pueden suprimir ineficiencias, desplazamientos innecesarios o

eliminar despilfarros de tiempo y espacio.

Las 5S no deben ser consideradas sólo un método de trabajo, o la

herramienta de moda del momento, si no que se debe incorporar como

un principio básico para mejorar nuestra vida y hacer de nuestro lugar

de trabajo un sitio en donde valga la pena vivir plenamente. Y si con

todo esto, además, logramos mejorar nuestra productividad, eficiencia

y eficacia, ¿Por qué no hacerlo?

A la hora de planificar la mejora de nuestras organizaciones frecuentemente

nos vemos atraídos sólo por soluciones complejas. Hablar de organizar, ordenar

y limpiar puede ser considerado por muchos como algo trivial o demasiado

simple. Son conceptos que asociamos al ámbito doméstico y nunca al

empresarial. Sin embargo, estos tres conceptos tan sencillos en una primera

impresión, son el primer paso que debe dar cualquier organización en su

proceso de mejora y una premisa básica e imprescindible para aumentar la

productividad y obtener un entorno seguro y agradable.

Cuando se infravaloran las actividades de Organización, Orden y Limpieza se

desaprovecha una excelente oportunidad de mejora. Adoptando un plan

sistemático de gestión que mantenga y mejore continuamente la Organización,

el Orden y la Limpieza, se consigue de forma inmediata una mayor

productividad y un mejor lugar de trabajo.

 ¿Qué es la Metodología 5S y cuáles son sus objetivos?

La Metodología 5S es una técnica empleada para establecer y mantener un

marco de trabajo agradable y seguro donde se puedan desarrollar de manera

correcta las tareas de todos los miembros de la organización y donde cada uno

de ellos pueda rápidamente detectar e identificar los problemas.

El objetivo del método 5S no es más que aumentar el beneficio, la

manera de hacerlo es aplicar conceptos de Kaizen tales como:

• Calidad total
• Coste de producción
• Productividad
• Seguridad laboral
• Moral de los empleados

El nombre de la Metodología 5S proviene de 5 palabras japonesas que

mencionan cada una de las fases que describen el método:

SEIRI (Separar):
La primera “S” se refiere a eliminar de la sección de trabajo todo aquello que

no sea necesario. Este paso de orden es una manera excelente de liberar

espacios desechando cosas, además también ayuda a eliminar la mentalidad de

"Por Si Acaso".

SEITON (Orden):

Es la segunda "S" y se enfoca a un sistema de almacenamiento eficiente y

efectivo. "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar."

• ¿Qué necesito para hacer mi trabajo?

• ¿Dónde lo necesito tener?
• ¿Cuántas piezas de ello necesito?

SEISO (Limpiar):

Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos y hasta basura, y

localizado lo que sí necesitamos, estamos en condiciones de realizar una super-

limpieza de la sección. Cuando se logre por primera vez, habrá que mantener

una diaria limpieza a fin de conservar el buen aspecto y de la comodidad

alcanzada con esta mejora.

Se desarrollará en los trabajadores un sentimiento de orgullo por lo limpia y

ordenada que tienen su sección de trabajo. Este paso de limpieza realmente

desarrolla un buen sentido de propiedad en los trabajadores.

Al mismo tiempo comienzan a resultar evidentes problemas que antes eran

ocultados por el desorden y suciedad. Así, se dan cuenta de fugas de aceite,

aire, refrigerante, elementos con excesiva vibración o temperatura, riesgos de

contaminación, elementos deformados, rotos, etc. Estos elementos, cuando no

se atienden, pueden llevarnos a un fallo del equipo y pérdidas de producción,

factores que afectan las utilidades de la empresa.

SEIKETSU (Estandarizar):

Al implementar las 5S, nos debemos concentrar en estandarizar las mejores

prácticas en cada sección de trabajo. Dejemos que los trabajadores participen

en el desarrollo de estos estándares o normas. Ellos son muy valiosas fuentes

de información en lo que se refiere a su trabajo, pero con frecuencia no se les

toma en cuenta.

SHITSUKE (Disciplina):

Esta será, con mucho, la "S" más difícil de alcanzar e implementar. La

naturaleza humana es resistir el cambio y no pocas organizaciones se han

encontrado dentro de un taller sucio y amontonado a solo unos meses de haber

intentado la implantación de las 5S. La Disciplina consiste en establecer una

serie de normas o estándares en la organización de la sección de trabajo.

La implementación de la metodología de las 5S eleva la moral, crea

impresiones positivas en los clientes y aumenta la eficiencia de la organización.

No solo los trabajadores se sienten mejor en su lugar de trabajo, sino que el

efecto de superación continua genera menores desperdicios y retrabajos, así

como una mejor calidad de productos, con el fin último de hacer de la empresa

más rentable y competitiva en el mercado.

Las primeras tres fases del método implican acciones bien conocidas por todos

e implementadas individualmente en lo cotidiano. La diferencia de esta

propuesta es implementarlo en forma sistemática y grupal en pos de lograr los

resultados esperados.
La bondad de la Metodología 5S respecto a otras herramientas de gestión de

mejora continua, es que en ésta, los cambios producto del trabajo realizado se

logran observar casi inmediatamente, lo cual es realmente motivante y

estimula al equipo a seguir esforzándose y aportando ideas de mejora.

En otros casos, muchas veces los resultados se recogen en el mediano o largo

plazo y suele suceder que el grupo se frustra y abandona el proyecto antes de

lograr su cometido.

De todas formas, si bien dijimos que los resultados producto de implementar

correctamente las tres primeras fases del método son inmediatos, lo realmente

beneficioso de esta herramienta y lo mas complejo a su vez, es mantener el

estado de excelencia alcanzado a lo largo del paso del tiempo, es ahí cuando

los beneficios mas importantes de esta herramienta se ponen en evidencia.

Para ello es muy importante que la puesta en práctica se inicie desde arriba e

involucre a todos, es decir, se debe iniciar desde la demostración del

compromiso y buen ejemplo de los niveles gerenciales y fluir a través de la

estructura de la organización como cascada.

Este despliegue garantiza que los ejecutivos puedan comprender, demostrar y

enseñar los principios y métodos de la gestión, antes de esperar encontrarlos y

evaluarlos en su personal. Este liderazgo asegura un firme y envolvente

compromiso hacia el mejoramiento sostenido. Por lo tanto es muy importante,

contar con una comunicación vertical y horizontal eficaz y sin trabas, facilitando

el flujo de información bidireccional entre los líderes y sus subordinados. Ello

garantiza que las metas y objetivos de la empresa se puedan definir claramente

y difundir a través de toda la organización.

Como es de esperar, este tipo de cuestiones no son tan fáciles de lograr, para

que ello ocurra es necesario que toda la organización desde sus directores

hasta la mínima línea de responsabilidades se involucren con esta metodología,

con lo cual, la motivación y satisfacción del personal para con su trabajo juega

un rol muy importante en este sistema.

Hay tres reglas de oro para llevar a buen puerto un proyecto 5S:

• Cuando hay una actividad 5S (como una reunión) todos los empleados
del jefe al último de la fila son iguales.
• Las cosas que se deciden entre todos (por ej. una nueva regla) son
sagradas y deben seguirse por lo que se requiere de empleados que
entiendan la importancia de seguir las reglas.
• Del mismo modo que las cajas fuertes mantienen a los hombres
honrados. Una vez un comité 5S propone una idea y ésta se decide
implementar, es necesario implementar también un control sistemático y
periódico para saber cómo se implementa en realidad la idea y si los
efectos son los previstos o no.

¿Qué demanda aplicar la metodología 5S?

En general los medios utilizados son simples y de escasa o nula inversión

financiera, pues se basa en fomentar la creatividad de los empleados para

mejorar el entorno de trabajo. Lo que se pretende es apelar al espíritu crítico y

creativo de cada miembro de la empresa, de modo tal de estar siempre atento

a las oportunidades de mejora que se presentan.

Lo que busca este método es poner en funcionamiento el capital más

importante que tiene toda organización, es decir, que sus empleados usen y

pongan a disposición sus conocimientos y habilidades en pos de la mejora.

En general, el trabajador esta tantas horas en su lugar de trabajo que los

errores y problemas muchas veces pasan por inadvertidos, ya que son parte

del paisaje que vemos a diario. Cuántas veces pasamos por un lugar y

bordeamos un objeto que está situado en el medio del lugar de tránsito,

ocasionando pérdidas de tiempo, riesgos de accidente y un mal aspecto del

sector, sin embargo, todos los días esquivamos instintivamente ese obstáculo

pero nunca nos cuestionamos si realmente debería estar situado allí.

Lo mismo ocurre con el mantenimiento de los equipos y sectores de trabajo,

nos acostumbramos rutinariamente a reponer el nivel de aceite perdido por

determinada máquina, pero no dedicamos el tiempo para reparar la pérdida.

Nos quejamos a diario de la falta de espacio, pero nunca nos deshacemos de

todos los elementos innecesarios que hay en el lugar.

De esta forma siempre estamos lidiando con el problema, éste pasa a ser parte

de nuestras costumbres y con el tiempo lo dejamos de ver. Esta situación se

torna realmente preocupante cuando con el paso del tiempo estos problemas se

van acumulando, es ahí cuando el sector en el cual trabajamos o vivimos se

torna improductivo, riesgoso y desmotivante.

El método 5S consiste en eliminar este tipo de situaciones y lograr un lugar de

trabajo propicio para que las cosas se hagan de manera fácil, rápida y eficaz.

Para ello se requiere que todos los integrantes de la organización, desde el más

alto gerente hasta el último empleado concentren su atención, inteligencia y

creatividad en detectar y solucionar todas las oportunidades de mejora que se

presenten en su ámbito de trabajo.

Beneficios de aplicar la metodología 5S

Como dijimos anteriormente, el aplicar correctamente este método de

trabajo trae como resultado innumerables beneficios de los cuales vamos a

señalar tres:

1. La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Permite involucrar

a los trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto

de trabajo. Los trabajadores se comprometen. Se valoran sus aportes y

conocimiento. La mejora continua se hace una tarea de todos.

2. Manteniendo y mejorando asiduamente el nivel de 5S conseguimos una

mayor productividad que se traduce en:

 • Menos productos defectuosos: El orden disminuye el riesgo de
cometer errores, por lo tanto se está en mejores condiciones de obtener
productos de calidad.
• Menos averías: Al mantener los equipamientos en mejores condiciones
de limpieza y mantenimiento las posibilidades de rotura disminuyen.
• Menor nivel de existencias o inventarios. Al implantar sistemas de
control de existencias y clasificación de éstas, se reducen las compras de
materiales que muchas veces se nos convierten en innecesarios u
obsoletos.
• Menos accidentes: Al encontrarse cada cosa en su sitio y controlada
visualmente, disminuye la posibilidad de accidentarse.
• Menos movimientos y traslados inútiles.
• Menor tiempo para el cambio de herramientas: Al hacer el trabajo
más rápidamente, se reduce el agotamiento del trabajador y aumenta la
producción.

3. Mediante la Organización, el Orden y la Limpieza logramos un mejor lugar

de trabajo para todos, puesto que conseguimos:

• Más espacio.
• Orgullo del lugar en el que se trabaja: Sentirse orgulloso de mantener su
espacio de trabajo digno de ser fotografiado.
• Mejor imagen ante nuestros clientes.
• Mayor cooperación y trabajo en equipo: Se incrementan las sugerencias
positivas e iniciativas de mejora.
• Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
• Mayor conocimiento del puesto: Se detectan mejor los problemas y por
tanto se ven más fácilmente las soluciones que se deben aplicar.

Los beneficios de implementar la metodología 5S radican fundamentalmente en

la rápida transformación del entorno físico de los lugares de trabajo,

tornándolos más ordenados, limpios y seguros, acarreando como consecuencia

de esta transformación, que los tiempos para realizar las tareas sean

minimizados y mejore el estado de ánimo del personal.

 Circulo de Mejora Continúa – PHVA

El circulo de Deming o PHVA ilustra la forma en que funcionan las herramientas

de mejora continua y es una de las bases que inspiran la filosofía de la calidad.

La metodología 5S no escapa a este mecanismo, es decir que su secuencia de

implementación y funcionamiento cumple con lo definido en el círculo de

Deming.

A continuación describiremos las distintas fases del circulo de Deming:

Detección y definición de problemas:

• Identificar y listar situaciones mejorables.

• Priorizarlas.
 • Asignar responsabilidades.

Se debe especificar el problema u oportunidad de mejora detectada en

términos cuantificables, que permitan distinguir entre el problema en cuestión y

otros que presentan síntomas parecidos.

Para ello, se debe recoger información adicional que ayude a responder a las

siguientes cuestiones:

• Tipo de problema.
• Situación.
• Temporalidad.
• Actividades empleadas en su corrección.
• Impacto sobre la globalidad del proceso.

En función de la gravedad del impacto que el problema está teniendo, deberá

plantearse la conveniencia de tomar acciones de contención, que minimicen el

impacto o lo anulen en el corto plazo, hasta que se establezca la solución

definitiva.

Se deben especificar los objetivos a alcanzar en el proceso de resolución,

procurando especialmente no incluir hipótesis causales, culpables ni sugerir

soluciones predeterminadas.

Análisis de las causas raíz del problema. Priorización:

• Analizar las causas.

• Considerar posibles soluciones.
• Escoger las soluciones factibles.
• Establecer mecanismos de control.

Se procede a identificar aquellas causas que tienen un efecto significativo sobre

el problema en estudio y sobre las que se puede actuar para minimizar o

eliminar el efecto. Para su identificación es conveniente:

 • Analizar los síntomas y el entorno del problema con la profundidad
suficiente para aproximarse a las causas raíz. Se cuantifican los síntomas
y se estratifica la cuantificación sobre la base de las variables que
pueden influir en el problema. Se analiza el proceso donde aparecen los
síntomas del mismo.
• Formular las posibles causas identificadas. Es conveniente especificar la
posibilidad de que sean causas reales y la factibilidad de comprobación.
• Evaluar el grado de contribución de cada causa al problema.

Definir e implantar la solución al problema:

o Aplicar las soluciones

o Controlar el proceso de su aplicación
o Detectar y palear las resistencias al cambio
o Considerar soluciones alternativas

Para conseguir entre varias posibilidades la solución optima, se procede a:

• Listar todas las posibles soluciones a la causa raíz detectada.

• Evaluar las diferentes alternativas en función de criterios que permitan la
optimización de la solución final adoptada, sobre la base de: Impacto o
eficacia en la solución del problema; coste de la solución; relación coste
/ beneficio; resistencia al cambio de los impactos derivados de la
solución y tiempo de implementación.
• Diseñar la solución escogida con definición de: nuevos procedimientos;
modificaciones de recursos materiales y humanos y adecuación o
modificación de infraestructura.
• Diseñar el sistema de control de la nueva situación de manera que
dispongamos de mediciones periódicas del nuevo proceso y de los
resultados alcanzados. Se describirán: parámetros a controlar;
procedimientos de actuación para el control sistemático y ante
desviaciones y recursos necesarios para garantizar el funcionamiento del
sistema de control.

La fase de implementación de la solución se debe llevar a cabo de forma

sistemática y con éxito. Ello dependerá de la participación de los profesionales

implicados, de su grado de conocimiento sobre el objetivo que se pretende y de

la disponibilidad de recursos considerados necesarios. Se procederá a:

• Tratar la resistencia al cambio. Supone un aspecto crítico en el éxito de

la implementación. Para cometer esta tarea se debe: identificar las
fuentes de resistencia y de apoyo mas probables; valorar y priorizar
dichas fuentes en función de su impacto potencial e identificar acciones
para vencer los obstáculos mediante información, participación y
contacto con líderes.
• Desarrollar el Plan de Implementación: Actividades que hay que
desarrollar para la implementación (formación, procedimientos, cambios
del personal e instalaciones, etc); nombrar responsables; determinar
cronograma y seguimiento al plan.
• Cuando la implementación de la solución implique importantes cambios
sobre la organización actual, se debe, previamente, verificar su eficacia
mediante implementaciones controladas.

Monitoreo:

• Revisar los resultados

• Evaluar desvíos.
• Estandarizar cambios beneficiosos.

Se debe recolectar información de la misma forma en que se lo hizo en la etapa

de análisis inicial y evaluar los resultados obtenidos. Si los mismos cumplen con

los objetivos esperados se debe estandarizar el método para que todos los

apliquen de igual forma a futuro. En caso de que los resultados obtenidos no

sean los esperados, se deberá volver al inicio del ciclo para investigar las

razones, las cuales pueden ser: un mal análisis de causas, acción correctiva

implementada inadecuada, error en la implementación de la acción correctiva,

etc.

Mejora:

• Buscar nuevas soluciones al problema.

Una vez implementada efectivamente y eficazmente la solución al problema

planteado, volver a iniciar la etapa de analizas del ciclo para detectar nuevas

oportunidades de mejora.

Ideas de interés

- ¿A quién no le gustaría llegar al puesto de trabajo y encontrar todo

organizado, ordenado y limpio? Pero muchas veces nos gustaría que eso “me

lo hicieran” y tenemos que entender que “soy yo quien debo organizarme,

ordenarme y limpiarme”, el puesto de trabajo.

- Para lograr la eficacia de la metodología es fundamental: TRABAJO EN

EQUIPO.

"Organizar, Ordenar y Limpiar no es pagar a un subcontratista o pedir al

personal que limpie; es un planteamiento sistemático de gestión." Profesor Y.

Tsuda

- Las fases deben ser consecutivas, es decir, no se puede continuar con la

siguiente fase hasta que no se finalice la anterior.

"La organización del puesto de trabajo y el estado de orden y limpieza son

disciplinas básicas que a menudo nos dicen más de una empresa que el balance

financiero." Kiyoshi Suzaki

- Si tenemos la oportunidad de ver un área implantada, no desaprovechemos la

ocasión. Vale más una imagen que mil palabras.

- La organización, el orden y la limpieza de una empresa, pueden considerarse

un reflejo de la mente de sus directivos.

- Muchas veces no se consiguen resultados eficaces con otras herramientas de

calidad, como la ISO, porque no existe organización, orden y limpieza en la

empresa.