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7 Evidencia 3 Propuesta “Caso pio, pio y más pio”
Aprendices
Iván Pérez
Samir Palacio
Luis Bárcenas
Servicio Nacional De Aprendizaje SENA
Modalidad Virtual
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Introducción
La oportunidad de hacer esta propuesta de mejoramiento se debe a la necesidad de esta empresa
debido a que en la actualidad tiene problemas como reproceso, inconformidades de los clientes,
planeación parcial del proceso logístico, etc. Esta propuesta permitirá contribuir al mejoramiento
de la misma en términos de buenas prácticas logísticas, ya que al tener procesos eficientes que
satisfagan al cliente, se generarán oportunidades que impacten positivamente a la empresa. Por
esta razón es importante evaluar los procesos de alistamiento y distribución para identificar
posibles debilidades y proponer soluciones que generen mayor rentabilidad para la organización
Falla Evidenciada:
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1) Relación de inventario en bodega no se actualiza en tiempo real.
-Solución:
Es de vital importancia que el inventario de productos en la empresa se mantenga actualizado en
tiempo real ya que muchos de los procesos críticos de la compañía dependen de esta
información, ej.: El área de producción debe cargar la información de los nuevos lotes de
productos fabricados para que el área de ventas pueda ofrecerlos a sus clientes y a su vez
pronosticar un posible tiempo de entrega, por su lado el área de alistamiento, recibe órdenes de
compra y debe contar con un dato exacto del nivel de inventarios antes de emitir una orden de
despacho de mercancía, por tal razón como solución a esta problemática se propone el uso de un
software administrativo y contable que permita crear usuarios en todas las áreas para que puedan
acceder a información actualizada relacionada con el nivel de inventarios, generar traslados, y
movimientos, esto con el fin de poder tomar decisiones asertivas que reduzcas sobrecostos por
reprocesos
Recomendaciones uso de tecnologías de información:
Software recomendado: Paquete Contable SIIGO: Esta herramienta cuenta con acceso a la
información e impresión de inventarios en tiempo real creando varias dependencias que
intervengan en los procesos productivos de la empresa, permitiendo la toma de decisiones más
agiles basados en datos exactos, lo que mitigara sobrecostos, demoras en los procesos e
inconformidades con los clientes.
Falla Evidenciada:
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2) Planificación de estimado de ventas.
-Solución:
Uno de los principales inconvenientes en el área de producción de esta compañía, es que no se
cuenta con un conocimiento o un estudio del nivel aproximado de ventas mensuales, trimestrales
o por épocas del año, que les permita planificar cuanto Stock se debe producir de cada línea de y
así evitar un sobre inventario o inexistencia de algún tipo de producto. Por esta razón se sugiere
solicitar un informe al área de ventas, evaluando su facturación por producto comparando 2 o
más años atrás para poder llegar a una conclusión sobre el estimado de ventas por temporada que
permita alinear la producción con un Stock mínimo de inventario disponible de acuerdo a cada
línea. Se sugiere que este informe se realice inicialmente cada año y luego se evalué la necesidad
de realizarlo cada 6 meses.
Recomendaciones uso de tecnologías de información:
Informe Actualizado de ventas Anuales. Informe estimado de ventas por línea de producto.
Debe realizarse el Microsoft Excel y luego ser cargado al sistema Administrativo y contable.
Falla Evidenciada:
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Falta de conocimiento y
definición de Procesos y
responsabilidades por área
y funcionarios
3) Falta de conocimiento y definición de Procesos y responsabilidades por área y
funcionarios
-Solución:
Se debe definir correctamente los roles y responsabilidades de cada área de la empresa, así como
de cada uno de los colaboradores que forman parte de sus equipos de trabajo. Esto con el fin de
mitigar al máximo las falencias en los procesos por desconocimiento de que alguna parte del
proceso deba ser realizado por determinada persona o área. Para ello se sugiere una evaluación
y reestructuración del organigrama interno de la compañía, definiendo Áreas, Cargos,
Responsabilidades y personal encargado de las mismas; Esta restructuración debe ser socializada
a cada uno de los directores de cada área y a su vez cada Líder socializarla con su personal a
cargo.
Recomendaciones uso de tecnologías de información:
Para realizar esta actividad se propone realizar un manual de funciones digital y debe ser
entregado a cada colaborador por correo electrónico junto con una carta de recibido y entendido
que debe ser devuelta a la compañía con firma respectiva que indique que el empleado acepta y
conoce las funciones derivadas de su cargo
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Falla Evidenciada:
4) Servicio al cliente ineficaz.
-Solución:
El área de servicio al cliente de una compañía debe estar enfocada en resolver las solicitudes de
los mismos, así como brindar información y recibir retroalimentación sobre las debilidades y
falencias que se presentan en el desarrollo de los procesos para poder establecer una mejora
constante y crear una sensación de satisfacción en el cliente y construir una relación comercial a
largo plazo. Para este punto se propone una integración y comunicación más significativa del
área de servicio al cliente con el área de Calidad de la compañía, con el fin de poder realizar una
evaluación y un acompañamiento a las solicitudes, PQR, y retroalimentación de los clientes para
poder realizar las correcciones necesarias a los procesos que presentan quejas repetitivas e
implementar soluciones eficientes.
Recomendaciones uso de tecnologías de información:
Se propone implementar una base de datos en Google drive para compartir la información acerca
de reclamos y solicitudes mediante el correo interno de la compañía y el registro diario que
pueda complementar el área comercial sobre las necesidades que puedan surgir de los clientes.
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Falla Evidenciada:
5) Entrega y despacho Pedidos
-Solución:
El área de despachos y de transporte es uno de los puntos críticos dentro de la cadena
logística, ya que puede generar un gran impacto sobre todo el proceso productivo como:
sobrecostos, insatisfacción del cliente, perdida de productos, deterioro de la imagen
corporativa, pérdida de capacidad competitiva. Por tal razón se propone:
1. Rangos horarios para la entrega de productos al cliente final, ej.: entregas en rango
horario entre (8am a 12 pm) (1pm a 6pm), esto con el fin de no incumplir horarios de
entrega puntuales teniendo en cuenta los diferentes factores que deben inferir.
2. Segmentación de tipos de clientes para poder implementar rutas que permitan
realizar las entregas a cada cliente y no comprometan tiempo de la ruta.
3. Pedidos con un tiempo mínimo de 12 a 24 horas, teniendo en cuenta el segmento para
no saturar al área de producción. 4. Establecer políticas de documentación requerida y
entregables para cada venta: ej.: Facturas, relación de pesos, referencia de lotes etc., con
el fin de que cada vendedor anexe esto a cada pedido y así evitar retrasos en el momento
de las entregas de los clientes.
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Conclusión
La tendencia de trabajar en equipo ha influido en los puestos de trabajo ya que requiere que los
empleados cooperen unos con otros, compartan información, enfrenten las diferencias y cambien
sus intereses personales en aras del bien del equipo. Los conceptos de grupos y equipos se han
utilizado como si fueran sinónimos y en realidad, no lo son estrictamente. Un equipo es un grupo
de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común. Cuando las personas
trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento trabajo y apoyo de los
demás miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograría por cada
persona que la que se lograría por cada persona que trabajara al máximo de su capacidad como
individuo. Existen equipos de alto desempeño que tienen características comunes como su
tamaño pequeño, miembros con distintas habilidades, tienen compromisos y propósitos comunes.
Los equipos de trabajo juegan un papel importante en la organización ya que apoyan a que se
logren las metas organizacionales mediante mayor motivación de los empleados, logro de niveles
más elevados de productividad, mayor satisfacción del empleado, compromiso común con las
metas, mejor comunicación, mayores habilidades para el puesto y flexibilidad
organizacional orientando los esfuerzos hacia procesos y no funciones. Aprender a trabajar de
forma efectiva como equipo requiere su tiempo, dado que se han de adquirir habilidades y
capacidades especiales necesarias para el desempeño armónico de su labor. Los componentes
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del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para llevar a cabo su trabajo diario además
de participar en las actividades del equipo; alternar fácilmente entre varios procesos de
pensamiento para tomar decisiones y resolver problemas, y comprender el proceso de toma de
decisiones comunicándose eficazmente para negociar las diferencias individuales.
Bibliografía
1) [Link]
2) [Link]
3) search?q=cadena%2C+las+necesidades+de+clientes+internos+y+externos
%2C+los+sistemas+de+intercomunicación.
