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1 Planeación
Planear implica tomar las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el
futuro. La planeación define a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuándo, cómo, y
en qué secuencia.
La planeación es importante para el funcionamiento eficaz de todo grupo social, debido a que se
prevén contingencias y cambios que puedan darse en el futuro, estableciendo medidas
necesarias para afrontarlos. Reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y
aprovechar mejor los esfuerzos.
¿Cómo planear eficientemente?
Para poder planear debemos contar con una directriz debidamente relacionada con lo que
pretendemos lograr, por ello a continuación te presentamos los aspectos más importantes que
se deben considerar para llevar a cabo una planeación eficiente.
integrar un plan general
Para
dirigirse al logro de objetivos
Unidad
Adaptándote
a la realidad
Factibilidad ¿Cómo?
Objetivos
que se
Planear alcanzarán
eficientemente
Tiempo,
Establecer dinero,
Objetividad y expresados en cantidades,
Flexibilidad cuantificación
porcentaje,
holgura para unidades
para facilitar
afrontar imprevistos la
ejecución y evaluación
de los planes
Los planes son esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
- Establece lineamientos generales de la
planeación.
- Es diseñada por los miembros de mayor
Estratégica Jerarquía. (corporativo, alta dirección).
- Es a largo plazo.
- Comprende toda la empresa.
Por su - Determina planes más específicos para los
departamentos de la empresa.
integración
- Es establecida y coordinada por miembros
Táctica de nivel medio (Directores o Gerentes de
área).
- Es a mediano y largo plazo.
- Abarca un área de la empresa.
- Regida por los lineamientos establecidos en la
planeación táctica.
- Asigna actividades a los últimos niveles jerárquicos.
Operativa - Diseñado por jefes de área.
- Son a corto plazo.
- Se refiere a cada una de las unidades en que se
divide un área.
Concepto e importancia
La planeación consiste en la determinación de lo que se desea alcanzar con base en una labor
de previsión, secuencias, normatividad y duración de las actividades concretas futuras de una
empresa, para que de esta manea se puedan obtener los objetivos propuestos.
La función básica de la planeación es el diseñar un entorno para el desempeño eficaz de
individuos que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es comprobar
que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanza rlos. Para
que el esfuerzo grupal sea eficaz las personas deben saber qué se esperan de ellas.
La etapa de la planeación está integrada por nueve elementos:
Misión
Presupuestos Visión
Programas Objetivos
Planeación
Procedimientos Estrategias
Reglas Políticas
Misión o propósitos
Este elemento identifica la función básica de una empresa o institución, es la razón de la misma
y representa las aspiraciones fundamentales que persigue, en forma permanente. La misión
tiende a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, puede sufrir algunas
modificaciones debido a los retos y competencias en el mercado, que influyen en forma directa
en toda empresa. La misión es genérica y cualitativa ya que no se expresa en forma cuantitativa.
Para poder desarrollar este punto es necesario que te cuestiones lo siguiente: ¿Cuál es nuestro
negocio y como quiero que sea en el futuro? Un enunciado claro de la misión describe los
valores y las prioridades de una organización, la razón o propósito de ser de una empresa, es
cómo la empresa desea que la gente la reconozca después de un tiempo, la guía de navegación,
los principios y los mecanismos que se utilizarán para cumplir con los objetivos, meta general de
la organización, basada en las premisas de la planeación que justifica la existencia de una
empresa.
La misión es un enunciado del objetivo exclusivo de la empresa y del alcance de sus
operaciones, en términos de productos y mercados. La misión presenta una descripción general
de los productos que la empresa pretende producir y de los mercados que proyecta cubrir con
sus competencias centrales; establece la personalidad y produce información que ésta necesita
para elaborar estrategias y aplicarlas.
¿Para qué definir una misión?
Orienta los esfuerzos de los miembros y el uso de los recursos en un determinado
rumbo.
Delimita el campo de acción de actividades.
Es la referencia para formular los objetivos, políticas y estrategias, con la misión.
Ayuda a modelar sólida y eficazmente la cultura empresarial.
Ofrece un panorama completo de los valores.
Brinda a los empleados una identidad.
La redacción de la misión atiende aspectos como los siguientes:
1. ¿Quiénes somos? = Identidad, legitimidad.
2. ¿Qué buscamos? = Propósitos.
3. Por qué lo hacemos? = Valores, principios, motivaciones.
4. ¿Para quienes trabajamos? = Clientes.
5. Define la interrelación clientes, proveedores, empleados, comunidad, accionista.
6. Es precisa, clara y factible.
7. Está dirigida al desarrollo y fomentación de los valores de los miembros de la
organización.
8. Está orientada hacia el exterior de la organización, hacia las necesidades de la sociedad
en general y de los individuos en particular.
Ejemplos:
Misión ESCA Sto. Tomás.
La Escuela Superior de Comercio y Administración, unidad Sto. Tomas, en
concordancia con la unidad institucional se orienta a la formación de
profesionales de las ciencias administrativas y sociales, con una perspectiva
integral, pero que a través de la innovación y fortalecimiento de sus disciplinas,
apoyen al desarrollo del país con un enfoque global y sentido ético social.
Misión Cemex.
Nuestra misión es servir las necesidades globales de construcción de nuestros
clientes y crear valor para nuestros accionistas y otros grupos de interés al
convertirnos en la compañía cementera más eficiente y rentable del mundo.
Para lograr esta meta, trabajamos constantemente para desarrollar lo que
creemos es el enfoque de mayor amplitud y más visionario en nuestra
industria.
Visión
La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, es quien tiene que valorar e
incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la organización,
tanto internos como externos.
La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de
crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en
el futuro la empresa.
Importancia de la visión
La importancia de la visión radica en que es una fuente de inspiración para el negocio,
representa la esencia que guía la iniciativa, de ella se extraen fuerzas en los momentos difíciles y
ayuda a trabajar por un motivo y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el
negocio.
Ventajas que se tienen al establecer una visión
✓ Fomenta el entusiasmo y el compromiso de todas las partes que integran la
organización.
✓ Incentiva a que desde el director general hasta el último trabajador que se ha
incorporado a la empresa, realicen acciones conforme a lo que indica la visión.
Recordando que los mandos superiores tienen que predicar con el ejemplo.
Una adecuada visión, evita que se le hagan modificaciones, de lo contrario cualquier cambio
esencial dejaría a los componentes de la empresa sin una guía fiable, fomentando la inseguridad
general.
¿Cómo se realiza la visión de una empresa?
Contestar estas preguntas te puede orientar para crear la visión de la empresa:
¿Cómo será el proyecto cuando haya alcanzado su madurez en unos años?
¿Cuáles serán los principales productos o servicios que ofrezca?
¿Cuáles serán los valores y actitudes de la empresa?
¿Cómo hablarán de la empresa los clientes, los trabajadores y la gente en genera l que
tengan relación con ella?
Ejemplo:
Visión del IPN
Ser una institución educativa innovadora, flexible, centrada en el aprendizaje;
fortalecida en su carácter rector de la educación pública tecnológica en México;
poseedora de personalidad jurídica y patrimonio propios, con capacidad de
gobernarse a sí misma; enfocada a la generación, difusión y transferencia de
conocimientos de calidad; caracterizada por procesos de gestión transparentes
y eficientes; con reconocimiento social amplio por sus resultados y sus
contribuciones al desarrollo nacional; por todo ello, posicionada
estratégicamente en los ámbito nacional e internacional de producción y
difusión del conocimiento.
Objetivos o metas
Son los resultados que la empresa espera obtener. Fines que se alcanzarán, establecidos
cuantitativamente y fijados para realizarse en un tiempo determinado. Un objetivo siempre
debe de ser cuantificable, medible y alcanzable. Este elemento le permite definir a la empresa
¿Qué quiere a corto, mediano o largo plazo? y ¿en cuánto tiempo pretende lograrlo?
Inmediatos: Periodo de seis
meses
Corto plazo: Realización en un Mediatos: Mayor a seis meses
periodo menor a un año pero menor a doce meses
Por su Mediano plazo: Periodo de uno
tiempo a tres años
Largo plazo: Periodo mayor a
un año
Estrategias
Son los cursos de acción adoptados, que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas: ¿Qué tengo
que hacer para alcanzar mi objetivo o mis objetivos?
Políticas
Son los límites de acción flexibles en función de los criterios y lineamientos que se deben de
considerar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro
de la empresa. Por ejemplos:
las comisiones de los vendedores se pagarán basados en el volumen de venta que se
efectué;
al seleccionar agentes de ventas, se prefiere que sean personas del sexo femenino, pero
se pueden aceptar hombres con una buena cartera de clientes.
¿Bajo qué parámetro de acción voy a realizar mis actividades? Estos parámetros son el tiempo, y
lo que te cuesta en dinero cada actividad.
Reglas
Son acciones o prohibiciones específicas. Son mandatos precisos que determinan la disposición
y comportamiento del personal de una empresa, ejecutando la acción en forma tajante, son
rígidas y determinan lineamientos muy precisos y que deben de cumplirse; por ejemplo:
los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha pagado el importe total de los
mismos;
todas las ventas se realizarán de contado.
Procedimientos
Es el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse para el manejo de
actividades futuras; no indica la manera en que deben de realizarse las actividades pues de eso
se encargan los métodos, los cuales van implícitos en el procedimiento: ¿De qué forma se va a
desarrollar cada actividad?
Por ejemplo.
Un procedimiento para hacer una caja de cartón:
1. Corte del cartón.
2. Doblez.
3. Ensamble.
4. Litografía.
5. Almacenamiento.
El método indicará la forma de realizar el corte, el doblez, cada una de las actividades arriba
señaladas.
Programas
Es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas y el tiempo que
requiere cada una para alcanzar los objetivos. Cada programa tiene una estructura propia o
pueden formar parte de un programa más general. Se pueden establecer programas que van
desde un área en especifico, hasta actividades más detalladas como la exportación de un
producto. La gráfica más comúnmente aplicada es la de Gannt.
¿Qué tiempo total se va a llevar el logro de objetivos? y ¿cuánto tiempo se le asignará a cada
actividad?
Presupuestos
Es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos. Un presupuesto
puede expresarse en términos financieros, en términos de horas -hombre, unidades de
productos u horas máquina, o en cualquiera de otros términos numéricamente medibles. Los
presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan,
en forma cuantificada, siendo su principal finalidad determinar la mejor utilización y asignación
de recursos, y controlar las actividades de la empresa en términos financieros.
¿Cuánto me cuesta en dinero cada actividad para sacar el presupuesto total del proyecto?
Recuerda que hay actividades que la empresa no hace sola, que en ocasiones tiene que recurrir
a empresas externas para que la asesoren en el proyecto y que esta asesoría cuesta.
La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a
través de ella se prevén las contingencias y cambios que puedan suceder en el futuro y se
establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, reconocer hacia dónde se
dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos, por ello la planeación se
clasifica por su tiempo e integración.
Generalmente, las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo. En realidad,
existen objetivos de la empresa como un todo, y los objetivos de cada una de sus divisiones o
departamentos y de cada especialista. A partir de los objetivos organizacionales, la empresa
puede fijar sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y normas. Los
objetivos organizacionales son amplios y genéricos, no obstante, a medida que se avanza en su
desglose, la focalización se hace cada vez más restringida y detallada.
