4.
2 Lineamientos de Comunicación y Seguimiento
El procedimiento comunicación y seguimiento de proyectos proporciona el conjunto de actividades
necesarias para dar a conocer tanto interna como externamente las iniciativas y proyectos
acometidos desde la Consejería u Organismo, y presentar aquellos resultados obtenidos durante el
desarrollo de los proyectos susceptibles de ser comunicados. Este procedimiento está orientado a
informar de forma unidireccional a diferentes grupos de interés.
El procedimiento persigue los siguientes objetivos:
Mantener informado tanto al personal interno como a otras Consejerías u Organismos
interesados, de los avances y resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto.
Dar a conocer los beneficios que el proyecto aporta a la Consejería u Organismo, generando
entendimiento en la necesidad del cambio y favoreciendo la aceptación.
Generar compromiso y participación de los grupos interesados, involucrándolos en el
desarrollo del proyecto.
Conocer las expectativas del proyecto por parte de los grupos involucrados.
Elaboración del Plan de Comunicación
Al inicio del proyecto el Jefe de Proyecto elaborará un Plan de Comunicación, en el cual se
describirán las acciones de comunicación previstas durante el desarrollo del proyecto.
Identificar las acciones de comunicación necesarias para dar a conocer el proyecto interna y
externamente.
Definir para cada una de las acciones de comunicación identificadas la siguiente información:
objetivo de la acción, público objetivo, canales de comunicación, recursos materiales y humanos y
fechas de ejecución.
Revisión y validación del Plan de Comunicación
La Dirección de Proyecto junto con el Gestor de Proyecto deberá revisar y aprobar el Plan de
Comunicación, asegurando que todas las acciones planificadas están alineadas con las estrategias de
comunicación definida. En caso de encontrar disconformidades, se comunicará al Jefe de Proyecto
para que lleve a cabo las correcciones oportunas.
Preparación del material de comunicación
El Jefe de Proyecto o el Director Técnico de Proyecto, junto con el Gestor de Proyecto, se encargarán
de elaborar el material de comunicación correspondiente a la acción de comunicación que se desee
llevar a cabo. Previamente habrá que definir el formato del material que hay que generar, el cuál
dependerá del tipo de acción que se desee realizar (sesión informativa, carta de Dirección General,
publicación de una noticia, acción formativa, flash de comunicación, etc.).
Identificar el material necesario para llevar a cabo la acción de comunicación.
Preparar el material de comunicación.
Revisión y validación del material de comunicación
La Dirección de Proyecto junto con el Gestor de Proyecto deberá revisar y aprobar el material de
comunicación, asegurando que cumple con los objetivos y calidad acordados. Las discordancias
encontradas en la revisión del material de comunicación serán comunicadas al Jefe de proyecto para
que realice las correcciones necesarias.
Revisar y validar el material de comunicación.
Preparación de la comunicación
Una vez aprobado el material de comunicación, se procederá a preparar la acción de comunicación.
Para ello, se deberán reservar los recursos humanos y materiales necesarios y lanzar la convocatoria
en la herramienta de gestión de contenidos en caso de que sea necesario (dependerá del tipo de
acción a realizar).
Reservar los recursos humanos y materiales
Enviar la convocatoria previa a la realización de la comunicación (en el caso que proceda)
Realización de la comunicación
Una vez preparada la acción, se procederá a la ejecución de la comunicación utilizando los medios
más adecuados en función del tipo de comunicación que se desee llevar a cabo (celebración de un
evento, publicación de una noticia en la herramienta de gestión de contenidos, etc.)
Realizar la comunicación prevista
Seguimiento del Plan de Comunicación
Durante el desarrollo del proyecto, Gestor de Proyecto deberá realizar un seguimiento exhaustivo
del Plan de Comunicación definido.
Realizar auditorías periódicas del Plan de Comunicación, que asegure que se cumplen los objetivos y
acciones indicadas.
Realizar actividades que permiten conocer el feedbak de los destinatarios de las comunicaciones
(encuestas, entrevistas, reuniones, etc.).
Actualización y mantenimiento del Plan de Comunicación
El Jefe de Proyecto se encargará de mantener el Plan de Comunicación actualizado, incorporando las
acciones puntuales que se identifiquen y planifiquen durante el desarrollo del proyecto, para
responder a las necesidades de la Dirección del proyecto en cuanto a comunicación y difusión del
proyecto.
Insertar el Plan de Comunicación actualizado en la herramienta de gestión documental.
4.2.1 Formatos
El actual estándar de gestión de proyectos el PMBOK publicado por el PMI (Project Management
Institute) menciona que para una correcta gestión de proyectos, es necesaria una buena
planificación de todas las áreas de conocimiento.
En casi todos los capítulos se mencionan documentos de proyecto que son críticos para la
planificación, control y gestión del proyecto.
Formatos de Inicio:
Project Charter
Stakeholder Analysis Matrix
Stakeholder Register
Formatos de Planificación
Activity Attributes
Activity Cost Estimates
Activity Duration Estimates
Activity List
Activity Resource Requirements
Assumption and Constraint Log
Bottom Up Cost Estimating Worksheet
Change Management Plan
Communications Management Plan
Cost Baseline
Cost Estimating Worksheet
Cost Management Plan
Duration Estimating Worksheet
Human Resource Management Plan
Inter-Requirements Traceability Matrix
Milestone List
Network Diagram
Probability and Impact Assessment
Probability and Impact Matrix
Process Improvement Plan
Procurement Management Plan
Project Management Plan
Project Schedule
Project Scope Statement
Quality Management Plan
Quality Metrics
Requirements Documentation
Requirements Management Plan
Requirements Traceability Matrix
Resource Breakdown Structure
Responsibility Assignment Matrix
Risk Data Sheet
Risk Management Plan
Risk Register
Roles and Responsibilities
Schedule Management Plan
Scope Management Plan
Source Selection Criteria
Stakeholder Management Plan
WBS Dictionary
Work Breakdown Structure
Formatos de Ejecución:
Change Request
Decision Log
Issue Log
Quality Audit
Team Directory
Team Member Performance Assessment
Team Member Status Report
Team Operating Agreement
Team Performance Assessment
Formatos de Seguimiento y Control:
Contractor Status Report
Earned Value Status Report
Formal Acceptance Form
Project Performance Report
Risk Audit
Variance Analysis
Formatos de Cierre:
Contract Close Out
Lessons Learned
Procurement Audit
Project Close Out
Disponer de un catálogo de plantillas para ser utilizadas en la gestión de proyectos ofrecerá
estas ventajas:
Simplificación del trabajo, ahorrando al gestor la tediosa tarea de definir la estructura de un
entregable cada vez.
Homogeneidad, ya que de no existir cada gestor elaborará los entregables de gestión del
proyecto de una manera diferente. La homogeneidad en la generación de entregables
produce una sensación tanto interna como externa de profesionalidad y organización.
Establece una guía, un esquema que ayudará a quien la utiliza a la hora de estructurar de
manera correcta la información que debe plasmar en el entregable que está elaborando.
Orientación metodológica, mediante la aplicación directa de las prácticas y técnicas que
propone el enfoque metodológico de la empresa en la definición de las plantillas, de modo
que, si se utilizan correctamente, se estará aplicando el método de manera implícita.
4.2.2 Herramientas
La Gestión de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestión del Valor Ganado (GVG).
Es una herramienta que desarrolla e integra los parámetros técnicos, de costes, y de planificación en
una única herramienta. Es un método de medición de rendimiento muy utilizado en dirección de
proyectos, en el que se integran costes, plazos y alcance.
La mejor manera de implantar la GVG es manteniendo el modelo tan simple como sea posible. Es
necesario equilibrar los requerimientos de exactitud de la información con la facilidad de manejo del
modelo.
Analice su proyecto y defina qué es lo que mejor se adecua a él. Nunca se debe forzar el proyecto
para establecer algún criterio, enfoque o técnica de medición de GVG.
Siempre recuerde que el principal objetivo de la GVG es proporcionar la retroalimentación correcta
para facilitar la toma de decisiones. La GVG por sí misma no producirá proyectos exitosos; para ello
se requiere de un director de proyecto dispuesto a realizar el análisis necesario y a emprender
acciones correctivas cuando se lo requiera.
Pasos para la implementación de la GVG
Inicio
Definir los parámetros iniciales y las diferentes opciones de software a utilizar
Definir los umbrales de calidad que se usarán para el monitoreo y el control del proyecto
Planificación
Definir la EDT
Definir la técnica de medición del valor ganado para cada tarea
Definir el cronograma dinámico
Asignar los recursos/costos a todas las tareas
Establecer la distribución del presupuesto a lo largo del tiempo
Establecer la línea base de medición del rendimiento
(En cada uno de los pasos anteriores se deberá revisar el paso anterior y realizar
actualizaciones cuando sea necesario)
Ejecución, seguimiento y control (para cada período de informes)
Definir la fecha de estado
Registrar el avance de cada tarea de acuerdo con la técnica de medición del valor ganado
elegida
Actualizar el trabajo remanente de cada tarea
Desarrollar el análisis de datos de la GVG
Calcular o definir pronósticos
Proponer acciones correctivas según sea necesario
Entregar informes de desempeño
Mantener la integridad de la línea base de medición del rendimiento
Herramientas de Software Libre para la Gestión del Proyecto
Para trabajar de forma profesional en un proyecto, muchas veces necesitamos algo más que una
lista de tareas, y es el momento de buscar una solución en software, tanto si es un trabajo que
vamos a llevar a cabo solos como si hay otras personas en el equipo. Si los clientes son varios,
entonces ya es imprescindible encontrar algún buen programa de gestión de proyectos, estable pero
también flexible. Los programas de software libre son ideales porque además de ser potentes,
cuentan detrás con una comunidad de desarrolladores y pueden hacernos ahorrar bastante en
costos.
