1. ¿Qué es Excel?

Excel es lo que se llama una hoja de cálculo, puedes consultar este

artículo para más información, pero ¿Qué es una hoja de cálculo?, aquí te lo
explico.

La Hoja de cálculo era lo que utilizaban los contadores antes de que se

usaran las computadoras, estamos hablando por los años 1960-1970. Eran
unos libros en donde se llevaban los datos contables de las empresas ya que
todo era a mano. Por lo tanto, Excel es una hoja de cálculo electrónica.

2. ¿Cuál es el origen de Excel?

Nos vamos al año 1982, la empresa Microsoft tenía un sistema llamado
Multiplan era muy popular en los sistemas CP/M, el problema fue que la
mayoría de las PC utilizaban MS-DOS, el cual, era dominado por otra hoja de
cálculo llamada LOTUS 1-2-3.

Al ver Microsoft como Lotus dominaba, dejo de lado a su sistema Multiplan y

comenzó a trabajar en lo que es EXCEL y fue lanzado en el año 1985.

La primera versión de EXCEL solo trabajaba en Macintosh, pero en 1987 sale

EXCEL para Windows, pero..

¿Sabes por qué EXCEL le gano a LOTUS 1-2-3?, es fácil, LOTUS fue muy lento
al adaptar su hoja de cálculo a Windows ya que como recuerdas era para MS-
DOS y con esto EXCEL se empezó a volver muy popular hasta nuestros días.

3. ¿Para qué sirve Excel?

Gracias al avance que ha tenido Excel, se usa en muchos ámbitos dentro de
una empresa, si quieres saber el uso en las empresas puedes visitar nuestro
artículo Excel en el ámbito empresarial.
Una hoja de cálculo electrónica como Excel nos organiza los datos
por columnas y renglones, el nombre que se le da a la intersección de una
columna y renglón es celda.

Mediante la organización tabular que nos da Excel, podemos introducir datos

numéricos y alfanuméricos en nuestra hoja y hacer operaciones con ellos.

Cómo vemos, la siguiente pantalla es la principal en Excel, por default las

columnas son nombradas por letras y los renglones por números.

Esta pantalla corresponde a Excel 2016

En esta hoja podemos capturar datos y aplicar las funciones que ya trae Excel
para hacer operaciones y cálculos desde sencillos hasta complejos.

Si quieres saber las fórmulas más utilizadas en Excel, te dejo la liga al

artículo Las 10 fórmulas más utilizadas en Microsoft Excel.

Pero qué te parece si vemos un ejemplo de la utilidad de Excel.

Supongamos que tenemos una hoja de cálculo con los siguientes datos.
Como puedes ver, tenemos una serie de datos suponiendo que nuestra
empresa vende ropa deportiva, en la columna "A" está el Titulo y los productos
que tenemos.

En la columna "B" el precio unitario.

En la columna "C" la cantidad que de cada producto.

Al final el Total que es la multiplicación de el Precio Unitario por la Cantidad.

Puedes observar que la columna D Total está vacía y el último renglón de

Totales también está vacío. Esto para que veas que columnas puede calcular
Excel de forma automática

Con unas sencillas formulas y aplicando formato a los datos nuestra hoja se
puede ver así:
Excel es muy versátil, nos permite poner títulos, escribir texto, dar formato a
los números y utilizar fórmulas para hacer cálculos automáticos.

Este es un ejemplo muy sencillo, pero imagina si tuvieras 100 o más productos,
Excel puede hacer las sumas y los cálculos en cuestión de segundos.

Por ejemplo, para el cálculo del Total de la columna D, utilice esta fórmula.
=B6*C6
La formula nos dice que se multiplica el dato que se encuentra en la celda "B6"
por "C6", solo tienes que escribir la formula en la columna "D6" y mediante la
función copiar y pegar puedes duplicar la formula en toda la columna y Excel
va cambiando el número de renglón para que vaya de acuerdo a la fila donde
se tenga la fórmula.

No te preocupes si te queda dudas, vamos a ir publicando artículos con mucha

información.

Si quieres saber más acerca de Columnas y Renglones, puedes ver nuestro

artículo Tips y conceptos básicos para facilitar el uso de celdas y filas.

4. Operaciones directas o aritméticas en Excel.

En el ejemplo anterior, vimos como una fórmula puede hacer fácil nuestro
trabajo al multiplicar los números.

Este tipo de operaciones yo las llamo directas, ya que ponemos que operación
aritmética queremos realizar.
Toda operación empieza con un signo = y en seguida la operación, tal y como
te lo muestro en el ejemplo anterior =B6*C6

Excel nos permite hacer las siguientes operaciones directas.

 Suma (+) 3+3 = 6

 Resta (-) 3-2 = 1
 Multiplicación (*) 3*2 = 6
 División (/) 6/3 = 2
 Elevar a potencia (^) 2^2=4
 Porcentaje (%) 10% = 0.1

5. Funciones o Fórmulas de Excel

Una de las características que hace a EXCEL muy versátil es que incorporan
funciones para hacer diferentes tipos de cálculos.

Dependiendo del cálculo que necesites, EXCEL nos ayuda a buscar la fórmula y
nos proporciona una descripción de lo que hace la función, además que
agrupa según el tipo de cálculo.

Excel tiene sus funciones organizadas en las siguientes categorías:

 Financieras (55 funciones)

 Fecha y hora (24 funciones)
 Matemáticas y trigonométricas (74 funciones)
 Estadísticas (108 funciones)
 Búsqueda y referencia (19 funciones)
 Base de datos (12 funciones)
 Texto (27 funciones)
 Lógica (9 funciones)
 Información (20 funciones)
 Ingeniería (54 funciones)
 Cubo (7 funciones)
 Compatibilidad (41 funciones)
 Web (3 funciones)

Para buscar una fórmula hacemos lo siguiente.

Damos click en el botón Fx que se encuentra en la barra de fórmula

Al dar click nos va a presentar la siguiente ventana de búsqueda de funciones.

Como puedes ver, podemos buscar una función escribiendo lo que necesites
hacer, dar click al botón Ir y nos mostrará las fórmulas que aplican, por
ejemplo.

Escribimos SUMAR y nos muestra las siguientes funciones.

En la parte de abajo nos muestra una descripción de lo que hace y de esta
manera podemos seleccionar la función que mejor se adapte a lo que
necesitamos.

Para ver una función en acción, supongamos que tenemos nuestra hoja de
Excel
Necesitamos sumar los números que tenemos en la columna "D" y para esto
vamos a usar la fórmula de sumar. Para esto nos posicionamos en la celda
D10 ya que aquí es donde queremos el resultado.

En el cuadro de funciones que vimos seleccionamos SUMA y damos click en

Aceptar.
En la ventana se encuentra la descripción de la función y dice SUMA(número1,
número2,…), nos indica que tiene parámetros y en este caso son los números
que queremos sumar.

Al presionar el botón Aceptar nos aparece otra ventana que son los
Argumentos de función en este caso la función SUMA.
Para decir a EXCEL que queremos sumar el renglón "D" de nuestra hoja,
debemos introducir el rango D6:D8 que corresponde al rango que queremos
sumar, debe quedar como en la siguiente ventana.

Excel nos trata de facilitar el uso de las funciones, al introducir el rango D6:D8,
en el lado derecho nos muestra los valores que se sumarían, también en la
parte de abajo tenemos el =395, que nos indica cuanto es el total de los datos.

Después de escribir el rango damos click en el botón Aceptar.

Nos va a mostrar en la celda "D10" el resultado de la suma y la fórmula que

corresponde, cuando ya tengas más experiencia puedes escribir en la barra de
funciones sin necesidad de usar las ventanas, esto te dará más eficiencia en el
uso.
Si requieres más información acerca de cada función de Excel puedes
consultar el artículo de Microsoft.

6. Gráficos en Excel
Otra de las cualidades importantes de Excel, es la capacidad de realizar
gráficos con base en los datos.

Al utilizar gráficos, podemos dar una interpretación y sentido a nuestros datos,

como ejemplo podemos crear una gráfica del importe de la venta de los
productos y ver que productos se venden más o menos.

Las gráficas es un tema grande y puedes consultar nuestro artículo Cómo

crear y manejar gráficos impactantes en EXCEL, donde te damos más
información.

Excel tiene los siguientes tipos de gráficos.

 Columnas
 Líneas
 Circular
 Barras
 Áreas
 XY Dispersión
 Cotizaciones
 Superficie
 Radial
 Rectángulos
 Proyección solar
 Histograma
 Caja y bigotes
 Cascada
 Combinado

Para que puedas ver todos estos gráficos, dentro del menú INSERTAR, da click
en Gráficos Recomendados.
Nos va a presentar una ventana y seleccionas Todos los gráficos.

Para mostrarte que útil son las gráficas, vamos a ver un ejemplo sencillo.

Seleccionamos toda la tabla, ya que al hacerlo Excel va a tratar de crear la

gráfica de forma automática con base en nuestros datos.
Después dentro del menú Insertar en la sección de Gráficos debemos
seleccionar la gráfica que queremos crear, en este caso va a ser la de barras.

Al dar click en el botón nos va a presentar una serie de gráficas de barras, si

pasamos el mouse por encima de cada una, nos va a mostrar una descripción
de lo que hace.
En nuestro caso vamos a seleccionar “Columnas agrupadas”, para graficar los
datos de la columna "Total" que corresponde al importe que tenemos de cada
producto.

Ya que seleccionamos toda nuestra tabla, se van a generar una gráfica con
todos los datos.

Solo nos interesa mostrar la columna total, lo que tenemos que hacer para
modificar los datos de la gráfica es dar click con el botón derecho sobre la
gráfica y nos va a desplegar un menú.

En Excel puedes editar cada una de las partes de la gráfica, pero como
nosotros queremos editar los datos con que se alimenta la gráfica, debemos
dar click en la parte superior izquierda para que nos despliegue el menú
correcto.
Damos click en la opción de Seleccionar datos… y nos va a desplegar la
siguiente ventana.

Puedes ver que incluye toda nuestra tabla, lo que tienes que hacer es
seleccionar los datos que te interesan, en este caso la columna total, por lo
que quitamos los check de Precio Unitario y Cantidad y damos click en Aceptar.
Nuestra gráfica se ha actualizado con los datos que necesitamos.

Así de fácil es hacer gráficas en Excel.

Espero que esta breve introducción te sirva para darte cuenta de todas las
posibilidades en que podemos usar Excel, es por esto y muchas otras cosas
que en las Empresas se utiliza en varias áreas.

Además, otra de las ventajas de Excel es que se cuenta con la aplicación Office
para móviles y que esta disponible para Android y Iphone.