E.S.
ECLiN|CAGUANEY5URlS
CODIGO VERSION PROCESO
1.0 CONTROI. INTERNO
INFORME DE AUDITORÍA FECHA DE ELAB. No. DE PAGINA
GESTIÓN DE CALIDAD
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INFORME DE AUDITORIA INTERNA
NOMBRE DEL AUDITOR: Dr. Luis Antonio GalVÍS
Acevedo INFORME AUDITORIA N°: 001
REPRESENTANTE: Dra. LAURA MILENA RIBERO FECHA AUDITORIA: 28/05/2020
LUGAR AUDITORIA: oficina de
TIPO DE AUDITORIA: interna Tesorería
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Registrar acontecimientos de carácter administrativo, con el
ánimo de promover el cumplimiento de la gestión administrativa, creando un ambiente de
autocontrol y direccionamiento en busca de los principios y objetivos administrativos.
OBJETIVO ESPECIAL DE LA AUDITORIA: al área de Tesorería está como propósito principal
revisar los procedimientos, procesos, cuentas de cobro y su orden cronológico, cierre de cajas,
soportes de las retenciones practicadas y pago de las declaraciones de ret=nción en la fuente
e ICA, verificar si cumplen con el marco legal y comprobar la validez de los documentos
que los soportan, y demás procesos correspondientes al área por la E.S.E Clínica Guane y
sus RIS.
ALCANCE GE LA AiJDiTOF'siA: Área de tesorería, verificar que los procedirriientos y la
normatividad se estén cumpliendo en su totalidad. Esta auditoria está orientada a evaluar el
nivel de eficiencia, eficacia y oportunidad, así como el grado de control que existe en el
desarrollo de los procesos y subprocesos y actividades conexas del área de contabilidad de la
E.S.E Clínica Guane y su RIS.
DOCUMENTO REFERENCIA: toda la
PROCESO AUDITADO: Tesorería necesaria, para el desarrollo de la presente
auditoria
CUERPO DEL INFORME:
En Floridablanca, a los veintiocho (28) días del mes de mayo del dos mil veinte (2020), en
cumplimiento a lo establecido en la Ley 87 de 1993, el Jefe de Control Interno Luis Antonio
Galvis Acevedo, procedió a realizar la auditoría planeada al proceso de TESORERIA, la cual
fue atendida Dor la doctora Laura Milena Ribero Serrano, Tesorera de la E.S.E. Clínica Guane.
PROCEDIMIENTO METODOLOGICO DE LA AUDITORIA: La auditoría se efectuó mediante
visita al área de tesorería de la E.S.E, se revisó y evaluó el manejo de los procedimientos del
proceso y el diligenciamiento de los documentos utilizados en la dependencia, el resultado de
la aplicación del formato Iista de chequeo preparado para la auditoría y respondida en la
entrevista arrojo lo siguiente:
La Clínica Guane del proceso de Tesorería, de acuerdo a la necesidad del servicio.
Revisión de plan de conting•ncia frente a un hechc e imprevisto: No se e zidencia
plan de contingencia en el proceso.
Verificación de los Procedimientos: se evidencia manual de procedimientos de
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DE
tesorería, se debe actualizar.
Revisión del giro de cheques, que se realicen en orden correlativo y cronológico:
Se evidencia chequeras, una por recursos propios las cuales son manejadas en orden
cronologico y consecutivo, evidenciadas en una hoja de calculo en excell en su pc. Se
estan diligenciando las colillas de las chequeras, se recomienda diligenciar todos los
campos. En el momento de la auditoria se evidencian de la cuenta corriente No
79914626620 los cheques No ME630991-ME630998-ME630999-ME631000 y cheques
anua!d•os No 1ñES3999é-MES3ú995-küES39^79. Se= r o ierda czrnb'o de=
administración actualizar firma en bancos por el representante legal.
Verificacion de los mecanismos de comunicación rapidad para el bloqueo de
cuentas bancarias en caso de cheques extraviados: en caso de perdida se realiza
llamada de inmediato al banco y bloqueo electronico por extravío de algun cheque. AI
momento de la auditoria no se ha presentado ningun evento de similitud. Se recomienda
actualizar el procedimiento e incluir en el manual de tesoreria.
Se indaga si entregan ía informacion por parte de los supervisores y contratistas
de manera oportuna: el funcionario afirma que la información la envía contabilidad a
tesorería, se realiza un control por tesorería de las cuentas que llegan al área, se
recomienda hacer los pagos en orden cronológico de llegada y según lo establecido en
la normatividad vigente fartícuTo 19 del decreto 115 de 1996).
Verificación de la Iista de control en orden cronologico y correlativo de los
cheques girados: Se verifican chequera a nombre de la ESE, donde se manejan de
orden cronologico, se evidencia Iista de cheques entregados por parte del tesorero con
fechas, valor y firma, al igual documento en excell de su pc. La entidad cuenta con
software de tesoreria denominado GD, el cual arroja un listado en lo correspondiente al
valor de pago y relaciona el cheque.
Se indaga de inconsistencias:
El sistema no toma el descuento, se recomienda parametrizar el software. Cuando llega
un usuario y es de regimen contributivo la factura que arroja el sistema la emite por el
100% del valor del servicio; el usario solo debe cancelar la cuota moderadora, por ello
requiere óe ia moóíficaciõn óe la factura por parte óe la persona responsaóie, io que con
Ileva a que la caja permanezca abierta hasta que no se corrija.
Verificación de las medidas de seguridad para los cheques: Se consulto con la
tesorera sGbre cüaíes MeciiúaS de següríúact riianeja? responde que Lia“y UFiü CGja fuorte
y la clave solo la maneja el tesorero y la subdirección administrativa y financiero, donde
se custodian o almacenan los cheques existe un plan de contingencia documentado en
caso de presentarse una incapacidad de la persona responsable esta area queda a
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cargo de la subdirección administrativa y financiera.
Revisión de los registros pertinentes al momento de la ocurrencia de los hechos:
Se evidencia lista de chequeo (documentos de la cuenta) esta sirve parque el tesorero
rsal›ce el re‘visiún de ics docume tcs de la cuenta en el momento dei pago y luego se
origina el comprobante de egreso, las ordenes de pago son realizadas por el area de
contabilidad, gerencia autoriza el pago y tesoreria realiza el pago.
Revisión del ambiente de seguridad del area de tesoreria: se verifica el area de
tesoreria cuenta con una caja fuerte la cual es manejada y de conocimiento de clave por
la tesorero,la oficina de tesoreria cuenta con dos puertas de acceso, la puerta principal
cuentan con llaves las cuales las tiene el tesorero la puerta de entreda a la oficina del
terorero la chapa esta en mal estado.
Revisión de cuentas inactivas y embargadas: En el momento las cuentas inactivas
fueron:
BANCOLOMBIA 79900011769 cuena corriente píc ACTIVA 12/05/2020
BANCOLOMBIA 79914626620 cuenta corriente ACTIVA 838,106,909.79 12/05/2020
BANCOLOMBIA 79978901722 cuenta corriente ACTIVA 20,906,117.62 12/05/2020
SUDAMERIS 708112326 cuenta corriente INACTIVA 55,008,587.65 12/05/2020
SUDAMERIS 90700814540 cuenta de ahorros EMBARGADA 41,354.18 12/05/2020
BANCO LAJA
SOCIAL 21003078915 cuenta corriente INACTIVA 12/05/2020
9,134,485.00
BANCO CAJA
SOCIAL 21003192873 cuenta corriente INACTIVA 12/05/2020
437,099.70
IDESAN 1y/05/2520
BANCO DE
BOGOTA 203249115 cuenta corriente INACTIVA 12/05/2020
2,035,180.00
Se recomienda cancelar las cuentas antes mencionadas como inactivas y actuar sobre
la cuenta embargada.
Verificación como sustenta la transferencia de fondos por medios electronicos: Se
indaga la tesorera a lo cual responde que se soprta con el comprobante de egreso y
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contabilidad, pasa la cuenta con los soportes, se revisan, se sube a gerencia para que
autorice los pagos y con la autorización de pagos se elabora el compronbante de egreso
y se gira, el giro se hace de la siguiente manera la tesorera ingresa al portal del
banco con su usuario y token, realiza la respectiva transacción de caúa une de los
prcveeúcres autorizados para pago, estos pagos quedan pendientes para autorización de
los mismo por parte de la subdirección Administrativa y Financiera; autorización que
se hace ingresando al portal con su usuario y token. Una vez autorizados el banco
realiza la transación autorizada. En la pagina de Bancolombia arroja un comprobante
de giro donde se refleja los pagos realizados y se cierra el portal bancario. Se evidencia
A-Z al momento de la auditoría interna con los comprobantes de las consignaciones
realizadas a diario por el recaudo de facturación con los soportes requeridos, carpeta
con el pago de la seguridad social y prestaciones sociales de los funcionarios de planta
de la ESE, y carpeta con e! ics servicios püúlicos y pagos ’caries realizados
mensualmente. A-Z con documentos reteica y retefuente y comprobante de egresos.
Debidamente organizado y marcado. Sin embargo el procedimiento no esta en el
manual de procedimientos del tesoreria.
Verificación de pagos de Impuestos de retención en la fuente e ICA: se revisan los
pagos de las declaraciones de retención en la fuente a la fecha de la auditoria
comprobando que se realizaron oportunamente como lo establece el calendario
tributario expedido por la Administración de Impuestos y Aduanas nacionales, para el
período actua!. E! pago úe ICA de! mes de diciembre úe 20’, ú se realiza en enero de
2020 hay exceso de este, por lo anterior se recomienda hacer la corrección de la
declaración de ICA de dicembre de 2019, el pago de ICA de del mes de enero se paga
extemporaneo, se recomienda realizar los pagos de los impuestos según el calendario
tributario establecido para cada vigencia (DIAN, ICA) y evitar sanciones por
extemporaneidad. Se recomienda por cambio de administración actualizar firmas y RUT
ante la DIAN para efectos de presentar las proximas declaraciones, e igualmente la
firma de certicamaras.
¥’erificmcion de ías consignaciones diarias que se realizan per el recaudo del área
de facturación: el responsable de las cajas cierra las cajas todos los días e imprime
arqueo, como los procesos de asignación de citas, laboratorio, urgencias, rayos X, así
como de los demas centros de salud; seguidamente imprime el arqueo y los respectivos
recibos con ello realiza el cuadre respectivo en el sistema v/s efectivo y hace entrega al
el Tesorero quien verifica y luego realiza la consignacion en el Banco.
Se resalta la importancia de recoger y consignar el dinero diariamente con excepción de
los días feriados y festivos los cuales se deberan realizar en las horas de la mañana del
d'a hoñf!. Se= han r alizadc a!gunos oí rres de centros de salud d ñ.do ala m•rgencia
sanitaria de COVID-19.
Revisión de cierres de cajas: se verifica las siguientes cajas: Clínica Guane-
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laboratorio, Clínica Guane- Urgencias, Clínica Guane- consulta externa, Clínica Guane-
cartera, centro de salud jose a morales, centro de salud la cumbre, centro de salud
trinidad, centro de salud villabel, centro de salud reposo. Se pudo evidenciar lo
siguiente:
una caja no cierra el mismo día de la apertura
Es de anotar que urgencias todos los días pasa de un día para otro realizando cambio
de turno, y permanecen turnos de 24 horas.
Las cajas de laboratorio, consulta externa, farmacia Guane no cierran diariamente, en el
momento de la auditoría.
Se cierran facturación de los centros de salud de reposo, trinidad, farmacia cumbre
de)?• 'dc a !a e .ergencia sentaría de OOVU-19
OBSERVACIONES:
Manual de procedimientos de Tesorería desactualizado
Se evidencian cuentas de bancos inactivas y embargada
Pago ICA extemporáneo (enero 2020)
Algunas cajas no cierran el mismo día de la apertura
RECOMENDACIONES:
Diligenciar todos los campos de las colillas de los cheques
Solicitar parametrización del software.
Cancelar las cuentas de bancos que estén inactivas y gestionar la cuenta embargada
Capacitar a los facturadores y explicar la importancia de hacer los cierres diarios de
caja.
Pagar oportunamente los impuestos de ICA y RTF para evitar posibles sanciones a
futuro, y verificar con el área contable cuando se vaya a realizar el pago para no pagar
en exceso.
actualizar firma del representante legal de la ESE Clínica Guane en bancos Actualizar
RUT debido al cambio de administración para hacer presentaciones de próximos
impuestos y evitar sanciones.
hacer los pagos en orden cronológico de llegada y según lo establecido en la
normatividad vigente (artículo 19 del decreto 115 de 1996).
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GESTIÓN DE
CALIDAD DE
Realizar todos los pagos por transferencia electrónica.
Efectuar reparación a la chapa de la puerta (oficina de Tesorería)
RESULTADO AUDITORIA CONFORME CON RECOMENDACIONES
RESUMEN DE LA AUDITORIA:
Favorable ya que se cumple con las normas vigentes y los objetivos institucionales; Sin
embargo, se dan a conocer algunas recomendaciones que deben tener en cuenta, a fin de
SI.!ÜSanÚr !as oüseaaoiones evideno-iadas.
FECHA DE ENTREGA junio 30 de 2020
FIRMA DEL AUDITOR:
L I'S A T II ”VIS ACEVEDO
Auditor Líder - Jefe de Control Interno
