Maestría en Gestión de
Operaciones y Servicios Logísticos
Mg. Ing. JOSÉ AUGUSTO ESTRADA PALACIOS
jestradap@[Link]
[Link] [Link]
GESTION DE
PROYECTOS
Semana 9:
Gestión de
los Costos
Benjamín Franklin
¿Cuánto se ha avanzado hacia las metas propuestas?
¿Es posible medir el trabajo que se ha realizado?
EJEMPLO PRÁCTICO
Fuente: Andrés Felipe Gómez – II Jornada Gerencia de Proyectos de IT - ACIS
Fuente: Andrés Felipe Gómez – II Jornada Gerencia de Proyectos de IT - ACIS
COSTO
Fuente: Andrés Felipe Gómez – II Jornada Gerencia de Proyectos de IT - ACIS
SV = EV – PV CV = EV – AC
PV = Valor Planificado EV= Valor ganado AC = Costo Real
Etapas de la Gestión de Proyectos
Fuente: Janoé Antonio González Reyes
LAS CLAVES DE UNA GESTIÓN
DE COSTES EFICIENTE
Una buena planificación es el punto de
partida necesario para los cálculos y ajustes que
vendrán después, ya que, si no se conoce el
punto de inicio, se carece de referencia para el
análisis y aplicación de medidas correctoras, en
los casos en que se determine que es necesario
LAS CLAVES DE UNA GESTIÓN
DE COSTES EFICIENTE
Una comunicación eficiente: mantener
abiertas las vías de comunicación y asegurar su
fluidez. Las decisiones más críticas a tomar no
provendrán del reporting, sino que se derivarán
de datos conocidos a través de comunicaciones
urgentes.
LAS CLAVES DE UNA GESTIÓN
DE COSTES EFICIENTE
Priorizar la actualización: el seguimiento
es fundamental para mantener el control sobre
el gasto y de ello dependerán los resultados de
la gestión de costes de proyecto.
Fuente: Guía De Los Fundamentos Para La Dirección De Proyectos (Guía Del PMBOK VI®)
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS COSTOS
Planificar la gestión de costos: cómo vamos a estimar
1 los costos, desarrollar el presupuesto y controlar los desvíos
presupuestarios.
Estimar los costos: calcular los costos de cada recurso para
2 completar todo el trabajo del proyecto.
Determinar el presupuesto: sumar los costos de todas las
3 actividades del proyecto a través del tiempo.
Controlar los costos: monitorear los avances de los costos,
4 actualizar el presupuesto y gestionar los cambios.
De modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS COSTOS
1
PLANIFICAR LA
GESTIÓN DE
COSTOS: cómo
vamos a estimar los
costos, desarrollar el
presupuesto y
controlar los desvíos
presupuestarios.
1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE
COSTOS
Planificar la gestión de los costos es establecer las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar,
gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.
Los costos deben estar basados en la EDT y los estimados de
costos deben hacerlos las personas o recursos que harán luego las
tareas.
La información histórica y las lecciones aprendidas son
entradas clave para mejorar las estimaciones.
Es necesario conocer qué actividades se van a realizar. Una
vez se hayan tomado estas decisiones, se debe buscar información
acerca de los recursos necesarios para poder realizar esas acciones.
Es necesario recurrir a información histórica de
proyectos similares realizados por nosotros mismos
o bien por otras empresas.
Incluye los procesos relacionados
con planificar, estimar, financiar,
obtener financiamiento, gestionar
y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Fuente: Alex Lozano Paredes
La gestión de los costos debe tomar en consideración:
• Nivel de precisión: redondeo de datos
• Unidades de medida: horas o días de trabajo, la semana de trabajo, entre
otras.
• Enlaces con los procedimientos de la organización:
establecimiento de códigos a cada una de las cuentas de control, vinculado
directamente con el sistema de contabilidad de la organización.
• Reglas de valor ganado: se establecen los criterios de del valor ganado.
• Formatos del informe: los informes de costos deben llevar formatos
definidos.
• Descripción del proceso: documentación de cada uno de los procesos de
gestión.
• Umbrales de control: Los umbrales se expresan habitualmente como un
porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan
PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE COSTOS
Acta de
constitución:
requisitos, Análisis de ALTERNATIVAS:
recursos ¿Qué tipo de
FINANCIAMIENTO: capital
Entrada Salida PLAN de
propio, aumento de capital,
emisión de títulos, deuda?; gestión de
¿Cómo adquirir los COSTOS
recursos: comprar, hacer,
alquilar?, etc.
Planes: gestión del
CRONOGRAMA,
gestión de riesgos,
APO, FAE HERRAMIENTAS O TÉCNICAS
Fuente: Alex Lozano Paredes
El presupuesto aprobado
por los interesados
Fuente: [Link]
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS COSTOS
2
ESTIMAR LOS
COSTOS:
calcular los costos
de cada recurso
para completar
todo el trabajo del
proyecto.
2. ESTIMAR LOS COSTOS
Una vez que se conocen las actividades que se
van a realizar y los recursos que son necesarios,
es el momento de trasladar estos recursos a
unidades monetarias y temporales.
Para ello, existen múltiples métodos de estimación
según la información disponible. Una manera sencilla de
estimar los costos de un proyecto es establecer
analogías con proyectos similares que se hayan
realizado recientemente.
Fuente: Juan Delgado-Blogger ITM Platform
Fuente: Rubén Rodríguez,
ESTIMAR LOS COSTOS
Estimación análoga
PLANES: Línea
Base del Alcance, Estimación ascendente
Gestión de Costos,
Estimación paramétrica Estimaciones de
Gestión de Calidad
costos
Estimación por 3 valores
Entrada Salida
Análisis de alternativas
Análisis de reserva
Costo de la calidad
DOCUMENTOS: Base de las
Cronograma, Software estimaciones
Recursos, Riesgos,
Lecciones Toma de decisiones
Aprendidas, Etc.
HERRAMIENTAS O TÉCNICAS
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: [Link]
Fuente: Alex Lozano Paredes
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS COSTOS
3
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO:
sumar los costos de
todas las actividades
del proyecto a través
del tiempo.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Planes: Línea Base El presupuesto aprobado
del Alcance, Gestión por los interesados
de Costos, Gestión
de Recursos
Agregación de costos
Línea base de
Caso de
Análisis de reservas costo
negocios
Entrada
Reserva de contingencias Salida
Reserva de gestión
Documentos: Revisión de información
cronograma, costos histórica
estimados, bases de Requisitos de
la estimación, Conciliación del límite del financiamiento
riesgos, etc. financiamiento
Financiación
Acuerdos
contractuales HERRAMIENTAS O TÉCNICAS
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: Alex Lozano Paredes
Fuente: Alex Lozano Paredes
El presupuesto aprobado
por los interesados
Fuente: Alex Lozano Paredes
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE LOS COSTOS
4
CONTROLAR
LOS COSTOS:
monitorear los
avances de los
costos, actualizar
el presupuesto y
gestionar los
cambios.
Fuente: [Link]
4. CONTROLAR LOS COSTOS
El control de costes se realiza una vez que se ha
puesto en marcha el proyecto. Consiste en un monitorizar
a diario, semanalmente o en los puntos de control que se haya
establecido, cuáles son los costes en ese momento y
comparar con la línea de base trazada, comprobando así si se
ajustan o no a lo que estaba previsto. Esta medición permite
predecir los costes generales del proyecto y si se continuará
trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este
momento.
Dado que la monitorización se realiza en tiempo real o
permanentemente, la detección de desviaciones en la línea
basal establecida se realiza de manera temprana, lo que
permite tomar medidas correctivas o incluso que
consigan un mayor acercamiento a los establecidos por la línea de
base.
Fuente: Juan Delgado-Blogger ITM Platform
CONTROLAR LOS COSTOS
Planes: gestión de
costos, línea base de
costos Información de
Gestión del valor ganado (EVM) desempeño del
Documentos: trabajo
lecciones aprendidas Análisis de variaciones
Entrada Salida
Pronósticos Pronósticos
de costos
Análisis de reserva
Requisitos de
Índice de desempeño del
financiamiento
trabajo por completar (TCPI) Solicitudes de
cambio
Diagramas de contexto
Datos de
desempeño
del trabajo HERRAMIENTAS O TÉCNICAS
El verdadero control es
medir, comparar contra un
estándar, averiguar si hay
desviaciones y tomar
acciones para corregir las
desviaciones detectadas.
Un factor de éxito fundamental en cualquier proyecto es
la capacidad de su director para tomar
decisiones correctas en el momento
oportuno. La Gestión del Valor Ganado (GVG
= EVM) proporciona un enfoque para medir el
desempeño del proyecto a partir de la
comparación de su avance real frente al
planeado, permitiendo evaluar tendencias
para formular pronósticos.
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Luego de 4 horas
de iniciado el
servicio
Fuente: Luis Alberto Morales Ríos-Preparación Examen PMP: Valor Ganado
