C.E.
A –AYACUCHO
EDUCACION ALTERNATIVA
LA PAZ-BOLIVIA
TEMA N.º 1 ASIGNATURA: DOCUMENTOS MERCANTILES
ESPECIALIDAD: CONTABILIDAD
NIVEL: 1ºSEMESTRE
MODULO: 4
INTRODUCCION A LOS DOCUMENTOS MERCANTILES
FUENTES DE DATOS PARA LAS TRANSACCIONES
COMERCIALES
INTRODUCCION A LOS DOCUMENTOS MERCANTILES. - La secuencia contable
comienza con la aplicación de los hechos económicos a través de la diversa
documentación que, es la origina para las distintas transacciones y consecuencias
con los asientos contables, son además lo títulos, efectos (letras de cambio y
pagares), recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, notas de
remisión, notas o vales de salidas de mercaderías, informes de consumo de
materiales, etc., relativos a las operaciones mercantiles, que sirven para legitimar el
ejercicio de derecho literal y autónomo consignado.
Lograr un control interno adecuado de todas las transacciones comerciales
respaldando con la documentación sustentadora y suficiente de los recursos
generados y los desembolsos de efectivo para compra de bienes, servicios y para
gastos operativos.
Estos documentos son utilizados para respaldar los pagos recibidos de los clientes
de la empresa y como justificantes de los desembolsos de dinero por adquisición de
bienes y servicios, los mismos que usualmente se adjuntan como documento
sustentatorio a los comprobantes de contabilidad (comprobantes de ingreso, egreso
y diario) de una empresa unipersonal o conformada en sociedad.
1.- CONCEPTO DE DOCUMENTOS MERCANTILES. – Constituyen la fuente de los
Actos de Comercio con certeza
y claridad las operaciones realizadas por el comerciante o la empresa. La
documentación es el medio para reflejar por escrito lo que va ocurriendo en la
actividad del comercio y que son susceptibles de los Registros Contables; se realiza
con la sustentación o respaldatorio de la documentación una contabilidad bien
documentada siempre merece fe de los actos económicos y administrativos.
Teniendo en cuenta que la contabilidad debe cumplir la función de control de una
empresa es indispensable que toda transacción este respaldada con documentación
pertinente y suficiente para su posterior verificación y/o revisión esto por:
- Actuar como elemento de entrada de información de la empresa.
- Permitir, en caso necesario, la prueba de la existencia de determinadas
transacciones y de las condiciones inherentes a la misma, como ser.
- Controversia con terceros.
La documentación sustentatoria se refiere a diferentes formularios utilizados para
respaldar cada una de las transacciones que realiza una determinada empresa,
ejemplos.
LETRA DE CAMBIO
NEGOCIABLES PAGARE
DOCUMENTOS CHEQUE
MERCANTILES
RECIBOS
FACTURAS
VALE
NO
NOTAS DE REMISION
NEGOCIABLES
NOTA DE ABONO
NOTA DE CREDITO
DOCUMENTOS NEGOCIABLES. - Son todos aquellos documentos que se pueden
negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su
vencimiento o dejar en garantías.
DOCUMENTOS NO NEGOCIABLES. – Son todos aquellos documentos que sirven de
base para los registros en los libros de contabilidad y la vez probar desde el punto
de vista legal la realización de una operación mercantil.
3. OBJETIVOS. – El principal objetivo de un documento mercantil es lograr un
control interno adecuado de todas las transacciones comerciales que realiza una
empresa publica o privada respaldando con la documentación suficiente y pertinente
a cada tipo de transacciones ya sea por captación de recursos económicos (pago de
clientes por ventas de bienes, servicios y cobro a deudores), y operativos
necesarios para mantener en marcha la empresa; los mismos que se adjuntan como
documentación de respaldo a los comprobantes de contabilidad ( Comprobantes de
ingreso, egreso y diario) y permite además a los responsables de la administración
de una empresa revisar y autorizar todas las operaciones.
4. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION MERCANTIL. – La importancia de la
documentación: mercantil es tal que se han creado normas especiales de carácter
técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aun los
formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una
misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de
un lote de mercancías, identificar un envió de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o
disposición interna cualquiera como pudiera ser la del reclamar al departamento de
compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
5. ASPECTOS FORMALES. – Teniendo en cuenta que la contabilidad debe cumplir la
función de control en la empresa es indispensable que toda transacción este
respaldada con documentación pertinente y suficiente para su posterior verificación
o revisión, esto por:
- Actuar como elemento de entrada de información de a la empresa
- Permitir, en caso necesario la prueba de la existencia de determinadas
transacciones y de las condiciones inherentes a la misma como ser:
- Controversia con tercero o:
- Requerimiento del Estado a través del servicio de Impuestos Nacionales
Contraloría General del Estado y otras entidades, a efectos de fiscalizar en
materia tributaria, de control de precios, la correcta administración de los
recursos del Estado, etc.
¿QUE FUNCIONES CUMPLE LA
DOCUMENTACION?
FUNCION FUNCION DE FUNCION
CONTABLE CONTROL JURIDICA
Proporciona Permite identificar Es un medio
datos e de
necesarios para Individualizar a prueba escrita,
efectuar los las de los actos y
registros personas que transacciones
contables intervienen por efectuadas
bien hechos o
estableciendo
responsabilidad
CLASIFICACION SEGÚN SU ORIGEN EN UNA
EMPRESA
Origen interno Origen externo
Elaborados por terceros y
1.-Elaborados en la enviados a la empresa
empresa y envía-
dos fuera de ella.
2.-Elaborados en
la
empresa y
con
circulación
interna dentro
de la
CONSERVACION
EXISTE OBLIGACION LEGAL
