APRENDAMOS DE LOS COSTOS POR ÓRDENES DE
PRODUCCION
El sistema de costos por órdenes de producción, también conocido con los nombres de costos
por órdenes específicos de producción, por lotes de trabajo o por pedidos de los clientes, es
propio de aquellas empresas cuyos costos se pueden identificar con el producto, en cada orden
de trabajo en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de
producción en ese orden específico.
Los costos por órdenes de producción se llevan en aquellas empresas donde la producción se
realiza por pedidos, el producto es heterogéneo (varios tipos productos) y si la producción es
parada no ocasiona grandes pérdidas. Ejemplo: una zapatería, una fábrica de vestidos, etc.
CONOZCA Y APRENDA SOBRE LA HOJA DE
COSTOS
A cada orden le corresponde una hoja de costos, que será abierta, mantenida, actualizada y
liquidada en la sección Contabilidad de Costos. Este registro contable constituye el auxiliar del
inventario de productos en proceso. A continuación se presentará un modela de hoja de
costos.
EMPRESA XYZ LTDA
NIT
HOJA DE COSTOS
CLIENTE _______________________________________ ORDEN DE PRODUCCION No. ______________________
ARTÍCULO _____________________________________________ CANTIDAD __________________________________
FECHA DE INICIO ________________________________ FECHA DE TERMINO ____________________________
COSTO UNITARIO ________________________________ COSTO TOTAL __________________________________
MATERIA PRIMA DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
TOTAL TOTAL MPI MOI TOTAL
TOTAL TOTAL TOTAL
TRATAMIENTO DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO EN EL
SISTEMA POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN
LOS ELEMENTOS DEL COSTO. Los factores de producción (materiales, mano de obra,
tecnología y costos indirectos) deben combinarse adecuadamente a fin de generar el bien o
productos deseados. Por lo tanto, de la integración racional y del uso económico de los
elementos dependerá el costo de producirlos y por ende el precio al cual se venderá.
Esta consideración de contenido técnico-social ratifica uno de los propósitos de la contabilidad
de costos, que “… pretende la minimización de costo, eliminando los innecesarios…”; de la
aplicación de este propósito dependerá que la empresa ofrezca sus productos a precios
convenientes y competitivos. Se evidencia, entonces, la necesidad de un estudio particular de
los elementos del costo de producción, el cual permitirá identificar algunos parámetros básicos
del control que deben ejercer los encargados de la fabricación, a fin de optimizar el uso de
materiales, fuerza laboral y otros insumos y servicios que se requieren.
Los elementos del costo de producción son: materiales, mano de obra y costos indirectos de
fabricación.
MATERIALES O MATERIA PRIMA: Constituyen aquellos productos naturales o
semielaborados y elaborados básicos que, luego de la transformación preconcebida, se
convertirán en artículos aptos para el uso o consumo.
Terminología de los materiales: En relación con la compra y uso de los materiales dentro de
una empresa, se deben hacer las siguientes aclaraciones con respecto a su terminología, la
cual varía de unas empresas a otras.
1. Materia Prima: cuando se emplea el término materia prima en la compra de los
materiales, se debe entender claramente que se hace referencia tanto a los materiales
directos como a los indirectos, sin distinciones de ninguna naturaleza.
2. Materiales directos: son aquellos que entran directamente en la producción o, dicho
de otra manera, los que pueden ser identificados plenamente con el producto. Las
condiciones propias de manufactura en cada empresa indicarán cuáles deben
catalogarse en este primer elemento de costo.
3. Materiales indirectos: son aquellos que se incorporan en pequeñísima proporción al
producto y que son indispensables dentro del proceso de manufactura; bajo esta
categoría entran igualmente los materiales directos que son usados en muy pequeñas
cantidades y serán catalogados, junto con los indirectos, como costos indirectos de
fábrica.
Cabe anotar, que cuando se habla de suministros de fábrica no se hace referencia a materiales
sino a diversos implementos o artículos que se requieren para mantener una fábrica o planta en
buen estado, tales como: jabones para limpieza, aceites para mantener las máquinas en
perfecto funcionamiento, accesorios, repuestos, etc. Los cuales son llevados a costos indirectos
de fabricación.
Necesidad del Control de Materiales
Una correcta planeación de la producción requiere mantener un adecuado control de los
materiales porque su uso es uno de los factores más costosos en la mayoría de los procesos de
manufactura. Es bueno constatar si se presentan pérdidas en su almacenamiento y
desperdicios en su uso; por esto se hace necesario tomar medidas para mantener un control
efectivo y evitar una serie de pérdidas y desperdicios que, si bien pueden ser pequeños, a la
larga representarán cuantiosos desembolsos para la empresa.
En cuanto al uso de los materiales, la labor de control debe mantenerse vigente por muchos
aspectos, puesto que son numerosos los factores que pueden incidir de una u otra manera en
la disminución de los desperdicios resultantes durante las labores de producción. Puede
decirse que con anterioridad a la compra misma de los materiales, los encargados de
adquirirlos deben estudiar en todos sus detalles las especificaciones del producto y determinar
no sólo la cantidad del material que llevará cada unidad sino también la calidad más indicada;
igualmente, debe operarse con las técnicas y métodos de producción más adecuados y
elaborar un estudio previo de los proveedores y las condiciones más propicias para almacenar
los materiales; así mismo, debe desarrollarse la mejor capacitación a los trabajadores de
producción, la aplicación de los sistemas de administración de salarios más indicados y la mejor
utilización de máquinas y equipos, que se traducirá, al final, en una mejor utilización de los
materiales.
Almacenaje de la materia prima: Actividad que requiere de conocimientos y experiencia del
bodeguero; consiste en acondicionar los materiales en perchas y estantes de tal manera que:
- Sean fácilmente identificables, con fines de despacho.
- Se conserven en condiciones físicas óptimas.
- Se protejan de posibles hurtos o usos indebidos.
Aunque el control contable de la recepción-almacenaje corresponde a Contabilidad, puede
disponerse que se mantenga en las bodegas un registro especial de tarjetas o archivo
informático automatizado que le permita al bodeguero auto controlar los materiales únicamente
en cantidades.
Por necesidad de control administrativo y contable conviene clasificar los materiales en: Materia
prima directa (MPD) y Materia prima indirecta (MPI)
Registro Contable de los Materiales: Las principales operaciones con materiales son:
1. Compras. Equivale a la recepción de los materiales, esta acción se evidencia a través de la
factura, o documento similar, que contendrá información sobre: naturaleza, tipo de material,
precio y forma de pago. El registro a nivel de diario o en otro libro especializado (ejemplo: diario
de compras) será el siguiente:
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1405 MATERIALES XXX
140501 Inventario de materiales XXX
2408 IMPUESTO A LAS VENTAS XXX
240801 Descontable
2365 RETENCION EN LA FUENTE XXX
236540 Compras XXX
2205/1110 NACIONALES/ BANCOS XXX
220501/111001 Empresa XY Ltda/ Moneda XXX
nacional
Ejemplo: La fábrica de camisetas Moda Joven tiene una producción de 1.300 unidades para la
Cacharrería El Amigo, y para ello compra materiales a la distribuidora Andina Ltda por
$12.000.000 al contado, IVA 19%, Retención en la fuente 2.5%.
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1405 MATERIALES 12.000.000
140501 Inventario de materiales 12.000.000
2408 IMPUESTO A LAS VENTAS 2.280.000
240801 Descontable 2.280.000
2365 RETENCION EN LA FUENTE 300.000
236540 Compras 300.000
2205 NACIONALES 13.980.000
220501 Distribuidora Andina Ltda 13.980.000
2. Devoluciones en compras a proveedores. Excepcionalmente se presentarán devoluciones
de materiales, cuando éstos no satisfacen plenamente los requerimientos de la empresa. Las
causas fundamentales son daños irreparables en la transportación y desajustes en las
características técnicas de los bienes deseados. El registro contable será:
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
2205/1105 NACIONALES / CAJA XXX
220501/110501 Empresa XY/ Caja General XXX
2365 RETENCION EN LA FUENTE XXX
236540 Compras XXX
1405 MATERIALES XXX
140501 Inventario de materiales XXX
2408 IMPUESTO A LAS VENTAS XXX
240801 Descontable XXX
Ejemplo: De la compra anterior la empresa devuelve materiales por $ 2.000.000 por
encontrarse en mal estado. Le reintegran el dinero
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1105 CAJA 2.330.000
220501/110501 Empresa XY/ Caja General 2.330.000
2365 RETENCION EN LA FUENTE 50.000
236540 Compras 50.000
1405 MATERIALES 2.000.000
140501 Inventario de materiales 2.000.000
2408 IMPUESTO A LAS VENTAS 380.000
240801 Descontable 380.000
3. Transferencias a los centros productivos. Previo pedido de autoridad competente, y
debidamente respaldado en la nota de despacho, el bodeguero enviará materiales a fin de
atender la fabricación de una orden de producción específica. Este tipo de operaciones
internas será frecuente, por lo que conviene simplificar el proceso de despacho, sin
menoscabar la eficacia del control interno. El registro se efectúa así:
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
7105 PRODUCTOS EN PROCESO XXX
710501 Materia prima directa XXX
7305 COSTOS INDIRECTOS DE XXX
FABRICACION
730501 Materia Prima Indirecta XXX
1405 MATERIA PRIMA XXX
140501 Inventario de materia prima XXX
Ejemplo: El departamento de producción solicita materiales así: Materiales directos $6.700.000
y Materiales indirectos $1.300.000.
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
7105 PRODUCTOS EN PROCESO 6.700.000
710501 Materia prima directa 6.700.000
7305 COSTOS INDIRECTOS DE 1.300.000
FABRICACION
730501 Materia Prima Indirecta 1.300.000
1405 MATERIA PRIMA 8.000.000
140501 Inventario de materia prima 8.000.000
USO DE LOS MATERIALES: Cuando producción utilice los materiales necesarios, se procede
a realizar la siguiente contabilización:
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1410 INVENTARIO PRODUCTOS 6.000.000
EN PROCESO
141001 Materia prima directa 5.300.000
141002 Materia prima indirecta 700.000
7105 PRODUCTOS EN PROCESO 5.300.000
710501 Materia prima directa 5.300.000
7305 COSTOS INDIRECTOS DE 700.000
FABRICACION
730501 Materia Prima Indirecta 700.000
4. Devolución de materiales de producción a bodega: Previa liquidación de la hoja de
costos, será necesario depurar los datos y efectuar los ajustes que se requieran; para ello se
debe propiciar la devolución de materiales que fueron destinados a una orden específica pero
que no se utilizaron por alguna razón. El reingreso de estos materiales en buen estado
constará en la nota de reingreso y serán valorados al precio de la última transferencia. El
asiento será:
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1405 MATERIA PRIMA XXX
140501 Inventario de materia prima XXX
7105 COSTO MATERIA PRIMA XXX
710501 Materia prima directa XXX
7305 COSTOS INDIRECTOS DE XXX
FABRICACION
730501 Materia Prima Indirecta XXX
Ejemplo: De los materiales solicitados por producción, este devuelve al almacén lo siguiente por
no usarse: MPD $1.400.000 y MPI $600.000
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
1405 MATERIA PRIMA 2.000.000
140501 Inventario de materia prima 2.000.000
7105 INVENTARIO PRODUCTOS 1.400.000
EN PROCESO
710501 Materia prima directa 1.400.000
7305 COSTOS INDIRECTOS DE 600.000
FABRICACION
730501 Materia Prima Indirecta 600.000
