Programación del seguimiento y control de las

variables del aprovisionamiento.

1.- El proceso de aprovisionamiento.
¿Quizás te preguntes qué es lo primero que debo realizar en el proceso de aprovisionamiento?
Cuando hablamos del proceso de aprovisionamiento de la empresa nos referimos a todas las
actividades que realizamos desde que solicitamos información sobre determinada mercancía hasta
que nos es entregada y pagada, incluyendo, así mismo, la contabilización, registro y archivo de la
documentación originada.

Debes tener identificados, definidos y documentados los procesos de aprovisionamiento, de

manera que puedas analizados periódicamente con el objetivo de identificar las oportunidades.

Por tanto, podemos definir el proceso de aprovisionamiento como el conjunto de actividades

orientadas a la adquisición de los materiales que necesitamos para la elaboración o
comercialización de nuestros productos, en las mejores condiciones y menor coste. Para que
esta función se desarrolle de forma adecuada será necesario establecer líneas de coordinación con
el resto de departamentos definidos en el organigrama de la empresa. Entre los objetivos básicos
que establece la gestión de aprovisionamiento se encuentran: reducir los costes de
almacenamiento, mantener suficiente productos en almacén para evitar roturas de stock, reducir los
daños producidos por la pérdida de artículos perecederos y obsoletos.

1.1.- Órdenes de pedido/entrega.

Quizás te preguntes ¿para qué sirve la orden de pedido? ¿Quién lo emite? ¿Qué datos debe
contener? Una vez que has negociado las condiciones de compra y las has plasmado en el
correspondiente contrato, procedes a solicitar la cantidad de producto o servicio que necesitas.

La orden de pedido/entrega es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme

productos o servicios a su proveedor. Las órdenes de pedido/entrega la podemos realizar por escrito
o verbalmente:

1. Verbalmente: por teléfono o personalmente. En este caso, es conveniente que además de

esta comunicación verbal la realicemos también por escrito, ya que de otra manera no
existe nada en base a lo que poder reclamar por parte del Departamento de Compras, si el
producto o servicio recibido no se ajusta a lo que hemos solicitado en el pedido, ni tampoco
el proveedor tendrá nada en base a lo que poder rebatir una posible reclamación.
2. Por escrito: fax, correo electrónico, papel. El pedido debe contener todos los datos
necesarios para evitar errores o desviaciones entre lo que el departamento de compras
quiere y lo que el proveedor nos envíe posteriormente.

Los datos se pueden plasmar en el modelo de pedido utilizado por el Departamento de Compras, o
bien mediante una carta.

El pedido debe contener al menos los siguientes datos:

 Datos del proveedor: nombre, dirección, teléfono, fax, departamento y persona a la que se

dirige.
 Datos del cliente: nombre, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, departamento y
persona que lo emite.
 Número de pedido.
 Referencia al contrato de compraventa en el que se encuadra el pedido.
 Fecha del pedido.
 Identificación del producto o servicio a comprar: nombre, modelo o código, etc.
 Cantidad necesaria.
 Condiciones económicas:
 o Precio.
o Otras condiciones económicas: descuentos, transportes, seguros, envases y
embalajes, etc.
 Aspectos relacionados con la entrega:
o Fecha de entrega.
o Lugar de entrega.
 Forma de pago.
 Otras condiciones pactadas: instalación, mantenimiento, etc.
 Firma del responsable del Departamento de Compras, autorizando la emisión del
pedido.

En las pequeñas empresas en las que no exista un Departamento de Compras específico, el

documento de pedido puede ser facilitado por el propio proveedor, para que la empresa
compradora lo rellene.

 Debes conocer
En el siguiente enlace encontraras un ejemplo el impreso de orden de compra que puede utilizar
cualquier empresa.

Pedido.

1.2.- Recepción, identificación y verificación de pedidos.

¿Cuándo recibes un pedido que actividades debes realizar para la recepción de los productos?
Cuando llega un pedido, tienes que realizar una serie de tareas para comprobar que los productos
que han llegado se corresponden con los que pediste y están en perfecto estado.

La recepción adecuada de los productos es muy importante, una gran parte de las empresas
tienen como resultado de su experiencia, centralizada la recepción total bajo un departamento único,
las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples.

La recepción es la encargada de admitir los pedidos que llegan a nuestra empresa, debemos

efectuar las siguientes operaciones:

1. Disponer de una relación de los pedidos esperados, en función de los plazos de entrega.

2. Recibiremos los envíos de proveedores con el albarán de entrega del transportista.
3. Comprobaremos la correspondencia entre los datos de los documentos de llegada y
las ordenes de pedidos. Cuando existen coincidencia entre ambos documentos le
asignamos un número de entrada provisional, en caso contrario, le asignamos un número
de entrada de productos no identificados e informa a compra para que resuelva el conflicto
creado.
4. Ordenamos la descarga de los productos.
5. Contamos los artículos descargados y verificamos que no existan daños externos cuando
estos se producen, comunicamos los daños al responsable de compras de forma que éste
realice la reclamación oportuna.
6. Anotamos los desperfectos encontrados, en el albarán del proveedor y aceptamos los
productos salvo posterior examen.
7. Cursamos rápida información de la llegada de productos esperados a compras en el caso
de grandes superficies también hay que notificar la llegada al departamento de etiquetaje.

Una de las misiones más importantes de recepción es de descubrir todos los errores de
una transacción (faltas, daños equivocación de artículos, etc.), porque de hacerse más tarde sería
muy perjudicial. El registro de entrada de un artículo es el único documento que corrobora lo que se
ha recibido.

Es importante que el departamento de compras exija al departamento de almacén que las

mercancías y artículos entregados por parte de los proveedores sean precisamente los solicitados
en el pedido y de que no existan variaciones. Por esta razón debemos disponer de hojas de control
para la recepción de productos, conteniendo la siguiente información:
 1. Número de pedido.
2. Cantidad recibida.
3. Descripción del artículo recibido.
4. Nombre del proveedor.
5. Unidad de medida (kilos, metros, unidades…).
6. Observaciones (en ellos se indica si hubo faltas desperfectos, mermas o alguna otra
variación en las entradas).
7. Nombre y firma del empleado que recibe la mercancía.

Con una recepción apoyada en un sistema informático en tiempo real, el tiempo de

realización de todo el proceso será corto.

1.3.- Seguimientos de pedido.

¿Cómo puedes realizar el seguimiento de un pedido? Al departamento de compras también le
corresponde realizar el seguimiento del pedido, es decir, una vez realizado y confirmado el pedido,
debemos mantener la comunicación con el proveedor para asegurarnos de que el producto o
servicio adquirido se reciba en la fecha y condiciones pactadas. Con el fin de facilitar esta labor, se
suele llevar un libro de seguimiento de pedidos.

El proceso de seguimiento de pedidos comienza cuando emitimos una orden de pedido y

finaliza cuando aceptamos los productos que llegan a nuestro almacén.

Conocer la ubicación en el tiempo de una orden de pedido puede variar desde un número de días si
utilizamos medios de seguimientos como el e-mail, el teléfono o el fax, a unos pocos segundos si
utilizamos internet. Si realizamos el seguimiento mediante internet necesitamos:

1. Ordenador con conexión a internet.

2. Dispositivo de seguimiento que conviene a nuestra empresa, tales como:
1. GPS (Global Positioning System).
2. Tarjera RFID (Radio Frequency IDentification) .
3. PDA (Personal Digital Assistant).
4. Teléfono móvil.
3. Software adecuado.

Para realizar el seguimiento de pedido podemos utilizar el sistema EDI, así como otras tendencias
actuales de gestión de pedidos de aprovisionamiento como: Vendor Managed Inventory (VMI) y el e-
procurement.

Vendor Managed Inventory.

e-procurement.

  Debes conocer
En el siguiente enlace puedes ver un vídeo sobre como realizar el seguimiento de pedidos.

Resumen textual alternativo

1.4.- Control de salidas.

¿Qué debes hacer cuando salen productos del almacén? ¿Piensas que debes controlar estas
salidas de las misma forma que controlas las entradas?

El proceso de salida de los productos, como consecuencia de un pedido incluye la localización,

selección de las cantidades y traslado de los productos almacenados hasta el área de
preparación de pedidos, donde los clasificaremos, empaquetaremos y etiquetaremos
adecuadamente. Finalmente se procede a la expedición de la mercancía, que concluirá con la
conformidad del cliente a través del albarán de salida. Del mismo modo que se hace con el proceso
de recepción, antes de realizar el envío se revisa y coteja la mercancía con el albarán de salida,
tanto en cantidad como en calidad, para evitar reclamaciones del cliente. Esto se plasma en un
registro de salida, donde queda reflejada la mercancía saliente y la rechazada (si las hubiese) así
como todas las posibles incidencias, con lo que garantiza la trazabilidad de esta actividad.

  Reflexiona
¿Qué es más importante para nuestra empresa: el control de las entradas o el control de las
salidas?

2.- Diagrama de flujo de la información: seguimiento

on line y off line.
¿Qué es lo que quieres lograr con el seguimiento de los pedio? y ¿con el control de los
proveedores? Con el seguimiento recopilaremos datos de los tiempos, si las ordenes de
compras se están cumpliendo, calidad, costos, con esos datos podemos aplicar el control
que nos permitirá guiar al proveedor en caso que sea necesario.

El control lo aplicamos para corregir las desviaciones del proveedor con respecto a lo
establecido en el seguimiento, cada corrección debe ser informada al proveedor para que realice
los ajustes solicitados, es muy importante que esto se realice por escrito "si no está escrito
(mail, memorándum, etc.), no existe".

El seguimiento y el control debe repetirse las veces que sea necesario hasta lograr nuestros
objetivos, siempre con dosis de flexibilidad, sin embargo, dependiendo de la "dimensión" de lo que
estés solicitando, las veces que apliques los controles deben ser limitadas por el tiempo que
dispones para la solución. Si uno de los proveedores cae en el caso de no aproximarse a lo
solicitado después del límite de controles, es claro que debemos sacarlo, pero si todos caen en este
caso, es claro que la definición de nuestra línea base está mal definida.

Tú punto de partida es cuando contactas con el proveedor, es aquí donde comienzas a intercambiar
información. La información generada en el proceso de aprovisionamiento, la puedes seguir de dos
formas: off line y on line. El seguimiento off line, lo podemos realizar mediante llamadas telefónicas,
correo ordinario. Pero cada vez más toda la información se lleva a cabo on line, todas las empresas
cuentan con ordenadores con conexión a internet, que junto con los programas adecuados para
cada empresa, permiten realizar un seguimiento, en tiempo real, de tus proveedores.

Diagrama de flujo de la información.

3.- Aplicaciones informáticas de gestión y

seguimiento de proveedores.
¿Quizás piensas que todas las empresas utilizan las mismas aplicaciones informáticas de gestión?
La respuesta a esta pregunta es no, porque no todas las empresas tienen las mismas necesidades.
Dependiendo de la actividad que realicemos, o el tamaño de nuestra empresa, vamos a necesitas
unos aplicaciones u otras.

Lo que debes tener en cuenta, a la hora de realizar un seguimiento y control de proveedores es lo

siguiente:

 Organizar e identificar a tus proveedores.

 Tener unos objetivos bien definidos y claros.
 Definir un sistema de seguimiento y control flexible.
 Mantener un seguimiento constante.
 Mantener un control constante, pero limitado por el tiempo.
 Saber identificar oportunamente a los proveedores que no tienen la capacidad de respuesta
esperada, según los parámetros establecidos.
 Aceptar si has cometido un error en la creación de los objeticos y corregirlo.
Como resultado una aplicación informática de seguimiento y control de proveedores, para cualquier
empresa, debe ser capaz de:

1. Desarrollar un sistema de seguimiento de proveedores adaptado a las características la

empresa.
2. Sugerir medidas correctivas frente a desviaciones o incumplimiento.
3. Plantear planes de mejora a la gestión de los procesos en el interior de la empresa.
4. Dar asistencia administrativa a las empresas de soporte técnico en el interior.

  Para saber más

En el siguiente enlace puedes encontrar información sobre Facturaplus 2012.

Información del programa de gestión de proveedores. (0.17 MB)

4.- Ratios de control y gestión de proveedores.

¿Sabes lo que es un ratio? ¿Para qué los utilizarías? La información es más útil si está expresada
en ratios que si lo está en cifras absolutas. Ninguna cifra tiene sentido considerada
aisladamente; el ratio expresa el resultado de la comparación entre dos cifras. El control de
resultados hace referencia a la evaluación a posteriori de la actuación y desempeño de los
proveedores en sus relaciones con la empresa, este control debe cubrir los siguientes puntos:

 Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en

los sistemas de información de la empresa en el momento de producirse, de tal
manera que puedas disponer de información para una posterior evaluación del servicio
prestado.
 Las incidencias con los proveedores deben estar clasificadas según su tipología:
incumplimiento de plazos de entrega, incumplimiento de la cantidad pedida, entrega
incorrecta, mala calidad del material solicitado, etc. Asimismo, pueden ser encuadradas
según la gravedad de la incidencia: incidencias normales, extremas, etc.
 Se debe realizar una evaluación periódica de los proveedores analizando el servicio
prestado por los diferentes proveedores y contrastando el número de incidencias con el
volumen de pedidos realizados.
 Los resultados de la evaluación deben ser aprobados por la dirección de la
empresa para posteriormente ser remitidos a los proveedores para su conocimiento.

Los ratios deben ser diseñados por cada empresa en la medida que aporten a la misma aquella
información que le sea de mayor utilidad y, sobre todo, sea más eficiente tanto para medir la calidad
de gestión como la posibilidad de planificación la empresa. Las técnicas de gestión basadas en el
método de los ratios constituyen, unas herramientas no sólo útiles, sino indispensables. Es
importante añadir que no debe ser un análisis estático, la aplicación más práctica se debe basar en
el análisis dinámico (comparación de varios períodos) de los ratios de la misma empresa, o bien del
sector, a fin de conocer la situación real de la propia empresa en relación a las de su entorno
competitivo más próximo.

  Para saber más

La eficacia en el departamento de compras se puede medir a través de diversos ratios, cada
empresa establece los más adecuados a su actividad, un ejemplo sería:

Resumen textual alternativo

5.- Indicadores de calidad y eficacia operativa en la

gestión de proveedores.
Tal vez te preguntes: ¿puedo medir la eficacia operativa de mis proveedores? No solo puedes
medirla sino que es necesario, para ello cada empresa podrá establecer los indicadores que mejor
se adapten a su actividad. Los indicadores de eficacia y calidad (KPI) se calculan periódicamente,
siguiendo los criterios establecidos por la empresa y/o las recomendaciones de organizaciones
reconocidas nacional e internacionalmente como AECOC, y considerando al menos:

  Para saber más

En el siguiente enlace podrás conocer con más profundidad qué hace la Asociación Española de
codificación comercial.

AECOC.

 Entregas a tiempo: % de entregas a tiempo.

 Entregas completas: % de entregas completas.
 Calidad en la entrega: % de pedidos con incidencias.
 Tiempo de descarga: % de pedidos descargados a tiempo.

Un indicador es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que

representa una magnitud de manera que a través del análisis del mismo se permite la toma de
decisiones sobre los parámetros de actuación (variables de control) asociados.

KPI, del inglés Key Performance Indicators, o Indicador Clave de Desempeño, miden el nivel del
desempeño de un proceso, enfocándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos,
de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado.

Los indicadores deben ser concebidos en conformidad con las exigencias reflejadas en el Manual de
la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes en la empresa que sean convenientes
consultar. Aquí vamos a hacer referencia a los principales:

  Para saber más

En la siguiente presentación verás un resumen sobre los indicadores de calidad.

Resumen textual alternativo

6.- Informes de evaluación de proveedores.

¿Han cumplido tus proveedores con lo que habíais pactado? ¿Han llegado todos los pedidos en el
tiempo y la forma? En una pequeña empresa el llevar un control detallado de las actividades que se
realizan con los proveedores no va más allá de una mera observación. Pero en las medianas y
grandes empresas los controles a los proveedores son más complicados. Tenemos que realizar un
análisis de cómo evoluciona y a continuación es necesario que realicemos un informe de todo lo que
hemos analizado.

Los informes y análisis en la evaluación de proveedores te permiten comparar las evaluaciones y

notas globales para los criterios individuales principales obtenidas por nuestros proveedores de
distintas formas.

También te permiten determinar los proveedores que nunca han sido evaluados y los que deben
volver a serlo.

De los informes de proveedores puedes obtener informaciones tales como:

 Proveedores que tienen las mejores notas globales.

 De los mejores proveedores, quiénes recibieron una nota particularmente buena o

mala en el criterio principal precio.

 Proveedores que recibieron una buena nota global, pero por debajo de la nota media
en el criterio principal calidad.

 Proveedores recibieron una nota global mala, pero una nota muy buena si sólo se
considerara un material en particular.
  Proveedores que nos han brindado sus servicios puntualmente y con una alta
calidad.

 Todos los proveedores que no han sido evaluados desde una fecha determinada.

6.1.- Análisis de puntos críticos.

Quizás te hayas preguntado ¿qué hago con un proveedor que incumple con las condiciones
pactadas de los pedidos que le he realizado? ¿Cuáles son los puntos críticos que pueden presentar
mis proveedores?

Debes analizar los puntos críticos que pueden presentar los proveedores, estos se pueden dar por:

1. Seriedad: Los buenos negocios no es un juego, las cosas deben tener la seriedad
necesaria para formalizar buenos tratos. “Cada palabra o acuerdo debe ser cumplido por
ambas partes”, esa es la definición de seriedad en los negocios. Debemos analizar este
aspecto en nuestro proveedor.

2. Servicio: un buen proveedor deberá tratar a los demás como quisiera que lo traten a él
mismo.

3. Calidad: debemos tener cuidado pues a nadie nos gusta pagar por productos que no
tengan calidad

4. Tiempo de entrega: Este punto es primordial.

5. Confidencialidad: La información que proporcionamos a un proveedor debe ser totalmente

confidencial, tal como la información financiera, problemáticas, planes estratégicos, etc.

6. Tiempo de respuesta: Cuando solicitamos información a un proveedor nos debe dar

atención inmediata y no dejarnos colgado al teléfono o esperando en una sala de espera, y
cuando solicitemos un producto o servicio por lo general es porque lo necesitamos pronto, y
la rapidez con que se nos atienda será de gran ayuda para nosotros, así se genera mayor
confianza y empatía y seguramente volveremos frecuentemente.

7. Interés: El interés viene de la actitud del proveedor, una empresa con un buen producto
pero con agentes que no tienen interés en llamarle a su cliente, o en darle la atención
apropiada, no llegará a ninguna parte, el interés está compuesto por empatía y cordialidad,
cuando alguien realmente se interesa en mi como cliente me hará sentir en confianza y
sabemos que así la negociación fluye mas fácilmente.

8. Garantía: La garantía es algo delicado porque se trata del soporte que nos dan después de
recibir el producto, un proveedor que nos ofrezcan garantías nos inspira confianza y
tranquilidad para nuestra empresa.

9. El costo: Si eres de los que deciden a quien comprarle solo por que el precio es el mas
bajo, te darás cuenta de que es un error, el precio mas bajo es engañoso, pues puede
implicar no cumplir algunos de los puntos anteriores.

Todos estos puntos deben estar en equilibrio, por lo menos que se cumplan los puntos críticos
para satisfacer tus necesidades. Recuerda que un buen proveedor no es el que te da barato...
Busca a proveedores que satisfagan la mayoría de los puntos mencionados.

  Reflexiona
¿Cuál crees que el punto crítico más fuerte que puede presentar un proveedor?

6.2.- Costes.
¿Qué piensas que te puede ocurrir si uno de tus proveedores se retrasa en la entrega de un pedido,
o te envía productos de otra calidad, que no es la que necesitas?
El incumplimiento por parte del proveedor de cualquiera de los puntos críticos que has visto en el
apartado anterior puede llevar a tu empresa a un incremento de costes. Si un proveedor se retrasa
en la entrega puede ocurrir que no puedas atender a tus clientes en la forma que tenías prevista, si
el cliente no quiera o no pueda esperar los productos realizará la compra a otro proveedor y tú
perderás la venta.

Si te llegan productos de calidad inferior a la que comercializas, también te ocasionará unos costes
porque tendrás que ofrecer unos productos de inferior calidad a tus clientes, cosa que perjudica la
imagen de tu empresa, y quizás al cliente no le interese esos productos.

6.3.- Conclusiones y propuestas.

¿Cuáles son las situaciones que te puedes encontrar en la relación con tus proveedores? ¿Puedes
sacar alguna conclusión del control que has realizado? ¿Qué puedes hacer ante estas situaciones?

Dentro de la cadena de suministro, evidentemente tus proveedores juegan un papel muy

importante. Su gestión es muy importante para poder satisfacer la demanda de tus clientes. Hay
algunos problemas bastante generalizados, que casi todas las empresas se encuentran más de una
vez:

 El proveedor no sirve o retrasa el pedido por la causa que sea, o la calidad del
producto no es la adecuada. Las implicaciones que nos genera son más que evidentes.
Ante esto podemos tener dos proveedores, cómo mínimo, para cada uno de los productos o
servicios. No depender de uno sólo, si esto es posible. Esto nos permite que ante cualquier
problema, rápidamente podemos apoyarnos en el otro proveedor.
 Problemas de calidad con el producto. Es habitual tener un tanto por ciento de merma,
piezas defectuosas, errores de cantidades. Esto nos puede representar una variación muy
importante. Si el proveedor nos suministra regularmente, un contrato seria recomendable,
sobretodo para que quede claro como se resolverán las faltas, tanto de cantidad como de
calidad, la calidad concertada, dónde, cuándo y cómo será el suministro etc.
 Relaciones no profesionales con los proveedores. Amiguismo, amistad, relaciones
familiares,… A veces crean tensiones difíciles de resolver. Las opciones son pocas ya que,
o se cambia el proveedor o hacemos equilibrios para poder sacar adelante la actividad de la
empresa.
 La no evaluación de los proveedores o su gestión deficiente, lleva a generar
variaciones.

Como todo, la evaluación debe ser útil para saber si el proveedor es el adecuado o no, si puede
implicar que no puedas satisfacer a tus clientes o no, el impacto que tiene en tu cadena de
suministro. Los proveedores, como mínimo, se deben clasificar como críticos o no críticos,
según su impacto en la cadena de suministro. Son los críticos, los que deben asegurar su
capacidad de suministrar, dónde, cuándo, el qué y cómo lo quieres. Es aquí dónde debe incidir la
cuestión de la calidad, calidad entendida de forma global, tanto el servicio como del producto.

7.- Documentación del proceso de

aprovisionamiento.
¿Por qué documento debes comenzar cuando quieres realizar un proceso de aprovisionamiento?
¿Tienes que seguir un orden en la realización de estos documentos o por el contrario no importa en
el orden que los realice?

Los documentos del proceso de aprovisionamiento:

1. Ordenes de compra. También se denomina orden de pedido. ¿Quién realiza la orden

compra? La realiza el comprador y la envía al proveedor. Hay casos en el comercial de
nuestro proveedor visita tu empresa y es él quien emite el pedido. No existe un formato
determinado de orden de compra, cada empresa podrá establecer el que crea más
conveniente. La orden de compra se puede enviar mediante un e- mail, una carta por correo
postal, por teléfono, fax , etc. Sea cual sea, el formato elegido, la orden de compra debe
contener:
 1. Datos del comprador: nombre, dirección, CIF ó NIF…
2. Datos del vendedor: nombre, dirección, CIF ó NIF.
3. Datos de los productos que vamos a adquirir.
4. Fecha de emisión y número.
5. Firma del responsable de compras.

  Debes conocer
En el siguiente enlace verás un documento sobre la orden de compra.

Ordenes de compra.

Debes realizar un seguimiento del pedido, sobre todo en lo referente al plazo de entrega del
proveedor, para conocer en qué estado se encuentra, en todo momento.

7.1.- Avisos de envío/recepción, albaranes de entrega.

Quizás te preguntes ¿cómo puedes conocer que tu pedido ya ha sido enviado por el proveedor?
¿Debe informarte tu proveedor de que el pedido ya se ha enviado? La forma habitual que tiene el
proveedor para comunicarte que ha enviado el pedido es:

1. Avisos de envío/ recepción. Después de enviar la orden de compra a nuestro proveedor

éste nos informa de que nos envía el pedido, esta comunicación nos la puede realizar, por e
-mail, por fax teléfono…
2. Albaranes de entrega. Recibimos la mercancía que viene acompañada del albarán. Tras
comprobar que la mercancía esta en perfecto estado, que son las que hemos pedido y que
la cantidad es la pedida, el jefe de almacén firma una copia del albarán para el proveedor.
El albarán por tanto, acompaña a la mercancía, sirve de base para realizar la factura, y da
fe de que hemos recibido la mercancía.

Los albaranes pueden ser de dos tipos:

1. Albarán sin valorar. Son los que no incluyen todas las condiciones económicas, es decir,
sólo hacen constar los bienes o servicios entregados, las unidades de los mismos y el
precio.
2. Albarán valorado. Además de la cantidad entregada, parecen las condiciones económicas:
precio unitario, descuentos, gastos adicionales, impuestos (IVA, RE, en su caso), importe
total, etc.

Se expide cuando:

o El cliente no exige factura y el importe se paga al contado en el momento de la

entrega de la mercancía.
o El proveedor realiza entregas frecuentes de un producto o servicio y, en lugar de
hacer una factura por cada entrega, hace un albarán valorado y al final de cada
periodo, un mes natural como máximo, emite una factura por el total de las
entregas del periodo.

  Debes conocer
En el siguiente enlace podrás ver un ejemplo de un albarán sin valorar.

Albarán sin valorar.

Y en este un ejemplo de albarán valorado.

Albarán valorado.

7.2.- Facturas.
Alguna vez te habrás preguntado: ¿Qué es la factura? ¿Quién la emite? ¿Es un documento
obligatorio? ¿Puedo emitir duplicados?

De todos los documentos generados en el proceso de aprovisionamiento, el único obligatorio es la

factura, los demás se realizarán para llevar a cabo un seguimiento, controlar y mejorar el proceso.

La factura es un documento que expide el vendedor a cargo del comprador y que acredita
legalmente la compra-venta o prestación de servicios.

Los requisitos de la factura están recogidos en el Código de Comercio, la Ley y el Reglamento

del IVA y establecen que los empresarios y profesionales están obligados a expedir y
entregar factura u otros justificantes por las operaciones que realicen y también a conservar
las mismas.

  Para saber más

En el siguiente enlace aprenderás los plazos legales estipulados para conservar las facturas

Conservar las facturas.

Respecto al momento de emisión, las facturas deben emitirse en los siguientes plazos:

1. En el momento de la operación: cuando el destinatario sea un consumidor final.

2. En el plazo máximo de 30 días naturales: cuando se trate de un empresario o profesional.
3. El último día del mes cuando se facture por meses.

El vendedor solo puede expedir un original de cada factura o justificante de pago, pero puede emitir
duplicados cuando la situación lo requiera, anotando la expresión "duplicado" en el motivo por el
que se realiza.

Factura electrónica (e-factura): es un archivo electrónico que puede ser objeto de transmisión o

almacenamiento de forma telemática y que posee firma digital.

  Para saber más

En el siguiente enlace tienes una completa página sobre la factura electrónica. Verás qué es, cómo
se utiliza y muchas más cuestiones relacionadas con esta modalidad de factura.

e-factura

Factura pro-forma: es un documento que refleja los datos de una oferta comercial antes de
que se produzca la operación. Este tipo de factura es utilizada en las operaciones internacionales,
la emite el exportador para que el importador pueda solicitar la licencia de importación, la apertura
de un crédito documentario o la obtención de divisar para efectuar el pago de la compraventa.

7.2.1.- Contenido de la factura.

¿Qué datos crees que debe contener una factura? ¿Todos estos datos son obligatorios? Toda
factura debe contener:

1. Número de la factura, que deberá ser correlativa. Podrán establecerse series diferentes,
especialmente cuando existan diversos centros de facturación.
2. Datos del proveedor: nombre y apellidos o razón social, dirección, teléfono y fax, correo
electrónico, NIF o CIF.
3. Datos del cliente: nombre y apellidos o razón social, dirección, teléfono y fax, correo
electrónico, NIF o CIF .
4. Descripción de la operación y su contraprestación total: cantidad, precio, descuentos,
gastos adicionales, etc. La factura deberá contener la indicación de la unidad de cuenta que
se utiliza, sean euros u otras subdivisiones del euro u otras divisas distintas del mismo.
Todas las cantidades de la factura estarán expresadas en la misma unidad monetaria en la
que se indica la contraprestación total.
 5. Base imponible, tipo impositivo y cuota. Cuando la cuota del Impuesto sobre el Valor
Añadido se repercuta dentro del precio, se indicará la expresión "IVA incluido", si así está
autorizado. Si la factura comprende entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas
a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la base
imponible sujeta a cada tipo y la cuota impositiva resultante.
6. Importe líquido de la factura o importe a pagar.
7. Lugar y fecha de su emisión.

  Debes conocer
Si consultas el siguiente enlace accederás a un documento explicativo sobre la Base Imponible.

Base Imponible.

Y en este enlace ampliarás tus conocimientos sobre el concepto de tipo impositivo.

Tipo impositivo.

No dejes de consultar el siguiente enlace sobre la cuota, te será muy útil.

Cuota.

Existen muchos modelos de facturas, y cada empresa utiliza el que mejor se adapta a sus
necesidades, siempre que reúna los requisitos legales.

  Para saber más

En el siguiente enlace podrás comprobar los diferentes modelos de facturas que hay.

Modelos de facturas.

Y en este enlace un modelo concreto de factura.

Modelo de factura.

  Debes conocer
En el siguiente enlace encontraras información sobre la Ley del IVA.

Impuesto sobre el Valor Añadido.

Y en este el reglamento que la desarrolla.

Reglamento del IVA

7.2.2.- Realización de la factura.

¿Cómo piensas que debes realizar la factura? En la factura, deben figurar todos los detalles de la
operación a la que pertenece. A la hora de obtener el importe total de la factura, tienes que
considerar el importe bruto de cada artículo, los descuentos aplicados, los gastos a cargo del
comprador, los tipos de IVA que corresponde a cada producto, el Recargo de Equivalencia (si lo
hay).

1. El importe bruto es el resultado de multiplicar las cantidades de cada artículo por su precio
unitario.
2. Los descuentos son las bonificaciones o rebajas que se aplican sobre el valor de los
productos. Los descuentos más generales que puedes aplicar en una factura son:
1. El descuento comercial es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada
artículo o sobre la suma de los importes si todos tienen el mismo %.
2. El descuento por volumen de compras o rappel, puede ser una cantidad global
o un %, que se aplica una vez deducido el descuento comercial.
 3. El descuento por pronto pago se calcula sobre el importe líquido, una vez
deducidos los descuentos comercial y por volumen, si los hay.
4. Las unidades bonificadas, estas unidades siempre se las debes incluir en la
factura aunque sean gratis, pues hay que tenerlas en cuenta a la hora de preparar
el envío.
3. Los gastos a cargo del comprador suponen un incremento en el importe de la compra.
Los más habituales son:

1. Envases y embalajes. Se diferencian dos tipos: reutilizables, es decir, los puedes devolver
y los no reutilizable.
2. Portes, son los gastos que origina el traslado de la mercancía hasta el lugar elegido por el
comprador. Cuando se incluyen en factura forman parte de la base imponible el IVA y
tributan al mismo tipo impositivo que el producto al que pertenecen.
3. Seguros, es un gasto que suele estar ligado al transporte, pues su función es cubrir los
riesgos que pueda sufrir los productos durante el traslado. Los seguros son una actividad
exenta del IVA, pero cuando se incluyen en factura se aplica sobre ellos el mismo tipo
impositivo de los productos a los que pertenece.

Para calcular el importe total de la factura debes proceder de la siguiente forma:

Importe total factura =

7.2.3.- Documentos sustitutivos de las facturas.

Quizás te hayas pregunta alguna vez ¿existe alguna circunstancia en la que puedo cambiar la
factura por otro documento que justifique una compra? Si, hay determinadas circunstancias en las
que es posible cambiar la factura por otro documento que la sustituye. Cuando el comprador es un
consumidor, que no actúa como comerciante o empresario lo normal es que el vendedor le entregue
el ticket de caja. Cuando el importe de las operaciones que a continuación se describen no excedan
de 3.006€, las facturas pueden ser sustituidas por tickets expedidos por máquinas registradoras:

1. Ventas al por menor.

2. Servicios en ambulancia.
3. Servicios a domicilio del consumidor.
4. Transportes de personas y sus equipajes.
5. Servicios postales, en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares.
6. Suministros de comidas y bebidas para consumir en el acto.
7. Servicios prestados en salas de baile y discotecas.

No obstante, el vendedor o profesional está obligado a emitir factura cuando el destinatario de la

operación así lo exija.

El ticket de venta debe contener los siguientes datos:

 Nombre o razón social del vendedor: CIF o NIF, dirección completa, fecha de expedición y
dependiente o vendedor que ha realizado la venta.
 Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados: precio unitario, importes
parciales y total con la expresión "IVA incluido":
 Forma de pago: en efectivo o con tarjeta. Cuando el cliente paga con tarjeta, al pie del
documento figura un recuadro para los datos de la misma y firma del cliente.

7.3.- Especificaciones de productos y oferta.

¿Para que piensas que te puede servir las especificaciones de productos y ofertas? ¿Qué datos
tiene que contener? De forma genérica (porque va a depender de los productos que comercialice la
empresa), podemos decir:
 1. Las especificaciones de productos deben contener una relación detallada de todos los
elementos que componen el producto: material del que está fabricado, peso, volumen,
color, como se han realizado los colores, como se ha embasado, y todas aquellas
características que el producto tenga. Te es útil para conocer todos los detalles de un
producto concreto.
2. Las especificacones de oferta son una descripción minuciosa de la oferta. Debe contener
todos los detalles de la oferta:
1. Datos del proveedor.
2. Productos.
3. Cantidad del producto.
4. Descuentos: comercial, por pronto pago, rappels,…
5. Gastos: transportes, seguros, envases, embalajes, y cuanto otro puedan surgir.
6. Impuestos aplicables,
7. Lugar de entrega de los productos.
8. Fecha de entrega.
9. Tiempo de duración de la oferta.
10. Así como cuantos detalles tenga la oferta.

Te sirve para conocer pormenorizadamente una oferta.

8.- Normativa vigente sobre envases, embalajes y

etiquetado de productos y/o mercancías.
Quizás te hayas preguntado alguna vez ¿puedo envasar, embalar y etiquetar los productos de
la forma que mi empresa crea mejor? Pues la respuesta es no, tenemos que adaptarnos a la
normativa vigente sobre envases, embalajes y etiquetado de productos y/o mercancías. Esta
normativa no solo es la existente en nuestro país, sino que tenemos que seguir la normativa
europea existente sobre esta materia.

Todos los envases como embalajes deben cumplir unos requisitos de información regulados por ley
11/1997, de 24 de abril de 1997, sobre envases.

La normativa vigente hace mención a dos tipos de información:

1. Aspectos de tipo ambiental (como la reutilización de los envases y embalajes y su

reciclaje). En las mismas leyes se indica que debemos identificar mediante un número el
tipo de envase o embalaje que se va a utilizar. Los plásticos se numeran del 1 al 19; el
papel y el cartoncillo, del 20 al 29; el cartón ondulado, del 30 al 39; el metal del 40 al 49; la
madera del 50 al 59, los tejidos del 60 al 69 y el vidrio del 70 al 77. La identificación podrá
hacerse también con abreviaturas de los materiales utilizados.
2. Aspectos logísticos. Información logística comercial. Tiene como objetivo identificar la
mercancía, proporcionar información sobre la forma de manipulación de la misma y la
fragilidad de los artículos que contiene. De acuerdo con las recomendaciones de la
Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC).

La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), con el fin de establecer unas normas
de embalaje que sean beneficiosas para el expedidor de la mercancía, transportista y el receptor de
la misma hace las siguientes recomendaciones:

 Los envases deben ser de un material solamente, es decir, sin mezclas.

 Los embalajes en el transporte deben servir para la presentación en la sala de ventas, con
el objeto de que no haya trasvases de mercancía no se produzcan desechos que
perjudiquen el medio ambiente.
 Se recomienda, siempre que sea posible, que los embalajes no produzcan residuos
excesivos.
 Los embalajes deben abrirse con facilidad o permanecer abiertos sin que ello deteriore la
mercancía.
 Estos embalajes deben doblarse fácilmente una vez utilizados, sin necesidad de maquinaria
o herramienta.
  Las características físicas y propiedades de los envases reutilizables deberán efectuar
varios circuitos o rotaciones en las condiciones ordinarias de utilización.
 Los envases y embalajes reutilizables se preferirán antes que los de un solo uso.
 Los envases de un solo uso deberán ser reciclables.
 Los envases o embalajes de plástico o materiales combinados deben hacer constar la
combinación de los mismos.

Los productos, generalmente, llega al consumidor envasado o empaquetado, la mayoría de las

mercancías son envasadas por el fabricante, pero otras veces el mayorista las adquiere a granel y
las entrega envasadas y empaquetadas. En el almacén pueden ocurrir dos cosas respecto al
embalaje de los mismos: la primera consiste en almacén la mercancía embalada, tal como nos viene
del mismo productor, y la segunda consistirá en preparar la mercancía en el almacén para su
expedición, volviéndola a embalar en envoltorios diferentes a los originarios, por lo que el almacén
debe tener una zona para realizar la tarea de embalaje.

8.1.- Otra normativa de envasados, embalajes y

etiquetados.
Como imaginarás hay múltiple normativa sobre estos temas, europea, española, etc.

Veamos esta normativa sobre envasado, embalajes y etiquetado:

 Directiva 94/62/CE , del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de diciembre de 1994,

relativa a los Envases y Residuos de Envases. Tiene como objetivo armonizar las
legislaciones sobre envases de los países miembros de la Unión Europea, con el fin de
reducir el impacto ambiental y garantizar el funcionamiento del mercado interior.
 Ley 11/97 de envases y residuos de envases, de 24 de abril de 1997. Esta Ley
transpone el ordenamiento jurídico español la anterior directiva. Impone a los agentes del
sistema productivo y comercial que utilizan envases y embalajes una serie de obligaciones
sobre su producción, uso y tramitación de los residuos que estos producen.
 Código alimentario español. Se regula las condiciones y características que deben tener
los envases de los productos agroalimentarios.

  Para saber más

En el siguiente enlace encontrarás información sobre etiquetado de los productos.

Etiquetado. (0.30 MB)

En el siguiente enlace podrás aprender más cosas acerca del código alimentario español.

Código alimentario español. (0.27 MB)

Como ya hemos mencionado la Directiva 94/62CE relativa a los envases te proporcionamos el

siguiente enlace para que accedas a ella.

Directiva 94/62 CE.

Y ahora la ley que traspone a derecho español la anterior directiva.

Ley 11/97. (0.03 MB)

  Reflexiona
El envase es lo que envuelve o contiene artículos de comercio u otros efectos para conservarlos o
transportarlos y el embalaje es la caja o cubierta con que se resguardan los objetos que han de
transportarse.

Anexo I.- Modelo de documento de pedido.

 EMPRESA: __________________ PROVEEDOR:_________________
Dirección:___________________ Dirección:____________________
Tel./Fax:____________________ Tel/Fax:______________________
Correo electrónico:____________ Correo Electrónico:_____________
CIF/NIF:____________________ CIF/NIF:_____________________
Departamento de Compras Departamento de Ventas
Emisor del pedido: Persona de contacto:

Fecha del Pedido:____________

Nº de PEDIDO:_______________
Contrato de referencia:________

Mod/Ref. Producto o Servicio Cantidad Precio Importe

Condiciones Económicas:

 Descuento Comercial:
 Descuento por Volumen:
Forma de Pago:
 Descuento por pronto pago:
 Gastos de transporte:
 Seguros:

Plazo de entrega: Lugar de entrega:

Departamento de Compras.
Otras Condiciones pactadas: Fdo: Responsable del
departamento.

Anexo II.- Ejercicio resuelto.

EMPRESA: Andalucía Vende PROVEEDOR:Envases del Sur, S.L.
S.L. Dirección: Avenida Gran Capital nº 32.
Dirección: Calle Tetuán 22, 14.005. Córdoba
41.001 Sevilla Tel/Fax:
Tel./Fax: Correo Electrónico:
Correo electrónico: CIF/NIF:A-14.789456
CIF/NIF: Departamento de Ventas
Departamento de Compras Persona de contacto: Juana Jiménez
Emisor del pedido: Compras Suarez.

Fecha del Pedido: 22 de enero de 20XX

Nº de PEDIDO:305
Contrato de referencia:210

Producto o
Mod/Ref. Cantidad Precio Importe
Servicio

L-05 Latas ½ litro 200 0,50 100

Condiciones Económicas: Forma de Pago: 30 días emisión de la

  Descuento Comercial:
 Descuento por
Volumen: 2%
 Descuento por pronto factura.
pago:
 Gastos de transporte:
Pagados
 Seguros:

Plazo de entrega: 30 días Lugar de entrega: Almacenes Polígono El

recepción del pedido Pino. Sevilla.

Departamento de Compras.
Otras Condiciones pactadas:
Fdo: Luna Sánchez Ortiz.

Anexo III.- Modelo de albarán sin valorar.

Proveedor: _______________
Dirección:
__________________
Cliente: ______________
Tel/Fax: __________________
Dirección: __________________
Correo electrónico:
Tel./Fax: __________________
__________
Correo electrónico: __________
CIF/NIF:___________________
CIF/NIF: __________________
Departamento de Ventas
Persona de
contacto:_________

Fecha del
emisión:____________
Contrato de
referencia:________

Producto o
Mod/Ref. Cantidad Precio Importe
Servicio

Lugar de
Transportes (portes debidos, portes entrega:_____________
pagados, etc.): Plazo de
entrega:_____________

Recibí:
Observaciones:
Fdo:

Anexo IV.- Modelo de albarán valorado.

 Proveedor: _______________
Cliente: ______________ Dirección: __________________
Dirección: __________________ Tel/Fax: __________________
Tel./Fax: __________________ Correo electrónico: __________
Correo electrónico: __________ CIF/NIF:___________________
CIF/NIF: __________________ Departamento de Ventas
Persona de contacto:_________

Fecha del emisión:____________

N.º de albarán: _______________
Contrato de referencia:________

Mod/Ref. Descripción Cantidad Precio Descuento Importe

Porcentaje Importe
Fecha de entrega: ______________ Descuento
Lugar de entrega: ______________ por volumen

Otros gastos (transporte, seguros):

Base Imponible:
Transportes (portes debidos, portes
IVA (____%):
pagados, etc.):
R.E. (____%):
Importe total:

Recibí:
Observaciones:
Fdo:

Anexo V.- Modelo solución albarán valorado.

PROVEEDOR:
Envases del Sur, S.L.
Andalucía Vende S.L.
Dirección: Avenida Gran Capital nº
Dirección: Calle Tetuán 22, 41.001
32. 14.005. Córdoba
Sevilla
Tel/Fax:
Tel./Fax:
Correo Electrónico:
Correo electrónico:
CIF/NIF: A-14.789456
andaluciavende@[Link]
Departamento de Ventas
CIF/NIF: B-41.325.657
Persona de contacto: Juana
Jiménez Suarez.

Fecha del emisión:30 de enero

N.º de albarán: V-305 20xx__
Contrato de referencia:305

Mod/Ref. Descripción Cantidad Precio Descuento Importe

L-05 Latas ½ litro 200 0,50 100

Fecha de entrega: ______________ Descuento Porcentaje Importe

 Lugar de entrega: ______________ por volumen 2% 2

Otros gastos (transporte, seguros):

Condiciones Económicas: Base Imponible:98,00
Descuento por Volumen: 2% IVA (__18%): 17,64
Gastos de transporte: Pagados R.E. (____%):
Importe total: 115,64

Recibí:
Observaciones:
Fdo: Luna Sánchez Ortiz.

Anexo VI.- Modelo solución albarán sin valorar.

PROVEEDOR: Envases del Sur,
S.L.
EMPRESA: Andalucía Vende S.L.
Dirección: Avenida Gran Capital
Dirección: Calle Tetuán 22, 41.001
nº 32. 14.005. Córdoba
Sevilla
Tel/Fax:
Tel./Fax:
Correo Electrónico:
Correo electrónico:
CIF/NIF: A-14.789456
andaluciavende@[Link]
Departamento de Ventas
CIF/NIF: CIF: B-41.325.657
Persona de contacto: Juana
Jiménez Suarez.

Fecha del emisión:30 de enero de

Nº de Pedido: 305
20XX
Nº Albarán: AS-305
Contrato de referencia:210

Producto o
Mod/Ref. Cantidad Precio Importe
Servicio

L-05 Latas ½ litro 200 0,50 100

Lugar de entrega: Almacenes

Condiciones Económicas:
Polígono El Pino. Sevilla.
Descuento por Volumen: 2%
Plazo de entrega: 30 días
Gastos de transporte: Pagados.
recepción del pedido

Recibí:
Observaciones:
Fdo:

Anexo VII.- Base imponible.

La base imponible será el importe total de la contraprestación satisfecha por los bienes entregados
o servicios prestados sobre la que debe aplicarse el tipo, es decir, es la cuantificación o valoración
monetaria del hecho imponible.

Conceptos que se incluye:

 El importe de la contraprestación.
  Los gastos de comisiones, envases, embalajes, portes y transportes pagados por cuenta
del vendedor, seguros, primas por prestaciones anticipadas.
 Las subvenciones que estén vinculadas directamente al precio de las operaciones sujetas
al impuesto, es decir en función del número de unidades entregadas o del volumen de los
servicios prestados.
 Los tributos y gravámenes que recaigan sobre las operaciones, excepto el IVA.
 El importe de las deudas asumidas por el destinatario de las operaciones, como
contraprestaciones total o parcial de las mismas.

Concepto que no se incluyen:

 Las cantidades recibidas como indemnizaciones que no constituyan contraprestación o

compensación por entregas de bienes o prestaciones de servicios y que no estén
vinculadas a la rescisión de contratos.
 Los descuentos y bonificaciones que cumplan los requisitos siguientes:
o Que se justifiquen.
o Que se concedan previa o simultáneamente al momento en el que se dé la
operación.
o Que sean concedidos en función de la operación.
o Que se consignen separadamente en la factura.
o Que no constituyan remuneración de otras operaciones.
 Las sumas pagadas en nombre y por cuenta de un cliente (suplidos).

Conceptos que minoran la base imponible:

 Envases y embalajes devueltos.

 Descuentos y bonificaciones posteriores.
 Modificación por resolución judicial o administrativa.
 Impago de la cuota repercutida.

Anexo VIII.- Cuota.

La cuota del IVA es el resultado de aplicar el tipo impositivo a la base imponible.

Ejemplo:

Base Imponible: 2.000 €.

Tipo impositivo: 21%.

Calculo de la cuotas: 18% sobre 2.000 = 360 € cuota del IVA

Anexo IX.- Modelo de factura.

Sr. D.: ________________________
Factura emitida por: Datos del comprador:
_____________________

Datos del vendedor:

Factura nº: Lugar y fecha de emisión

Precio RE  Import

Cantidad Descripción IVA %
unitario % e
 IVA y de recargo de
Tip Impositiv impuest
equivalenci l equivalenci
o% o% o%
a % a%

Base
imponible

Importe
impuesto

Total factura

Anexo X.- Solución factura.

Andalucía Vende S.L.
Envases del Sur, S.L.
Dirección: Calle Tetuán 22, 41.001
Dirección: Avenida Gran Capital nº
Sevilla
32.
Tel./Fax:
14.005. Córdoba
Correo electrónico:
Tel/Fax:
andaluciavende@[Link]
Correo Electrónico:
CIF/NIF: B-41.325-657
CIF/NIF: A-14.789456
41001 Sevilla.

Datos del vendedor:

Lugar y fecha de emisión: Córdoba,

Factura nº:Fr-305
05 de febrero de 20xx

Precio IVA RE
Cantidad Descripción Importe
unitario % %

200 L-05 Latas ½ litro 0,5 18 100

Descuento por
volumen de compra -2
2%

IVA y
18%
equivalencia

Base imponible 98 98

Importe
17,64 17,64
impuesto

Total factura 115,64