Manejo de Documentos en PDF.
Los archivos PDF (portable document format) se han convertido en
un estándar para la distribución e intercambios seguros y fiables de
documentos electrónicos.
Características de los Archivos PDF.
❖ Mantenimiento del aspecto y de la integridad de los
documentos originales.
❖ Posibilidad de compartir documentos con cualquier persona,
que los podrá abrir con el software gratuito Adobe Reader.
❖ Capacidad de búsqueda de palabras, marcadores y campos de
datos en los documentos.
❖ Aparte de las habituales funciones de abrir, guardar, imprimir o
enviar el documento por correo electrónico, hay unas funciones
específicas que a continuación vamos a analizar:
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Archivo PDF
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Buscar
Cuando pulsamos encima de los binoculares, aparece la pantalla de
«BUSCAR». En ella podemos indicar qué palabra o frase vamos a
buscar y dónde vamos a hacerlo, sólo en el documento actual o en
todos los documentos PDF de una carpeta seleccionada
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Herramienta Instantánea.
Su símbolo es una cámara fotográfica y se comporta como tal, ya
que, si la pulsamos y escogemos una parte del documento, éste
queda guardado en el portapapeles como si fuese una fotografía, listo
para pegar en otro documento.
También es posible copiar toda la pantalla visualizada pulsando en el
símbolo de herramienta instantánea y realizando un simple clic en el
documento.
Herramienta Ampliar
Permite cambiar la ampliación del documento. Si desplegamos el
menú, aparecen tres posibilidades: ampliar, reducir y ampliar o
reducir de forma dinámica mediante el arrastre del ratón hacia arriba
o hacia abajo o girando su rueda.
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También es posible cambiar el nivel de ampliación mediante una
miniatura de página. Para ello haremos un clic en la ficha
«PÁGINAS» en el lado izquierdo de la ventana y aparecerán las
miniaturas de página. Cada una de ellas representa una página.
Localizaremos la página actual y situando el puntero sobre la esquina
inferior derecha del cuadro de la miniatura lo arrastraremos para
reducir o ampliar la vista de la página.
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Ajustar Página.
Para mostrar la página de manera que se ajuste totalmente a la
ventana utilizaremos uno de los dos botones, según queramos hacer
que se ajuste al ancho o a la altura. En el primer caso es posible que
solamente se muestre parte de la página.
Para reestablecer una página a su tamaño real desplegaremos el
menú «VER» y haremos clic en «TAMAÑO REAL». El tamaño real
de una página PDF suele ser 100%, pero el autor del documento
puede haber definido otro valor.
Ampliar y Reducir.
Herramienta que mediante el botón + permite ampliar el tamaño de
visualización y con el botón reducirlo. En medio se muestra este
tamaño mediante un porcentaje que va cambiando al actuar sobre
los dos botones laterales.
También es posible escribir directamente un valor sobre esta
ventana.
Rotar.
Esta función nos permite rotar el documento hacia la izquierda o
hacia la derecha.
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Comentarios y Archivos Adjuntos.
Si hacemos clic sobre la pestaña «COMENTARIOS», se muestran
los comentarios de un documento PDF.
Esta herramienta es muy útil para documentos que tengan que
revisar varias personas, ya que permite que cada uno vaya
añadiendo su propio comentario.
La lista de comentarios puede expandirse o contraerse y se puede
seleccionar uno de ellos haciendo un clic encima o mediante los
botones en forma de flecha. Al seleccionarlo aparecerá la página
donde se encuentra y con un sencillo clic accederemos a ella.
También se permite responder a los comentarios.
También se pueden insertar archivos adjuntos de página o de
documento. Su funcionamiento es bastante similar al de los archivos
adjuntos del explorador.
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Visualización a Pantalla Completa.
Mediante este botón podemos visualizar el documento a pantalla
completa. El otro botón nos sirve para mostrar u ocultar la barra de
herramientas.
Botones de Movimientos de Páginas.
Mediante estos botones podremos movernos por el documento,
aunque también podremos hacerlo desplazando la barra lateral del
documento.
Modo de Visualización
Mediante estos botones podemos escoger cómo vamos a visualizar
el documento: sólo una página, páginas continuas, páginas opuestas
continuas o simplemente páginas opuestas.
