REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES “EZEQUIEL ZAMORA”.
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES.
SUB-PROYECTO INFORMATICA.
CARRERA LICENCIATURA EN ADMINITRACIÓN.
SEMESTRE II
MÓDULO IV:
HOJA DE CÁLCULO
EN EXCEL
FACILITADORA: BACHILLER:
FERNANDA MONTENEGRO. RICO MARTI C.I 27.799.965.
SAN FERNANDO DE APURE, JUNIO DEL 2021
¿QUÉ ES?
Una hoja de cálculo es un software capaz de operar datos, ya sean
numéricos o alfanuméricos, colocados en forma de tablas.
Originalmente, se crearon para manejar datos financieros, pero
ahora se utilizan para llevar a cabo diversas tareas, como la gestión
de presupuestos, bases de datos y el análisis estadístico mediante
la generación de representaciones gráficas. Este programa
informático es un documento combinado por filas y columnas que a
su vez cuentan con un empalme entre ellas denominado celda.
Generalmente, los cálculos se trabajan entre celdas. Las
operaciones se llaman funciones y estas se refieren a una celda por
nombre, que es una combinación de columna y fila. Por ejemplo, si
se quiere multiplicar el contenido de las celdas A1 y B1 dentro de la
hoja, la fórmula para ingresar será = A1 * B1.
CARACTERÍSTICAS.
La herramienta de hoja de cálculo actualizada de Microsoft no tiene
muchas características nuevas, pero se está volviendo más
funcional. Eso es algo que tanto los usuarios nuevos como los
experimentados disfrutarán, especialmente un nuevo enfoque de un
viejo problema que solía requerir una solución engorrosa. Las
tareas complejas son más fáciles de realizar, gracias a
herramientas como los Gráficos Recomendados y las Tablas
Pivotantes Recomendadas. Otros cambios colocan las opciones
más cerca de sus datos y utilizan la fuerza de las grandes empresas
para convertir los datos directamente en Excel.
1. La pantalla de inicio establece la escena
La nueva pantalla de inicio de Excel le ayuda a empezar a trabajar
más rápidamente. A lo largo de su borde izquierdo se encuentran
las hojas de trabajo usadas más recientemente, cualquiera de las
cuales se puede anclar a su lista Reciente para que siempre estén
visibles. Aquí también puede hacer clic en Abrir otros libros de
trabajo para acceder a sus archivos desde un disco o desde la
nube. La esquina superior derecha de la pantalla de inicio también
muestra la cuenta de SkyDrive (o SharePoint) a la que está
conectado actualmente.
Aquí aparece una serie de plantillas para ayudarle a iniciar
rápidamente un proyecto. Estos también pueden ser anclados, o
puede utilizar la función de búsqueda para buscar otras plantillas en
línea. Una lista de búsquedas sugeridas puede ayudarle a
comenzar.
Los nuevos usuarios apreciarán las opciones de plantillas, y a los
usuarios existentes les gustará la lista de archivos recientes y el
acceso rápido a los archivos existentes. Aunque la pantalla de inicio
se puede desactivar, me parece lo suficientemente útil como para
mantenerla.
La pestaña Abrir tiene enlaces a archivos y ubicaciones a los que se
ha accedido recientemente.
2. Disfrute de una nueva vista entre bastidores
Se puede acceder a la vista entre bastidores, introducida en
Office 2010, desde el menú Archivo. En Excel esto ha sido
renovado para mostrar exactamente lo que estás haciendo para que
puedas elegir la tarea apropiada.
La pestaña Abrir ahora le da acceso a los libros de trabajo a los que
ha accedido recientemente, lo que la convierte en una combinación
de las pestañas Abrir y Reciente de Excel 2010. Puede anclar hojas
de trabajo a esta lista o hacer clic en Equipo para acceder a las
ubicaciones a las que se ha accedido recientemente (cualquiera de
las cuales también puede anclar permanentemente aquí). También
hay acceso a su cuenta de SkyDrive y la opción de configurar
cuentas adicionales de SkyDrive o SharePoint. ¿Quieres dividir el
nombre y el apellido en dos columnas? Busque la nueva función de
relleno de flash.
3. Haga que Flash Fill sea mágico
La novedad más espectacular es la herramienta de relleno de flash.
Su entrada de datos predictivos puede detectar patrones y extraer e
ingresar datos que siguen un patrón reconocible. Resuelve algunos
problemas comunes que actualmente requieren soluciones
engorrosas.
Uno de esos problemas es extraer el nombre de pila de una
persona de una columna de nombres completos. En una columna
en blanco adyacente a la que contiene los nombres completos,
simplemente escriba el nombre y luego haga clic en la ficha Inicio y
seleccione Rellenar, Rellenar con Flash. Los nombres de todas las
personas de la lista se introducirán en esa columna
inmediatamente. Puede utilizar el mismo proceso para extraer
apellidos, para unir nombres y apellidos, para extraer meses, días o
años de fechas e incluso para extraer valores de celdas. Aunque
siempre se podría haber hecho esto con fórmulas, ahora Flash Fill
asegura que cualquiera puede hacerlo muy rápida y fácilmente.
4. Simplifique las opciones con los gráficos recomendados
Esto se encuentra en algún punto entre una nueva característica de
whiz-bang y algo que hace que el trabajo en Excel sea más intuitivo.
Gráficos recomendados muestra sólo un subconjunto de tipos de
gráficos que son apropiados para los datos que ha seleccionado.
Ayudará a los usuarios inexpertos a crear gráficos que ayuden a
explicar los datos y a no confundir al espectador.
Para utilizar la herramienta, seleccione los datos que desea graficar,
haga clic en la ficha Insertar y seleccione Gráficos recomendados.
Aparece un cuadro de diálogo con un rango de gráficos para elegir
– haga clic en cada uno de ellos para ver cómo se verán sus datos
en ese gráfico. Seleccione la opción deseada y haga clic en
Aceptar, y el gráfico se creará automáticamente.
5. Las herramientas de gráficos se vuelven más inteligentes
En versiones anteriores de Excel, cuando se selecciona un gráfico,
la pestaña Herramientas del gráfico mostraba tres pestañas
adicionales: Diseño, Maquetación y Formato. La interfaz es más
simple en Excel 2013, con sólo las pestañas Diseño y Formato para
elegir.
Además, un conjunto de iconos aparece fuera del borde superior
derecho de un gráfico cuando se selecciona. Haga clic en
cualquiera de estos botones (Elementos de gráfico, Estilos de
gráfico o Filtros de gráfico) para revelar opciones adicionales de
formato de gráfico. Haga clic en Elementos del gráfico para agregar
o quitar elementos, como títulos y leyendas de ejes; haga clic en
Estilos de gráfico para cambiar el estilo y el color del gráfico; o haga
clic en Filtros de gráfico para ver los datos filtrados mediante una
vista previa en vivo.
6. Analice rápidamente sus datos
La nueva herramienta de análisis rápido puede ayudar a los
usuarios nuevos y experimentados a encontrar opciones para
trabajar con los datos seleccionados. Para utilizarlo, seleccione los
datos a analizar y aparecerá el icono de Análisis rápido en la
esquina inferior derecha de los datos seleccionados.
Haga clic en ese icono y aparecerá un cuadro de diálogo que
muestra una serie de herramientas para analizar los datos, como
Formato, Gráficos, Totales, Tablas y Líneas de Destello. Haga clic
en cualquier opción y aparecerá una serie de opciones
seleccionables; previsualice esas opciones pasando el ratón por
encima de ellas. A continuación, haga clic en la opción que desee
aplicar a sus datos. Esta característica acelera el proceso de
formatear, graficar y escribir fórmulas.
7. Responda a las preguntas al instante con las Tablas
Pivotantes
Las Tablas dinámicas son una herramienta poderosa para analizar
y responder preguntas sobre sus datos, pero no son fáciles de crear
para los nuevos usuarios. Sin embargo, por primera vez, si puede
hacer clic en una tecla del ratón, puede crear una tabla pivotante
significativa, gracias a las nuevas Tablas pivotantes recomendadas.
Para utilizarlo, seleccione los datos, incluidos los títulos, y
seleccione Insertar, Tablas pivotantes recomendadas. Aparece un
cuadro de diálogo que muestra una serie de tablas pivotantes con
explicaciones de lo que muestran. Todo lo que tiene que hacer es
seleccionar la tabla que muestra lo que desea ver, hacer clic en
Aceptar y la tabla pivotante se dibuja automáticamente para usted.
8. Realice informes rápidos con Power View
El complemento Power View, disponible para versiones anteriores
de Excel, está ahora integrado en Excel 2013. Power View se utiliza
normalmente para analizar grandes cantidades de datos
procedentes de fuentes de datos externas, justo el tipo de
herramienta que podrían utilizar las grandes empresas.
Incorporado en Excel, ahora es accesible para todos. Para verlo en
el trabajo, seleccione sus datos y elija Insertar, Vista de energía. La
primera vez que lo utilice, la función se instalará automáticamente.
Luego se agregará una hoja de Power View a su libro de trabajo y
se creará el informe de análisis.
9. Compartir archivos y trabajar con otras personas
Trabajar con otras personas en archivos compartidos en tiempo real
es un arma de doble filo. Si bien es útil hacer esto, usted se
enfrentará a problemas cuando dos personas intenten cambiar el
mismo elemento al mismo tiempo. En Excel 2013 puede compartir y
trabajar en colaboración en archivos con otros a través de SkyDrive
utilizando Excel WebApp, y varias personas pueden trabajar en el
mismo archivo al mismo tiempo. Sin embargo, no puede abrir una
hoja de trabajo de SkyDrive en Excel 2013 en su máquina local si
alguien más está trabajando actualmente en la misma hoja de
trabajo. Esto protege la hoja de trabajo contra cambios conflictivos.
En cambio, si una persona está editando un archivo de Excel que
está almacenado en línea, otras personas con permiso pueden
verlo y descargarlo, pero no pueden cambiar el original, que está
bloqueado hasta que la persona que trabaja con él haya terminado.
Al igual que otras aplicaciones de la suite Office 2013, Excel 2013
guarda los archivos de forma predeterminada en la nube. Puede
abrir, ver y editar archivos de Excel en línea en un navegador
utilizando Excel WebApp sin tener Excel 2013 en el disco duro local.
10. Comparte el trabajo con tus redes sociales
Esta es una forma práctica de compartir una lista de tareas, una
hoja de planificación de eventos o cualquier hoja de cálculo que
desee con su red social. Ahora puede compartir libros de Excel con
Facebook y mucho más desde el mismo Excel 2013. Para ver la
opción Publicar en Redes Sociales, la mejor manera de guardar el
archivo primero en SkyDrive.
Si no ha guardado su archivo en SkyDrive, elija Archivo, Compartir y
haga clic en Invitar a personas. Pasará por el proceso de guardar el
archivo en la nube para que las opciones Guardar como aparezcan
automáticamente más tarde. Una vez hecho esto, volverá al panel
Compartir donde aparece la opción Publicar en redes sociales. Aquí
puede seleccionar cualquier red social que haya vinculado a su
cuenta de Office 2013. Puede seleccionar si los espectadores
pueden ver o editar su hoja de trabajo compartida, y puede incluir
un mensaje y luego publicarlo para su revisión.
FUNCIONES.
Fórmulas de Excel
• SUMA
Es la función más sencilla que ofrece Excel. Se aplica utilizando la
expresión =SUMA(A1:A45), en este caso considerando que se
quiere obtener el total que suman las celdas seleccionadas (de la
A1 a la A45).
Además de una selección seguida de filas o columnas, esta función
de Excel permite agregar números extras, celdas individuales o
incluso más de un intervalo de celdas siempre y cuando se utilice
una separación de cada dato con el signo punto y coma (;). Por
ejemplo, al utilizar la expresión =SUMA (100; A1:A45;
B10:B15), Excel calculará la suma del conjunto de datos de las
celdas A1 a la A45, del conjunto de datos de las celdas B10 a la
B15 y agregará un monto de 100.
La función de =SUMA de Excel también puede combinarse con
otras operaciones matemáticas sencillas separándose con un
paréntesis, por ejemplo, =SUMA(A1:A45)*100, en este caso el total
sumado en ese intervalo de celdas se multiplicará por 100.
• SÍ
Este es otro de los trucos más útiles que ofrece Excel y funciona
para corroborar que los resultados obtenidos de distintas
operaciones realizadas correspondan a ciertos valores concretos
que tú hayas configurado. Un ejemplo para utilizar esta función es
con la expresión =SI (A: 250=300,000;”SI”;”NO”), imaginando que
se busca corroborar que la suma diaria de las ventas de un negocio
corresponda con la meta mensual establecida de 300,000 pesos. Si
el valor de la celda A250, que es la suma de las ventas diarias
empata con la meta aparecerá un Sí, de lo contrario aparecerá un
No.
• SUMAR SÍ
Para los negocios, otra de las fórmulas básicas de Excel es la
combinación de las dos funciones previas. SUMAR SÍ funciona para
establecer criterios a la hora de sumar valores.
Por ejemplo, si se busca calcular la suma de salarios pagados a
empleados pero sólo de los que superan cierto monto, puedes
utilizar esta función o si se quiere obtener la suma de un conjunto
de facturas registradas que superen cierto monto.
Imaginando que se quiere calcular la suma de los salarios que
superan los 10,000 pesos se utilizaría la expresión =[Link]
(A1:A45,”>10000), y Excel calculará la suma de las celdas (con el
salario de cada empleado) de la A1 a la A45 seleccionando sólo las
que superen dicho monto.
• ESPACIOS
Excel también ofrece una herramienta para establecer espaciados
que faciliten la búsqueda y procesamiento de datos en las hojas de
cálculo. Si se busca eliminar o agregar espacios entre los valores se
puede utilizar esta herramienta para regularizar los espaciados.
Si se busca eliminar, por ejemplo, espacios irregulares en ciertos
textos específicos, se utiliza la expresión “SUPRESP (“TEXTO”), en
la palabra “TEXTO” se selecciona el texto donde se encuentran los
espacios irregulares.
• BUSCARV
Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos
distribuidos en dos hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una
combinación de dichos datos. Por ejemplo, si en una hoja se tiene
una lista de proveedores con sus correos electrónicos y en otra hoja
se tienen sus razones sociales, ésta función ayuda a que aparezca
el proveedor con ambos datos en un mismo lugar.
Por ejemplo, si en la Hoja 1 se tienen nombres y correos y en la
Hoja 2 nombres y razones sociales, en la Hoja 1 se colocará en una
columna nueva para extraer la información de razones sociales y se
colocará la expresión =BUSCARV (A2, Hoja2! A: B, 2, FALSO), de
modo que la información que se encontraba en la celda A2 de la
Hoja 2 (la razón social del proveedor X) se pasará a esa celda
nueva.
La fórmula se puede copiar para todos los valores, en este ejemplo
se copiaría la razón social de todos los proveedores que se
encuentren enlistados en las Hojas 1 y 2.
• CONCATENAR
Lo que permite esta función es unir dos elementos distribuidos en
columnas distintas. Una aplicación útil, por ejemplo, sería para unir
los nombres de empleados que se encuentran en la columna A con
sus apellidos que se tienen en la columna B.
Utilizando la expresión =CONCAT (A2,””, B2) en la celda en blanco
C2, se copiarán ahí los nombres completos del empleado 1. La
fórmula se puede copiar para todo el listado de elementos que se
buscan unir.
• IDENTIFICAR VALORES DUPLICADOS
Esta función identifica si hay valores duplicados en un conjunto de
datos y los señala. Para verificar se deben seleccionar todas las
celdas a revisar, ir a la pestaña “Formato condicional” ubicada en la
parte superior derecha de las opciones de la hoja de cálculo. Se
debe seleccionar la opción “Resaltar reglas de celdas” y después la
opción “Valores duplicados”. Excel mostrará si existen valores
duplicados y dónde se encuentran.
• ELIMINAR O REEMPLAZAR ELEMENTOS
Esta herramienta es útil para cuando se tienen frases, palabras o
elementos números en una hoja de cálculo y se quieren eliminar o
reemplazar por otros distintos. Por ejemplo, si se tiene en un
conjunto de celdas los nombres de todos los empleados de un
negocio con la palabra Guadalajara (Carlos Torres Guadalajara,
Laura Pérez Guadalajara, etc.) y se quiere eliminar ese palabra en
todos los casos.
En este ejemplo la ruta a seguir sería ir a la opción “Buscar y
Reemplazar”, en la opción de buscar se anota la palabra a buscar
“Guadalajara” y en reemplazar se deja en blanco para que se
elimine totalmente. En otro caso, si se quisiera sustituir por otra
palabra, en el espacio de reemplazar se escribe la palabra nueva.
• FILTROS
Algunas bases de datos son muy extensas y tienen información
adicional a la que se necesita en cierto momento. Con esta función
básica de Excel es posible filtrar, ordenar u ocultar datos para tener
una mejor visualización de la información.
En la parte superior derecha se encuentra la opción “Ordenar y
Filtrar”, desde ahí se puede elegir si ordenar los datos por orden
alfabético, por valores de mayor a menor, o personalizar el orden de
los elementos. También se pueden poner filtros personalizados y
esconder temporal o definitivamente celdas, columnas o filas.
• FECHAS Y DÍAS
Una fecha completa se puede escribir directamente
en Excel utilizando los ajustes de celda y seleccionando el formato
“fecha”. Excel organizará entonces esa combinación de números
con el formato 23/12/2019 poniendo día, mes y año.
Sin embargo, si se recibe un Excel con la fecha distribuida en
diferentes columnas (el día en la celda A1, el mes en la celda B1 y
el año en la celda C1), Excel permite combinar esa información y
traspasarla a una sola celda con la fecha completa utilizando la
expresión =FECHA(A1,B1,C1).
También es posible obtener un lapso de días transcurridos entre los
fechas sin tener que hacerlo de manera manual. Si, por ejemplo, se
quiere saber cuántos días pasaron entre el 23/12/2018 y el
20/10/2019 se utilizará la expresión =DIAS (23/12/2018;
20/10/2019) y se obtendrá el resultado en valor número.
Si las fechas estuvieran registradas en las celdas A1 y A45 se
puede utilizar la expresión =DIAS (A1:A45).
• FIJAR CELDAS
Otra de las funciones básicas de Excel, que ayuda con la
organización y visibilización de bases de datos muy extensas, es la
fijación de celdas. Sirve para inmovilizar una fila, una celda o una
columna.
Esta función se encuentra siguiendo la ruta “Vista”, “Inmovilizar” y
se puede seleccionar la inmovilización de los paneles (filas y
columnas juntas), la inmovilización de la fila superior o de la primera
columna.
• AGREGAR COMENTARIOS
Esta función es útil cuando se registra un elemento en las celdas
que necesita de alguna anotación importante. Para agregar un
comentario en cualquier celda sólo se debe hacer clic en el botón
derecho en la celda seleccionada y presionar la opción “Insertar
comentario”, automáticamente aparecerá un recuadro de texto;
después de agregar la anotación sólo necesitarás dar clic fuera del
cuadro para guardarlo.
Las celdas que tienen anotaciones agregadas aparecerán con una
pestaña roja en la parte superior derecha.
• REDONDEO
Esta función aritmética básica funciona para eliminar o reducir los
decimales de cifras registradas en un conjunto de datos. Por
ejemplo, si se quieren eliminar totalmente los decimales de las
cifras de las celdas A1 a la A45 se utilizaría la expresión
=REDONDEAR (A1:A45) y si sólo se busca pasar de 5 decimales a
2 decimales se utilizaría =REDONDEAR (A1:A45,2).
• PROMEDIO
También se puede obtener la media de un conjunto de datos
registrados en la hoja de cálculo. Si se quiere obtener la media de
ventas diarias de un negocio, que están registradas en el intervalo
A1-A365, se utilizaría la expresión =PROMEDIO (A1:A365) y Excel
arrojaría el monto diario que vende el negocio.
• MODA
Otra de las funciones aritméticas básicas que ofrece Excel es la
moda, que encuentra el elemento más común en un conjunto de
datos registrados. Por ejemplo, si se tiene una lista de los productos
vendidos y se quiere saber cuál es el que más se vende.
Imaginando que la lista de productos vendidos está registrada en el
intervalo de celdas A1-A820, utilizando la expresión =[Link]
(A1:A820).
SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACIÓN.
La hoja de cálculo líder en el mercado mundial. Es el software más
potente, flexible y más utilizado del mundo, no existe otro programa
que pueda acercársele en cuanto a funciones o flexibilidad. Su
ámbito de aplicabilidad va de la economía a la sicología, de la
biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración
de los recursos humanos, entre otras. Es por eso que tantos
trabajadores activos y los posibles empleados están obligados a
dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de trabajo o
para entrar, una persona con conocimientos plenos de esta
herramienta tiene un valor agregado muy grande en su hoja de vida.
Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas,
ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, sus
facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo
tipo de base de datos, etc. Además puedes crear desde tablas y/o
gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta
muy completa que con su buena utilización resuelve todos los
problemas de una empresa, es una herramienta muy fuete para el
análisis cuantitativo y la toma de decisión.
Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de
servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado,
científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores,
periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un
elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.
En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este
programa. Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de
empresas de todo el mundo simplemente no podrían operar si no
tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran parte de los
programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad
utilizan esta herramienta como motor de cálculo. Cuando el usuario
tiene un nivel avanzado del mismo, tareas que a un usuario con un
nivel normal de Excel le tomaría varias horas terminar, es posible
formularlas, optimizarlas y en el último de los casos, programarlas en
lenguaje VBA (Visual Basic for Applications o, más exactamente,
Visual Basic for Excel) de forma que puedan realizarse en unos pocos
segundos. Al dominar plenamente la programación en Excel, el
lenguaje VBA, es posible elaborar en minutos el trabajo que
anteriormente llevaba días enteros.
