Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:
APROBACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD
https://blogs.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/evaluacion-desempeno/desempeno-como-se-realiza-evaluacion-de-gerente/
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Módulo x:
Responsabilidad
Unidad x: de los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño
Artículo 2.8.2.1.15 Decreto 1080 de 2015
1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la 10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.
normatividad archivística.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.
12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional
de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función
4. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística.
archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar
las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que
conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como
de lo Contencioso Administrativo. electrónico.
6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e
presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad. internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los 16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las
documentos contra diferentes riesgos. deliberaciones y determinaciones tomadas.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención
documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función
archivística interna y la gestión documental.
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Módulo x:
Unidad x:
Evaluación de documentos de archivo
Artículo 2.8.2.2.1. Evaluación de Documentos de Archivo. La
Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada por la Oficina de
Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo
establecido en la Ley 594 de 2000.
El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de
aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de
archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series,
sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención
documental o las tablas de valoración documental.
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Resumen Proceso de Evaluación y Convalidación año 2019
Módulo x:
Unidad x:
116
NÚMERO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EVALUADAS
48
NÚMERO DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL EVALUADAS
164
TOTAL ENTIDADES EN PROCESO DE EVALUACIÓN DE TRD O TVD
36
TOTAL ENTIDADES QUE PASARON A PRE-COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
26
TOTAL ENTIDADES QUE PASARON A COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS
98
TOTAL ENTIDADES QUE NO PRESENTARON AJUSTES O SOLICITARON PRÓRROGA
8
NÚMERO DE CERTIFICADOS DE CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
14
NÚMERO DE CERTIFICADOS DE CONVALIDACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
22
TOTAL CERTIFICADOS DE CONVALIDADION EMITIDOS
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
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Módulo x:
Unidad x:
DOCUMENTOS QUE
HACEN PARTE DEL Acta de
PROCESO EVALUACIÓN comité o acto
Y CONVALIDACIÓN
administrativo
Estructura de aprobación
Orgánica Organigrama de las TRD
Vigente
TRD CCD
Memoria Funciones de las Disposiciones
Descriptiva Unidades legales– Internas
Administrativas y Externas
Curso virtual:
Artículo 11 del Acuerdo 04 de 2019
Módulo x:
Unidad x: Presenta la metodología para la elaboración o actualización de las
TRD Numeral 21.
DESCRIPTIVA Si es actualización justifica los cambios realizados
Numeral 2.2.
MEMORIA
Indica como esta conformada la estructura orgánica
Numeral 2.3.
Explica como se estableció la codificación del CCD y de las TRD
Numeral 2.4.
Indica como se diligencio el formato de TRD
Numeral 2.5.
Curso virtual: Artículo 11 del Acuerdo 04 de 2019
Módulo x: .
Unidad x: Definición de tiempos de retención y disposición final (criterios)
Numeral 2.6.
Para las series y subseries de CT y S, garantizar que se preservaran
DESCRIPTIVA en su soporte original Numeral 2.7.
Indica los criterios para determinar el tamaño de las muestras y
MEMORIA
los métodos de selección Numeral 2.8.
Definir en la memoria descriptiva como será el proceso de
eliminación y quien será el responsable de realizarlo Numeral 2.9.
Sustentar la decisión de reproducir en otros medios tecnológicos
e indicar como se adelantara el proceso Numeral 2.10.
Incluir un glosario con los términos misionales de la entidad
Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:
Banco
terminológico
del AGN
Denominación de series y Selecciona la
Tiempo de actividad a
subseries documentales 1. Registrar información
FISICO O retención en realizar,
referente al proceso de
de acuerdo a las ELECTRÓNICO cumplido el
años tiempo de valoración documental y
Estructuras y Funciones retención actividades referentes a la
implementación de las Tablas
(Tipo documental + Definición
función o actividad)
de criterios
No
olvidar
firmar
Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:
Casilla Procedimiento TRD: registrar información referente al proceso de
valoración documental y actividades referentes a la implementación de las Tablas
de Retención Documental – TVD, tal como:
1. Registrar el hecho a partir del cual se empiezan a contar los tiempos de
retención documental para las series y subseries documentales.
2. Para las series y subseries documentales con disposición final eliminación a las
cuales se les asignó reproducción por otros medios tecnológicos, indicar en que
momento se eliminará la reproducción.
3. Registrar el contenido informativo de la serie documental y el sustento de la
disposición final asignada a series y subseries documentales, teniendo en
cuenta el contenido de los documentos.
4. Para las series y subseries documentales con disposición final selección,
indicar el tamaño de la muestra y el método de selección. (Criterios
cuantitativos y cualitativos)
5. Identificar las series documentales relacionadas con archivos de derechos
humanos.
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Módulo x:
Unidad x:
TRD
CDD
Estructuras Orgánicas
(Unidades administrativas)
Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:
Término 90 DÍAS
HÁBILES
PARA EMITIR
para la CONCEPTO 30 DÍAS
HÁBILES
TÉCNICO
evaluación PARA
AJUSTES
técnica AGN
ENTIDAD
Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:
GRACIAS
