INFORME ACT SEMANA 2
IVAN JESID COLMENARES MARTINEZ
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1. Objetivo.
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros. La empresa confecciones S.a, dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación
actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios.
2. Alcance.
Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros entre otros) Los documentos origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del
documento por parte del responsable del proceso.
3. Roles
Coordinador trabajo:
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del SGC
en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
Asistente – Practicante Profesional:
El asistente del área- Practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
intranet.
Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Se socialicen los documentos.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información.
Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
Se mantenga actualizados los listados maestros.
Líderes de procesos: Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el
procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.
4. REGULARIDADES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A, dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente lista, en donde los
documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.
4.2 DOCUMENTOS
Política
Mapa de procesos
Procedimientos- instructivos
Manuales- Matrices
Protocolos- programas
Formatos- fichas guias.
4.3 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo
casos, una vez aprobados que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos
casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al
proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
4.4 REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuo al
proceso correspondiente.
No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (Salvo en casos
especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio, de todo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
La empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quien, y cuando lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la confiabilidad de
los registros que así lo requieren (historias clínicas, exámenes ocupacionales, etc.
4.4.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Lo registros apropiados deben garantizar que sean:
Veraces debe describir lo que realmente sucedió, paso u ocurrió.
Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
Oportunos. Se realiza en tiempo real , para evitar perdida de información por
el paso del tiempo.
Claros: Debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc,
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.
4.4.2 USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información.
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos.
control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
5. DESCRICION DEL PROCESO
5.1 flujograma para el control de documentos
POR ULTIMO SE REALIZA EL FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE
REGISTROS CON EL COORDINADOR SST Y LOS LIDERES DE PROCESO.
