Control administrativo

¿Qué es el control administrativo? –Justin

Se llama control administrativo a la función administrativa que evalúa el rendimiento
administrativo de una empresa.
Este control es necesario para asegurar que los procesos se realicen de manera correcta y que las
decisiones tomadas concuerden con la planificación y los objetivos de la empresa en cuestión.
Definición técnica--kleber
El control administrativo es la etapa de la gestión administrativa que se refiere a la evaluación de
procesos y del rendimiento administrativo, así como de la identificación de desviaciones y posibles
anomalías.

Dentro de la teoría y los estudios económicos y empresariales, el control administrativo se

considera una de las fases que componen el proceso administrativo.
Mediante las funciones de control, las distintas organizaciones persiguen vigilar su
funcionamiento. Es decir, establece patrones de seguimiento que permitan observar el
rendimiento de la compañía.
El motivo principal de su existencia es la valoración de parámetros que informen de un correcto
funcionamiento a la hora de perseguir su misión o su actividad económica.
Para ello, se crean funciones o tareas que faciliten ininterrumpidamente la evaluación de los
procesos que se ponen en marcha.
En ese sentido, se compara la previsión inicial de la empresa con los valores realmente
experimentados o conseguidos.

Tipos de control administrativo—kleber

Existen 3 tipos de controles administrativos:

1. Control preventivo: este se realiza antes de hacer alguna acción. Su función es garantizar
que el proyecto se lleve a cabo sin correr ningún tipo de riesgo. En este control se debe
verificar la disponibilidad de todos los recursos necesarios, teniendo en consideración los
costos que deberán asumirse.
2. Control concurrente: este control se lleva a cabo durante los procesos. Su función es
garantizar que todos se realicen de manera óptima, supervisando las distintas etapas y
asegurándose de que no se comprometa la calidad o la seguridad.
3. Control de retroalimentación: este control se lleva a cabo una vez finalizado el proceso o
actividad. Su objetivo consiste en obtener información acerca del desempeño del proceso
y las posibles mejoras a implementar.
 Rasgos principales del control administrativo--kleber
Dentro de las funciones administrativas pertenecientes al control administrativo se
encuentran en común una serie de características:

1. Evaluación y seguimiento de procesos: Mediante la observación de la actividad de la

organización, se pretende medir su funcionamiento y los niveles de eficiencia que
arroja.
2. Elaboración de patrones y métricas: Tras la observación, el correcto control
administrativo debe servir para establecer ratios o niveles óptimos de producción,
funcionamiento, etc.
3. Búsqueda de eficiencia: El control administrativo busca la desaparición de diferencias
entre lo planificado y lo ejecutado. Para ello, precisa de procesos administrativos y de
producción lo más cercanos posible a los planteados en origen.
4. Identificación de anomalías: Teniendo en cuenta los puntos anteriores, el control
debe identificar errores o incumplimientos procesales que aparezcan en el día a día de
una organización.

Etapas del control—Justin

El control administrativo comprende 4 fases. Cada una de ellas es de gran importancia para que el
proceso sea eficiente:

1. Determinar estándares y objetivos: en este primer paso se debe establecer el objetivo de

la medición, determinando cuáles son los valores que se esperan obtener al realizar la
evaluación del proceso. A partir de ellos se sabrá si el proceso ha resultado o no.
2. Hacer la evaluación: tomando en cuenta los valores que se esperan, según lo establecido
en los estándares, se realiza la evaluación del proceso o actividad.
3. Comparar los valores: una vez que se tiene la medición, es posible comparar los valores
con los estándares o mediciones anteriores, para determinar si se está haciendo bien o no.
4. Retroalimentación y toma de decisiones: según el resultado al comparar los valores, se
podrán hacer ajustes en los procesos. El objetivo es corregir las debilidades y asegurarse
de mantener las fortalezas del control administrativo.

Importancia del control administrativo-justin

El control administrativo es de gran importancia ya que, en sus distintas versiones, se asegura de
las condiciones para realizar una determinada actividad. Por lo tanto, permite que las actividades y
procesos se realicen de la mejor manera y se puedan solventar los problemas que surjan durante
la realización.
Asimismo, permite obtener aprendizajes a partir de la realización de los procesos e implementar
mejoras a futuro.
Es fundamental que las organizaciones realicen un control administrativo para garantizar el
correcto funcionamiento y eficiencia de sus procesos. Este les permitirá incrementar ganancias,
reducir costos y ofrecer un mejor producto a sus clientes.
1. CONCEPTO DE CONTROL EMPRESARIAL

El Control Empresarial es un Proceso

Administrativo muy ligado con la
Planeación y Dirección, el control es la
fase a través del cual se evalúan los
resultados obtenidos en relación con lo
planeado, a fin de corregir desviaciones y
errores para mejorar continuamente.

El proceso de control está vinculado a la

realización de objetivos, lo que implica
disponer de información sobre ellos y
sobre las actividades encaminadas a
lograrlos. Este proceso produce y utiliza
información para tomar decisiones. La
información y las decisiones de control permiten mantener cualquier sistema orientado hacia el
objetivo. El proceso de control es el complemento de los procesos de planeación y dirección.

Controlar, en esencia, es el proceso de tomar decisiones para mantener un sistema orientado

hacia un objetivo, con base en información continua sobre las actividades del propio sistema y
sobre el objetivo. Éste se vuelve un patrón de control y de evaluación del desempeño de la
actividad.

El proceso de control informa:

 Cuáles objetivos deben alcanzarse.

 El desempeño en comparación con los objetivos.
 Lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.

Podemos definir el Control como:

"La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los
resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando
a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional."

2. OBJETIVOS DEL CONTROL

Los objetivos del control son:

 Efectuar una medición de los resultados obtenidos

 Identificar desviaciones o errores
 Establecer medidas correctivas ante las desviaciones
3. IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El control es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y
puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los planes
que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se desarrollan los
trabajadores en el ámbito laboral.

El control puede servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios,
agregar valor a los productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo en
equipo.

4. ELEMENTOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Los componentes de un sistema de control, son:

 Patrones de control: Los patrones de control consisten en información que permite

evaluar el desempeño y tomar decisiones.
 Adquisición de información: El proceso de control depende de información sobre el rumbo
de las actividades y su progreso hacia los objetivos.
 Comparación y acción correctiva: La información sobre el desempeño real se compara con
los objetivos o patrones. Con base en esa comparación, se puede iniciar una acción para
corregir o reforzar la actividad o desempeño.
 Reinicio del ciclo de planeación: La información producida por el proceso de control
permite tomar decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control.

5. REQUISITOS PARA REALIZAR UN BUEN CONTROL

Para poder ser efectivos el control demanda una serie de requisitos y características:

 Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que
es lo que se pretende con él.
 Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a
las condiciones cambiantes del entorno.
 Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más
rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que
generen los efectos esperados.
 Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
 Aceptación: El control debe ser aceptado por todos.
 Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean
más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en
puntos críticos.
Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como
una forma de prevenir y corregir problemas.

6. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Las principales características de un sistema de control administrativo eficaz son las siguientes:

 Enfoque en los puntos estratégicos

 Precisión
 Rapidez
 Objetividad de la información
 Economía
 Aceptación de las personas
 Énfasis en la excepción

Para conocer más sobre las características de un Sistema de control administrativo: Clic Aqui.

7. PROCESO DEL CONTROL EMPRESARIAL

El proceso de control sigue cuatro etapas:

 Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los objetivos

establecidos durante la planificación.
 Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida
la actuación o los resultados realmente conseguidos.
 Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares.
 Adopción de acciones correctoras: Si las desviaciones se encuentran dentro de los
márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación
excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir
resultados.

8. TIPOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO (Terry 1999: Libro “Principio de la Administración”):

Se tiene tres tipos de control:

 Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta
incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas
tenemos que verificar antes que calidad de hilo está ingresando.
 Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección,
vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a
cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se
 tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si está en
las condiciones adecuadas.
 Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la
elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar)
ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome
la acción correctora oportuna.

9. ¿CUÁLES SON LAS ÁREAS DE CONTROL EN LAS EMPRESAS?

El control empresarial se puede dar en diferentes áreas de la organización:

1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se
producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se prestan
los servicios. Por ejemplo:

 Control de Producción
 Control de Calidad
 Control de Costos
 Control de tiempos de Producción
 Control de Inventarios
 Control de Operaciones Productivas
 Control de mantenimiento y conservación
 Control de desperdicios o merma

2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios.
Por ejemplo:

 Control de Ventas
 Control de Descuentos
 Control de Publicidad
 Control de Costos

3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el
capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc. Por ejemplo:

 Control de Presupuesto
 Control de Costos

4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal. Por ejemplo:

  Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas).
 Control de Salarios
 Control de Vacaciones

10. MÉTODOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Comúnmente todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control a partir del
momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado control dependerá de una
adecuada planeación y viceversa. Sin embargo, los métodos más utilizados son:

 Método de Excelencia Empresarial

 Método de Auditoria Administrativa
 Método de Análisis Factorial