Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos

21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

Con base en los mapas conceptuales “el Qué y el Cómo del Aseguramiento”, analizar uno de los
procesos de la Entidad y presentar sus conclusiones sobre la gestión de los riesgos y controles para
apoyar el logro de los objetivos:

¿Cuál es la Misión de la Grupo global de servicios financieros cuyo principal compromiso es aportar
Entidad? las mejores soluciones a sus clientes, un crecimiento rentable y sostenido a
sus accionistas y progreso en las sociedades en las que está presente. 
¿Cuál es la Visión de la Trabajar para construir relaciones duraderas con las personas y aportar el
Entidad? máximo valor posible, tanto a sus grupos de interés como a la sociedad en
general, para hacer más sencilla la vida de todos.
“Trabajar por un futuro mejor para las personas” y también unos principios de
actuación, que definen su compromiso con esos grupos de interés.

¿Cuáles son los 1. Busca incrementar su rentabilidad en sus operaciones internacionales

OBJETIVOS de la a través la transformación, la innovación y el crecimiento rentable por
Entidad? lo que reforzará todas sus operaciones.
2. Transformación, un valor añadido de 5,500 millones de euros (8,054
mdd), para hacer más eficiente a la institución, principalmente en
España, México y Latinoamérica.
3. Inversión en tecnología y procesos

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
¿Cuál PROCESO estoy
analizando? Aprovisionamiento de Bienes y Servicios
¿Cuáles son los 1. Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario
OBJETIVOS del suficiente para que la producción no carezca de       materias primas y
PROCESO? demás suministros.
¿Qué se desea lograr? 2. Minimizar la inversión en inventarios.
3. Establecer un sistema de información eficiente. – Cooperar con el
departamento de compras.

¿Cómo son las TACTICAS 1. La planificación y la Gestión de las compras

Y ESTRATEGIAS? 2. Propuestas de mejoras y soluciones para optimizar los flujos
¿Cómo lo va a lograr? 3. Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los
que se destinan.
4. Negociar precios y marcar presupuestos

Caracterización del Proceso

¿Formato o ¿Qué debo hacer, cómo, cuándo, para qué, por qué, donde, etc.? ¿Formato o
documento documento
de entrada? de Salida?

1
Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

¿Existen indicadores de ¿Cuáles son? ¿Tiempo del

desempeño? Proceso? Diario
¿Dó
¿Este PROCESO se Si ¿Cuál es la última 2019 nde En la intranet de la
se
encuentra versión? pue
organización
documentado? de
cons
ultar
?
¿Qué normas o
regulación se aplican en El Código de Comercio: es la normativa legal que siguen las empresas. Ésta
este proceso? se utiliza para regular sus actividades en las relaciones mercantiles y el
seguimiento de sus operaciones. En otras palabras, el Código de
Comercio es la legislación jurídica que regula todas las actividades
comerciales que tiene una empresa.

Ley No. 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras

y Concesiones

FORTALEZAS y
DEBILIDADES
(Internas – Real)
OPORTUNIDADES y
AMENAZAS
(Externas – Potencial)
Analizar, Medir y Priorizar los Riesgos: (Ver mapa conceptual de SIAR)
¿Cuál es la causa raíz del problema? ¿Cuál es el RIESGO Inherente? ¿Cuál es el Efecto?
(Debido a) (Puede ocurrir) (Lo que generaría)

1. Errores varios en la clasificación 1. 2-Estimado entre 5.000 1. 2-

de los contratos como EUR - 35.000 EUR Estimado
arrendamientos o servicios entre
2. Riesgo derivado por deficiencias 2. 5-Estimado entre 500.000 5.000
en la formalización de pedidos EUR - 2.5 millones EUR EUR -
(entrada de mercancía o servicios) 35.000
que pueden afectar en la 3. 5-Estimado entre 500.000 EUR
facturación del proveedor, de EUR - 2.5 millones EUR 2. 5-
forma que se gestionen solicitudes Estimado
con información insuficiente o entre
errada, complejidad del desglose 500.000
del servicio o desconocimiento de EUR - 2.5
la actividad realizada por el millones
proveedor. Puede generar 4. 6-Estimado entre 2.5
EUR
quebrantos por retribuir al millones EUR - 10 millones
EUR 3 5-Estimado
proveedor un valor superior a los entre 500.000
que debería percibir. EUR - 2.5
3. Perdidas economicas, a causa del
2
Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

extravio o destrucción del contrato millones EUR

por negligencia en la custodia y/o
inadecuada cobertura legal por 4 6-Estimado
inexistencia de contrato marco entre 2.5 millones
formalizado con proveedores. EUR - 10
4. Riesgo por deficencias presentes millones EUR
durante el establecimiento de
condiciones requeridas para el
aprovisionamiento de bienes y
servicios : Este riesgo se puede
materializar por parte del personal
adscrito al area de CIS, debido a
las deficencias presentes durante
el establecimiento de condiciones
para la contratacion de bienes y
servicios , pudiendo dar lugar a
posibles perdidas economicas,
derivadas de la interrupcion o
condicionalmientos del normal
desarrollo de actividades del banco
¿Probabilidad de ¿Cuál es ¿Dónde se puede
1 2- 1 2-Estimado
ocurrencia del Riesgo el consultar la Matriz de
Escasa
Inherente? impacto entre 5.000 los Riesgos Inherentes y
2 4- ? EUR - 35.000 Residuales?
Probabl EUR
e 2 5-Estimado
entre
3 2-
Escasa
500.000 EUR
- 2.5 millones
4 3-Poco EUR
Probable 3 4-Estimado
entre
125.000 EUR
- 500.000
EUR

4 6-Estimado
entre 2.5
millones EUR
- 10 millones
EUR
Controles para Mitigar la Asegurar la Correos de 14-Validación
materialización de los correcta autorización o contra
Riesgos Inherentes: aplicación actas de comite, parámetros
procedimiento formato de definidos
alta y gestion de "aprobación de
contratos-#*#El contratos”, Segundo Control
área usuaria contrato firmado
solicita a través por 13-
de correo Representante Confirmaciones
electronico a Legal y
3
Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

Employee pantallazo de Tercer Control

Experience - área GPS que
Control Gestión y evidencie como 14-Validación
Servicios la quedo registrado contra
realización o el contrato en la Area de parámetros
renovación de un herramienta. Compras definidos
contrato, área (arren, nova1,
que gestiona lo Nova 2, o Cuarto control
respectivo Nova3)?
conforme el
requerimiento Evidencia 6-Segregación de
solicitando a segundo control funciones
través de correo
electrónico a El control genera
Servicios como evidencia
Jurídicos y al Base Control
área Fiscal las Centralización
autorizaciones Fábrica Software
correspondientes Hoja controles
, una vez recibe EM en la cual se
la autorización registran las
prepara el observaciones
formato sobre la revisión
"Aprobación de y de presentarse
Contratos" donde Area de
registra el TERCER
RIESGO Compras
resumen de la
negociación, el
tipo de contrato, Soportes de la
plazos acordados contratación que
y condiciones se pueden
especiales, el evidenciar en la
cual es avalado herramienta GPS
por el - Contrato y/o
GerenteEmploye orden de compra
e Experience - con sus
área Control respectivas
Gestión y firmas, Anexos,
Servicios y Detalles del
cuando se servicio, pólizas y
requiera certificado de
aprobación del pago de las
área de mismas, VoBo de
Eficiencia, y de las áreas
acuerdo al monto requeridas
es firmado por el cuando aplique
representante
CUARTO
legal.
RIESGO
Segundo Riesgo: Registro en GPS
del estado de la
4
Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

El objetivo de evaluación del

este control es proveedor
reducir el riesgo (homologación
de registro errado aprobada o no) y
Area de
de entrada de registro de la
Compras
mercancías. El fecha de
control consiste homologación y
en la validación fecha de
que realiza el vencimiento
TS&C Technician
I del área de
Vendors, Talent
& Engineering
Office - S&C,
sobre la
información
registrada por
parte de Analista
del Proveedor
para la entrada
de mercancías,
realizando la
validación de la
información
registrada en la
Base Control
Centralization
Fábrica Software
Hoja Controles
EM, contra la
información
registrada en
GPS, validando
orden de pedido,
documentación y
soportes en GPS
(Acta de
Finalización), de
presentar
incidencias se
reporta a provide
a través de
corrido
solicitando
justificaciones y
respectivas
correcciones.
Mediante la
aplicación de
este control se
mitiga el riesgo

5
Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

de errores en la
entrada de
mercancías, que
puedan generar
quebrantos por
pagos a
proveedores no
soportados.

TERCER
RIESGO

Prevenir que se
realicen procesos
de
aprovisionamient
o de bienes y
servicios que no
cumplan con la
documentación
exigida. OC:
Validar que el
proceso de
contratación
cumpla con los
requisitos
establecidos y
que dentro de los
soportes de la
contratación
reposen cada
uno de los
documentos
como lo son:
Contrato y/o
orden de compra
con sus
respectivas
firmas, Nexos,
Detalles del
servicio, pólizas y
certificado de
pago de las
mismas, VoBo de
las áreas
requeridas,
según
corresponda y
cuando aplique.
Asegurar que la
información y/o

6
Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

documentación
aportada está
completa y es
acorde con el
requerimiento
elevado por el
solicitante. Este
control mitiga el
riesgo que las
contrataciones
efectuadas por el
banco y sus
filiales queden
sin la información
completa o
errada.

CUARTO
RIESGO

Garantizar que
previo a la
contratación y/o
solicitud de
pedido a un
proveedor, este
cumpla con la
evaluación de
idoneidad para
prestar servicios

¿Probabilidad de Riesgo 1 ¿Cuál es ¿Cuál es 2-Estimado ¿El riesgo

ocurrencia del Riesgo el 1- el nivel entre 5.000 Residual es NO
Residual - RR? 1-Remota impacto Estimado de EUR - 35.000 menor que
del RR? no Apetito EUR el Apetito al
Riesgo 2 supere al Riesgo?
los 5.000 riesgo? 2 2 3-
1-Remota EUR Estimado
2 3- entre
Riesgo 3 Estimado 35.000 EUR
entre - 125.000
1-Remota 35.000 EUR
EUR -
RIESGO 4 125.000
3 Estimado
EUR
entre
3 5-
125.000
1-Remota Estimado
EUR -
entre
500.000
500.000
EUR
EUR -

7
 Nombre: Taller 20: Team Work: Análisis de Procesos
21 de noviembre de 2021
Paulino Angulo Cadena. MSc

2.5 4 5-
millones Estimado
EUR entre
500.000
4 4- EUR - 2.5
Estimado millones
entre EUR
125.000
EUR -
500.000
EUR
¿Cómo monitorean las ¿Cuál es el
señales de alerta para Plan B / de
mitigar que se Contingencia
materialice el riesgo? o Continuidad
del Negocio?
HALLAZGOS / - Condición (realidad) – - Criterio - estándares - Causa - por qué existe - Consecuencia (efecto)
Evidencia descubierta internacionales, normas o razón de la diferencia - El riesgo o exposición
OBSERVACIONES / NO internas, objetivos, etc.
("lo que es" o está entre las situaciones (probabilidad e impacto de
CONFORMIDADES: ocurriendo). ("lo que debe ser"). esperadas y las reales. la diferencia).
¿En qué casos los controles
establecidos no están
mitigando efectivamente
los riesgos?
Tenga en cuenta los siguientes
atributos en su comunicación:
¿Cuáles podrían ser unas
oportunidades de
mejoramiento de este
Proceso?
¿La Administración - ¿Qué van a hacer? - ¿Quién será el - ¿Cuánto podría costar - ¿Cuándo finalizaran el
definió un compromiso o ¿Qué medidas van a responsable de su la solución propuesta? compromiso con la
implementar? implementación? implementación de las
un plan de acción, medidas requeridas?
teniendo en cuenta lo
siguiente?
SEGUIMIENTO
¿Ya se verificaron los
indicadores del compromiso o
plan de acción?
Conclusiones: