Documentos comerciales.
Qué son, tipos, características y
ejemplos
Los documentos comerciales, también llamados documentos
mercantiles, son todos los comprobantes y títulos extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
A continuación se explorará su importancia, cuáles son sus principales
funciones, tipos y características, además, se presentarán algunos de
los documentos comerciales más comúnmente empleados en las
operaciones diarias del comercio y la industria.
Importancia de los documentos comerciales
La relevancia de los documentos comerciales está dada, entre otras,
por las siguientes propiedades:
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio
Componen el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Tipos de documentos comerciales
Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales
negociables y no negociables:
Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o
representan una promesa de pago, su poseedor puede realizar
operaciones comerciales con base en ellos. Los más comunes son: el
cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza y la factura
cambiaria.
No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte
a una transacción comercial o brindan la información necesaria para
realizarla. Los principales documentos comerciales no negociables
son: la cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el
comprobante de pago, el recibo de consignación y las notas débito y
crédito.
En segundo lugar, se les llama de la siguiente manera:
Privados. Son los suscritos entre las partes sin intervención de
notarios, jueces o funcionarios.
Públicos. Al contrario de los privados, han sido legitimados por
notarios o funcionarios judiciales.
Por último, se les considera informativos y de soporte:
Informativos. Aquellos que suministran información sobre el estado
de la mercancía y sus generalidades como su valor, condiciones de
pago, etc.
De soporte. Son todos los documentos utilizados como prueba de una
acción realizada y para pagar o respaldar una obligación monetaria.
Características de los documentos comerciales
Los siguientes son elementos que se observan en cada uno de los
documentos comerciales que se emplean a diario en el ámbito
empresarial y mercantil. Los hay de dos niveles, en primer lugar están
los que configuran las características generales y, en segundo lugar,
los que conforman las particulares:
Generales:
1. Nombre propio del documento.
2. Lugar y fecha de emisión.
3. Número de orden.
4. Nombres de las personas o empresas que intervienen en el negocio.
5. Cantidades escritas en números y letras.
6. Concepto de la transacción con todos sus detalles.
7. Firmas de las personas autorizadas.
Particulares
1. Nombre del documento.
2. Tamaño del documento.
3. Rayado de acuerdo al tipo de documento.
4. Vencimiento.
Cuáles son los documentos comerciales
Siguiendo la tipología básica que divide a estos documentos en
negociables y no negociables, se tienen:
1. Negociables
Entre los documentos comerciales negociables se encuentran:
1.1 Cheque
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorización para girar en descubierto.
No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se
deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del
documento con las modalidades particulares establecidas para cada
tipo de cheque.
1.2. Letra de cambio
Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional
que da el girador o deudor (quien extiende la letra) para que se pague
a un beneficiario o acreedor (quien percibe el pago), un monto de
dinero en una fecha determinada.
1.3. Pagaré
Documento comercial privado por el cual una persona se compromete
a pagar a otra, o a quien esta indique, una suma de dinero
determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
1.4. Libranza
Orden de pago que se da ordinariamente por carta, contra aquel que
tiene fondos valores del que la expide. Debe estar expedida al
portador. Una segunda forma es la constituida por los giros postales.
1.5. Factura cambiaria
La factura cambiaria de compraventa es un documento comercial
negociable de tipo crediticio que libera el vendedor o girador al
comprador o girado por venta real y efectiva de mercancías
entregadas.
2. No negociables
Algunos de los documentos comerciales no negociables son:
2.1. Nota de pedido o de compra
Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa
formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento
comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en
poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega
o envía al vendedor.
2.2. Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor
detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,
cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás
condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de
Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la
mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a
recibirlas.
Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la
operación en los términos establecidos.
2.3. Remito o remisión
Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o
remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos
bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del
comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor
se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del
comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del
vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la
emisión de la factura.
Por último el triplicado permanece en la sección depósito par
constancia de las mercaderías salidas.
2.4. Factura
Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador
como constancia de un acto de compraventa de productos o servicios.
Se usa para comprobar las condiciones en que se ha pactado
el contrato de compraventa, además, para justificar la procedencia y
propiedad de los productos o servicios y, por último, para conocer el
monto respectivo a pagar.
2.5. Nota de débito
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma
o valor, por el concepto que la misma indica.
2.6. Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el
objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada
cantidad, por el motivo expresado en la misma.
2.7. Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo
otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la
extinción parcial o total de la deuda.
