: Es la ciencia de los archivos que estudia su comportamiento y las leyes que los rigen,
desde el punto de vista administrativo y social.
: Enseñar el arte de archivar para facilitar el ámbito laboral.
- Se encuentra relacionada con otras ciencias, debido a:
1) Al orden, la conservación y conocimiento de lo que se guarda o se ha guardado.
2) A la necesidad de establecer los medios para controlar y acceder a los documentos.
- Nace de la necesidad de administrar lo resguardado, es decir, de los archivos existentes para
ordenarlos y conocer la información que se encontraba en los repositorios, así como también
de la facilidad de acceder a los documentos resguardados.
- Toma su formalidad como concepto y en el ámbito legal, se da en la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía.
ADA 1
Es un apoyo sumamente importante para la empresa, ya que tiene documentos administrativos,
contables y legales resguardados, con los que la administración se apoya para la toma de
decisiones.
Lo que conlleva a determinar la importancia de la comunicación escrita, ya que esta tiene o debe de
archivarse.
¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escritas?
El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas
precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan
fijarse en términos que sólo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene 2 grandes
propiedades:
• Permanencia y
• Constancia,
A las que cabe agregar las de ser:
• Medio de prueba legal y
• Medio de facilitación del intercambio comercial.
Permanencia.
Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva
duración. El complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus
transacciones, en la permanencia y duración que otorga la existencia de un documento escrito.
Constancia.
La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación
escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pactó sigue en pie; un
pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. Es la constancia de
las diferentes partes que intervienen en la relación mercantil o comercial.
Medio de prueba legal.
Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser
medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las
condiciones en que se hizo una transacción.
Medio de facilitación del intercambio comercial.
Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda
transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno
puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso. Sin el manejo adecuado de los
documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la
memoria (disco duro) de una computadora, cualquier negocio dejaría de funcionar con
efectividad.
Interna: Documentos que se origina dentro de la misma organización y circula la comunicación
escrita dentro de la empresa (circular, memorando, convocatoria, acta de junta (minuta),
informes, otros).
Externa: Documentos que se generan otra empresa, pero llegan a la tuya o viceversa como
cartas comerciales (Oferta y demanda, pagos y cobros, correspondencia bancaria, seguros y
transporte, otros), escritos oficiales (Instancia, oficios, circulares, certificados, otros), escritos de
carácter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, cartas a la prensa, telegramas, otros).
Archivonomía: Ciencia en la que se aprende el arte de archivar.
Archivar: Sistema para organizar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un
archivador.
Sistema: Conjunto de normas establecidas para el funcionamiento adecuado de algo.
Archivador: Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los
documentos. Fichero de informática o información que se almacena fuera del ordenador en disco o
en casete.
Archivero o archivista: Persona que tiene a su cargo un archivo.
Archivo: Sitio donde se custodian o guardan documentos.
Gaveta: Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforman un archivador.
Marbete: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.
Guía con ojete: Indicadores que contiene una gaveta con las letras del alfabeto, títulos
geográficos o numéricos.
Bloques seguidores: Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.
Guía principal: Indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta.
Sirve de base para la ordenación de los expedientes.
Guía secundaria: Auxiliar de una guía principal. Sirve para facilitar la locación de los expedientes.
Guía especial auxiliar: Se utiliza después de una guía principal para subdividir esa sección.
Guía fuera: Guía con cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue
prestado.
Expediente individual: Carpeta o fólder que reúne de 3 documentos en delante de una misma
persona, empresa o asunto.
Expediente misceláneo: Carpeta o fólder que contiene documentos de diferentes
corresponsables (uno o dos).
Implica 5 etapas:
1) Creación o recibo.
2) Archivo y protección.
3) Utilización.
4) Transferencia.
5) Eliminación.
Creación o recibo
El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o
empresas, algunos que son creados (cartas, avisos de publicidad, estado de cuenta, órdenes de
compras, cheques, facturas, recibos, pólizas, etc.), y otros llegan a la empresa (solicitudes de
crédito, listas de precios, catálogos, remesas, facturas y otros).
La mayor parte de estos documentos se conservan con base en sistemas de archivo, de tal manera
que puedan ser consultados en el momento que se necesite.
Archivo y protección
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos
y protegerlos durante el tiempo de su vida útil. Cualquier documento que se retenga debe ser
guardado adecuadamente para poder localizarlo con rapidez cuando se necesite, por lo que se
recomienda:
• Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se
guarde.
• Usar sistemas cruzados, es decir, combinar el cronológico con el alfabético, el geográfico con
el numérico, etc.
• Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación.
• Si se usan broches BACO colocarlos en la parte superior de la hoja y no del lado derecho.
• Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad.
Utilización
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Sólo aquellos que se van a
necesitar para referencia justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber qué documentos serán utilizados posteriormente y cuáles no, se necesita conocer muy
bien el giro de la empresa, las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis
de sentido común.
Transferencia
A medida que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos.
Además de ocupar especio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en
el empleo eficiente de los archivos activos. Por esta razón los documentos de poco empleo se
extraen periódicamente y se colocan en las gavetas para documentos inactivos o se transfieren al
archivo muerto, mediante el proceso de traslado de documentos.
Los archivadores de documentación transferida son de cartón y se colocan en anaqueles ubicados
en sitios menos accesibles como sótanos de depósitos.
Eliminación
Es evidente que todos los documentos que dejan de ser útiles deben destruirse, de acuerdo con la
administración de la empresa, según el giro al que pertenezca y regidos por las normas
determinadas por la ley.
El orden y el ordenador
Ordenar documentos
Rortular expedientes
Desechar papeles obsoletos
Encontrar lo que buscamos
Nunca reproches se recibirán
Instructivo
1. Describir físicamente el lugar y el número de gavetas que ocupa y lo que hay en cada una
de ellas.
2. Explicar el sistema de clasificación: alfabético, numérico, geográfico, cronológico o por
asuntos (no muy recomendable, a menos de que existe una tabla de clasificación).
3. Realizar una clasificación previa, en tu escritorio, para dividir los expedientes por gavetas.
4. Definir qué tipo de carpetas usarás para guardar los documentos y cómo colocarás los
broches.
5. Elegir folders de diferentes colores para facilitar la clasificación en las gavetas.
6. Archivar siempre en la misma hora, de preferencia temprano, antes de que llegue el
ejecutivo o de que haya demasiado trabajo.
7. Utilizar los folders vacíos o las guías deterioradas con el título en la cejilla de “fuera” para
señalar que se ha sacado un expediente.
8. Depurar el archivador cuando menos una vez al año.
9. Hacer una guía de todos los expedientes que se tienen.
10. Reflexionar en que si un expediente no se localiza en menos de 3 minutos es que el sistema
implantado no funciona.
Conceptos básicos
• Ordenar siguiendo el orden alfabético.
• Utilizar el sistema numérico.
• Utilizar la rotulación de las guías (título).
• Utilizar el sistema geográfico (cliente, proveedor, etc.)
• Ordenar por asuntos.
• La gaveta debe tener una buena señalización.
1. Colores diferentes en la cejilla de identificación.
2. Expedientes de diferentes colores.
3. Guías o separadores de colores.
ADA 2
1. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste
continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
2. El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus
contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia,
preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.
3. El archivista debe de proteger la autenticidad de los documentos y asegura que su valor no
sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
4. El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.
5. El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivístico.
6. El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un
servicio imparcial a todos los usuarios.
7. El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la
legislación pertinente.
8. El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar usar su
posición privilegiada para beneficio propio o de otros.
9. El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos
archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus
investigaciones y experiencia.
10. El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la
humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros
profesionales.
ADA 3
Para una buena efectividad, es necesario estar familiarizado con los materiales y debemos
conocer el equipo con el que estamos trabajando. Al igual que debemos familiarizarnos con la
computadora ya en ésta se crean y abren directorios que nos ayudan a localizar más rápido los
documentos que se hayan generado. Hay 3 puntos a considerar para poder tener una buena
efectividad.
1. Ahorrar tiempo: Se trata de que el equipo y los materiales deben estar diseñados de una
manera que ayude a que los que manejan los documentos no hagan acciones innecesarias.
2. Proporcionar protección adecuada a los documentos: Uso archivadores deben
tener cerraduras y otros deben ser a prueba de incendios, esto para proteger su contenido.
3. Conservar espacio: Los archivadores no deben ocupar más espacio del necesario.
Archivadores de correspondencia
Estos archivadores son de metal en especial de Acero, tienen que tener gavetas con deslizadores
telescópicos, para sostenerlas cuando estén extendidas, estos deslizadores deben moverse
sobre cojinetes o rodillos de nylon para la facilidad de abrir y cerrar con una mano.
El soporte interno tiene que estar reforzados, las gavetas no tienen que estar demasiadas llenas
ya los documentos tienen que estar firmes así mismo respetando los Bloques de seguimientos,
acomodados verticalmente.
Para que las guías no se caigan o saquen se le ponen unas varillas guía que se introduce en un
agujero, esto permite que los documentos de puedan deslizar de adelante hacia atrás.
Es importante que los documentos no estén comprimidos ya que esto no les permitirá a los
empleados buscar los documentos.
Capacidad de las gavetas
El espacio que se utiliza en gran parte de las gavetas en un archivador de correspondencia es de
26 pulgadas, de donde comienza, a donde termina. Su máxima capacidad es de 5000
documentos, aunque es preferible no meter más de 4000 documentos, para que no queden muy
apretados y no sea difícil extraerlos.
Títulos para las gavetas de un archivador
Para identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En
la parte delantera del archivador hay una porta-rótulo llamado marbete. El título del marbete
indica las limitaciones alfabéticas de los documentos guardados allí. El título puede ser:
1. Título simple: Sólo 1 letra
2. Título doble: Más de 1 letra
La correspondencia puede archivarse en archivadores abiertos o de estantería abierta.
Gabinetes especiales para archivo
Hay un archivador para guardar casi todos los documentos de tamaño normal. Se consiguen
archivadores para cheques o documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, planos,
microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares. Las carpetas del archivador electrónico
están ordenados al azar. Sin embargo, el marcar un número clave en el tablero hace que la
carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para
extraerla. Los gabinetes especiales pueden ser:
1. Archivador para disquetes.
2. Mapoteca en tubos.
3. Mapoteca horizontal.
4. Archivador electrónico.
5. Archivadores para cintas.
6. Archivadores para cintas magnéticas.
Guías
Las guías tienen que ser del material de cartón o fibra, además que resistentes y flexibles para
evitar que se rompan, esto tiene dos propósitos los cuales son:
1. Dividir la gaveta en secciones para que al rotularlas de identifiquen de manera rápida.
2. Sostener los documentos para que no se doblen y tener una mayor visualización. Las guías se
fabrican y sus pestañas tienen que estar al borde superior con cortes, pueden estar reforzadas de
plástico transparente así mismo se pueden comprar y luego colocarlas por último tienen que ser
más grandes que las carpetas.
Cuando una pestaña ocupa la parte del borde izquierdo esto quiere decir que la persona que está
frente a gaveta está en primera posición, a la tercera o cuarta pestaña se le llama posición central
mientras que a la quinta pestaña se le dice quinta posición y así hasta la séptima posición. Las
guías que están en la posición escalonada se empiezan a leer de izquierda a derecha.
Guías de diferentes posiciones:
Tipos de pestañas:
Títulos o encabezados de las guías
Estos títulos, sirven para que se identifiquen los documentos archivados detrás de las guías.
Unas tienen impreso el encabezamiento, otras tienen metal o plástico, donde se les puede meter
pequeñas tiras de cartulina en las cuales se imprime el título. Los títulos pueden ser simples o
dobles y deben ser cortos para que se lean rápido. Los simples indican donde comienza cada
sección. Los documentos que se archivan después de este son los que comienzan con el título
de la guía hasta el encabezamiento de la siguiente. Usar encabezamientos simples en las guías
nos permite una fácil expansión de los sistemas de archivos, ya que las guías secundarias se
pueden meter en donde se necesite una subdivisión. Los encabezamientos dobles muestran toda
la extensión que ocupa la guía.
Carpetas para archivo
Éstas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia
activa. Para documentos pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra o de cartón con
expansión de tela en el fondo. Algunas carpetas están acanaladas a lo largo del fondo de la hoja
delantera, con el fin de que puedan ensancharse a medida que aumenta el volumen de
documentos; para ellos, deberá hacerse un nuevo pliegue a lo largo de uno de los canales, cada
vez que sea necesario. Esto aplanará el fondo y permitirá que todos los documentos verticales
sobre los bordes. Las carpetas para archivo, cuando contienen correspondencia, se llaman
expedientes y se guardan dentro de las gavetas de los archivadores.
Hay otros tipos de carpetas diseñadas para necesidades especiales como:
1. Bolsas para archivos (para materiales voluminosos).
2. Para registros médicos y registro de personal, carpetas que tienen separadores dentro de
ellas.
3. Para archivadores de estantería abierta, las cejillas están al costado.
4. Las carpetas colgantes se sostienen por sus bordes superiores.
Para el encabezamiento se pone una cinta adhesiva para archivo.
Preparación de títulos para expedientes
Sirven para identificar los nombres y siempre va atrás de cada guía, así que se puede imprimir un
papel con el nombre y colocarlo detrás de cada guía. Los títulos son simples o dobles, tienen que
ser lo más cortos posibles para puedan ser leídos con facilidad, los documentos con títulos
simples son los que comienzan con el título indicado, pero sin incluirlo. Una ventaja del
encabezamiento doble es que incluye la extensión total de la sección.
Existen varios tipos de encabezamientos para expedientes:
1. Encabezamiento alfabético.
2. Encabezamiento geográfico.
3. Encabezamiento numérico.
4. Encabezamiento por asuntos.
P/c gavetas
Encabezados compatibles
Las computadoras en la oficina actual han modificado el control de la información, ya que
tradicionalmente los archivos se encontraban dentro de gavetas.
Para el trabajo diario será más eficiente simplificar la localización de documentos tanto en gavetas
como en los programas de la computadora.
Para esto, es necesario crear un sistema de archivo compatible entre ambos sistemas. La
importancia de esto es tal que primero debemos conocer el concepto: archivo electrónico, que es la
información que se deposita en un banco de datos de una computadora o en la memoria de un
procesador de información. En un sistema mecanizado pueden emplearse medios internos o
externos para archivar, localizar y controlar la información.
Los medios internos se refieren al uso de la memoria interna de la computadora o del procesador de
palabras para depositar y guardar información. La memoria es la capacidad del sistema para retener
datos y formar una base de datos.
Se utiliza para retener información o datos pasajeros. Cuando se desea retener permanentemente
los datos se transfieren a medios externos, como los disquetes. A la información que se archiva en la
memoria se le asigna un nombre al captarse la información. Cuando el índice de archivos se manda
a la pantalla, estos nombres permiten determinar dónde está archivada la información.
Es necesario conocer el modo de “etiquetar” documentos en la computadora, para proceder de la
misma manera en la gaveta
¿Cómo organizar esta estructura en la computadora?
Primero tienes que decidir cómo organizarla, luego hacer una estructura en la computadora, para
esto se pueden utilizar distintos sistemas operativos. Tienes que entender la relación entre el
expediente y el directorio ya que siempre tendrás una opción para crear o borrar un directorio. Los
archivos creados en digital se les debe asignar un nombre lógico para ser guardados, ya que si se
les ponen nombres lógicos será más fácil y rápida su localización.
Dependiendo del programa y sistema operativo se armará directorios con nombres de 2 hasta 8
letras.
Hay sistemas en los cuales podemos ponerle un nombre a la computadora y este abrirá un
directorio.
Para que coincidan nuestros archivos tenemos que darles el mismo orden y nombre con los que se
encuentran en las gavetas.
El archivo dentro de la computadora tiene una capacidad limitada, por lo que se utiliza solo para
guardar información temporal. Si es para archivos a largo plazo, lo recomendable es transferir la
memoria interna de la computadora a un archivo externo.
El disco duro solo se debe utilizar para guardar los archivos de los programas.
Archivos generados por el usuario se guardan en un disco flexible.
Para localizar información es necesaria la impresión de la estructura de los archivos dependiendo de
las necesidades propias de la oficina. Los archivos deben ser claros, accesibles y que puedan ser
consultados por otros usuarios.
Si en un disco se guarda información variada, se deben crear directorios.
Los disquetes se guardan dentro de una disquetera (se localizan manualmente), por esto, se deben
rotular de manera correcta. El equipo en el que se guardan también tiene que rotularse y la
información se podrá localizar rápidamente si se cumplen con todo esto.
Tarjeteros y función de las tarjetas
Para el correcto mantenimiento de un negocio las tarjetas de registro son originadas, almacenadas y
empleadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos.
Ejemplos de tarjeteros de registro:
• Los archivos de directorios.
• Registros de inventario.
• Cuentas de clientes.
Se utilizan como índice o catálogos auxiliares para los sistemas de archivo de
correspondencia y como registros individuales.
A un conjunto de tarjetas de registro ordenadas se le llama tarjetero y tiene ventajas, como
son:
1) La información es fácilmente intercalada al preparar una nueva tarjeta.
2) Se puede eliminar la información rápidamente al deshacer una tarjeta obsoleta.
3) Se puede organizar la información como sigue: bajo el sistema alfabético,
geográfico, numérico o por asuntos.
4) Varias personas pueden acceder a la vez a un grupo de tarjetas.
5) Todas las tarjetas pueden ser puestas en determinadas máquinas de oficina para
procesarlas, poner información, ser distribuidas, etcétera.
Para el empleo de las tarjetas debemos tener en cuenta lo siguiente:
A) La tarjeta se va a guardar como registro permanente.
B) El registro va a ser consultado.
C) La tarjeta va a tener una cubierta transparente para su protección.
D) La tarjeta se utiliza para conforma un catálogo auxiliar.
E) La tarjeta puede también ser utilizada para clasificar artículos por su color.
Una tarjeta que va a ser almacenada, consultada con frecuencia y sin protector, deberá ser
gruesa y de muy buena calidad.
Las tarjetas que conceden referencias se denominan tarjetas índices, como el archivo de
direcciones de una asistente ejecutiva.
Las tarjetas en las cuales se registra información constantemente se llaman tarjetas de
asiento, como las tarjetas de registro de inventario.
Cédulas de catalogación
Los catálogos son los medios de localización de los expedientes en esta clase de sistemas;
es la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la descripción breve de los
asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numéricamente o
alfabéticamente. Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como
cédulas de catalogación y a los datos y a los datos que se anotan, asientos en cédulas.
Contiene:
• Fórmula clasificadora.
• Encabezamiento.
• Síntesis o extracto.
• Fecha de inicio del asunto
Tipos de tarjeteros
Hay verticales y visibles, los verticales se sostienen verticalmente de la gaveta y en el segundo la
información queda cerca de los bordes para así poder leerse sin necesidad de tocarlos.
Tarjeteros verticales
Cada tarjeta es un registro individual con información. Están organizados en gavetas o archivadores
que contienen pequeñas pestañas para que la búsqueda sea más rápida. El tamaño depende de la
información puesta. Se debe colocar una guía cada 25 tarjetas o bien que cada tarjeta tenga su
pestaña. Al guardarlas, su título debe estar escrito con máquina en la segunda línea desde el borde
superior. La información restante debe estar lo más cerca posible.
Tarjeteros visibles
Su principal característica es que la información está en un nivel sobresaliente y se pueden
ver sin tocar la tarjeta archivada. Se utilizan cuando la información quiere ser localizada
rápidamente y no se utilizan guías ya que cada tarjeta actúa como esta.
A) Soportes verticales: se usan para la consulta rápida de números de códigos, nombres y
números telefónicos.
B) Tubos abiertos: son para los registros en que se abonan pagos por computadora.
C) Ruedas giratorias: proporcionan una referencia rápida para la información de créditos.
D) Libro visibles de hojas sueltas: Al ser portátiles proporcionan una referencia rápida a
vendedores y agentes viajeros.
Mecanografiado de tarjetas
Se tiene que manejar un formato estándar para reducir el trabajo de archivo, de esta manera la
información queda organizada en cada tarjeta en un mismo lugar y esta se ve profesional. Para
mecanografiar nombres en las tarjetas, los nombres pueden iniciar con el apellido paterno y
escribirse todo con mayúscula.
