TALLER AUDITORIA
APRENDIZ: VERCI CASTILLA PARDO
LEIDIS ARRIETA
FICHA: 2186409
INSTRUCTORA: ANA CASTILLA
FECHA: 5-01-2022
CENTRO DE COMERCIOS Y SERVICIOS
Teniendo en cuenta la sesión por MEET del día 03 de enero y PDF entregado realice
las siguientes actividades.
1. En una auditoría financiera explique las fases de auditoria tenga en cuenta las fases
de auditoria suministradas en el PDF
R/ FASES DE LA AUDITORIA FINANCIERA
La auditoría financiera cuenta con tres etapas: Planeación, Ejecución e Informe, cada una de ella
requiere una serie de fases
ETAPA DE PLANEACIÓN:
Se considera la fase inicial de la Auditoria, allí se determina de forma anticipada los procedimientos
que se van a seguir en el desarrollo de la Auditoria, Así es como se conocen de forma clara y
detallada, los posibles problemas o resistencias que se va a tener dentro de la auditoria.
Esta etapa constituye la primera fase del proceso de auditoría y de su concepción dependerá la
eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente
necesarios. Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los métodos y prácticas más
apropiadas para realizar las tareas, por tanto, esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e
imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros más experimentados
del equipo de trabajo.
La planificación de la auditoría financiera, comienza con la obtención de información necesaria
para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en
la fase de ejecución.
FASES DE LA ETAPA DE PLANEACIÓN:
1. Conocimiento y comprensión de la entidad: Donde se elabora el plan de
acción, se investiga todo lo relacionado con la entidad a auditar.
2. Detalle de los objetivos y el alcance de la auditoria: Se recoge en un
documento conocido como plan de auditoria.
3. Análisis preliminar del Control Interno: Una de las formas más efectivas en la
mitigación de los riesgos en las entidades ha sido la implementación del Control
interno, por lo que realizamos un análisis del mismo para estudiar cuáles son los
riesgos y qué controles ha implementado la entidad, así como cuáles son los
riesgos que no se han detectado y si este se cumple dentro de la organización.
4. Análisis de los riesgos y la materialidad: Siguiendo con la línea del control
interno, donde la entidad nos muestra cuáles son los riesgos y cómo los mitiga,
tenemos un punto de partida dentro de nuestra auditoria.
5. Planeación especifica de la auditoria: Para este elemento debemos ser muy
técnicos y cumplir con las funciones administrativas realizando, junto con el
personal requerido, los cálculos monetarios tanto de honorarios como de tiempo
requerido hasta la última etapa de la auditoria.
6. Elaboración de programas de auditoria: Donde se determina los procedimientos
a utilizar en cada proceso de la auditoria.
OBJETIVO DE LA PLANEACIÓN
El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los
procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se
cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.
La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de
auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la auditoría.
Iniciación de la auditoría
Para iniciar la auditoría, el director de la Auditoría emitirá la "orden de trabajo" autorizando su
ejecución, la cual contendrá:
a) Objetivo general de la auditoría
b) Alcance de la auditoría.
c) Nómina del personal que inicialmente integra el equipo.
d) Tiempo estimado para la ejecución.
e) Instrucciones específicas para la ejecución. (Determinará si se elaboran la planificación
preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases).
La instalación del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de la auditoría, la
que comenzará con la planificación preliminar, en la cual es preferible que el equipo esté
integrado por el supervisor y el jefe de equipo.
La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos,
denominados:
Planificación preliminar.
La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información
general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar
globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría.
La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden
de trabajo, continúa con la aplicación de un programa general de auditoría y
culmina con la emisión de un reporte para conocimiento del director de la Unidad
de Auditoría.
Para ejecutar la planificación preliminar principalmente debe disponerse de
personal de auditoría experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo.
Eventualmente podrá participar un asistente del equipo.
Elementos de la Planificación Preliminar
La planificación preliminar representa el fundamento sobre la que se basarán todas
las actividades de la planificación específica y la auditoría en sí mismos, de ahí la
importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad,
conjuntamente con la evaluación de los factores externos que pueden afectar
directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un
estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los
siguientes:
Conocimiento de la entidad o actividades
Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u
objetivos a cumplir;
Identificación de las principales políticas y prácticas: contables,
presupuestarias, administrativas y de organización;
Análisis general de la información financiera:
Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas de
los estados financieros.
Determinación del grado de con fiabilidad de la información producida;
Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de
dependencia de los sistemas de información;
Determinación de unidades operativas;
Riesgos Inherentes y Ambiente de Control;
Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas;
Decisiones preliminares para los componentes; y,
Enfoque preliminar de Auditoría
Planificación específica.
Una vez concluida la planificación preliminar e identificadas las operaciones que
requieren de mayor revisión y análisis para el diseño adecuado del enfoque de la
auditoría, será necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones:
Aclaración o información adicional sobre políticas contables aplicadas por la
entidad;
Verificación de la información gerencia importante;
Procedimientos de diagnóstico que serán ejecutados; y,
Obtención de información adicional de algún sistema.
ETAPA DE EJECUCIÓN:
En esta fase se realizan pruebas y se hace el análisis de los resultados obtenidos. Se detectan las
falencias que tiene la entidad, dando las recomendaciones para ser comunicadas al responsable
de la entidad.
En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditoría
y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las áreas y componentes
considerados como críticos, determinando los atributos de condición, criterio, efecto y causa que
motivaron cada desviación o problema identificado. Es de fundamental importancia que el auditor
mantenga una comunicación continua y constante con los funcionarios y empleados responsables
durante el examen, con el propósito de mantenerles informados sobre las desviaciones detectadas
a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas
pertinentes
Esta fase es la parte central de la auditoría, en ella se practican todas las pruebas y se utilizan
todas las técnicas o procedimientos para ubicar las evidencias que sustentaran el informe, su
contexto es el de satisfacer los objetivos establecidos en la asignación de actividades para
desarrollar las tareas definidas en el plan de trabajo. En esta fase el equipo auditor, desarrolla los
programas de auditoría para cada proceso significativo o línea, además aplicar pruebas mediante
las diferentes técnicas que conduzcan a determinar los hallazgos.
FASES DE LA ETAPA DE EJECUCIÓN:
1. Pruebas:
a. Control: determinan el grado de efectividad directamente relacionado con el
Control Interno
b. Analíticas: realizando la comparabilidad
c. Sustantivas: sobre los Estados Financieros
2. Técnicas de muestreo: donde se determina cuál va ser el punto de referencia dentro
de la información que brinda la empresa. Estas pueden ser sistemáticas, aleatorias, al
azar o por bloques.
Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la
totalidad de los datos. Por tanto, esta técnica consiste en la utilización de una parte de
los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor. El muestreo que se utiliza puede
ser Estadístico o No
Estadístico.
Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para la
selección de muestras:
Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o
seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 100 clientes y se van a examinar 25
de ellos. Se introducen los números del 1 al 100 en una tómbola y se sacan 25.
Los 25 escogidos serán los clientes revisados.
Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los
siguientes números.
Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se
selecciona una de las celdas.
Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco
subjetivo, sin embargo, es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar
que los errores podrían estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que
resulten seleccionadas al azar.
Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren
dentro de un período dado.
3. Evidencias: permiten determinar si es suficiente y necesaria para fundamentar la
auditoria; debe ser competente, es decir, relacionada con el objetivo; pertinente, es
decir, creíble o confiable; y suficiente, cuando es adecuada.
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y
Pertinente.
La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una
evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho.
La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoría.
La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoría y además
es creíble y confiable.
Tipos de Evidencias:
Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos.
Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.
Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen
relación con el mismo.
Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.
Técnicas para la recolección de la evidencia:
Existen varios procedimientos para la obtención de evidencias:
Observación: ver el desarrollo del levantamiento del inventario físico.
Inspección Física: examinar el estado de los vehículos
Confirmación: Con personas ajenas a la empresa: clientes de la empresa. Ejemplo
confirmar los saldos de las cuentas por cobrar.
Indagación o Consulta al Cliente: con personas que laboran en la empresa. Cliente se
refiere al que contrató a la firma de auditoría.
Análisis Documental: revisar una póliza de importación.
procedimientos Analíticos: revisar balances comparativos.
Recalculo o Desempeño: volver a sumar hojas de cálculo o facturas.
4. Papeles de Trabajo
son los documentos en que el Auditor registra los datos e informaciones obtenidas a lo
largo de su examen y los resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las que le
servirán para poder elaborar su informe o dictamen final que deberá presentar a la
empresa o entidad.
Clasificación de los papeles de trabajo por su uso
De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período
examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y Archivo
Continuo o Permanente de Auditoría
Por su contenido: se clasifican en:
Hoja de trabajo.
Cédulas analíticas
Cédulas Subanalíticas
Subanalíticas de las cédulas sumarias
5. Hallazgos de Auditoría
Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse
a la entidad, ya que representan eficiencias importantes que podrían afectar en forma
negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información
financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados
financieros
ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de
mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo
tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditoría, que son los
siguientes:
CONDICIÓN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es este término se
refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo
grado de desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias.
CRITERIO: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la
norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que
permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una
determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.
CAUSA: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental
por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o
norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor
y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que
prevenga la ocurrencia de la condición. Las causas deben recogerse de la
administración activa, de las personas o actores responsables de las
operaciones que originaron la condición, y estas deben ser por escrito, a los
efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusión del informe, en
el sentido de que después puedan ser negadas por los responsables, o se diga
que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un
conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.
EFECTO: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios.
La diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o
potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observación, indispensable
para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que
tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea
posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.
ETAPA DE INFORME
Se construye el informe de auditoría en general, se da recomendaciones sobre el control interno de
la entidad si existe, conclusiones y recomendaciones claras y pertinentes.
Al concluir el trabajo de auditoría contable, el auditor o auditores responsables deben elaborar un
informe que comprende el dictamen u opinión sobre la racionalidad del contenido, así como la
presentación de la información financiera analizada, los comentarios, conclusiones,
recomendaciones sobre los hallazgos significativos relacionados con el ejercicio de la auditoría.
Aquí se determinan los parámetros o directrices que se deben aplicar en la base del informe de la
auditoría, con el fin de estructurar un documento con el resultado del proceso auditor que se
comunica a los auditados o destinatarios correspondientes.
2. En una auditoría financiera redacte ejemplos de no conformidades.
R/ Redacción de las No Conformidades
Redactar las no conformidades es uno de los aspectos más críticos de la auditoría, por ello, el
auditor debe tener una buena capacidad de expresión escrita, porque debe hacer un registro
exacto de los hechos observados, indicando cuantas evidencias apoyen el hallazgo o hallazgos.
La redacción de la no conformidad debe ser lo más exacta y precisa posible. La redacción de la no
conformidad deberá incluir:
No conformidades de calidad más comunes identificadas por ISO 9001
Una no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, sea definido por ISO 9001,
por un procedimiento interno, un requisito del cliente, o incluso, el incumplimiento de un requisito
legal. Algunas de las no conformidades de calidad más comunes identificadas por ISO 9001 son:
Falta de documentación
Si todos los procesos y procedimientos críticos dentro de la organización no son documentados de
forma adecuada, se limita la capacidad para dar una mirada atrás, y así, solucionar problemas y
mejorar la eficiencia en el ciclo de vida del producto.
• Deficiente control de copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones
o revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la organización
• Existencia de listados de documentación y registros que contemplan la fecha de
aprobación y estado de revisión de los documentos sin actualizar debidamente tras la
realización de cambios.
• Documentación aplicable no disponible para los responsables relacionados.
• Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo, los
nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación no coinciden con la
realidad de las tareas.
• Distribución informática de documentos del sistema sin proteger los documentos contra los
cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor.
• Existencia de formatos de registro y registros no citados en la documentación del sistema.
Registro de los errores
Se pueden cometer errores consuetudinarios, pero no se registran en forma oportuna, razón por la
que no son conocidos por la Alta Dirección. El registro oportuno y correcto de los errores permite
revisar y controlar no conformidades y solucionar pequeños problemas antes de que adquieran
mayores dimensiones.
Asignación de periodo de conservación erróneo en el listado de registros.
• No considerar registros del sistema los registros de origen externo empleados en el
sistema como albaranes y facturas de proveedores.
• Diseñar formatos de registro de los que se dejan campos sin cumplimentar.
• Deficiente control y documentación de las rutinas de copias de seguridad.
• Ausencia de trazabilidad documental entre registros, por ejemplo acciones correctivas
abiertas a partir de no conformidades o auditorías sin especificar en el registro de la acción
ningún dato identificativo de la no conformidad o la auditoría.
• Ausencia de registros citados en la documentación del sistema.
Clientes infelices, negocios perdidos
Los mecanismos de comunicación que permiten conocer las opiniones, las quejas o las
felicitaciones de los clientes resultan esencial para el éxito del Sistema de Gestión de la Calidad.
Las necesidades de los clientes deben ser lo más importante para la organización.
No basta con saber lo que ellos quieren; es necesario predecir sus expectativas con base en las
tendencias que cambian todos los días. Recuerde que la insatisfacción del cliente es tal vez la más
común de las no conformidades de calidad.
Fallas en la capacitación del personal
La capacitación del personal es importante en cualquier organización. Aumenta la pro actividad,
proporciona mano de obra competente en los puestos de trabajo y otorga una evidencia sólida de
educación y calificación cuando es necesario.
No contar con un adecuado programa de capacitación, es una más de las no conformidades de
calidad usuales en un SGC.
No contar con un procedimiento de inspección final
Saber lo que se entrega y cómo se entrega es la forma más efectiva de verificar la calidad y la
conformidad en el negocio.
Realizando inspecciones a los procesos y procedimientos relacionados con las entregas de sus
productos y servicios al cliente final, detectará la necesidad de implementar acciones correctivas en
adelante, ayudando así a optimizar sus procesos y reducir costes futuros.
Ausencia de verificaciones regulares de los procesos
Además de las inspecciones finales, es necesario practicar controles regulares a los diferentes
procesos de producción, supervisados por la Alta Dirección, para verificar que todo está conforme
con los requisitos de ISO 9001.
De los resultados de estos controles, surgen acciones correctivas que son materia prima para el
cumplimiento del requisito de mejora continua exigido por la norma.
Falta de participación de las personas
En un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001-2015, la no participación de
los empleados, los clientes u otras partes interesadas, implica el no cumplimiento de un requisito
esencial.
Corresponde al área de Recursos Humanos, identificar los empleados más competentes para
integrar liderar el equipo de trabajo en el SGC.
Ausencia de métodos que cubran las actividades y la planificación
No comprender la importancia de planificar actividades y su influencia en el SGC, conduce al no
cumplimiento de muchas acciones implementadas y, por lo tanto, a invertir tiempo y recursos en
tareas que no producen ningún resultado, dejando de lado cosas que realmente importan.
La falta de calidad en las instrucciones de funcionamiento
Cuando las instrucciones sobre el desarrollo y la ejecución de tareas no son claras, no solo ocurren
no conformidades de calidad, sino que se perjudican la producción y los tiempos de espera al
producirse interrupciones derivadas de la reanudación necesaria para la redacción de instrucciones
claras y objetivas.
Falta de un procedimiento de calibración
El control de la calidad requiere instrumentos y herramientas adecuadas para la verificación de la
conformidad. Los procedimientos de calibración de los instrumentos de medida, control y
verificación deben estar de acuerdo con lo exigido por el fabricante y seguir las directrices y
requerimientos legales aplicables. Esto protegerá a la organización de multas innecesarias y
agregará valor a su reputación.
EJEMPLOS
1. No se tienen contempladas todas las entradas de la revisión por dirección. Se evidencia en
el acta de revisión por dirección realizada el 6/7/2019 que no se incluyó información del
resultado de las auditorías internas incumpliendo el numeral 9.3 de la norma ISO 18788;
2018.
2. Las órdenes de compra PO 2345, 2367 Y 2389 no fueron revisadas ni aprobadas por el
personal autorizado
3. No existen registros que demuestren la aplicación de (un requisitos especifico del
documento objeto de auditoria o de la norma)
4. Después de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto
de auditoria) puede afirmarse que no se aplica (un numeral o tópico especifico del
documento), dado que (explicación de la situación encontrada)
