TEMA 5. EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
5.1 Concepto e importancia.
El proceso administrativo se puede definir como la organización y coordinación
de las actividades de una empresa para lograr los objetivos establecidos. Se
incorpora como un factor de la producción, junto con los materiales, máquinas y
dinero.
Implica la participación y conexión de las funciones de generación de políticas,
planificación, organización, dirección y control de los recursos para lograr los
objetivos de esas políticas.
Importancia del proceso administrativo
En los negocios trabajan juntas muchas personas y necesitan una orientación
adecuada para aumentar su eficiencia. Si no se les orienta, las personas
trabajarán de acuerdo a sus deseos y no será posible un trabajo ordenado de
la empresa. Por tanto, el proceso administrativo es necesario para planificar las
actividades del negocio, guiar a los empleados en la dirección correcta y
finalmente para coordinar sus esfuerzos para lograr los resultados más
favorables.
5.2 Naturaleza de los elementos del proceso administrativo.
Es un proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas
establecidas para la organización".
El proceso es un forma sistemática de hacer las cosas, se habla de
la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fuera sus actividades o habilidades personales,
desempeñan ciertas actividades interrelacionados con el propósito de alcanzar
las metas que desean.
5.3 Las fases del proceso administrativo.
Si bien podemos mencionar las funciones administrativas de una empresa
según Henri Fayol, en este apartado vamos a analizar más a fondo las 4 fases
que forman parte del proceso administrativo de una organización:
1. Planificación
La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso donde se
establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo
plazo. También se establecen las estrategias más idóneas para alcanzar esos
objetivos y se construye un plan donde se clarifique las actividades a realizar,
los recursos materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las
personas más idóneas para realizar cada actividad.
2. Organización
Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del
proceso administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los
recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias
requeridas para cumplir las actividades asignadas.
3. Dirección
Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que
motive, comunique y supervise las actividades planeadas y coordinadas.
4. Control
Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se
busca medir los resultados obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que
sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una
planeación más inteligente que la anterior.
5.4 Planificación administrativa.
Planeación consiste en seleccionar misiones y objetivos, y decidir sobre las
acciones necesarias para lograrlos.
• Misiones • Políticas • Programas
• Objetivos • Procedimientos • Presupuestos
• Estrategias • Reglas.
Un plan debe contener la definición de los recursos de acción, de las
actividades operativas y de los recursos necesarios para lograr los
objetivos.
En el caso de la eliminación de desperdicios, los cursos
de acción pueden ser: fabricar y adquirir componentes sólo de acuerdo
con los pedidos, simplificar procedimientos, reducir gastos innecesarios,
etcétera. Los cursos de acción se ponen en práctica por medio de actividades
que movilizan la energía humana y los recursos, como tiempo, espacio,
equipos, etc. Así pues, en un plan es necesario incluir también la previsión de
los recursos y de las actividades necesarias para lograr los objetivos.
5.5 Organización de la empresa.
La organización de la empresa se centra en la estructura y los modos de
actuación para conseguir que la empresa logre los objetivos empresariales que
se plantea. Cuando nos disponemos a crear una empresa, es imprescindible
definir cuál va a ser la forma en que se organiza la empresa para que todos sus
componentes sepan cuál debe ser el funcionamiento correcto, las funciones
que le corresponden, las responsabilidades y las jerarquías.
¿Qué es necesario para una correcta organización de la empresa?
Las empresas son se organizan por sí mismas, ni se diseñan estructuras de
forma aleatoria. Por ello, si no se disponen estructuras organizativas el
funcionamiento de la empresa puede no ser el idóneo, incluso llegar a ser un
caos de la organización.
Para conseguir que la organización de una empresa se disponga de forma
efectiva debemos tener una visión holística de la empresa, es decir, ver la
empresa como un todo y no como la suma de las partes. Debemos saber
cuáles son todos los recursos de los que disponemos y organizarlos de forma
que consigamos el mayor rendimiento con los menores recursos posibles. De
esta forma, podremos realizar nuestra actividad y obtener los mayores
beneficios. No solo debemos pensar en los recursos humanos, sino también en
los materiales, los financieros y todo lo que dispongamos para integrarlos en
una estructura organizativa que nos permita obtener una competitividad
empresarial lo más alta posible.
Para definir la estructura será fundamental realizar el organigrama de la
empresa donde se definirán las funciones y responsabilidades de cada uno de
los empleados de la compañía. Es imprescindible que todos los componentes
de la organización conozcan este organigrama para saber los roles de cada
trabajador y a quién deben dirigirse en cada momento.
Además, para que toda organización sepa el camino a seguir, necesita un líder
que permita estructurar toda esta organización y tomar las decisiones
necesarias para que la actividad de la empresa funcione con normalidad.
El liderazgo empresarial es fundamental para que todos los componentes de la
empresa y los recursos disponibles trabajen en el mismo sentido y de la mejor
forma posible.
5.6 Dirección y administración de los recursos.
La dirección es el elemento de la administración en el que se logra la
realización efectiva de todo, lo planeado, por medio de
la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas
directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila
simultáneamente que se cumplan en forma adecuada todas las ordenes
emitidas.
La dirección empresarial es la actividad destinada al liderazgo, la conducción y
el control de los esfuerzos de un grupo de individuos, que forman la empresa,
hacia determinados objetivos comunes. Para definir y estructurar
correctamente el trabajo de un directivo debemos tener claras sus funciones y
atribuciones, éstas puede ser divididas en varios aspectos.
Toda organización, ya sea pública o privada, tiene como objetivo gestionar
adecuadamente una serie de medios o recursos con el fin de alcanzar unos
objetivos. De esta manera, se habla de la administración de recursos para
referirse al sistema que cada entidad emplea para satisfacer sus necesidades.
Por recursos podemos entender cosas distintas: la tecnología, las finanzas, el
tiempo o los propios empleados de una entidad. En cualquier caso, todos los
recursos son limitados y, por lo tanto, deben ser gestionados o administrados
con criterios efectivos.
5.7 El control Administrativo.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el
tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una
labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más
importantes para una óptima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para
minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en
la administración.
5.8 Estudio de caso
El estudio de casos consiste en un método o técnica de investigación,
habitualmente utilizado en las ciencias de la salud y sociales, el cual se
caracteriza por precisar de un proceso de búsqueda e indagación, así como el
análisis sistemático de uno o varios casos.
Para ser más exactos, por caso entendemos todas aquellas circunstancias,
situaciones o fenómenos únicos de los que se requiere más información o
merecen algún tipo de interés dentro del mundo de la investigación.
Dependiendo del campo de investigación en el que se lleve a cabo, el estudio
de casos puede estar centrado en una gran variedad de materias o cuestiones.
En el ámbito de la psicología, este suele estar relacionado con la investigación
de las enfermedades, trastornos o alteraciones mentales a través del estudio
de las personas que las padecen.
A diferencia de otros tipos de investigación empírica, esta metodología es
considerada como una técnica de investigación cualitativa, puesto que el
desarrollo de esta se centra en el estudio exhaustivo de un fenómeno. Y no en
el análisis estadístico de los datos ya existentes.
