Procedimiento General
Nombre: Versión:
Control de Registros Fecha:
Hoja:
INDICE
1 OBJETIVO ......................................................................................................................................................... 2
2 ALCANCE .......................................................................................................................................................... 2
3 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................... 2
4 DEFINICIONES................................................................................................................................................. 2
5 DESARROLLO .................................................................................................................................................. 2
5.1 GENERACIÓN DE REGISTROS ............................................................................................................................. 2
5.2 IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS ........................................................................................................................ 3
5.3 CONTROL DE LOS REGISTROS ............................................................................................................................ 3
5.4 ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE REGISTROS ....................................................................................................... 3
5.5 CONSULTA DE REGISTROS ................................................................................................................................. 3
5.6 ELIMINACIÓN DE REGISTROS ............................................................................................................................. 3
6 REGISTROS....................................................................................................................................................... 4
7 REFERENCIAS.................................................................................................................................................. 4
8 ANEXOS ............................................................................................................................................................. 4
Modificaciones Fecha Ver.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Representante de Gerencia Gerente General Gerente General
Firma:
Procedimiento General
Nombre: Versión:
Control de Registros Fecha:
Hoja:
1 OBJETIVO
Definir un mecanismo para emitir, identificar, codificar, archivar, conservar, mantener y disponer de los
Registros, con el fin de demostrar la conformidad con los requisitos establecidos en el Sistema de
Gestión.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica a los registros del sistema de gestión de calidad, seguridad y salud ocupacional
(de ahora en adelante Sistema de Gestión Integrado, SGI) que se desprenden de las actividades que
están definidas en el manual de gestión integrado, en los procedimientos generales y específicos de
GET SERVICE.
3 RESPONSABILIDADES
El responsable por la aplicación de este procedimiento es todo Gerente o Jefe de Área donde existan
registros dentro del alcance del SGI.
Responsabilidades específicas están definidas para cada registro dentro de la documentación
correspondiente.
4 DEFINICIONES
Registro: Información y su medio de soporte que proporciona evidencia objetiva de las actividades
realizadas en relación al cumplimiento con los requisitos del SGI.
5 DESARROLLO
5.1 Generación de registros
Los registros son generados a partir del desarrollo de las actividades referenciadas en los procedimientos
u otros documentos del SGI. Los registros pueden estar contenidos en papel o en medios digitales.
Cada procedimiento, general o específico, establece los registros que se deben elaborar. En el apartado
“Registros”, se indica el nombre del registro, el código del formato cuando exista, el responsable de su
archivo, lugar de archivo y plazo de conservación.
Los registros en medios digitales se generan en las pantallas correspondientes del sistema informático
SAP u otro. En estos casos, la elaboración de los mismos queda controlada por la clave de acceso de
quien lo digita. Los registros en medios físicos se generan al completar formatos u otros establecidos a
través del Sistema de Gestión.
Procedimiento General
Nombre: Versión:
Control de Registros Fecha:
Hoja:
5.2 Identificación de Registros
La identificación de los registros viene dada por:
El código de la transacción digital, sea de SAP u otro
El código del formato
El nombre único del registro
Cualquier otro método permita identificar el registro de que se trata.
5.3 Control de los registros
El control de los registros está dado por:
El apartado “Registros” de cada procedimiento.
La lista maestra de registros F-PGCR01, donde se encuentran contenidos todos los
registros generados por el SGI, la cual es actualizada cada vez que se ingresa, modifica o elimina
un registro del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente
5.4 Archivo y conservación de registros
Los registros se archivan en un entorno adecuado para evitar su pérdida o deterioro por accidentes,
condiciones naturales o intencionales. Los registros digitales del Sistema de Gestión son respaldados por
el área de Soporte Computacional de Servicios Compartidos y los registros físicos son conservados
según estipulen los procedimientos del área responsable.
En ambos casos se contempla la preservación adecuada del registro que permita una eventual consulta
del mismo.
5.5 Consulta de registros
Cualquier persona implicada en actividades del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud
Ocupacional, y Medio Ambiente, tiene acceso a los archivos de los registros a través del responsable
del registro y los correspondientes procedimientos.
La consulta de los registros dependerá del grado de autorización que tiene la persona solicitante y podrá
ser por medio físico o digital. En el caso digital dependerá del perfil del usuario y en el caso físico
dependerá de los controles de acceso implementados por el responsable del registro.
5.6 Eliminación de registros
El plazo de conservación de los registros se indica explícitamente en los procedimientos que definen las
actividades que dan origen a un registro.
El responsable de archivo podrá conservar los registros por un periodo más prolongado siempre que lo
considere necesario.
Procedimiento General
Nombre: Versión:
Control de Registros Fecha:
Hoja:
6 REGISTROS
Nombre Código formato Responsable Lugar Archivo Plazo
Lista maestra de Representante de
Indefinido
documentos Gerencia
Lista maestra de Representante de
Indefinido
registros Gerencia
Lista maestra de Representante
documentos externos de Gerencia Indefinido
Encargado de SST Indefinido
GET SERVICE
S.A.
7 REFERENCIAS
No Aplica.
8 ANEXOS
No Aplica.
