Gerencia Central de Planeamiento y Presupuesto

Gerencia de Organización y Procesos

Sub Gerencia de Procesos

Febrero - 2021
“Toda organización trabaja por procesos,
aunque ésta no sea consciente de ello”

José Noguera
OBJETIVOS

Conocer la gestión por procesos en el contexto

de la Política de Modernización de la Gestión
Pública.

Comprender la importancia de la gestión por

procesos y para resultados.

Conocer aspectos generales de la metodología

de gestión por procesos, modelado de procesos,
notación y herramientas.
TEMARIO

1 MARCO INTRODUCTORIO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

2 GESTIÓN PARA RESULTADOS

3 POLITICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

4 LA GESTIÓN POR PROCESOS

5 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

6 MODELADO DE PROCESOS
1. MARCO INTRODUCTORIO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN DEL CAMBIO PÚBLICA
Desde una gestión Burocrático hasta un modelo basado en el desarrollo con una cultura de
trabajo en equipo, generación de conocimiento, valoración de capacidades, orientadas a una
gestión por procesos y resultados.

GESTIÓN BUROCRÁTICA GESTIÓN DE MODERNIZACIÓN

• Interés público definido por • Productos y Servicios que

los expertos satisfagan al Usuario
• Eficiencia • Gestión por Procesos y para
• Administración Resultados
• Control • Calidad y valor
• Especificar funciones • Identificar misión y visión de
• Autoridad y estructura los servicios
• Justificar costos • Generar valor (valor público)
• Implantar responsabilidad • Fortalecer el Clima Laboral
• Seguir reglas y procedimientos • Identificar y resolver
problemas
• Operar sistemas
administrativos • Mejora continua de procesos
• Organización Horizontal
• Evaluar y analizar resultados
EL MODELO DE LA NUEVA GESTIÓN
PÚBLICA (NGP)
La Nueva Gestión Pública está fundamentada sobre:

La formulación estratégica de políticas de desarrollo De esta manera, la

y gestión. responsabilidad de la nueva
gerencia pública está ligada
a la eficacia y eficiencia
La gradual eliminación del modelo
burocrático hacia una Gestión por resultados

La creación de valor público

Meritocracia

Sistema de Control de Gestión y Seguimiento y

generación de conocimiento
2. GESTION POR RESULTADOS
 MAPA ESTRATÉGICO

Objetivos

Procesos

9
LA GESTIÓN PARA RESULTADOS (GpR)
Cadena de Valor de ESSALUD
Margen
Actividades Primarias:

Satisfacción
Administración y Monitoreo del Asegurado
1. Administración de
y Ciudadano
Recursos

[Link]ón Fondos para ejecución

Administración operativa y financiera Prestadora de Económicos y
del Riesgo
de Salud Sociales
[Link] y Fondos de Salud
Calidad al
asegurado

Margen

Procesos de Soporte:
Planificación Estratégica y Presupuesto Administración de la Gestión de las Personas

Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio Administración de la Gestión de Asesoría Jurídica

Administración de la Gestión Financiera Infraestructura y Gestión en Proyectos de Inversión
Registro Contable
Cooperación Internacional
Mejora Continua de la entidad (GOP)
Gestión Documental
CEABE y Logística
Gestión de Tecnología de Información y Comunicación
Fuente : INCISSPP
[Link] NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN
PÚBLICA
POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA
Decreto Supremo N°004-2013-PCM
Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública
ENERO 2013
RM N° 125-2013-PCM
Aprobación del Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de
la Gestión Pública 2013-2016
MAYO 2013

Pilares centrales de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL VS.
ORGANIZACIÓN POR PROCESOS
 GESTION DE UNA ORGANIZACIÓN POR
PROCESOS

Fuente : Instituto de la Calidad de la PUCP

GESTIÓN ORIENTADA A PROCESOS
4. LA GESTIÓN POR PROCESOS
¿Qué es un proceso?
 PROCESO

Conjunto de
para transformar
actividades en salidas o
elementos de
interrelacionadas resultados
entrada
o que interactúan
Genera salidas
Recursos que satisfagan los
requerimientos

PROCESO
ENTRADA SALIDA
Conjunto de Actividades
Recursos Se orientan a generar un Resultado
(Necesidades / valor agregado (Bien / Servicio)
requerimientos)
Usuario
Proveedor
o Cliente
Controles
 PROCEDIMIENTO

Fuente: Norma Técnica No. 001-2018-pcm-sgp Implementación de la Gestión por Procesos

CASO EJEMPLO
PROCESO DE CONSULTA EXTERNA
PROCESO
Médico Paciente atendido

Paciente solicita cita Otorgar cita Atender Paciente

Atender Llamada Entregar Medicina
médica
Actividad 1 Actividad 2
Actividad 3
Tareas Tareas
1. Recibir a paciente
Tareas
1. Solicitar datos del paciente
2. Consultar en el Sistema 2. Realizar conversación con el
1. Solicitar DNI
informático paciente sobre sus molestias
2. Recibir Receta
3. Informar día, y hora de Cita 3. Realizar examen físico del
3. Revisar Stock
4. Si paciente esta de acuerdo, paciente
4. Acopiar medicina solicitada
registrar la cita en el sistema 4. Informar sobre los hallazgos
5. Entregar medicina y dar
informático 5. En caso se requiera, dar
indicaciones
5. Si no está de acuerdo busca otra indicaciones para realizar
6. Solicitar firma de copia de receta
fecha exámenes de apoyo al
6. Dar indicaciones finales diagnóstico
6. En caso se requiera, dar
Receta e indicaciones
7. Llenar el “Parte diario”
8. Dar indicaciones finales y Paciente solicita cita
despedir al paciente. para laboratorio ó
imágenes
 PROCESO DE SOLICITUD DE CONSULTA EXTERNA PACIENTE IPRESS

Situación actual – Paciente de IPRESS

Paciente Impresora
Acreditado 2 meses [Link]
Paso 4 Paso 3
Citas
Consulta Externa
24 h. Farmacia
Antes

Modulo de Admisión

1
Prestaciones
Usuario solicita Preventivas
Fin Proceso
Cita Consulta

Paciente no
Acreditado Plataforma de Atención o Modulo Consultorio con Impresora
de Soporte de Seguros

Medico Paso 5
Paso 1 Paso 2 Especialista (Interconsulta)

Situación Propuesta

Modulo de
Admisión
SGSS 15 días maximo
Farmacia
Paciente
Citas
Acreditado
24 h. Entrega
Antes Medicamento

Farmacia ve receta
paciente en
aplicativo SGSS Fin Proceso
SIA 1 Prestaciones
Usuario solicita Preventivas
Cita Consulta Historia Clínica
Electrónica
Consultorio con Impresora
Paciente no
Acreditado

Medico
Paso 1 Paso 2 Especialista (Interconsulta) Paso 3

Recoge Carnet
Físico
5. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN
POR PROCESOS
 METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS EN LAS ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

ETAPA II ETAPA III

Condiciones ETAPA I Diagnóstico e
Previas Preparatoria Identificación Mejora de
de procesos Procesos

 Fortalecer el órgano  Sensibilizar a toda la  Describir los procesos  Institucionalizar la

responsable de la entidad actuales Gestión por procesos
implementación de la  Capacitar a los  Elaborar el mapa de  Documentar los
Gestión por Procesos. encargados de procesos actuales procesos mejorados
 Asegurar los recursos implementar  Determinar los procesos  Mejorar los procesos
 Contar con objetivos  Elaborar el plan de de la entidad  Medir, analizar y
estratégico trabajo institucional  Identificar destinatarios evaluar
claramente  Analizar la situación de de bienes y servicios; y
establecidos. la entidad los bienes y servicios
 Asegurar el apoyo y que brinda la entidad.
compromiso de la  Analizar propósito de la
Alta Dirección entidad
Tipos de Procesos

Dan dirección a la La razón de ser de

entidad; definen y la entidad (Core),
controlan sus ayudan a cumplir
objetivos. Misionales su misión y
Estratégicos
objetivos, generar
bienes y/o
servicios.

Soporte

Se encargan de soportar el
funcionamiento y desarrollo de los demás
procesos de la entidad.
2. PLANEAMIENTO ESTRATEGICO Y LA GESTION POR
RESULTADOS
 ASPECTOS GENERALES DEL
Aspectos Generales
PEI Y POI

Las entidades del Sector Público

elaboran un Plan Estratégico
Institucional (PEI) y un Plan
Operativo (POI) los cuales orientan
su accionar al logro de objetivos
establecidos con la política
institucional en el marco de
políticas y planes nacionales y
territoriales
Aspectos Generales
PEI POI
Descripción Instrumento de Instrumento de
gestión que gestión que
identifica la orienta la
estrategia de la necesidad de
entidad para recursos para
lograr sus implementar la
objetivos de identificación de
política la estrategia
institucional
Contenidos Objetivos y Actividades
principales acciones operativas e
estratégicas inversiones
institucionales
Periodo Mínimo tres (3) Un (1) año en
años contexto
multianual
Aspectos Generales

 Establecimiento de lineamientos y
políticas por parte del Titular de la
entidad de la Alta Dirección.
 El liderazgo - Gerencia Central de
Planeamiento y Presupuesto de
ESSALUD
 Se podrán conformar equipos
técnicos multidisciplinarios tanto
de Prestaciones de Salud,
económicas y sociales así como de
las Aseguradoras de Fondos a fin
de elaborar un Plan Estratégico
general que refleje las estrategias
y objetivos institucionales.
Aspectos Generales
 Como deseamos
vivir?
Aspectos Generales
Futuro
deseado

Conocimiento
Políticas y
integral de la
Planes
realidad
Como
Vivimos?
Como
vamos
Seguimiento y hacer?
evaluación para
la mejora
continua
Cuanto avanzamos y
como mejorar?
 LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO
INSTRUMENTO DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS

PE, es una herramienta de

gestión que permite apoyar
la toma de decisiones de la
entidad en torno al que
hacer actual y al camino
Revisión del
que deben recorrer en el presupuesto
Programados
futuro para adecuarse a los
Consideraciones
cambios y a las demandas de nuevos
servicios y
que les impone el entorno productos y Medidas
objetivos Correctivas
estratégicos
Gestión Estratégica de Procesos de Negocio alineación del Plan
Estratégico con el Plan de GD

Misión 1 Estrategias 4
ALINEAMIENTO ESTRATEGICO
2
Visión Objetivos 5

Externo de la Estrategias
Estrategias
organización Oportunidades de TI
de Negocio
• Clientes
• Tecnología
• Competen
cias Amenazas Donde Queremos Misión
• Legislación llegar? Visión
• Política • Oportunidades
• Otros (Aprovechar) Como podemos
3
• Amenazas Llegar ?
(Evitar) • Estrategias Plan
FODA • Debilidades • Revisión Estratégico
Interno de la (Superar) Procesos
Organización • Fortalezas • Recursos
• Servicios Debilidades (Consolidar)
Objetivos
• Procesos
• Recursos
• Liderazgo
• Información Conocer si lo que
parcial Fortalezas
• Otros
voy adquirir
requiere de
alguna
adecuación de TI
¿Qué es un Riesgo?
Que es el Riesgo desde el punto de
vista de Salud?

El riesgo se define como la

probabilidad de un resultado
sanitario adverso, o un factor
que aumenta esa probabilidad
riesgo o evento negativo.

Según OMS :
“Un factor de riesgo es cualquier rasgo, característica o exposición de
un individuo que aumente su probabilidad de sufrir una enfermedad
o lesión. Entre los factores de riesgo más importantes cabe citar la
insuficiencia ponderal, las prácticas sexuales de riesgo, la hipertensión,
el consumo de tabaco y alcohol, el agua insalubre, las deficiencias del
saneamiento y la falta de higiene”.
 MAPA DE MACROPROCESOS
DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD - ESSALUD
E01 Gestión E05 Gestión
E02 Gestión E03 Gestión E04 Gestión E06 Control
Planificación de Imagen
PROVEEDORES Estratégica
Modernización de Riesgos de Calidad
Institucional
Interno CLIENTES/
/ SALIDAS
ENTRADAS PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gobierno Sociedad
Central Ciudadano/
Políticas, PROCESOS MISIONALES Partes
Normas y Interesadas
Programas
Administración de Fondos con
necesidades y
M01 Gestión de , expectativas
Sociedad Aseguramiento en de asegurados
entidades y
Ciudadano/ M03Salud
Recaudación Sociedad
Partes
Interesadas Atendidos
con Prestación de Salud, Social y Económicas
necesidades y M03 Prestaciones
, expectativas M02 Sociales
de asegurados Prestaciones de
entidades y Salud M04 Prestaciones
Sociedad
Económicas
Grupo de
Interés
público y
privado
Grupo de Atendido
Interés
PROCESOS DE SOPORTE
público y
privado
S01 Gestión S02 Gestión S03 Gestión del S04 Gestión
Logística Financiera Capital Humano Jurídica

S06 Gestión de Seguridad S07 Gestión de Tecnologías S08 Gestión

S05 Gestión de Información de Redes y
Integral emergencias y Proyectos de
Documental Comunic.
desastres Inversión
 Los Niveles de Procesos pueden llegar
hasta Nivel n …
Nivel 0
Definen las metas
principales de todos
los procesos.

Nivel 1
Generan el producto o
servicio final de la entidad.
Nivel 2, Nivel 3, …
Procesos desagregados del nivel
superior a los que se les puede
asignar un trato especial o una
asignación diferente.

Nivel N
Último nivel de desagregación de
un proceso, contiene actividades.

Actividad
Tarea o conjunto de tareas necesarias
para realizar un proceso.

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Entregables por cada Nivel

Niveles Documentos

Mapa de Procesos y Ficha de

Macroprocesos
Procesos de Nivel 0

Diagrama de bloques y Ficha

Procesos
de Procesos de Nivel 1

Subprocesos Ficha de Procesos de Nivel 2

Actividad (Tarea o conjunto Diagrama de flujo y Ficha de

de tareas) procedimiento
TRABAJOS REALIZADOS AL AÑO DE GESTIÓN
AGOSTO 2019
 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS (MPP)

1. Nombre de la entidad
2. Logotipo de la entidad
3. Titulo
4. Código del manual
5. Hoja de Control de Cambios
6. Índice
7. Objetivo del documento
8. Alcance
9. Términos y definiciones del proceso
10. Consideraciones
11. Base legal
12. Alineamiento de los procesos con el Mapa de Procesos Nivel 0 y
Objetivos Estratégicos y Operativos
13. Matriz Cliente-Producto
14. Matriz de Responsabilidad
15. Ficha del Proceso de Nivel 01,02 hasta el Nivel N...
16. Descripción del proceso (Nivel N) (procedimiento)
17. Indicadores de Gestión de cada unidad orgánica
18. Ficha de Riesgo
19. Aprobación de los Manuales de Gestión de Procesos y
Procedimientos por parte de las unidades orgánicas participantes y
Gerencia General.
20. Mejora continua de los procesos.
FORMATOS

 Matriz Cliente - Producto

 Inventario
 Matriz de Responsabilidad
 Ficha técnica de Procesos Nivel 0
 Ficha técnica de Procesos Nivel 1
 Ficha técnica de Procesos Nivel 2
 Ficha técnica de Procedimientos
 Ficha de Indicadores
 Ficha de riesgos
 MATRIZ CLIENTE PRODUCTO
Ejemplo: MPP ATENCIÓN DE URGENCIAS Y EMERGENCIAS OBTÉTRICAS Y GINECOLÓGICAS

Definición: Herramienta de análisis que ayuda a identificar el producto o servicio que otorga un
área específica (cliente interno) y que cuyo resultado de las actividades que se realizan están
dirigidos a los clientes externos.
 INVENTARIO DE PROCESOS
MPP ATENCIÓN DE URGENCIAS Y EMERGENCIAS OBTÉTRICAS Y GINECOLÓGICAS
 MATRIZ DE REPONSABILIDADES

LEYENDA R: Responsable de ejecutar .

A: Persona a cargo que se realice la actividad.
C: Consulta: Con quien haya que consultar datos.
I: Informar: A quien se informa sobre las decisiones que se dan.
 FICHA DE PROCEDIMIENTO

FICHA TÉCNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre
Objetivo
Alcance
Descripción de Actividades
Destinatario de los
Proveedor Entrada Salidas
Lista de Actividades Ejecutor bienes y servicios

Indicadores

Registros

Ejemplo: Consulta Ext. Ambulatoria Adultos

 FICHA INDICADOR

FICHA INDICADORES
Nombre del Proceso
Nombre Indicador
Descripción del Indicador
Objetivo del Indicador
Forma de Cálculo
Fuentes de Información
Periodicidad de Medición
Responsable de Medición
Meta
 FICHA DE RIESGO

FICHA PARA IDENTIFICAR,ANALIZAR Y DAR RESPUESTA AL RIEGOS

Macroproceso (Nivel 0) Comunicación y Gestión Documentaria
Proceso (Nivel 1) Gestión Documentaria
Subproceso (Nivel 2) Organización de Documentos
1 NOMBRE DEL PROCESO

NOMBRE PROCESO /
Procedimiento Organización de Documentos
Clasificar, ordenar y signar la documentación de archivo del Seguro Social de
Actividad
Salud EsSalud.

2 OBJETIVO DEL PROCESO

Descripcion
Proceso técnico archivístico orientado al desarrollo de un conjunto de
acciones para clasificar, ordenar y signar los documentos generados por las DESCRIPCIÓN DE
NIVELES
unidades orgánicas
Lima, Lima, de la entidad.
Jesús María
Ubicación (Departamento,Ciudad Distrito)

3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
3.1 TIPO DE RIESGO Riesgo Operativo
3.2 CODIFICACION
3.3 DESCRIPCIÓN DEL RIESGO No cumplir con la meta programada en el Plan Operativo Institucional en relación a la Organización
de Documentos
3.4 Causa N° 1 Falta de Personal

CAUSA(S) GENERADORA(S) Causa N° 2

Causa N° 3
Falta de Equipos / Falta Infraestrutura adecuada
Falta de Materiales de Descripción. (Papel, lápiz, lapicero, rótulos, TIPO Y DESCRIPCIÓN
DEL RIESGO /
etc. )
Diagrama Causa Efecto
Desabastecimiento de personal y equipos
No cumplir meta POI

CAUSAS
FICHA DE
TECNICA DE DIAGRAMACION
Diagrama de Flujo de Procesos

RIESGOS 4
VALORACION DEL RIEGO
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA IMPACTO

Analisis Cualitativo Analisis Cuantitativo Analisis Analisis Cuantitativo

Muy baja 0.10 Muy bajo 0.05

0.3
VALORACIÓN DEL
4.1 Baja 0.30 Bajo 0.10

Moderada 0.50 Moderado 0.20

Alta 0.70 Alto 0.40 0.40 RIESGO

Muy alta 0.90 Muy alto 0.80

Baja 0.30 Alto 0.40

4.3 PRIORIZACIÓN DEL RIESGO

Puntuación del Riesgo =Probabilidad x Prioridad
0.120 Prioridad Moderada
Impacto del Riesgo

5 RESPUESTA A LOS RIESGOS

5.1 ESTRATEGIA Mitigar Riesgo X Evitar Riesgo

5.2 RIESGO ASIGNADO A (Solo despues de haber

Aceptar Riesgo Transferir Riesgo
RESPUESTA AL
RIESGO
Oficina /Direccion No aplica
marcado Transferir el Riesgo)
5.3 CAUSA (S) DEL RIESGO ASIGNADO No aplica

5.4 ALERTAS DE RIESGO (SEÑALES DE AVISO) Seguimiento y monitoreo trimestral indica la no llegada de la meta del POI

5.5 RESPUESTA AL RIESGO ROF

Personal adecuado
Provisión diario y sem anal de EPP.
Provisión quincenal y m ensual de Materiales de Organozación.
6. MODELADO DE PROCESOS
MODELADO DE PROCESOS

Modelar Procesos es representar cómo opera una

organización (o cómo debe hacerlo) para la
consecución de un determinado fin, con el objeto
de que puedan ser analizados y mejorados.
EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO
HERRAMIENTAS PARA MODELAR
PROCESOS
Inicio

Visio

Documento

Proceso Datos

No

Decisión Proceso

Sí

Inicio Documento

Subproceso Intermedio

Fin
Fin
Compuerta
Gracias